1000 guide to global grants es

7/26/2019 1000 Guide to Global Grants Es

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TOMA ACCIN: www.rotary.org/grants

GUA SOBRE

SUBVENCIONESGLOBALES


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GUA SOBRE SUBVENCIONES GLOBALESLa presente es la edicin 2016 de la Gua sobre Subvenciones Globales, la cualreemplaza alManual para la administracin de subvenciones. La gua estdirigida a todos los rotarios que desean solicitar una Subvencin Global o

implementar proyectos de servicio eficaces y sostenibles. Los interesadospueden recurrir a esta publicacin como recurso para impartir capacitacindurante los seminarios distritales sobre administracin de subvenciones.La informacin fue tomada del Cdigo de Normas de La Fundacin Rotaria,las Condiciones para el otorgamiento de Subvenciones Distritales ySubvenciones Globales de La Fundacin Rotariay los Enunciados de lasreas de inters. Los cambios que se realicen a estas normas invalidarn los deesta publicacin.

DUDAS O PREGUNTAS?Si tienes dudas o preguntas sobre tu papel, comuncate con los lderes deldistrito como el presidente del Comit Distrital de La Fundacin Rotariao conversa con rotarios con experiencia en el campo de las SubvencionesGlobales o que hayan presidido el Comit Distrital de La Fundacin Rotaria.

Si tienes preguntas de carcter general sobre las subvenciones o el procesode certificacin, enva un mensaje al Centro de apoyo de Rotary. Nuestropersonal de la sede de RI y las oficinas regionales ofrecen asistencia a losrotarios en ocho idiomas. Los funcionarios regionales de subvencionespodrn tambin responder cualquier pregunta relacionada con lassubvenciones.

Si tienes dudas o preguntas sobre este manual u otros materiales decapacitacin de Rotary, enva un correo electrnico a [email protected].
https://www.rotary.org/myrotary/en/document/757https://www.rotary.org/es/document/728https://www.rotary.org/es/document/728https://www.rotary.org/es/document/595https://www.rotary.org/es/document/595mailto:[email protected]://www.rotary.org/myrotary/es/document/6871mailto:[email protected]:[email protected]://www.rotary.org/myrotary/es/document/6871mailto:[email protected]://www.rotary.org/es/document/595https://www.rotary.org/es/document/595https://www.rotary.org/es/document/728https://www.rotary.org/es/document/728https://www.rotary.org/myrotary/en/document/757


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NDICE

INTRODUCCIN 4Requisitos de las Subvenciones Globales

Actividades elegibles

Certificacin del club

1 IMPACTO SOSTENIBLE 7Sostenibilidad

Impacto en las reas de inters

Necesidades y fortalezas de la comunidad

2 RELACIONES DE COLABORACIN

PARA MAXIMIZAR EL IMPACTO 13RequisitosPapel del patrocinador

Organizaciones colaboradoras

3 PLANIFICACIN DE PROYECTOSFINANCIADOS POR SUBVENCIONES GLOBALES 16Disea un plan para el proyecto

Identifica resultados mensurables

Crea un plan financiero

Capta fondos

4 SOLICITUD DE SUBVENCIONES GLOBALES 23Para comenzar

Revisin y aprobacin

Subvenciones no elegibles

5 IMPLEMENTACIN, MONITOREO YEVALUACIN DE PROYECTOS 27Implementacin del proyecto

Monitoreo y evaluacinTransparencia financiera

Revisiones, visitas y auditoras

6 INFORMES SOBRE EL AVANCE YLOS RESULTADOS DEL PROYECTO 35Requisitos sobre presentacin de informes

7 APOYO ADICIONAL 38


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INTRODUCCINLos rotarios aportamos nuestras habilidades, conocimientos y contribucioneseconmicas para promover la paz, combatir enfermedades, suministrar agua potable,salvar las vidas de madres y nios, apoyar la educacin e impulsar el desarrollo delas economas locales. Las Subvenciones Globales de Rotary financian proyectos enestas reas en comunidades de todo el mundo. Esta gua explica cmo planificar unproyecto sostenible, identificar resultados mensurables, solicitar una SubvencinGlobal y administrar debidamente los fondos de la subvencin. El diseo deproyectos sostenibles con resultados mensurables y duraderos, y la administracinresponsable de los fondos de la subvencin son requisitos de las SubvencionesGlobales y constituyen prcticas importantes que deben cumplirse en todos losproyectos de servicio local e internacional.

Si bien cada rotario puede marcar la diferencia, no todos los proyectos rotarioscumplen los requisitos establecidos para recibir fondos de una Subvencin Global deLa Fundacin Rotaria. Contina leyendo para comprobar si tu proyecto cumple estosrequisitos.


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5GUA SOBRE SUBVENCIONES GLOBALES INTRODUCCIN

Aunque tanto

los clubes como losdistritos puedensolicitar SubvencionesGlobales y servir comopatrocinadores localeso internacionales,en esta gua, ladenominacinpatrocinador se aplicaa los clubes.

REQUISITOS DE LAS SUBVENCIONESGLOBALESLos rotarios deben desempear un papel activo en las Subvenciones Globales

y todos los proyectos deben cumplir las Condiciones para el otorgamiento deSubvenciones Distritales y Subvenciones Globales de La Fundacin Rotaria.

TU PROYECTO DEBE: Tener un impacto sostenible a largo plazo

Incluir actividades relacionadas con una de las reas de inters de Rotary

Invertir un mnimo de US$ 30.000 en la comunidad

Satisfacer una necesidad urgente que haya detectado la comunidad

Reforzar la capacidad de la comunidad para satisfacer sus necesidades

DEBERS CUMPLIR LOS SIGUIENTES REQUISITOS: Solicitar una subvencin a travs de Rotary.org

Involucrar a la comunidad beneficiada en el proyecto

Colaborar con un club de otro pas

Completar cada ao el proceso de certificacin del club

Actuar como patrocinador principal de un mximo de diez Subvenciones Globales

activas a la vezPreparar un presupuesto y un plan para la administracin de los fondos de lasubvencin

Medir el avance hacia la consecucin de los objetivos marcados

Presentar oportunamente informes correspondientes a todas las subvenciones activas

+

ACTIVIDADES ELEGIBLESLas Subvenciones Globales pueden financiar actividades internacionales

dentro de las reas de inters de Rotary: Proyectos humanitarios con resultados sostenibles y mensurables que

aborden las necesidades reales de las comunidades.

Capacitacin profesional a nivel local a travs de programas educativosespecficos o la financiacin de equipos de profesionales que viajan a otropas para adquirir conocimientos o impartir capacitacin a sus colegaslocales. Para ms informacin sobre los equipos de capacitacin profesional,consulta este documento.

Busca en lapublicacin los conoscorrespondientesa capacitacinprofesional ybecas para obtenerms informacinsobre los requisitosespecficos de estetipo de proyectos.
https://www.rotary.org/es/document/728https://www.rotary.org/es/document/728https://www.rotary.org/myrotary/es/document/facts-about-vocational-training-teamshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/facts-about-vocational-training-teamshttps://www.rotary.org/es/document/728https://www.rotary.org/es/document/728


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6GUA SOBRE SUBVENCIONES GLOBALES INTRODUCCIN

Si tu proyecto

no cumple estoscriterios, tal vezpudiera ser elegiblepara recibir unaSubvencinDistritalu otro tipode financiamiento.Para ms informacin,comuncate con loslderes del distrito.

Consulta conel presidente delComit Distrital deLa Fundacin Rotariapara determinar si losclubes colaboradoresen tus proyectos estncertificados.

Becas para estudiantes de postgrado cuyas metas profesionales secorrespondan con una de las reas de inters. Podrs encontrar msinformacin en el documento Suplemento Becas de SubvencionesGlobales.

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTASi ests pensando en solicitar una Subvencin Global y el club est certificado,asegrate de que tu proyecto cumpla los criterios de estas subvenciones. Es importanteque la comunidad beneficiada brinde su apoyo a las actividades relacionadas con lassubvenciones, que los rotarios cuenten con una participacin activa y que el proyectoincluya resultados mensurables y tenga un impacto positivo que perdure una vezagotados los fondos de la subvencin.

CERTIFICACIN DEL CLUBEn Rotary, queremos que cada subvencin sirva para poner de manifiestonuestros elevados valores ticos y nuestra responsabilidad como lderes quehacen que cada donacin cuente para el logro de nuestros objetivos. Nuestrofirme compromiso con una slida administracin financiera facilita labsqueda de donantes, colaboradores y comunidades dispuestos a cooperar connosotros.

Mediante el proceso de certificacin, los clubes aceptan seguir las prcticasde administracin financiera de las subvenciones y contribuyen a afianzar la

reputacin de Rotary como lder mundial en los campos de la salud, la paz y eldesarrollo internacional.

La certificacin incluye tres pasos:

1Asistir al Seminario sobre administracin de subvenciones.Los rotariosque participen en proyectos financiados por subvenciones deben asistir alSeminario distrital sobre administracin de subvenciones. Si esos rotarios nopudieran asistir, los clubes debern enviar al presidente electo u a otro socio.Cada club debe contar, como mnimo, con un representante en este seminario.

2Cumplimentar el Memorando de acuerdo para la certificacin delos clubes(MDA). El MDA es un acuerdo entre el club y el distrito en elcual se indican los requisitos mnimos que establece la Fundacin para laadministracin de subvenciones. El presidente y el presidente electo del clubestudiarn, firmarn y presentarn el MDA al distrito.

3Aceptar todo requisito de certificacin adicional establecido por eldistrito.Las polticas de Rotary establecen unas normas comunes para todos losclubes, pero cada distrito puede aadir requisitos adicionales.

Para mantener la certificacin, los clubesdebern completar cada ao estos tres pasos.
https://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/apply-grants/district-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/apply-grants/district-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/club-memorandum-understandinghttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/club-memorandum-understandinghttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/club-memorandum-understandinghttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/club-memorandum-understandinghttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/apply-grants/district-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/apply-grants/district-grants


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1IMPACTO

SOSTENIBLEEsperamos que nuestros proyectos tengan un impacto permanente incluso despus deque el equipo de capacitacin profesional haya vuelto a su pas, el becario concluya susestudios y el club haya presentado el informe final del proyecto ante la Fundacin.


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8GUA SOBRE SUBVENCIONES GLOBALES 1: IMPACTO SOSTENIBLE

SOSTENIBILIDADLa sostenibilidad tiene un significado diferente para cada organizacin.Para Rotary, significa ofrecer soluciones a largo plazo a los problemas de lascomunidades que sus integrantes puedan mantener en el tiempo una vez

agotados los fondos de la subvencin.

Cmo podras implementar un proyecto sostenible?

Evala las necesidades de la comunidad.Los patrocinadores localesdeben colaborar con la comunidad beneficiada en la identificacin de susnecesidades y en el desarrollo de soluciones que aprovechen las fortalezas dela comunidad y que respete la cultura y los valores locales.

Inculca en los beneficiarios un sentimiento de propiedad.El apoyode la comunidad a un proyecto es una seal de su xito. Al empoderar a lacomunidad para que evale sus necesidades y planifique los proyectos, secontribuye al logro de resultados sostenibles. Identifica a los miembros de la

comunidad ms capacitados para impulsar mejoras permanentes. Ofrece capacitacin.El xito de un proyecto depende de las personas.

La capacitacin, la educacin y las campaas de sensibilizacin en lacomunidad fortalecen la habilidad de los beneficiarios para alcanzar losobjetivos. Asegrate de que un exista un plan para transferir conocimientosa los futuros beneficiarios. Colabora con las organizaciones locales en estasiniciativas de capacitacin.

Utiliza recursos locales.Adquiere equipos y tecnologa a proveedoreslocales siempre que sea posible. Asegrate de que las piezas de recambiopuedan adquirirse en el mercado local. Contribuye al desarrollo de las

capacidades de la comunidad para que los beneficiarios puedan operar, darmantenimiento y reparar el equipo por su cuenta. Brinda una compensacinapropiada a los proveedores del proyecto para que tengan un incentivo paracontinuar brindando los suministros necesarios.

Encuentra una fuente de financiamiento local.Si obtienesfinanciamiento de los gobiernos, hospitales, compaas y otrasorganizaciones locales, logrars involucrar a la comunidad local ycontribuirs al xito del proyecto a largo plazo.

Mide los resultados alcanzados.En primer lugar, recopila datos antes delinicio del proyecto para saber cul es el punto de partida. Incluye en el plande proyecto metas claras y mensurables y elige los mtodos que se utilizarn

para captar datos tanto durante como despus de la implementacin delproyecto. El establecimiento de una relacin slida con la comunidadfacilitar la captacin de estos datos y facilitar la bsqueda de soluciones alos problemas que revelen los datos.

Puesto que los proyectos financiados por Subvenciones Globales deben seguirestas prcticas, asegrate de incluirlas en tu solicitud.

Para ver ejemplos de proyectos que han incorporado estas prcticas desostenibilidad a sus actividades, visita el Centro de Formaciny consulta elcursoSubvenciones de Rotary: Organizacin de una Subvencin Globalo dirigetus consultas a un funcionario regional de subvenciones.

Quiz sea

buena idea organizarun Grupo de Rotarypara Fomento dela Comunidad.Estos grupos estnconstituidos porvoluntarios de lacomunidad quebrindan asesoramientoy contribuyen a laimplementacindel proyecto. Estosvoluntarios pueden,

asimismo, contribuiral desarrollo delas capacidadesde la comunidady supervisar lacontinuacin delproyecto una vezagotados los fondos dela subvencin.
http://learn.rotary.org/https://www.rotary.org/myrotary/es/document/rotary-grants-staff-contact-sheethttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/empower-leaders/organize-rotary-community-corpshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/empower-leaders/organize-rotary-community-corpshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/empower-leaders/organize-rotary-community-corpshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/empower-leaders/organize-rotary-community-corpshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/empower-leaders/organize-rotary-community-corpshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/empower-leaders/organize-rotary-community-corpshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/rotary-grants-staff-contact-sheethttp://learn.rotary.org/


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Utiliza recursos locales

Ofrece capacitacin

SOSTENIBILIDAD

Evala las necesidades de la comunidad

Encuentra una fuente de financiamiento local

Inculca en los beneficiarios un sentimiento de propiedad

Mide los resultados alcanzados


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IMPACTO EN LAS REAS DE INTERSEl mundo siempre enfrenta problemas. Para enfocar los esfuerzos de los clubes,La Fundacin Rotaria identific las reas dnde Rotary puede contribuir a uncambio duradero. He aqu algunos consejos como punto de partida.

Primero, selecciona al menos un rea de intersen la que desees trabajar parabeneficio de la comunidad. Estas reas de inters contribuyen a coordinarnuestra labor y a maximizar nuestro impacto a nivel mundial.

Paz y prevencin/resolucin de conflictos

Prevencin y tratamiento de enfermedades

Suministro de agua y saneamiento

Salud materno-infantil

Alfabetizacin y educacin bsica

Desarrollo econmico e integra l de la comunidad

Luego, establece una meta de alto nivel en el rea elegida, pensando en elimpacto y no necesariamente en la actividad que financiara la SubvencinGlobal. Por ejemplo, en el campo de la educacin, podra ser reducir lasdisparidades de gnero o, en el rea de la salud materno-infantil, garantizar lospartos seguros.

Finalmente, elije un proyecto para alcanzar la meta. Consulta los Enunciadosde las reas de inters para obtener informacin detallada sobre actividades

elegibles financiadas por Subvenciones Globales y los resultados dentro de cadarea. Cada enunciado presenta:

Las metas que Rotary espera alcanzar en esa rea

Las actividades que son elegibles para subvenciones y que estn dentro delalcance de esa rea

Los elementos necesarios para el xito de las subvenciones en el rea

Esta gua brindar orientacin para decidir qu actividad te ayuda a alcanzartu meta. Por ejemplo, para salvar las vidas de las madres y nios, el club podrabrindar capacitacin a mdicos y enfermeras en el hospital de la localidadpara que un mayor nmero de madres embarazadas tengan partos seguros;

o para apoyar la educacin, el club y los lderes locales podran enfocarse enreducir las disparidades de gnero en la comunidad ofreciendo foros dirigidosa los padres sobre la importancia de la educacin de las nias y aportandoinstalaciones y recursos escolares.

Para ms informacin, visita el Centro de Formaciny consulta el cursoreas de inters de Rotary. Puedes, tambin, consultar la g ua de lasreas deinters de Rotary para informarte sobre las actividades elegibles para recibirSubvenciones Globales en cada rea.
https://www.rotary.org/myrotary/es/learning-reference/about-rotary/areas-focushttps://www.rotary.org/myrotary/es/learning-reference/about-rotary/areas-focushttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/areas-focus-policy-statementshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/areas-focus-policy-statementshttp://learn.rotary.org/https://www.rotary.org/myrotary/es/document/rotary%E2%80%99s-areas-focushttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/rotary%E2%80%99s-areas-focushttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/rotary%E2%80%99s-areas-focushttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/rotary%E2%80%99s-areas-focushttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/rotary%E2%80%99s-areas-focushttp://learn.rotary.org/https://www.rotary.org/myrotary/es/document/areas-focus-policy-statementshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/areas-focus-policy-statementshttps://www.rotary.org/myrotary/es/learning-reference/about-rotary/areas-focus


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NECESIDADES Y FORTALEZAS DE LACOMUNIDADSi te aseguras de que los proyectos satisfagan las necesidades de la comunidad

y potencien sus fortalezas, aumentar la probabilidad de que los beneficiarioscontinen prestando su apoyo al proyecto una vez finalizada la subvencin.Hacerlo as, garantiza, adems, que los proyectos se ajusten a los valoresculturales y necesidades de la comunidad, y que los beneficiarios hagan delproyecto algo propio desde el comienzo.

Ya que la participacin y el apoyo local son tan importantes para el xito de unproyecto, como primer paso, Rotary pide a los patrocinadores que realicen unaevaluacin de las necesidades de la comunidad. De este modo se demuestraque el proyecto se basa en datos desde el comienzo lo que contribuye a darlecredibilidad. Esta evaluacin es, adems, uno de los criterios de sostenibilidadestablecidos por Rotary. Para entender cabalmente un problema, involucra a

diferentes grupos de personas como hombres y mujeres, jvenes y personasmayores, lderes y personas marginadas, curanderos tradicionales yadministradores de hospital experimentados. Esta diversidad de perspectivasayudar al club a conocer a la comunidad, reconocer sus fortalezas ydeterminar el mejor modo de emplearlas para satisfacer una necesidadapremiante en una de las reas de inters de Rotary.

He aqu algunos consejos como punto de partida:Elije un mtodo de evaluacin consultando la publicacin Recursos paraevaluar las necesidades de la comunidadla cual contiene instruccionespara diferentes tipos de evaluaciones. Recuerda que puedes dedicar fondosde Subvenciones Distritalesa esta actividad. Comuncate con los lderes deldistrito para determinar si existen fondos disponibles.

Luego, con base en los resultados de la evaluacin, determina con exactitud qunecesidades se podrn satisfacer con una Subvencin Global teniendo presenteen todo momento tanto el alcance como el presupuesto del proyecto. Despusde identificar un proyecto, asegrate de que:

Cumpla las pautas de las Subvenciones Globales

Sea tcnicamente factible

Los clubes patrocinadores puedan satisfacer esta necesidad empleando sus

recursos y conocimientos El problema no est siendo ya abordado por otra organizacin

Una vez que hayas concluido la evaluacin y establecido una meta apropiaday un proyecto para alcanzarla, habrs sentado las bases para mejorarpermanentemente la vida de los beneficiarios.
https://www.rotary.org/myrotary/es/document/community-assessment-toolshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/community-assessment-toolshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/apply-grants/district-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/apply-grants/district-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/community-assessment-toolshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/community-assessment-tools


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ASPECTOS PARA TENER EN CUENTALa sostenibilidad de los proyectos depende de varios elementos. Rotary ha elegido seisreas de inters y se ha fijado la meta de abordar necesidades reales como una de las

caractersticas esenciales de cualquier proyecto financiado con Subvenciones Globales.Los proyectos sostenibles con impacto a largo plazo producen cambios fundamentalesen las comunidades en las que vivimos y a las que servimos.


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2RELACIONES DECOLABORACINPARAMAXIMIZAR ELIMPACTOPara Rotary, la colaboracin es tan importante como el servicio. Nuestraorganizacin une a lderes mundiales y comunitarios para que intercambien ideas ytomen accin. La mejor colaboracin tiene lugar cuando lderes de diferentes culturas

trabajan conjuntamente en un proyecto. Por eso, las relaciones de colaboracininternacional son un requisito de las Subvenciones Globales.


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14GUA SOBRE SUBVEN CION ES GLOBALES 2: RELACION ES DE CO LABORACIN PARA MAXIMIZAR EL IMPACTO

REQUISITOSPara solicitar un Subvencin Global, dos o ms clubes deben colaborar entre s.

El patrocinador local es el colaborador de la comunidad donde se

implementa el proyecto. El patrocinador internacional colabora con el patrocinador local pero se

encuentra en otro pas.

Todos los patrocinadores deben cumplir los requisitos de elegibilidad paralas Subvenciones Globales. Comuncate con el presidente del Comit de LaFundacin Rotaria de un posible club patrocinador para determinar si estcertificado.

PAPEL DEL PATROCINADOR

Los patrocinadores locales e internacionales tienen diferentesresponsabilidades. No obstante, el papel de cada patrocinador dependertambin de los clubes, las fortalezas de la comunidad y la naturaleza delproyecto. Al igual que en toda buena relacin, la clave es la comunicacin.

Patrocinador local

Patrocinador internacional

Inicia el proyecto

Realiza una evaluacin de las

necesidades de la comunidad Administra el presupuesto y

la implementacin del proyecto

Brinda asesoramiento y apoyo locala los equipos de capacitacin

profesional y becarios

durante suestada en el extranjero

Recibe los fondos del proyecto

Brinda financiamiento, asesoramientotcnico y otro tipo de orientacin

Cumple tareas que se pueden realizara distancia y participa en el proyectodurante las visitas

Asesora a cualquier equipo decapacitacin profesional o

becarios para los viajes y estudiosen el extranjero

Ambos patrocinadores deben Contar con la debida certificacin para participar en una Subvencin Global

Desarrollar un plan para el proyecto

Contar con comits del proyecto que colaboren mutuamente

Establecer una relacin con una organizacin colaboradora (organizacin nogubernamental, grupo comunitario o entidad gubernamental) si fuera necesario

Consulta

Rotary Ideasparaestablecer contactoscon colaboradoresde todo el mundoy para solicitarfinanciamiento,voluntarios odonaciones en especie.Visita el Centro deFormaciny consultael curso Desarrolla ypromueve tu proyectode servicio.
http://ideas.rotary.org/http://learn.rotary.org/http://learn.rotary.org/http://learn.rotary.org/http://learn.rotary.org/http://ideas.rotary.org/


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15GUA SOBRE SUBVEN CION ES GLOBALES 2: RELACION ES DE CO LABORACIN PARA MAXIMIZAR EL IMPACTO

ORGANIZACIONES COLABORADORASLas relaciones de colaboracin con otras organizaciones pueden mejorar lacalidad y eficacia de los proyectos. Estas organizaciones podran aportarconocimientos tcnicos, capacidad para la incidencia poltica, capacitacin,

educacin u otro tipo de apoyo. Si decides trabajar con una organizacincolaboradora, ambos clubes y la organizacin deben suscribir un Memorandode Acuerdo con la organizacin colaboradoraantes de iniciar el proyecto.Si bien estas organizaciones y los voluntarios pueden cumplir una funcinimportante, los patrocinadores de los proyectos son, en ltima instancia, losresponsables de sus resultados.

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTATodos los patrocinadores son responsables del xito de los proyectos financiadospor Subvenciones Globales. Una colaboracin fructfera es aquella en la que cadacolaborador cumple sus tareas al mismo tiempo que se comunica y colabora con losdems en beneficio de una administracin apropiada del proyecto.
https://www.rotary.org/myrotary/es/document/cooperating-organization-memorandum-understandinghttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/cooperating-organization-memorandum-understandinghttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/cooperating-organization-memorandum-understandinghttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/cooperating-organization-memorandum-understanding


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3PLANIFICACINDE PROYECTOSFINANCIADOS PORSUBVENCIONESGLOBALESUn plan minucioso contribuye al xito de los proyectos. El plan debe brindar unadescripcin detallada de las responsabilidades de cada parte, indicar cmo se recabarnlos datos de referencia para medir el impacto del proyecto y contar con un presupuesto

realista.


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17GUA SOBRE SUBVENCIONES GLOBALES 3: PLANIF ICACIN DE PROYECTOS F INANCIADOS POR SUBVENCIONES GLOBALES

La pgina

Desarrollo deproyectosde MiRotary ofrece recursosy recomendaciones quete sern tiles durantetodas las etapas de tusproyectos.

DISEA UN PLAN PARA EL PROYECTOLa colaboracin es esencial para el plan del proyecto. Los clubespatrocinadores deben colaborar, decidir cmo se administrar cada etapa delproyecto y cmo se cumplirn las pautas de las Subvenciones Globales. Como

mnimo, el plan debe incluir

El impacto deseado en la comunidad

Las metas y resultados mensurables del proyecto

Las medidas que se deben implementar en cada etapa del proyecto

La asignacin de las responsabilidades para garantizar que se cumplan todaslas tareas

El modo en que se llevar a cabo el monitoreo y la captura de datos en lacomunidad beneficiada

Posibles enfoques alternativos si las actividades no generan el impacto

deseadoLos beneficiarios deben involucrarse en el proceso de planificacin ya seacontribuyendo al diseo del plan o revisando ste para ofrecer sus comentarios.Los planes ms exitosos permiten a los rotarios y a la comunidad emprenderacciones conjuntas. Esa colaboracin y la participacin activa de los rotarios debe ser patente para cualquier persona que analice el plan.

Elabora un cronogramaCon tantas tareas y responsabilidades que tienen que tomarse en cuenta, laelaboracin de un cronograma ayudar a garantizar que se lleven a cabo todas

las actividades de manera oportuna y que ninguna se pase por alto. Piensa encunto tiempo se requiere para cada etapa de la planificacin, implementaciny seguimiento del proyecto. Incluye eventos y tareas como:

La evaluacin de las necesidades de la comunidad

Reuniones de los comits del proyecto

Capacitacin

Reuniones con la comunidad beneficiada y las organizaciones colaboradoras

Seguimiento de las reuniones, conversaciones y acuerdos

Comunicaciones programadas con los patrocinadores, beneficiarios,organizaciones colaboradoras y cualquier otra parte interesada

Hitos y puntos de referencia de la implementacin del proyecto

Continuo monitoreo durante el proyecto

Evaluacin durante la implementacin y a la conclusin del proyecto
https://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/develop-projectshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/develop-projectshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/develop-projectshttps://www.rotary.org/myrotary/es/take-action/develop-projects


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Trabaja en equipoLos patrocinadores locales e internacionales debern contar con un comitde proyecto integrado al menos por tres socios. Este comit garantiza que elproyecto cuente con suficiente apoyo, que varias personas estn al tanto de

sus detalles, se tomen decisiones conjuntas, se consigan las metas y se siga elpresupuesto.

Cada patrocinador designar a un contacto principal que se responsabilizarde la correspondencia con Rotary relacionada con las subvenciones y deelaborar un plan de comunicacin para mantener informados a los clubes. Sinembargo, en ltima instancia, son los clubes y no las personas a ttulo personal,quienes son responsables de los resultados de los proyectos.

Elabora un plan de continuidadPuesto que cada ao se producen cambios en el liderazgo del club, cuandointegres un comit, identifica a lderes comprometidos con el proyecto que

puedan involucrarse hasta su conclusin. En ocasiones, los integrantes delcomit del proyecto no pueden continuar prestando este servicio, por lo que elclub debera contar con un proceso para reemplazarlos. Si tu club designa a supresidente como persona de contacto principal, pdele que integre el comit delproyecto.

Asigna responsabilidades y tareasAhora que el proyecto ya tiene a sus lderes, asgna les las tareas fundamentalesdel plan del proyecto. Podras asignar tareas a miembros de tu equipo, a lasorganizaciones colaboradoras, a los miembros de la comunidad y a otros.Por ejemplo, si el plan incluye a voluntarios locales, asgnale a alguien laresponsabilidad de buscarlos, darles la bienvenida a la sede del proyecto,ofrecerles comidas y bebidas, y agradecerles su labor. Otras responsabilidadesimportantes seran la implementacin de campaas de sensibilizacin enla comunidad, el mantenimiento de una buena imagen y la promocin delproyecto a travs de las redes sociales. Documenta estas responsabilidadesy despierta un sentido de responsabilidad en las personas designadas.Asignar responsabilidades desde el principio ahorrar tiempo ms adelante,garantizar que se cumplan las tareas y permitir que el comit se concentre enalcanzar el objetivo general del proyecto financiado por la subvencin.

Indica todo posible conflicto de intersLos rotarios son lderes en sus comunidades. Podran ser, por ejemplo,miembros de la junta directiva de un hospital o propietarios de una empresa detransporte. Si bien es importante que los lderes se involucren en el proyecto,nadie que tenga intereses econmicos en el proyecto podr integrar su comitya que estos conflictos de inters podran interferir con el xito del proyecto.Pregunta a los miembros del comit si tienen algn inters econmico en elproyecto e indcalo as en la solicitud.


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Consulta a expertosLos rotarios cuentan con grandes conocimientos profesionales los cualesemplean para afrontar los desafos que enfrentan las comunidades de manerainnovadora, pero tambin saben cundo deben recurrir a un experto. Los

comits de los proyectos pueden recurrir a: Socios calificados (por ejemplo, un ingeniero civil para un proyecto de

suministro de agua)

Organizaciones colaboradoras que tengan la capacidad tcnica y recursospara ayudarte a desarrollar e implementar el proyecto

Un Grupo de Accin Rotariarelacionado con el rea de inters de tuproyecto

Personal de Rotary asignado a las reas de inters quienes podran ayudartea planificar el proyecto u ofrecerte orientacin sobre las mejores prcticas enlas reas de inters

El Equipo de asesores tcnicos(tambin denominado Cadre) puedebrindar conocimientos tcnicos y evaluar, en nombre de los Fiduciariosde La Fundacin Rotaria, los proyectos de gran alcance financiados porsubvenciones

IDENTIFICA RESULTADOS MENSURABLESSi mides el xito de tu proyecto, podrs demostrar que marcaste la diferencia.La reputacin de Rotary como una organizacin de servicio humanitarioeficaz y comprometida depende tanto de tu club como de los miles de clubesque contribuyen a nuestro impacto en el mundo. Queremos medir el bien

que hacemos en el mundo, por eso, ste es uno de nuestros requisitos paralas subvenciones. La cuantificacin del impacto contribuir, adems, a ladivulgacin de tus logros.

He aqu algunos consejos como punto de partida:Determina el resultado que deseas para el proyecto y cmo medir el cambiopositivo en la comunidad. Consulta la publicacin Suplemento Plan demonitoreo y evaluacin de Subvenciones Globalesdonde encontrarsejemplos de datos mensurables y prepara un plan de evaluacin el cual debersincluir en la solicitud de la subvencin:

Especifica quin se beneficiar con el proyecto y en qu consistirn losbeneficios

Establece los datos y puntos de referencia para medir el avance durante ydespus del proyecto

Determina los mtodos de medicin

Prepara un cronograma

Asigna un presupuesto de 5 a 10 por ciento de los fondos del proyecto paracubrir los gastos de evaluacin, tales como viajes locales, servicios prestadospor personas o agencias y suministros. Ya que la medicin del xito es muyimportante, Rotary espera que se estipule esta evaluacin en el presupuesto de

cada Subvencin Global.
http://www.rotary.org/actiongroupshttps://www.rotary.org/myrotary/es/cadre-technical-advisershttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-monitoring-and-evaluation-plan-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-monitoring-and-evaluation-plan-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-monitoring-and-evaluation-plan-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-monitoring-and-evaluation-plan-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/cadre-technical-advisershttp://www.rotary.org/actiongroups


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CREA UN PLAN FINANCIEROAntes de recibir la subvencin, los clubes deben contar con un plan fina ncieroa fin de que los fondos de las subvenciones se administren de manera adecuaday uniforme, se brinde supervisin, se promueva la transparencia y se reduzcan

los errores y el uso indebido de los fondos.

El plan de administracin financiera deben incluir medidas para:

Desembolsar debidamente los fondos de la subvencin durante laimplementacin del proyecto

Mantener registros financieros completos y precisos

Administrar la cuenta bancaria gestionada por el club o distrito

El uso indebido de los fondos viola directamente La Prueba Cudruple y lamisin y los valores rotarios. Los clubes que usan indebidamente los fondosponen en peligro la credibilidad de Rotary y la Fundacin. Si los fondos se usan

inapropiadamente, los patrocinadores sern responsables de reintegrarlosen su totalidad a La Fundacin Rotaria. Los patrocinadores podran versuspendida su participacin en las actividades de la Fundacin o incluso serdados de baja.

Elabora un presupuestoAl preparar el presupuesto, toma en cuenta las metas del proyecto as comolos recursos de recaudacin de fondos de los patrocinadores. Elabora unpresupuesto preliminar, determina el monto disponible en el Fondo DistritalDesignado (DDF) y en efectivo, y modifica el presupuesto de manera acorde.Debers presentar con la solicitud un presupuesto detallado y pormenorizado

del proyecto.

Al determinar el costo de los materia les y servicios, solicita al menos trescotizaciones u ofertas para asegurarte de obtener los mejores materiales yservicios al mejor precio. Para garantizar que la licitacin de ofertas se realicede manera imparcial, identifica cualquier socio que est relacionado con losproveedores seleccionados y asegrate de que no formen parte del comit delproyecto para evitar as conflictos de inters. Cuando selecciones al proveedor,recuerda documentar la razn por la que ste fue seleccionado y conserva enel expediente de la subvencin la documentacin relacionada con todas lasofertas recibidas e incluir esta informacin en tu solicitud.


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CAPTA FONDOSLas Subvenciones Globales son una combinacin de fondos recaudados porlos clubes patrocinadores y fondos de contrapartida de La Fundacin Rotaria.Estos fondos de contrapartida permiten a los rotarios realizar ms actividades

gracias a las generosas contribuciones de los rotarios de todo el mundo. CadaSubvencin Global incluye una aportacin equiparada de, al menos, US$ 15.000procedentes del Fondo Mundial de La Fundacin Rotaria. Los presupuestosdeben contar con un presupuesto mnimo de US$ 30.000. El monto que debersaportar depender del presupuesto del proyecto y de si utilizars efectivo o elFondo Distrital Designado. Los patrocinadores pueden financiar proyectos yactividades mediante:

El Fondo Distrital Designado en cuyo caso las aportaciones sonequiparadas al 100% por el Fondo Mundial

Contribuciones en efectivo de los rotarios las donaciones directas

a La Fundacin Rotaria efectuadas por rotarios y los montos obtenidosmediante las actividades de captacin de fondos son equiparadas al 50% porel Fondo Mundial

Contribuciones en efectivo efectuadas por personas ajenas aRotary las donaciones a la cuenta del proyecto o a La Fundacin Rotariarealizadas por otras organizaciones o entidades (siempre y cuando noprovengan de una organizacin colaboradora ni de los beneficiarios delproyecto) sern equiparadas al 50% por el Fondo Mundial

El Fondo

Mundial financialas subvencionesy programasdisponibles paratodos los distritos.El 50 por ciento delas contribucionesal sistema SHAREse asignan alFondo Mundial. Losdonantes puedenasignar, tambin,las utilidades

desembolsablesde los fondos dedotacin con elnombre del donanteal Fondo Mundialpara destinarlas afinanciar actividadesde importancia vital.

Todas las contribuciones en efectivo a La Fundacin Rotaria que se apliquen a una

Subvencin Global requieren una aportacin adicional de 5% para cubrir los costosde la gestin de estos fondos. Durante la etapa de planificacin del proyecto, utilizala calculadora de subvenciones globalesya que sta calcula el presupuesto demanera automtica. La herramienta en lnea para solicitar subvenciones realizartambin este clculo cuando ingreses la informacin del presupuesto. Ambosrecursos mostrarn el monto total que se requiere para financiar el proyecto en sutotalidad.

Se otorgarn puntos para el reconocimiento Socio Paul Harris con base al montototal de la contribucin en efectivo a la Fundacin. Cuando corresponda, seentregarn comprobantes tributarios por el monto total de la contribucin enefectivo. La Fundacin no equiparar el 5% adicional.

Esta contribucin adicional no es necesaria cuando se utiliza el FFD para financiarun proyecto. El efectivo ingresado directamente en la cuenta bancaria del proyectotampoco est sujeto a este 5%. Por consiguiente, debers informar al coordinadorde pagos de la Fundacin sobre el monto en efectivo, de haberlo, que se enviardirectamente a la cuenta bancaria del proyecto. Sin embargo, dichas contribucionesno generan puntos para el reconocimiento Socio Paul Harris y la Fundacin no emitecomprobantes tributarios.
https://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-calculatorhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-calculator


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La Fundacin Rotaria nunca solicita contribuciones a las comunidades que sebenefician de los proyectos financiados con Subvenciones Globales. Ya que losrotarios han identificaron las comunidades que requieren ayuda, la Fundacinno recauda fondos de los beneficiarios a cambio de la subvencin ni acepta estascontribuciones como parte de los fondos recaudados por los socios.

Es muy importante que la comunidad sienta un profundo sentido de propiedad.Cuando planifiques un proyecto, identifica los costos a largo plazo. Los clubespatrocinadores podran sugerir a la comunidad que hagan sus contribucionesa una cuenta comunitaria para financiar el proyecto a largo plazo y despertareste sentido de propiedad. Sin embargo, los fondos as recaudados no debendestinarse a cubrir los costos relacionados con el proyecto. Los fondosrecaudados en la comunidad deben cubrir servicios adicionales (por ejemplo,cada hogar en que se instale un pozo entubado podra contribuir un dlar pormes para destinarlo a cubrir las reparaciones una vez se agoten los fondos de lasubvencin).

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTATrabaja con tu colaborador en la preparacin del plan del proyecto con resultadosmensurables los cuales servirn para orientar su implementacin. Asegrate deque cada colaborador entienda y cumpla las tareas y responsabilidades que lecorresponden. Un plan financiero apropiado ayudar a determinar la cantidad defondos que requerir el proyecto y garantizar que los fondos de la subvencin seinviertan conforme al plan.


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4SOLICITUD DE

SUBVENCIONESGLOBALESPara solicitar una Subvencin Global, inicia sesin en Mi Rotary. Si no tienes unacuenta, consulta nuestra guapara registrarte.
https://www.rotary.org/myrotary/es/document/how-create-my-rotary-accounthttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/how-create-my-rotary-account


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24GUA SOBRE SUBVENCIONES GLOBALES 4: SOLICITUD DE SUBVENCIONES GLOBALES

Consulta la

plantilla de solicitudde subvencinpara preparar tusrespuestas antes decomenzar a completarla solicitud.

PARA COMENZARDiscute tu proyecto propuesto y las opciones de financiamiento con el ComitDistrital de La Fundacin Rotaria antes de empezar a cumplimentar lasolicitud de Subvencin Global. El distrito podra realizar una aportacin

procedente del Fondo Distrital Designado, otro tipo de apoyo o conocimientosespecializados. El sistema en lnea de Rotary notificar automticamente algobernador de distrito y al presidente del Comit Distrital de La FundacinRotaria cuando solicites una Subvencin Global.

Herramienta para solicitar subvencionesCuando ests listo para presentar la solicitud, consulta la herramienta parasolicitar subvencionesen Mi Rotary. Consulta esta guadonde encontrarsinstrucciones paso a paso para completar la solicitud. Para encontrarrecomendaciones sobre las solicitudes de subvenciones para equipos decapacitacin profesional , consulta el Proceso para integrar un Equipo decapacitacin profesional financiado por una Subvencin Global.

La Fundacin Rotaria acepta solicitudes todo el ao. Tmate el tiemponecesario para completar la solicitud y obtener las autorizaciones necesarias.Si tu proyecto requiere realizar viajes internacionales, presenta la solicitud almenos 90 das antes de la fecha de partida prevista.

Cuando comiences a completar la solicitud, se te pedir primero que brindesdatos para confirmar que el proyecto cumple los requisitos de una SubvencinGlobal. En la solicitud se te pedir que describas:

Los objetivos del proyecto

Sus actividades El plan y cronograma

Las necesidades de la comunidad

El rea o las reas de inters

Las organizaciones cooperadoras y otros participantes

Los viajes de los voluntarios

La participacin de los rotarios

El presupuesto del proyecto

Su financiamiento

Las solicitudes no se revisan hasta que no se hayan completado, por lo quedebes asegurarte de brindar toda la informacin necesaria sobre el proyecto.

Consulta

la ilustracin detodo el proceso desubvenciones queaparece en la guaEl ciclo de unasubvencin global.
https://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-application-templatehttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-application-templatehttps://www.rotary.org/myrotary/es/secure/13166https://www.rotary.org/myrotary/es/secure/13166https://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-online-application-processhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-vocational-training-team-member-online-application-processhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-vocational-training-team-member-online-application-processhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-lifecyclehttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-lifecyclehttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-lifecyclehttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-lifecyclehttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-vocational-training-team-member-online-application-processhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-vocational-training-team-member-online-application-processhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-online-application-processhttps://www.rotary.org/myrotary/es/secure/13166https://www.rotary.org/myrotary/es/secure/13166https://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-application-templatehttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-application-template


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Qu sucede luego?Una vez que presentes la solicitud, sta ser revisada por el funcionarioregional de subvenciones y, de ser necesario, por otros integrantes del personal.Las solicitudes que recibirn fondos de la Fundacin por un mnimo de US$

50.000 sern tambin revisadas por el Equipo de asesores tcnicos. Si serequiere informacin adicional, el funcionario regional de subvencionesse comunicar contigo para obtenerla. Este funcionario ser tu persona decontacto con Rotary durante todo el curso del proyecto.

REVISIN Y APROBACINLos funcionarios de los clubes y distritos tienen diferentes niveles de accesoa las solicitudes de subvenciones. Algunos deben aprobar el proyecto en laherramienta para solicitar subvenciones en ciertas etapas de la tramitacin dela solicitud.

Esta tabla muestra quines pueden ver y modificar las solicitudes en los clubesy distritos patrocinadores, as como sus funciones.

Ver lasolicitud

Modificarla solicitud

Autorizarla solicitud

Enlace principal del proyecto

Presidente del club *

Tesorero del club

Presidente del Comit distrital deLa Fundacin Rotaria

Gobernador del distrito **

Presidente del Subcomit Distrital deCustodia de Fondos

Subcomit Distrital de Subvenciones

Presidente del SubcomitDistrital de Becas

*Firma el acuerdo legal despus de que Rotary apruebe la solicitud

**nicamente si se utiliza el Fondo Distrital Designado para financiar la subvencin


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SUBVENCIONES NO ELEGIBLESSi tu solicitud no cumple los criterios de las Subvenciones Globales, elfuncionario regional de subvenciones colaborar contigo para incluir loscambios necesarios. Si no fuera posible incluir estos cambios, el proyecto no

podra ser financiado por una Subvencin Global.Las solicitudes de Subvenciones Globales se rechazan a menudo porque:

El proyecto no se ajusta a ninguna de las reas de inters de Rotary

El proyecto no es sostenible

El proyecto beneficia los programas de otra organizacin

Un colaborador ha alcanzado el nmero mximo de 10 subvenciones abiertas

Un colaborador no est al da con la presentacin de los informes de otrassubvenciones

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTAInicia la solicitud de subvencin despus de que el club y los colaboradores hayancompletado el plan del proyecto y de haber comunicado al distrito sus necesidadesde financiamiento. Responde a cada pregunta de manera clara y concisa. De sernecesario, el funcionario regional de subvenciones colaborar contigo para hacer loscambios necesarios a la solicitud de modo que cumpla los criterios de las SubvencionesGlobales.


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5IMPLEMENTACIN,MONITOREO Y

EVALUACIN DEPROYECTOSRotary cumple sus compromisos con las comunidades. La planificacin del proyecto tienela misma importancia que el seguimiento del plan y la asuncin de responsabilidades porsus resultados.


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28GUA SOBRE SUBVENCI ONES GLOBALES 5: IMPL EMENTACI N, MONITOREO Y EVALUACI N DE PROYECTOS

IMPLEMENTACIN DEL PROYECTOEs crucial que el proyecto se implemente de acuerdo con el plan puesto quetanto los colaboradores como La Fundacin Rotaria se comprometieron aseguirlo. Todas las partes involucradas deben mantenerse en comunicacin

constante para abordar, oportuna y conjuntamente, los problemas odificultades que surjan. Todo cambio al plan debe ser aprobado por elfuncionario regional de subvenciones.

Durante la implementacin de los proyectos, tanto el comit como el equipodel proyecto debern revisar peridicamente el plan. Mide, tambin los xitosalcanzados y solicita la opinin de los miembros de la comunidad. Delegaalgunas tareas y mantn la comunicacin con los clubes patrocinadores,organizaciones colaboradoras y la comunidad para identificar y resolvercualquier problema antes que ste amenace el xito del proyecto. Por ltimo,ofrece actualizaciones regulares a los socios del club.

Lo ms conveniente es contar con una lista de correos electrnicos de lospatrocinadores, organizaciones colaboradoras, miembros de la comunidad ydems partes interesadas. De este modo, todos estarn al da durante el ciclodel proyecto.

Como mnimo, los patrocinadores locales e internacionales debern:

Comunicarse entre s y con la comunidad beneficiada con frecuencia paraevaluar la marcha del proyecto

Notificar al funcionario regional de subvenciones tan pronto surja cualquierduda

Obtener la aprobacin de las dems partes y de Rotary antes de modificar elalcance o el presupuesto del proyecto

Enviar un informe a la Fundacin cada doce meses

MONITOREO Y EVALUACINEl monitoreo es un proceso continuo de captura de datos especficos queutiliza los puntos de referencia de la solicitud para dar seguimiento al avancedel proyecto. La evaluacin es un proceso destinado a determinar el avancedel proyecto hacia el logro de los objetivos. Conjuntamente, el monitoreo yla evaluacin ayudan a determinar las fortalezas, debilidades y logros del

proyecto a corto y largo plazo.


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Debers monitorear el proyecto desde su inicio hasta su conclusin. Esteproceso sirve para recordar a todas las partes el impacto deseado y asegurarque las actividades emprendidas resulten en avances hacia el objetivo final.Si surgiera algn problema, ste podra resolverse rpidamente, aprender del y ajustar, si fuera necesario, el enfoque del resto del proyecto. Integra laslecciones aprendidas en los proyectos futuros para aumentar su sostenibilidady xito, y no te olvides de compartir tus experiencias con los dems rotarios.

El Suplemento plan de monitoreo y evaluacin de subvenciones globalesofrece definiciones de la terminologa de Rotary y un modelo del plan demonitoreo que podrs personalizar para ajustarlo a las necesidades de tuproyecto. La publicacin Suplemento becas de subvenciones globalesbrinda recomendaciones adicionales para el monitoreo de las becas desubvenciones globales.

TRANSPARENCIA FINANCIERAEl plan financiero trazado durante la etapa de planificacin del proyectofacilita el seguimiento de los fondos de la subvencin, promueve latransparencia, protege contra el uso indebido de los fondos y facilita las laboresde presentacin de informes. Todos los componentes del plan financieroservirn de gua para el mantenimiento de registros.

El seguimiento de los fondos y del avance general del proyecto facilita elmonitoreo del presupuesto, la evaluacin del xito una vez concluido elproyecto y la preparacin de los informes de las subvenciones. Asegrate de quetodas las personas involucradas en el proyecto conserven las comunicaciones,recibos y documentos financieros relacionados con la subvencin.

Apertura de una cuenta bancariaLa Fundacin Rotaria recomienda que el club patrocinador local administrelos fondos de las subvenciones a menos que exista motivo razonable para quelos fondos se administren internacionalmente.

El club patrocinador debe mantener una cuenta bancaria bajo su control que seutilice exclusivamente para recibir y desembolsar los fondos de la subvencin.Cada subvencin abierta debe contar con su propia cuenta. Puesto que lassubvenciones no tienen como fin generar ingresos para los clubes, los fondosde la subvencin debern depositarse en una cuenta que devengue bajo o

nulo inters. Las cuentas corrientes son ideales para efectuar los diversosdesembolsos que se necesitan para las transacciones de una subvencin yproporcionan, adems, estados de cuenta. En el nombre de la cuenta deberfigurar el nombre del club rotario, y para toda transaccin se requerir la firmade dos rotarios signatarios.

Prepara un plan de sucesin para transferir el control de la cuenta bancariadel proyecto, en caso de que un signatario no pueda seguir ejerciendo susfunciones. Debers notificar al funcionario de subvenciones si se produce uncambio de signatarios.

MONIT

OREA

R/

EV

ALU

ARRESO

LVER

AP

REN

DERCO

MP

ARTIR
https://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-monitoring-and-evaluation-plan-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-monitoring-and-evaluation-plan-supplement


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Cumplimiento de leyes localesAunque La Fundacin Rotaria se esfuerza por cumplir las reg ulacionesinternacionales, en algunos pases o regiones las leyes son ms estrictas quelos requisitos establecidos por La Fundacin Rotaria. Es responsabilidad de

los patrocinadores locales e internacionales familiarizarse con estas leyes yreglamentaciones locales para cumplirlas debidamente. Si por el contrario, lasleyes locales no fueran tan estrictas, los clubes debern cumplir, en todo caso,los requisitos establecidos por la Fundacin.

Las situaciones en que las leyes locales sean incompatibles con los requisitosestablecidos por La Fundacin Rotaria (por ejemplo: en lo relacionado conel nombre de la cuenta bancaria), sern analizadas caso por caso. Para msinformacin, contacta con el coordinador de pagos.

Transferencia y desembolso de fondosDespus de la aprobacin de la solicitud de la Subvencin Global, el clubdeber cumplir los siguientes requisitos que aparecen en la notificacin de laaprobacin:

Proporcionar los datos de la cuenta bancaria del proyecto

Designar dos rotarios como signatarios

Firmar el acuerdo legal de la Subvencin Global

Remitir las contribuciones en efectivo a La Fundacin Rotaria o depositarlasdirectamente en la cuenta del proyecto

La notificacin ofrece tambin informacin importante sobre los arreglosy el seguro de viajes, adems de la informacin ms actualizada sobre las

condiciones de la subvencin.En algunos casos, la Fundacin paga las subvenciones cuantiosas en cuotas,dependiendo de los planes de implementacin y gastos del proyecto. El clubdeber administrar y distribuir los fondos ya que stos no se pueden entregar aentidades o colaboradores ajenos a Rotary para que procedan a su desembolso.Si una organizacin colaboradora incurre en un gasto, el club deberreembolsarlo de la cuenta del proyecto tras la entrega de un recibo.

Si ms de US$ 500 de los fondos de la subvencin quedaran sin utilizar, deberndevolverse a La Fundacin Rotaria para acreditarlos al Fondo Mundial, salvoen aquellos pases que prohben esta prctica.

Los acuerdos

de subvenciones sesuscriben nicamenteentre la Fundacin ylos clubes, estandosujetos a las leyesdel estado deIllinois (dado queLa Fundacin Rotariaes una corporacinestablecida endicho estado) y deEstados Unidos. Lospatrocinadores de la

subvencin tambindeben cumplir las leyesde sus propios pases.
https://www.rotary.org/myrotary/es/document/rotary-grants-staff-contact-sheethttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/rotary-grants-staff-contact-sheet


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Registros financierosDebers cumplir el plan de gastos para el uso de los fondos de lassubvenciones de acuerdo con propsito propuesto y de manera oportuna,conservando registros detallados. Para la mayora de las subvenciones, un

libro mayor es un mtodo contable suficiente para este propsito.Los desembolsos debern efectuarse siempre que sea posible mediante uncheque u otro medio de pago del que quede constancia. Se debern conservarrecibos para todos los gastos superiores a US$ 75. Si una persona realizarapagos por medio electrnico, deber conservar las constancias de que stosfueron aprobados por ambos signatarios. Debers mantener un registrodetallado de todos los recibos y anotar todas las transacciones en un libromayor indicando su fecha, importe y motivo. Adems de los desembolsos,el libro mayor tambin podr incluir ingresos como los procedentes deintereses devengados o devoluciones recibidas.

No se recomiendan las transacciones en efectivo, pero si no se pueden evitar,se deber mantener un libro de recibos que confirme los pagos en efectivo alclub firmados por los proveedores. Los patrocinadores debern aprobar todaslas transacciones en efectivo, las cuales debern documentarse mediantecomprobantes firmados.

El siguiente es un ejemplo del seguimiento que los patrocinadores rotariospodran dar al flujo de fondos de un proyecto, por categora de presupuesto,a travs de una cuenta bancaria y una caja chica. Toda transaccin deberregistrarse.

Diario financiero

Fecha Transaccin/receptorde fondos

BancoUSD

BancoKES

EfectivoKES

Tarifascontractuales

Suministros Comentario

01-Feb Contribucin depatrocinador

1.000 Contribucin del patrocinadordepositada directamente en elbanco

01-Mar De la Fundacin (+FDD) 30.000 Ingreso de los fondos de lasubvencin de la Fundacin albanco

08-Mar Divisas (5.000) 425.000 Transferencia electrnica de fondosdesde la cuenta en USD a la cuentaen KES

09-Mar ABC Contractors Ltd (150.000) 150.000 Pago mediante cheque en KES

01-Abr Caja chica (25.000) 25.000 Transferencia de fondos a la cajachica

02-Abr XYZ Suppliers Ltd (3.500) 1.500 2.000 Pago de la caja chica para tarifascontractuales y suministros

15-Jul Recuperacin 5.000 (5.000) Reintegro de ABC Contractors Ltdal banco

Saldos / Totales 26.000 255.000 21.500 146.500 2.000


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Conservacin de documentosEl mantenimiento de registros detallados garantiza el cumplimiento del MDApara los clubes, las leyes locales y las prcticas empresariales habituales. Hazcopias de todos los documentos para asegurarte de que las actividades del club

puedan seguir desarrollndose an en caso de un siniestro como un incendio uotro tipo de catstrofe. Aun cuando las leyes locales requieran la presentacinde documentacin original a la Fundacin, se debern conservar copias detales documentos.

DEBERS CONSERVAR LOS SIGUIENTESDOCUMENTOS EN TUS REGISTROS

Toda correspondencia sobre la subvencin, incluidos correos electrnicos

Documentacin sobre beneficiarios

- Evaluacin de la comunidad- Memorandos de acuerdo con las organizaciones colaboradoras

Documentacin sobre proveedores

- Cotizaciones

- Contratos

Documentacin relacionada con la subvencin

- Convenios para capacitacin profesional y becarios

- Recibos y facturas

- Estados de cuenta bancaria y otra documentacin financiera

- Inventario

- Fotografas

Conserva todos los documentos exigidos por el MDA para los clubes en un lugarconocido y al que tenga acceso ms de una persona. Los documentos originalesrelacionados con la subvencin, incluidos los comprobantes de pago y estadosde cuenta bancarios debern conservarse por un mnimo de cinco aos despusde cerrarse el expediente de la subvencin, o por un tiempo mayor si as lo exigela ley local vigente. Los becarios y los equipos de capacitacin profesionaldebern conservar recibos por gastos de US$ 75 en adelante cubiertos por el

presupuesto de la subvencin.

Seguimiento del inventarioEs necesario establecer un sistema de inventario para dar seguimiento atodo el material y los bienes adquiridos, fabricados o distribuidos a travs dela subvencin. El inventario debe indicar la persona o entidad propietaria dedichos bienes. Ten en cuenta que los clubes rotarios no pueden ser propietariosde los bienes, por lo tanto, su propiedad debe ser transferida legalmente a losbeneficiarios. Se recomienda, asimismo, establecer un registro para asentar laubicacin o el destino dado a los bienes de la subvencin, ya que de esta maneratanto los patrocinadores como la comunidad tendrn a mano esa informacin


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incluso despus de implementado el proyecto. Un ejemplo son los pozosentubados, los cuales son susceptibles a cambios geolgicos que implican unmayor riesgo de contaminacin por arsnico, por este motivo, las autoridadesgubernamentales deben conocer su ubicacin para proceder a su inspeccinperidica.

Si fuera posible, para garantizar la sostenibilidad del proyecto, debersadquirir los equipos y otros bienes en el mercado local y tras consultar con lacomunidad beneficiaria . Asegrate de que sus integrantes puedan encargarsede su funcionamiento, darles mantenimiento y realizar las reparacionesnecesarias incluso despus de que finalice el proyecto.

REVISIONES, VISITAS Y AUDITORASAdems de aportar asesoramiento tcnico a los rotarios, el Equipo de AsesoresTcnicosde la Fundacin (tambin denominado Cadre) evala los proyectos

de Subvenciones Globales para el Consejo de Fiduciarios de La FundacinRotaria. Este equipo podr llevar a cabo los siguientes tipos de evaluaciones:

Evaluaciones tcnicas Evaluacin de la viabilidad tcnica de unproyecto basndose solo en la solicitud y que se realiza nicamente duranteel perodo de revisin de la solicitud; no incluye una visita al lugar delproyecto ni comunicacin con sus patrocinadores

Visitas a los proyectos Evaluacin in situ de la viabilidad tcnica deun proyecto propuesto (visita por adelantado), de la implementacin deun proyecto en curso (supervisin interina) o del impacto de un proyectofinalizado (supervisin posterior a la conclusin del proyecto)

Auditoras Evaluacin de la administracin financiera y la custodiade los fondos de la subvencin. Un integrante del Cadre visita la sede delproyecto y se rene con los patrocinadores y representantes de la comunidadbeneficiada. La Fundacin realiza auditoras en forma aleatoria cada aopara garantizar que los fondos se utilicen conforme a los trminos acordados.

Proceso de revisin conforme al tamao de la subvencin

Evaluacintcnica

Visita interinaal lugar delproyecto

Visita poradelantadoal lugar delproyecto

Aprobacin porlos Fiduciarios

US$ 15.000-US$ 50.000

(dependiendo de lacomplejidad tcnica)

US$ 50.001-US$ 100.000

US$ 100.001-US$ 200.000
https://www.rotary.org/myrotary/es/cadre-technical-advisershttps://www.rotary.org/myrotary/es/cadre-technical-advisershttps://www.rotary.org/myrotary/es/cadre-technical-advisershttps://www.rotary.org/myrotary/es/cadre-technical-advisers


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Las subvenciones utilizadas exclusivamente para financiar las actividades deun equipo de capacitacin profesional o una beca no tienen que cumplirestos requisitos. Para ms informacin sobre la evaluacin de proyectospor parte del equipo de asesores tcnicos, consulta las Condiciones para elotorgamiento de Subvenciones Distritales y Subvenciones Globales deLa Fundacin Rotaria.

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTASigue el plan del proyecto y el plan de administracin financiera, y mantn unacomunicacin frecuente tanto con tus colaboradores como con la comunidad paraevitar obstculos o superarlos rpidamente. Mantn la debida transparencia aldesembolsar los fondos de la subvencin registrando todos los gastos, manteniendoal da el inventario, conservando toda la documentacin y presentando los informes

correspondientes.
https://www.rotary.org/myrotary/es/document/terms-and-conditions-rotary-foundation-district-grants-and-global-grants-grants-awardedhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/terms-and-conditions-rotary-foundation-district-grants-and-global-grants-grants-awardedhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/terms-and-conditions-rotary-foundation-district-grants-and-global-grants-grants-awardedhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/terms-and-conditions-rotary-foundation-district-grants-and-global-grants-grants-awardedhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/terms-and-conditions-rotary-foundation-district-grants-and-global-grants-grants-awardedhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/terms-and-conditions-rotary-foundation-district-grants-and-global-grants-grants-awarded


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INFORMESSOBRE ELAVANCE Y LOSRESULTADOSDEL PROYECTOA Rotary le interesa conocer el desempeo de los proyectos para medir y divulgar suimpacto positivo en el mundo. Nuestra credibilidad como organizacin de serviciodepender de una apropiada custodia de fondos y una administracin eficaz de los

proyectos. La presentacin de los informes de las subvenciones facilitar la rendicinde cuentas ante Rotary, pero tambin ante la comunidad que se ver afectada por losresultados del proyecto.


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36GUA SOBRE SUBVEN CION ES GLOBALES 6: IN FORMES SOBRE EL AVANCE Y LOS RESULTADOS DEL PROYECTO

REQUISITOS SOBRE PRESENTACIN DEINFORMESLos patrocinadores locales e internacionales son responsables de presentar los

debidos informes sobre el uso de los fondos de las subvenciones. Los informesse presentan en lnea a travs de la herramienta para solicitar subvenciones.Los informes incluyen preguntas sobre el avance hacia los objetivos, laparticipacin de los rotarios en el proyecto, los gastos, la administracinfinanciera, etc.

CalendarioLos patrocinadores deben presentar un informe 12 meses despus de recibir elprimer pago de la subvencin y cada 12 meses en adelante mientras est activoel proyecto. Los informes finales debern remitirse dentro de los dos meses deconcluido el proyecto. Para ms informacin sobre cmo presentar y qu datos

incluir en un informe, consulta la gua de los informes sobre SubvencionesGlobales.

Los plazos para la presentacin de informes figuran en el sistema en lnea.Dos meses antes de la conclusin del plazo de presentacin de un informede la subvencin, el patrocinador principal recibir un recordatorio porcorreo electrnico. Si el plazo est vencido, Rotary se pondr en contacto conlos patrocinadores para indicarles que deben presentar el informe o, de locontrario, el club podra ser dado de baja.

La Fundacin enva copia de estas comunicaciones a los lderes de zona,distrito y club, para mantenerlos al tanto de la situacin y para que brinden

asistencia a los clubes de modo que estos cumplan todos los requisitos depresentacin de informes. Los patrocinadores que tengan informes vencidos norecibirn nuevas subvenciones hasta que regularicen su situacin.

En el caso de las subvenciones que financian a becarios o equipos decapacitacin profesional, los patrocinadores son responsables del uso de losfondos que hagan los becarios y los miembros de estos equipos, as como depresentar un informe a la Fundacin. Informa a los becarios y a los miembrosde los equipos sobre sus responsabilidades y establece una comunicacinfrecuente con ellos para garantizar que los fondos se empleen conforme al planaprobado. Para ms informacin, consulta la publicacin Suplemento becasde Subvenciones Globales.

Asegrate de

que los becarios e integrantes delos equipos decapacitacinprofesional tomenel curso de orientacindisponible en elCentrode Formacinantesde su partida.
https://www.rotary.org/myrotary/es/secure/13166https://www.rotary.org/myrotary/es/document/reporting-global-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/reporting-global-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttp://learn.rotary.org/http://learn.rotary.org/http://learn.rotary.org/http://learn.rotary.org/https://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/global-grant-scholarship-supplementhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/reporting-global-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/reporting-global-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/secure/13166


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37GUA SOBRE SUBVEN CION ES GLOBALES 6: IN FORMES SOBRE EL AVANCE Y LOS RESULTADOS DEL PROYECTO

Informe finalEl informe final solicita informacin sobre todos los aspectos del proyecto y susresultados.

Requisitos de los informes sobreproyectos humanitarios

Informe adicionaldel becario

Propsito del proyecto

Metas del proyecto

Evaluacin de las metas y cmo stas serelacionan con las reas de inters

Resultados del plan de monitoreo yevaluacin y personas a cargo de esteplan

Descripcin de la participacin de lospatrocinadores en la subvencin

Nmero de beneficiarios del proyecto ybeneficios obtenidos

Desglose de los fondos utilizados,incluidos los pagos a proveedores

Papel desempeado por lasorganizaciones colaboradoras, sicorresponde

Estado de cuenta bancario en el quese indique el cierre de la cuenta (detratarse de una cuenta para un proyecto

especfico) o que todos los fondos eintereses fueron desembolsados

Lista de cursos, investigaciones yactividades de servicio

Descripcin del impacto de los estudiosen sus metas profesionales

Descripcin de las interacciones con lacomunidad y los rotarios locales

Informe adicional del lderdel equipo de capacitacinprofesional

Mtodo, cronograma, beneficiariosy resultados de la capacitacinprofesional

Informe que determine si lacapacitacin profesional cumpli tusexpectativas y las de los beneficiarios

Descripcin del papel especficoque desempeaste en el equipo

de capacitacin profesional y lasactividades realizadas

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTALos informes garantizan una apropiada custodia de fondos, pero tambin sirvenpara mostrar a los dems el cambio positivo que marcamos en las comunidades. Losinformes parciales sobre la marcha del proyecto deben presentarse cada 12 meses

mientras que el informe final debe remitirse dentro de los dos meses de concluidoel proyecto. Los informes deben remitirse mediante la herramienta para solicitarsubvenciones e incluir informacin detallada sobre las actividades, el progreso, loslogros y los resultados del proyecto.


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7APOYO

ADICIONALLa verdadera fortaleza de Rotary se basa en las relaciones y los conocimientoscompartidos. Los lderes de zona y distrito, los especialistas rotarios y dems partesinteresadas pueden ofrecerte ideas y apoyo adicional.


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39GUA SOBRE SUBVENCIONES GLOBALES 7: APOYO ADICIONAL

Si necesitas ayuda con tu solicitud de la subvencin, proyecto o actividad,consulta los siguientes recursos:

Comit distrital de La Fundacin Rotaria Los integrantes de estecomit pueden aportar recomendaciones y sugerencias durante el curso de la

subvencin. Coordinadores Regionales de La Fundacin Rotaria Los

coordinadores regionales de La Fundacin Rotaria monitorean laimplementacin de los proyectos y pueden brindarte su perspectiva yrecomendaciones para el xito del proyecto.

Funcionarios regionales de subvenciones Los funcionarios regionalesde subvenciones en la sede de Rotary revisan y administran las solicitudesde subvenciones.

Administradores de reas de inters Estos funcionarios de la sedede Rotary pueden brindarte recomendaciones sobre el uso de los fondos y eldiseo del proyecto.

Equipo de asesores tcnicos Estos funcionarios cuentan conconocimientos especializados en las seis reas de inters de Rotary yevalan la viabilidad tcnica de los proyectos, adems de revisar los aspectosfinancieros y la administracin de los proyectos.

Centro de apoyo de Rotary Estos integrantes del personal de Rotaryrespondern a tus preguntas en [email protected] . Si residesen Estados Unidos o Canad, tambin puedes llamar al nmero telefnicogratuito +1-866-976-8279. Si vives en otros pases, comuncate con la oficinaregionalde tu zona.

Foro sobre subvenciones Comparte ideas, haz preguntas y recibe

recomendaciones de otros rotarios. Rotary Ideas Encuentra colaboradores para las subvenciones o publica

las necesidades de tus proyectos.

Rotary Showcase Comparte tus xitos o busca ideas para tus proyectos.
https://www.rotary.org/myrotary/es/learning-reference/about-rotary/coordinators-advisershttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/6871https://www.rotary.org/myrotary/es/document/6871https://www.rotary.org/myrotary/es/cadre-technical-advisersmailto:[email protected]://www.rotary.org/myrotary/es/international-offices-0https://www.rotary.org/myrotary/es/international-offices-0https://www.rotary.org/myrotary/en/exchange-ideas/groups/rotary-grantshttp://ideas.rotary.org/http://www.rotary.org/showcasehttp://www.rotary.org/showcasehttp://ideas.rotary.org/https://www.rotary.org/myrotary/en/exchange-ideas/groups/rotary-grantshttps://www.rotary.org/myrotary/es/international-offices-0https://www.rotary.org/myrotary/es/international-offices-0mailto:[email protected]://www.rotary.org/myrotary/es/cadre-technical-advisershttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/6871https://www.rotary.org/myrotary/es/learning-reference/about-rotary/coordinators-advisers


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