27 financiën algemeen rijk roeters, uitgebracht 2016 ... · functioneel beheer (vanuit...
TRANSCRIPT
Aud
itdi
enst
Rijk
Min
iste
rieva
nFi
nanc
iën
Onderz
oeksr
apport
Beh
eer
KB
PSD
ocu
men
tnum
mer
:2
01
6-0
00
01
94
62
4
Uit
geb
rach
taa
n:
Mev
rouw
A.
Roet
ers,
Alg
emee
ndir
ecte
ur
Raa
dvoor
deK
inder
bes
cher
min
g
Den
Haa
g,27
septe
mber
2016
Aud
itdie
nstR
ijkM
inis
terie
van
Fina
ncië
n
Inh
oud
•A
anle
idin
gen
doel
op
dra
cht
•B
evin
ding
en•
Aan
bev
elin
gen
/ver
vo
lgst
app
en•
Ver
antw
oord
ing
onder
zoek
•O
nder
teken
ing
•B
ijla
ge:
Man
agem
entr
eact
ieR
aad
voor
de
Kin
der
bes
cher
min
g
Aan
leid
ing
endo
elopdra
cht
De
Raa
dvo
ord
eK
ind
erb
esch
erm
ing
wil
inzi
cht
ind
ew
ijze
waa
rop
een
aanta
lbeh
eerp
roce
ssen
rondom
KB
PSis
inger
icht.
Hie
rbij
spee
ltde
vra
agof
de
Raa
dd
ere
levan
teri
sico
’sro
nd
de
beh
eers
ing
van
KB
PSin
kaa
rth
eeft
geb
rach
ten
of
hie
rop
bin
nen
de
org
anis
atie
maa
treg
elen
zijn
get
roff
en.
Inhet
onder
zoek
schen
ken
wij
aan
dac
ht
aan
de
IT-g
ov
ern
ance
(ger
icht
opde
geb
ruik
erso
rgan
isat
ie),
funct
ionee
lbeh
eer
(van
uit
geb
ruik
ersp
ersp
ecti
ef)
ench
angem
anag
emen
t.
Ook
gev
enw
ijin
zich
tin
de
mat
ew
aari
nra
adso
nd
erzo
eker
ser
var
end
atzi
jin
hun
wer
konder
steu
nd
wor
den
door
KB
PS.
Ver
and
erin
gen
inde
om
gev
ing
mak
enaa
npas
sing
inde
info
rmat
ievoo
rzie
nin
gno
dig
Tw
eeb
elan
gri
jke
ver
ander
ingen
:•
Dec
entr
alis
atie
van
de
jeu
gd
zorg
•V
ankra
cht
word
enber
oep
scode
jeu
gdw
erk
er
Dit
maa
kt
aanpas
sin
gen
ind
ein
form
atie
vo
orz
ien
ing
nodi
g.D
ebeh
eers
pro
cess
endie
nen
nog
ver
der
vorm
tek
rijg
en.
Daa
rto
eis
de
1V-r
egie
org
anis
atie
ing
eric
ht
enzi
jnin
het
tran
siti
epla
ndr
ieth
ema
‘sb
eno
emd
:•
Bas
isop
ord
e•
Ken
nis
man
agem
ent
•D
igit
alis
erin
g
Beh
eerp
roce
ssen
ron
do
mK
BPS
zijn
nog
nie
top
ord
e
Dit
bli
jkt
uit
:
•IT
-Go
ver
nan
ceis
no
gin
ontw
ikke
ling
•V
olw
asse
nhei
dsn
ivea
ugeb
ruik
erso
rgan
isat
ieen
1V-R
egie
moet
no
ggro
eien
.•
De
geb
ruik
erso
rgan
isat
iew
ord
top
oper
atio
nee
lniv
eau
ver
tegen
woord
igd
door
de
sup
eru
sers
.O
pst
rate
gis
chniv
eau
isdit
bel
egd
bij
de
port
efeu
ille
houder
ICT
.O
pta
ctis
chniv
eau
bli
jft
de
inbre
ng
achte
r.
Geb
ruik
ersv
rien
del
ijkhei
dK
BPS
nie
to
pti
maa
l
Het
ver
trouw
enin
KB
PS
bif
de
geb
ruik
ers
isla
ag.
Dat
wo
rdt
ver
oorz
aakt
do
or:
•K
BP
Sis
voora
lv
anu
itIT
-opti
ekin
ger
icht
(te
wei
nig
bet
rokken
hei
dvan
de
geb
ruik
erso
rgan
isat
ie).
•C
ornple
xit
eit
vra
agst
uk
ken
wo
rdt
nie
tond
erst
eund
door
KB
PS.
•D
oel
stel
lingen
van
KB
PS
zijn
nie
tduid
elij
kb
ijd
eg
ebru
iker
s
Onder
steu
nin
gn
ieu
we
aanpak
door
KB
PSnie
td
uid
elij
k
•T
oeg
enom
enco
mple
xit
eit
ende
no
od
zaak
omde
kin
dg
eric
hte
aan
pak
tehan
tere
n,
maa
kt
aanpas
sing
van
KB
PSno
dig.
•O
mh
etv
ertr
ou
wen
inK
BPS
tever
gro
ten
kan
deR
aad
ervoor
kiez
enm
etee
nA
gil
e-m
eth
od
iek
ver
ander
ingen
inhet
syst
eem
tere
alis
eren
die
met
rela
tief
ger
inge
insp
annin
gen
voor
mee
rg
ebru
iker
sgem
akzo
rgen
.•
Voord
atde
Raa
dee
nni
euw
syst
eem
gaa
to
ntw
ikk
elen
die
nt
zein
zich
tte
heb
ben
inde
visi
eva
nde
gew
enst
ebusi
nes
sarc
hit
ectu
ur
ende
daa
rbij
beh
ore
nd
ein
form
atie
arch
itec
tuu
r.•
Daa
rnaa
stdie
nt
zede
pro
cesi
nri
chti
nghel
der
inbe
eld
tebre
ngen
zodat
dein
form
atie
vo
orz
ien
ing
hier
opka
naa
nsl
uit
en.
Waa
rnod
igaa
ngev
uld
met
org
anis
ato
risc
he
maa
treg
elen
.
Aan
bev
elin
gen
/ver
voig
stap
pen
Wij
advis
eren
de
Raa
dzo
rgte
dra
gen
voor
een
hel
der
ein
form
atie
stra
tegie
endaa
rbij
bel
eid
teon
twik
kel
en.
Ste
lee
nh
eld
ere
gover
nan
cest
ruct
uur
open
maa
kd
eze
ken
baa
rin
de
Org
anis
atie
.
Wij
advis
eren
omh
et
beh
oef
tem
anag
emen
tin
teri
chte
nen
hie
rbij
aan
dac
ht
schen
ken
aan
de
taken
env
eran
two
ord
elij
kh
eden
van
de
acto
ren
endez
eken
baa
rte
mak
en.
Bij
de
beh
oef
test
elli
ng
die
nen
de
stra
tegis
che
do
elst
elli
ng
ence
ntr
aal
test
aan
.D
ein
rich
ting
van
de
info
rmat
iev
oo
rzie
nin
gd
ien
th
iero
paa
nte
sluit
en.
Wij
advis
eren
omon
der
zoek
tedoen
omin
zich
tte
ver
sch
affe
nin
de
info
rmat
iebeh
oef
teva
nde
busi
nes
sen
het
man
agem
ent
ende
mat
ew
aari
nd
ein
form
atie
voorz
ien
ing
van
uit
KB
PS
hie
rop
aansl
uit
.
Met
de
inri
chti
ng
van
port
foli
om
anag
emen
tw
ord
tde
Raa
din
staat
ges
teld
de
stra
tegis
che
doel
stel
lin
gen
opee
nbeh
eers
tew
ijze
tere
alis
eren
.
Wij
advis
eren
omaa
ndac
ht
tesc
hen
ken
.aa
nde
inri
chti
ngva
nde
pro
cess
enbin
nen
1V-r
egie
,dez
evas
tte
leggen
enken
baa
rte
mak
enbin
nen
de
afde
ling
.H
etis
met
nam
evoor
een
nie
uw
eaf
deli
ng,
die
voor
een
dee
lbest
aat
uit
nie
uw
em
edew
erker
s,bel
angri
jkom
duid
elij
khei
dte
schep
pen
naa
rhaa
rm
edew
erker
sen
de
gebru
ikers
0rg
a5at
Wij
advis
eren
omde
acti
esin
het
tran
siti
epla
nver
der
uit
tew
erke
nin
een
pla
nva
naa
npak
met
een
duid
elij
keti
jdli
jn.
Hie
rbij
die
nt
reken
ing
geh
ouden
tew
orde
nm
ethet
feit
dat
een
aanta
lm
edew
erker
sre
cent
bij
de
Raa
din
die
nst
zijn
get
reden
enzi
jti
jdno
dig
heb
ben
omhu
nken
nis
van
debusi
nes
sen
haa
rsy
stem
enver
der
teon
twik
kele
n.
Wij
advis
eren
omee
nkla
ntt
eVre
def
lhei
dso
nder
zoek
uit
tevoer
enom
hie
rmee
inzi
cht
tever
schaf
fen
inde
posi
tiofl
erin
gva
n1V
-Reg
ie.
Dez
ere
sult
aten
kan
men
als
nulm
etin
ghan
tere
nom
de
tran
siti
eva
n1V
-reg
ietu
ssen
tijd
ste
monit
ore
n.
Aan
bev
ehng
en/v
erv
oig
stap
pen
Wij
advis
eren
omvoor
de
aan
pas
sin
gen
ind
efu
nct
ion
alit
eite
nva
nh
etsy
stee
mee
nA
gil
e-m
eth
od
iek
tehan
tere
n.
Hie
rbij
kan
de
Raa
dst
arte
nm
ethet
“laa
ghan
gen
dfr
uit
”w
aarb
ijm
etw
eini
gef
fort
een
aan
tal
on
gem
akken
inhet
syst
eem
wor
den
ver
holp
en.
Dit
dra
agt
bij
aan
het
ver
gro
ten
van
het
ver
trouw
enin
het
syst
eem
enin
1V-R
egie
.D
itkan
alle
enger
eali
seer
dw
orde
nw
annee
rd
ebusi
nes
sen
de
exte
rne
IT-d
ienst
ver
lener
snau
wbet
rokken
isin
dit
pro
ces.
Werk
zaam
heden
en
afb
akenin
gO
bje
ctva
nonder
zoek
war
ende
beh
eers
prO
Ces
sen
rond
omK
BPS
.V
oor
dit
onder
zoek
heb
ben
wij
geb
ruik
gem
aakt
van
een
toet
singsk
ader
dat
geë
nt
isde
BIS
Lm
ethodie
k.
Hie
rin
zijn
opri
chti
nggev
end,
sture
nd
enuit
voer
end
nive
aunorm
enbes
chre
ven
die
bet
rekkin
gheb
ben
opde
inri
chti
ngva
nnfo
rmat
iem
anag
emen
ten
funct
ionee
lbeh
eer.
Het
isee
nkad
erdat
zich
rich
top
devra
agzi
jde
(dem
and)
van
IT,
degeb
ruik
sorg
anis
atie
.
Wij
heb
ben
docu
men
tStu
die
ver
rich
top
door
deR
aad
voor
deK
inder
bes
cher
min
gaa
ngel
ever
de
docu
men
ten.
Ver
der
heb
ben
wij
ges
pro
ken
met
med
ewer
ker
sva
nde
Raa
ddi
ew
erkza
anzi
jnin
het
prim
aire
pro
ces,
bij
het
clust
er1V
-Reg
ieen
dest
afdir
ecti
e.D
aarb
ijst
onden
devolg
ende
onder
zoek
svra
gen
centr
aal:
•W
elke
risi
co’s
zijn
erin
deges
elec
teer
de
behe
ersp
rOce
SS
enro
ndom
KB
PS(f
unct
ionee
lbeh
eer
(geb
ruik
erS
Per
Spec
tief
),ch
ange
man
agem
ent
enIT
-gover
nan
ce?
•W
elke
bel
emm
erin
gen
ervar
enR
aadso
nder
Zoek
ers
inB
esch
erm
ingsZ
aken
enS
traf
onder
zoek
Lii
inde
onder
steu
nin
gva
nK
BPS
enw
elke
risi
co’s
word
enonder
ken
dbi
jhet
geb
ruik
van
KB
PS?
•O
pw
elke
elem
ente
nzo
uK
BPS
aangep
ast
moet
enw
orde
nom
een
kind
-en
gez
insg
eric
hte
aanpak
tefa
ci)i
tere
n?
Hie
rmee
zijn
deover
eengek
om
enw
erkza
amhed
en(z
oals
vas
tgel
egd
inde
opdra
chtb
eVes
tigin
g‘i
nric
htin
gK
BP
S’,
13ap
ril
2016)
uit
gev
oer
d.
Met
dein
zich
ten
die
voort
kom
enui
tdi
tonder
zoek
kan
deopdra
chtg
ever
debeh
eers
pro
cesS
enro
ndom
KB
PSver
ster
ken
.D
aarm
eepas
sen
debev
indin
gen
inhet
gro
eitr
ajec
tw
aari
nde
Raa
dzi
chre
eds
bevi
ndt.
ver
antw
oord
ing
onder
zoek
De
bev
indin
gen
zijn
afges
tem
dm
idde
lshoor-
wed
erhoor.
G)(‘3c0
.l-J(‘3ccI)c
0<
cl-)
cc
2cu11 0
>cl)0)
.1-)>-c
(Dci)
0L
0
N(D
c
cl)L)c(‘3Lz(fj
(‘3
ccl)cl)0,
cl)
(‘3-o
20
(‘3-cL)(1)
cl)>
Ll)-
l)Nccl)
-‘-‘cl)
L>Ccl)
hII
L)0N
cv-o0
-o00
c
cv>
1toto
to4-’Lfl
4-’
to
Ver
antw
oo
rdin
go
nd
erzo
ekV
ers
pre
idin
gra
pport
De
opdra
chtg
ever
,m
evro
uw
A.
Roet
ers,
isei
gen
aar
van
dit
rapport
.
De
AD
Ris
dein
tern
eau
dit
die
nst
van
het
Rijk
.D
itra
pp
ort
ispri
mai
rbes
tem
dv
oo
rde
op
dra
chtg
ever
met
wie
wij
dez
eo
pd
rach
tzi
jnover
eengek
om
en.
Inde
min
iste
rraa
dis
bes
lote
ndat
het
op
dra
chtg
even
de
min
iste
rie
waa
rvoor
deA
DR
een
rap
po
rthee
ftges
chre
ven
,h
etra
pp
ort
bin
nen
zes
wek
enop
dew
ebsi
tev
ande
rijk
sov
erh
eid
pla
atst
,te
nzi
jd
aarv
oo
ree
nuit
zonder
ing
gel
dt.
De
min
iste
rva
nF
inan
ciën
stuurt
elk
hal
fjaa
ree
no
ver
zich
tnaa
rde
Tw
eed
eK
amer
met
deti
tels
van
door
deA
DR
uit
geb
rach
tera
pp
ort
enen
pla
atst
dit
over
zich
top
dew
ebsi
te.
1000
4-’In0)
0.0in
• —
0)
I
0.”.0
(01
.1-I100.0.(0
4-’
“5
cD
E
ciit,,
cii
çzci)-
ci)
ci)-tJ
0
-D
0-J
(13-o
u(13
-
ca)
QiD(f)<
Ministerie van Veiligheid en Justitie
Contactpersoon
Accountants Dienst Rijk Roos, Ineke
Datum25 augustus 2016
Ons kenmerkntb
n cta Management reactie n.a.v. ADR/2016/928
ConcipiëntRoos, InekeDatum/eindparaaf
Om beter in control te komen op de ICT, heeft de Raad voor deKinderbescherming (RvdK) in juli 2015 het technisch beheer van de werkplekkenen servers uitbesteed. Als gevolg van deze uitbesteding zijn verschillendeprocessen, taken en verantwoordelijkheden op het gebied van deinformatievoorziening (IV) gewijzigd. Het zwaartepunt van de werkzaamheden bijde RvdK is na de uitbesteding komen te liggen op aspecten zoals het specificerenen ontwerpen van gebruikersbehoeften en op het invullen van deopdrachtgeversrol richting de leverancier(s).
Na de uitbesteding heeft de RvdK diverse grote verstoringen gehad in hetprimaire processysteem KBPS. Deze verstoringen zijn voor de RvdK in april 2016aanleiding geweest om de ADR te vragen een onderzoek uit te voeren naar hetgebruik en beheer van de IV en specifiek naar het primaire proces systeem KBPS.Ook heeft de RvdK een externe partij gevraagd om onderzoek uit te laten voerennaar de onderhoudbaarheid en betrouwnbaarheid van de KBPS software.
Uit beide onderzoeken komt naar voren dat er met name organisatorische enprocesmatige maatregelen nodig zijn om nog beter in control te komen op de IV.De kern van de ADR aanbevelingen is voor de RvdK gelegen in:
1. de ‘alignment’ tussen business en ICT waarbij de business meereigenaarschap dient te tonen
2. het verder professionaliseren van de 1V-processen3. het explicieter maken van de IV governancestructuur
De RvdK zal aan deze drie thema’s het komend jaar nader invulling geven.
De RvdK bevindt zich momenteel in een transitiefase waarbij eenontwikkelgerichte aanpak wordt gevolgd en de 1V-afdeling op een ‘agile’ maniermoet meebewegen. Dit vergt nog verdere doorontwikkeling van de IV afdelingaan zowel de harde kant (stucturen en processen) als de zachte kant (gedrag enhouding). De IV afdeling voert binnen het traject “Basis op orde 2.0” komend jaarverdere verbeteringen door. De governance structuur en de ‘alignment’ worden
Pagina 1 van 7
door het Landelijk Mangement Overleg (strategisch platform van de RvdK) verderuitgewerkt. Datum
25 augustus 2016
De RvdK acht de bevindingen passend bij het type Organisatie dat de RvdK is (een 0 kenmerk
kindgerichte onderzoeksorganisatie waar het primair gaat om bescherming vankinderen) en de nog ‘jonge’ IV afdeling. Het management zal het onderwerp IVvanwege het steeds groter wordende strategisch belang, periodiek in hetLandelijk Management Overleg agenderen.
In de bijlage is per ADR aanbeveling een gedetailleerde reactie gegeven door deRvdK.
Pagina 2 van 7
BIJLAGE: AANBEVELINGEN EN REACTIESDatum25 augustus 2016
In deze bijlage is per aanbeveling van de ADR een reactie door de RvdK gegeven.Ons kenmerkntb
Aanbeveling 1 ADR:Wij adviseren de Raad zorg te dragen voor een heldere informatiestrategie endaarbij beleid te ontwikkelen. Stel een heldere governancestructuur op en maakdeze kenbaar in de organisatie
Reactie 1 RvdK:In deze aanbeveling komen drie aspecten samen: governancestructuur,informatiestrategie, beleid. Als gevolg van de organisatieveranderingen binnen deRvdK, zijn deze onderdelen momenteel in ontwikkeling en voor een deelafhankelijk van het tempo van de veranderingen:
Governancestructuur hangt o.a. samen met de nieuwe topstructuur vande RvdK waarbinnen de CIO-rol belegd zal worden. Daarnaast is detoekomstige governancestructuur afhankelijk van de manier waarop de1V-organisatie de (toekomstige) zefregulerende teams faciliteert.Aangezien de RvdK in een transitiefase zit, is de definitievegovernancestructuur nog niet uitgekristalliseerd. Op dit moment is destrategische demand-rol op belegd bij een regiodirecteur en deoperationele demand-rol bij zogenaamde ‘super users. De CIO-rol ligt bijde clustermanager IV.
• De informatiestrategie van de organistie is eveneens sterk afhankeijk vande koers van de RvdK. De meerjaren visie van de RvdK is hierbij leidend.De RvdK heeft een informatieplan dat een afgeleide is van de MJV; hierzal het komend jaar meer scherpte in worden aangebracht.
• Het beleid wordt uitgewerkt door architectuur die de leidende principesvoor de IV nader zal beschreven. Ook hierbij geldt dat er een sterkeafhankelijkheid is van de organisatieveranderingen.
Aanbeveling 2 ADR:Wij adviseren de Raad het transitiedocument af te stemmen op de behoefte naaraanleiding van de meerjarenvisie. Hierbij dient aandacht geschonken te wordenaan de inrichting van het behoeftemanagement waarbij de informatievoorzieningen IT-dienstverlening vanuit de strategische doelstellingen en gebruiksoptiek(demand) gestuurd wordt. Gezien het feit dat de Raad zich momenteel in eentransitiefase bevindt, is het belangrijk dat afspraken helder en duidelijkgecommuniceerd worden. Wij adviseren om de serviceafspraken met 1V-regie ineen uitgebalanceerde vorm kenbaar te maken.
Reactie 2 RvdK:Dit betreft het Transitiedocument van Quint waarin een blauwdruk is beschrevenvoor de IV Organisatie van de RvdK (het Demand Sypply GovernanceFramework). De RvdK hanteert deze blauwdruk als leidraad en maakt daarbijafwegingen op basis van criteria zoals omvang, expertise, kerntaken. Tav hetlaatste punt is de RvdK nog niet voornemens om expliciete serviceafspraken temaken tussen de business en IV regie. Wel zal de IV afdeling nieuwe serviceafspraken met de leveranciers baseren op de behoeften uit de business en terbesluitvorming voorleggen aan de business. De IV afdeling zal over bestaandeserviceafspraken expliciet communiceren.
Pagina 3 van 7
Aanbeveling 3 ADR:Wij adviseren de Raad (gebruikersorganisatie in samenspraak met 1V-regie) om in Datum
het onderzoek naar de inrichting van de bedrijfsprocessen de informatiebehoefte 25 augustus 2016
in kaart te brengen. Hiermee is 1V-regie beter in staat de informatievoorziening Ons kenmerk
aan te laten sluiten op de informatiebehoefte. De business dient hierbij hetvoortouw te nemen.
Reactie 3 RvdK:De RvdK zal op alle niveaus de dialoog tussen de IV afdeling en degebruikersorganisatie versterken. Dit hangt nauw samen met degovernancestructuur (aanbeveling 1). Daarnaast realiseert de RvdK zich dat deveranderingen in de organisatie gepaard gaan met veranderingen in debedrijfsprocessen. Hiervoor zal passende expertise worden ingezet/ingehuurd.
Aanbeveling 4 ADR:Wij adviseren om bij de inrichting van het behoeftemanagement de taken enverantwoordelijkheden van alle betrokkenen duidelijk te formuleren en dezekenbaar te maken in de Organisatie. Tevens adviseren wij om betrokkenmedewerkers te faciliteren, zodat zij in staat zijn hun verantwoordelijk te nemen.Hierbij kan gedacht worden aan training en coaching.
Reactie 4 RvdK:Binnen de afdeling IV regie start een project ‘basis op orde 2.0’ waar de verdereontwikkeling van de BISL processen is opgenomen.
Aanbeveling 5 ADR:Wij adviseren de Raad de kennis van het IT-landschap te centraliseren binnen IV-Regie en dit toegankelijk te maken voor de betrokken actoren. Hierbij is het vanbelang dat eisen die de systeemeigenaren stellen aan de bedrijfscontinuïteit eninformatiebeveiliging vastgelegd worden. Deze afspraken moeten, net als decontrolemechanismen, opgenomen worden in de SLA/DNO. Op basis van dezeafspraken kunnen de juiste eisen gesteld worden aan de externe ICTdienstverlening.
Reactie 5 RvdK:In deze aanbevelingen komen een aantal aspecten aan de orde: 1. centraliserenen toegankelijk maken van kennis en 2. bedrijfsscontinuïteit eninformatiebeveiligng. Het eerste punt is inmiddels gerealiseerd: binnen deafdeling IV regie zijn alle IV disciplines bij elkaar gebracht zodat de kennis vanhet IT landschap gecentraliseerd is. Inmiddels is dit ook vastgelegd in eenarchitectuur document voor de huidige situatie (“de IST’9. Het tweede punt wordtopgepakt binnen een aparte organisatiebrede werkgroep “Beveiliging — Integriteit— Privacy’ In 2016 zal nog een Raadsbrede risico-analyse uitgevoerd die mogelijkkan resulteren in verdergaande maatregelen op het gebied vanbedrijfscontinuïteiten informatiebeveiliging.
Aanbeveling 6 ADR:Wij adviseren aandacht te blijven schenken aan de ontwikkeling van desuperuserstructuur en de superusers.
Reactie 6 RvdK:De RvdK zal dit doen door middel van evaluatie, bijstelling en scholing.
Pagina 4 van 7
Aanbeveling 7 ADR:Wij adviseren om bij de inrichting van het behoeftemanagement aandacht te Datum
schenken aan de taken en verantwoordelijkheden van de actoren op tactisch 25 augustus 2016
niveau. Door een overleg op tactisch niveau in te richten heeft het management Ons kenmerk
een sparringpartner in de besluitvorming rondom informatievoorziening binnen deRaad.
Reactie 7 RvdK:De RvdK onderzoekt de mogelijkheid om hier teamleiders uit het primaire procesbij te betrekken.
Aanbeveling 8 ADR:Wij adviseren om het portfoliomanagement goed en snel in te richten, waarmeede Raad in staat wordt gesteld de strategische doelstellingen op een beheerstewijze te realiseren. Portfoliomanagement draagt bij aan het prioriteren enaansturen van projecten gegeven de strategische doelstelling en de beschikbareresources van de Organisatie.
Reactie 8 RvdK:De RvdK heeft goed inzicht in de IV portfolio. Het portfoliomanagement voor deRaadbrede veranderingen zal verder worden geprofessionaliseerd.
Aanbeveling 9 ADR:Wij adviseren om aandacht te schenken aan de inrichting van de processenbinnen 1V-regie, deze vast te leggen en kenbaar te maken binnen de afdeling, hetis met name voor een nieuwe afdeling, die voor een deel bestaat uit nieuwemedewerkers, belangrijk om duidelijkheid te scheppen naar haar medewerkers ende gebruikersorganisatie.
Reactie 9 R vdK:Operationele processen zijn inmiddels vastgelegd. In project Basis op Orde 2.0wordt nader invulling gegevens aan de strategisch besturende processen en aanhet evalueren van operationele processen.
Aanbeveling 10 ADR:Wij adviseren om de acties in het transitieplan verder uit te werken in een planvan aanpak met een duidelijke tijdlijn. Hierbij dient rekening gehouden te wordenmet het feit dat een aantal medewerkers recent bij de Raad in dienst zijngetreden en zij tijd nodig hebben om hun kennis van de business en haarsystemen verder te ontwikkelen
Reactie 10 RvdK:Wordt uitgevoerd in project Basis op orde 2.0.
Aanbeveling 11 ADR:Wij adviseren om een klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren om hiermeeinzicht te verschaffen in de positionering van 1V-Regie. Deze resultaten kan menals nulmeting hanteren om de transitie van 1V-regie tussentijds te monitoren
Reactie 11 RvdK:In 2016 zal een klanttevredenheidsonderzoek worden uitgevoerd naar dedienstverlenining van SSC-I. In 2017 zal een onderzoek worden uitgevoerd naarde positionering van 1V-regie.
Pagina 5 van 7
Aanbeveling 12 ADR: Datum
Wij adviseren om op strategisch niveau duidelijke criteria te formuleren waar een 25 augustus 2016
wijzigingsverzoek aan dient te voldoen. Deze duidelijkheid kan het OnS kenmerk
beoordelingsproces van een verzoek verkorten, waardoor de schaarse capaciteit‘
beter kan worden gealloceerd. De doorlooptijd van de verwerking van eenwijzigingsverzoek wordt verkort wat een positief effect heeft op degebruikerstevredenheid.
Reactie 12 RvdKWordt verder uitgewerkt in basis op orde 2.0
Aanbeveling 13 ADR:Wij adviseren om zorg te dragen voor de inrichting van het regieproces. Tevensdient hierbij aandacht geschonken te worden aan de kennisuitwisseling tussen deservicemanagers
Reactie 13 RvdK:Wordt verder uitgewerkt in basis op orde 2.0
Aanbeveling 14 ADR:Wij adviseren zorg te dragen door de verdere professionalisering van deregievoering
Reactie 14 RvdK:Wordt verder opgepakt in basis op orde 2.0
Aanbeveling 15 ADR:Wij adviseren om de resultaten van de service tevredenheidsonderzoek tegebruiken om de afspraken met SSC-I te heroverwegen
Reactie 15 RvdK:De RvdK zal hiervoor zorgdragen.
Aanbeveling 16 ADR:Wij adviseren de Raad om afspraken met Ketenregie te maken om gerichtetrainingen te verzorgen over de ketensystemen en interfaces aan de functioneelbeheerders van 1V-Regie. Dit vergroot de oplossingsgerichtheid van Functioneelbeheer. Tevens draagt kennisuitbreiding bij aan de kwaliteit van deimpactanalyses bij wijzigingen in functionaliteiten die hun weerslag op deinterfaces hebben. Hierdoor worden de consequentie voor de business continuïteitbeter beheerst.
Reactie 16 RvdK:Er is inmiddels een goed overzicht van ketenkoppelingen. Afstemming metKetenregie loopt. Komend jaar wordt ook hier binnen basis op orde 2.0 naderaandacht aan besteed.
Aanbeveling 17 ADR:Wij adviseren om een breed gebruikerstevredenheidonderzoek uit voeren en deresultaten hiervan te gebruiken voor de aanpassingen in KBPS.
Pagina 6 van 7
Reactie 17 RvdK:Als gevolg van huidige veranderingen in de Organisatie zal in de breedte moeten Datum
worden gekeken naar noodzakelijke IV ondersteuning (niet alleen KBPS). De RvdK 25 augustus 2016
onderkent het belang hiervan en zal dit in 2017 oppakken. Ons kenmerkntb
Aanbeveling 18 ADR:Wij adviseren om de kennis van de gebruikersorganisatie over de werking vanKBPS te vergroten. Gezien de lage IT-volwassenheid zouden trainingen metpraktijkcasussen de vertrouwdheid met het systeem kunnen vergroten. Dit zouhet gebruik van work-arounds kunnen verkleinen.
Reactie 18 R vdK:De digivaardigheden van medewerkers is een aandachtspunt binnen de reguliereHR-cyclus. De afdeling IV regie realiseert een Elektronische Leeromgeving vooreindgebruikers.
Aanbeveling 19 ADRTevens adviseren wij de out-time van de interfaces met ketensystemen temonitoren en de gebruikers proactief te informeren, wanneer er problemen metde interfaces zijn. Dit draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen in KBPS
Reactie 19 RvdK:Wordt opgepakt in basis op orde 2.0.
Aanbeveling 20 ADRWij adviseren om onderzoek te doen om inzicht te verschaffen in deinformatiebehoefte van het management en de mate waarin deinformatievoorziening vanuit KBPS hier op aansluit. Verder kan gekeken wordenof deze informatie op een andere wijze ontsloten kan worden om deadministratieve druk te verkleinen.
Reactie (20)Dit hangt nauw samen met de sturingsprincipes in de organisatie, de kerntakenvan de RvdK en de visie/invulling van kennismanagement. Het informatieplan ende architectuur zijn hier een verdere doorvertaling van. Deze zullen komend jaarverder worden aangescherpt.
Aanbeveling 21 ADRWij adviseren om voor de aanpassingen in de functionaliteiten van het systeemeen Agile-methodiek te hanteren. Hierbij kan de Raad starten met het “laaghangend fruit” waarbij met weinig efforteen aantal ongemakken in het systeemworden verholpen. Dit draagt bij aan het vergroten van het vertrouwen in hetsysteem en in 1V-Regie. Dit kan alleen gerealiseerd worden wanneer de businessen de externe IT-dienstverleners nauw betrokken is in dit proces.
Reactie (21)De RvdK onderzoekt de mogelijkheden voor de inzet van een agile methodiek
Pagina 7 van 7