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APLICACIÓN GESPRO1.- Optica Financiadora

2.- Optica Ejecutora

3.- Optica Mixta

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DESARROLLO DE UN PROYECTO EN GESPRO

Datos para el primer caso: Proyecto 00 Ejec

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I.- DATOS BASICOS DEL PROYECTO: Ruta 1(alta del proyecto): Proyecto / Nuevo. Ruta 2 (modificación): Proyecto / Modificar datos generales

* Título del proyecto: Puesta en marcha y desarrollo de la Delegación de Toledo* Nemo: (Poned como Nemo vuestro nombre, seguido del número 1. Por ejemplo: "Borja Garrido - 1")* Año: 2009* Región: América* País: (El país de vuestra Fe y Alegría)* Identificador (Región o País): (El país de vuestra Fe y Alegría)* ONG Ejecutora: (La Fe y Alegría en la que estais trabajando)* Tipo de proyecto: Normal (Emergencia, finalista, fortalecimineto institucional, sensibilización, normal)* Estado del proyecto: na (En estudio / Activo / No activo: denegado internamente, no financiado o cerrado)

II.- FINANCIACIONES: (todos los datos monetarios expresados en moneda local de vuestra Fe y Alegría) Ruta: Proyecto / Financiaciones

1.- Nombre de la Financiación: Financiación Ayto Toledo* Financiador final: Ayuntamiento de Toledo* Financiador intermedio: na* Costes Directos: 1.000 (En la moneda local de vuestra Fe y Alegría)

Gastos en las Regionales: - Gastos en la Nacional: 1.000 (En la moneda local de vuestra Fe y Alegría)

* Costes Indirectos: 150 (En la moneda local de vuestra Fe y Alegría)* Responsable de formulación: Lucas Lara Cañas* Tipo de financiación (*): Externa* Situación (**): na* Fecha de presentación al financiador: 02/03/2009* Fecha de aprobación: 15/03/2009

Cantidad aprobada (y moneda): 1.150 (En la moneda local de vuestra Fe y Alegría)Cantidad a ingresar (y moneda): 1.150 (En la moneda local de vuestra Fe y Alegría)Cantidad a ejecutar (y moneda): 1.150 (En la moneda local de vuestra Fe y Alegría)

* Intereses a gastar en el proyecto (SI/NO): NO(*) Externa, propia voluntaria, cofinanciación obligatoria, recuperación de una propia, recuperación de una cofinanciación obligatoria(**) Pendiente de presentar / Presentado / Aprobado y en seguimento / Denegado / Aprobado y en seguimiento / Aprobado e informe final presentado)

III.- MARCO LOGICO: Ruta: Proyecto / Seguimiento de ejecución / Objetivos

1.- Primer Objetivo: Delegación en marchaResultado 1.1.: Puesta en marcha de la delegación

Actividad 1.1.1: Acondicionamiento del localPartida a Mesas y sillasPartida b Material de oficina

Actividad 1.1.2: Contratación del DelegadoPartida c Delegado

Resultado 1.2.: Desarrollo de la DelegaciónActividad 1.2.1: Relaciones con la Comunidad

Partida g ComidasActividad 1.2.2: Relaciones con el Ayuntamiento

Partida i Reuniones

PROYECTO 00Ejec: PUESTA EN MARCHA Y DESARROLLO DE LA DELEGACION DE TOLEDO

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IV.- PRESUPUESTO DEL PROYECTO: (datos en moneda local de vuestra Fe y Alegría) Ruta: Proyecto / Seguimiento de ejecución / Objetivos / Resultados / Actividades Partidas

TOTALFinanciador 1 Financiador 2 Financiador 3 TOTAL ONG Ejecutora Otros TOTAL GENERAL

COSTES DIRECTOSMesas y sillas 300 300 300 Material de ofic. 200 200 200 Comidas 250 250 250 Reuniones 250 250 250

COSTES INDIRECTOSDelegado 150 150 150

TOTAL COSTES DIR 1.000 1.000 1.000 TOTAL COSTES IND 150 150 150 TOTAL GENERAL 1.150 1.150 1.150

V.- CALENDARIO DE COBROS: Ruta (Cobros): Proy./ Financ./ Cobros Ruta (Informes): Proy./ Financ./ Informes VI.- CALENDARIO DE INFORMES:

Financiación 1 Cobro único Moneda local de 1.150 Caja España 01/04/2009 05/04/2009 Financiación 1 Informe final 31/12/2009vuestra Fe y 111211131114

Alegría

VII.- GASTOS: Ruta (1): Ejecución de proyectos / Gestión de gastos Ruta (2): Proyectos / Seguimiento de ejecución / Gastos

Fecha Nº Factura Proveedor Moneda Importe Proyecto Financiación Partida

15/04/2009 150 300 Caja Financiación 1 Mesas y sillas20/04/2009 448 200 Caja Financiación 1 Material de ofic.25/06/2009 564 250 Caja Financiación 1 Comidas10/07/2009 548 250 Caja Financiación 1 Reuniones

Concepto Fecha Persona Bruto

Delegado 01/05/2009 Lucas Lara 150 Financiación 1 Delegado

Importe (real o previsto)

Cuenta corriente

Fecha prevista Fecha real

Centro de coste de destinoCuenta de gasto

Modo de pago

Cuenta de Caja

GASTOS DE PERSONAL

ImporteSeg Soc Empresa

Seg Soc Trab

Retención Impuestos

Centro de coste de destino

Proyecto Financiación Partida

FinanciaciónFecha Tope

ONG Tipo de informe

FINANCIACIONES EXTERIORES CONTRIBUCIONES LOCALESPARTIDAS

FinanciaciónConcepto del

cobro Moneda de cobro

Caja General 001001

Gastos directos 222222

Moneda local de vuestra Fe y

Alegría

OTROS GASTOSConcepto

Mesas y sillasMaterial de ofic.

ComidasReuniones

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1.- DATOS BASICOS DEL PROYECTO:

I .- DATO S B AS IC O S D E L PR O Y E CT O : Ru ta 1 (alta d e l p roye cto ): P ro yecto / N u e vo . R uta 2 (m o d if icac ió n): P ro ye cto / M o d if icar da to s g e n era les

* T ítu lo de l proye cto : P uesta en m arch a y d esa rro l lo de la De leg a c ión d e T o le d o* Nem o : (Po ne d com o Ne m o vue stro n o m b re , se gu ido de l nú m e ro 1 . P or e je m p lo : "B or ja G arr id o - 1")* A ño : 2 009* Reg ión : Am ér ica* P aís : (El p a ís de la O NG Eje cu to ra )* Id en tificad o r (R eg ión o Pa ís) : (E l pa ís de la O NG E jecu to ra )* O N G Ejecuto ra : (L a O NG e n la que e s tais t ra b ajan do )* T ipo d e p ro ye cto : N orm a l (E m e rge n c ia , final is ta , fo rta lec im in e to inst ituc io na l, se n sib i liza c ión , n orm a l)* E s ta d o d el p ro yecto: n a (E n e s tud io / A c tivo / N o a c tivo : d e neg a d o in te rn a m en te, n o f in an c iad o o ce rrad o )

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Entrada en GESPRO:

Se introducen el nombre de usuario y password que tenemos asignado cada uno.

Como ONG Ejecutora se pondrá la ONG en la que trabaje el usuario

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Entrada en GESPRO:Para dar de alta un nuevo proyecto, entramos en “Proyectos, Programas y

Subprogramas”

Una vez pasemos a la siguiente pantalla, entraremos en “Proyectos”

Finalmente, en la siguiente pantalla daremos al botón de “Nuevo”

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Introducción de los datos básicos del proyecto (estado “en estudio”):Ruta: Proyecto / Nuevo

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Paso del Proyecto a estado “activo”:Ruta: Proyecto / Modificar datos generales

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2.- FINANCIACION DEL PROYECTO:

II.- FINANCIACIONES: (todos los datos monetarios expresados en moneda local de la ONG Ejecutora) Ruta: Proyecto / Financiaciones

1.- Nombre de la Financiación: Financiación Ayto Toledo* Financiador final: Ayuntamiento de Toledo* Financiador intermedio: na* Costes Directos: 1.000

Gastos en las Regionales: - Gastos en la Nacional: 1.000

* Costes Indirectos: 150* Responsable de formulación: Lucas Lara Cañas* Tipo de financiación (*): Externa* Situación (**): na* Fecha de presentación al financiador: 02/03/2009* Fecha de aprobación: 15/03/2009

Cantidad aprobada (y moneda): 1.150 €Cantidad a ingresar (y moneda): 1.150 €Cantidad a ejecutar (y moneda): 1.150 €

* Intereses a gastar en el proyecto (SI/NO): NO(*) Externa, propia voluntaria, cofinanciación obligatoria, recuperación de una propia, recuperación de una cofinanciación obligatoria(**) Pendiente de presentar / Presentado / Aprobado y en seguimento / Denegado / Aprobado y en seguimiento / Aprobado e informe final presentado)

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Introducción de la Financiación del Proyecto (situación “pendiente de presentar”):Ruta: Proyecto / Financiaciones / Nuevo

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Introducción de la Financiación del Proyecto (situación “pendiente de presentar”):

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Introducción de la Financiación del Proyecto (situación “pendiente de presentar”):

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Introducción de la Financiación del Proyecto (situación “presentado”):Ruta: Proyecto / Financiaciones / Modificar

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Introducción de la Financiación del Proyecto (situación “presentado”):

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Introducción de la Financiación del Proyecto (situación “aprobado y en seguimiento”):Ruta: Proyecto / Financiaciones / Modificar

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Introducción de la Financiación del Proyecto (situación “aprobado y en seguimiento”):

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3.- INTRODUCCION DEL MARCO LOGICO (Objetivos, Resultados y Actividades):

III.- MARCO LOGICO: Ruta: Proyecto / Seguimiento de ejecución / Objetivos

1.- Primer Objetivo: Delegación en marchaResultado 1.1.: Puesta en marcha de la delegación

Actividad 1.1.1: Acondicionamiento del localPartida a Mesas y sillasPartida b Material de oficina

Actividad 1.1.2: Contratación del DelegadoPartida c Delegado

Resultado 1.2.: Desarrollo de la DelegaciónActividad 1.2.1: Relaciones con la Comunidad

Partida g ComidasActividad 1.2.2: Relaciones con el Ayuntamiento

Partida i Reuniones

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Introducción de los Objetivos:Ruta: Proyecto / Seguimiento de ejecución / Objetivos

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Introducción de los Resultados:Ruta: Proyecto / Seguimiento de ejecución / Objetivos / Resultados

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Introducción de las Actividades:Ruta: Proyecto / Seguimiento de ejecución / Objetivos / Resultados / Actividades

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4.- INTRODUCCION DEL PRESUPUESTO (Partidas Presupuestarias):

IV.- PRESUPUESTO DEL PROYECTO: (datos en moneda local de la ONG Ejecutora) Ruta: Proyecto / Seguimiento de ejecución / Objetivos / Resultados / Actividades Partidas

TOTALFinanciador 1 Financiador 2 Financiador 3 TOTAL ONG Ejecutora Otros TOTAL GENERAL

COSTES DIRECTOSMesas y sillas 300 300 300 Material de ofic. 200 200 200 Comidas 250 250 250 Reuniones 250 250 250

COSTES INDIRECTOSDelegado 150 150 150

TOTAL COSTES DIR 1.000 1.000 1.000 TOTAL COSTES IND 150 150 150 TOTAL GENERAL 1.150 1.150 1.150

FINANCIACIONES EXTERIORES CONTRIBUCIONES LOCALESPARTIDAS

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Introducción de las Partidas Presupuestarias:Ruta: Proyecto / Seguimiento de ejecución / Objetivos / Resultados / Actividades / Partidas

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5.- INTRODUCCION DEL CALENDARIO DE COBROS Y DEL COBRO REAL:

V.- CALENDARIO DE COBROS: Ruta (Cobros): Proy./ Financ./ Cobros Ruta (Informes): Proy./ Financ./ Informes

Financiación 1 Cobro único € 1.150 Caja España 01/04/2009 05/04/2009111211131114

FinanciaciónConcepto del

cobro Moneda de cobroImporte (real o

previsto)Cuenta

corrienteFecha prevista Fecha real

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Introducción del calendario de cobros:Ruta: Proyecto / Financiación / Cobros

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Introducción del cobro real:Ruta: Proyecto / Financiación / Cobros

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6.- INTRODUCCION DEL CALENDARIO DE INFORMES:

Ruta (Cobros): Proy./ Financ./ Cobros Ruta (Informes): Proy./ Financ./ Informes VI.- CALENDARIO DE INFORMES:

Financiación 1 Informe final 31/12/2009

FinanciaciónFecha Tope

ONG Tipo de informe

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Introducción del calendario de informes:Ruta: Proyecto / Financiación / Informes

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7.- EJECUCION DEL PROYECTO - INTRODUCCION DE LOS GASTOS:

VII.- GASTOS: Ruta (1): Ejecución de proyectos / Gestión de gastos Ruta (2): Proyectos / Seguimiento de ejecución / Gastos

Fecha Nº Factura Proveedor Moneda Importe Proyecto Financiación Partida

15/04/2009 150 300 Caja Financiación 1 Mesas y sillas20/04/2009 448 200 Caja Financiación 1 Material de ofic.25/06/2009 564 250 Caja Financiación 1 Comidas10/07/2009 548 250 Caja Financiación 1 Reuniones

Concepto Fecha Persona Bruto

Delegado 01/05/2009 Lucas Lara 150 Financiación 1 Delegado

Centro de coste de destinoCuenta de gasto

Modo de pago

Cuenta de Caja

GASTOS DE PERSONAL

ImporteSeg Soc Empresa

Seg Soc Trab

Retención Impuestos

Centro de coste de destino

Proyecto Financiación Partida

Caja General 001001

Gastos directos 222222

Moneda local de vuestra Fe y

Alegría

OTROS GASTOSConcepto

Mesas y sillasMaterial de ofic.

ComidasReuniones

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Introducción de los gastos (gastos generales):Ruta (1): Ejecución de proyectos / Gestión de gastos / NuevoRuta (2): Proyectos / Seguimiento de ejecución / Gastos / Nuevo

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Introducción de los gastos (gastos de personal):Ruta (1): Ejecución de proyectos / Gestión de gastos / NuevoRuta (2): Proyectos / Seguimiento de ejecución / Gastos / Nuevo

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8.- CIERRE DE LA FINANCIACION Y CIERRE DEL PROYECTO:

Cierre de la Financiación (pasa a estado de “aprobado e informe final presentado”)Ruta: Proyecto / Financiaciones / Modificar

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Cierre del proyecto (pasa a estado de “no activo - cerrado”)Ruta: Proyecto / Modificar datos generales

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* En ROJO: Apuntes obligatorios para seguir adelante* En AZUL: Apuntes convenientes (si no se introducen en esa fase, habrá que introducirlos más adelante)

1.1.- Alta de un nuevo proyecto 2.1.- Introducción de datos generales 4.1.- Alta de un seguro de cambio 5.1.- Incorporación de documentos de seguimiento

2.2.- Alta de las Financiaciones 5.2.- Vinculación de documentos* Externa* Propia 5.3.- Auditoría y evaluación* Cofinanciación 4.3.- Anticipos de la ONG Solicitante

5.4.- Cierre del proyecto2.3.- Introducción del marco lógico (primera parte) 4.4.- Introducción de los envíos reales * Cierre de las financiaciones

* Objetivos * Orden de envío * Cierre del proyecto* Resultados * Carta al Banco

* Carta a la ONG Ejecutora2.4.- Paso de la financiación a "Presentado"

2.5.- Alta de una cuenta corriente

2.6.- Vinculación de una imagen 3.6.- Introducción del calendario de informes 4.6.- Recuperacion de las financiaciones * Propia

3.7.- Introducción del marco lógico (segunda parte) * Cofinanciación* Actividades

1.1.- Alta de un nuevo proyecto 2.1.- Introducción de datos generales 4.1.- Alta de un seguro de cambio 5.1.- Incorporación de documentos de seguimiento

2.2.- Alta de las Financiaciones 5.2.- Vinculación de documentos* Externa* Propia 5.3.- Auditoría y evaluación* Cofinanciación 4.3.- Introducción de los cobros reales

5.4.- Cierre del proyecto4.4.- Anticipos * Cierre de las financiaciones

* Solicitud * Cierre del proyecto* Objetivos * Pago* Resultados * Legalización

2.4.- Paso de la financiación a "Presentado" 3.5.- Introducción del calendario de informes 4.5.- Introducción de los gastos* Otros gastos

2.5.- Alta de una cuenta corriente * Gastos de personal

2.6.- Vinculación de una imagen * Actividades 4.6.- Recuperacion de las financiaciones * Partidas presupuestarias * Propia

* Cofinanciación

3.6.- Introducción del marco lógico (segunda parte)

4.2.- Asignación de un seguro de cambio a una financiación

4.7.- Introducción de las fechas reales de inicio y fin de las actividades

5.- CIERRE DEL PROYECTO

3.1.- Paso de la financiación a "Aprobado y en seguimiento"

3.2.- Ajuste de la financiación si la cantidad aprobada no coincide con la presentada

3.3.- Asignación de cuentas bancarias a las financiaciones

3.4.- Introducción del calendario de cobros previsto

1.- PRIMERA INFORMACION DE UN PROYECTO 2.- PRESENTACION AL FINANCIADOR 3.- APROBACION POR EL FINANCIADOR 4.- EJECUCION DEL PROYECTO

OPTICA EJECURORA

PLANIFICACION FORMULACION SEGUIMIENTO CIERRE

4.7.- Introducción de las fechas reales de inicio y fin de las actividades

OPTICA FINANCIADORA

PLANIFICACION

1.- PRIMERA INFORMACION DE UN PROYECTO 2.- PRESENTACION AL FINANCIADOR

3.2.- Ajuste de la financiación si la cantidad aprobada no coincide con la presentada

3.4.- Introducción del calendario de cobros previsto

3.5.- Introducción del calendario de envíos previsto

4.2.- Asignación de un seguro de cambio a una financiación

4.5.- Registro y envío de los intereses de la cuenta corriente

2.3.- Introducción del marco lógico (primera parte)

GESPRO

FORMULACION SEGUIMIENTO CIERRE

5.- CIERRE DEL PROYECTO4.- EJECUCION DEL PROYECTO3.- APROBACION POR EL FINANCIADOR

3.1.- Paso de la financiación a "Aprobado y en seguimiento"

3.3.- Asignación de cuentas bancarias a las financiaciones

ESQUEMA GENERAL DE GESPRO

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PLAN DE FORMACION EN GESPRO

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FORMACION A DISTANCIA EN GESPRO

• La mejor forma de aprender a utilizar una aplicación informática es a través del trabajo personal directo sobre la propia aplicación

Se han diseñado 3 Proyectos para la formación a distancia, denominados Proyecto 00, 01 y 02

Cada semana se enviará a todos los participantes el texto de la siguiente parte del proyecto para el trabajo personal de cada uno

También se enviará una “solución propuesta” de la parte ya resuelta, en un formato que pueda servir en un futuro como Documento de guía y consulta

Cualquier duda puede resolverse por e-mail (b.garrido@entreculturas.org o/y j.serrano@entreculturas.org), o por Skype (martes y jueves de 16,30 a 19,00 hora española, a Borja Garrido o a Jorge Serrano)

Es imprescindible un compromiso personal de cada participante para realizar el trabajo semanal (todos debemos llevar el mismo ritmo) y no dejarlo para el último día de la semana.

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Un compromiso “personal” por parte de los que van a participar en este proceso:

• “Autodisciplina” en el proceso de formación (hrs. de dedicación de trabajo directo sobre la aplicación)

• Dedicación continua a lo largo del proceso formativo (participantes mantienen ritmo de trabajo similar)

• Liderar/dinamizar la implantación, una vez concluida la formación inicial

IMPLANTACIÓN DE GESPROIMPLANTACIÓN DE GESPRO

• FACTORES DE ÉXITO:FACTORES DE ÉXITO:

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