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GESTÃO DOCUMENTAL

DCAR / SETOR DE ARQUIVO E MICROFILMAGEM

2004

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“Só aprende quem tem

coragem para abandonar o

velho e mergulhar de

cabeça no novo, mesmo

com toda vertigem que o

salto provoca!”

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OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL

Melhorar o ambiente físico e condições de trabalho; Reduzir desperdícios e custos de armazenamento (de 30 a 40 %); Minimizar custo de homem/hora na busca da informação/ documento; Melhorar a imagem da empresa junto aos seus clientes internos e externos; Incentivar a participação dos geradores de informações na busca de melhorias .

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ARQUIVO

Conjunto de documentos organizados sistematicamente após seleção e classificação, para armazenagem e consulta de informações.

Instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada.

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Documento:

É a peça escrita ou impressa que oferece prova ou informação sobre um assunto qualquer.

Documentação:

É o conjunto de documentos referentes à produção, controle, avaliação e arquiva-mento.

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CLASSIFICAÇÃO Corrente: Conjunto de documentos em

curso ou consultados freqüentemente pelos serviços;

Intermediário: Conjunto de documentos que perderam sua atualidade mas seus serviços ainda podem ser solicitados;

Permanente: Conjunto de documentos que perderam o valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de valor histórico, legal e documental.

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IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

O futuro da documentação de uma instituição dependerá do tratamento que for dispensado aos documentos em sua fase corrente.

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Tipos de Material de Consumo

Caixa - Arquivo tipo box; Formulários e ou fichas; Pastas suspensas; Pastas de cartolina; Material de escritório (fita adesiva

invisível, gominhas, clips, canetas pretas ou azuis, lápis, etc.).

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DEFINIÇÃO DO MOBILIÁRIO E EQUIPAMENTOS/ARQUIVOS

Deve-se calcular o volume do material a ser arquivado, suportes (papel, filme, fita magnética, disquete e cd’s) e o tamanho dos documentos.

Tipos de Material Permanente Estantes de aço para acondicionar caixas-

arquivo e documentos; Arquivo de aço horizontal para mapas e

plantas; Arquivo de aço vertical para pastas

suspensas;

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Mesas para arquivistas e consultas dos usuários;

Cadeiras;

Armários para guarda do material de consumo;

Microcomputador.

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SISTEMATIZAÇÃO DO ARQUIVO

Vantagens: Uso mais racional do espaço;

Eliminação de excesso de equipamentos, armários, arquivos, mesa, etc.;

Acompanhamento eficaz da vida útil do material;

Redução de tempo na procura de dados;

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Reposição mais rápida do material ou equipamento;

Eliminação dos desperdícios;

Diminuição dos riscos de acidentes;

Manutenção da qualidade;

Melhor controle e distribuição do material utilizado.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS

Conceito:

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei 8.159 de 08 de Janeiro de 1991).

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TABELA DE TEMPORALIDADE

DOCUMENTAL É o registro esquemático do ciclo de vida

documental do Órgão, sendo elaborada após análise da documentação e aprovada pela autoridade competente.

Determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, e os critérios para microfilmagem, eliminação e ou recolhimento ao arquivo permanente.

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Disciplina o fluxo de documentos entre os arquivos correntes e permanentes, pela fixação de prazos de transferência e de eliminação de documentos;

Define a necessidade de utilização e conservação de cada documento dentro da instituição, considerando dois tipos fundamentais de documentos: - Administrativos; - Históricos.

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A sua implantação implica em ações que constituem-se em termos de normas e operações e pressupõem um diálogo constante com os Orgãos e organismos da Administração Pública.

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OBJETIVOS E BENEFÍCIOS

Assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos;

Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica;

Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e científicos;

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Racionalizar os processos que envolvam acesso contínuo a documentos;

Economizar espaço físico destinado aos arquivamentos Setoriais e de Arquivos Gerais;

Agilizar a recuperação de informações.

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REFERÊNCIAS

Resolução Nº 4, de 28 de março de 1996 Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para Administração Pública: Atividade-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivo - SINAR, e aprova os prazos de guarda e destinação

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de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades - Meio da Administração Pública.

Lei nº 8.159 de 08 de Janeiro de 1991Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outrasprovidências.

Decreto nº 40.186 de 22 de Dezembro de 1998

Dispõe sobre a Gestão de Documentos Públicos.