2.2 aufbauorganisation

2015 Markus Hammelewww.let-online.de

Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikation

2. Betriebswirtschaftliches Handeln

2.2. Aufbauorganisation

vonMarkus Hammele

IndustriemeisterFlugzeugbau7996TYPF15A

IHK SchwabenAugsburg

„Verstehen kann man das Leben rückwärts, leben muss man es aber vorwärts.“Sören Kierkegaard


2.2.1. Begriff Aufbauorganisation

Quelle: http://www.bayer04.de/bilder/pdf/2014-10-01_Organigramm_deutsch_1415.pdf

Quelle: http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm

Ablauforganisation

Aufbauorganisation

http://www.bayer04.de/bilder/pdf/2014-10-01_Organigramm_deutsch_1415.pdf

http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm


2.2.1.1. Begriff und Aufgaben der Organisation

Verschiedene Definitionen:

- heißt dauerhafte Regelungen zu schaffen- planmäßige Gestaltung, z. B. eines Staats oder Unternehmens- Biologie: die den Lebensanforderungen entsprechende Gestaltung und Anordnung der Teile- Strukturierung von Systemen zur Erfüllung von Daueraufgaben


2.2.1.1. Begriff und Aufgaben der Organisation

Aufgaben der Organisation:

- Arbeitsteilung (mengenmäßige und artmäßige (Spezialisierung))- Koordination der Teilaufgaben- Regelung der Kompetenzverteilung

Beispiel Brief:- 900 Briefe / 3 Mitarbeiter = 300 Briefe/Mitarbeiter- 1 MA: falten; 1 MA: kuvertieren; 1 MA: Briefmarke kleben- Drucken – Fertigstellen – zur Post bringen- Unterschrift


2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation

Aufbauorganisation:

- Gesamtaufgabe (Aufgabenanalyse: Analysieren und Zerlegen der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben)- Stellen/Stellenbildung (Aufgabensynthese: Teilaufgaben bündeln)- Stellenbeschreibungen (detaillierte Aufgabenbeschreibung der Stelle)- Organigramm (Organisationsschaubild, Stellenplan)

Zentrale und dezentrale Aufgabenverteilung



AblauforganisationUnmittelbare Gestaltung des Arbeitsablaufes (Ordnung von Arbeitsinhalt, -zeit und –raum)

a) Grundsätzliche Regelungen- Ausführung aller Arbeiten- Einsatz der Arbeitsmittel- der Arbeitsdurchlauf durch einzelne Stellen, Abteilungen und den

gesamten Betrieb- die Überwachung bzw. Selbstkontrolle beim Arbeitsablauf

⇒ optimale Auslastung der Kapazitäten (Personal und Arbeitsmittel) und schnelle Durchlaufzeiten⇒ Regelungen hinsichtlich Zeit und Ort

b) Ordnungselemente des Arbeitsablaufs- Arbeitsinhalt- Arbeitszeit- Arbeitsort- Arbeitszuordnung



c) Arbeitsanweisungen

1.) Arbeitsanweisungen für Arbeitsvorgänge(z.B. Briefeingang Poststelle ⇒ Ablage Registratur)2.) arbeitsplatzbezogene Arbeitsanweisungen(z.B. Info: Kunde am Telefon vor Schalter ⇔ Beratungsplatz: Kunde am Beratungsplatz vor Telefon)

d) Darstellungsmöglichkeiten von Arbeitsabläufen

- ArbeitsablaufdiagrammArbeitsschrittliste (Zerlegung des Arbeitsvorganges in verschiedene Arbeitsschritte) (1.;2.;3.;.... oder a); b); c);... oder -;-;-;...)

- Datenflussdiagramme (siehe nächste Folie)

e) Informations- und Kommunikationstechnik- Verbesserung der Planungs-, Steuerungs- und Entscheidungssituation- schnellere Reaktionsmöglichkeiten- verbesserten Überblick- Zeitgewinn für Führungsaufgaben



Quelle: http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm

http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm


2.2.1.3. Ursachen für verschiedene Aufbauorganisationen

- Größe des Unternehmens- Sortimentbreite und –tiefe- Rechtsform- Führungsstil u.a.

Organisationsgrundsätze:- Zielorientierung- Zweckmäßigkeit- Organisatorisches Gleichgewicht (zwischen Organisation und

Improvisation)- Koordination (Arbeitsteilung)- Wirtschaftlichkeit (Input/Output)- Eindeutigkeit


2.2.2. Bildung der Aufbauorganisation

2.2.2.1. Aufgabenanalyse2.2.2.2. Aufgabensynthese2.2.2.3. Stellenbildung2.2.2.4. Stellenbeschreibung2.2.3. Rangordnung


2.2.2.1. Aufgabenanalyse

Gesamtaufgabe wird in Teilaufgaben zerlegt.

Merkmale der Gliederung● Verrichtung (Tätigkeiten, Funktionen)● Objekte (Güter, Leistungen)● Verantwortungsbereiche und Handlungsbefugnisse● Weisungsbefugnisse (Über- bzw. Unterstellung)● Zuordnung der Aufgaben (Stellenbildung)


2.2.2.2. Aufgabensynthese

Teilaufgaben werden zu einer Stelle gebündelt.

Kernbereiche:● Stellenbildung● Stellenbeschreibung● Vergabe von Kompetenz und Verantwortung● Instanzen- und Abteilungsbildung● Entscheidung über Zentralisierung und Dezentralisierung


2.2.2.3. Stellenbildung

Stelle ist die kleinste Organisationseinheit. ⇒ Grundelement der Aufbauorganisation

Alle Stellen befinden sich in einem Stellenplan.


2.2.2.4. Stellenbeschreibung

Inhalte einer Stellenbeschreibung (PIA)

- Eingliederung in die OrganisationInstanzenbild

- Ziele und Aufgaben der StelleArbeitsbild

- Anforderungen an die Person des StelleninhabersPersonenbild


2.2.2.4. StellenbeschreibungInstanzenbild

- Stellenbezeichnung- Dienstrang des Stelleninhabers- Unterstellung- Überstellung- spezielle Vollmachten und Berechtigungen

Arbeitsbild- Stellenziele/Beitrag zu den Unternehmenszielen- Aufgaben im einzelnen gegliedert nach:

● Vorrangigkeit● laufende oder periodische Aufgaben● Sachgebieten● Tätigkeiten und Befugnissen

Personenbild- erforderliche Grundausbildung- erforderliche Sonderkenntnisse- persönliche Eigenschaften- gewünschte Altersgruppe- Einstufung in Tarifvertrag- Eignung der Stelle für Schwerbehinderte

Verwendungszweck von Stellenbeschreibungen und Beispiel (IHK Skript S. 18)


2.2.2.4. Stellenbeschreibung

Kompetenzen

Soziale Kompetenz (z.B. Teamfähigkeit)Personalkompetenz (z.B. Mobilität)⇒ ‚soft skills‘

Methodenkompetenz (z.B. Moderation)Fachkompetenz (z.B. Diplom)⇒ ‚hard skills‘


2.2.3. Bedeutung und Wesen der Rangordnung (Leitungshierarchie)

LeitungsebenenWie arbeitsteilig wird eine Gesamtaufgabe erledigt und wie werden die Stellen hierarchisch miteinander verbunden (Vorstand, Abteilungsleiter, Teamleiter).

LeitungsspanneUnter Leitungsspanne versteht man die Anzahl der Stellen, die einer Leitungsstelle (Instanz) direkt untergeordnet sind.(eng ⇒ wenige; je tiefer die Aufgabengliederung desto enger ist die Leitungsspanne)

Vorteile einer breiten Leitungsspanne➢ kürzere Dienstwege ➢ Informationsfilter➢ mehr Flexibilität➢ mehr Autonomie für die unteren Hierarchieebenen➢ kundennahe Entscheidungen sind möglich

Vorteile einer engen Leitungsspanne➢ straffere Führung möglich➢ leichtere Beherrschbarkeit der unteren Stellen für die Instanzen➢ leichtere Koordination➢ guter Informationsfluss innerhalb der Hierarchieebene


2.2.3.1. formale Organisationseinheiten und Rangordnung

Gruppenarbeit: Organisationssysteme mit ihren Vor- und Nachteilen

1) Einliniensystem2) Stabliniensystem3) Mehrliniensystem4) Matrixorganisation5) Funktionale Organisation6) Divisionale Organisation


2.2.3.1. formale Organisationseinheiten und Rangordnung

Organisationssysteme:EinliniensystemFunktionalsystemStabliniensystemMatrixsystem

Formale OrganisationDie organisatorisch bewusst geplanten und auf Anordnung des Managements beruhenden Beziehungen zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens.

informale OrganisationDas Netz der ungeplanten persönlichen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens bildet die informale Organisation. Sie ist nicht organisierbar.


2.2.3.2. Instanz

Begriff:„in der Betriebswirtschaft eine Abteilung mit Leitungsverantwortung und Entscheidungsbefugnis“www.wikipedia.de

Befugnisse (Kompetenzen)- ein Stelleninhaber erhält zur Bewältigung der gestellten Aufgaben

Kompetenzen (Rechte oder Befugnisse)- Befugnisse: Befugnis ist das Recht zu einer bestimmten Handlung.

Befugnisse können absolut bestehen, z.B. hat die Geschäftsführung qua Amt alle Befugnisse innerhalb des Unternehmens. Befugnisse können auch aus Übernahme der Verantwortung für eine Aufgabe erwachsen. Nach dem Kongruenzprinizip muss eine Person oder Organisationseinheit mit Erteilung einer Aufgabe auch die dafür erforderlichen Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht) erhalten

- Rechte: Weisungsrecht, Zeichnungsrecht usw.- Pflicht: Aufgabe erfüllen

Zusammenhang zwischen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung einer Stelle (Instanz)

Summe aus rang niedrigeren Stellen und Instanz ergibt eine Abteilung


2.2.3.3. Organisationsplan

Beispiel: Bundesministerium für Gesundheit (http://www.bmg.bund.de/fileadmin/dateien/Downloads/O/Organisationsplan/150306_Organigramm.pdf)

http://www.bmg.bund.de/fileadmin/dateien/Downloads/O/Organisationsplan/150306_Organigramm.pdf


2.2.3.4. Auswirkungen der Arbeitsstrukturierung auf die Aufbauorganisation

Entwicklung der menschlichen Bedürfnisse

Aufgabenerweiterung/-bereicherung (job enlargement; job enrichment)- Mehrere Tätigkeiten (horizontal – sitzend/stehend)- Planungs-, Kontroll- und Entscheidungsaufgaben hinzufügen (vertikal)

Aufgabenwechsel (job rotation)

2.2 aufbauorganisation

Economy & Finance