3 manajemen proyek sistem - mulyadinirwan.files.wordpress.com · o tugas adalah unit kerja dasar...

5/10/2019

1

3

Manajemen Proyek Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Tahapan Manajemen Proyek

Manajemen proyek meliputi :

• perencanaan,

• penjadwalan,

• pemantauan dan pengendalian, dan

• pelaporan pengembangan sistem informasi.

• Faktor yang mempengaruhi :

• batas anggaran,

• batasan waktu, dan

• standar kualitas.

• Selama semuanya seimbang, proyek akan berhasil.

• Jika satu faktor berubah, penyesuaian harus dilakukan

Aktifitas Project Manager

• Perencanaan proyek termasuk mengidentifikasi semua tugas proyek dan memperkirakan waktu penyelesaian dan biaya masing-masing.

• Penjadwalan proyek melibatkan :

• pembuatan jadwal waktu tertentu, yang menunjukkan tugas, ketergantungan tugas, dan tugas penting yang mungkin dapat menunda proyek.

• pemilihan dan penempatan staf tim proyek dan penugasan tugas-tugas khusus untuk anggota tim.

• Pemantauan kemajuan, mengevaluasi hasil, dan mengambil tindakan korektif bila perlu untuk mengendalikan proyek dan tetap pada target.

• Pelaporan proyek mencakup laporan kemajuan rutin kepada manajemen, pengguna, dan tim proyek itu sendiri.

5/10/2019

2

Langkah Pengembangan Proyek

Langkah 1 :

Membuat Struktur

Rincian Kerja

Langkah 2 :

Identifikasi Pola

Tugas

Langkah 3 :

Tentukan jalur

kritis

Perencanaan

Penjadwalan

Pemantauan Pelaporan

Pengaturan

Proyek

Operasional

Membuat struktur rincian kerja

• Memecah Proyek menjadi serangkaian tugas yang lebih

kecil

• Digambarkan menggunakan Gantt Chart dan PERT /

CPM chart

Gantt Chart Diagram batang horizontal yg mewakili satu set tugas

Kegiatan Mei Juni Juli Agust

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3

Melakukan Penyelidikan Awal

1. Memahami permasalahan dan Peluang

2. Mendefinisikan ruang lingkup proyek

dan kendalanya

3. Lakukan pencarian fakta

Analisa struktur organisasi

melakukan wawancara

Melakukan observasi

Lakukan survei pengguna

Review dokumentasi

4. Lakukan studi kelayakan

5. Evaluasi Kelayakan

6. Pelaporan hasil ke Manajemen

The Program Evaluation Review

Technique (PERT) • menganalisis proyek yang besar dan kompleks sebagai

serangkaian tugas individu.

• Langkah langkah :

• mengidentifikasi semua tugas proyek dan memperkirakan berapa lama setiap tugas akan dilakukan.

• menentukan urutan logis di mana tugas harus dilakukan. (dilakukan bergantian atau dapat bersamaan)

• Setelah Anda mengetahui tugas, durasinya, dan urutan pelaksanaannya, Anda dapat menghitung waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

• Anda juga dapat mengidentifikasi tugas-tugas spesifik yang akan sangat penting untuk penyelesaian proyek yang tepat waktu

5/10/2019

3

Contoh kasus : Urutan Kegiatan

Activity On Node (AON)

Activity On Arrow

5/10/2019

4

Tahapan penentuan rincian kerja

• Mengidentifikasi Tugas dalam Struktur Rincian Kerja (SRK)

o Tugas, atau aktivitas, adalah pekerjaan apa pun yang memiliki

awal dan akhir dan membutuhkan penggunaan sumber daya

perusahaan seperti orang, waktu, atau uang.

o Tugas adalah unit kerja dasar yang direncanakan, dijadwalkan,

dan dipantau oleh manajer proyek - sehingga tugas tersebut

harus relatif kecil dan dapat dikelola

• Langkah membuat struktur rincian kerja :

o Menuliskan semua tugas

o Memperkirakan durasi setiap tugas

Membuat daftar tugas

No.

Tugas

Deskripsi Durasi

(hari)

Tugas

Pendahulu

1 Booking Ruang Pertemuan

2 Pesan Materi Pemasaran

3 Briefing Para Manager

4 Kirim Email Pelanggan

5 Burning Sampel DVD

6 Gunakan Software Baru

7 Lakukan Gladi Resik

Memperkirakan durasi setiap tugas

• Durasi tugas bisa berjam-jam, berhari-hari, atau

berminggu-minggu - tergantung pada proyeknya

• Manajer proyek membuat tiga perkiraan waktu untuk setiap

tugas: perkiraan waktu tercepat(C), perkiraan waktu rata-

rata (R), dan perkiraan waktu terlama (L).

• Durasi Tugas dihitung dengan formula :

DT = (C + 4R + L)/6

Contoh :

• proyek manajer memperkirakan bahwa tugas konversi file dapat diselesaikan dalam waktu 20 hari atau paling lama 34 hari, namun biasanya bisa diselesaikan dalam 24 hari.

• Maka diketahui : C = 20, R = 24 dan L = 34

• Durasi Tugas (DT) adalah sebagai berikut : DT = (C + 4R + L) / 6 = (20 + (4 x 24) + 34) / 6 = 150 / 6 = 25 Hari Menggunakan rumus, durasi tugas yang diharapkan adalah 25 hari, dihitung sebagai berikut: (20+ (4 * 24) +34) = 25 6

5/10/2019

5

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi

Durasi

1. Ukuran proyek

Manajer proyek harus :

mengidentifikasi semua tugas proyek, dari pencarian fakta

awal hingga implementasi sistem.

menentukan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk

melakukan setiap tugas.

memberikan waktu untuk pertemuan, tinjauan proyek,

pelatihan, dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi

produktivitas tim pengembangan.

2. Sumber daya manusia Seorang manajer proyek harus : mengumpulkan dan memandu tim pengembangan yang

memiliki keterampilan dan pengalaman untuk menangani proyek.

analis atau pemrogram sistem tambahan harus dipekerjakan atau dilatih, dan ini harus dilakukan dalam kerangka waktu tertentu.

berurusan dengan pergantian, lowongan pekerjaan, dan kenaikan gaji di sektor teknologi

3. Pengalaman dengan proyek serupa

Seorang manajer proyek dapat mengembangkan perkiraan waktu dan biaya berdasarkan sumber daya yang digunakan untuk sistem informasi yang sama, yang sebelumnya dikembangkan.

4. Kendala kondisi, batasan, atau persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem.

Menampilkan struktur rincian kerja

No.

Tugas

Nama Tugas Durasi

(hari)

Tugas

Pendahulu

1 Booking Ruang Pertemuan 1

2 Pesan Materi Pemasaran 9

3 Briefing Para Manager 2

4 Kirim Email Pelanggan 3

5 Burning Sampel DVD 3

6 Gunakan Software Baru 2

7 Lakukan Gladi Resik 1

Task Box Dalam permodelan PERT, kotak tugas (Task Box) diidentifikasi sebagai berikut : • NAMA TUGAS

Nama tugas harus singkat dan deskriptif, tetapi tidak harus unik dalam proyek. Sebagai contoh, sebuah tugas bernama Melakukan Wawancara dapat terjadi dalam beberapa fase proyek.

• ID TUGAS ID tugas dapat berupa angka atau kode yang memberikan identifikasi unik.

• DURASI TUGAS Durasi adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

• TANGGAL MULAI waktu tugas dijadwalkan untuk dimulai.

• TANGGAL SELESAI waktu tugas dijadwalkan untuk diselesaikan.

5/10/2019

6

Identifikasi Pola Tugas Pola tugas (Task) terdiri dari : dependent tasks, multiple

successor tasks, and multiple predecessor tasks

• Dependent Task : Tugas harus diselesaikan secara estafet,

satu persatu

• Multiple Succesor Tasks : Tugas-tugas yang dijalankan

secara bersamaan.

• Multiple Predecessor Tasks : Tugas-tugas terdahulu yang

harus dijalankan sebelum tugas yang baru.

Mempersiapkan Rincian Pekerjaan

Start : Hari ke - 1 ID : 1

Finish : Hari ke - 5 Dur : 5

Menyiapkan Dokumen

Start : Hari ke – 6 ID : 2


• Tugas 2 (ID : 2) bergantung pada pelaksanaan Tugas 1 (ID : 1)

• Tugas ke 2 (ID:2) baru bisa di mulai (pada hari ke 6) setelah

Tugas ke 1 (ID : 1) diselesaikan dalam waktu 5 hari

Rencana Pengembangan



Mengatur wawancara



Survei Rancangan



Mengurus Perizinan



Membuat job description



Melakukan Wawancara



5/10/2019

7

• Lakukan Task 1.

• Ketika Task 1 selesai, lakukan Task 2.

• Ketika Task 2 selesai, mulailah dua Tugas: Task 3 dan Task 4.

• Ketika Task 3 selesai, mulai dua tugas lagi: Task 5 dan Task 6.

Ketika Task 5 dan 6 selesai, mulai Task 7.

• Kemudian, ketika Task 4 dan 7 selesai, lakukan Task 8.

Menentukan jalur kritis

• Jalur kritis adalah serangkaian tugas yang, jika ditunda,

akan memengaruhi tanggal penyelesaian keseluruhan

proyek. Jika ada tugas di jalur kritis yang terlambat dari

jadwal, seluruh proyek akan ditunda

Contoh : proyek pelatihan

• Task 1 diikuti oleh Task 2, yang merupakan dependent task.

• Task 2 memiliki dua succesor task : Task 3 dan Task 4.

• Task 3 dan 4 adalah predecessor task untuk Task 5.

• Langkah selanjutnya adalah menentukan tanggal mulai dan

selesai, yang akan menentukan jalur kritis untuk proyek.

• Durasi keseluruhan proyek adalah 95 hari

• Task 1 dimulai pada Hari 1 dan memiliki durasi 10 hari, sehingga selesai pada Hari 10.

• Task 2, tergantung pada Task 1, dapat dimulai pada Hari 11, setelah Task 1 berakhir. Dengan durasi 30 hari, Task 2 akan berakhir pada Hari 40.

• Task 3 dan 4 adalah succesor task yang dimulai setelah Task 2 selesai. yaitu pada Hari 41. Task 3 memiliki durasi 5 hari, dan akan berakhir pada Hari 45. Task 4 memiliki durasi 25 hari, dan akan berakhir hingga Hari 65.

• Task 5 tergantung pada Task 3 dan 4, yang merupakan predecessor task. Karena Tugas 5 bergantung pada kedua tugas, tugas tidak dapat dimulai hingga tugas kedua yang terakhir selesai. Dalam contoh ini, Tugas 3 berakhir lebih awal, tetapi Tugas 4 tidak akan selesai sampai Hari 65, jadi Tugas 5 tidak dapat mulai sampai Hari 66.

5/10/2019

8

• Tugas 1 dan 2 adalah tugas pertama di jalur kritis.

• Tugas 5 tidak dapat mulai sampai Tugas 3 dan 4 selesai.

• Tugas 4 adalah faktor pengendali, karena Tugas 4 selesai

pada Hari 65, tanggal mulai untuk Tugas 5 ditentukan

oleh tanggal selesai untuk Tugas 4.

• Tugas 1, 2, 4, dan 5 mewakili jalur kritis

JALUR KRITIS : 1-2-4-5

Monitoring dan

Pengendalian Proyek

• manajer proyek harus :

melacak tugas dan kemajuan anggota tim,

membandingkan kemajuan aktual dengan rencana proyek,

memverifikasi penyelesaian tonggak proyek, dan

menetapkan standar dan memastikan standar tersebut

dipatuhi.

• Untuk membantu memastikan bahwa standar kualitas

terpenuhi, manajer proyek meninjau pekerjaan anggota tim

proyek oleh anggota tim lainnya.

Anggota tim proyek secara teratur melaporkan kemajuan

mereka kepada manajer proyek, yang selanjutnya

diteruskan kepada manajemen dan pengguna.

CONTOH KASUS

5/10/2019

9

• mengidentifikasi semua tugas proyek dan memperkirakan

berapa lama setiap tugas akan dilakukan

Mengidentifikasi semua tugas proyek dan memperkirakan berapa

lama setiap tugas akan dilakukan

Langkah 1 : Langkah 2 : Membuat diagram PERT / CPM berdasarkan hasil dari langkah 1

• Jalur kritis teridentifikasi ada pada tugas ke 1-2-4-6-9-11

Langkah 3 : • Selanjutnya tetapkan waktu mulai dan selesainya proyek

SELESAI

3 manajemen proyek sistem - mulyadinirwan.files.wordpress.com · o tugas adalah unit kerja dasar...

Documents