2017.09.29. kálmán miklós és rácz józsef · projektek szervezése, prm feladatok kálmán...
TRANSCRIPT
Projektekszervezése,PRMfeladatokKálmánMiklósésRáczJózsef
2017.09.29.
1
Főbbtémák- Tartalom
qProjektfogalmaqKlasszikusProjektmanagement
qProjektekszervezése,tervezése
qAgilisprojektmenedzsment
2
AProjektfogalmaésjellemzőiq Projekt fogalma
q A rögzített folyamatokon kívül, több szakterület tudását igénylő nagyobbfeladatokat és összetett beruházásokat projektmenedzsment módszerrelcélszerű megvalósítani.
q A projekt meghatározott eredmény elérésére irányuló idő/költség korlátokatmagába foglaló tevékenység együttes.
• Projekt jellemzői
q Újszerű feladat (több technológiát felölelő beruházás) nincs kialakultrutinszerű folyamata a fix szervezeti működés keretein belül nehézkesenvégezhető el.
q Egyszeri, egyedi jellegűq Több szakterület szakértelmét igényliq Rövid idő alatt kell teljesíteniq Adott (indításkor meghatározott) erőforrásokkal gazdálkodik (költség-
emberi erőforrás)q Aránylag magas a kockázat, sok a bizonytalanság
3
PROJEKT– GÖRÖGMIHÁLYSZERINT
• GörögMihály(2001)szerint:
• „Projektmindenolyantevékenység,amelyegyszervezetszámáraolyanegyszeriéskomplexfeladatotjelent,amelynekteljesítésiidőtartama(kezdésésbefejezés),valamintteljesítésénekköltségei(erőforrások)meghatározottak,ésegydefiniáltcél(eredmény)eléréséreirányul”.
4
PROJEKT– PAPPOTTÓSZERINT
• PappOttó(2002)szerint:Aprojekt• •konkrétcélokéseredményekérdekében,• •adottidő-,költség-,éserőforrás-korlátokközött,• •meghatározottminőségiésteljesítménykövetelményekmellett,• •lehetőlegminimális„vagyonelem”(ill.erőforrás)felhasználásával,• •elfogadhatókockázatiszintmellett,és• •valamilyenegyértelműendefiniált„termék”(létesítmény,szolgáltatás)létrehozásárairányulótevékenység(ill.egymássalösszefüggőtevékenységsor).
5
PROJEKT– ROBERTJ.GRAHAMSZERINT
• RobertJ.Graham(1985)szerint:
• Aprojektemberekésmáserőforrásokideiglenesegyüttese,amelyeketazértgyűjtöttekegybe,hogymeghatározottcéltérjenekel,rendszerintkötöttköltségvetésselésrögzítettidőtartammal.
• Aprojektekáltalábanolyantermékekkelvagyfolyamatokkalkapcsolatostevékenységek,amelyekelsőízbenvalósítanakmeg,ill.meglévőfolyamatokátalakításárairányulnak
6
PROJEKTISMÉRVEK
• Aprojektismérveiközülkiemelendő:
• aszervezetarendszeresen,rutinszerűenismétlődően végzetttevékenységeitőlmegkülönbözteti aprojektszerűtevékenységet!
• Arendszeresenvégzett,határozottlezárássalnemrendelkezőtevékenységekre(üzletifolyamatokra)azadottszervezetállandófolyamatokatfogmegfogalmazni.
• Anemrendszeres,azazprojekttevékenységreaszervezetelkülönült,egyedi,célirányosszervezéstésfolyamatotfogmegfogalmazni.
7
PROJEKTVÁLTOZATOK
8
Folyamatokinformatikaitámogatása!
- Szerver,- Munkahelyek,- Hálózat
Építés Holdraszállás Átszervezés
Egy komplex folyamat(projekt) egészét átfogó és eredményességét segítő integrált vezetési-irányítási rendszer,amely magába foglalja a projekt egész „életciklusát” a probléma feltárás illetve a koncepció alkotás fázisától egészen a megvalósításig, az implementálás fázisáig.
• A projekt fogalmát tehát itt megfelelően általános értelmezésben alkalmazzuk, kiterjesztve minden olyan(műszaki, gazdasági, szervezési) feladatra,amelyhez egy világosan definiált cél (célrendszer) valamint idő, költség és teljesítmény értékek rendelhetők,
• Ilyen projektek vezetését, szervezését, irányítását nevezzük projektmenedzsmentnek.
• A PM ilyen értelmű definiálását tehát a vezetés tudomány független ágának tekintik.(szuper) projektek
Projektmenedzsment(PM)
9
PROJEKTMANAGEMENT
• Avállalatvezetéscéljaafolyamatosnövekedés• Mennyiség,minőség
10
Holtartunk(Helyzet)
Hovaszeretnénkeljutni(Cél)
Hogyan(Tervezés)
KLASSZIKUSPROJEKTMANAGEMENT- BŰVÖSHÁROMSZÖG
• „Akitornyotakarépíteni,nemül-eleelőbb,hogykiszámítsaaköltségeket,vajonfutja-epénzéből,hogyfelisépítse?Nehogyazután,hogyazalapokatlerakta,debefejezninemtudta,mindenki,akicsaklátja,kicsúfolja.”(Lukácsev.)
11
Minőség
Költség IdőPMháromszög
Scope
AKlasszikusProjektmenedzsmentfőbbfázisai• Aprojektmenedzsment olyanjóldefiniált feladatokelvégzéséttámogatja,
amelyektöbbfunkciótvégzőszervezetekegyüttműködésétigénylik, ésavállalat(szervezeti)struktúrájából nemegyértelműafelelősség.
• Aprojektfőbbfázisai
Előkészítési fázis 0
Tervezési fázis 1
Megvalósítás fázis 2
Üzembe helyezési fázis 3
Lezárási fázis 4
Ötlet, javaslat kidolgozása
Projekt körny. meghat.
Projekt irányításellenőrzés
Átadás-átvétel
Projekt értékelés
UtóEllenőrzés
Javaslat elfogadása, döntés az indításról
Vállalat vezetés,
ProjekttervKöltségtervProjekt működésiSzabályzatProjektszervezet elfogadásaDöntés a megvalósításról
Kiviteli terv alapján•Igények megadása•Tenderezés, Szállító,kiválasztásaszerződés•Infrastruktúra előkészítés•Munkaterület átadás•Szerelés műszaki ellenőrzése*PIB
**Prm,*PIB
Átadás-átvételMegszervezése•Üzembe helyezésElőkészítése•Aktiválás•KözreműködésGaranciális kérdésekben
**PM,*PIB
Projektzáró dokumentumelfogadása
*PIB, vállalat vezetés
*PIB- Projekt irányítási bizottság, **Prm- projektmenedzser
12
Projektelőkészítés
Az előkészítő fázisban az informatikai fejlesztési feladatelőzetes kidolgozását tartalmazza. Bemutatja a feladatmegvalósításának várható eredményeit és az elmaradásaesetén fennálló kockázatot is.
Javaslat
Informatikai fejlesztésicélok
Irányelvek, szabályok
Igények összegyűjtése
Tanulmányok a tartalomra
Változatok kidolgozása
Időtartam meghatározás
•Erőforrás igény•CAPEX•Költség•Emberi erőforrás
•Javaslat elfogadása,Döntés az indításról, •Projektfelügyelő, Projekt menedzser megbízása•Indító okmány
Vállalat vezetése
13
14
Projekttervezés
*PIB- Projekt irányító bizottság,
Központi irányelvek szabályok
•Elfogadott indító okmány•Megbízott projekt-felügyelőés vezető
•Projekt „mag”kijelölés
•Csapatépítés
•Projekt működési szabályzat•Projekt terv készítése•Projekt szervezet kialakítása
Minőségbiztosítás
Részletes erőforrás tervezés és hozzárendelés•Capex•Költség•Emberi erőforrás
•Projekt struktúra•Projekt terv•projekt költség
elfogadása•Döntés a kidolgozásról
Projekt napló
Projekt „mag” megbízás
•Megbízólevél, a PIB,proj. tagoknak•Költségterv
PIB
•Projekt SzMSz•Proj. terv•Proj. struktúra
Projektmegvalósítás,működtetése
• A projekt jóváhagyásaután kezdődhet a m e g v a l ó s í t á s• Megvalósítási fázisban kerül sor a tervezési fázisban megtervezett lépések
végrehajtására, a beruházás megvalósítására
Fejlesztési szakasz Alternatívváltozatokelemzése,költségbecsléssel
Koncepció alkotásAzoptimálisváltozatraaBeruházásiProgramkidolgozása
TervezésTervezésiéslebonyolítói feladattervekösszeállítása.Jóváhagyásitervkidolgozása,ésellenőrzése
Megvalósítás
Kivitelezőkiválasztása,szerződés- Kivitelezés,műszakiellenőrzés,próbaüzem,redundanciaéssokktesztlefolytatása,műszakiátadás,átvétel
Üzembe helyezésMűködési környezetkialakításaÜzembehelyezés,aktiválás
15
Projektszervezésistruktúrák• TisztaprojektszervezésI.
Munkatárs Szakm
. Oszt.ról
Munkatárs a szervezésről
Külső munkatárs
Vállalatvezetés
Műszaki Pr.vezetés Kereske-delmi
Pénzügyi HR
16
Konfliktusarutinésaprojektmunkaközött
Jellemzői:
qÖnálló osztály (részleg)qA projektvezető egyben személyi és szakmai felelős is, tehát nagy
hatásköre és a felelőssége is.
Előnye:
qMagas szakmai színvonalqAz operativitás, a gyors reagálási lehetőség,qAz erőforrások optimálisabb kihasználása (hatékonyság)qSpecializálódás, karrierlehetőség
Hátránya:
qNehéz jó munkatársakat találni az esetleg rövid időtartamú feladatoknál. Ezért ez a szervezési forma inkább nagy, hosszú időtartamú feladatokra megfelelő.
TisztaprojektszervezésII.
17
Jellemzői:
q A projektkoordinátor felügyeletet gyakorol
q Tanácsot adhat,q Nem felelős a munka végrehajtásáért.
Előnye:
qRugalmas személyzeti vezetés,qNem jelent szervezeti változtatást,qMarad a szervezeti hierarchia.
Hátránya:
qNincs felelősség, csak tanácsadásqSokszor többletmunkát jelentqHiányzik a motiváció
Vállalatvezetés
Marketing
Beruházás
Projektkoordinátor
Szervezés
18
Tanácsadó projektszervezés
Aprojektkoordinátoregyspeciálistudást
hoz
Mátrixprojektszervezés
Jellemzői:•A tiszta és a befolyásoló projektszervezés kombinációja,•Mérsékelt a konfliktusveszély,•A projektvezető végzi a szakmai irányítást, de személyi függőség nélkül,•A személyi felelősség marad az eredeti részlegnél,Előnye:•A szakmai és a személyi felelősség elhatárolt,•A szakmai osztályok érdekei érvényesülhetnek,•A munkaerő alkalmazása rugalmas,•A munkatársak helyzete biztonságos (visszatérés)Hátránya:•Esetenként a hatáskör elhatárolása nehézkes,•Kockázattal jár a felelősség elhatárolása a részlegek és a feladatok között,•Ellentétek a prioritások meghatározásában,
Vállalatvezetés
Marketing
Beruházás
Szervezés
Irányító bizottság Projektvezetés
19
Jelentőskonfliktusarutinésa
projektmunkaközött
Függetlenprojektszervezés
Jellemzői:qKis- és közepes feladatokraqVezető 1-4 munkatárssal,qKonzultáció (Meeting) a szakmai osztályokkal,qMunkatársak a szervezési osztályról és külső munkatársak
Előnye:qOperatív, hatékony,qA munkaeredmény jó elismerése (kedvező fogadtatás),qÍrásbeli specifikáció,
Hátránya:qSok megbeszélés-időigényesqSpecifikáció nem mindig egyértelmű
Projektvezető
Projektmunkatárs
Irányító bizottság
Projektmunkatárs
Projektmunkatárs
Szakmai osztálydöntés
javaslat
20
Főlegkisebb,egyszerűbbprojektekre
Projektbizottság
• Összetétele:q Vállalatvezetés,q Marketing,q Fejlesztésq Szakmaiosztályok,(műszakiterület)q Informatika,q Revízió,
• Feladat/Hatáskör:q Aprojektcélmeghatározása,q Projekttervésütemezés jóváhagyása,q Aprojektésavégrehajtásütemének folyamatos
ellenőrzése,q Gyorsdöntésekhozatala,q Szervezésiéspénzügyifeltételekbiztosítása,q Amegvalósítás (teljesség,minőség)ellenőrzéseq Projektrész- ésvégeredményének jóváhagyása
A projektbizottság a projekten belül döntéshozó, ellenőrző és irányító szervezet.
Vállalatvezetés
Projektvezető
Szakmaiterület
Beruházás Marketing FejlesztésIrányító bizottságg
21
Projektvezetés• A hatékonyságot a projektvezetőadottságai,hatásköre jelentősenbefolyásolja.
Projektvezető
Feladat
Hatáskör
Probléma
Felelősség
Követelmények
Vezetés, irányítás, ellenőrzés, utasítási jog a projekt végéig
Tervezés, meghatározás, munkatárs utasítási jog, döntési jog, információs jog
Szakképzett munkatársak kiválasztása,Egyeztetés a szakosztályokkal, a projekt végén új munkakör
Eredmény, személyzet, költség,eszközök, határidő
Személyi minősítés, projektminősítés, rendszerminősítés,vezetési stílus és alkalmasság
22
Egyideálisprojektvezetőjellemzői
• Szakmaiismeret:q Alapostájékozottságafontosabbvállalatirészlegekműködésében
éskapcsolatában,q Jártasságainfó- kommunikációésazinformatikaalkalmazásában,q Szervezésieszközök,módszerekismereteaprojekttervezésbenés
ellenőrzésben,q Közgazdaságiésjogiismeretek(szerződésekmegkötéseés
értelmezése)
23
Szervezésitulajdonságok:q Alényeggyorsfelismeréseq Elfogulatlanítélőképességq Analitikusésszisztematikus
gondolkodásq Szervezési-ésrögtönzésikészség,q Sajátakaratérvényesítése,q Meggyőzőérvelés,q Team-vezetőiképesség
Rátermettség:q Beosztottmunkatársakmotiválása,q Tárgyaló-ésmeggyőzőképesség,q Sajátképességeinek(korlátainak)ismerete,q Beosztottmunkatársakképességeinekhelyesmegítéléseq Bátorság,gyorsdöntéshozatalq Munkaszétosztásaq Bizalomabeosztottmunkatársakkalszemben
Aprojektfunkcionálisfelépítése
Vállalatvezetés
Projektfelügyelő(több projekt esetén)
Irányító bizottság
Projektvezetés
Projektiroda
Fejlesztés Minőségbiztosítás Üzemeltetés
Feladat/felelősqProjekt cél meghatározásqProjekt megbízásqProjektfelügyelő kinevezésqKöltségkeret jóváhagyása, stb.Feladat/felelősqProjekt koordinálásqProjektvezető kinevezéseqKonfliktusok tisztázásaqProjekteredmény átvételeqProjekt esetleges megszüntetéseFeladat/felelősqLásd Irányító bizottság fejezetFeladat/felelősqLásd Projektvezetés fejezet
Feladat/felelősqTerv elkészítése, ellenőrzésqAdminisztráció, stb.
24
Projekttervezés,- ellenőrzés• Ahatékonyságotaprojektvezetőadottságai,hatáskörejelentősen• befolyásolja. Projekttervezés,
ellenőrzés
Feladattervezés
Munkaerő tervezés
Határidő tervezés
Eszköztervezés
Költségtervezés
Beszámoló, dokumentáció
Ellenőrzés tervezése
25
Projekttervezésésellenőrzés
• Feladattervezésq Projektanalízisq Projektütemezésisorrend• Munkaerőtervezésq Szakismeretszerintq Létszámszerintq Munkaerőütemezés• Határidőtervezésq Atevékenységek összegyűjtéseq Atevékenységek kapcsolódásaq Azidőszükségletésannakütemezése• Eszköztervezésq Munkahelyés berendezésq Irodagépek(általános)q Hírközlésq Számítógépekq Egyébmunkaeszközök• Költségtervezésq Munkaerőköltségekq Anyagköltségekq Kamatq Amortizációq Szállítókq Számítógép-költségek
• Ellenőrzéstervezéseq Aprojektteljesítésellenőrzése
§ amunkaerőfelhasználása§ határidőbetartása§ eszközfelhasználás§ Költségfelhasználás
q Arendszermegvalósításellenőrzése§ acélkitűzésekteljesítése§ Afelhasználóigényekkielégítése
• Beszámoló,dokumentációq Beszámoló
§ tartalom§ Személy(kötelezett)§ időpont§ Módszer
q Dokumentáció§ döntésikritériumok§ jelentésaszakaszok lezárásáról§ segédeszközök§ projektstandardok§ projektirányelvek§ projektszervezés§ afeladatmegoldásánakleírása
26
AGILISPROJEKTMANAGEMENT- BŰVÖSHÁROMSZÖG
27
Minőség
PénzIdőPM
háromszög
Scope
• Fordítottháromszög-hangsúlyarugalmasság,aváltozásokgyorskövetése,közösmunka,gyorsaság!
AKLASSZIKUSÉSAZAGILISPJOJEKTMENEDZSERMÓDSZEREKÖSSZEHASONLÍTÁSA
28
KlasszikusPRM
- Alapostervezés,- VilágosDöntések,- Részletesenkidolgozott
megvalósításifolyamat,- Precízdokumentálás,- Változásokatnehezenkezeli,- Költségbecslésenalapul.
AgilisPRM- GyorsSzoftverfejlesztéslehetséges,- Hatékonyésrugalmasalkalmazkodás
aváltozásokhoz,- Fejlesztésrefordít többidőt,nema
tervezésre,- Aprojektlépésekátfedikegymást,- Hangsúlyaközösmunkán,a
kommunikáción,- Kisebb,egyszerűbbprojektek
lebonyolításáraalkalmas.
AGILISKIÁLLTVÁNY
• Aszoftverfejlesztés hatékonyabbmódjáttárjukfelsajáttevékenységünkésamásoknaknyújtottsegítségútján.Emunkaeredményeképpenmegtanultukértékelni:
• – azegyéneketésaszemélyeskommunikációtamódszertanokkaléseszközökkelszemben
• – aműködőszoftvertazátfogódokumentációvalszemben• – amegrendelővel történőegyüttműködéstaszerződésesegyeztetésselszemben
• – aváltozásirántikészségetatervekszolgaikövetésével szemben
29
AGILISPRMALAPELVEK• 1)Avevőelégedettségének alapja,arövididőalattszállítottjólműködőszoftver.• 2)Fogadjukelakövetelményekváltozását,mégafejlesztésvégefeléis.3) Gyakranszállítsunkműködőverziókat(párhetente,vagyhavonta.4) Azelőrehaladáselsődlegesmércéjeaműködőszoftver.5) Fenntarthatófejlesztés,egyenletes tempó.6) Fontosazüzletiszakemberek,megrendelőkésafejlesztőknapiegyüttműködése.7) Aszemélyeskommunikációazinformációátadásánakleghatékonyabbmódja.8) Aprojekteketépítsükmotiváltemberekre,akikbenmegbízunk.9) Figyeljünkatechnikaiminőségreésajótervezésre.10) Azegyszerűség– azelnemvégzettmunkamaximalizálása– alapvetőfontosságú.11) Önszervezőcsapatmunka.12) Folyamatosalkalmazkodásaváltozókörülményekhez.
30
KlasszikusésAgilismódszerekösszehasonlítása
31
Üzleticélok
Tervezés
SWfejlesztés
Teszt-átadás
Üzleticél
Üzleticél
Üzleticél
Terv
Fejlesztés
Teszt
Fejlesztés
Fejlesztés
Teszt
Ügyfélteszt
Ügyfélelégedett!!!
Terv
Terv
VízesésMódszer AgilisMódszer
Agilisprogramozásimódszerek
- Extrémprogramozás
• - Követelményekmeghatározása,forgatókönyvösszeállítása,• - Szorosegyüttműködésazügyféllel,(történetkártyák),• - azelsőfejlesztettváltozatoktesztelése,• - Közösmunka,közösprogramozás- gyakorikiadások,- Scrum• - Fejlesztésiiterációk– sprintekkidolgozás,• - napikapcsolat,rendszeresmeetingek,• - Sprintekelejénkövetelményeklistájábólválasztanak(backlog),• - Asprintekeredményeműködő verzió,fokozatosmegvalósítás,
32
ÖSSZEFOGLALÁS
ØNagyobb,összetettprojektekeseténklasszikusmódszerajánlott,ØKlasszikusmódszereseténvilágoselőkészítés,döntés,végrehajtás,denehézkesaváltozáskezelés,
ØAholatervezés,tervszerűségfontos,csakklasszikusmódszerjavasolt,
ØAszoftverfejlesztésmegváltoztattaaPRMlogikát-Agilismódszer,ØAzagilismódszernélafejlesztés(kódolás)elsődlegesatervezésselszemben,
ØAzagilismódszeremberközelibb,együttműködikamegrendelővel,
ØKlasszikusPRM- acélmindenekelőtt,biztosítvaafeltételeket,ØAgilisPRM- amiabüdzsébebelefér,azjólegyen!
33
Köszönöm a figyelmet!
34