1b. tatacara pengurusan akaun amanah

TATACARA PENGURUSANAKAUN AMANAH

KANDUNGAN

1. Tafsiran 2. Permohonan Penubuhan Akaun

Amanah 3. Arahan Akaun Amanah. 4. Pegawai Akaun Amanah &

Jawatankuasa Pentadbiran Akaun Amanah 5. Pengendalian Akaun Amanah 6. Penutupan Akaun Amanah

Akaun Amanah

Ditubuhkan dibawah Seksyen 9, Akta Tatacara Kewangan 1957 untuk mengakaunkan caruman wang daripada badan-badan dan/atau orang perseorangan yang diamanahkan kepada Kerajaan.

TAFSIRANTAFSIRAN

TAFSIRANTAFSIRAN

Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan

Satu akaun khas yang digunakan untuk memperakaunkan segala terimaan yang belum lagi dapat diperuntukkan ke kod-kod Hasil/Amanah/Deposit berkenaan kerana akaun-akaun ini belum lagi diluluskan ataupun kod-kod perakaunan belum diperuntukkan.

TAFSIRANTAFSIRAN

Arahan Akaun Amanah

Bermaksud Arahan bagi Akaun Amanah berkenaan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

TAFSIRANTAFSIRAN

Laporan Bulanan

Bermaksud laporan yang dikeluarkan setiap bulan oleh Pejabat Perakaunan yang mengandungi semua urusniaga yang diperakaunkan oleh Pejabat Perakaunan pada bulan tersebut yang juga disebut flimsi.

Pusat Tenggungjawab (PTJ)

Iaitu satu unit organisasi dimana pengurusnya telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan seumber-sumber lain.

TAFSIRANTAFSIRAN

TAFSIRANTAFSIRAN

Pegawai Pengawal Akaun Amanah

Pegawai yang bertanggungjawab dalam pengurusan sesuatu Akaun Amanah yang dinyatakan dalam Arahan Akaun Amanah.

TAFSIRANTAFSIRAN

Surat Kuasa Perbelanjaan

Iaitu surat kebenaran membuat perbelanjaan yang ditanggung oleh Akaun Amanah atau pegawai yang diarahkan.

1.Sekiranya Jabatan menerima sumbangan sebelum sesuatu Akaun Amanah ditubuhkan, Jabatan boleh mengkreditkan sumbangan itu ke dalam Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan setelah mendapat kelulusan JANM, tertakluk kepada apa-apa syarat yang boleh dikenakan oleh JANM. Perbelanjaan menggunakan Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan adalah tidak dibenarkan kecuali mendapat kebenaran khas daripada Perbendaharaan.

PERMOHONAN PENUBUHAN PERMOHONAN PENUBUHAN AKAUN AMANAHAKAUN AMANAH

2. Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan hendaklah ditutup apabila Akaun Amanah telah ditubuhkan dan beroperasi atau sesuatu sebab yang lain.Jabatan hendaklah menyediakan PTB yang berbaki sifar yang menunjukkan semua urusniaga terimaan dan bayaran.Kemukakan kepada Perbendaharaan dan JANM. Format PTB seperti format PTB tahunan.


3. Permohonan untuk menubuhkan Akaun Amanah boleh dikemukakan kepada Perbendaharaan dengan menyertakan:

Surat rasmi permohonan daripada Jabatan;Borang lengkap permohonan yang

ditandatangani oleh Pegawai Pengawal Jabatan sendiri;

Draf Arahan Akaun Amanah berpandukan format yang dikeluarkan Perbendaharaan.


4. Perbendaharaan hanya akan menimbangkan permohonan setelah maklumat yang diperlukan di bilangan 3 diterima dengan lengkap.

5. Setelah berpuashati bahawa suatu Akaun Amanah perlu diwujudkan, draf Arahan Akaun Amanah yang telah disemak oleh Perbendaharaan akan dikemukakan kepada agensi-agensi berkaitan untuk mendapat nasihat mengikut kehendak AP164.


6. Setelah mendapat nasihat dari agensi-agensi berkaitan, Perbendaharaan akan mengeluarkan Arahan bagi Akaun Amanah berkenaan secara rasmi.

7. Satu salinan Arahan Akaun Amanah akan diedarkan kepada Pegawai Pengawal Akaun Amanah, JANM dan Jabatan Audit Negara.


8. Jabatan bertanggungjawab untuk mendapatkan nombor kod Akaun Amanah itu daripada JANM setelah mendapat Arahan Akaun Amanah berkenaan. Sesuatu Akaun Amanah tidak boleh mula beroperasi selagi nombor kod itu belum diperolehi.


ARAHAN AKAUN AMANAHARAHAN AKAUN AMANAH

1. Setiap Akaun Amanah hendaklah mempunyai Arahan Akaun Amanahnya sendiri yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dibawah AP165.


Kandungan Arahan Akaun Amanah:-Nama Akaun;Tujuan Akaun;Jawatankuasa Pentadbiran Akaun;Pengawalan Akaun;Sumber kewangan dan penggunaan didalam Akaun;Sijil Pengesahan Baki dan PTB;penutupan Akaun;Tarikh kuatkuasa Arahan Akaun Amanah; danTarikh penyediaan akaun untuk diaudit.

ARAHAN AKAUN AMANAHARAHAN AKAUN AMANAH2. Operasi harian Akaun Amanah tertakluk

kepada:-Arahan Akaun Amanah;Arahan Perbendaharaan;Pekeliling Perbendaharaan;Lain-lain peraturan Kerajaan yang

berkuatkuasa.Pengecualian daripada di atas tertakluk kepada kelulusan bertulis Perbendaharaan atau pihak-pihak berkuasa yang mengeluarkan peraturan itu terlebih dahulu.


Format Arahan Akaun Amanah seperti slide 23 hingga 26.

Walau bagaimanapun Perbendaharaan boleh mengeluarkan apa-apa format lain yang difikirkan wajar dan sesuai bagi sesuatu Akaun Amanah.

PEGAWAI PENGAWAL AKAUN AMANAHPEGAWAI PENGAWAL AKAUN AMANAHDANDAN

J/KUASA PENTADBIRAN AKAUN AMANAHJ/KUASA PENTADBIRAN AKAUN AMANAH

1. Akaun Amanah hendaklah dikawal oleh seorang pegawai seperti yang ditetapkan dalam Arahan Akaun Amanah. Terdiri daripada pegawai pengawal sendiri atau pegawai lain yang ditetapkan oleh Perbendaharaan

2. Pegawai Pengawal Akaun Amanah boleh mengarahkan seorang pegawai perakaunan (atas nama jawatan) di bawah kawalan pentadbirannya untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab sebagai PPAA bagi pihak dirinya



3. Walaupun Pegawai Pengawal Akaun Amanah mengarahkan pegawai lain. Beliau masih bertanggungjawab untuk melaksanakan kawalan terhadap perjalanan Akaun Amanah dengan sempurna dan pada bila-bila masa ia masih boleh melaksanakan tugas sebagai PPAA.



4. Jawatankuasa Pentadbiran Akaun Amanah yang dikenali sebagai ‘Jawatankuasa Akaun’ adalah diwujudkan dengan fungsi dan tanggungjawab seperti berikut:-

Memutuskan dasar dan tatacara penerimaan dan penggunaan wang Akaun Amanah selaras dengan tujuan penubuhan akaun seperti dalam AAA





Menentukan semua laporan dan penyata disediakan dan dikemukakan mengikut ketetapan AAA, AP dan Pekeliling berkaitan.

Meluluskan Anggaran Perbelanjaan Tahunan dan Anggaran Perbelanjaan Tambahan Akaun Amanah.



Memastikan Akaun Amanah sentiasa berbaki kredit dan tidak terlebih dikeluarkan semasa meluluskan Anggaran Perbelanjaan Akaun.

Menentukan amaun daripada baki Akaun yang dijangka tidak akan digunakan dalam tempoh terdekat untuk dilaburkan.



5. Fungsi dan tanggungjawab Jawatankuasa akan ditambah selain dari di bahagian 4. Ianya bergantung kepada keperluan Akaun Amanah berkenaan.

6. Jawatankuasa Akaun perlu mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun dan kuorum adalah dinyatakan dalam AAA.

7. Jawatankuasa Akaun adalah bersama-sam turut bertanggungjawab bagi pengendalian Akaun Amanah berkenaan.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAH

Pematuhan Kepada Peraturan Kewangan

Tertakluk kepada terma-terma AAA Arahan Perbendaharaan Peraturan-peraturan Kewangan Lain yang

berkaitan Lain-lain Arahan oleh Perbendaharaan dari

semasa ke semasa. Terma-terma dan syarat-syarat oleh

penyumbang yang dibuat secara bertulis.


Penyelenggaraan Rekod-Rekod Kewangan

1. Semua PPAA dan Pengendali Akaun Amanah hendaklah menyelenggara rekod-rekod kewangan dengan lengkap dan teratur seperti berikut:-

Buku Akaun Amanah untuk merekod setiap urusniaga terimaan dan bayaran. Jabatan perlu selenggara lejar kecil bagi sesuatu sumbangan/projek jika wajar berbuat demikian ataupun sesuatu sumbangan itu disertai dengan terma/syarat bertulis.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAH Rekod-rekod harta modal, inventori dan bekalan

pejabat diselenggarakn mengikut PP Bil.2 1991 atau dan mana-mana pekeliling yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. Memastikan perolehan melalui Akaun Amanah direkodkan secara berasingan.

Buku Daftar Pelaburan Akakun Amanah adalah untuk merekod semua pelaburan akaun amanah.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAH Menyimpan dengan teratur dan selamat semu

surat-surat arahan berhubung dengan pengendalian Akaun Amanah. Ianya seperti arahan Pegawai Pengawal, kuasa menandatangani resit, penyata pemungut, baucer bayaran, minit-minit mesyuarat Jawatankuasa Akaun dan sebagainya.

Dokumen-dokumen urusniaga terimaan dan bayaran akakun seperti penyata pemungut, baucer bayaran, pesanan tempatan, surat kuasa perbelanjaan dan sebagainya disimpan sewajarnya.


Urusan Terimaan1. Semua terimaan dan pungutan Akaun Amanah

hendaklah mengikut tatacara AP 60 hingga 91, yang merangkumi perkara-perkara berikut:-

Tanggungjawab pemungut. Kuasa memungut. Urusan pengeluaran resit. Merekod pungutan. Simpan selamat daftar/buku resit. Pungutan perlu dikreditkan ke akaun di bank.


2. Setiap terimaan dan pungutan Akakun Amanah hendaklah dicatatkan ke dalam Buku Akaun Amanah dan resit rasmi dikeluarkan.

3. Pemungut adalah bertanggungjawab untuk memastikan setiap terimaan dan pungutan diterima masuk dengan betul melalui semakan ke atas penyata pemungut atau slip masuk bank dan laporan JANM.


Urusan Bayaran1. Bayaran dari peruntukkan Akaun

Amanah yang dibenarkan hanyalah untuk projek/ program/ aktiviti sahaja. Hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Akaun terlebih dahulu atau kaedah lain yang ditetapkan di dalam AAA.


2. Semua tatacara perolehan dalam AP dan peraturan yang berkaitan dengannya hendakalh dipatuhi sepenuhnya.

3. Semua urusan bayaran perlulah memenuhi sepenuhnya tatacara pembayaran dalam AP dan peraturan kewangan berkaitan.


4. Pembayaran dilakukan melalui baucer yang disahkan oleh PPAA atau pegawai yang diarahkan olehnya. Pastikan segala peraturan kewangan dipatuhi dan disokong dengan dokumen urusniaga yang berkaitan.

5. Catatan bayaran direkodkan kedalam Buku Akaun Amanah dengan nomnor rujukan yang sesuai seperti no. baucer, jurnal, kelompok dan sebagainya. Sertakan juga maklumat-maklumat lain sekiranya ada maklumat yang boleh diperolehi selepas penyesuaian dibuat.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAH6. Pegawai yang menandatangani atau mengesahkan

baucer hendaklah berpuashati bahawa:- butiran perbelanjaan atau aktiviti adalah dibenarkan

dalam AAA. Memenuhi syarat AAA dan diluluskan oleh JA. Mengikut peraturan, kadar yang dipersetujui oleh

penyumbang atau kadar yang berkuatkuasa atau kadar yang sesuai mengikut profesion, kelayakan dan pengalaman penerima bayaran.

Baki akaun dengan mengambilkira pelaburan dan tanggungan adalah mencukupi dan perbelanjaan itu tidak akan menyebabkan baki akaun terlebih dikeluarkan.


7. Sekiranya AAA membenarkan, apa-apa lawatan keluar negeri melalui peruntukkan Akaun Amanah hendaklah mendapat kelulusan daripada Perbendaharaan (Bahagian Pentadbiran) terlebih dahulu selaras Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 1990 atau/dan mana-mana pekeliling yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa.

8. Borang permohonan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan sekurang-kurangnya sebulan sebelum lawatan.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAHAkaun Bank1. Semua Akaun Amanah hendaklah menggunakan

akaun bank JANM. Sekiranya pengecualian diperlukan permohonan boleh dibuat kepada JANM untuk kelulusan.

2. AA yang dibenarkan mempunyai akaun sendiri perlu menyediakan Penyata Penyesuaian Bank dan dikemukakan bersama Sijil Pengesahan Baki seperti Penyata Penyesuaian Amanah.

3. AA yang mempunyai akaun bank sendiri hendaklah menyediakan satu jurnal bulanan yang menunjukkan urusniaga terimaan dan bayaran. Dikemukakan kepada JANM untuk diproses.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAHAkaun Pelaburan1. Semua pelaburan Akaun Amanah

hendaklah diluluskan oleh JANM kecuali dibenarkan oleh Arahan Akaun Amanah. Kemukakan borang permohonan untuk urusan pelaburan kepada JANM

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAHPengesahan Baki Akaun Amanah1. Pejabat Perakaunan akan mengeluarkan

Laporan Terperinci untuk disemak dandisesuaikan dengan rekod terimaan dan bayaran Akaun Amanah. Tujuan utama pengesahan baki dibuat adalah untuk:-

Memastikan semua urusniaga natara rekod Pejabat Perakaunan dengan rekod Jabatan adalah selaras.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAH Menentukan adanya pengawasan dan

pemeriksaan yang berterusan supaya PTB akhir tahun dapat menunjukkan kedudukan yang benar dan tepat.

Memastikan tidak ada terimaan dan pembayaran yang tersalah diperakaunkan.

Dapat memastikan pelarasan dibuat dengan segera.

Memastikan Akaun Amanah tidak terlebih dikeluarkan atau berbaki debit.

Memastikan baki Akaun Amanah sentiasa melebihi amaun yang dilaburkan.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAH2. Sijil Pengesahan Baki perlu dilakukan di

dua peringkat, iaitu Peringkat Ibu Pejabat dan PTJ. SPB semua Akaun Amanah perlu dikemukakan oleh PTJ ke Pejabat Perakaunan masing-masing. Akaun Amanah yang mempunyai lebih daripada satu PTJ, Pegawai Pengawal Akaun Amanah hendaklah menyediakan SPB yang telah disatukan untuk dikemukakan kepada JANM.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAH3. Sijil Pengesahan Baki perlu disediakan

pada setiap bulan mengikut format Lampiran 11 yang dikemukakan oleh Pejabat Perakaunan.Sekiranya berbeza Penyata Penyesuaian hendaklah disertakan bersama Lampiran 11-1. (Senarai A hingga D)Bagi Akaun Amanah yang mempunyai akaun bank sendiri format penyesuaian adalah seperti Lampiran 12.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAHPenyata Tahunan1. PPAA dikehendaki menyediakan 4 salinan

PTB bagi tahun berakhir 31 Disember dan dikemukakan kepada Ketua Audit Negara selewat-lewatnya sebelum atau pada 31 Mac tahun berikutnya. Serta maklumkan kepada Perbendaharaan dan JANM apabila penghantaran dilakukan.

2. PPAA hendaklah dalam tempoh 30 hari menghantar sesalinan penyata yang telah diaudit bersama pemerhatian audit kepada Perbendaharaan dan JANM.

PENGENDALIAN AKAUN AMANAHPENGENDALIAN AKAUN AMANAH3. Penyata Terimaan dan Bayaran hendaklah

mengandungi: Baki awal tahun; Butir-butir lengkap urusniaga terimaan dan

bayaran dan disokong dengan ringkasan butir-butir dan maklumat-makluman trikh, no. rujukan dokumen dan amaun bagi setiap urusniaga;

Baki akhir tahun;nota mengenai pelaburan.

PENUTUPAN AKAUN AMANAHPENUTUPAN AKAUN AMANAH1. Akaun Amanah hendaklah ditutup melalui:- Telah mencapai maksud penubuhannya. Tidak dikehendaki lagi. Mencukupi tempoh hayat mengikut AAA. Tidak aktif dalam tempoh setahun.

2. Baki Akaun Amanah yang hendak ditutup hendaklah sifar, iaitu samada dipindahkan ke Akaun Hasil atau dikembalikan kepada penyumbang mengikut peruntukkan AAA berkenaan.

PENUTUPAN AKAUN AMANAHPENUTUPAN AKAUN AMANAH3. PTB Akaun yang berbaki sifar pada satu

tarikh hendaklah disedia dan dikemukakan kepada Ketua Audit Negara. Perbendaharaan dan JANM hendaklah dimaklumkan apabila penghantaran dilakukan.

4. Bagi akaun amanah yang menggunakan akaun bank sendiri, PPAA hendaklah memastikan akaun bank disifarkan. Penyata akaun bank berbaki sifar disertakan bersama PTB yang berbaki sifar.

PENUTUPAN AKAUN AMANAHPENUTUPAN AKAUN AMANAH

5. Menerima pengesahan dari Ketua Audit Negara ke atas PTB yang berbaki sifar PPAA hendaklah mengemukakan kepada Perbendaharaan dan JANM. Perbendaharaan akan mengeluarkan surat penutupan rasmi Akaun Amanah berkenaan selepas PTB yang berbaki sifar disahkan oleh Ketua Audit Negara.

SEKIANSEKIANTERIMA KASIHTERIMA KASIH

1b. tatacara pengurusan akaun amanah

Documents