La Función Notarial y su Ejercicio en el Extranjero.

Responsabilidades Notariales.

Expositor: Lic. Erick Eduardo López Sandoval

La Función Notarial:

• Es la actividad que el Notario realiza para lograr la creación del instrumento publico, es el que hacer del Notario.

• Entendiendo al Notario como profesional del Derecho investido por el Estado de fe pública para hacer constar y autorizar actos y contratos en que intervenga por disposición de la ley o a requerimiento de parte y tramitando la jurisdicción voluntaria.

Teorías que explican la función notarial:

• Teoría funcionarista.

• Teoría profesionalista.

• Teoría ecléctica.

• Teoría Autonomista.

Encuadramiento de la función notarial:

• En la Actividad del Estado:Es cuando encontramos al Notario Asesor, Consultor, Cónsul, Escribano del Gobierno desempeñando cargo o empleo público nombrado por el Organismo Ejecutivo. Art. 7 Dto. 82-96, 10, 78, 81 # 1 y 6 CN y 43 LOJ

• En el Ejercicio de la Profesión Liberal: Es el verdadero campo en el que el notario ejercita su función ya que desarrolla su actividad sirviendo a los particulares por eso se dice que es un profesional libre Dto. 54-77.

• Mixto:Es en el que el profesional se desempeña en un empleo para el Estado de tiempo parcial, y la otra parte del tiempo ejerciendo libremente la profesión. Art. 5 # 2 CN.

ACTIVIDADES QUE DESARROLLA EL NOTARIO EN LA FUNCION

NOTARIAL • Función Receptiva :

La desarrolla el Notario cuando al ser requerido, recibe de sus clientes en términos sencillos la información.

• Función directiva o asesora : El Notario puede asesorar o dirigir a sus clientes, sobre el negocio que pretenden celebrar, aconsejando sobre el particular.

• Función legitimadora:La realiza el Notario al verificar que las partes contratantes, sean efectivamente las titulares del derecho, estando obligado a calificar la representación en los casos que se ejercite, la cual conforme a la ley y a su juicio debe ser suficiente.

• Función modeladora:El Notario desarrolla esta actividad dando forma legal a la voluntad de las partes, encuadrándola en las normas que regulan el negocio.

• Función preventiva:El Notario debe prever cualquier circunstancia que pueda sobrevenir en el futuro, debe evitar que resulte conflicto posterior, previniendo tales circunstancias.

• Función autenticadora:Al estampar su firma y sello el Notario le está dando autenticidad al acto o contrato, por lo tanto éstos se tendrán como ciertos o auténticos, por la fe pública de la cual está investido.

Finalidades de la Función NotarialSeguridad:

Para darle firmeza al documento notarial.

Valor:Frente a terceros, que es la eficacia y la fuerza que otorga la intervención del notario entre partes y frente a terceros.

Permanencia:Que se le da a los actos a través de diversos medios legales y materiales para garantizar la reproducción auténtica del acto.

Ejercicio de la función notarial en el extranjero

La función notarial es muy importante para el tráfico jurídico internacional, es base también para la doctrina de la autonomía de la voluntad, va en búsqueda de la certeza jurídica en un negocio jurídico determinado.

Función notarial internacional en función del sistema jurídico

• En el sistema latino:El notario es un profesional del derecho con conocimientos profundos de la materia siendo un profesional y técnico del derecho con una sólida formación jurídica y muy respetado en la sociedad en que desarrolla sus funciones.

• En el sistema latino mixto:Estudia paralelamente la carrera de abogado así como la de notario siendo también un profesional y técnico del derecho mediando en negocios en que interviene la voluntad de las partes, sin embargo los estudios no son tan profundos en este sistema como en el sistema anterior.

• En el sistema jurídico anglosajón:En este sistema el notario no es ni técnico, ni un profesional del derecho, sino simplemente un fedatario, no posee estudios profundos sobre la materia y su función se limita a ser testigo de las firmas que le ponen las partes cuando comparecen ante sus oficios. Es mas que todo un fedatario o un testigo presencial de la firma por parte de los comparecientes por lo que no esta aquí reflejado esa seguridad jurídica que debe existir en el trafico internacional.

Procedimiento del notariado en el extranjero

El procedimiento notarial en el extranjero se divide en dos:

1.A través de los requisitos de forma. 2.A través de los requisitos de fondo.

También suele denominárseles requisitos extrínsecos e intrínsecos, respectivamente.

La forma:Aquí rige la Locus Regit Actum, es decir, el lugar en donde se autorizo el negocio jurídico que se trata.

El Fondo:En el que rige la Lex Loci Executiones, es decir, en el lugar del cumplimiento de los actos o negocios jurídicos y la Lex Loci Celebrationis, referido a la forma de validez de los actos.

Sin olvidar que todos los documentos otorgados en el extranjero y deban tener efectos jurídicos en nuestro país, deben llevar sus pases de ley o firmas en cadena como se les conoce, debiendo protocolizarse dicho documento para su plena validez en el país.

Focalización de la importancia de la función notarial en el extranjero

• Brindar Certeza Jurídica.

• Encuadra la voluntad de las personas que lo buscan dentro de los parámetros de la ley, le da vida jurídica a los actos jurídicos de las partes.

• Evita un caos jurídico si no tuviésemos con nosotros la función notarial que va a conciliar los intereses encontrados, muchas veces, de los particulares.

Regulación:

• La Ley del Organismo Judicial, en sus capitulos del II al IV, analiza aquellas normas referentes a la materia (artículos 24 al 44), por lo que debemos remitimos al mismo.

• Se debe referir a las leyes denominadas Voluntarias o de Orden Privado; de acuerdo al Principio del Respeto de la autonomía de la Voluntad, tan firmemente aceptado en la actualidad por nuestra materia.

Documentos provenientes del exterior

• Los documentos públicos otorgados en el extranjero, y en particular los notariales, no suelen ser admitidos por nación alguna sin un mínimo de legalizaciones a fin de asegurar su autenticidad y legitimidad; exigiendo que los mismos estén legalizados y llenen los demás requisitos necesarios para su autenticidad en el lugar donde se empleen.

Se debe asegurar dos factores primordiales:

• La autenticidad del documento:

La posibilidad de falsificaciones ha impuesto, de antaño, la necesidad de alguna forma de autenticación de los documentos procedentes del extranjero, en especial los notariales, con el fin de comprobar la certeza de la firma y el carácter del funcionario que lo autoriza. La carencia, en el país donde ha de producir sus efectos, de un registro donde pueda cotejarse la firma, rubrica y sello del notario u otro funcionario autorizante, obliga a exigir tal autenticación.

La legitimidad del documento:

En muchos países latinoamericanos los documentos extranjeros gozan de la presunción de haber sido otorgados de acuerdo con la ley del lugar. En algún otro, se exige que el cónsul certifique como juicio propio, o basado en los documentos que al efecto exija, que están extendidos con los requisitos y formalidades extrínsecas que el país de su otorgamiento deban ser cumplidos para ser considerados documentos públicos.

Este ultimo requisito no se exige en Guatemala, ya que todas las legalizaciones se hacen sin asumir responsabilidad por el contenido del documento ni por la validez de legalizaciones anteriores, únicamente legitiman las firmas y los cargos de los firmantes.

Documentos autorizados por Notario guatemalteco en el extranjero

En el artículo 43 de la Ley del Organismo Judicial

Código de Notariado artículos 2 y 6 numeral 2º.

En ese orden de ideas, los cónsules o agentes diplomáticos de la República acreditados y residentes en el exterior, que sean notarios hábiles pueden ejercer el notariado, al igual que los Notarios guatemaltecos, el requisito es que el acto o contrato vaya a surtir efectos o ejecutarse en Guatemala.

En el caso de los Notarios lo deben hacer en papel simple, y protocolizarlos al regresar a Guatemala; también lo puede protocolizar otro Notario, a solicitud de la persona portadora del documento.

• Para el caso de los cónsules y agentes diplomáticos, que sean notarios y que ejerzan en el extranjero, esta previsto e el articulo 10 del Código de Notariado, que sus protocolos sean de papel de lino o similar.

• Los documentos autorizados en el extranjeros por Notario guatemalteco necesitan pases legales, esa es la excepción, y adicional únicamente debe cubrirse el impuesto a que estuviera afecto en timbres en el documento original y protocolizarse.

Obligaciones posteriores a la protocolización

Aviso al Archivo General de Protocolos, dentro del plazo de diez días, de cada protocolización, el cual debe contener:

Lugar y fecha en que fue expedido el documento.

Funcionario que lo autorizo.

Objeto del acto.

Nombres y apellidos de los otorgantes o personas a quienes se refiera.

La indicación de que los impuestos se han pagado en el acto de protocolización.

La omisión o demora del aviso hará incurrir al notario en una multa de veinticinco quetzales. (Art. 40 Ley del Organismo Judicial).

El testimonio especial, también al Archivo General de Protocolos, dentro de los 25 días hábiles siguientes, en dicho testimonio debe incluirse el acta de protocolización y el documento protocolizado, que pasan a formar uno solo. (Artos. 37 del Código de Notariado y 40 del Decreto 2-89 del Congreso LOJ).

Expedir el Testimonio o Primer Testimonio para el interesado, haciendo constar el Notario en la razón final que el impuesto fue cubierto en el documento original. Este testimonio le servirá para efectuar la inscripción en los registros respectivos, dependiendo del acto o contrato de que se trate.

Si se trata de un mandato o poder se registra en el Registro de Mandatos del Archivo General de Protocolos.

Proyecto de AvisoSEÑOR DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:ERICK EDUARDO LÓPEZ SANDOVAL, Notario, de datos de identificación personalregistrados, atentamente:

AVISOQue con fecha doce de septiembre de dos mil diez, en acta de protocolización que lecorrespondió el numero ochenta y tres (83), protocolice un documento proveniente del extranjero conforme los datos siguientes: Fecha y lugar: Expedido el 9 de septiembre la ciudad de Manhatan, Estado de New York

Estados Unidos de América Autorizado por el Infrascrito Notario. Objeto: Mandato General con Representación. Otorgante Gali Humberto Sian Dominguez, a favor de su señor padre Vicente Augusto Sian Morales.

En el documento original protocolizado se pago el impuesto correspondiente a la Ley del Timbre Fiscal y Papel Sellado Especial para Protocolos, por medio de dos timbres fiscales del valor de cinco quetzales cada uno.

Guatemala quince de Octubre de 2011.Lic. Erick Eduardo López SandovalCOLEGIADO No. XXXCLAVE XXX8ª. Calle 6-06 Zona 1 Edificio ELMA Oficina 501-502Tel. 2232-2827

Impuestos• Si se trata de mandatos generales Q. 10.00 y

mandatos especiales Q. 2.00; al cubrirse el impuesto en el documento original que se protocoliza, en el testimonio o primer testimonio ya no se cubre, haciendo constar el Notario, que el impuesto fue cubierto en el documento original, de lo contrario caeríamos en la doble tributación.

• En el testimonio especial que también se envía al Archivo General de Protocolos, se debe cubrir el impuesto del timbre notarial de Q. 10.00 por cada protocolización. (Decreto 82-96 del Congreso de la República).

Validez de los documentos protocolizados:

El hecho de protocolizar un documento proveniente del extranjero, no le da una validez especial, el documento sigue conservando su misma calidad, solo que ahora esta protocolizado, el hecho de la protocolización es por exigencia legal, lo que hace es darle perdurabilidad, conservación y facilidad de reproducción.

El Decreto 2-89 del Congreso LOJ, como es natural, no le da validez ni efecto alguno en Guatemala a los documentos o disposiciones particulares provenientes del extranjero si menoscaban la soberanía nacional, contradicen la Constitución o contravienen el orden publico (Art.. 44).

PROTOCOLIZACION DE DOCUMENTO PROVINIENTE DEL EXTRANJERO, HABIENDO SIDO AUTORIZADO POR EL MISMO NOTARIO QUE PROTOCOLIZA.

• Ochenta y tres (83) En la ciudad de Guatemala quince de septiembre de dos mil diez yo, ERICK EDUARDO LÓPEZ SANDOVAL, Notario, POR MI Y ANTE MI, en cumplimiento de la ley procedo a protocolizar un documento proveniente del extranjero de conformidad con las cláusulas siguientes: PRIMERA: El día nueve de septiembre de dos mil diez, autorice un Mandato General con Representación, en la Ciudad de Manhatan, ciudad de Nueva York, Estados Unidos de América, el cual fue otorgado por el señor GALI HUMBERTO SIAN DOMINGUEZ, a favor del señor VICENTE AUGUSTO SIAN MORALES, el cual consta en dos hojas de papel bond. SEGUNDA: En virtud de lo anterior procedo a protocolizar el documento identificado en la cláusula anterior, el que pasa a formar los folios cien y ciento uno del registro notarial a mi cargo, quedando entre las hojas de papel de protocolo numero de Orden M un millón seiscientos mil, y M dos millones seiscientos tres mil; y de registro Cuatrocientos mil dos y Cuatrocientos mil tres, respectivamente. Leo lo escrito y enterado de su contenido, objeto, validez y efectos legales, lo acepto, ratifico y firmo, haciendo constar que el impuesto se cubrió en el documento original. Doy fe. POR MI Y ANTE MI

• FIRMA DEL NOTARIO

PROTOCOLIZACION DE UN DOCUMENTO PROVENIENTE DEL EXTRANJERO AUTORIZADO POR NOTARIO NO GUATEMALTECO

CINCO (5) En la ciudad de Guatemala, el doce de marzo de dos mil diez, ANTE MI: ERICK EDUARDO LÓPEZ SANDOVAL, Notario, comparece la señora: VERONICA LISETH TÚRK TURNER, de cincuenta años, casada, ama de casa, guatemalteca, de este domicilio, persona de mi conocimiento. La compareciente me asegura encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles, ser de los datos de identificación personal anotados y me requiere para la protocolización de un documento autorizado y proveniente del extranjero, procediéndose de la forma siguiente: PRIMERA: La compareciente me hace entrega de un juego de documentos entre los que se encuentra un PODER ESPECIAL CON REPRESENTACIÓN otorgado por la señorita MARIA ANTONIENTA MONTENEGRO de Norte América, el tres de enero de dos mil uno, por el Notario Publico William Johan Perry Thomas, el cual esta contenido en una hoja de papel bond, redactado en español y tiene los pases que exige la ley guatemalteca. SEGUNDA: En virtud de lo anterior procedo a protocolizar en el registro notarial a mi cargo los documentos siguientes: a) Poder especial con representación antes descrito; b) Certificación extendida en idioma ingles por Frank S. Zolin, Secretario de la Corte Superior de Nueva York, Estados Unidos de Norte América, con fecha cinco de enero del presente año; c) Certificación expedida por el Vice Cónsul de Guatemala, en Nueva York, Estados Unidos de Norte América, con fecha nueve de enero de dos mil uno; al reverso de ese documento aparece la legalización respectiva del Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala, el quince de enero del presente año; d) La traducción jurada del documento referido que viene en idioma ingles, en una hoja de papel bond, efectuada por el traductor jurado Mayra Odeth Alarcon Lam, con fecha veintidós de enero del presente año. TERCERA: Los documentos descritos pasan a formar parte del protocolo, correspondiéndoles los folios SEIS, SIETE Y OCHO, quedando ente las hojas de papel de protocolo M dos millones seiscientos cuarenta y tres mil trescientos noventa y uno; y de registro Cuatrocientos mil tres y Cuatrocientos mil cuatro, respectivamente.- Yo, el Notario doy fe: a)de todo lo expuesto; b) que el impuesto respectivo fue cubierto en el documento original; c) que advierto los efectos legales y obligación del registro; y d) que leo íntegramente lo escrito a la requirente, quien enterada de su contenido, objeto, validez y efectos legales, lo aceptamos, ratificamos y firmamos. Doy fe.

FIRMA DE LA REQUIRENTE ANTE MI: FIRMA DEL NOTARIO

FIN DE LA PRESENTACIÓN

GRACIAS POR SU ATENCIÓN