2008–11-25 katarina olsson-fernandinho -...

Lean – vad är det ?Hur gör vi i Vara Kommun ?Exempel från verkligheten

2008–11-25Katarina Olsson-Fernandinho

Vad är Lean?

• Tanke och arbetssätt för systematisk förbättringsarbete

• Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser

• Kundens behov i fokus• Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete

• Med hjälp av ständiga förbättringar sträva efter ett perfekt tillstånd

Detta är inte Lean

• Handlar inte om att säga upp medarbetare• Handlar inte om att hitta syndabockar• Handlar inte om att arbeta snabbare utan smartare

• Handlar inte om ett snabbt sätt att tjäna pengar!!!

Historien bakom Lean• Startade från allra första början inom textil-och byggbranschen

• På 1910-talet startade Henry Ford masstillverkning inom bilindustrin

• Efter 2:a världskriget startade Toyota biltillverkning med väldigt små resurser

• 1950-talet börjar TPS ta form, Toyota Production System

• 1980-talet börjar TPS som fenomen att studeras av västvärlden

• 1990-talet införs begreppet Lean Produktion

Grunderna i korta drag

• Stödjande ledarskap• Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i

• Fokusera på värdeskapande aktiviteter• Eliminera slöserier• Långsiktighet och helhetstänkande• Kontinuerliga förbättringar, steg för steg• Enkla metoder

Utdrag ur boken ”Utmana Dina processer!”IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB

Överproduktion

Lager

Omarbetning

Transporter

Väntan

Rörelse

Överarbete

Outnyttjad

kreativitet

7 + 1 slöserier

Varför uppstår slöseri?Exempel på orsaker

• Avsaknad av en gemensam standard• Onödiga kontroller• Ojämn arbetsbelastning• Otydlig ansvarsfördelning• Bristande kunskap om varandras arbetsuppgifter, bristande kommunikation

• För mycket/för lite information• Dålig ordning

Värdeskapande tidDen totala ledtiden för en process kan delas in i två delar,

en värdeskapande och en icke värdeskapande del.

Leta, onödiga steg, vänta, göra om…



Nuvarande tillstånd

Traditionell förbättring

”Lean”

Värdeskapandetid

Icke värdeskapande tid

Några av verktygen• Värdeflödeskartläggning• 5 S

• Sortera• Strukturera• Städa• Standardisera• Skapa vana

• Visualisering• Felsäkring: enkla kontroller, signal om fel uppstår

• Enstycksflöde

•Vara

•16 000 invånare

•1 200 medarbetare

Tre hörnstenar

� Kompetens• Kontinuerlig kompetensutveckling

� Delaktighet• Alla ska vara med!

� Ledarskap• Synligt och stödjande

Organisation

Grupp

Utvecklingsinsatser

• Kommunövergripande• Arbetslagsutveckling• Verksamhetsutveckling• Ledarutveckling• Politiker utveckling

• Specifika insatser• Individuella utvecklingsinsatser• Insatser mot särskilda yrkesgrupper

Individ

Vara Lean

NULÄGE

Framtidaläge

slöserislöseri

60 9030

Avgränsning

Analysera Genomför

Förbättra Planera

Värdeflödeskarta

Såhär kan det se ut

Hälso- & sjukvårdsenheten: Inskrivning i HSL

Hur skapas delaktighet & engagemang?

• Arbetsgruppen bör själv identifiera förbättringsområde

• Alla förbättringsförslag kommer från gruppen• Ökad kunskap och bra verktyg frigör kraft och ökar tron på den egna förmågan att förändra

• Delaktighet-alla på enheten deltar i förbättringsarbetet

• Uppföljning är A & O• Ett systematiskt arbete att ta till vara på goda idéer• Ett stödjande ledarskap

Fallgropar

• Lean är inte ett snabbt sätt att spara pengar!• Går ej att kopiera! Måste anpassas efter den egna verksamheten.

• Att införa Lean kräver utbildning, tid och träning. Viktigt att inte ge upp!

• Allt kan inte förbättras på en gång.

Exempel på värdeflöden som kartlagts i Vara

• Socialförvaltningen:Påfyllning av boendes förrådLunchserveringHemtjänstrutinerDagsrutiner 9.30 – 15.00SchemaläggningRapportering/ DokumentationStädrutinerTvättrutinerVakansförmedling

• Tekniska förvaltn.Felanmälansrutiner

• Ledning & Adm.RekryteringsprocessenUpphandlingsprocessen

• Bildningsförvaltn.LokalvårdKommunikation i arbetslaget

Rätt Från Början % 2007

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Nuläge

Verkligt resultat

Diplom efter varje genomfördkartläggning

Metodutveckling

• Leanhandledare utbildas• Karta på egen hand• 5 S i grupp• 5 S rond• Uppföljning av processer• Kontinuerlig förbättring i vardagen• Lärande organisation

Metodutvecklingsgäng 1

Metodutvecklingsgäng 2

Exempel från verklighetenFastighetsenheten

”Felanmälansrutiner”

2008–11-25Katarina Olsson-Fernandinho

Tankar inför kartläggningen

Utgångsläge

•I utgångsläget var rutinen för felanmälan otydlig, många anmälningar gjordes muntligt.

•Rätt från början var lågt vilket resulterade i att mycket tid gick åt tillomarbete och väntan.

•Tidskrävande process.

•Skapade mycket irritation.

AvgränsningEnhet: Fastighetsenheten

3) Leverantör 4) Input 1) Output 2) Kund/brukare

Alla verksam- Fel uppstår Felet åtgärdat Alla verksam-heter som är heter som ärhyresgäster hyresgäster

Påverkan och fördelar vid förbättring Leanhandledare: Christina Salomonsson

Katarina Olsson-FResultatenhetschef: Peter Sandberg

Övriga intressenter:

Värdeflödeskartläggning:

Dag: 12/6-14/6 2007Tid: kl 08:00-17:00Plats: Gamla biblioteket

Utanför fokus/gränsdragning Dag 30 4/10

kl 08:00-12:00Dag 60 25/10

kl 08:00-12:00Dag 90 6/12

kl 08:00-12:00

Effektivare hantering av felanmälanTydligare beskrivning / information om felet

Tidskrävande processSkapar irritation

MaterialvårdLöpande underhållEnergisparåtgärder

Vad görs med eventuellt hittad tid

Problem/förbättringsområden som ligger tillgrund för val av område

Återkoppling ( muntligt ), Fax sparas

Ev. godkännande av inköpInförskaffa materialÅtgärda fel

5) Processsteg (ej i följd)

Datum: 1/6-07

Undersöka vad som behövs

post Gallring av ärendenPrioritering av ärenden

Felanmälan via : * Telefon * Muntligt * Fax* Whiteboard * Mail * Felanm.blankett via

Gränsdragning, val av fokus: Felanmälansrutiner

Fel som uppdagas vid myndighetskontroller ochbesiktningar

Här öronmärks ev hittad tid

Fel upptäckt:x30 x1 x0,2

Telefon Arb.order via tel Arb.order via post P/T 30-15t 58min

V/T 0-5t 49min

x30 x0,5 x0,2 RFB 79%

Fax Faxa vidare Arb.order via post P/T30min-14t 28min

V/T 0-52t 19min

x20 x15 x0,5 RFB 56%

Muntligt Skriva ner Ringa P/T 100- 632min

V/T 0-360min Sortera, Åter till verk- Ta reda på Kontroll av Material hämtas Tag framx1 RFB 73% gallra & samhet, vakt- var felet är felet i bil eller verk- ritningarTavla P/T 1min prioritera mästare samhet

V/T 0-7dag

x1 RFB 75% Ring ext. P/T 0-24minPost P/T 1-2min firma V/T 0-2t

V/T 0-1dag x2 RFB 99%RFB 60%

x0,1 x0,05 x0,05

Mail Arb.order via tel Arb.order via fax P/T 6s-48s

V/T 0-1t 42min

RFB 81%

x15 x0,5 x3 x18 x16 x0,1

1-3 1-3 1 1-2 1-2 1 1-2

P/T

135min 6s-41t 1min 48s P/T 30-90min P/T 0-30s P/T 6min- 6t P/T

18min-36t P/T 0-160min P/T 0-24min

V/T0-257t 49min 48s V/T 0-30min V/T 0-1min V/T 0-6t V/T 0-9t V/T 0-320min V/T 0-3min

RFB 12% RFB 90% RFB 100% RFB 95% RFB 95% RFB 98% RFB 90%

Godkännande Inköp/beställn. Meddela kund Åtgärda Muntligav chefen av material leverans återkoppling

x0,1 x10 x1 x15 x6

2-3 1 1 1-3 1

P/T 0-1,5min P/T 0-200min P/T 0-10min P/T 15t-45t P/T 0-12min

V/T 0 V/T 0-10t V/T 0-5min V/T 0-45t V/T 0-30min

RFB 100% RFB 90% RFB 85% RFB 90% RFB 50%

Totalt per dagL/TP/TV/TRFB

0-336t 18min 48s2,8%

18t 9min 6s-136t 42min 48s18t 9min 6s-473t 48s

Nulägeskarta

Slöserier, allt utöver ett minimum…

Omarbete: samma fel anmäls fler gånger

Omarbete, väntan: för många inkanaler

Omarbete, väntan:vaktmästararbeten kommer in till fastighet

Omarbete, väntan: faxa vidare

Rörelse, väntan: leta upp rätt rum

Omarbete, rörelse: återkoppling

5 X Varför

Omarbete: samma fel anmäls fler gånger

Omarbete, väntan: för många inkanaler

Omarbete, väntan:vaktmästararbeten kommer in till fastighet

Omarbete, väntan: faxa vidareRörelse, väntan: leta upp rätt rum

Omarbete, rörelse: återkoppling

Gemensam standard saknas

Otydlig information


Fel i blankettenGemensam rutin saknas, otydlig blankett

Rutin saknas

Framtidskartanx32

1:a Fax P/T 32min

V/T 0-1dag

RFB 90%

x1 x0,1 x0,1

Akuttelefon Akuttel. Tekniska Vidarebef.felan. P/T 1-1min 30s Sortera Prioritera Kontroll av fel Hämta material Ta framV/T 0 Ringa ext. i bil eller ritningarRFB 81% firma verksamhet

x7 x7

2:a telefon Notera P/T 14-28min

V/T 0

RFB 100%

x1 x8 x18 x8 x0,1

1-2 1 1-5 1-2 1 1-2

P/T47min-1t 1min 30s P/T 1min P/T 8-16min P/T

54min-55t 12min P/T 0-1t 20min P/T 0-24min

V/T 0-1dag V/T 0 V/T 0 V/T 0-45t V/T 0-1t 20min V/T 0-3minRFB 73% RFB 100% RFB 100% RFB 98% RFB 90% RFB 90%

Inköp/beställn. Meddela kund Åtgärda,av material, ev tid och leverans skriftlig åter-godkännande koppling

x6 x1 x15

1-2 1 1-3

P/T 0-5t P/T 0-5min P/T 15t-45t

V/T 0-12t V/T 0-5min V/T0-22t 30min

RFB 95% RFB 95% RFB 95%

Totalt per dagL/TP/T

V/TRFB

16t 50min-108t 19min 30s16t 50min-213t 17min 30s

0-104t 58min50%

RFB Verkligt resultat: 58%

Några förbättringar

• Skapa ny faxblankett• Ta fram tydlig instruktion• Ta fram tydlig, gemensam felanmälansrutin• Aktuell information på intra-nätet• Ta fram en lista över vilka fel som betraktas som akut

• Ta fram lista över vilka arbeten som faller under fastighet

• Skapa kommungemensam återkopplingsrutin• Instruktionspärm ang felanmälan

Felanmälan fastighetsdrift I detta formulär kan ni anmäla ett fel som inte är akut.

Vid akuta problem ringer ni: Respektive fastighetsskötare (söks via växeln).

310 73, 317 67 Peter Sandberg

317 65 Bengt Johansson

310 85 Expedition

310 74 Lars Henström

VAR (fastighet, byggnad, våning, rumsnummer) *

VAD (nogrann beskrivning gör att vi kan ta med rätt verktyg och material direkt) *

VEM (ange telefonnummer och helst fler än en kontaktperson) *

Anmäl

Vi återkopplar till kontaktpersonen när arbetet är utfört och sätter in en undertecknad kopia av anmälan i er fastighetspärm.

Felanmälan via mail:•Tydligt, lättillgängligt formulär

•Tvingande fält (var, vad, vem)

•Enkelt & tydligt: rätt information i rätt mängd

Uppföljning 30, 60 & 90Uppföljning aktiviteter

Handlingsplan för: FelanmälansrutinerKommentar:

Ja Nej Sätt X

Felanmälan in Ansvarig:Kommunicera - re-träffar 6/9 + 8/11 Peter x x X Infon bra. Ändra från fax till mail ?

0

Sortera/ Gallra/ Prioritera Ansvarig:Fax sorteras direkt till rätt fack Bengt x x

0

Förberedelser Ansvarig:0

Åtgärda / Återkoppla Ansvarig:Provpärm göras: innehåll m.m Peter x Datum flyttas till dag 90. Eventuellt ta upp i

Genklang.

Datum dag 30: 071004

2) Område 2

3) Område 3

4) Område 4

Leder till ny aktivitet

Aktiviteter slutdatum dag 30

1) Område 1

Ej p

åbör

jad

Påb

örja

d

Avs

luta

d

Mål sättning uppfylld

Återblick förbättringsplanFastighetsenheten: Felanmälansrutiner

Slutsatser av kartläggningen Ja NejI nuläget är rutinen för felanmälan otydlig, många anmälningar sker muntligt. x

Rätt från början är lågt, vilket resulterar i att mycket tid går åt till omarbete och väntan. x

Förbättringsområden/genomförda aktiviteterFelanmälan Ja NejSkapa ny, tydlig faxblankett. (Aktuell information med rätt faxnummer)

Omarbete, väntan x

Ta tillbaka gamla faxblanketter. Omarbete x

Skapa skriftlig instruktion till brukare.Omarbete, väntan x

Ersätta gammal information på intranätet med ny.

Omarbete, väntan x

Skapa lista över vilka fel som är akuta. Omarbete x

Sortera, gallra & prioriteraSkapa lista över vad som hör till fastighetsarbeten.

Omarbete, transport x

Sortera fax direkt i rätt fack 1 gång per dag. Omarbete x

FörberedelserBlankett som tydligt anger var felet uppstått (enhet, rumsnummer)

Rörelse, väntan x

Åtgärda/Återkoppla

Skapa kommungemensam rutin för återkoppling.

Omarbete, rörelse, transport x

Pärm för alla verks.heter där återkoppling sker.

Omarbete, rörelse x

Intern information

Skapa tydlig rutin för intern information.Transport, väntan x x

Har tydlig förbättring skett?Ja Nej

Alla felaktiga felanm. är tidskrävande xSkapar irritation x

Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område

Har tydlig förbättring skett?

Identifierat slöseri

Har slöseriet minskat? Framtida förb. område

ÅterblickHar slöserierna minskat?

Lärdomar

• Många steg ingår i processen.• Väldigt många sätt att lämna felanmälan.• Positivt att kommunledningen visar intresse.• Vilket lågt RFB.• Bra sätt att hitta slöserier – de fanns där vi inte trodde

det också.• Hade vi inte kartlagt, hade vi inte nått dit vi är idag.

Hur vi kan säkerställa att nya rutiner följs:

• Process-ägaren lyfter frågan vid behov.

• Redovisning av mätetal verkligt resultat.

• Regelbunden uppföljning av processen.

Felanmälans-rutinerHur ser det ut idag?Nedan ser du de slöserier som hittades när felanmälans-rutinerna kartlades.Hur mår processen idag? Kryssa i den gubbe som stämmer bäst med nuläget

Omarbete – samma fel anmäls flera ggr


Omarbete / Väntan – faxa vidare

Fel i blankett

Omarbete/ Väntan – felanm. Via tel/fax/post/mail. till Peter


Omarbete/ Väntan – för många inkanaler


Omarbete / Väntan – för många som felanmäler


Omarbete / Transport – vaktmästararb. Kommer till fastighet

Otydlig information

Rörelse/ Väntan – leta upp rätt rum

Ej gemensam rutin. Otydliga blanketter

Omarbete/ Väntan – lång leverans externa firmor

Brist på konkurrens. Inte tillräckligt hårda.

Transporter / Väntan – inköp,stå i kö, varan finns ej

Ej VIP-kunder. Ej undersökt tillgång.

Väntan / Rörelse / Transporter – hämta ritningar

Ritningar saknas. Ritningar på flera ställen.

Transport / Omarbete- städa efter externa firma

Otydlig ansvarsfördelning

Omarbete/ Rörelse –återkoppling

Rutin saknas

Transport/ Väntan –brist i intern information

Bristande struktur

Har det uppstått ytterligare slöserier i processen?

Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Alla felaktiga felanmälningar är tidskrävande.Skapar irritation.

Hur ser processen ut idag?

Identifierat slöseri/spill

Orsak

Visualisering på vår arbetsplats

• Informations pärm delas ut i verksamheten.• Tydlig felanmälansblankett.• Information på intranätet.• A6-rapport och process-kartor läggs ut på intranätet.

Hur mår processen idag?

• Det goda resultatet består.• Ibland finns dock tendens att ”falla tillbaka” i gamla hjulspår.

• Lärdom: Det krävs disciplin och tålamod, att hålla ”tänket” levande.

Läs mer om Vara kommun

• KvalitetschefMaria Viidas 0512 – 310 [email protected]

• ProjektledareChristina Salomonsson 0512 – 318 [email protected] Olsson Fernandinho 0512 – 319 [email protected]

• www.vara.se� Föredrag & presentationer

2008–11-25 katarina olsson-fernandinho -...

Documents