3. doc_instructivo formato revision por la direccion

8/17/2019 3. DOC_Instructivo Formato Revision Por La Direccion

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¿Qué es un Instructivo?: Un instructivo es un documento que describe detalladamente laforma “como” debe ejecutarse una actividad o tarea para asegurar su realización y puede ser aplicado por una sola dependencia.

1. Objetivo

Establecer los parámetros para diligenciar correctamente el instrumento de “Formato dereporte de desempeño del proceso” de la S!S" que debe ser aplicado por cada l#der de


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proceso" con el propósito de servir como información de entrada para aplicar el procedimientode $evisión por la irección" en el marco del Sistema !ntegrado de %estión.

2. Marco conceptual.

Acciones de mejora: es la acción correctiva" preventiva o de mejora continua formulada eimplementada para eliminar el &allazgo o no conformidad detectada" por cualquiera de losor#genes previstos en el procedimiento de acciones de mejora. ebe ser tratada de acuerdocon el procedimiento de acciones de mejora" disponible en la intranet en el módulo del Sistema!ntegrado de %estión.


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Procesos: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interact'an para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

evisi!n por la "irecci!n: procedimiento que revisa el Sistema !ntegrado de %estión" con elfin de verificar la conveniencia" adecuación" eficiencia" efectividad y eficacia continua delsistema de la Secretaria istrital de !ntegración Social.

#istema Inte$rado de %esti!n: sistema creado con el propósito orientar y fortalecer la gestión"direccionar y alinear conjuntamente los requisitos de la norma del Sistema de %estión de(alidad" Sistema de (ontrol !nterno en el marco del )odelo Estándar de (ontrol !nterno" delSistema de esarrollo *dministrativo" y del +lan !nstitucional de %estión *mbiental" con la


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dirección estrat,gica de la entidad con el fin de garantizar su eficiencia" eficacia" transparencia"efectividad y la optimización de recursos y procesos.

3. "esarrollo:

El Formato de eporte de "esempeño del Proceso está compuesto por once -/ cap#tulos"que inician con la identificación proceso que se está autoevaluando" as#0

Fec&a:

Proceso:


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'(der de Proceso:

Periodo:

En el campo “1ec&a” debe ingresarse la fec&a de entrega del 1ormato por parte del l#der decada proceso" ante la *E.

En el campo “+roceso” diligencie el nombre del proceso cuyo desempe2o se reporta" deacuerdo con el mapa de procesos de la S!S disponible en la intranet en el módulo del Sistema!ntegrado de %estión.


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En el campo “3#der del proceso” se2ale el nombre y cargo del l#der de proceso definido por el(onsejo irectivo.

En el campo “+eriodo” se2ale el periodo que comprende el reporte" indicando fec&a de inicio yfec&a de finalización" de acuerdo con lo dispuesto por el (onsejo irectivo. +or ejemplo0 “el 4de enero de 5446 a 7 de mayo de 5446”.

En el campo . “$esultados de la autoevaluación del proceso” indique los resultados de lasrevisiones detectadas por el equipo del proceso" a partir de la situación actual en comparacióncon la situación esperada" para cada una de las entradas y salidas de la caracterización.


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)* esultados de la autoevaluaci!n del proceso

El campo 5. “$etroalimentación de la ciudadan#a -+roceso +restación de los ServiciosSociales/” se compone de cuatro elementos0 servicio" resultado de la medición" acciones demejora y estado actual" que deben ser diligenciados de la siguiente manera0


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+* etroalimentaci!n de la ciudadan(a ,Proceso Prestaci!n de los #ervicios #ociales-:

#./I0IO .#1'2A"O ". 'A M."I0I34A00IO4.# ".

M.5OA .#2A"O A021A'


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En el elemento “Servicio” indique en fila aparte cada uno de los servicios sociales prestados por la entidad.

En el elemento “$esultado de la medición”" transcriba los &allazgos del proceso relacionadoscon calificaciones no satisfactorias como resultado de la retroalimentación de la ciudadan#a" que


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aparecen en la casilla “escripción del 8allazgo” del !nstrumento de $egistro y (ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/.

En el elemento “*cciones de mejora” se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los&allazgos detectados como resultado de la retroalimentación de la ciudadan#a. Se debetranscribir del !nstrumento de $egistro y (ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/"casilla ).

En el elemento “Estado actual”" se debe transcribir la información del !nstrumento de $egistro y(ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/" de la 'ltima casilla de seguimiento


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“.%rado de avance f#sico de ejecución de las )etas” -casilla */ y .*nalisis 9 Seguimiento:(! -casilla *1/.

El campo 7. “$esultados de *uditorias !nternas y E;ternas” se compone de tres elementos0&allazgos" acciones de mejora y estado actual" que deben ser diligenciados de la siguientemanera0

6* esultados de Auditorias Internas 7 .8ternas:


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9A''A%O# A00IO4.# ".M.5OA

.#2A"O A021A'


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En el elemento “8allazgos” transcriba la casilla “escripción del 8allazgo” del !nstrumento de$egistro y (ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/. (orresponde a los &allazgosque son resultado de las auditorias internas y e;ternas.

En el elemento “*cciones de mejora” se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los&allazgos detectados como resultado de las auditorias internas y e;ternas. Se deben transcribir del !nstrumento de $egistro y (ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/" casilla ).

En el elemento “Estado actual”" se debe transcribir la información del !nstrumento de $egistro y(ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/" correspondiente a la 'ltima casilla de


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seguimiento" en sus campos “.%rado de avance f#sico de ejecución de las )etas” -casilla */ y.*nalisis 9 Seguimiento :(! -casilla *1/.

El campo


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En el elemento “!ndicador” se2ale el nombre del indicador del proceso. Utilice una fila paracada uno de los indicadores con que cuente el proceso" de acuerdo con la 8oja de =ida del!ndicador.


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En el elemento “$esultado” transcriba el dato-s/ “$esultado” contenido-s/ en la 8oja de =ida del!ndicador" de acuerdo con el periodo del $eporte de esempe2o del +roceso.

En el elemento “*nálisis” transcriba la información contenida en la 8oja de =ida del !ndicador ensu campo “!nterpretación y análisis de tendencia”.

En el elemento “*cciones de mejora” se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los&allazgos detectados como resultado de la medición no satisfactoria de los indicadores delproceso -cuando aplique/. Se deben transcribir del !nstrumento de $egistro y (ontrol de

*cciones de )ejora -plan de mejoramiento/" casilla ).


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En el elemento “Estado actual”" se debe transcribir la información del !nstrumento de $egistro y(ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/" correspondiente a la 'ltima casilla deseguimiento" en sus campos “.%rado de avance f#sico de ejecución de las )etas” -casilla */ y.*nalisis 9 Seguimiento :(! -casilla *1/.

El campo >. “!nforme de ?uejas y Soluciones” se compone de cuatro elementos0 etapa delproceso" &allazgo" acciones de mejora y estado actual" que deben ser diligenciados de lasiguiente manera0


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=* In>orme de Quejas 7 #oluciones*

.2APA ".' PO0.#O 9A''A%OA00IO4.# ".

M.5OA .#2A"O A021A'


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En el elemento “Etapa del proceso” escriba la etapa del proceso que se está reportando y conla cual se relaciona el &allazgo del informe de quejas y soluciones.

En el elemento “8allazgo” transcriba la casilla “escripción del 8allazgo” del !nstrumento de$egistro y (ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/. (orresponde a los &allazgosque son resultado del informe de quejas y soluciones.

En el elemento “*cciones de mejora” se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los&allazgos detectados como resultado del informe de quejas y soluciones. Se deben transcribir del !nstrumento de $egistro y (ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/" casilla ).


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El campo @. “*nálisis de conformidad del producto o servicio” se compone de cinco elementos0procedimiento" productoAservicio del procedimiento" no conformidad" acciones de mejora yestado actual" que deben ser diligenciados de la siguiente manera0

* An@lisis de con>ormidad del producto o servicio*


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PO0."IMI.42OPO"102O#./I0IO".' PO0."IMI.42O

4O0O4FOMI"A"

A00IO4.# ".M.5OA

.#2A"OA021A'


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En el elemento “+rocedimiento”" transcriba la información del instrumento de auditor#a aplicadopor la :ficina de (ontrol !nterno" de acuerdo a los diferentes procedimientos que &an sidoauditados.

En el elemento “+roductoAServicio del procedimiento”" indique el producto o servicio delprocedimiento que no cumplió con los criterios de aceptación previstos en la caracterización delprocedimiento.


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En el elemento “Bo conformidad”" transcriba el criterio de aceptación que se incumplió duranteel periodo del reporte" detectada como no conformidad durante la auditor#a de la :ficina de(ontrol !nterno.

En el elemento “*cciones de mejora” se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los&allazgos detectados como resultado de la auditor#a. Se deben transcribir del !nstrumento de$egistro y (ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/" casilla ).

En el elemento “Estado actual”" se debe transcribir la información del !nstrumento de $egistro y(ontrol de *cciones de )ejora -plan de mejoramiento/" correspondiente a la 'ltima casilla de


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seguimiento" en sus campos “.%rado de avance f#sico de ejecución de las )etas” -casilla */ y.*nalisis 9 Seguimiento :(! -casilla *1/.

El campo C. “)apa de riesgos” se compone de cuatro elementos0 riesgos" valoración" acción demejora y estado actual" que deben ser diligenciados de la siguiente manera0

B* Mapa de ries$os del procesoI.#%O /A'OA0I34 A00I34 ".

M.5OA,P./.42I/A-

.#2A"O A021A'


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En el elemento “$iesgos” transcriba la información del )apa de $iesgos del +roceso.

En el elemento “=aloración” transcriba la información del )apa de $iesgos del +roceso.

En el elemento “*cciones de mejora” se deben indicar las acciones preventivas formuladas paraeliminar los riesgos valorados. Se deben transcribir del !nstrumento de $egistro y (ontrol de

*cciones de )ejora -plan de mejoramiento/" casilla ).


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En el campo D. “Seguimiento a revisiones previas efectuadas al proceso” debe registrar elestado de las decisiones que se &an tomado en revisiones previas del proceso.


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C* #e$uimiento a revisiones previas e>ectuadas al proceso:

En el campo 6. “(ambios que podr#an afectar al Sistema !ntegrado de %estión y por tanto alproceso” debe relacionar los cambios internos y e;ternos a la entidad" que podr#an afectar suproceso.


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D* 0ambios Eue podr(an a>ectar al #istema Inte$rado de %esti!n 7 por tanto al proceso:

En el campo 4. “*decuación y conveniencia de la pol#tica y objetivos de calidad” deberesponder las dos preguntas all# se2aladas" teniendo en cuenta la pol#tica y objetivos de calidadpublicados en la intranet en el módulo del Sistema !ntegrado de %estión.


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)* Adecuaci!n 7 conveniencia de la pol(tica 7 objetivos de calidad*

(uáles y cómo las salidas de su proceso contribuyen a cumplir la pol#tica y objetivos de calidad de laentidad

* partir de las contribuciones -salidas/ de su proceso" F8a notado la necesidad de ajustar la pol#tica yobjetivos de calidad S!GG B:GG +orqu, GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG


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En el campo . “$ecomendaciones para la mejora” proponga las decisiones que deber#a tomar el (onsejo irectivo para fortalecer su proceso.

))* ecomendaciones para la mejora*


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*l final del formato de $eporte del esempe2o del +roceso" diligencie el siguiente cuadro0

E3*H:$ 0 $E=!S 0

1irma0 GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG

Bombre0 Bombre0

1irma0 GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG


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!ndicando en la casilla “Elaboró”" el nombre y cargo de la persona que consolidó el $eporte.ebe ser firmado por el responsable de esta actividad.

Se2alar en la casilla “$evisó” el nombre y cargo del l#der del proceso. ebe ser firmado por elresponsable de esta actividad.

4. Observaciones:

Se sugiere consultar los procedimientos de $evisión por la irección y *cciones de )ejora"disponibles en la intranet en el módulo del Sistema !ntegrado de %estión.


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5. Administraci!n del instructivo:

3a administración del !nstructivo está a cargo de la dependencia que lo aprueba.

.'AGOO ./I#O APOGO

4OMG.Henjam#n +,rez

Juan )anuel =egaKamile Espinosa

(laudia Limena 8ormaza 3ozano Javier 1ernando )ora *ndrade

0A%OEquipo de (alidad M irección de

*nálisis y ise2o Estrat,gico(oordinadora Equipo de (alidad irector de *nálisis y ise2o

Estrat,gico


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