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LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
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PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO
FINES DEL ARCHIVO
GARANTIZAR A LA COMUNIDAD
PRINCIPIOSDEBERES
DERECHOSPARTICIPÁCIÓN
CONTROL
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TOMA DE DECISIONES
FUENTES DE LA
HISTORIA
PATRIMONIO CULTURAL
IDENTIDAD NACIONAL
LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA
EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
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Interés General
Derecho a la información
Interés particular
ConsultaReproducción copias
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PÚBLICOS
Derecho de petición
Excepto:• C.N.• Restricciones Legales• Conservación: Prestamo de información en otros soportes
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LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS
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Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
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La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.
Gestión documental
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El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático
Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente.
Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.
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EL COMITÉ DE ARCHIVO
Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos
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COMPONENTES DE UN PGD
Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.
Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.
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COMPONENTES DE UN PGD
La adopción e implementación de las tablas de retención documental.
La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)
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COMPONENTES DE UN PGD
Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información
La implementación y seguimiento.
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Ley 43 de 1913
Ley 527 de 1999
Código Penal
Código de Procedimiento Penal
Código de Comercio
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
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Decreto 2649 de 1993
Decreto 1584 de 1994
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Circular Interna AGN No.13 de 1999,
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
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NTC 1673
NTC 2223:1986
NTC 2676
NTC 3393
NTC 4436
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
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7. CONSERVACIÓN
PROCESOS DE UN PGD
2. RECEPCIÓN
3. DISTRIBUCIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
8. DISPOSICIÓN FINAL
5. ORGANIZACIÓN
1. PRODUCCIÓN
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y diseño de documentos
Medios y técnicas de producción y métodos de impresión Determinación y selección de soportes documentales Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Creación y diseño de documentos
Instrucciones para el diligenciamiento de formulariosDeterminación de uso y finalidad de los documentosDiplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadasAdecuado uso de la reprografía
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Normalización de la producción documental
Identificación de dependencias productoras
Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD
Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Normalización de la producción documental
Directrices relacionadas con el número de copias
Control de la producción de nuevos documentos
Determinación de la periodicidad de la producción documental
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Constitución Política
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo AGN 060 de 2001.
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
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Radicación:
Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
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Registro:
Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
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Definición de medios de recepciónRecibo de documentos oficialesVerificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas Constancia de reciboAsignación de datos (Acuerdo
AGN 060/2001 Art. 2)Asignación consecutivo de envios
1. Registro de documentos
ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Radicación de documentos
Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rótulo de radicaciónRelación entre los documentos
recibidos y enviados Registro impreso de planillas de
radicación y controlElaboración de estadísticas
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
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Decreto 2150 de 1995
Acuerdo 060 de 2001
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1.Distribución de documentos recibidos
Identificación de dependencias y determinación de competencia
Enrutamiento de documentos a dependencia competente
Registro de control de entrega de documentos recibidos
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias Enrutamiento de documentos a
dependencia competente Registro de control de entrega de
documentos internos
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros
Control y firma de guías y planillas de entrega
Organización mensajería externa
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
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Constitución Política. Ley 58 de 1982 Decreto 01 de 1984 Decreto 2150 de 1995. Acuerdo AGN 060 de 2001.
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
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Respuesta a una solicitud o requerimiento
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Recepción de solicitud o trámite
2. Respuesta
-Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite-Determinación de competencia
-Preparación y proyección de respuesta
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
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Ley 4 de 1913. Ley 80 de 1993. Código de Comercio. Decreto 1382 de 1995. Decreto 254 de 2000. Decreto 4124 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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Acuerdo AGN 007 de 1994.
Acuerdo AGN 09 de 1995.
Acuerdo AGN 12 de 1995.
Acuerdo AGN 16 de 2002.
Acuerdo AGN 037 de 2002.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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Acuerdo AGN 039 de 2002.
Acuerdo AGN 041 de 2002.
Acuerdo AGN 042 de 2002.
Acuerdo AGN 015 de 2003.
Acuerdo AGN 02 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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Circular AGN 07 de 2002.
Circular AGN 01 de 2003.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.
Circular AGN 01 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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Resolución MinSalud 1995 de 1999.
Resolución AGN 081 de 2001.
Resolución AGN 183 de 2004.
NTC 4095
NTC 5029
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
220.13 ACTAS 220.13.03 Actas Comité DirectivoConjunto de acciones
orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Clasificación documental
-Identificación de unidades administrativas funcionales -Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia -Conformación de series y subseries documentales
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
2. Ordenación documental
-Conformación y apertura de expedientes-Determinación de los sistemas de ordenación-Organización de series documentales-Foliación
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Transferencias documentales
Organización y entrega de transferencias documentales y aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
3. Descripción documental
-Análisis de información y extracción de contenidos-Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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Constitución Política.
Ley 4 de 1913.
Ley 57 de 1985.
Decreto 01 de 1984.
Decreto 2126 de 1992.
Acuerdo AGN 47 de 2000
Acuerdo AGN 56 de 2000
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Formulación de la consulta
-Determinación de la necesidad y precisión de la consulta-Determinación de competencia de la consulta-Condiciones de acceso-Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación -Reglamento de consulta
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Estrategia de búsqueda
-Disponibilidad de expedientes-Disponibilidad de fuentes de información-Establecimiento de herramientas de consulta-Ubicación de los documentos
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Respuesta a consulta
Infraestructura de servicios de archivo-Sistemas de registro y control de préstamo -Uso de testigos y formatos para el control de devolución-Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
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Constitución Política.
Código Procedimiento Civil.
Ley 47 de 1920.
Ley 14 de 1936.
Ley 39 de 1981.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
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Ley 63 de 1986.
Ley 80 de 1993.
Ley 397 de 1997.
Código de Comercio.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
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Decreto 2620 de 1993.
Decreto 2150 de 1995.
Acuerdo AGN 007 de 1994
Acuerdo AGN 11 de 1996.
Acuerdo AGN 047 de 2000.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
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Acuerdo AGN 048 de 2000.
Acuerdo AGN 049 de 2000.
Acuerdo AGN 050 de 2000.
Acuerdo AGN 056 de 2000.
Acuerdo 037 de 2002.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
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Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
Sistema Integrado de Conservación
Sensibilización y toma de concienciaReproducción, duplicación y migración de información Inspección y mantenimiento de instalacionesControl de condiciones ambientalesLimpieza
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
Sistema Integrado de Conservación
Control de plagasAlmacenamiento, realmacenamiento y empastePrimeros auxilios y reparaciones menoresPrevención de desastresPlanes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras)
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
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Constitución Política de 1991 Ley 163 de 1959. Ley 39 de 1981. Ley 80 de 1993. Decreto 2649 de 1993.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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Decreto 2527 de 1950.
Decreto 3354 de 1954.
Decreto 960 de 1970.
Decreto 2620 de 1993.
Decreto 998 de 1997.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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Decreto 1145 de 2004.
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Acuerdo AGN 08 de 1995.
Circular AGN 03 de 2001.
Circular AGN 01 de 2004.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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NTC 3723.
NTC 4080.
NTC 5174.
NTC 5238.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento
CONSERVACIÓN TOTAL
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
La conservación total
Recepción de transferencias secundariasOrganización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservación y preservación de los documentos
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
Eliminación de documentos
Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación de procedimiento.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
Selección documental
Aplicación de método elegidoElección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADESMicrofilmación
Digitalización
Determinar metodología y plan de trabajoFines en la utilización de la técnica Control de calidad durante todo el proceso -Determinar la metodología y plan de trabajoDefinir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiereControl de calidad durante todo el proceso
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS
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Teléfono: (1)3373111Fax: (1)3372019Cra. 6 Nº 6-91
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