PENGURUSAN ORGANISASI

PENUBUHAN & KEPIMPINAN ORGANISASI

SURAT-MENYURAT & SISTEM FAIL

PENGURUSAN MESYUARAT

PENGURUSAN KEWANGAN

PROSES PENUBUHAN ORGANISASI

PERLEMBAGAAN

PERLANTIKAN AHLI

JAWTANKUASA

TUGAS AJK

GAYA & CIRI KEPIMPINAN

KATEGORI

KATEGORI ORGANISASIKATEGORI ORGANISASI

Persatuan yang tiada badan induk Persatuan yang tiada badan induk diluar institusi Persatuan yang tiada badan induk diluar institusi

pendidikan yang mengawasi dan mengelolakan pendidikan yang mengawasi dan mengelolakan secara khusus. Contohnya Persatuan Kejuruteraan , secara khusus. Contohnya Persatuan Kejuruteraan , Persatuan Bahasa Inggeris, Kelab Bolasepak, Kelab Persatuan Bahasa Inggeris, Kelab Bolasepak, Kelab HokiHoki

Persatuan Mempunyai badan induk Persatuan yang mempunyai badan induk di luar Persatuan yang mempunyai badan induk di luar

institusi pendidikan yang mempunyai prosedur dan institusi pendidikan yang mempunyai prosedur dan syarat-syarat yang ditetapkan oleh badan induk syarat-syarat yang ditetapkan oleh badan induk persatuan tersebut seperti Pengakap, Pandu Puteri, persatuan tersebut seperti Pengakap, Pandu Puteri, Kadet BombaKadet Bomba

PROSES PENUBUHAN ORGANISASI( TIADA BADAN INDUK )

Persatuan yang tiada badan induk diluar institusi Persatuan yang tiada badan induk diluar institusi pendidikanpendidikan

Perundingan antara KJ / Pegawai sukan dengan pensyarah Perundingan antara KJ / Pegawai sukan dengan pensyarah terbabitterbabit

Tidak perlu mendaftar dengan persatuan di peringkat tertinggi Tidak perlu mendaftar dengan persatuan di peringkat tertinggi (Cth. Kelab Bola Sepak tidak perlu berdaftar dengan FAM )(Cth. Kelab Bola Sepak tidak perlu berdaftar dengan FAM )

Menyediakan draf perlembagaan dan undang-undangMenyediakan draf perlembagaan dan undang-undang Menyediakan borang keahlian dan pengambilan ahliMenyediakan borang keahlian dan pengambilan ahli Mendaftar keahlianMendaftar keahlian Mengadakan mesyuarat agung dan pemilihan jawatankuasaMengadakan mesyuarat agung dan pemilihan jawatankuasa Merancang dan melaksanakan aktivitiMerancang dan melaksanakan aktiviti Membuat pelaporan aktiviti kepada pentadbiran ( Pensyarah)Membuat pelaporan aktiviti kepada pentadbiran ( Pensyarah)

PROSES PENUBUHAN ORGANISASI( ADA BADAN INDUK )

Persatuan Mempunyai badan induk di luar institusi Persatuan Mempunyai badan induk di luar institusi pendidikanpendidikan

KJ / Pegawai sukan / Pensyarah perlu mengadakan KJ / Pegawai sukan / Pensyarah perlu mengadakan perbincangan dengan wakil badan induk berkaitan prosuder perbincangan dengan wakil badan induk berkaitan prosuder penubuhan, cara pengisian borang, kertas kerja, syarat-syarat penubuhan, cara pengisian borang, kertas kerja, syarat-syarat dan lain-lain lagidan lain-lain lagi

Mengisi borang permohonan yang dikeluarkan oleh badan induk Mengisi borang permohonan yang dikeluarkan oleh badan induk dan menyediakan maklumat yang di perlukan mengikut dan menyediakan maklumat yang di perlukan mengikut peraturan badan induk tersebutperaturan badan induk tersebut

Menghantar borang pendaftaran kepada setiausaha atau Menghantar borang pendaftaran kepada setiausaha atau pegawai pendaftar untuk diprosespegawai pendaftar untuk diproses

Pengambilan ahli boleh dilakukan sementara menunggu borang Pengambilan ahli boleh dilakukan sementara menunggu borang diprosesdiproses

Mendapatkan kelulusan atau sijil pendaftaran drpd badan indukMendapatkan kelulusan atau sijil pendaftaran drpd badan induk Melaksanakan dan menjalankan aktiviti persatuanMelaksanakan dan menjalankan aktiviti persatuan

PERLEMBAGAANPERLEMBAGAAN Fungsi Fungsi

Panduan dan pedoman untuk menggerakkan persatuanPanduan dan pedoman untuk menggerakkan persatuan Melicinkan perjalanan PersatuanMelicinkan perjalanan Persatuan Menetapkan bidang tugas dan tanggungjawab setiap AJKMenetapkan bidang tugas dan tanggungjawab setiap AJK Rujukan jika berlaku masalah, krisis mengenai perjalanan dan aktiviti Rujukan jika berlaku masalah, krisis mengenai perjalanan dan aktiviti

persatuanpersatuan

Kandungan perlembagaanKandungan perlembagaan Nama & Alamat persatuanNama & Alamat persatuan MatlamatMatlamat KeahlianKeahlian YuranYuran AJK PersatuanAJK Persatuan KewanganKewangan Pembatalan dan pembubaran persatuanPembatalan dan pembubaran persatuan Pindaan perlembagaan dan undang-undang persatuanPindaan perlembagaan dan undang-undang persatuan Mesyuarat persatuan Mesyuarat persatuan

PERLANTIKAN AJKPERLANTIKAN AJK Terdapat 2 kaedah pemilihan AJKTerdapat 2 kaedah pemilihan AJK

Melalui Mesyuarat AgungMelalui Mesyuarat Agung Semua ahli boleh menjadi calon, mencalon dan Semua ahli boleh menjadi calon, mencalon dan

mengundimengundi Dijalankan secara undian tertutup atau Dijalankan secara undian tertutup atau

mengangkat tanganmengangkat tangan Calon majoriti akan dipilih Calon majoriti akan dipilih

Melalui Ujian atau Kekananan AhliMelalui Ujian atau Kekananan Ahli Pemilihan berasaskan keputusan ujianPemilihan berasaskan keputusan ujian Ahli yang berpangkat paling kanan akan dilantik Ahli yang berpangkat paling kanan akan dilantik

untuk jawatan utamauntuk jawatan utama Contoh : Ketua PALAPES mempunyai pangkat Contoh : Ketua PALAPES mempunyai pangkat

LeftenanLeftenan

TUGAS AJKTUGAS AJKPenaung

Terdiri daripada Ketua Jabatan / PengarahMemantau keseluruhan aktiviti dan pengurusan persatuan

PenasihatTerdiri daripada pensyarah / StafPensyarah / staf akan ditauliah untuk mengendali persatuan terbabitMembuat perancangan dan memberi latihan kepada AJK menjalankan aktivitiPenghubung antara badan induk dengan pihak institusi

PengerusiDilantik dikalangan pelajarMengetuai persatuan mengikut perlembagaan Mengurus dan mentadbir persatuanMelaksana keputusan mesyuarat dan mempengerusikan mesyuarat

Naib PengerusiDilantik dikalangan pelajarMenjalankan semu tugas pengerusi, apabila ketiadaan pengerusiMembantu pengerusi mentadbir dan mengurus persatuan

TUGAS AJKTUGAS AJKSetiausaha/ Penolong Setiausaha

Dilantik dikalangan pelajarMenyimpan pendaftaran keahlianBertanggungjawab terhadap tugas surat-menyurat antara pihak luar, institusi dan ahliMenjemput dan mengedar surat untuk tujuan mesyuarat kepada AJK & ahliMembantu pengerusi mentadbir dan mengurus persatuan

Bendahari/ Penolong BendahariDilantik dikalangan pelajarMenyimpan rekod & stok harta persatuanMemungut dan menyimpan rekod pembayaran yuranMengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan persatuanMenyimpan dan menyiapkan penyata kira-kira

Ketua AJK / AJK KecilDilantik dikalangan pelajarMengetuai/mewakili sebuah kumpulan kecil didalam persatuanCth wakil kelas \ kursus

GAYA & CIRI KEPIMPINANGAYA & CIRI KEPIMPINAN DemokratikDemokratik

Menggunakan kuasa formalnyaMenggunakan kuasa formalnya Berkongsi idea dalam membuat keputusanBerkongsi idea dalam membuat keputusan Penilaian setiap program diadakanPenilaian setiap program diadakan Komunikasi dan perhubungan awam diutamakanKomunikasi dan perhubungan awam diutamakan Pentadbir yang aktifPentadbir yang aktif Bersedia menerima kritikan/teguran membinaBersedia menerima kritikan/teguran membina

AutokratikAutokratik Menggunakan kuasa mutlakMenggunakan kuasa mutlak Ahli harus tunduk dan menurut kehendaknyaAhli harus tunduk dan menurut kehendaknya Tidak bersikap membimbing tetapi lebih kepada memerintahTidak bersikap membimbing tetapi lebih kepada memerintah Individu terpilih diberikan kuasa memimpinIndividu terpilih diberikan kuasa memimpin Pentadbir merupakan ketua tetapi bukan pemimpinPentadbir merupakan ketua tetapi bukan pemimpin

Pentadbir kurang mendapat sokonganPentadbir kurang mendapat sokongan

GAYA & CIRI KEPIMPINANGAYA & CIRI KEPIMPINAN Laisez-FaireLaisez-Faire

Pentadbir tidak banyak menonjolkan diriPentadbir tidak banyak menonjolkan diri Organisasi berfungsi dengan sendiriOrganisasi berfungsi dengan sendiri Tiada autoriti dan kuasa mengarahTiada autoriti dan kuasa mengarah Memberi kebebasan kepada ahli membuat Memberi kebebasan kepada ahli membuat

keputusankeputusan

DiktatorDiktator Menggunakan kuasa mutlaknya Menggunakan kuasa mutlaknya Suka mengarahSuka mengarah Berminat dengan ahli dan selalu memberi pujianBerminat dengan ahli dan selalu memberi pujian

Semangat bekerja yang tinggiSemangat bekerja yang tinggi

JENIS SURAT RASMI

ISI SURAT RASMI

CONTOHSURAT RASMI

FUNGSI SISTEM

FAIL

CIRI-CIRI SISTEM

FAIL

JENIS SISTEM

FAIL

JENIS SURAT RASMIJENIS SURAT RASMI

Surat panggilan mesyuaratSurat panggilan mesyuaratSurat pemberitahuan\ memoSurat pemberitahuan\ memoSurat memohon tempat Surat memohon tempat

lawatanlawatanSurat jemputan penceramahSurat jemputan penceramah

ISI SURAT RASMIISI SURAT RASMI Logo, Nama dan alamat organisasiLogo, Nama dan alamat organisasi Nombor fail ( rujukan kami/rujukan tuan )Nombor fail ( rujukan kami/rujukan tuan ) TarikhTarikh Alamat penerimaAlamat penerima Menghadap atau membuka surat ( Tuan/Puan )Menghadap atau membuka surat ( Tuan/Puan ) PerkaraPerkara Kandungan surat ( seringkas yang mungkin )Kandungan surat ( seringkas yang mungkin ) Ucapan terima kasih dan penghargaanUcapan terima kasih dan penghargaan Cogan kata jika adaCogan kata jika ada Yang menurut perintah / yang menjalankan Yang menurut perintah / yang menjalankan

tugastugas Tandatangan / nama / jawatanTandatangan / nama / jawatan

CONTOH SURAT RASMICONTOH SURAT RASMI

FUNGSI SISTEM FAILFUNGSI SISTEM FAIL

Untuk melancarkan perjalanan Untuk melancarkan perjalanan sesebuah persatuan dan digunakan sesebuah persatuan dan digunakan untuk menyimpan rekod, dokumen untuk menyimpan rekod, dokumen penting persatuan, catatan dan penting persatuan, catatan dan keputusan yang telah dijalankankeputusan yang telah dijalankan

memastikan maklumat dan rekod memastikan maklumat dan rekod tidak hilang dan mudah di caritidak hilang dan mudah di cari

CIRI-CIRI SISTEM FAILCIRI-CIRI SISTEM FAIL

Mudah dicari dan dijumpai dengan cepatMudah dicari dan dijumpai dengan cepat Tidak kompleks ( mudah Tidak kompleks ( mudah

dikendali/difahami/tidak mengelirukan )dikendali/difahami/tidak mengelirukan ) Sesuai denga keperluan organisasi - Sesuai denga keperluan organisasi -

Boleh diubahsuai Boleh diubahsuai Kos dan ruang yang minimumKos dan ruang yang minimum - Bebas - Bebas

kotoran, kerosakan, kebakaran dan kotoran, kerosakan, kebakaran dan kebocoran rahsiakebocoran rahsia

JENIS SISTEM FAILJENIS SISTEM FAIL

Pengelasan fail mengikut abjadPengelasan fail mengikut abjad Contoh: A/Hoki/Padang/2010/(10)Contoh: A/Hoki/Padang/2010/(10)

Pengelasan fail mengikut perkara Pengelasan fail mengikut perkara Contoh : JERSIHOKI1/2010/(15)Contoh : JERSIHOKI1/2010/(15)

Pengelasan fail mengikut angkaPengelasan fail mengikut angka Contoh : 764.36/POLIKOMHC/rhContoh : 764.36/POLIKOMHC/rh

Pengelasan fail mengikut tempat/kawasanPengelasan fail mengikut tempat/kawasan KHPM (PA) 01/88/(2010)(21)KHPM (PA) 01/88/(2010)(21)

Fail Pendaftaran Ahli Kelab Hoki PolimelakaFail Pendaftaran Ahli Kelab Hoki Polimelaka

TUJUAN MESYUARAT

JENISMESYUARAT

AGENDAMESYUARAT

TUGASPENGERUSI

TUGAS SETIAUSAHA

MINIT MESYUARAT

TUJUAN MESYUARATTUJUAN MESYUARAT Menyelesaikan masaalahMenyelesaikan masaalah Mewujudkan perhubungan dan Mewujudkan perhubungan dan

perbincangan perbincangan Menyelaras dan membincang aktiviti Menyelaras dan membincang aktiviti

organisasiorganisasi Membuat keputusan dan mandat Membuat keputusan dan mandat

pentingpenting Merancang strategi dan programMerancang strategi dan program

JENIS-JENIS MESYUARATJENIS-JENIS MESYUARAT

Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Agung Luarbiasa/TergemparMesyuarat Agung Luarbiasa/Tergempar Mesyuarat Jawatankuasa KerjaMesyuarat Jawatankuasa Kerja Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/BiroMesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro Mesyuarat Jawatankuasa SementaraMesyuarat Jawatankuasa Sementara

AGENDA MESYUARATAGENDA MESYUARAT

Ucapan pengerusiUcapan pengerusi Membentang dan mengesah minit mesyuarat Membentang dan mengesah minit mesyuarat

yang lepasyang lepas Membentang, mengesah dan menerima penyata Membentang, mengesah dan menerima penyata

tahunantahunan Memilih jawatankuasa kerja yang baruMemilih jawatankuasa kerja yang baru Membincang dan meluluskan usul dan Membincang dan meluluskan usul dan

cadangancadangan Perkara-perkara berbangkitPerkara-perkara berbangkit Hal-hal lainHal-hal lain Ucapan penangguhanUcapan penangguhan

TUGAS PENGERUSITUGAS PENGERUSI Semasa kata aluan, pengerusi memperkenalkan

jemputan khas jika ada. Menjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan

agenda-agendanya. Tujukan semua pendapat kepada pengerusi. Perbincangan mengikut urutan agenda. Menyatakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan

dengan jelas dan lengkap Bercakap dengan ringkas tetapi jelas dan mudah

difahami. Menjadi orang yang aktif, tidak memonopoli tetapi

sebagai fasilitator Mengawal suasana mesyuarat, seorang pendengar

yang baik, dapat merumuskan agenda dengan tepat Tidak memperkecilkan pendapat ahli Pastikan ramai ahli tidak bercakap dalam satu masa Segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah

tamat.

TUGAS SETIAUSAHATUGAS SETIAUSAHA

Masa Masa TugasTugas

Sebelum Sebelum MesyuaratMesyuarat

a)a) Menyediakan agenda mesyuarat bersama pengerusiMenyediakan agenda mesyuarat bersama pengerusi

b)b) Menghantar surat jemputan mesyuaratMenghantar surat jemputan mesyuarat

c)c) Memastikan tempat mesyuaratMemastikan tempat mesyuarat

d)d) Menyediakan peralatan mesyuaratMenyediakan peralatan mesyuarat

e)e) Menyediakan minit mesyuaratMenyediakan minit mesyuarat

Semasa Semasa MesyuaratMesyuarat

a)a) Datang awal, pastikan kelengkapan dan peralatan Datang awal, pastikan kelengkapan dan peralatan mesyuarat lengkapmesyuarat lengkap

b)b) Mencatat butiran perbincangan dengan ringkas, tepat Mencatat butiran perbincangan dengan ringkas, tepat dan padatdan padat

c)c) Mengedar dan mencatat kehadiran mesyuaratMengedar dan mencatat kehadiran mesyuarat

Selepas Selepas MesyuaratMesyuarat

a)a) Menyiapkan minit mesyuaratMenyiapkan minit mesyuarat

b)b) Mengedarkan minit mesyuarat seberapa segera untuk Mengedarkan minit mesyuarat seberapa segera untuk tindakan mereka yang berkenaantindakan mereka yang berkenaan

MINIT MESYUARATMINIT MESYUARAT Definisi : Definisi : Perkara yang diputuskan Perkara yang diputuskan

dalam sesuatu mesyuarat. Ia perlu dalam sesuatu mesyuarat. Ia perlu ditulis dengan lengkap sebagai ditulis dengan lengkap sebagai rujukan untuk tindakan selanjutnya.rujukan untuk tindakan selanjutnya.

Perkara yang perlu ada dalam minit Perkara yang perlu ada dalam minit mesyuaratmesyuarat

1.1. Bilangan minit mesyuaratBilangan minit mesyuarat2.2. Senarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turut Senarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turut

hadirhadir3.3. TarikhTarikh4.4. TempatTempat5.5. Minit dicatat seberapa ringkas, dan mengikut Minit dicatat seberapa ringkas, dan mengikut

agendaagenda6.6. Tandatangan pencatat atau setiausaha dan Tandatangan pencatat atau setiausaha dan

pengesahan pengerusi.pengesahan pengerusi.

DEFINISI PENGURUSAN KEWANGANDEFINISI PENGURUSAN KEWANGAN“Pengurusan kewangan melibatkan satu jentera dan

kaedah atau cara yang mana wang bagi tujuan perkhidmatan atau perniagaan diperolehi,

dibelanjakan dan diakaunkan”

ATAU

“Proses untuk mempastikan supaya sumber kewangan yang diterima diurus dan dibelanjakan dengan cara yang terbaik untuk memenuhi objektif organisasi”

ATAU

“Bagaimana wang diurus”

INDIVIDU YANG TERBABIT

Pegawai Kewangan @ Bendahari Kelab/Persatuan

KEPENTINGAN PENGURUSAN KEWANGANKEPENTINGAN PENGURUSAN KEWANGAN Memasatikan matlamat organisasi tercapai Memasatikan matlamat organisasi tercapai

Memaksimumkan kekayaan organisasi Memaksimumkan kekayaan organisasi Memaksimumkan keuntunganMemaksimumkan keuntungan Meminimumkan kosMeminimumkan kos

Mencapai objektif kewanganMencapai objektif kewangan Menguruskan aset dengan baikMenguruskan aset dengan baik Memastikan aliran tunai dapat memenuhi matlamat & visi Memastikan aliran tunai dapat memenuhi matlamat & visi

organisasiorganisasi Merancang kewangan mengikut kesesuaian dana organisasiMerancang kewangan mengikut kesesuaian dana organisasi Mengurus perbelanjaanMengurus perbelanjaan

Sumber kewangan digunakan dengan baikSumber kewangan digunakan dengan baik Mengawal aliran sumber kewangan & perbelanjaan organisasi Mengawal aliran sumber kewangan & perbelanjaan organisasi

dengan baikdengan baik

Mencari alternatif pelaburan yang baikMencari alternatif pelaburan yang baik Mendapat kadar pulangan pelaburan & keuntungan yang tinggiMendapat kadar pulangan pelaburan & keuntungan yang tinggi

Mempercepatkan pulangan modalMempercepatkan pulangan modal

KONSEP PERAKAUNANKONSEP PERAKAUNAN

Perakaunan adalah berkaitan dengan Perakaunan adalah berkaitan dengan kuantifikasi peristiwa ekonomi dalam bentuk kuantifikasi peristiwa ekonomi dalam bentuk wang yang bertujuan untuk mengutip, merekod, wang yang bertujuan untuk mengutip, merekod, menilai dan menghubungkan keputusan. menilai dan menghubungkan keputusan.

Anda tidak perlu menjadi pakar dalam bidang Anda tidak perlu menjadi pakar dalam bidang perakaunan, tetapi, apa yang penting adalah untuk perakaunan, tetapi, apa yang penting adalah untuk anda fahami penyata kewangan anda. anda fahami penyata kewangan anda.

Akaun dan penyata kewangan yang disediakan Akaun dan penyata kewangan yang disediakan oleh organisasi bukan perdagangan ialah:oleh organisasi bukan perdagangan ialah:

Akaun kumpulan wang yang terkumpul.Akaun kumpulan wang yang terkumpul. Akaun penerima dan pembayaran.Akaun penerima dan pembayaran. Akaun pendapatan dan perbelanjaan.Akaun pendapatan dan perbelanjaan. Kunci kira-kira.Kunci kira-kira.

PENYATA BUKU STOKPENYATA BUKU STOK

Kenyataan yuran keahlian.Kenyataan yuran keahlian. Kenyataan wang keluar masuk.Kenyataan wang keluar masuk. Kenyataan simpanan di bank dan lain-lain.Kenyataan simpanan di bank dan lain-lain. Resit-resit pembayaran.Resit-resit pembayaran. Buku resit terima wang.Buku resit terima wang. Daftar nama kepunyaan persatuan (buku Daftar nama kepunyaan persatuan (buku

stok)stok) Alat tulis dan lain-lain.Alat tulis dan lain-lain. Alat permainan dan aktiviti.Alat permainan dan aktiviti. Buku rujukan dan majalah.Buku rujukan dan majalah. Dll….Dll….

KAEDAH PEROLEHANKAEDAH PEROLEHAN

Setiap persatuan dan organisasi Setiap persatuan dan organisasi mempunyai peraturan pembelian mempunyai peraturan pembelian tersendiri. Peraturan pembelian tersendiri. Peraturan pembelian tersebut terbahagi kepada tiga:tersebut terbahagi kepada tiga: Pembelian secara tunaiPembelian secara tunai Pembelian secara pusat.Pembelian secara pusat. Pembelian secara sebut harga.Pembelian secara sebut harga.

PEMBELIAN SECARA TUNAIPEMBELIAN SECARA TUNAI

Peraturan pembelian bagi persatuan Peraturan pembelian bagi persatuan bergantung kepada perlembagaan dan bergantung kepada perlembagaan dan peraturan persatuan berkenaan. peraturan persatuan berkenaan.

Contohnya, sebuah persatuan Contohnya, sebuah persatuan menetapkan peraturan pembelian menetapkan peraturan pembelian secara tunai iaitu:secara tunai iaitu:

Bendahari berkuasa meluluskan setiap Bendahari berkuasa meluluskan setiap pembelian kurang daripada RM200.pembelian kurang daripada RM200.

Untuk kegunaan segeraUntuk kegunaan segera Tiada dokumen pembelian diperlukan Tiada dokumen pembelian diperlukan

( cukup dengan resit sahaja )( cukup dengan resit sahaja )

PEMBELIAN SECARA PUSATPEMBELIAN SECARA PUSAT

Pesanan tempatan merupakan dokumen Pesanan tempatan merupakan dokumen yang jelas dan memastikan perkara seperti yang jelas dan memastikan perkara seperti kuantiti serta harga barang seunit yang kuantiti serta harga barang seunit yang hendak dibeli. hendak dibeli.

Pesanan tempatan juga merupakan bukti Pesanan tempatan juga merupakan bukti apabila berlakunya perbalahan dengan apabila berlakunya perbalahan dengan pihak pembekal. pihak pembekal.

Ia juga digunakan untuk pengauditan akaun. Ia juga digunakan untuk pengauditan akaun. Borang pembelian barang hendaklah ditulis Borang pembelian barang hendaklah ditulis

dalam tiga salinan.dalam tiga salinan. Perlu rujuk kepada Pekeliling Kontrak

Perbendaharaan(PKP)

PEMBELIAN SECARA SEBUTHARGAPEMBELIAN SECARA SEBUTHARGA

Bekalan/Perkhidmatan-Melebihi RM50,000 hingga RM200,000 setahun Melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa

dikalangan pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

Melebihi RM100,000 hingga RM200,000 terbuka kepada pembekal Bumiputera / BukanBumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

Pelawaan dibuat kepada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal / syarikat.

Dokumen seperti diLampiran Q (AP) digunakan Diproses seperti tender. Setuju terima Jawatankuasa Sebut Harga.

PENGURUSAN STOKPENGURUSAN STOK Buku stok merupakan buku rekod yang merekod Buku stok merupakan buku rekod yang merekod

dan mencatatkan semua stok atau benda yang dan mencatatkan semua stok atau benda yang dipunyai oleh sesebuah persatuan. dipunyai oleh sesebuah persatuan.

Buku stok ini sangat mustahak dan diperlukan bagi Buku stok ini sangat mustahak dan diperlukan bagi mengawal dan mengenalpasti sama ada sesebuah mengawal dan mengenalpasti sama ada sesebuah benda atau harta itu masih terdapat dalam benda atau harta itu masih terdapat dalam simpanan persatuan atau sebaliknya. simpanan persatuan atau sebaliknya.

Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan inventori.perolehan dan penempatan inventori.

Ia diadakan dalam bentuk kad yang disusun Ia diadakan dalam bentuk kad yang disusun mengikut jenis inventori atau abjad & satu daftar mengikut jenis inventori atau abjad & satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.borang ini.

Harta-harta kelab/persatuan boleh dikategorikan Harta-harta kelab/persatuan boleh dikategorikan kepada dua iaitu: kepada dua iaitu: Harta atau barang luak atau yang boleh habis digunakan Harta atau barang luak atau yang boleh habis digunakan

seperti bola hoki, jersi dan sebagainya.seperti bola hoki, jersi dan sebagainya. Harta kekal seperti pintu gol hoki, Kayu hoki dan Harta kekal seperti pintu gol hoki, Kayu hoki dan

sebagainya.sebagainya.

KAEDAH PENGURUSAN STOKKAEDAH PENGURUSAN STOK Cara merekodkan kedalam buku stok :Cara merekodkan kedalam buku stok :

Pergerakan harta yang luak atau habis ialah dengan Pergerakan harta yang luak atau habis ialah dengan mencatatkan semua maklumat barang atau harta mencatatkan semua maklumat barang atau harta yang diterima seperti nombor pesanan, pembekal, yang diterima seperti nombor pesanan, pembekal, tarikh dan jumlah penerima. tarikh dan jumlah penerima.

Pergerakan harta kekal persatuan perlu dicatatkan Pergerakan harta kekal persatuan perlu dicatatkan dalam sebuah buku stok yang lain dan maklumat dalam sebuah buku stok yang lain dan maklumat juga dicatatkanjuga dicatatkan

Setiap Jawatankuasa perlu mengisi borang Setiap Jawatankuasa perlu mengisi borang tertentu dan diserahkan kepada penjaga stok, tertentu dan diserahkan kepada penjaga stok, bendahari atau quarter master untuk diaudit. bendahari atau quarter master untuk diaudit.

Borang berkenaan merupakan bukti tentang Borang berkenaan merupakan bukti tentang pengeluaran dan penerimaan sesuatu alatan. pengeluaran dan penerimaan sesuatu alatan.

Format borang berkenaan bergantung pada Format borang berkenaan bergantung pada organisasi atau persatuan yang terbabit.organisasi atau persatuan yang terbabit.

TAMAT TAMAT UNTUK UNTUK

KALI KALI INIINI