1. el plan operativo y la accion empresarial

8/17/2019 1. El Plan Operativo y La Accion Empresarial

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Planeamiento Operativo 1

I UNIDAD: EL PLAN OPERATIVO Y LA ACCION EMPRESARIAL

1.1 El Plan Operativo y el eno!"e #el Pro$e%o A#&ini%trativo

1.1.1 La% '"n$ione% A#&ini%trativa%

Las cuatro funciones administrativas se pueden resumir así:

a. La planea$i(n, para determinar los objetivos y los cursos de acción que

deben tomarse;

b. La or)ani*a$i(n, para distribuir el trabajo entre el grupo y para

establecer y reconocer la autoridad necesaria;

c. La #ire$$i(n de los miembros del grupo, para que lleven a cabo las

tareas con entusiasmo.

d. El $ontrol de las actividades, para ajustarlas a los planes.

En la práctica, estas cuatro funciones están entrela*a#a% e interrela$iona#a%,y normalmente no se llevan a cabo en una secuencia particular. En elestablecimiento de una nueva empresa, probablemente el orden de lasfunciones sea el epuesto arriba, pero en una organi!ación ya establecida,dic"o orden puede variar, por ejemplo, un administrador puede dirigir y

despu#s planear.

En general, el #nfasis se pone más en determinadas funciones que en otras,dependiendo de la situación en particular. $sí mismo, unas funciones debenejecutarse antes que otras. La dirección requiere, por ejemplo, que laspersonas lleven a cabo las actividades se%aladas en concordancia con lascontribuciones esperadas de cada miembro del grupo para alcan!ar un objetivodeterminado. En la misma forma, no se puede ejercer el control en el vacío;debe "aber una planeación previa para conducirla operativamente.

Las funciones fundamentales de planeación, organi!ación, dirección y control

%on e%en$iale% para la a#&ini%tra$i(n #e la% e&pre%a% y las ejercen losadministradores, independientemente del nivel que ocupen y sea cual fuere eltipo de empresa o actividad principal.

$unque todos los administradores ejercen las funciones administrativas+ eltie&po !"e le #e#i$an a $a#a "na #e ella% puede variar ampliamente entrelos #ierente% nivele% de una organi!ación o, incluso, entre varios tipos deempresa. $sí, por ejemplo, los administradores de la alta gerencia se dedicanmás a la planeación y a la organi!ación que los de los niveles inferiores. Encambio, los administradores de primer nivel se dedican más a la dirección y alcontrol.


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$sí mismo, la cultura organi!acional influye en la forma como se llevan a cabolas funciones administrativas.

&in embargo, se mantiene el "ec"o de que, como administradores, to#o%o,tienen re%"lta#o% al e%ta,le$er "n a&,iente o $li&a propi$io paralo)rar "n e%"er*o ei$a* #el )r"po.

1.1.-. La '"n$i(n #e Planea$ion

1.1.-.1 Deini$i(n #e Planea$ion

&in importar si planeamos un viaje, unas vacaciones, una fiesta, laproducción de una planta o el desarrollo futuro de la empresa, laplanea$i(n e% el pro$e%o ,%i$o #e !"e no% %ervi&o% para #einir

%i%te&ti$a&ente lo% o,/etivo% por al$an*ar y #eter&inar la &anera#e $on%e)"irlo%.

La planea$i(n $on%i%te+ por lo tanto+ en i/ar el $"r%o $on$reto #ea$$i(n !"e 0a #e %e)"ir%e+ e%ta,le$ien#o lo% prin$ipio% !"e 0a,rn#e orientarlo+ la %e$"en$ia #e opera$ione% para reali*arlo y la%#eter&ina$ione% #e tie&po% y #e n&ero%+ ne$e%ario% para %"reali*a$i(n.

'ot! "a dic"o que planear es 20a$er !"e o$"rran $o%a% !"e+ #e otro&o#o+ no 0a,r3an o$"rri#o4. Equivale a tra!ar los planos para fijardentro de ellos nuestra futura acción.

En general, la planeación está orientada "acia el futuro. La planea$i(n#e,e preparar #e$i%ione% y a$$ione% "t"ra%. &e planifica cuando sepiensa con anticipación, cuando los objetivos no se fijan arbitrariamentey la ejecución de las tareas no se abandona a la casualidad.

En relación con la empresa, la ne$e%i#a# #e planii$ar e5i%te en to#o%lo% nivele%. (ara que cualquier directivo pueda organi!ar, dirigir ycontrolar o conducir operativamente la ejecución de las tareas de su

sector, antes debe elaborar planes que den dirección y propósito, quedecidan !"6 #e,e 0a$er%e+ $(&o 0a #e 0a$er%e y !"i6n lo 0ar.

$unque en todos los niveles de la empresa eiste la ne$e%i#a# #eplanii$ar , en realidad, e% &"$0o &ayor en lo% nivele% %"periore%, enlos cuales la planeación puede ejercer una gran influencia en el #ito dela organi!ación. Los directivos de alto nivel por lo general dedican lamayor parte del tiempo de planeación del futuro distante y a lasestrategias de toda la organi!ación. Los niveles más bajos planeansobre todo las tareas de su sector, con un "ori!onte de tiempo reducido.


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$ medida que se baja de nivel, crece la afinación o el detalle de losplanes, reduci#ndose cada ve! más la inseguridad o riesgo de laplaneación.

Sola&ente $on "na planii$a$i(n #etalla#a %e p"e#en reali*ar y$ontrolar o $on#"$ir operativa&ente la% tarea% en or&a or#ena#a. $l planear, se fijan tanto los objetivos como los datos teóricos necesariospara la ejecución de las tareas. )ic"os datos teóricos sirven, al mismotiempo, como criterios para el control. Los resultados de la planeación,los objetivos y los datos teóricos se agrupan formando planes, porejemplo, para determinados sectores de la empresa.

Ejemplos de tales planes son: planes de venta, planes de producción,planes de personal, planes de trabajo, etc. El plan de producción

contiene, por ejemplo, los objetivos y los datos teóricos sobre lafabricación de productos, así como ciertos pla!os. &ólo con estasinformaciones se puede verificar, durante la fabricación, si se estánreali!ando o no, y en qu# medida, las tareas previstas en laplanificación.

C"anto &% $"i#a#o%a+ %i%te&ti$a y #etalla#a %ea la planea$i(n enla e&pre%a:

• *anto mejor se podrán $oor#inar lo% o,/etivo% y tarea% de lasdiversas secciones de la empresa,

• + tanto se podrá verii$ar y a%e)"rar la e/e$"$i(n #e la% tarea%destinadas a alcan!ar los objetivos propuestos.

1.1.-.- Pla*o% #e la Planea$i(n

El pla!o de la planeación es el período de tiempo para el cual "a detener vigencia la planeación. on referencia a la empresa se "abla deplanear a largo, mediano y corto pla!o. Estas planificaciones sediferencian en lo referente

• $l tiempo de valide! de la planeación

• $l contenido y meticulosidad de la misma

• + a la confiabilidad de los datos en que se "a basado.

a. Planii$a$i(n a lar)o pla*o

'eneralmente abarca un lar)o per3o#o, por e/e&plo #e 7 a 8 a9o%.Esta planeación define el desarrollo futuro de la empresa. (or ello, estaplaneación tambi#n se le conoce como planea$i(n #e o,/etivo% o plan)eneral. La planeación a largo pla!o establece la línea general de todas

las medidas por tomar en la empresa.


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Ejemplos:

(laneación de construcción, planeación de desarrollo de nuevos

productos, planeación de epansión de la empresa.

,. Planea$i(n a &e#iano pla*o

$barca generalmente un per3o#o #e 1 a 7 a9o% apro5i&a#a&ente.ontiene la concreti!ación de la planeación a largo pla!o, por ejemplo, laforma detallada para cada sección de la empresa o para determinadosproyectos.

E/e&plo%:

(lanificación de inversiones, planificación de recursos financiero,planeación del programa de producción planeación de adquisiciones.

$. Planea$i(n a $orto pla*o

$barca generalmente un per3o#o #e 7 &e%e% a "n a9oapro5i&a#a&ente. (recede directamente la reali!ación de tareasespecíficas de la empresa y tiene, por consiguiente, la tarea deproporcionar los datos teóricos correspondientes para la conducciónoperativa de la ejecución de las operaciones, por ejemplo, para controlarla producción.

Ejemplos:

La planeación de adquisiciones para el trimestre siguiente, el cálculoprevio de los costos de un lote de producción -planificación de costos, laelaboración de planes de trabajo para un producto determinado.

1.1.-.7 I&portan$ia+ Prin$ipio% y Di&en%i(n #e lo% Plane%

a. I&portan$ia

La planeación es importante porque:

• (ermite la eficiencia que es obra de orden, y evita la imprecisión o elcaos.

• &i administrar es /"acer a trav#s de otros0 ,necesitamos "acerprimero los planes sobre la forma como esa acción "abrá decoordinarse.

• El objetivo sería infecundo, si los planes no lo detallaran, para que

pueda ser reali!ado íntegra y efica!mente.


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• *odo plan tiende a ser económico, desgraciadamente, no siempre loparece, porque todo plan consume tiempo que por lo distante dereali!ación, puede ser innecesario e infecundo.

• *odo control es indispensable sino se comparar con un plan previo.&in planes, se trabajará a ciegas.

,. Prin$ipio%.

2Prin$ipio #e la Pre$i%i(n0. Los planes no deben "acerse conafirmaciones vagas y gen#ricas, sino con la mayor precisión posible,porque van a regir acciones concretas.

2Prin$ipio #e la 'le5i,ili#a#4. )entro de la precisión establecida en el

principio anterior 1 todo plan debe dejar margen para los cambios quesurjan en #ste, ya en ra!ón de la parte imprevisible, ya de lascircunstancias que "ayan variado despu#s de la previsión.

2Prin$ipio #e la Uni#a#4: los planes deben ser de tal naturale!a, quepueda decirse que eiste uno solo para cada función; y todos los que seaplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados eintegrados, que en realidad pueda decirse que eiste un solo plangeneral.

$. Di&en%i(n #e Lo% plane%

In%tit"$ional

Lo$al

Re)ional

Na$ional

Interna$ional

D. SECTORIAL DIMENSI:N ESPACIAL

T E M P O R A L

• Di&en%i(n Te&poral: está dada en función al tiempo aquí se encuentralos planes a corto pla!o -2 a 3 a%os, mediano pla!o -3 a 4 a%os y largopla!o -5 a%os a más.

• Di&en%i(n E%pa$ial: 6nstitucional, local, regional, nacional e

internacional.

• Di&en%i(n Se$torial: 7ormado por los diferentes sectores productivos:

comercial, agrícola, educativo, pesquero, etc.


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E/e&plo: La empresa de &ervicios de 8ardinería /9undo erde0 &$,afincada en la ciudad de "imbote, etenderá su mercado "acia el norte delpaís para el a%o 32< abriendo dos sucursales , en las ciudades de "iclayo y

(iura.

)imensión *emporal: orto (la!o)imensión Espacial: =acional)imensión &ectorial: &ervicios $grícolas.

E/er$i$io:

6ndique dos ejemplos de planes en la que se especifiquen las dimensiones:*emporal, espacial y sectorial.

1.1.7. C(&o poner lo% plane% en a$$i(n

Le$$i(n 1:

on frecuencia el m#todo aplicado al planeamiento es el de formular laspreguntas, cuyas respuestas sugieren no solo el material a incluir en el plan,sino áreas para ampliar estudios y "acer del plan algo completo. &e "anelaborado muc"as listas diferentes de preguntas para ayudar al planificador,pero todas ellas giran alrededor de las clásicas />(or qu#? >@u#? >)ónde?

>uándo? >@ui#n? + >ómo? Ae aquí la secuencia obligada que "a deseguirse:

1. >Por !"6 debe "acerse? Esta pregunta pone de relieve la verdaderanecesidad del trabajo y sus puntos esenciales.

2. >;"6 se necesita? Las respuestas a este interrogante revelan los tipos ymagnitudes de las actividades necesarias, así como los requisitos enmatera de máquinas y equipos.

3. >D(n#e tendrá lugar? Esto destaca las consideraciones de espacio. En

una oficina, en el campo, en una sucursal B >en qu# lugar debeefectuarse la tarea?

4. >C"n#o se reali!ará? Esto destaca las consideraciones de tiempo.>uándo comen!ará cada parte de la tarea y cuándo terminará? Lasrespuestas características se inclinan, unas por establecer un "orario yotras por la simultaneidad de las operaciones.

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6. (or qu# debe "acerse?

3. BBBBBBBBBB. La respuesta a la pregunta />@u# se necesita?0 indica losfactores de producción que se necesitarán.

ómo se "ará? *iene relacióncon la minuciosidad de todo el plan.

C. BBBBBBBBBB. La respuesta a la pregunta />@ui#n lo "ará?0 se refiere a lacapacidad y cualidades de los individuos necesarios para llevar acabo el plan.

Le$$i(n -:

La mayor parte del planeamiento está caracteri!ado por pasos claves que

sirven como base comDn para esa tarea gerencial básica, a saber:1. Ver y e5poner el pro,le&a $"ya %ol"$i(n %e e%pera a$ilitar por el

planea&iento. Es importantísimo que el planificador est# encondiciones de ver con toda claridad aquello que está tratando dereali!ar, así como qu# obstáculos o circunstancias parecen necesitarmodificaciones o ser eliminadas y qu# agregados se estiman oportunos.Es esencial para todo buen planteamiento ver el caso con absolutaclaridad.

2. O,tener y $la%ii$ar la inor&a$i(n til a$er$a #e la% a$tivi#a#e%prop"e%ta%. Las ideas y los conceptos que deberá incluir el plan, se

etraen de arc"ivos, observaciones, entrevistas, eperiencias, prácticasde otras empresas, artículos de revistas, informes de investigaciones ylibros escogidos. =o obstante, no es necesario obligadamente continuar"aciendo lo que antes se "acía. (ara que la información sea Dtil sebeser clasificada. Esto, a su ve!, eige un estudio cuidadoso de lainformación para ver si tiene relación con el planeamiento involucrado ydescubrir las relaciones entre los distintos sectores de información.

3. Sele$$ionar la% pre&i%a% para el planea&iento. Las creencias delplanificador, el planificador, el propósito del plan y la información reunidasugerirán qu# premisas adoptar. Estas, siempre presentes en un plan,proporcionan los supuestos necesarios, sobre cuya base se cree que

tendrá lugar el desenvolvimiento futuro del plan. Es imprescindibledefinirlas, para alcan!ar a comprender el plan a la perfección.


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4. Re#a$tar vario% plane% y ele)ir entre ello% el !"e %e 0a #e %e)"ir.Aay varios medios de alcan!ar una meta. En este paso quedanreveladas esas distintas posibilidades. Ello eigirá, qui!á, una buena

dosis de creatividad, pero a menos que se elabore más de un medio, elplan será incompleto. )el grupo de planes posibles se escoge uno. (araesta elección se tendrán en cuenta especialmente el costo, laadaptabilidad, la eficiencia, la costumbre y las preferencias personales.

5. Deter&inar lo% #etalle% y el tie&po #el plan ele)i#o y #i%poner lone$e%ario para %e)"irlo. &e estudia a"ora la secuencia correcta deacciones 1 qui#n "ace, qu# y cuándo, instrucciones, formularios yelementos necesarios. Los resultados logrados son la medida eacta dela corrección del plan. (ara asegurar buenos frutos, se elaborarán lasdisposiciones necesarias para establecer una buena vigilancia deldesarrollo del plan.

6ndique si cada uno de los siguientes enunciados es verdadero o falsoescribiendo /0 o /70 en el espacio en blanco.

BBBBBBBBBBB 2. &i las premisas del planificador no están claramente epresadas,los que revisen el plan tendrán inconvenientes para comprenderlo.

BBBBBBBBBBB 3. El planificador debe concentrarse en la formulación de una solamanera de alcan!ar la meta; vale decir, solo un plan debe surgir de cadaproceso de planeamiento determinado.

BBBBBBBBBBB @u# se necesita?0 eige la

determinación de la clase y la magnitud de las actividades necesarias,así como de los equipos y máquinas eigidos.

3. Ver#a#ero. respuesta a la pregunta />ómo se "ará?0 sirve comocontrol de todo el plan, e indica la minuciosidad de las contestaciones delas otras preguntas.

4. Ver#a#ero. La pregunta />@ui#n lo "ará?0 se refiere a la clase decapacidad y eperiencia que se necesitarán para reali!arsatisfactoriamente el trabajo planificado, y tambi#n alude a ladisponibilidad de individuos que posean aquellos requisitos


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Re%p"e%ta% al $"e%tionario #e la Le$$i(n -:

1. Ver#a#ero. Las premisas del planificador deben ser epuestas con todaclaridad, de manera que sea posible comprender el plan

2. 'al%o. Aay varias formas de alcan!ar un objetivo. $ menos que sedefina más de una forma, el planeamiento será incompleto.

3. 'al%o. )efinir y comprender el problema es un requisito previo a laformación del plan.

4. Ver#a#ero. Es esencial disponer la continuación para asegurar laobtención de resultados satisfactorios.

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