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2 ESTUDIOSDEVIABILIDAD

Contenido 1.Introduccin 2.ElEstudiodeViabilidad 3.Anlisisdecoste/beneficio 4.Bibliografa 5.Actividadespropuestas 6.EjerciciosEstetematratalosestudiosdeviabilidad,unodelosconocimientosnotcnicosmsimportantesquedebera tenercualquieranalistadesistemas.Losanalistasson losencargados de vender los cambios en los sistemas, y deben evaluar conminuciosidadtodaslassolucionesalternativasantesderecomendardichoscambios.Aqu se discute cmo analizar y documentar dichas alternativas sobre la base decuatrocriteriosdeviabilidad:operativa, tcnica,defechasyeconmica(estaltimarecibeaveceselnombredeanlisisdecostesybeneficios).Finalmentenoscentramosenlastcnicasutilizadasparallevaracaboelanlisisdecostesybeneficios.

1 IntroduccinComopasoprevio ynecesariopara organizarunproyecto,debemos considerar lapropiaexistenciadelmismo.Ladecisindellevarloacabopuedeserconsecuenciadeunanuevanecesidadde informatizaruna funcin,obiendemejorarladebidoa lapropiaevolucinde laempresa.Encualquiercaso,estadecisindebeconsiderarseestratgica, puesto que puede influir en el funcionamiento y, por tanto, en larentabilidadde laempresa.Unproyecto siempre tiene comoobjetivounbeneficio,pero no necesariamente econmico, si bien los dems beneficios (de servicio, deimagen,etc.)suelenteneralargoplazorepercusioneseconmicas.

Siemprequeseconsidere laposibilidaddeabordarunproyecto,sedeben teneren cuenta los recursos, tanto tcnicos comohumanos,de losque sedisponeno sepuededisponer.Estantocomoevaluarsuviabilidad,esdecir,iniciarlocongarantadefinalizarloconxito.

Si es viable, quien tenga poder de decisin suficiente debe considerar si esrentable: debe valorarse la rentabilidad, estableciendo la relacin entre los costes(equipo fsicoyequipohumano)yelbeneficioesperado.Sielproyectoesviable,yademsesrentable,podemostomarladecisindeiniciarelproyecto.

En laprctica, la rentabilidadnoesvaloradasuficientemente,nisiquieraen lasgrandesempresas.Enocasiones,simplementenosetieneencuentaelesfuerzo(queendefinitivasuponeuncoste)necesarioparaobtenerunobjetivo,aunquesueleserconsecuenciadeldesconocimientode este esfuerzo o coste,de lasdificultadesque

30PlanificacindeSistemasInformticos

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puedanexistir(comounvolumenexcesivoparaelsistemadequesedispone),delaslimitacionesde la informacindisponible, e inclusodesconocimientodel resultadodel trabajo (comoobtenerun listadoquedebidoasuenorme tamaopermanecerintilmenteenalgndespachooalmacndebidoaquesugestinesimposible).

Otro elemento que influye negativamente en la rentabilidad, en las grandesorganizaciones, es la dispersin de jefaturas, que da lugar a que cada jefe tengaatribuciones para pedir nuevos trabajos, no siempre necesarios y muchas vecesredundantes con los solicitadosporotros.En empresasde tamao considerable esconvenienteestablecerunfiltrodepeticiones,atravsdeuncomitquelascanaliceytengaautoridadparaorientar,adaptareinclusonegarsolicitudesnoconvenientes.

Sobrelarentabilidadincidendirectamenteeltiempodedesarrolloyeltiempodeexplotacin, que se traducen en un coste y que, en empresas con un centroinformticopropio,nosueleservalorado,puestoquealdepartamentosolicitante lesalegratis,aunquesquesuponeuncosteparalaempresa.

Por esto, es prctica recomendable facturar los trabajos a cada departamento,dentrodelaempresa,paraqueestnacargodesupropiopresupuesto,conelobjetodequeseevalen lasnecesidadesconcriteriomsestrictoyracionalysedejendesolicitartrabajosquenoestnplenamentejustificados.

2 ElEstudiodeViabilidadFormalmente,podemosdefinirlaviabilidadyelanlisisdeviabilidadcomo:

Laviabilidadeslamedidadelbeneficioobtenidoenunaorganizacingraciasaldesarrollodeunsistemadeinformacin.Elanlisisdeviabilidadeselprocesoporelcualsemidelaviabilidad.

El estudio de viabilidad realiza una estimacin de si las necesidades de usuarioidentificadas se pueden satisfacer utilizando las tecnologas software y hardwareactuales.Elestudiodecidirsielsistemapropuestoserrentabledesdeunpuntodevista de negocio y si se puede desarrollar dadas las limitaciones presupuestariasexistentes.Un estudio de viabilidad debera ser relativamente rpido y barato. Elresultadodeberaservirpara tomar ladecisindesicontinuarconunanlisismsdetalladodelsistema.

En realidad, todos los proyectos son posibles: si se tiene infinitos recursos ytiempo!. Desgraciadamente, en el desarrollo de una aplicacin software es muyprobable que nos encontremos con limitaciones de recursos y fechas de entregadifcilesde cumplir.Esnecesario yprudente evaluar la viabilidaddeunproyectocuanto antes.Sepueden evitarmesesde esfuerzo,y elgasto innecesariounagrancantidaddedinerosisereconoceunsistemamalconcebidocuandoanestamosenlafasededefinicin.

Sinembargo,elestudiodeviabilidadnoesunanlisisniundiseodesistemas,sinomsbienesunaactividad cruzadadel ciclodevidaydebera llevarsea cabopermanentementeeneltranscursodelosproyectosdesistemas.

2.1 PuntosdecontroldeviabilidadenelciclodevidaLaviabilidaddeberacontrolarsea lo largode todoelciclodevida.Elmbitoy lacomplejidad de un proyecto aparentemente viable pueden cambiar despus deanalizar en profundidad los problemas y las oportunidades o despus de haberdiseado el sistema. Por tanto, un proyecto viable en un momento dado puedehacerseinviableposteriormente.

EstudiosdeViabilidad31

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Lospuntosdecontroly revisionesmarcan losmomentosespecficosduranteelciclodevidaenquesevuelveaevaluarlaviabilidad.Encualquieradeestospuntos,puedecancelarseorevisarseelmbitodeaplicacin,elcalendariooelpresupuestodelproyecto.Aspues,unafasedeanlisisdeviabilidadencualquierciclodevidadeberaserconsideradaslocomounaevaluacininicialdeviabilidad.

Lospuntosdecontrolde laviabilidadpueden fijarseencualquierciclodevidaqueseestutilizando. Indican lanecesidadde llevaracabounareevaluacinde laviabilidad o una revisin de gestin al terminar la fase anterior (y antes de lasiguientefase).Unconjuntotpicodepuntosdecontrolpodraser:

Anlisisdesistemas Fasedeinspeccin Fasedeestudio Fasededefinicin

Diseodesistemas Fasedeseleccin Fasedeaprovisionamiento Fasedediseo

Un proyecto puede ser cancelado o revisado en cualquier punto de control, seancualesseanlosrecursosyainvertidosenelmismohastaelmomento.Enunprincipio,esta idea puede resultar intolerable. La inclinacin natural del analista puede serjustificarquehade seguirse con elproyectopor el tiempoy eldineroque sehaninvertidoenl.Estoscostesestnyaperdidos,ycontinuarelproyectonoharsinoempeorarlasituacin.

2.2 PasosaseguirenelEstudiodeViabilidadEl estudiode viabilidad sepuede organizar endistintospasos que sedescriben acontinuacinyquesereflejanenlafigura2.1.

PREPARACINDEL ESTUDIO

DE VIABILIDAD

DEFINICINDEL

PROBLEMA

SELECCIN DELAS OPCIONESDE VIABILIDAD

REUNIN DELINFORME DEVIABILIDAD

Figura2.1.Pasosdelestudiodeviabilidad.


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Paso1.PreparacindelEstudiodeViabilidadEn primer lugar, hay que comprobar que los trminos de referencia soncompletosyprecisos.Tambinse llevaracabounaevaluacin inicialde lacomplejidadymbitodelSistemaInformticopropuesto.Porltimo,sehaceunplandetalladoquedeberseguirseduranteelrestodelEstudiodeViabilidad.Enestepaso,debenparticipareljefedeproyecto,directivosyusuarios.

Paso2.DefinicindelproblemaElobjetivoprincipalesobtenerunacomprensinmsdetalladadelaempresayde lasnecesidadesde informacinquestatiene.Se identifican losproblemasasociadosconelentornoactualqueelnuevosistematendrqueresolver,ascomolosserviciosadicionalesqueproporcionar.Adems,sedefinenlosusuariosdelnuevosistema.Comoresultado,sedebegeneraruninformedeladefinicindelproblema.Participarnelequipodelestudiodeviabilidadylosusuarios.

Paso3.SeleccindelasopcionesdeviabilidadEnestepasosedesarrollaunconjuntodeOpcionesdeviabilidadquesatisfacenlosrequisitosdefinidosydelascualeshabrqueelegiruna.Dichaseleccinsercompetenciadelosusuarios.Conello,sepretendeasegurarquelosusuariosseresponsabilicendelosresultadosdelestudio,hacindolespresentaraladireccinlasOpcionesdeViabilidadyparticiparenlaseleccindelaopcinpreferida.Losanalistas, sinembargo,debern recomendarculeselproyecto o proyectos preferidos, para implantar cada opcinde viabilidad.Tambinseproducirn losplanesdedesarrollogeneralesparaelproyectooproyectosseleccionados.

Paso4.ConstruccindelinformedeviabilidadEnestepasoseasegura la integridaddelEstudiodeViabilidadyseeditaelInformedeViabilidadcomodocumentoformal.Noseaplicaningunatcnicaenparticular,puestoque se trata simplementedeunir todos los resultadosobtenidosdelestudioenunnicodocumento.Enestepasoparticipatodoelequipodelestudiodeviabilidad.

2.3 EsquemadelestudiodeviabilidadEl estudiodeviabilidadpuededocumentarse comoun informeapartepara laaltagestin e incluir como apndice a la especificacin del sistema. El estudio deviabilidadesrevisadoprimeroporeljefedelproyecto(paravalorarlafiabilidaddelcontenido)yporladireccin(paravalorarelestadodelproyecto).Elestudiodeberaconcluirenunadecisinadelante/abandonamos.Hayqueresaltarquesetomarnotras decisiones de este tipo durante los pasos de planificacin, especificacin ydesarrollotantodeingenierahardwarecomosoftware.

Alfinaldeesteestudio,ladireccintienequetomarunaseriededecisionessobre: Si se va a proceder de forma distinta a la propuesta en el Documento de

IniciacindelProyecto. Sisevanaseguiradelanteconeldesarrollosoftware.

Aunque el formato que se utilice para el estudio de viabilidad puede variar, elsiguienteesquemacubrelostemasmsimportantes:


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Esquemadelestudiodelaviabilidad

I.Introduccin.A.Declaracindelproblema.B.Entornodeimplementacin.C.Restricciones.

II.Resumendegestinyrecomendaciones.A.Objetivosimportantes.B.Comentarios.C.Recomendaciones.D.Impacto.

III.Alternativas.A.Configuracionesalternativasdelsistema.B.Criteriosempleadosenlaseleccindelenfoquefinal.

IV.Descripcindelsistema.A.Exposicinabreviadadelmbito.B.Viabilidaddeloselementosasignados.

V.Anlisisdecoste/beneficio.VI.Evaluacindelriesgotcnico.VII.Consideracioneslegales.

VIII.Otrostemasespecficosdelproyecto.

2.4 CriteriosdeviabilidadDurante la ingeniera de producto, centramos nuestra atencin en cuatro reasprincipalesdeinters:

La viabilidad operativa. Es una medida del correcto funcionamiento de unaposiblesolucinalosproblemasdentrodeunaorganizacin.Tambinesunamedidadelasreaccionesqueprovocaunsistemaounproyectoenlaspersonasqueenlparticipan.

Laviabilidad tcnica.Un estudiode funcin, rendimiento y restricciones quepuedan afectar a la consecucin de un sistema aceptable, as como de ladisponibilidaddelosrecursosyconocimientostcnicosnecesarios.

Laviabilidaddefechas.Esunamedidaqueindicasiunproyectoesrazonableenelcumplimientodesucalendario.

Laviabilidadeconmica.Esunaevaluacindelcostededesarrollosopesadoconlosingresosnetosobeneficiosobtenidosdelproductodesarrollado.Amenudosuelerecibirelnombredeanlisisdecostesybeneficios.

Aunquetambinseestudialaviabilidadtcnica,losestudiosdeviabilidadsecentrancadavezmsen los requisitosde laempresa,dejandoaun ladoaspectosaisladosreferentes a la tecnologa de implantacin, en un intento de independizar eldesarrollode la tecnologadisponible.Estosedebeaque loscriteriosdeviabilidadoperativa y tcnica miden los mritos de un problema o una solucin, pero laviabilidadoperativaestorientadaa laspersonasmientrasque la tcnicaseorientamsalosordenadores.

Laviabilidadeconmica tienequevercon loscostesybeneficiosdelsistemadeinformacin.Enrealidad,haypocossistemasquenoseanviables.Msbienexistenopciones ms o menos viables que otras. Examinemos ms de cerca los cuatrocriteriosdeviabilidad.


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ViabilidadoperativaLos criterios de viabilidad operativamiden la urgencia del problema (durante lasprimeras fasesdelproyecto)o laaceptabilidadde lasolucin (en fasesposteriores).Paraestablecerunamedidadelaviabilidadoperativa,sedebentenerencuentadosaspectos:

Merecelapenaresolverelproblemaofuncionarlasolucinpensadaparaelproblema?.

Qu opinan los usuarios finales y los directivos sobre la solucin alproblema?.

Paraestudiar laurgenciadeunproblemao laeficaciadeuna solucin,habraqueestudiar aspectos como las prestaciones que aporta el sistema, la informacin queaporta a los usuarios finales y directivos, la economa de costes que aporte a laempresa,elcontrol frentea fraudesy laprecisinde la informacin, laeficaciaconqueutilizalosrecursos,ylosserviciosqueofreceelsistema.

Encuantoalaopinindelosusuariosfinalesydirectivos,nosloesimportanteevaluar si un sistema puede funcionar, sino que tambin hay que evaluar sirealmente funcionar.Una solucin inicialmenteviablepuede fracasardebido a laresistenciadelosusuariosfinalesolosdirectivos.Aesterespecto,habrquetenerencuentalaaceptabilidadpolticadelaresolucindelproblemaolasolucin.

ViabilidadtcnicaEs el rea ms difcil de valorar en esta etapa del proceso. Como los objetivos,funcionesyrendimientosonpococlaros,cualquiercosapareceposiblesisehacenlassuposicionescorrectas.Esesencialqueelprocesodeanlisisydefinicinserealiceenparaleloconunavaloracindelaviabilidadtcnica.Deestamanerasepuedenjuzgarespecificacionesconcretasamedidaqueseestablecen.

Laviabilidad tcnica slopuedeevaluarsedespusde terminar las fasesen lasquesetenganqueresolvercuestionestcnicas(sobretodo,lasfasesdeevaluacinydiseodenuestrociclodevida).Enlaactualidad,apenasnadaesimposibledesdeelpunto de vista tcnico. En consecuencia, la viabilidad tcnica analiza lo que serprcticoorazonabledeimplantar.

Lasconsideracionesestnasociadasnormalmenteconlaviabilidadtcnicason: Riesgodedesarrollo.Puededisearseelelementodel sistemademaneraque

se consigan la funcin y rendimiento necesario dentro de las restriccionesdescubiertasduranteelanlisis?

Disponibilidadderecursos.Tenemosdisponibleunaplantillacualificadaparadesarrollarelelementodelsistemaencuestin?Tenemosdisponiblesotrosrecursosnecesarios(hardwareysoftware)paraconstruirelsistema?

Tecnologa. Haprogresado la tecnologa respectivahastaunpunto que seacapazdesoportarelsistema?

Los desarrolladores de sistemas informticos son optimistas por naturaleza. Sinembargo, durante una evaluacin de viabilidad tcnica, debera prevalecer unaactitudcasipesimista.Unjuicioequivocadoenestaetapapuedeserdesastroso.

ViabilidaddefechasAunque tengamos losconocimientos tcnicosnecesarios,sonrazonables losplazosdel proyecto? Algunos proyectos arrancan ya con plazos fijados. As, hay quedeterminarsilosplazossonobligatoriosodeseables.Porejemplo,unproyectoparadesarrollarun sistemaque satisfaga lasnuevasnormativasde informesenviadosalasinstanciasgubernativaspuedetenerunplazoquecoincidaconelmomentoenque


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entranenvigordichasnormativas.Lasmultasasociadasalincumplimientodeestosplazospuedenhacerlosobligatorios.Silosplazosnosonobligatoriossinodeseables,elanalistapuedeproponeruncalendarioalternativo.

Suele ser preferible entregar un sistema que funcione correctamente con dosmesesderetrasoqueentregaratiempounsistemadeinformacinintilypropensoaerrores. No cumplir con los plazos es una contrariedad. Pero es peor entregarsistemasinadecuados.Setrata,enestecaso,deelegirelmenordeestosdosmales.

ViabilidadeconmicaNoesnecesariounestudiodeviabilidadparasistemasenquelajustificacineconmicaes obvia, el riesgo tcnico es bajo, se esperanpocosproblemas legales y no existeningunaalternativarazonable.

Sin embargo, si falla algunade las condiciones anteriores, sedeberahacerunestudio del rea en cuestin. La justificacin econmica es generalmente laconsideracinfundamentalparalamayoradesistemas,eincluyeunaampliagamadeaspectosa tenerencuentacomosonelanlisisdecoste/beneficio, lasestrategiasde ingresosde laempresaa largoplazo,el impactoenotrosproductosocentrosdebeneficios,costederecursosnecesariosparaeldesarrolloycrecimientopotencialdelmercado.

Lacuestindefondo:elestudiodealternativasHemos visto que es posible evaluar soluciones alternativas con ayuda de cuatrocriterios:operativo, tcnico,de fechasyeconmico.Cmoelegirentonces lamejorsolucin?.No siempre es fcil.Amenudo, las cuestiones operativas y econmicasestnen conflicto.Porejemplo, la solucin con impactooperativoptimodesde laperspectivade los usuarios finalespuede ser tambin lams cara y, por tanto, lamenosviableeconmicamente.

Ladecisin final se tomardialogando con losusuarios, revisando losdatosyoptando por la mejor alternativa global. El grado con que se consideran lasalternativasestamenudolimitadoporrestriccionesdetiempoycostes.

3 AnlisisdeCoste/BeneficioLapartealaquesesueleprestarmsatencinduranteunestudiodeviabilidadeselanlisiseconmicodecoste/beneficio.Susconclusionesserndeterminantesparaqueladireccintomeladecisindeseguiradelanteocancelarelproyecto.

El anlisis coste/beneficio permite seleccionar la alternativa ms beneficiosa ypreverlasnecesidadesfinancieras.Unbuenanlisisdebetenerencuentanosloloselementos tangibles, que se pueden valorar directamente (como gastos de equipo,tiempoempleadoeneldesarrollo,salariospagados,etc.),sinotambinloselementosintangibles (nosepuedenvalorarconprecisin,por loquesuelensersubjetivos)yque,enmuchoscasos,constituyenlaclavedelaviabilidaddelosproyectos.

Pero, cmo pueden estimarse los costes y beneficios?, y cmo puedencompararsedichoscostesybeneficiosparadeterminar laviabilidadeconmica?.Engeneral,elanlisisdecoste/beneficio se suele representaren formade tabla:en lascolumnasaparecenlosaosdevidadelproyecto,yenlasfilaslosdistintosconceptosde gasto y beneficio del proyecto. A continuacin, se ofrece una visin sobre loscostesybeneficiosaconsiderar,ydelastcnicasparaestimarlos.


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3.1 AnlisisdecostesLos costes pueden encuadrarse en dos categoras. Existen costes asociados aldesarrollodelsistemaycostesasociadosal funcionamientodelsistema.Elprimeropuedecalcularsedesdeel iniciodelproyectoydeberaserajustadoalfinaldecadaunadesusfases.Elsegundoslopuedecalcularseunavezdefinidas lassolucionesinformticasespecficas.

CostesdedesarrolloLoscostesdedesarrollodeunsistemadeinformacinpuedenclasificarseenfuncindelafaseenlaquetienenlugar.Loscostesdedesarrolloocurrenunavezdurantelaejecucineldesarrollodelproyectoynovuelvenaproducirseunavezcompletado.Muchasorganizacionesutilizancategorasestndardecostesquedebenevaluar.Enausenciadeunacategoradeestetipo,podraservirnosdeayudalasiguientelista:

Costes de personal. Sueldos de los analistas, programadores, consultores,operadoresdeentradadedatos,operadores informticos,personaldeadministracin y restantes personas que trabajan en el proyecto. Como estaspersonaspuedeninvertirsutiempoenvariosproyectos,sussalariosdeberanprorratearseparareflejarladedicacinalproyectoqueseestestimando.

Usoinformtico.Tiempodeordenadorqueseutilizarparaunaomsde lasactividades de programacin, pruebas, conversin, tratamiento de textos,mantenimiento del diccionario de proyectos, prototipos, carga de nuevosarchivosdedatos,etc.Siexisteuncentro informticoencargadodelusoderecursosinformticos,deberaestimarsetambinsucoste.

Formacin.Sielpersonalinformticoolosusuariosfinalestuvieranquerecibirformacin,loscursosdeformacinsupondrngastos.

Costesdesuministros,duplicacionesyequipos. Costedecualquiernuevoequipoinformticoosoftware.

CostesdefuncionamientoCasi nadie olvida los presupuestos de desarrollo de sistemas cuando detalla loscostes. Pero, por otra parte, es fcil olvidar que a un sistema se asociarn costesdespusdehabersidopuestoenfuncionamiento.Losbeneficiosobtenidosalolargode la vida del sistema deben recuperarse, tanto en lo que se refiere a costes dedesarrollocomoacostesdeoperacinofuncionamiento.Adiferenciadeloscostesdedesarrollo, los costes de operacin suelen repetirse a lo largo de la vida til delsistema, y pueden clasificarse en fijos y variables. Los costes fijos se producen aintervalosregularesyenrelacionesrelativamentefijas,comoporejemplo:

Pagosdealquilerodelicenciasdesoftware. Sueldos prorrateados de los operadores de sistemas de informacin y del

personaldesoporte.Loscostesvariablesseproducensegnciertosfactoresdeutilizacin,como:

Costes de uso de ordenadores (tiempo de CPU, de conexin, o cantidad dealmacenamientoutilizado),quevaraenfuncindelacargadetrabajo.

Suministros(comoformularios,papeldeimpresora,discos,yotrosmaterialesfungibles),quevaransegnlacargadetrabajo.

Costes generales prorrateados (como utilidades, mantenimiento y serviciotelefnico), quepueden asignarse a lo largode todo el tiempode vidadelsistemamedianteelempleodetcnicasestndardecontabilidaddecostes.


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3.2 AnlisisdebeneficiosLos beneficiospor lo general aumentan las ganancias o reducen los costes; ambascaractersticasmuyimportantesparatodonuevosistemadeinformacin.Sepuedenclasificarentangibleseintangibles,ysedescribenacontinuacin.

BeneficiostangiblesSesuelenmedirentrminosdeahorrosmensualesoanuales,odelasgananciasdelaempresa.Tambinsepuedenmedirentrminosdeahorroogananciaporunidaddecoste.Ejemplosdebeneficiostangiblesson:

Menoserroresdeproceso. Mayorproductividad. Menostiempoderespuesta. Eliminacindetareas. Reduccindegestos. Aumentodelasventas. Mejorescrditos. Reduccindeprdidasdecrditos.

BeneficiosintangiblesSonaquellosquesepiensaqueserndifcileso imposiblesdecuantificar.Amenosqueestosbeneficios sean, comomnimo, identificados,existe laposibilidaddequemuchosproyectosnofueranviables.Algunosdeestosbeneficiosintangiblesson:

Mejorsatisfaccindelcliente. Mejoradelamoraldelosempleados. Mejorservicioalacomunidad. Mejorestomasdedecisin.

Por desgracia, si un beneficio no pudiera cuantificarse (o su cuantificacin esexcesivamente subjetiva), sera difcil aceptar la validad del anlisis de costes ybeneficios asociado, que estara basado en datos incompletos. Algunos analistasrebatenlaexistenciadebeneficiosintangibles.Dicenquetodoslosbeneficiospuedencuantificarse;simplemente,algunosconmsdificultadqueotros.

3.3 ExpresindecostesybeneficiosdelsistemaSi se produjeran de forma instantnea todos los costes del sistema, y todos losbeneficios se observaran de forma instantnea, sera relativamente sencillorepresentarelvalordelsistemacomoladiferenciaentrecostesybeneficios.Perolosgastos se hacen usualmente en el transcurso de varios aos. As, probablementehabrquedemostrarloscostesybeneficiosdelsistemaalolargodeciertoperiododetiempo.Existentresconocidastcnicasparahaceresto:

Anlisisdeamortizacin. Rentabilidaddelainversin. Valoractualneto.

Laeleccindeunadeestastcnicasdebetenerencuentalaspersonasquelasllevarnacabo.Unconceptoquedeberaaplicarseacualquieradeestastcnicaseselajustedecostesybeneficiosparareflejarelvalordeldineroconelpasodeltiempo,comoveremosacontinuacin.


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ElvalordeldineroconelpasodeltiempoNormalmente,porefectodelainflacin,eldinerodehoyvalemsqueeldinerodeuntiempofuturo.Estoprovocaquevalgamstenerlamismacantidaddedinerohoyquedentrodeunao.Este concepto sepuedeaplicara los costesybeneficiosdelsistema.

Algunoscostesdeunsistemaaumentarndespusde la implantacin.Adems,todos losbeneficiosdelnuevosistemaaumentarnenel futuro.Antesdehacerunanlisisdecostesybeneficios,deberan traducirseestos costesadineroactual.Porejemplo:sidentrodedosaosseprevobtenerbeneficiode1.000culeselvaloractualdeleuroparadichobeneficio?.

Elvaloractualdelbeneficioeslacantidaddedineroquenecesitamosinvertirhoypara tener 1.000 dentrodedos aos. Suponiendo una rentabilidad actualde lasinversionesdel10%,bastaraunainversinde82645paraobtener1.000dentrodedosaos.Esteclculoserealizautilizandolasiguientefrmula1:

dondeneselaodeaplicacin,ytlatasadedescuento(enporcentaje).Este mismo ajuste podra hacerse para los costes previstos en el futuro. Por

ejemplo,supongamosquesehaprevistouncostede1.000paradentrode2aos.Elvaloractualdelcosteeslacantidaddedineroquetendramosqueinvertirhoyparatenerquepagarelcostede1.000dentrodedosaos.Suponiendodenuevoquelarentabilidadde las inversiones actuales esdel 10%,deberamos tener 82645 hoyparalos1.000quenecesitaremosen2aos.

Esta frmulaseutilizadeesta formacuando la tasadedescuentoes igualparatodoslosaos.Encasodeexistirunatasadistintaparacadaao,enlugardeutilizarlaexpresinelevadaalnmerodelao,serealizarelproductode lasexpresionescorrespondientesalatasadetodoslosaosanteriores.Porejemplo,silatasaparaelprimeraoesdel5%,yparaelsegundodel7%,paracalcularelvaloractualenelsegundoao,laexpresinsera:

Aunqueparezcaalgoengorroso,este sistemaesmuyutilizado,porquepermitecompararentresproyectoscondiferentesduraciones.As,lastcnicasdeanlisisdelvaloreneltiemposesuelenutilizarparamejorarlastcnicasdeanlisisdecostesybeneficios.

AnlisisdeamortizacinEsunmtodosencilloymuypopularparadeterminarsiunainversincubrironosuspropiosgastosycundo lohar.Como loscostesdedesarrollode lossistemastienen lugarmucho antesde que empiecen apercibirse sus beneficios,debepasaralgntiempoantesdequelosbeneficiossuperenaloscostes.

1Enlabibliografa,sepuedeencontrarestafrmulaconunexponenten1.Estose

debeaqueenestasreferenciasbibliogrficaselao inicialeselao1,en lugardelao 0 como hemos utilizado aqu para reflejar los costes de desarrollo antes decomenzarelperiododeoperacindelaaplicacin.

n

100t1

netoValoractualValor

+=

+

+=

1001

1001

netoValoractualValor

75


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Despus de la implantacin, pueden aparecer gastos de funcionamientoadicionalesquedebenpoderserrecuperados.Elanlisisdeamortizacindeterminacunto tiempo pasar antes de que los beneficios superen a los continuados yascendentesgastos.Esteperodorecibeelnombredeperododeamortizacin.

Veamosunejemplo:Supongamosuna empresaqueactualmente lleva lacontabilidadde formamanualy

decideimplantarunsistemainformtico.Actualmente,disponededospersonasdedicadasalacontabilidadcuyocoste(sueldobrutomsseguridadsocialacargodelaempresa)esde 31.250 cada uno. Se decide comprar un paquete de contabilidad cuyo precio decompraesde18.000yelcostedemantenimientoun15%deste,yquerequerirunaadaptacin (slo inicialmente) valorada en 44 jornadas de trabajo de un analista/programadorcuyahorasepresupuestaa27.Elordenadorquerequieresepresupuestaen 3.000 , con un coste de mantenimiento del 10% anual. El departamento decontabilidadestimaqueseahorraraun50%deltiempode lasdospersonasdedicadasacontabilidadsielsistema fueseautomtico.Seconsideraque lavidadelsistemaesde4aos. La formacin para su manejo requiere una semana y se hace con los propiosmanualesdelpaquete.Seconsideraqueelsistemaestplenamenteoperativoentresmeses.

Para expresar las cantidades relativas a los costesy losbeneficios, seutilizarunatablaenlaquelascolumnascorrespondenalosaos(elao0correspondealperiododetiemponecesarioparaeldesarrollo,yelrestoalosaosdeutilizacindelamisma,tambindenominado explotacin) y en las filas se indicarn losdistintos costes ybeneficios,lostotalesdeestoscostesybeneficios,yfilasadicionalesparaelbeneficioneto(diferenciaentreelbeneficioyelcoste)yelbeneficionetoacumulado(sumadelbeneficionetoacumuladodelaoanterior,mselbeneficionetodeeseao).

Ennuestroejemplo,losresultadosseran:

Ao

0 1 2 3 4

Ahorroensalarios 23.4372 31.250 31.250 31.250TotalBeneficios 23.437 31.250 31.250 31.250CosteHardware 3.000 300 300 300 300CosteSoftware 18.000 2.700 2.700 2.700 2.700CostePersonalInformtico 9.5043 CosteUsuario 1.2024 TotalCostes 31.706 3.000 3.000 3.000 3.000BeneficioNeto 31.706 20.437 28.250 28.250 28.250BeneficioNetoAcumulado 31.706 11.269 16.981 45.231 73.481

Esdecir,comenzaramosaobtenerbeneficiosapartirdelsegundoaodedesarrollo.

Sinembargo,paracalcularelperododeamortizacin,sedebenajustarloscostesylosbeneficiosalvalordeldineroconelpasodeltiempo.Paraello,sedebetenerencuentaqueelvaloractualdeldineroenelaondependedelatasadedescuento,queesunporcentajesimilara lastasasde intersquepuedendisfrutarseen lascuentasdeahorro.223.437=31.250(sueldopersona/ao)x0,75(9mesesoperativo)

39.504=44dasx8horasx27/hora

41.202=2personasx(31.250(sueldo/ao)/52semanas)x1semanasdeformacin


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En lamayorade los casos, la tasadedescuentode un negocio es el costedeoportunidaddesercapazde invertirenotrosproyectos (incluida laposibilidaddeinvertir en bolsa, fondosde inversin, obligaciones y similares).Alternativamente,unatasadedescuentopodraserloquelaempresaconsideracomounarentabilidadaceptableparasusinversiones.Aveces,seasociaestatasaconelvalordelainflacin.

Elvaloractual se calculautilizando la frmuladelapartadoanterior.Debemosaadira la tabla filaspara calcular losvaloresajustadosdelbeneficio totaly costetotalde cadaao,paradespus calcular elvalordelbeneficionetoydelbeneficionetoacumulado.

En nuestro ejemplo, y suponiendo una tasa del 10% anual, obtendramos lossiguientesresultados:

Ao

0 1 2 3 4

TotalBeneficios 23.437 31.250 31.250 31.250TotalCostes 31.706 3.000 3.000 3.000 3.000BeneficioAjustado 21.305 25.826 23.479 21.344CosteAjustado 31.706 2.727 2.479 2.254 2.040BeneficioNetoAjustado 31.706 18.579 23.347 21.225 19.295BeneficioNetoAcum.Ajust. 31.706 13.127 10.220 31.445 50.740

Esdecir, elbeneficioneto ajustado al finaldelproyecto serde 50.740 ,yno los73.481 calculados inicialmente. Significa esto que vamos a obtener menosbeneficio?.No, simplemente estamos expresando elbeneficio final en trminosdelvalorajustadodelamoneda(los50.740dehoyequivalenalos73.481dedentrodecuatroaos).

Unavezaplicados losdescuentosa los costesybeneficios,podemos completarnuestro anlisis de amortizacin.Veamos los costes y beneficios acumulados a lolargodelavidatildelsistema.Loscostesaumentarngradualmentealolargodelperododetiempo,debidoaloscostesdeoperacin.Perotambinsepuedeobservarque los beneficios a lo largo del ciclo de vida aumentan a gran velocidad. Losbeneficiosenelciclodevidasuperarnaloscostesenunperodocomprendidoentreunoydosaos.

Porextrapolacin,podemoscalcularqueelpuntodeinflexinseproducirenunaomsunplazodetmesesenelsegundoaoquecumpleque:

teniendoencuentaquequedanporrecuperar13.127delaoanterior,quelosgastosmensualesajustadosdelsegundoaoson2.479/12,yquelosbeneficiosmensualesajustadosduranteelsegundoaoson25.826/12.

Esteperiodode tiempo,unode losparmetrosmsutilizadosen lavaloracineconmica de los proyectos, y que corresponde con el plazo de amortizacinnecesario para recuperar el dinero invertido, se conoce como ROI (return ofinvestment).

Una vez conocido el periodo de amortizacin, habr que estudiar si estamosestudiando una buena o mala inversin. Esto depender de las directrices quemarquelaempresaencuantoasusinversiones.Esimportanteresaltarquerealizarelclculodelperiododeamortizacinsinactualizarlosvaloresdeldineroconelpasodeltiempo,daralugaraestimacionesdemasiadooptimistas.

12479.2

12826.25127.13 tt = mesest 75,6=


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AnlisisderentabilidaddeinversionesLatcnicadeanlisisderentabilidaddeinversionescomparalarentabilidad,alo

largodesutiempodevida,de lasdiferentesalternativasdesolucionesoproyectos.Elanlisisderentabilidaddeinversionesdeunasolucinoproyectoesunndicequemidelarelacinexistenteentrelacantidadqueobtieneunaempresadeunainversiny la cantidad invertida. El anlisis de rentabilidad de inversiones de una posiblesolucinoproyectosecalculadelmodosiguiente:

Tambinesnecesarioutilizarlosvaloresajustadosalpasodeltiempo.Paracalcularlo,debemosaadiralatablaunafilaquecontengaelbeneficioacumuladoajustadoporcadaao.Yotraparaelcosteacumuladoajustado (en lugardeutilizarelbeneficionetoacumuladoajustado,queesladiferenciaentreelbeneficioyelcoste).Siguiendoconnuestroejemplo,obtendramos:

Ao

0 1 2 3 4

Beneficioajustado 21.305 25.826 23.479 21.344Costeajustado 31.706 2.727 2.479 2.254 2.040Beneficioacumuladoajust. 21.305 47.133 70.611 91.956Costeacumuladoajustado 31.706 34.433 36.913 39.167 41.216

Estaeslarentabilidaddelainversineneltiempodevida,nounarentabilidadanual.Dividiendoporeltiempodevida,obtendremos larentabilidadanual.Estasolucinpuede entonces compararse con la de otras soluciones alternativas. Sin embargo,como en el casodelanlisisdeamortizacin, la empresapuedehaberdefinidounmnimoaceptablederentabilidadparasusinversiones.Silassolucionesalternativasalcanzan o superan el estndarmnimo, no sern viables desde el punto de vistaeconmico.

Denuevo,calcularlarentabilidadsinaplicarlosajusteseneltiemponosllevaraaobtenerunresultadoengaosoderentabilidad.

ValoractualnetoElvaloractualnetodeunaalternativadeinversineslatcnicadeanlisisdecostesy beneficiospreferidapormuchosdirectivos.Una vezms, loprimero que hadehacerseesdeterminar loscostesybeneficiosparacadaaodel tiempodevidadelsistema,ydenuevo,habrqueajustareneltiempodichoscostesybeneficios.

Despusde aplicar la tasadedescuento a todos los costes y los beneficios, secalculaladiferenciaqueexisteentrelasumadelosbeneficios(conlosdescuentos)ylasumadeloscostes(conlosdescuentos)paradeterminarelvaloractualneto.Siespositiva,setratardeunabuenainversin.Siesnegativa,seharunamalainversin.En comparacin de las diferentes soluciones o proyectos, la mejor inversin seraquellaque tengaunvaloractualnetomsalto (estacomparacin funciona inclusocuandolasalternativascorrespondenadistintosperiodosdevida).

estimadosCostesestimadosCostesestimadosBeneficiosARI =

%12323,1216.41

216.41956.91 ==ARI


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Siguiendoconnuestroejemplo,obtenemos losresultadosquesemuestranen lasiguientetabla:

Ao

0 1 2 3 4

Beneficioajustado 21.305 25.826 23.479 21.344Costeajustado 31.706 2.727 2.479 2.254 2.040Beneficioacumuladoajustado 21.305 47.133 70.611 91.956Costeacumuladoajustado 31.706 34.433 36.913 39.167 41.216VALORACTUALNETO 50.740

Comoresultadodenuestroejemplo,obtenemosunvaloractuanetode50.986.Estoquiere decir que si invirtiramos 50.986 a un 10% durante cuatro aos,obtendramoslasmismasgananciasquesiimplantamosestasolucindesistemadeinformacin.

3.4 AnlisisderiesgoLa viabilidad y el anlisis de riesgo estn relacionados demuchasmaneras. Si elriesgo del proyecto es alto (por alguna de las razones tratadas anteriormente), laviabilidaddeproducirsoftwaredecalidadsereduce.

Comopartedeunanlisisdecoste/beneficio,debeestardispuestoallevaracabounanlisisde riesgosdelnuevo sistema,porquenopodemos suponer con certezaqueselograrnlosbeneficiosestimados,niqueseincurrirenlosgastosestimados.Lascosaspuedensermejores,peroesmspreocupantequepuedanserpeores.

Laadministracingeneralmentedesearsaberlasconsecuenciasdequelascosassalgan mal durante el proyecto; y desearn saber cules pueden ir mal.Especficamente,querrnsaberbajoqucondicionesloscostesestimadospodransersignificativamentemayores, ascomo lascondicionesbajo lascuales losbeneficiosfueranbastantemenoresdeloestimado.

Cmo pueden ser los costes mayores de lo estimado?. He aqu algunasposibilidades,ydeberemos identificar losriesgosespecficos inherentesasupropioproyecto:

Elvendedordelhardwarepodraquebrar. Elequipodelproyectopudierasufriruncambiobrusco,uotrosproblemas. La tecnologausadaparaelproyectopodrano funcionar como seanunci,

sobretodosijamssehabausadoantes. Podraperderse laoportunidad;porejemplo,elsistemapodranoestar listo

parasuinstalacinenelmomentoquelasleyesobliguenaello. Puedensurgirproblemaspolticosodecontratoconsindicados,contratistas

externos,etc. El equipo de proyecto podra no tener el conocimiento necesario de la

aplicacin,uotrasdeficienciasque llevenaunaproductividadmenorde laesperada.

Circunstancias econmicas o de negocios turbulentas podran obligar acancelarelcontrato.

Puede surgir una diversidad de gastos ocultos, como por ejemplo costesextrasotrmitesquenofueronnecesariosenelsistemaanterior.


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De manera similar, los beneficios estimados podran no materializarse. Aqu semuestranalgunasposiblesrazones:

Losusuariosoperacionalespodranencontrarelusodelnuevo sistemamsdifcildeloesperado,llevandoademoraseinterrupciones.Estoesdeparticularimportanciasilosbeneficiosdelsistemasehabanprevistoenelsentidodeunamayorproductividaddelusuario.

Podrannoocurrirmejorasesperadasen laparticipacinenelmercado.Talvezelsistemanoproduzcamsclientes,msmedidos,msnegociosomsrendimientos.

Elsistemapodranocomportarsecomoseesperaba;porejemplo,noprocesartantastransaccionesporsegundocomoseesperaba.

Elvalordelanuevainformacindisponiblegraciasalsistemapodraresultarnotenerbeneficiostangibles.

Para tratar estos riesgos, a menudo resulta ser buena idea considerar el peorescenarioposible,elmejoryelesperado.Sermejorcuantomsprecisoyrealista:notiene sentido engaarse a uno mismo y a la administracin con suposicionesinnecesariamenteoptimistasconrespectoaloscostosybeneficios.

Demanerasimilar,aunquenadieesperaquelasituacindelpeorcasoocurra,esimportantequelaadministracinentiendacuanmalassepodranponerlascosas.

Tambin sedebe tener en cuenta quemuchas veces la administracin sabedemuchos ms riesgos que nosotros (por ejemplo, una potencial fusin entre sucompaayotra,quevolverintilalsistema).Ellospuedenevaluardichosriesgos,yamenudonisiquierase loscomunicarn;anosotrosnosnecesitanparaevaluar losriesgostcnicosdelproyecto.

4 BibliografaAcontinuacinsedetallanreferenciasbibliogrficasypginaswebrelacionadasconlosestudiosdeviabilidadylosanlisisdecoste/beneficio.

4.1 ReferenciasbibliogrficasLassiguientessonreferenciasrelacionadasconlosestudiosdeviabilidad:

ManualparalaconfeccindeEstudiosdeViabilidad VctorAmors Gestin2000,SA,1991

AnlisisydiseodeAplicaciones InformticasdeGestin.UnaperspectivadeIngenieradelSoftware.M.G.Piattiniyotros.RAMA,2003

Metodologadeplanificacinydesarrollodesistemasdeinformacin.MtricaVersin3

MinisterioparalasAdministracionesPblicas


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4.2 EnlacesdeintersA continuacin se detallan algunas direcciones de Internet en las que encontrarinformacinyrecursossobreplanificacindeproyectosdesoftware.

Dentro de la gua de tcnicas de la metodologa Mtrica Versin 3, seencuentraunadescripcindetalladadelanlisisdecoste/beneficioascomoalgunosejemplos:http://www.csi.map.es/csi/metrica3

La siguiente direccin contiene un artculo en ingls de Steve McConnellpublicadoenlarevistaIEEESoftwareen1998sobrelosestudiosdeviabilidad:http://www.stevemcconnell.com/ieeesoftware/bp15.htm

Elsiguienteenlacehacereferenciaaundocumentoquecontieneunalistadecomprobacinquesepuedeutilizarenelprocesodeevaluacindelestudiodeviabilidad:http://www.hud.gov/offices/cio/sdm/devlife/tempchecks/fschecklist.doc

5 ActividadespropuestasEnestetema,hemostratadolosaspectosrelacionadosconlosestudiosdeviabilidad,yunatcnicaconcretaparallevarlosacabo,elanlisiscoste/beneficio.Paracompletarlaformacinenestosaspectos,seproponenlassiguientesactividades:

Consultar la bibliografa del tema para tener una visin general de losestudiosdeviabilidadenelmbitodelosproyectosdedesarrollodesoftware.

y Apartirde las tcnicas estudiadas,analizar los criteriosdeviabilidady lastcnicasadecuadasparalosmismos

Buscarinformacinsobreotrastcnicasdistintasalanlisisdecoste/beneficioque permitandesarrollar estudiosde viabilidad.Una actividad relacionadapodra ser realizar una comparativa con las caractersticas de las tcnicasencontradas.

AccederalainformacinsobrelametodologaMtricaVersin3,yconsultarlastcnicassoportadasparalosestudiosdeviabilidad:

http://www.csi.map.es/csi/metrica3

AccederalapginadelaedicininglesadellibrodeIngenieradelSoftwarede Presuman para localizar informacin y recursos disponibles sobre losestudiosdeviabilidad(feasibilityanalysis):

http://www.rspa.com/

6 Ejercicios1. Es preciso desarrollar un nuevo sistema de informacin sobre planificacin de

produccinde laempresaXYZconuncostede75.120.Loscostesnetosdeoperacin estimados y los beneficios netos estimados en los prximos seisaosdefuncionamientoseranlossiguientes:


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Ao TotalCostes TotalBeneficios

0 75.120 0

1 2.100 15.620

2 2.820 20.430

3 3.300 24.640

4 3.780 33.050

5 4.200 39.660Suponiendoquesetieneunatasadedescuentodel12%:

Culseraelperododeamortizacindeestainversin? Culeslarentabilidaddelainversin? Culeselvalornetodelainversin?

2. Se desea desarrollar el sistema de gestin para una empresa de Importa

cin/Exportacin.Sedebe elegir entre lasdos alternativasque sedetallan acontinuacin, utilizando para ello el anlisis de amortizacin. Se supondrunatasadeactualizacindel4%anual.

Primeraalternativa:Elsistemalomanejarunsloempleado,loquesupondrunahorrodedostrabajadores(costepara laempresa1.200porempleado/mes);costedelsistema90.000,ms5.000anualesdemantenimientodesdeelprimerao;elcursode formacindebepagarloelempleadoysedesarrolla fueradelhorario laboral,aunquesusueldoaumentaren300brutosmensuales.Sehaplanificado lautilizacindeestesistemadurante4aos.

Segunda alternativa: El sistema lo manejarn dos empleados, suponiendo elahorrodeuntrabajador;elsistemacostar50.000,ms4.000anualesdemantenimientodesdeelprimerao;elcursodeformacinesacargode laempresaysedesarrolla fueradelhorario laboral,conuncostede500porempleado;elsistemaestarenusodurante5aos.

3.Unaempresahadecididoautomatizarsugestindealmacnmedianteunsistema

informtico.Elsistema,desarrolladoamedida,tieneuncostedeadquisicinde50.000,msuncostedemantenimientodesdeelprimeraode2.000.Sehaprevistoqueelsistemaestoperativodurante5aos.Laintroduccindelsistemasupondrunahorroanualde600enformularios,ylaliberacindeuno de los tres empleados actuales para otras tareas (coste anual para laempresadecadatrabajadorson21.000).Adems,sernecesarioquelosdosusuarios del nuevo sistema reciban un curso de formacin (valorado en1.200)yquerealizarnfueradelhorariolaboral.

Sedebecalcularelperiododeamortizacindelainversin,suponiendounatasadedescuento(paracalcular losvaloresajustadosdeldinero)del4%anual.


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4.Paraeldesarrollodelsistemadegestinparaunaempresa,debemoselegirentredos alternativas. Ambas alternativas estn planificadas para su utilizacindurante4aos,enlosquelastasasdeinflacinprevistasson3,5%,3%,2,5%y3,5% respectivamente.Desarrollarunanlisis completode coste/beneficio,eindicaryjustificarqualternativaseseleccionadeacuerdoconlosresultados.

a) El sistema lomanejarun empleado, loque supondrun ahorrodedos(costeparalaempresa1.500porempleado/mes);costedelsistema85.000,ms5.000anualesdemantenimientodesdeelprimerao;elcursode formacindebepagarloelempleadoysedesarrollafueradelhorariolaboral,aunqueelsueldodelempleadoaumentarapartirdeesemomentoen300brutosmensuales.

b) Elsistema lomanejarndosempleados,suponiendoelahorrodeuntrabajador;elsistemacostar40.000,ms3.500anualesdemantenimientodesdeelprimerao;elcursode formacinesacargode laempresaysedesarrollafueradelhorariolaboral,conuncostede500porempleado.

2-12-1-pb (1)

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