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Knowledge Powered Business Processes

18. DOAG AnwenderkonferenzBedarfsgerechte Kontierung...

...von Aufträgen in der Oracle E-Business Suite

Mannheim10. November 2005

Michael Mohl, PROMATIS software GmbH

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AGENDAAnforderungen

- allgemeine Handhabung- fachliche und technische Punkte

Kontenermittlung in Oracle Debitoren- Standardmöglichkeiten- Buchungsstruktur Mittelstandslösung Oracle Special Edition (SE)- Konfiguration SE

Buchungen (Kundenrechnungen)- Kontenangaben- Beispiel Segmentwerte auf Basis der SE

Erweiterte Regeln zur Kontenermittlung- Konzepte- Beispiele

Weitere Anforderungen- Umsatzkonten nur mit einem Steuerschlüssel bebuchen

Buchungen (Lagerentnahmen)- Anpassungen Workflow Herstellkosten des Umsatzes (COGS)

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AnforderungenAllgemeine Handhabung

Logistik-Mitarbeiter interessieren sich i.d.R. nicht für die Kontierungihrer Transaktionen in der Buchhaltung.

Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung wollen i.d.R. nicht die generierten Kunden- und Lieferantenrechnungen von Hand nachbearbeiten.

Redundante Informationen aufgrund von finanzbuchhaltärischen Gegebenheiten sollten in den Bereichen Auftragsmanagement undEinkauf vermieden werden, wie z.B. mehrere Auftragstypen für unter-schiedliche Kundenklassen:

- Standardauftrag Inlandskunde- Standardauftrag Auslandskunde- Standardauftrag Verbundenes Unternehmen

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AnforderungenFachliche Punkte

Das Buchungsverhalten für inländische, ausländische und verbundeneUnternehmen (Kunden bzw. Lieferanten!) sollte verschieden sein.So müssen z.B. Forderungen an Verbundene Unternehmen sowie „normale“ Kundenforderungen auf separate Konten ausgewiesen werden.

Der Bilanz- und GuV-Ausweis für Sachkonten sollte alternativ nach Landesrecht (HGB für Deutschland, OR für die Schweiz) und IAS/IFRS bzw. US-GAAP erfolgen können.

Die Voraussetzungen für die Erstellung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung sollten gegeben sein.So müssen z.B. Steuerpflichtige und Nicht Steuerbare Umsätze auf separate Konten gebucht werden.

Die Voraussetzungen für eine Konsolidierung sollten gegeben sein.So müssen z.B. Intercompany-Buchungen eleminiert werden können.

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AnforderungenTechnische Punkte

Möglichst viele Buchungsparameter (Umsatzkonto, Kostenträger) sollten in den Stammdaten hinterlegt werden.

Während der Auftrags- bzw. Bestell-Erfassung sind kaum bzw. keineBuchungsparameter einzugeben.

Die Kontierung der Kunden- und Lieferantenrechnung sollte möglichst vollständig durch das System erfolgen.

Eine manuelle Nachbearbeitung bzw. Umkontierung sollte vermiedenwerden.

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AnforderungenEingabe in Oracle Auftrag …

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Anforderungen… mit generierte Rechnung in Oracle Debitoren …

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Anforderungen… mit zugehöriger Kontierung

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Kontenermittlung in Oracle DebitorenDas Buchungsverhalten folgender Geschäftsprozesse sowie die PROMATIS Erweiterungen werden im Detail beschrieben

Oracle Auftrag (Oracle Order Management)

-> Warenlieferungen an Kunde - in Deutschland- innerhalb der EU (u.U. USt.-ID nicht bekannt)- außerhalb der EU

-> Dienstleistungen an Kunde - in Deutschland- innerhalb der EU (u.U. USt.-ID nicht bekannt)- außerhalb der EU

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Kontenermittlung in Oracle Debitoren

Buchungsatz (für Rechnungen aus Order Management)

Forderungen aus L&L AN Umsatz(Lieferung und Leistung) AN Fracht

AN Umsatzsteuer

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Werden Kundenaufträge nach Oracle Debitoren übertragen, so kannfür jede Buchungszeile und jedes Segment des Buchungsschlüsselseine Konstante oder eine Regel für die Bestimmung desSegmentwertes hinterlegt werden

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Kontenermittlung in Oracle DebitorenSegmente des Buchungsschlüssels der Oracle Special Edition

Segment-Nr. Segment-Name

Anzahl Stellen Anmerkungen

1 Firma 22 Konto 63 Kostenstelle 64 Kostenträger 65 InterCompany 26 Reserve 2 kann kundenspezifisch angepasst werden7 Verrechnung 2 Änderung PROMATIS

Das Segment „Verrechnung“ wird für Umlagenbuchungen im GL sowiefür die Segmentberichterstattung verwendet.

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Kontenermittlung in Oracle DebitorenKonfiguration SPECIAL EDITION

Segment-Name Forderung Umsatz Steuern Fracht

Firma 01 01 01 01Konto Transaktionsart Transaktionsart Steuern Transaktionsart

Kostenstelle 000000 Transaktionsart 000000 TransaktionsartKostenträger 000000 Transaktionsart 000000 Transaktionsart

InterCompany 00 00 00 00Reserve 00 00 00 00

Verrechnung 00 00 00 00

Reicht diese Konfiguration für die geforderten Anforderungen aus?

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Kontenermittlung in Oracle DebitorenUmsetzung fachlicher und steuerrechtlicher Anforderungen

Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standort des Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)auf unterschiedlichen (Umsatz-) Konten und mit unterschiedlichenSteuerschlüsseln gebucht werden.

Grund: korrekter Ausweis in der Umsatzsteuer-VoranmeldungProblem: Ort der Leistungserbringung wird nicht berücksichtigt!

Bei verbundenen Unternehmen müssen sowohl bei Bilanz- als auchbei GuV-Positionen separate Konten verwendet werden.Bei InterCompany-Transaktionen ist das Segment InterCompany zubebuchen.

Grund: (Teil-) Konzernkonsolidierung - Eliminierung innerbetrieblicherBuchungen

Problem: Verbundene Unternehmen werden nicht besonders behandelt!

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Das Segment Kostenstelle ist möglichst „automatisch“ - also nicht durch eine manuelle Eingabe - in der Debitoren-Rechnung mit sinnvollen Werten zu belegen.

Grund: SegmentberichterstattungProblem: Für jede Kostenstelle kann keine Transaktionsart angelegt

werden!

Das Segment Kostenträger ist möglichst „automatisch“ - also nicht durch eine manuelle Eingabe - in der Debitoren-Rechnung mit sinnvollen Werten zu belegen.

Grund: SegmentberichterstattungProblem: Für jeden Kostenträger kann keine Transaktionsart angelegt

werden!

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Solche flexiblen Anforderungen lassen nicht über die Standard-Kontenermittlungsregeln

in Oracle Debitoren abdecken!

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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben

Wo lassen sich im StandardKontierungsinformationen hinterlegen?

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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben Standardwert

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Buchungen - Oracle AuftragStandardwerte bei der Oracle Special Edition (SE)

Segment-Nr. Segment-Name

Anzahl Stellen Standardwert

1 Firma 2 012 Konto 6 ./.3 Kostenstelle 6 0000004 Kostenträger 6 0000005 InterCompany 2 006 Reserve 2 007 Verrechnung 2 00

Nur dem Segment „Konto“ ist kein Standardwert zugeordnet!

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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben an Transaktionsart

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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben an Transaktionsart

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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben an Artikelstamm

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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben an Rechnungsadresse

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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben an Vertriebsmitarbeiter

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Buchungen - Oracle AuftragBeispiel Segment: Konto – Auszug Kontenplan

Wert Beschreibung Steuerschlüssel Steuerkonto121000 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (nicht MMS)126001 Forderungen gg. MMS Anlagentechnik GmbH126002 Forderungen gg. MMS Espana S.L126003 Forderungen gg. MMS Beteiligungs-GmbH400000 Umsatzerlöse 0% Drittland (nicht MMS) U00 380000400002 Umsatzerlöse Dienstleistungen 0% MMS Espana S.L (in Sp.) U00 380000400100 Frachterlöse 0% Drittland (nicht MMS) U00 380000412500 Steuerfreie innergem. Lief. §4c 2-7 UStG (nicht MMS) UEU00 380200412502 Steuerfreie innergem. Lief. MMS Espana S.L UEU00 380200412550 Steuerfreie innergem. Lief. Fracht (nicht MMS) UEU00 380200412552 Steuerfreie innergem. Lief. Fracht MMS Espana S.L UEU00 380200440000 Umsatzerlöse, 16% (nicht MMS) U16 380500440001 Umsatzerlöse, 16% MMS Anlagentechnik GmbH U16 380500440002 Umsatzerlöse Dienstleistungen, 16% MMS Espana S.L (in Dt.) U16 380500440003 Umsatzerlöse, 16% MMS Beteiligungs-GmbH U16 380500440100 Fracht, 16% (nicht MMS) U16 380500440101 Fracht, 16% MMS Anlagentechnik GmbH U16 380500440103 Fracht, 16% MMS Beteiligungs-GmbH U16 380500

nicht steuerbare Umsätzesteuerbare Umsätzesteuerpflichtige Umsätze

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Erweiterte Regeln zur KontenermittlungErmittlung Forderungskonto in Oracle Debitoren

Vertriebs-mitarbeiter

Kunden-adresse

Artikel-stamm

Trans-aktionsart

Segment Standard-wert

Firma ./. ./. ./. ja jaKonto ./. ja (*) ./. ja(**) ./.Kostenstelle ./. ./. ./. ja jaKostenträger ./. ./. ./. ja jaInterCompany ./. ja (*) ./. ja jaReserve ./. ./. ./. ja jaVerrechnung ./. ./. ./. ja ja

Empfehlung PROMATIS Special Edition(*): Nur bei verbundenen und beteiligten Unternehmen setzen(**): Standard Debitoren Forderungskonto

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Erweiterte Regeln zur KontenermittlungErmittlung Forderungskonto in Oracle Debitoren

Das Segmente Konto und InterCompany können über die Transaktionsart,bei verbundenen Unternehmen über die Kundenadresse ermittelt werden.

Empfehlung: Bei fremden Dritten bei der Transaktionsart und nur beiverbundenen Unternehmen bei der Kundenadresse hinterlegen!

==> Forderungen gegenüber beteiligten und verbundenen Unternehmenkönnen separat ausgewiesen werden.

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Erweiterte Regeln zur KontenermittlungErmittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren


Kunden-adresse

Artikel-stamm

Trans-aktionsart


Firma ./. ./. ja ja jaKonto ./. ja (*) ja ja ./.Kostenstelle ja ja ja ja jaKostenträger ./. ./. ja ja jaInterCompany ./. ja (*) ja ja jaReserve ./. ./. ja ja jaVerrechnung ./. ./. ja ja ja

Empfehlung PROMATIS Special Edition(*): Nur bei verbundenen und beteiligten Unternehmen setzen

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Erweiterte Regeln zur KontenermittlungBeispiel: Bestimmung Umsatzkonto für Inländischen Kunden mit Warenlieferung (TH3017 Terassenschirm)Kostenstellen-Umsatzerverteilung: 30% FE, 70% PRD


Kunden-adresse

Artikel-stamm

Trans-aktionsart


Mohl/ HofmannFirma ./. ./. 01 01 01Konto ./. NULL 440000 440000 ./.Kostenstelle FE/ PRD NULL 000000 000000 000000Kostenträger ./. ./. P11 000000 000000InterCompany ./. NULL 00 00 00Reserve ./. ./. 00 00 00Verrechnung ./. ./. 00 00 00


Beispiel relevant

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Buchungen - Oracle AuftragBeispiel: Auftragserfassung für Inländischen Kunden mit Warenlieferung, Umsatzaufteilung: 30% FE, 70% PRD

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Beispiel: Rechnungsaufteilug für Inländischen Kunden mit Warenlieferung, Umsatzaufteilung: 30% FE, 70% PRD

Buchungen - Oracle Auftrag

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Buchungen - Oracle AuftragBeispiel: Bestimmung Umsatzkonto für verbundenes Unternehmen im Inland mit Warenlieferung, Kostenstellen-Umsatzerverteilung: 30% FE, 70% PRD


Kunden-adresse

Artikel-stamm

Trans-aktionsart


Mohl/ HofmannFirma ./. ./. 01 01 01Konto ./. 440003 440000 440000 ./.Kostenstelle FE/ PRD 000000 000000 000000 000000Kostenträger ./. ./. P11 000000 000000InterCompany ./. 03 00 00 00Reserve ./. ./. 00 00 00Verrechnung ./. ./. 00 00 00


Beispiel relevant

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Beispiel: Auftragserfassung für verbundenes Unternehmen im Inland mit Warenlieferung, Umsatzaufteilung: 30% FE, 70% PRD


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Beispiel: Rechnungsaufteilung für verbundenes Unternehmen im Inland mit Warenlieferung, Umsatzaufteilung: 30% FE, 70% PRD


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Buchungen - Oracle AuftragZusammenfassung: Ermittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren

Das Segmente Konto und InterCompany können über die Transaktionsart,den Artikelstamm und bei verbundenen Unternehmen über die Kundenadresse ermittelt werden.

Empfehlung: Bei fremden Dritten beim Artikelstamm (so kann nach Waren-und Dienstleistungsumsätzen unterschieden werden) und bei nur verbundenen Unternehmen bei der Kundenadressehinterlegen!

Beim Segment Kostenstelle können Werte auf Ebene der Transaktionsart,des Artikelstamm, der Kundenadresse und des Vertriebsmitarbeitersbestimmt werden.

Empfehlung: Beim Vertriebsmitarbeiter oder Kundenadresse hinterlegen!

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Buchungen - Oracle AuftragZusammenfassung: Ermittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren

Die Segmente Kostenträger, Reserve und Verrechnung beziehen ihreWerte über die Transaktionsart und den Artikelstamm

Empfehlung: Kostenträger beim Artikelstamm, sonst die Segment-Standardwerte verwenden!

Dienstleistungen, die im Inland erbracht werden, müssen mit einem anderenSteuerschlüssel kontiert werden als diejenigen, die im Ausland abgeleistetwerden.

Es kann auf Adreßebene ein Steuerschlüssel hinterlegt werden, der als Standardwert auf Auftragspositionsebene herangezogen wird. Dieser Standardwert kann überschrieben werden.

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Buchungen - Oracle AuftragErmittlung Steuerkonto in Oracle Debitoren

SteuerkontoSegment Standardwert

Firma ./. jaKonto ja ./.Kostenstelle ./. jaKostenträger ./. jaInterCompany ./. jaReserve ./. jaVerrechnung ./. ja

Empfehlung PROMATIS Special Edition

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Buchungen - Oracle AuftragEmpfehlung: Ermittlung Steuerkonto in Oracle Debitoren

Keine Unterschiede zur Special Edition

Bei Dienstleistungsartikel (z.B. Consulting Leistungen) ist der Steuerschlüssel auf Positionsebene manuell zu pflegen, da der Ort der Leistungserbringung nicht an den Stammdaten festgemachtwerden kann.

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Buchungen - Oracle AuftragSPECIAL EDITION Kontenermittlung in Oracle Debitoren


Firma 01 01 01 01Konto Transaktionsart Transaktionsart Steuern Transaktionsart

Kostenstelle 000000 Transaktionsart 000000 TransaktionsartKostenträger 000000 Transaktionsart 000000 Transaktionsart

InterCompany 00 00 00 00Reserve 00 00 00 00


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Buchungen - Oracle AuftragPROMATIS Erweiterung: Kontenermittlung in Oracle Debitoren


Firma 01 01 01 01

Konto

Kundenadresse (bei verb.

Unternehmen) oder

Transaktionsart


Unternehmen) oder

Artikelstamm Steuern


Unternehmen) oder

Transaktionsart

Kostenstelle 000000

Vertriebs-mitarbeiter /

Kundenadresse 000000

Vertriebs-mitarbeiter /

KundenadresseKostenträger 000000 Artikelstamm 000000 Artikelstamm

InterCompany


Unternehmen) oder

Transaktionsart


Unternehmen) oder

Artikelstamm 00


Unternehmen) oder

TransaktionsartReserve 00 00 00 00


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Buchungen - Oracle AuftragAnforderung: Aktuelle Abdeckung

Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standort des Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln gebucht werden.


Das Segment Kostenstelle und Kostenträger sind möglichst „automatisch“ - also nicht durch eine manuelle Eingabe - in derDebitoren-Rechnung mit sinnvollen Werten zu belegen.

Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standortdes Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)auf unterschiedlichen (Umsatz-) Konten gebucht werden.

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Erweiterte AnforderungenUmsatz- und Frachtkonten sind nur mit einem Steuerschlüssel zu bebuchen

Eine Änderung des Steuerschlüssels auf Auftragpositionsebene bewirktkeine (automatische) Änderung der Umsatz- oder Frachtkontos

==> ein Umsatz- bzw. Frachtkonto kann mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln bebucht werden!

Anforderung unter Umständen relevant bei der Umsatzsteuer-voranmeldung und -verprobung

Bei der Oracle Mittelstandslösung Special Edition (SE) ist dieseAnforderung ein Muß. Nur dann liefert der SE-Bericht Umsatzsteuer-voranmeldung richtige Ergebnisse!

LÖSUNGSANSATZ: Abweichendes Umsatz- und Frachtkonten alsInfo-Flexfelder für bestimmte Steuerschlüsseldefinieren

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Erweiterte AnforderungenErmittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren

Auf Artikel-Ebene werden für zwei Umsatzsteuerschlüssel (von der Betriebseinheit abhängigen) Info-Flexfelder definiert:- abweichender Steuerschlüssel- abweichendes Umsatzkonto

Auf Rechungsadress-Ebene werden für zwei Umsatzsteuerschlüssel (von der Betriebseinheit abhängigen) Info-Flexfelder definiert:- abweichender Steuerschlüssel- abweichendes Umsatzkonto - abweichendes Frachtkonto

==> Wird dann eine Auftragsposition mit dem abweichenden Steuerschlüsselnach Debitoren importiert, so kann auch ein abweichendes Umsatzkontoherangezogen werden!

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Beispiel: Artikel TH3107 Terassen-Holzschirm (Ware)

Umsatzkonto (Reiter Fakturierung): 440000 Umsatzerlöse 16% (Inland)

Steuerschlüssel A: UEU00- Abweichendes Umsatzkonto: 412500 Steuerfreie innergem. Lieferungen

Steuerschlüssel B: U00- Abweichendes Umsatzkonto: 400000 Umsatzerlöse 0% Drittland

( Warenlieferungen außerhalb der EU sind nichtsteuerbare Umsätze. )

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Beispiel: MMS Espana (verbundenes Unternehmen)

Steuerschlüssel Rechnungsadresse: U00 Umsatzkonto Rechnungsadresse: 400002 Umsatzerlöse Dienstleistungen

MMS Espana

Steuerschlüssel A: U16- Abweichendes Umsatzkonto: 440002 Erlöse 16% MMS Espana

Steuerschlüssel B: UEU00- Abweichendes Umsatzkonto: 412502 Steuerfreie Innergem.

Lieferungen MMS Espana

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Erweiterte AnforderungenAktuelle Abdeckung

Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standort des Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln gebucht werden.


Das Segment Kostenstelle und Kostenträger sind möglichst „automatisch“ - also nicht durch eine manuelle Eingabe - in derDebitoren-Rechnung mit sinnvollen Werten zu belegen.

Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standortdes Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)auf unterschiedlichen (Umsatz-) Konten gebucht werden.

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Buchungen - Oracle AuftragBuchungen bei Lagerentnahmen (Herstellkosten des Umsatzes)

Buchung (bei Lagerentnahme)

Herstellkosten des Umsatzes (COGS) AN Umlaufvermögen

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Erfolgt über den Workflow Herstellkosten des Umsatzes (COGS = Cost of Good Solds)

Aufwandskonto wird standardmäßig vom Artikelstamm herangezogen

Keine Steuerbuchungen relevant

Keine Buchungen mit verbundenen Unternehmen relevant

ZUSÄTZLICHE ANFORDERUNG: Aufwandsbuchung soll zusätzlich mit Kostenstelle bebucht werden. Diese ist entweder beim Vertriebsmitarbeiter, der dem Auftrag zugeordnet ist, oder bei der Kundenrechnungsadresse hinterlegt.

LÖSUNGSANSATZ: Anpassung COGS-Workflow

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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben am Artikelstamm (Herstellkosten)

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Kunden-adresse Artikelstamm

Firma ./. ./. jaKonto ./. ./. jaKostenstelle ja ja jaKostenträger ./. ./. jaInterCompany ./. ./. jaReserve ./. ./. jaVerrechnung ./. ./. ja

Empfehlung PROMATIS Special Edition

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Buchungen - Oracle AuftragOriginal COGS-Workflow

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Buchungen - Oracle AuftragAngepasster COGS-Workflow (Ermittlung Kostenstelle)

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Für Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Michael MohlPROMATIS software GmbH, Ettlingen

Tel: 07243 2179 [email protected]

www.promatis-software.de

18. doag anwenderkonferenz · 400002 umsatzerlöse dienstleistungen 0% mms espana s.l (in sp.) u00...

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