100749 nguyen hoang phuong cac

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP

NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH TM - DV Nhân Hòa Phát

Thời gian thực tập: Từ ngày 07/01/2013 đến ngày 09/03/2013

Ngƣời hƣớng dẫn: Lai Thục Hà

Giảng viên hƣớng dẫn: Trần Trí Dũng

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Phượng Các

Mã số sinh viên: 100749

Lớp: TV101

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP

NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH TM - DV Nhân Hòa Phát

Thời gian thực tập: Từ ngày 07/01/2013 đến ngày 09/03/2013

Ngƣời hƣớng dẫn: Lai Thục Hà

Giảng viên hƣớng dẫn: Trần Trí Dũng

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Phượng Các

Mã số sinh viên: 100749

Lớp: TV101

Ngày nộp báo cáo: 07/03/2013

Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức

i

TRÍCH YẾU

Để phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay, sinh viên ra trường

phải am hiểu cách làm việc ở công ty cũng như cách cư xử với đồng nghiệp, cách

mà công ty vận hành, cách giao tiếp với khách hàng và những kinh nghiệm thực tế

mà đôi khi sách vở không thể đề cập hết được. Và để đáp ứng nhu cầu đó, đợt thực

tập nhận thức là vô cùng cần thiết đối với sinh viên. Sinh viên có thể có được những

va chạm thực tế và sau đó trở lại môi trường học tập, tự điều chỉnh bản thân sao cho

phù hợp với những yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra.

Sau khi thực hiện đợt thực tập nhận thức này, tôi mong muốn mình có thể hiểu

được môi trường làm việc thực tế ở công ty. ên cạnh đ tôi cũng cần cải thiện cách

giao tiếp và ứng xử với khách hàng và đối tác từ đó có thể gi p ản th n ngày càng

hoàn thiện h n.


ii

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin chân thành cảm n trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều

kiện thuận lợi cho tôi tham gia thực tập nhận thức tại công ty Nhân Hòa Phát. Từ đ

tôi có thêm kinh nghiệm cho bản thân, rút ra những bài học thực tế và hòa nhập vào

môi trường văn h a doanh nghiệp hiện nay. Tôi cũng gửi lời cảm n s u sắc đến

giảng viên điều phối – thầy Lê Ngọc Đức đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn tôi trong

giai đoạn chuẩn bị thực tập và trong quá trình làm đề án để đợt thực tập thực sự có ý

nghĩa và thành công nhất. Bên cạnh đ , tôi cũng muốn thông qua quyển báo cáo này

gửi lời cảm n đến thầy Trần Trí Dũng, giảng viên hướng dẫn đề án đã hướng dẫn

cho tôi thực hiện quyển đề án này một cách đầy đủ và xuyên suốt quá trình thực tập.

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm n ch n thành đến bà Lai Thục Hà – giám đốc Công

ty TNHH TM - DV Nhân Hòa Phát đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi mọi việc ở

công ty, cảm n các anh chị trong công ty đã hỗ trợ tôi để tôi có thể hoàn thành đợt

thực tập một cách thành công nhất.

Xin chân thành cảm n.


iii

NHẬP ĐỀ

Trong thời gian ảy tuần thực tập tại công ty Nh n H a Phát, tôi đã học được

cách sử dụng các thiết bị trong văn ph ng như cách gửi fax, scan, in và photocopy

tài liệu. H n nữa, tôi cũng đã c c hội để t m hiểu thêm về các loại giấy, cách xử lí

giấy cũng như g i lại chuẩn ị giao cho khách hàng.

Được va chạm với những sự cố và thấy được cách giải quyết của các anh chị

trong công ty đã phần nào làm cho tôi mở mang thêm nhiều kinh nghiệm mới. Tôi

tin chắc r ng những kinh nghiệm qu áu này s là hành trang cho tôi trong tư ng

lai.

uối c ng, mục tiêu mà tôi c được vượt ngoài những mục tiêu của ản thân

đề ra trước khi thực tập. Tuy nhiên v lần đầu tiên thực hiện việc thực t p nên ản

th n tôi vẫn c n rất nhiều thiếu s t trong quá tr nh thực tập cũng như cách tr nh ày

ài áo cáo này. ính mong qu thầy cô hướng dẫn, chỉ ra và giúp tôi sửa chữa

những sai s t này để tôi có thể hoàn thành những cuốn báo cáo sau một cách hoàn

thiện h n.


iv

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU ................................................................................................................ i

LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................. ii

NHẬP ĐỀ .................................................................................................................. iii

MỤC LỤC ................................................................................................................. iv

DANH MỤC HÌNH ẢNH ......................................................................................... vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................... vii

1. Giới thiệu chung về n i thực tập ............................................................................ 1

1.1 Tổng quan về công ty ..................................................................................... 1

1.2 Thời gian thành lập ........................................................................................ 2

1.3 Lĩnh vực kinh doanh: ..................................................................................... 4

1.4 cấu tổ chức ............................................................................................... 8

1.5 Định hướng phát triển trong tư ng lai ........................................................... 9

2 Công việc .......................................................................................................... 10

2.1 Công việc của các anh chị trong công ty ..................................................... 10

2.2 Công việc thực tập ....................................................................................... 12

2.2.1 Mục tiêu................................................................................................. 12

2.2.1.1 Mục tiêu đã đề ra ............................................................................ 12

2.2.1.2 Mục tiêu đạt được ........................................................................... 13

2.2.2 Mô tả công việc ..................................................................................... 14

2.2.2.1 ách thực hiện công việc fax công văn, giấy tờ cho đối tác ho c

khách hàng: .................................................................................................... 14

2.2.2.2 ông việc in tài liệu và photocopy tài liệu: .................................... 15

2.2.2.3 Cắt mẫu giấy để đo định lượng ...................................................... 17

2.2.2.4 iao tiếp với khách hàng ho c đối tác qua điện thoại.................... 19

2.2.2.5 Công việc chuyên môn về giấy ...................................................... 21

2.2.2.6 Kinh nghiệm từ việc soạn thảo giấy tờ, công văn .......................... 27


v

2.2.2.7 Kinh nghiệm trong việc nhận và giao hàng .................................... 28

2.2.2.8 Kiểm kho ........................................................................................ 30

3 Thuận lợi và kh khăn khi h a nhập vào môi trường làm việc của công ty .... 31

3.1 Thuận lợi ...................................................................................................... 31

3.2 h khăn ...................................................................................................... 31

3.3 Nhận xét bản thân sau khi thực tập .............................................................. 32

KẾT LUẬN .............................................................................................................. 34

PHỤ LỤC ................................................................................................................. 35

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP ............................................................. 39

NHẬN XÉT CỦA GIẢN VIÊN HƯỚNG DẪN .................................................. 40

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÁO CÁO ............................................ 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 42


vi

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Tổng quan công ty Nhân Hòa Phát ................................................................. 1

Hình 2: Xe tải vào kho để giao hàng ........................................................................... 2

Hình 3: Logo công ty Nhân Hòa Phát ......................................................................... 3

Hình 4: Công ty giày Thái Bình – một trong những khách hàng chính của CT Nhân

Hòa Phát ...................................................................................................................... 5

Hình 5 : Giấy nhét n u sau khi đã được giũ ụi .......................................................... 6

Hình 6: Giấy nhét trắng ............................................................................................... 7

Hình 7: Giấy bìa vàng .................................................................................................. 7

Hình 8: Giấy a trắng hai m t nhập khẩu (Bristol) .................................................... 8

H nh 9: cấu tổ chức trong công ty ......................................................................... 8

Hình 10: Lợi nhuận từ năm 2009 đến năm 2011 của công ty Nhân Hòa Phát ............ 9

Hình 11: Máy fax, scan, copy và in tài liệu ............................................................... 15

H nh 12: N i để tài liệu cần photo vào ...................................................................... 16

Hình 13: phần mềm d ng để scan ............................................................................. 17

H nh 14: n điện tử d ng để c n định lượng giấy................................................... 19

Hình 15: Nh n viên kho đang giũ giấy nhét nâu ....................................................... 22

Hình 16: Cây giấy nhét nâu ....................................................................................... 23

H nh 17: Nh n viên đang cắt giấy dầu hai lớp .......................................................... 24

Hình 18: Cột giấy sau khi cắt .................................................................................... 25

H nh 19: ách đếm giấy Duplex ............................................................................... 26

Hình 20: Canh chỉnh giấy Duplex sau đ g i lại ...................................................... 27

Hình 21: Chất hàng lên xe để đi giao ........................................................................ 29


vii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CT Công ty

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TM - DV Thư ng mại – Dịch vụ

DNTN Doanh nghiệp tư nh n


1

1. Giới thiệu chung về nơi thực tập

1.1 Tổng quan về công ty

Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thư ng mại - Dịch vụ Nhân Hòa

Phát.

Địa chỉ công ty: 45/19C quốc lộ 13, khu phố 3, phường Hiệp Bình Chánh,

Quận Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.

Số điện thoại liên lạc: 08 35033865.

Số fax: 08 37271194.

Hình 1 Tổng quan công ty Nhân Hòa Phát

Diện tích m t ng hiện nay mà công ty đ t trụ sở là 204 m2 được công ty thuê

từ năm 2011. Do công ty n m trên một trong những tuyến đường chính dẫn vào


2

thành phố nên việc giao và nhận hàng trở nên thuận lợi h n. M t ng của công ty

rộng c thể cho phép xe tải từ 3.5 tấn trở xuống vào để thuận lợi h n cho việc lên và

xuống hàng trên xe.

Hình 2: Xe tải vào kho để giao hàng

ên cạnh thuận tiện về m t giao thông th địa điểm này cũng c một số ất

lợi như các xe lớn thường xuyên qua lại nên kh i ụi dày đ c h n ở những n i khác.

H n nữa, mỗi khi xe c tải trọng lớn di chuyển qua lại th tiếng ồn từ động c và sự

rung động của nền nhà làm cho tôi cảm thấy ất an v chưa quen với môi trường tại

đ y.

1.2 Thời gian thành lập

Công ty thành lập vào năm 2008 với sự góp vốn của hai thành viên.

Vốn điều lệ của công ty: 1 tỷ đồng

Ngày thành lập: 25/08/2008

Giấy phép thành lập công ty: 0305934692


3

Mã số thuế: 0305934692

PH

N

Hình 3: Logo công ty Nhân Hòa Phát

Hiện nay, với phần vốn góp chiếm 70% số vốn điều lệ của công ty nên bà Lai

Thục Hà hiện đang là giám đốc cũng như người điều hành chính của công ty. Tôi

nhận thấy có rất nhiều điều tôi cần phải học hỏi ở à như cách mà à điều hành công

ty, cách quản l nh n viên và các kĩ thuật chuyên môn về giấy. Nhưng điều mà tôi

cảm thấy phục nhất ở à là cách mà à đếm số lượng giấy cả giấy khổ lớn (giấy

Duplex) cũng như giấy khổ nhỏ (giấy nhét nâu, giấy nhét trắng, giấy bóng mờ,…).

ách mà à đếm giấy không phải là đếm từng tờ mà là đếm mỗi lần năm tờ (gọi là

một tay giấy). Ví dụ như cách đếm giấy Duplex như sau:

Nắm ch t một góc giấy nâng lên rồi bẻ cụp xuống làm cho giấy t i ra.

Sau đ tay c n lại tách mỗi lần năm tờ giấy.

Đếm theo tay giấy chứ không đếm số tờ, sau đ nh n lên.

Việc này tránh sai s t trong quá tr nh đếm rất nhiều, v thông thường mỗi xấp

giấy là một trăm tờ, mỗi lần giao hàng là mấy chục xấp giấy. Đếm theo cách này thì

khó có thể nhầm lẫn là thiếu ho c dư một hai tờ. Nếu như không c kinh nghiệm

trong việc đếm giấy thì rất dễ nhầm lẫn là thiếu ho c dư một hai tấm giấy.


4

1.3 Lĩnh vực kinh doanh:

Công ty TNHH TM - DV Nhân Hòa Phát là công ty chuyên cung cấp giấy các

loại, phục vụ cho ngành công nghiệp giày dép, quần áo, giấy lịch…

iấy d ng cho các ngành công nghiệp giày dép thường là giấy nhét vào ên

trong giày để giữ dáng giày không ị méo ho c ị iến dạng trong quá tr nh vận

chuyển. iấy Duplex thường d ng để làm hộp ho c miếng độn trong giày. ên cạnh

đ th giấy dầu (giấy bóng mờ) d ng để ép logo trên các sản phẩm giày dép, t i

xách, quần áo,… để tránh làm trầy xước các logo trên sản phẩm.

Dưới đ y là danh sách nhà cung cấp giấy cho Nh n H a Phát:

DNTN sản xuất giấy iến Thành Ấp mới 2, Xã M Hạnh Nam,

Huyện Đức H a, Long n).

CT Hiệp Phong.

CT Hải Tín.

CT Trường S n

T giấy Hoa Nghị.

T giấy Hoa Đăng 130/8 Lê Đ nh ẩn, P.T n Tạo, Q. nh T n,

Tp.HCM)

T giấy Thịnh Phát 353 Thoại Ngọc Hầu, P.H a Thọ, Q.T n Ph ,

Tp.HCM)

CT giấy An Ninh (174 Võ Thị Sáu, phường 7, quận3, Tp. Hồ Chí

Minh)

CT TNHH Hà Linh (số 185 ấp T n Lư ng, xã Thạnh Phước, Huyện

T n Uyên, nh Dư ng)

CT TNHH Hùng Phát ( Ấp 1A, xã An Phú, Thuận n, nh Dư ng)

CT Lâm Tiến Thành ( Ấp An Bình, xã An Tịnh, Huyện Trảng Bàng,

Tây Ninh)


5

ác đối tác, khách hàng của công ty Nhân Hòa Phát:

Công ty giày Thái Bình (Thai Binh Group)

Công ty TNHH nh Tiên Đồng Nai (Dona Bitis)

Công ty O’leer.

CT TNHH Cao Su Màu.

CT TNHH TAIYANG.

ông ty T n im Hưng 222 Hải Thượng Lãn ng, P.14, Q.5,

Tp.HCM).

ông ty TNHH Việt Hưng n 90 tổ 25 , P.2, P.Trảng Dài, Tp. iên

H a, tỉnh Đồng Nai)

ông ty TNHH giấy T n Sanh 254 Hải Thượng Lãn ng, P.14, Q.5,

Tp.HCM).

ông ty TNHH Hưng Hưng 233 Hải Thượng Lãn ng, P.13, Q.5,

Tp.HCM).

Hình 4: Công ty giày Thái Bình – một trong những khách hàng chính của CT Nhân Hòa Phát


6

Các sản phẩm hiện có của doanh nghiệp là giấy Duplex (hai m t, một m t),

giấy nhét (nâu, trắng), giấy dầu (hai lớp, một lớp), giấy ristol, giấy g i, giấy da

… nhưng được chia thành nhiều định lượng và khổ giấy khác nhau. Tùy theo yêu

cầu của từng khách hàng, công ty s cắt theo khổ và định lượng mà khách hàng yêu

cầu. Công ty kinh doanh cả giấy nhập khẩu từ nước ngoài và giấy nội địa.

Dưới đ y là các loại sản phẩm của công ty:

Hình 5 : Giấy nhét n u sau khi đã được giũ ụi


7

Hình 6: Giấy nhét trắng

Hình 7: Giấy bìa vàng


8

Hình 8: Giấy bìa trắng hai m t nhập khẩu (Bristol)

1.4 Cơ cấu tổ chức

Hình 9: cấu tổ chức trong công ty

(Nguồn: CT Nhân Hòa Phát)

Vì công ty Nhân Hòa Phát là công ty với quy mô nhỏ, nên s đồ c cấu tổ chức

của công ty cũng khá đ n giản. Công ty Nhân Hòa Phát hoạt động với một giám đốc,

một kế toán trưởng, một kế toán và hai nhân viên phụ trách nhà kho.


9

iám đốc, kế toán trưởng và kế toán làm việc trong văn ph ng với diện tích

1.8*10 m2. Tuy diện tích văn ph ng nhỏ nhưng l c nào cũng gọn gàng và ngăn nắp.

hông gian h p được ố trí ộ ghế salon nhỏ gọn c thể gi p cho khách hàng tới

công ty c chỗ để ngồi àn ạc, vừa lịch sự vừa làm cho khách hàng cảm thấy thoải

mái h n.

1.5 Định hƣớng phát triển trong tƣơng lai

Với mức tăng trưởng lợi nhuận tuy không cao nhưng ổn định từ khi thành lập

đến nay là một sự nỗ lực và cố gắng hết mình của giám đốc công ty Nhân Hòa Phát

nói riêng và các anh chị nhân viên trong công ty nói chung.

Hình 10: Lợi nhuận từ năm 2009 đến năm 2011 của công ty Nhân Hòa Phát

0

10000000

20000000

30000000

40000000

50000000

60000000

70000000

Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011

Lợi nhuận

Nguồn: áo cáo tài chính của công ty Nhân Hòa Phát)

Duy tr một mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác là mối quan t m hàng

đầu đối với công ty. ên cạnh đ , công ty đang ch trọng đến việc giới thiệu, án

hàng ra nước ngoài. Để thực hiện các việc trên th ưu tiên hàng đầu của công ty là

bảo đảm chất lượng của sản phẩm, duy trì mức giá ổn định cũng như đ ng số lượng

khi giao hàng để đảm ảo uy tín của công ty. Ví dụ như trong năm 2012 vừa rồi, thị

trường giấy g p nhiều kh khăn do giá cả nguyên liệu đầu vào tăng cao, c ng với đ

là sự tăng chi phí của các nhiên liệu như xăng, dầu, điện, nước,… nhưng công ty

Nh n H a Phát không tăng giá án hàng mà vẫn duy tr mức giá như cũ. Đ y là một


10

trong những tiêu chí mà công ty Nh n H a Phát s cố gắng thực hiện để giảm tối đa

chi phí phát sinh cho khách hàng và đối tác. Từ đ th c đẩy mối quan hệ hợp tác bền

vững h n.

Cuối c ng nhưng cũng không kém phần quan trọng trong việc góp phần vào

việc đưa công ty ngày càng phát triển đ là tập trung vào nguồn nhân lực. Với tiêu

chí không nhất thiết phải c đội ngũ nhân công nhiều, số lượng lớn mà chỉ cần nhân

công có tay nghề, có nhiệt huyết và tận tâm trong công việc. hính v lí do đ , nếu

như nh n viên c việc bận hay là gia đ nh c việc đột xuất thì có thể xin phép để về

sớm ho c nghỉ bữa làm đ . Tuy nhiên, công việc được giao phải hoàn thành đ ng

thời hạn. H n nữa, để cho nhân viên của mình có thể tập trung vào công việc cũng

như ảo vệ sức khỏe. H ng ngày, giám đốc đều nấu c m trưa cho nh n viên để bảo

vệ mối quan hệ tốt đ p giữa cấp trên và cấp dưới. H n nữa, đ y c n là điều kiện để

mọi người cùng ngồi nói chuyện với nhau, hiểu được tích cách và sở thích của nhau

từ đ c thể cùng nhau hợp tác làm việc một cách hiệu quả nhất.

2 Công việc

2.1 Công việc của các anh chị trong công ty

iám đốc:

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ làm ăn ền

vững với các đối tác và khách hàng cũ.

Đưa ra quyết định và kí tên khi nhập hàng và xuất hàng.

Kiểm tra công việc của nhân viên trong công ty xem có diễn ra đ ng

như yêu cầu không, chỉnh sửa sai sót (nếu có) về giấy tờ, công văn.

Hoạch định chiến lược cho công ty.


11

Quản lý về m t tài chính trong công ty.

Quản l về m t nh n sự của công ty.

Kế toán trưởng:

Kiểm tra sổ sách kế toán.

Quản lí tài sản của công ty.

Lập báo cáo tài chính.

Chỉ đạo kế toán làm đ ng theo như pháp luật về các quy định hiện hành

về thuế.

Quản lí công nợ.

Ghi nhận các thông tin để đối chiếu và kiểm tra sổ sách kế toán.

Phân tích các số liệu kế toán đã thu thập được để báo cáo với giám đốc

tình hình hoạt động của công ty.

Hoạch định dựa trên những số liệu kế toán để đưa ra chiến lược phát

triển tài chính ngắn hạn cho công ty.

Kế toán:

Thực hiện quản lí các tài sản nợ và có.

Tính toán tiền lư ng, bảo hiểm cho nhân viên trong công ty.

Soạn thảo các công văn giấy tờ.

Liên hệ công tác với ngân hàng và ưu điện.

Ghi nhận các chi phí xuất hàng và nhập hàng.


12

Lập chứng từ kế toán.

Kiểm kê tài sản và tính giá các đối tượng kế toán.

Ghi sổ kép.

Làm thêm những việc mà giám đốc giao.

Nhân viên kho:

Thực hiện công việc giũ giấy, vô bao và chất lên pallet.

Cắt giấy theo yêu cầu đ n hàng.

Gói giấy.

Giải quyết các hư hỏng trong nhà kho ví dụ như nhà kho ị thấm nước.

Lau chùi và bảo trì máy cắt giấy

Dọn d p nhà kho cho gọn gàng, sạch s và ngăn nắp.

Thực hiện các công việc mà giám đốc giao.

2.2 Công việc thực tập

2.2.1 Mục tiêu

2.2.1.1 Mục tiêu đã đề ra

Trước khi hoàn thành đợt thực tập này, tôi đã đ t ra cho m nh những mục tiêu

cần phải đạt được trong k thực tập nhận thức như sau:

hả năng giao tiếp tốt để h a nhập với môi trường làm việc tại doanh nghiệp.

iết cách sử dụng các loại máy trong văn ph ng như máy in, máy photocopy,

máy fax.


13

iết cách mà người lãnh đạo quản l công ty cũng như cách giao tiếp với

khách hàng ho c đối tác.

hắc phục điểm yếu của ản th n là ngại giao tiếp với người lạ.

Nắm được cách thức xử lý vấn đề khi g p sự cố (trả hàng lại, các sự cố ngoài

ý muốn).

2.2.1.2 Mục tiêu đạt đƣợc

Sau khi hoàn thành đợt thực tập này, tôi cảm thấy bản th n đã học được rất

nhiều điều mà chỉ trong thực tế, do va chạm và tiếp xúc hàng ngày nên tôi mới rút

kinh nghiệm được. Song, tôi cũng cần phải rèn luyện thêm nữa trong thời gian quay

trở lại trường học để sau khi tốt nghiệp, tôi c được những tiêu chí phù hợp với đề

xuất của nhà tuyển dụng và c được một công việc làm phù hợp với ngành nghề mà

bản thân yêu thích. Dưới đ y là các mục tiêu mà tôi đã đạt được ở công ty Nhân Hòa

Phát sau quá trình thực tập.

ải thiện kĩ năng giao tiếp với các anh chị nh n viên trong công ty.

iết cách in, photocopy và gởi fax và scan tài liệu.

ách đo định lượng giấy.

iết được các công việc liên quan đến giấy như cách giũ giấy, đếm giấy và

g i giấy.

Học được cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại.

iết cách soạn thảo công văn.

Xử lí các tình huống sự cố ngoài ý muốn (bị trả hàng lại, nhà kho bị thấm

nước, lỗi s suất khi nhận hàng).

Kiểm kho.

ên cạnh đ th việc kiểm hàng khi giao và nhận cũng hết sức quan trọng.


14

2.2.2 Mô tả công việc

Thời gian làm việc tại công ty từ thứ hai đến thứ sáu buổi sáng là từ 8.00 đến

12.00, buổi chiều là từ 14.00 đến 17.00. Đối với ngày thứ bảy chỉ làm việc buổi sáng.

Thông thường trong các công ty ho c tập đoàn lớn th người ta c các loại máy

photocopy, máy in, máy scan và máy fax khác nhau nhưng công ty Nh n H a Phát

c quy mô nhỏ nên các chức năng đ được gộp vào chung một loại máy. Tôi cũng

được học cách in, photocopy, scan và gởi fax để c thể hỗ trợ công việc trong văn

ph ng một cách hiệu quả nhất. H n nữa, sử dụng chư ng tr nh Microsoft Word để

soạn thảo các công văn cho khách hàng và đối tác đã phần nào tạo cho tôi thêm tự

tin về việc giao tiếp với khách hàng qua giấy tờ và công văn.

Bên cạnh các công việc trong văn ph ng, tôi cũng c c hội xem và tập làm

những công việc chuyên về giấy như giũ giấy, chất giấy lên cây giấy, gói giấy và cắt

giấy.

2.2.2.1 C ch thực hiện c ng việc a c ng v n giấ tờ cho đối t c

ho c h ch h ng

Đối với việc gửi fax

Trước hết kiểm tra xem chế độ máy đang ở t nh trạng nào. Nếu như ở các chế

độ khác th ta ấm n t fax để máy chuyển sang chế độ gửi fax.

Để giấy tờ ho c công văn cần gửi vào khe để giấy của máy. Lưu là để m t

giấy c thông tin cần gửi lên trên.

ấm địa chỉ fax cần gửi tới.

Sau đ kiểm tra lại xem địa chỉ cần gửi tới đã đ ng chưa rồi ấm n t Start.

Đối với việc nhận fax:

Khi chuông của máy fax reo, máy s tự động in tài liệu mà đối tác ho c khách

hàng gửi tới. Sau đ máy đưa giấy ra và ta s nhận được tài liệu tại khe để giấy vào.


15

Hình 11: Máy fax, scan, copy và in tài liệu

Sự cố khi gửi fax:

Do lần đầu tiên sử dụng máy fax nên tôi đã g p sự cố đ là ấm nhầm địa chỉ.

Thay v gửi fax cho khách hàng th tôi lại ấm số fax của công ty. Máy fax áo sự cố

là máy ận, máy gửi hoài mà thông tin vẫn không đi được. Đến cuối ngày kiểm tra

lại th thấy r ng m nh đã gửi nhầm địa chỉ. Sau đ tôi đã gửi lại và hoàn thành công

việc gửi fax.

inh nghiệm và nhận xét về công việc gửi và nhận fax:

Theo quan điểm của cá nh n tôi, tôi thấy r ng máy fax đ ng vai tr rất quan

trọng trong công việc hỗ trợ kinh doanh. Thường các giấy tờ cần fax đ là các hợp

đồng mua án kinh tế để đ t hàng và giao hàng cũng như yêu cầu thanh toán nợ c

con dấu và chữ kí của cả hai ên. Để tránh sự cố trong gửi fax, tôi cần phải hỏi r

gửi giấy tờ đến địa chỉ nào và kiểm tra xem m nh c để đ ng m t thông tin của giấy

lên trên hay chưa. Sau đ cần kiểm tra lại địa chỉ trước khi bấm nút gửi đi.

2.2.2.2 C ng việc in t i liệu v photocop t i liệu

Đối với việc in tài liệu

N i giấy fax

được đưa ra


16

ông việc in c vẻ dễ dàng h n việc gửi fax, v máy in c kết nối với máy vi

tính nên dễ dàng cho việc điều chỉnh h n.

Dưới đ y là cách in tài liệu:

iểm tra giấy trong máy in xem c đủ không.

họn chế độ Print Review để kiểm tra lại tài liệu trên máy vi tính xem c c n

sai s t g không trước khi in ra để tránh việc in lại.

họn chế độ Print, máy s tự động hiện ra cửa sổ Print.

họn số trang cần in trong phần Pages. Sau đ chọn chế độ photocopy ra nếu

cần nhiều ản.

Sau đ ấm n t Print.

Đối với photocopy, sau đ y là các ước thực hiện:

iểm tra giấy trong máy để tránh t nh trạng hết giấy.

iểm tra xem máy đang ở t nh trạng nào, nếu ở chế độ khác th ấm n t opy

cho máy chuyển sang chế độ photocopy.

Để giấy cần photo vào máy, để m t cần photo xuống dưới, không để giấy sát

mép quá để tránh việc mất thông tin. Sau đ ấm chọn số tờ rồi ấm Start.

Hình 12: N i để tài liệu cần photo vào


17

ác ước để scan giấy tờ:

Trước hết, chọn logo máy scan trên màn h nh. Phần mềm scan liên kết với

máy in được kích hoạt.

Hình 13: phần mềm d ng để scan

họn thể loại scan h nh ảnh, e-mail hay là file tài liệu)

Sau đ máy s tự động scan thông tin và lưu vào máy.

inh nghiệm từ việc in, photocopy và scan tài liệu:

L c đầu khi tiếp x c với máy, tôi c phần h i ng v nếu không điều chỉnh

ho c quên ấm số tờ th máy in s in liên tục g y lãng phí giấy. Sau thời gian thực

tập, tôi đã sử dụng thành thạo các công việc trên và c thể gi p các anh chị trong

công ty nếu như họ cần.

2.2.2.3 Cắt mẫu giấ để đo định lƣợng

Để tiếp thị sản phẩm đến những khách hàng mới cũng như giới thiệu đến các

khách hàng cũ về sản phẩm mới, giấy s được cắt lấy mẫu và đo định lượng. Trong

một vài trường hợp thì các khách hàng s chủ động liên lạc với công ty và yêu cầu

mẫu giấy, họ s đưa một miếng giấy và yêu cầu muốn đ t hàng loại giấy giống như

vậy. Chính vì vậy mà ta phải đo định lượng để có thể biết được loại giấy đ định

lượng ao nhiêu để đ t hàng từ n i khác chuyển đến.


18

Để c được một định lượng chính xác, trước hết tờ giấy mẫu phải sạch,

không bị bám bụi.

Tiếp theo, ta đo mỗi cạnh là 10cm để c được một mảnh giấy mẫu hình

vuông.

Sau đ lấy c n điện tử ra, cấm vào ở điện và bấm nút khởi động, đợi cân hiển

thị số 0 thì ta bắt đầu bỏ giấy vào, sau đ đ ng nắp nhựa của cân lại để tránh

gió thổi làm cho mẫu không chính xác.

Đợi cho cân báo hiển thị kết quả là ta đã c được định lượng của giấy. Cuối

c ng là đ ng mộc của công ty Nhân Hòa Phát lên mẫu giấy để có thể cho

khách hàng đối chiếu sản phẩm với các sản phẩm của công ty khác.

Cuối cùng là lấy mộc của công ty Nhân Hòa Phát in lên mẫu giấy để phân

biệt với mẫu giấy của các công ty khác.


19

Hình 14: n điện tử d ng để c n định lượng giấy

Kinh nghiệm cho việc cắt giấy lấy mẫu

Các góc cạnh phải được cắt một cách thật chính xác, nếu không th định lượng

của giấy s không đ ng. Nên ỏ mép giấy ra, không được cắt cả phần mép giấy nếu

không mẫu giấy s không chính xác. Cuối c ng, v là c n điện tử d ng để cân các

mẫu giấy nên phải thật cẩn thận và nh tay khi sử dụng, nếu không thì cân s bị

chênh lệch và không chính xác.

2.2.2.4 Giao ti p với h ch h ng ho c đối t c qua điện thoại

Nếu như c điện thoại gọi đến, c u đầu tiên khi chào là:

!”. Sau đ s lắng nghe khách hàng đưa ra yêu cầu, ghi

Nút khởi động

Nắp cân


20

chép lại các thông tin mà khách hàng n i về số lượng cũng như loại giấy, khổ giấy

và thời gian giao hàng.

Thời gian thực tập của tôi n m trong dịp Tết nguyên đán nên các cuộc điện

thoại thường là n i về việc thanh toán nợ. Do chưa c kinh nghiệm trong việc giao

tiếp qua điện thoại nên cuộc àn ạc của tôi hầu như chưa thành công. Ví dụ như

cuộc điện thoại cho công ty giày Thái nh, tôi n i r ng:

”. Nhưng sau đ

vẫn không c hồi m về việc thanh toán tiền hàng. Sau cuộc điện thoại này, tôi đã

được chỉ ảo lại và nội dung c u thoại cho công ty O’leer như sau:

vi ” .

Kinh nghiệm khi giao tiếp qua điện thoại

inh nghiệm r t ra được là phải đ t m nh vào t nh huống khẩn cấp. H n nữa,

tránh không nên n i là công ty của đối tác chưa trả nợ mà phải n i r ng công ty của

m nh cần đối tác thanh toán tiền hàng mà đối tác đã mua.

Bên cạnh đ th giám đốc không hẳn phải cho mọi người, nhất là khách hàng

và đối tác biết mình là chủ sở hữu của công ty. Bởi l khi các đ n hàng và các cuộc

giao dịch qua điện thoại th khách hàng thường xuyên yêu cầu giảm giá đ n hàng

ho c bù lỗ các lô hàng. Nếu đứng trên cư ng vị là chủ công ty thì khó mà trả lời sao

cho thuyết phục khách hàng khi công ty không giảm giá ho c không bù lỗ cho lô

hàng đối với các khách hàng quen thuộc. Vì vậy theo tôi, bà giám đốc đã rất khéo


21

léo khi trả lời là: S p b o sao em làm v y ch c tự ý quy nh vi c

gi ”.

2.2.2.5 Công việc chuyên môn về giấy

Ngoài ra, tôi cũng c c hội được tiếp x c với các công việc ở nhà kho như giũ

giấy, vô ao và chất lên pallet đối với giấy nhét n u. Xem quá tr nh vận hành máy

cắt giấy, cột giấy. ên cạnh đ là cách đếm và gói giấy khổ lớn Duplex).

Đối với giấy nhét nâu

Đ y là loại giấy chất lượng không cao, khổ giấy là 30 60 cm, d ng để nhét vào

trong đôi giày gi p giữ dáng giày không ị méo sau khi sản xuất. Do chất lượng

không cao nên giấy này thường c ụi giấy và ị lỗi. V vậy mà sau khi nhập loại

giấy này về, nh n viên trong nhà kho phải giũ giấy để cho ụi giấy và các tờ giấy ị

lỗi rớt xuống.

iũ giấy đ i hỏi nh n viên phải c kĩ thuật. Trước hết, ta phải nắm một cạnh

giấy cho thật ch t, đừng nắm nhiều quá s kh khăn trong việc giữ ch t giấy. Sau đ

gi cạnh giấy đ lên và đưa tay từ ra trước và thu tay lại, làm nhanh quá tr nh này

cho ụi và các tờ giấy ị lỗi r i xuống. Sau đ ta lấy tay c n lại nắm cạnh đối diện ta

vừa nắm, thực hiện lại quá tr nh đưa tay từ trước ra sau. Mỗi lần giũ một tay giấy là

khoảng từ 2-3ph t đối với nh n viên lành nghề. Sau đ xếp giấy đã giũ lên thành

chồng đợi đến quá tr nh tiếp theo.


22

Hình 15: Nh n viên kho đang giũ giấy nhét nâu

Tiếp theo công việc giũ giấy là c n giấy và ỏ vào ao ni-lon. Lấy giấy sau khi

giũ lên c n. Mỗi lần c n là 2.2 kg giấy tư ng đư ng với 500 tờ giấy, sau đ xếp lại

làm a phần cho gọn và ỏ vào ao ni-lon cột lại. Sau khi c n giấy và ỏ vào ao

xong th đem giấy chất lên pallet. hất giấy lên cần phải khéo léo, nếu không khi lên

cao, c y giấy s ị đổ. hi xếp, một hàng phía ên tay trái s để ngang cục giấy lại,

sau đ các hàng c n lại chất dọc cục giấy. Hết lớp đ lên lớp tiếp theo, th ngược lại,

phía ên phải s xếp ngang cục giấy và các hàng c n lại chất cục giấy n m dọc. Nếu

như tới giữa c y giấy mà các cục giấy không ng phẳng và ị nghiêng th ta lấy

một tấm giấy Duplex cũ để lên trên m t sau đ tiếp tục chất giấy theo kĩ thuật đã

nêu.


23

Hình 16: Cây giấy nhét nâu

Đối với giấy nhét trắng

iấy này c chất lượng cao h n giấy nhét n u, cũng d ng để nhét vào trong

đôi giày sau khi đã sản xuất để gi p giày giữ dáng. iấy này thường không ị lỗi và

ị ụi giấy như giấy nhét n u nên không cần phải tiến hàng giũ giấy. Thường khách

hàng mua giấy nhét trắng là đ t theo khổ. ông ty s cắt giấy theo đ n hàng của

khách hàng và cột lại, sau đ ỏ vào ao để ngăn bụi làm d sản phẩm.

Đối với giấy dầu (một ho c hai lớp)

ên cạnh đ , giấy dầu hai lớp ho c một lớp khách hàng mua theo khổ đưa ra,

nhưng thường là giấy khổ nhỏ. Thông thường giấy này d ng để dập vào logo của

sản phẩm để tránh việc logo bị trầy xước trong quá trình sản xuất sản phẩm. hính

v vậy mà tôi c c hội xem nh n viên vận hành máy cắt giấy.

Đầu tiên, ấn n t khởi động cho máy vận hành.

Sau đ lấy thước đo và điều chỉnh thanh ch n giấy phía sau máy cắt.

Hạ thanh ch n giấy xuống để cho giấy không ị xê dịch khi dao cắt hạ xuống.


24

Đạp àn đạp để cắt giấy.

Xoay ánh lái phía trên máy để năng thanh ch n giấy lên.

Lấy giấy ra.

Hình 17: Nh n viên đang cắt giấy dầu hai lớp


25

Hình 18: Cột giấy sau khi cắt

Đối với giấy Duplex:

iấy Duplex là loại giấy c khổ là 79 190 cm với nhiều định lượng khác nhau

như 250g, 300g, 350g, 400g, 450g và 500g. Giấy Duplex khi giao hàng thường phải

gói lại để chống bụi và bảo vệ sản phẩm không bị rách ho c thiếu sót trong quá tr nh

giao hàng. Khi xếp giấy Duplex chưa g i, người ta chất giấy mỗi xấp là 100 tờ, xấp

sau lệch qua khỏi xấp trước để làm dấu tách riêng mỗi xấp giấy ra.

Để gói giấy Duplex th người ta dùng giấy da bò. iấy da c khổ giấy là

72*102 cm với đ c tính là dày, dai và ít bị thấm nước. Lấy hai tờ giấy da dán lại

với nhau, tờ này để mép lên tờ kia khoảng 1 cm. Sau khi đã dán đủ số lượng cần, ta

tiến hành việc g i giấy. Lấy một tờ giấy da đã dán lại để phía dưới, sau đ đếm

xấp giấy cho đủ số lượng ghi trong đ n hàng. Để xấp giấy lên trên tờ giấy da đã

dán lại. Sao đ canh chỉnh lại cho ngay ngắn các mép giấy và đều tờ giấy. Để một tờ

giấy da chưa dán lên trên m t. anh cho mép giấy vừa gấp lên đủ, không để mép


26

giấy gấp lên tờ giấy trên nhiều quá cạnh ên kia s ị thiếu. Sau đ kéo ăng keo

dán lại hai mép giấy vừa gấp lên đ , lấy cuộn ăng keo lăn qua ăng keo vừa dán để

cho ăng keo dán ch t vào giấy không ị rớt ra. Tư ng tự đối với các mép c n lại.

Hình 19: ách đếm giấy Duplex


27

Hình 20: Canh chỉnh giấy Duplex sau đ g i lại

2.2.2.6 Kinh nghiệm từ việc soạn thảo giấy tờ c ng v n

Trong quá tr nh thực tập, tôi được giao nhiệm vụ soạn thảo công văn trả lời

đ n giảm giá hàng cho công ty itis Đồng Nai1. hi được giao, tôi cảm thấy phấn

khởi và vui v m nh đã c c hội tiếp x c ước đầu vào công việc kinh doanh nhưng

sau đ lại thấy lo lắng v không nghĩ ra được g để trả lời. Sếp n i r ng công ty

không chấp nhận công văn đ và không thể giảm giá đ n hàng được, yêu cầu tôi

hoàn thành để đưa công văn trả lời là ngày hôm sau. ả ngày ngồi suy nghĩ tôi vẫn

không thể nào nghĩ ra được lí do g để từ chối. hi về nhà, tôi lên mạng t m thông

tin và t m kím với tiêu đề: ” nhưng không c được

kết quả mà tôi mong muốn. Sau đ , tôi chuyển sang từ kh a khác là:

” th tôi c được kết quả mà m nh mong muốn là

tôi s đưa ra lí do là t nh h nh kinh tế kh khăn, ên cạnh đ là giá cả các nguyên vật

1 ông văn trả lời ở phần Phụ lục


28

liệu phục vụ cho ngành giấy đều tăng giá nên không thể chấp nhận đ n giảm giá của

qu công ty itis Đồng Nai được.

ên cạnh công văn về việc giảm giá đ n hàng cho itis Đồng Nai, tôi cũng

c c hội soạn thảo công văn trả lời giảm giá đ n hàng cho công ty TNHH

TAIYANG2 và công văn thông áo nghỉ tết

3 cho các khách hàng và đối tác của công

ty.

ài học từ việc soạn thảo công văn này là khi xưng hô th tôi nên gọi đối tác

là qu công ty để thể hiện mối quan t m cũng như thiện , gi p mối quan hệ mua

án l u dài và ổn định. Ví dụ như an đầu, tôi viết r ng:

” nhưng lời l không được hay

nên bà giám đốc đã sửa lại cho tôi là:

”. Đ là một trong những ài học mà tôi cảm thấy rất

hữu ích khi c c hội va chạm với thực tế.

2.2.2.7 Kinh nghiệm trong việc nhận và giao hàng

ông ty thường xuyên kiểm tra hàng xem loại hàng nào sắp hết th lên kế

hoạch đ t hàng. Thời gian cho việc đ t hàng là khoảng từ một tới hai tuần đối với

các loại giấy nội địa và từ nửa tháng tới một tháng đối với các loại giấy nhập khẩu.

2 ông văn trả lời ở phần Phụ lục

3 ông văn thông áo nghỉ Tết ở phần Phụ lục


29

Hình 21: Chất h ng lên e để đi giao

hi nhận hàng, trước khi kí tên vào giấy th phải kiểm tra xem lượng hàng đã

đủ chưa. Phải xem sau khi chất hàng xuống th hàng trên xe đã hết chưa, tránh việc

sau khi xuống hàng th người ta lại chất hàng của công ty lên lại làm thất thoát hàng

của công ty.

hi giao hàng phải kiểm tra số lượng trước khi giao nh m tránh t nh trạng

giao hàng ị thiếu. Sau khi giao đến, nếu như người kiểm hàng ên đ kiểm thiếu th

phải đếm lại xem xem sai s t n m ở ên nào.

Sự cố đã g p phải

Đối với giấy Duplex, khi đếm xấp giấy để g i th nh n viên đã đếm đủ mỗi xấp

là 100 tờ. Nhưng khi giao hàng qua công ty itis Đồng Nai thì lại bị trả về với lý do

là xấp giấy thiếu 6 tờ. Sau khi nhân viên kiểm tra lại xấp giấy đ th một cạnh bên

phải đủ 100 tờ, nhưng cạnh bên trái chỉ có 94 tờ. Giấy trong xấp giấy đ không đ ng

khổ và người ta đã chèn giấy vào ên trong để khi kiểm th người kiểm hàng không

thấy.


30

Sau đ , giám đốc T Nh n H a Phát đã đến g p giám đốc ên CT itis Đồng

Nai và àn ạc hướng giải quyết. Sau sự cố này, mỗi lần đi giao hàng, à giám đốc

đều d n tài xế nếu như người ta n i thiếu giấy th phải đếm lại, xem xem ai đ ng ai

sai. Nếu như ên nhận hàng cố t nh làm kh dễ th phải gọi điện thoại về áo về cho

công ty để giám đốc c thể gọi cho đối tác đưa người khác xuống kiểm hàng.

Từ đ tôi nhận thấy r ng khi đếm giấy, cần phải đếm cả hai đầu giấy để tránh

tình trạng gian lận như trên đồng thời áo cho phía đối tác giao hàng biết r ng giấy

họ giao bị thiếu và khổ giấy không đ ng như trong hợp đồng.

2.2.2.8 Kiểm kho

Công việc này được thực hiện vào cuối mỗi tuần, nh m để giám đốc đối chiếu

giữa số lượng hàng hóa tại kho với số lượng hàng nhập vào và án đi trong tuần có

chênh lệch hay không.

Tôi được dịp kiểm kho khi mà chị kế toán bận xin nghỉ việc. Trước hết là tôi s

kiểm tra loại giấy. Ví dụ như kiểm giấy Duplex, sau đ tôi s phải kiểm tra theo định

lượng. Rồi sau đ mới kiểm đến số xấp giấy.

Sự cố đã g p phải

Do lần đầu tiên thực hiện việc kiểm kho nên tôi đã ị đếm nhầm số lượng giấy

dầu hai m t. Lí do là vì giấy này mỏng nên hai lớp giấy chồng lên nhau. Do nhiều

quá nên tôi đã đếm nhầm và giám đốc phải ra kiểm lại.

Kinh nghiệm

Tôi đã r t ra kinh nghiệm cho chính bản thân là khi kiểm kho phải liệt kê ra

những sản phẩm trước, sau đ chèn ng n tay vào đếm từng xấp chứ không nên đếm

nhiều xấp một lúc giống các anh chị trong công ty. V tôi là người mới nên s không

quen và không thành thạo mọi việc như các anh chị đ .


31

3 Thuận lợi v hó h n hi hòa nhập v o m i trƣờng làm việc của

công ty

3.1 Thuận lợi

Được các anh chị trong công ty nhiệt t nh chỉ ảo, từ đ tôi c được một môi

trường thuận lợi cho việc trau dồi thêm những kĩ năng mà ản th n chưa iết.

Môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái, các công việc linh động đem lại sự

thích th khi làm việc.

V công ty c quy mô nhỏ nên tôi c c hội học hỏi tất cả mọi việc trong văn

ph ng lẫn các công việc ngoài nhà kho.

Công ty có quy mô nhỏ nên mọi người thường c ng nhau làm hàng để kịp giao.

Điều này mang mọi người lại gần nhau h n, tạo ra không khí vui vẻ và hòa hợp

trong công ty.

3.2 Khó h n

p sự cố khi lần đầu tiên sử dụng các thiết ị trong văn ph ng như gửi fax đi

nhầm địa chỉ. Bên cạnh đ là khi kiểm kho th tôi đã kiểm nhầm số lượng các loại

giấy.

ần phải rèn luyện kĩ năng giao tiếp nhiều h n nữa để c thể giao tiếp với

khách hàng ho c đối tác một cách nhiệt t nh và vui vẻ nhưng cũng không được quên

sự kính trọng đối với họ.

V công ty vừa thành lập không l u c ng với quy mô nhỏ nên các thông tin về

công ty chưa được nhiều, g y kh khăn cho tôi trong quá tr nh t m hiểu về lịch sử

h nh thành công ty.

Công ty ít nhân sự nên nếu như c giao hàng gấp thì mọi người phải cùng nhau

làm hàng để kịp giao, bên cạnh đ th khi đi giao hàng mọi người cũng phải đi giao


32

phụ, kể cả kế toán và giám đốc. Điều này vừa có lợi vừa có hại, m t chưa tốt của nó

là làm mất thời gian dành cho công việc chuyên môn của kế toán và giám đốc, bên

cạnh đ cũng ảnh hưởng đến sức khỏe của các chị trong văn ph ng.

3.3 Nhận xét bản thân sau khi thực tập

Quá tr nh học hỏi ảy tuần tại công ty đã gi p cho tôi c thêm rất nhiều ài

học. Trước hết đ là ài học về giao tiếp cũng như mối quan hệ với các anh chị

trong công ty. Nếu như c được một mối quan hệ giao tiếp tốt với các anh chị đ th

mọi người s vui vẻ trả lời cũng như chỉ ảo cho tôi những kiến thức mà tôi chưa

từng iết. hính v vậy tôi nghĩ r ng m nh cần phải rèn luyện h n nữa để c thể đạt

được kĩ năng giao tiếp tốt với mọi người xung quanh.

Thứ hai là về việc sử dụng các thiết ị trong văn ph ng. Tôi cần cẩn thận h n,

tránh sự nhầm lẫn trong việc gửi fax để giấy tờ đến đ ng địa chỉ mà công ty cần gửi.

Tiếp theo đ là về việc giải quyết các t nh huống ất ngờ mà ản th n không

lường trước được. Ví dụ cụ thể như vừa rồi, công ty itis Đồng Nai đã trả lại một

chuyến xe hàng ởi v người ta kiểm và n i là thiếu số lượng và định lượng không

đ ng. Nhưng tài xế lại không áo cho giám đốc iết để xử lí kịp l c mà chở hàng về

lại công ty. Điều này g y tổn thất về chi phí vận chuyển hàng. R t kinh nghiệm từ

lần đ , cô giám đốc đã d n tài xế r ng nếu như ên kia n i là thiếu th phải đếm lại

xem c thiếu không, sau đ gọi cho giám đốc để giám đốc liên hệ ộ phận đ t hàng

ên công ty đối tác để giải quyết vấn đề.

uối c ng nhưng cũng không kém phần quan trọng, đ là tôi đã iết các công

việc chuyên môn liên quan đến giấy. ác công việc này s gi p ích cho tôi sau khi

tôi hoàn thành chư ng tr nh học ở nhà trường và t m kiếm việc làm. H n nữa, c

những m o nhỏ để đếm giấy mà nếu như không phải người trong ngành th kh mà


33

iết được. Bên cạnh đ c những thuật ngữ như gam 4, tay giấy

5,… nếu như

không qua tìm hiểu của bản thân và sự chỉ bảo của các anh chị trong công ty thì tôi

khó mà hiểu được những từ chuyên môn trong ngành giấy.

T m lại, đợt thực tập vừa rồi, tôi nhận thấy r ng m nh đã hoàn thành gần như

đ ng với yêu cầu mà người hướng dẫn đưa ra cho tôi và tôi đã tích lũy được một số

kinh nghiệm cho chính ản th n. hính những kinh nghiệm này s là hành trang vô

c ng qu áu cho tôi khi tôi quay lại trường học và c thể tự hoàn thiện ản th n.

Tôi đã c cố gắng t m kiếm thông tin và hoàn thành công văn gửi cho khách hàng

một cách nhiệt t nh và phấn khởi nhất. Tôi cảm thấy đợt thực tập nhận thức của

m nh là vô c ng nghĩa và gi p ích rất nhiều cho tôi. Nếu có dịp thực tập lần nữa tại

công ty Nhân Hòa Phát, tôi s cố gắng h n nữa để có thể làm tốt h n những công

việc trong đợt thực tập này.

4 am: đ n vị d ng để chỉ số lượng tờ giấy. Một gam giấy là 500 tờ giấy.

5 Tay giấy: khi đếm giấy, mỗi 5 tờ khi được đếm qua một lần thì gọi là một tay giấy.


34

KẾT LUẬN

Quá tr nh ảy tuần không phải là quá dài để c thể tiếp thu tất cả mọi kinh

nghiệm thực tế nhưng cũng không phải là quá ít để học hỏi những điều mà m nh

chưa iết. Tôi đã đạt được những mục tiêu của m nh đề ra và h n nữa tích lũy thêm

những kĩ thuật về giấy mà tôi chưa nghĩ r ng m nh c thể học được trong khi c n

học ở trường học. Những mục tiêu mà tôi đã được như sau:

ải thiện kĩ năng giao tiếp với các anh chị nh n viên trong công ty.

iết cách in, photocopy , gửi fax và scan tài liệu.

iết được các công việc liên quan đến giấy như cách giũ giấy, đếm giấy và

g i giấy.

ách đo định lượng giấy sao cho thật chính xác.

Học được cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại.

iết cách trả lời công văn đề nghị giảm giá đ n hàng n i riêng và các công

văn gửi cho khách hàng nói chung.

Xử lí các tình huống sự cố ngoài ý muốn (bị trả hàng lại, nhà kho bị thấm

nước, lỗi s suất khi nhận hàng).

ên cạnh đ th việc kiểm hàng khi giao và nhận cũng hết sức quan trọng.

Tuy nhiên, tôi nhận thấy r ng ản th n chưa thật sự hoàn chỉnh, vẫn c n nhiều

thiếu s t trong quá tr nh thực tập cũng như cách tr nh ày ài áo cáo thực tập nhận

thức này, tôi hy vọng r ng giảng viên và các anh chị trong công ty s giúp tôi khắc

phục những sai s t để tôi có thể tiếp tục quá tr nh rèn luyện ản th n tại trường học.


35

PHỤ LỤC

ông ty TNHH TM-DV Nh n H a Phát N H X H I HỦ N H VIỆT N M

Địa chỉ: QL 1 , Hiệp nh Phước, Thủ Đức Đ LẬP – TỰ DO – H NH PH

Điện thoại: 08 35033865

V v GIẢM GI ĐƠN HÀNG

: CÔNG T TNHH NH TI N Đ NG N I

Trước tiên, công ty ch ng tôi xin ch n thành cảm n qu công ty hợp tác tốt đ p

trong thời gian qua cũng như trong thời gian tới.

ăn cứ vào đ n đề nghị giảm giá của qu công ty.

Do t nh h nh kinh tế thị trường đang g p nhiều kh khăn, giá cả các m t hàng nguyên

vật liệu c chiều hướng gia tăng g y áp lực về t nh h nh kinh tế cho công ty ch ng tôi. V

vậy mà công ty ch ng tôi không thể giảm giá theo yêu cầu của qu công ty được. Mong

qu công ty thông cảm.

ảm n qu công ty đã hợp tác tốt đ p với công ty ch ng tôi trong thời gian vừa qua

và trong tư ng lai.

Trân trọng kính chào.

Gi m đốc

Lai Thục H


36

PH

N

CÔNG TY TNHH TM – DV NHÂN HÒA PHÁT

仁和發有限公司 -----------------------------

S : 06-2011/TB-NHP

THÔNG BÁO

Kính g i: QUÝ CÔNG TY

Trước tiên, chúng tôi xin chân thành cảm n sự ủng hộ nhiệt tình của Quý

công ty đối với Cty Nhân Hòa Phát trong thời gian qua.

Công ty Nhân Hòa Phát gởi thông áo đến Quý Công ty lịch nghỉ Tết Nguyên

Đán năm 2013 của ch ng tôi như sau:

Ngh T t Nguyên Đ n

- Thời gian ngh lễ: bắt đầu từ 06/02/2013 (nh m ngày 26/12/2012 ÂL) đến

hết ngày 17/02/2013 (nh m ngày 08/01/2013 ÂL).

- Thời gian ngƣng giao h ng: từ ngày 06/02/2013 đến hết ngày 17/02/2013.

- Bắt đầu làm việc: ngày 18/02/2013 nh m ngày 09/01/2013 ÂL).

Để phối hợp nhịp nhàng trong việc nhận đ n hàng và thời gian giao hàng,

ch ng tôi kính đề nghị Quý Công ty sắp xếp lịch đ t hàng, thời gian giao hàng trong

khoảng thời gian sớm nhất để không trùng với ngày nghỉ Lễ nói trên của công ty


37

chúng tôi. Rất mong nhận được sự hỗ trợ từ Qu công ty để Công ty Nhân Hòa Phát

đáp ứng được mọi yêu cầu về việc nhận và thực hiện đ n hàng.

Nhân dịp năm mới xin chúc Quý công ty một năm mới n hang Thịnh

Vượng- Vạn Sự Như Ý và ch c cho mối quan hệ hợp tác của hai Công ty ngày

càng bền vững, tốt đ p h n.

Trân trọng kính chào!

TPHCM, Ngày 11 tháng 01 3

Gi m Đốc

Lai Thục Hà


38

Công ty TNHH TM DV Nh n H a Phát N H X H I HỦ N H VIỆT N M

Địa chỉ: 45/19C QL 13, Hiệp nh Phước, Thủ Đức Đ LẬP – TỰ DO – H NH PH

Điện thoại: 08 35033865

V v GIẢM GI ĐƠN HÀNG

: Q C NG T TNHH TAIYANG

Trước tiên, công ty ch ng tôi xin gửi lời chào đến qu công ty và cảm n qu công

ty đã hợp tác tốt đ p với ch ng tôi trong thời gian qua cũng như trong thời gian sắp tới.

ăn cứ vào đ n đề nghị giảm giá đ n hàng của qu công ty.

Trong năm 2012 vừa qua, t nh h nh kinh tế thị trường c nhiều iến động nhưng

công ty ch ng tôi vẫn không tăng giá án mà giữ mức giá ổn định. hính v vậy mà công ty

ch ng tôi không thể giảm giá đ n hàng theo yêu cầu của qu công ty. ính mong qu công

ty thông cảm.

Xin gửi lời cảm n đến qu công ty đã hợp tác tốt đ p với công ty ch ng tôi trong

thời gian qua và trong tư ng lai.

Tr n trọng kính chào.

Gi m đốc

Lai Thục H


39

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

T.p HCM, ngày 06 tháng 03 năm 2013


40

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VI N HƢỚNG DẪN

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

T.p HCM, ngày 07 tháng 03 năm 2013


41

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BÁO CÁO

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

T.p H M, ngày … tháng 03 năm 2013


42

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang bìa mẫu của khoa Kinh tế thư ng mại trường Đại học Hoa Sen.

ách hướng dẫn làm đề án thực tập nhận thức tại trang web

http://doisongsinhvien.hoasen.edu.vn/vi/thong-tin-sinh-vien/thong-tin-thuc-tap

Báo cáo thực tập nhận thức của các anh chị khóa 08 và 09.

Tài liệu về các con số thống kê tài chính của công ty Nhân Hòa Phát.

Báo cáo tài chính từ năm 2009 đến năm 2011của công ty Nhân Hòa Phát.

http://doisongsinhvien.hoasen.edu.vn/vi/thong-tin-sinh-vien/thong-tin-thuc-tap

100749 nguyen hoang phuong cac

Documents