3 patvirtinta lietuvos archyvų departamento prie lietuvos ... · lst etsi ts 101 862 v1.3.3:2007...
TRANSCRIPT
3
PATVIRTINTA Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2010 m. liepos 30 d. įsakymu Nr. V-41
ELEKTRONINIO ARCHYVO INFORMACINĖS SISTEMOS NUOSTATAI
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Elektroninio archyvo informacinės sistemos (toliau – EAIS) nuostatai (toliau – Nuostatai)
reglamentuoja organizacinę, informacinę ir funkcinę struktūras, EAIS valdytoją ir tvarkytojus, jų
teises ir pareigas, EAIS duomenų teikėjus ir gavėjus, kaupiamų duomenų šaltinius, EAIS duomenų
tvarkymą ir jų saugą.
2. Šiuose Nuostatuose vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir
archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982), Lietuvos Respublikos elektroninio
parašo įstatyme (Žin., 2000, Nr. 61-1827), Valstybės informacinių sistemų steigimo ir įteisinimo
taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 19 d. nutarimu Nr.
451 (Žin., 2004, Nr. 58-2061), Bendruosiuose elektroninės informacijos saugos valstybės institucijų
ir įstaigų informacinėse sistemose reikalavimuose, patvirtintuose Lietuvos Respublikos Vyriausybės
1997 m. rugsėjo 4 d. nutarimu Nr. 952 (Žin., 1997, Nr. 83-2075; 2007, Nr. 49-1891), Elektroniniu
parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų apraše, patvirtintame Lietuvos
archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m.
spalio 9 d. įsakymu Nr. V-119 (Žin., 2008, Nr. 118-4488), Elektroninių dokumentų valdymo
taisyklėse, patvirtintose Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12 (Žin., 2006, Nr. 7-268), ir kituose
teisės norminiuose aktuose vartojamas sąvokas.
3. EAIS steigimo teisinį pagrindą sudaro Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2008-2012 metų
programos įgyvendinimo priemonių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. vasario
25 d. nutarimu Nr. 189 (Žin., 2009, Nr. 33-1268), 3 lentelės 59 punktas – sukurti elektroninį
archyvą.
4. EAIS duomenys tvarkomi vadovaujantis šiais teisės aktais ir kitais dokumentais:
4.1. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu;
4.2. Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymu;
4
4.3. Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu (Žin., 1996, Nr. 63-
1479; 2008, Nr. 22-804);
4.4. Bendraisiais elektroninės informacijos saugos valstybės institucijų ir įstaigų
informacinėse sistemose reikalavimais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m.
rugsėjo 4 d. nutarimu Nr. 952;Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis
Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus
2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 (Žin., 2002, Nr. 5-211; 2005, Nr. 132-4773);
4.5. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų
departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d.
įsakymu Nr. V-12;
4.6. Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus
valstybės archyvams, sąrašu, patvirtintu Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus 2000 m. spalio 25 d. įsakymu Nr. 28 (Žin., 2000, Nr. 96-3065;
2005, Nr. 69-2497);
4.7. Valstybės archyvuose saugomų dokumentų aprašymo ir apskaitos tvarkymo metodika,
patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio
direktoriaus 2003 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. V-20 (Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2005 m. birželio 7 d. įsakymo Nr. V-63
redakcija);
4.8. Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų
aprašu, patvirtintu Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus 2008 m. spalio 9 d. įsakymu Nr. V-119;
4.9. Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0,
patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio
direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 (Žin., 2009, Nr. 108-4574);
4.10. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės tvirtinamomis
Elektroninių dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklėmis;
4.11. Nacionalinio dokumentų fondo papildymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų
departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. lapkričio 22
d. įsakymu Nr. V-100 (Žin., 2006, Nr. 127-4876);
4.12. Lietuvos standartais:
4.12.1. LST ISO 14721:2010 „Kosminės duomenų ir informacijos perdavimo sistemos.
Atviroji archyvinė informacijos sistema. Pamatinis modelis (tapatus ISO 14721:2003)“;
5
4.12.2. LST ISO 15489-1:2003 (LST ISO 15489-1:2006) „Informacija ir dokumentai.
Dokumentų valdymas. 1 dalis. Bendrieji dalykai (tapatus ISO 15489-1:2001)“;
4.12.3. LST ISO 23081-1:2008 „Informacija ir dokumentavimas. Dokumentų valdymo
procesai. Dokumentų metaduomenys. 1 dalis. Principai (tapatus ISO 23081-1:2006)“;
4.12.4. LST ISO 23081-2:2009 „Informacija ir dokumentavimas. Dokumentų metaduomenų
valdymas. 2 dalis. Koncepcijos ir realizacijos klausimai (tapatus ISO 23081-2:2009)“;
4.12.5. LST CWA 14169:2009 „Saugūs parašo kūrimo įtaisai „EAL 4+“;
4.12.6. LST CWA 14170:2005 „Saugumo reikalavimai, keliami taikomosioms parašo
formavimo sistemoms“;
4.12.7. LST CWA 14171:2005 „Bendrosios elektroninio parašo tikrinimo gairės“;
4.12.8. LST ETSI TS 101 861 V1.3.1:2007 „Laiko žymėjimo profilis“;
4.12.9. LST ETSI TS 101 862 V1.3.3:2007 „Kvalifikuoto sertifikato profilis“;
4.12.10. LST ETSI TS 101 903 V1.4.1:2009 „Patobulintieji XML elektroniniai parašai
(XAdES)“;
4.12.11. LST ISO/IEC 27001:2006-11 „Informacijos technologija. Saugumo metodai.
Informacijos saugumo valdymo sistemos. Reikalavimai (tapatus ISO/IEC 27001:2005)“, LST
ISO/IEC 17799:2006 „Informacijos technologija. Saugumo metodai. Informacijos saugumo
valdymo praktikos kodeksas (tapatus ISO/IEC 17799:2005)“, taip pat kitais Lietuvos ir tarptautiniais
„Informacijos technologija. Saugumo technika“ grupės standartais, apibūdinančiais saugų duomenų
tvarkymą;
4.13. Šiais Nuostatais ir kitais teisės aktais.
II. TIKSLAI, FUNKCIJOS IR LAUKIAMAS REZULTATAS
5. EAIS tikslai:
5.1. kaupti ir saugoti Nacionalinį dokumentų fondą (toliau – NDF) sudarančius elektroninius
dokumentus;
5.2. užtikrinti teisėtą prieigą prie saugomų elektroninių dokumentų informacinių
technologijų ir ryšių priemonėmis;
5.3. sudaryti sąlygas valstybės archyvams informacinių technologijų ir ryšių priemonėmis
teisės aktų nustatyta tvarka atlikti valstybės archyvams dokumentus perduodančių įstaigų (toliau –
dokumentus perduodančių įstaigų) dokumentų, nepriklausomai nuo jų sudarymo būdo, formos ir
laikmenos, valdymo priežiūrą;
6
5.4. sudaryti sąlygas valstybės archyvams efektyviau vykdyti archyvuose saugomų
dokumentų, nepriklausomai nuo jų sudarymo būdo, formos ir laikmenos, apskaitą (tvarkyti fondų,
apyrašų, saugojimo vienetų, dokumentų aprašus);
5.5. teikti informaciją (aprašus) apie valstybės archyvuose saugomus dokumentus,
nepriklausomai nuo jų sudarymo būdo, formos ir laikmenos;
5.6. teikti elektronines paslaugas.
6. EAIS dokumentų ir duomenų teikėjų bei gavėjų, naudojančių NDF dokumentus ir EAIS
paslaugas, asmens duomenys EAIS tvarkomi tapatybės nustatymo bei elektroninių paslaugų teikimo
ir apskaitos tikslais. Asmens duomenų subjektų teisės įgyvendinamos Lietuvos Respublikos asmens
duomenų teisinės apsaugos įstatymo ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
7. EAIS pagrindinės funkcijos:
7.1. Šių Nuostatų 22-24 punktuose nurodytų dokumentų ir duomenų kaupimas, tvarkymas,
apskaita ir teikimas;
7.2. elektroninė teisės aktų nustatytų įstaigų, perduodančių dokumentus į valstybės archyvus,
ir šių įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą atliekančių valstybės archyvų apskaita;
7.3. dokumentus perduodančių įstaigų dokumentų valdymo priežiūros funkcijų vykdymas
informacinių technologijų ir ryšių priemonėmis (dokumentų ir bylų apskaitos duomenų derinimas,
ataskaitų teikimas valstybės archyvams, kita);
7.4. elektroninių dokumentų perdavimas į valstybės archyvus;
7.5. elektroninių dokumentų saugojimas, užtikrinantis jų vientisumą, autentiškumą,
konfidencialumą ir galimybę naudoti laikui bėgant;
7.6. saugomų elektroninių dokumentų rizikos valdymo priemonių užtikrinimas;
7.7. valstybės archyvuose saugomų NDF sudarančių elektroninių dokumentų paieška ir
pateikimas informacinių technologijų ir ryšių priemonėmis;
7.8. informacijos (aprašų) apie valstybės archyvuose saugomus NDF dokumentus,
nepriklausomai nuo jų sudarymo būdo, formos ir laikmenos, teikimas informacinių technologijų ir
ryšių priemonėmis;
7.9. prašymų valstybės archyvams išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus
teikimas bei pažymų ir elektroninių dokumentų kopijų išdavimas elektroninių dokumentų forma;
7.10. programinių priemonių, skirtų sudaryti, pasirašyti elektroniniu parašu, peržiūrėti ir
tikrinti elektroninius dokumentus, platinimas;
7.11. statistinių duomenų apie kaupiamus dokumentus ir duomenis, jų saugojimą, apdorojimą
ir teikimą kaupimas, analizė ir apdorojimas.
7
8. Laukiami EAIS veikimo rezultatai:
8.1. veikianti integrali atvira elektroninių dokumentų perdavimo ir saugojimo valstybės
archyvuose infrastruktūra, užtikrinanti elektroninių dokumentų vientisumo, autentiškumo,
konfidencialumo ir galimybės naudoti laikui bėgant išsaugojimą;
8.2. vienoje vietoje kaupiama informacija apie NDF sudarančius dokumentus,
nepriklausomai nuo jų sudarymo būdo, formos ir laikmenos;
8.3. efektyvesnė valstybės archyvų teisės aktų nustatyta tvarka atliekama dokumentus
perduodančių įstaigų dokumentų valdymo priežiūra;
8.4. patogesnė prieiga prie NDF sudarančių elektroninių dokumentų, naudojant EAIS
teikiamas elektronines dokumentų paieškos ir pateikimo paslaugas;
8.5. „vieno langelio“ principu veikianti elektroninė prašymų valstybės archyvams išduoti
juridinius faktus patvirtinančius dokumentus pateikimo ir pažymų bei dokumentų kopijų išdavimo
elektroninių dokumentų forma paslauga;
8.6. veikiančios laisvai prieinamos teisės aktų nustatytuosius reikalavimus atitinkančių
elektroninių dokumentų sudarymo, pasirašymo, peržiūros ir tikrinimo programinės priemonės.
III. ORGANIZACINĖ STRUKTŪRA
9. EAIS valdytojas yra Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos
Vyriausybės (toliau – Lietuvos archyvų departamentas).
10. EAIS tvarkytojai yra Lietuvos archyvų departamentas ir valstybės archyvai.
11. Lietuvos archyvų departamentas kaip EAIS valdytojas:
11.1. rengia ir tvirtina teisės aktus, reglamentuojančius EAIS duomenų tvarkymą bei saugą;
11.2. užtikrina, kad EAIS būtų tvarkoma vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymais, šiais
Nuostatais ir kitais teisės aktais;
11.3. koordinuoja ir kontroliuoja EAIS tvarkytojų darbą;
11.4. analizuoja ir sprendžia technologines, metodines ir organizacines EAIS funkcionavimo
problemas;
11.5. tvirtina EAIS kūrimo ir plėtros planus, analizuoja pasiūlymus dėl EAIS veikimo, priima
sprendimus dėl EAIS veiklos tobulinimo bei modernizavimo ir kontroliuoja jų vykdymą;
11.6. organizuoja ir koordinuoja EAIS ryšių tinklo, techninės ir programinės įrangos
tobulinimo ir diegimo darbus, metodiškai jiems vadovauja;
11.7. organizuoja EAIS duomenis tvarkančių asmenų mokymą, kvalifikacijos kėlimą;
8
11.8. sudaro duomenų teikimo sutartis su duomenų teikėjais ir su duomenų gavėjais;
11.9. rūpinasi EAIS veiklos ir priežiūros finansavimu.
12. Lietuvos archyvų departamentas kaip EAIS tvarkytojas:
12.1. sprendžia organizacinius ir techninius klausimus, susijusius su valstybės archyvų priimtų
elektroninių dokumentų išsaugojimu, nepertraukiamos EAIS veiklos užtikrinimu, funkcionalumo
atstatymu trikių atveju;
12.2. tvarko dokumentus perduodančių įstaigų ir už šių įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą
atsakingų valstybės archyvų sąrašus, kitus EAIS sąrašus bei klasifikatorius;
12.3. pagal kompetenciją registruoja EAIS naudotojus, suteikia jiems teises tvarkyti
duomenis;
12.4. organizuoja EAIS veiklai reikalingų duomenų gavimą iš valstybės registrų ir
informacinių sistemų bei duomenų teikimą informacinėms sistemoms;
12.5. analizuoja EAIS sukauptus duomenis, prognozuoja resursų poreikius;
12.6. kasmet organizuoja asmens duomenų, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs,
naikinimą arba keitimą į tokius unikalius statistiniam apdorojimui skirtus duomenis, pagal kuriuos
nebūtų įmanoma nustatyti asmens tapatybės;
12.7. įgyvendina teisines, organizacines ir technines priemones, užtikrinančias EAIS duomenų
ir informacijos saugą, saugomų duomenų konfidencialumą, vientisumą, autentiškumą ir galimybę
naudoti;
12.8. nagrinėja skundus ir siūlymus dėl EAIS veiklos ir paslaugų teikimo.
13. Valstybės archyvai kaip EAIS tvarkytojai:
13.1. pagal kompetenciją užtikrina EAIS naudojimą įstaigos veikloje;
13.2. pagal kompetenciją organizuoja dokumentus perduodančių įstaigų dokumentų valdymo
priežiūrą;
13.3. pagal kompetenciją priima saugoti perduodamus elektroninius dokumentus;
13.4. pagal kompetenciją išduoda juridinius faktus patvirtinančius dokumentus;
13.5. teisės aktų nustatyta tvarka atlieka elektroninių dokumentų vertės ekspertizę;
13.6. pagal kompetenciją tvarko kitus EAIS duomenis;
13.7. skiria darbuotojus, atsakingus už duomenų tvarkymą įstaigoje;
13.8. organizacinėmis priemonėmis užtikrina įstaigos tvarkomų duomenų patikimumą ir
saugą;
13.9. teikia siūlymus EAIS valdytojui dėl EAIS tvarkymo, plėtros ir saugos.
9
14. Lietuvos valstybės naujasis archyvas ir Šiaulių apskrities archyvas, kaip EAIS duomenų
centrus valdantys tvarkytojai, papildomai:
14.1. pagal kompetenciją užtikrina nepertraukiamą EAIS veiklą;
14.2. saugo į valstybės archyvus perduotus elektroninius dokumentus, užtikrina jų vientisumo
ir konfidencialumo išsaugojimą, saugojimo laikmenų valdymą;
14.3. saugo, pagal kompetenciją tvarko ir administruoja EAIS duomenų bazes;
14.4. vykdo saugomų elektroninių dokumentų rizikos valdymą, užtikrina jų autentiškumo ir
galimybės naudoti laikui bėgant išsaugojimą;
14.5. teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka atlieka valstybės archyvų naikinti atrinktų
elektroninių dokumentų naikinimą;
14.6. organizacinėmis ir techninėmis priemonėmis užtikrina EAIS duomenų saugą.
15. EAIS duomenų teikėjai yra:
15.1. valstybės įmonė Registrų centras – teikia Juridinių asmenų registro duomenis apie
dokumentus perduodančias įstaigas, jų teisinį statusą, atstovaujančius asmenis – turinčius teisę
juridinio asmens vardu sudaryti sandorius;
15.2. Valstybės tarnybos departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos
– teikia dokumentus perduodančių įstaigų įgaliotų valstybės tarnautojų ir (ar) pagal darbo sutartis
dirbančių darbuotojų Valstybės tarnautojų registro duomenis, nurodytus šių Nuostatų 26.2 punkte;
15.3. Informacinės visuomenės plėtros komitetas prie Susisiekimo ministerijos – teikia
Viešojo administravimo institucijų informacinių sistemų interoperabilumo (sąveikumo) sistemos
centralizuotos naudotojų ir elektroninės paslaugos gavėjų tapatybės nustatymo paslaugos duomenis,
nurodytus šių Nuostatų 26.3 punkte.
16. EAIS duomenų gavėjai yra juridiniai ir fiziniai asmenys.
17. EAIS duomenys teikiami šiais būdais:
17.1. EAIS viešajame portale viešai skelbiama pagrindinė informacija apie NDF sudarančius
dokumentus, teikiamos nuorodos į kitose sistemose saugomus dokumentus ir bylas;
17.2. EAIS viešajame portale teikiamos saugomų NDF sudarančių dokumentų paieškos ir
peržiūros priemonės bei prašymų išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus pateikimo
valstybės archyvams priemonės – asmenims, kurių tapatybė nustatyta Viešojo administravimo
institucijų informacinių sistemų interoperabilumo (sąveikumo) sistemos priemonėmis;
17.3. EAIS viešojo portalo tinklinių paslaugų priemonėmis – juridiniams ir fiziniams
asmenims pagal sudarytas duomenų teikimo sutartis;
10
17.4. dokumentų saugotojo patalpose – teikiamos dokumentų paieškos priemonės, dokumentai
ir (ar) jų kopijos asmenims, pateikusiems asmens tapatybę liudijantį dokumentą ir rašytinį prašymą
susipažinti su dokumentais;
17.5. raštu – išduodami juridinius faktus patvirtinantys dokumentai ir (ar) jų kopijos
juridiniams ar fiziniams asmenims, pateikusiems rašytinį prašymą.
18. EAIS viešajame portale taip pat skelbiamos laisvai prieinamos elektroninių dokumentų
sudarymo, pasirašymo elektroniniu parašu, peržiūros ir tikrinimo programinės priemonės:
18.1. taikomosios programos, atsisiunčiamos ir diegiamos naudotojo kompiuteryje;
18.2. taikomosios programos, įdiegtos EAIS viešajame portale, nuotoliniu būdu veikiančios
naudotojų interneto naršyklėse.
19. EAIS duomenys ir paslaugos teikiami neatlygintinai.
IV. INFORMACINĖ STRUKTŪRA
20. EAIS duomenys kaupiami šiose duomenų bazėse, paskirstytose tarp dviejų geografiškai
nutolusių duomenų centrų:
20.1. elektroninių dokumentų saugykloje, skirtoje kaupti elektroninius dokumentus ir
informaciją apie juos;
20.2. vidinio portalo duomenų bazėje, skirtoje kaupti dokumentus perduodančių įstaigų ir kitų
EAIS naudotojų duomenis, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis, pateiktus prašymus,
išduotas pažymas ir kitus dokumentus bei duomenis, statistinę informaciją;
20.3. viešojo portalo duomenų bazėje, skirtoje laikinai saugoti gaunamus ir (ar) teikiamus
duomenis, viešai skelbti informaciją apie saugomus elektroninius dokumentus, teikti elektronines
paslaugas.
21. EAIS duomenys saugomi dviejuose geografiškai nutolusiuose duomenų centruose, kuriems
taikomi bendrųjų saugyklų architektūros principai, numatantys galimą resursų paskirstymą tarp
duomenų centrų ir EAIS veiklos perjungimą sutrikus kurio nors duomenų centro veiklai:
21.1. Lietuvos valstybės naujajame archyve;
21.2. Šiaulių apskrities archyve.
22. EAIS elektroninių dokumentų saugykloje kaupiami ir saugomi šie dokumentai ir
duomenys:
22.1. loginių duomenų saugyklų organizavimo duomenys;
22.2. elektroniniai dokumentai ir jų transformuoto turinio kopijos:
11
22.2.1. į valstybės archyvus perduoti oficialūs elektroniniai dokumentai jų originalia
perdavimo forma – saugomi vienkartinio įrašymo laikmenose;
22.2.2. NDF sudarantys originalūs elektroniniai dokumentai;
22.2.3. archyvinį patvirtinimą turinčios saugomų elektroninių dokumentų transformuoto į
ilgalaikio saugojimo formatą turinio kopijos, skirtos užtikrinti galimybę naudoti elektroninį
dokumentą laikui bėgant;
22.2.4. saugomų oficialių elektroninių dokumentų pagrindu archyvų darbuotojų pagal gautą
prašymą parengtos dokumentų kopijos, kurių tikrumas paliudytas kopijas parengusių valstybės
archyvo darbuotojų kvalifikuotais elektroniniais parašais;
22.2.5. saugomų elektroninių dokumentų transformuoto į peržiūrai internete skirtus formatus
turinio kopijos, skirtos parodyti elektroninio dokumento turinį interneto naršyklėje nenaudojant
jokios kitos specializuotos programinės įrangos;
22.3. saugomų elektroninių dokumentų metaduomenys, skirti informacijai apie saugomus
elektroninius dokumentus kaupti, ją naudoti ir teikti;
22.4. prieigos prie elektroninių dokumentų, jų turinio ir metaduomenų naudojimo apribojimai;
22.5. elektroninių dokumentų autentiškumo tikrinimo rezultatai;
22.6. elektroninių dokumentų saugojimo terminai;
22.7. teisės aktų nustatyta tvarka naikinti atrinktų elektroninių dokumentų duomenys;
22.8. teisės aktų nustatyta tvarka sunaikintų elektroninių dokumentų metaduomenys;
22.9. saugomų elektroninių dokumentų rizikos valdymo duomenys;
22.10. saugomų elektroninių dokumentų metaduomenų ir turinio tekstinės paieškos indeksai
bei kiti duomenys, skirti saugomų elektroninių dokumentų paieškai ir teikimui organizuoti.
23. EAIS vidinio portalo duomenų bazėje kaupiami, tvarkomi ir saugomi dokumentai ir
duomenys:
23.1. valstybinę archyvų sistemą sudarančias įstaigas apibūdinantys duomenys:
23.1.1. juridinio asmens kodas;
23.1.2. įstaigos pavadinimas;
23.1.3. įstaigos adresas;
23.1.4. įstaigos atsakomybės sritį apibūdinantys duomenys;
23.2. už įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą, dokumentų priėmimą, dokumentų saugojimą ir
teikimą atsakingų valstybinės archyvų sistemos įstaigų darbuotojų (EAIS vidaus naudotojų)
duomenys:
23.2.1. kodas Valstybės tarnautojų registre;
12
23.2.2. asmens kodas (asmens tapatybės nustatymui sistemoje);
23.2.3. vardas, pavardė;
23.2.4. darbuotojui suteikti įgaliojimai, jų galiojimo terminas;
23.3. dokumentus perduodančias įstaigas apibūdinantys duomenys:
23.3.1. juridinio asmens (filialo) kodas;
23.3.2. įstaigos pavadinimas;
23.3.3. įstaigos teisinė forma;
23.3.4. įstaigos adresas;
23.3.5. įstaigos teisinis statusas;
23.3.6. įstaigą atstovaujantys asmenys;
23.3.7. duomenys apie dokumentų valdymo priežiūros įsipareigojimų vykdymą;
23.4. dokumentus perduodančių įstaigų įgaliotuosius asmenis (EAIS išorės naudotojus)
apibūdinantys duomenys:
23.4.1. kodas Valstybės tarnautojų registre;
23.4.2. asmens kodas (asmens tapatybės nustatymui sistemoje);
23.4.3. vardas, pavardė;
23.4.4. asmens pareigos dokumentus perduodančioje įstaigoje;
23.4.5. asmeniui suteikti įgaliojimai, jų galiojimo terminas;
23.4.6. duomenys apie pasikeitusią asmens būklę Valstybės tarnautojų registre – perkėlimą į
kitas pareigas, atleidimą iš pareigų;
23.5. dokumentus perduodančių įstaigų dokumentų valdymo priežiūros duomenys:
23.5.1. įstaigos pateiktų derinti su valstybės archyvu dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų
duomenys;
23.5.2. valstybės archyvui įstaigos pateiktų dokumentacijos planų suvestinių, sudarytų bylų
ataskaitų ir kitų dokumentų duomenys;
23.5.3. pateiktų dokumentų ir duomenų derinimo eiga, būsena;
23.5.4. dokumentų ir duomenų derinimo rezultatai;
23.6. į archyvą perduodami elektroniniai dokumentai (iki sprendimo priimti dokumentus į
valstybės archyvą patvirtinimo ir jų išsaugojimo EAIS elektroninių dokumentų saugykloje), jų
tikrinimą ir parengimą saugoti elektroninių dokumentų saugykloje apibūdinantys duomenys:
23.6.1. elektroninių dokumentų perdavimo paketai originalia perdavimo forma;
23.6.2. elektroniniai dokumentai su (ar be) autentiškumo patikrinimo rezultatais, su (ar be)
archyviniu patvirtinimu;
13
23.6.3. transformuoto į ilgalaikio saugojimo formatą turinio elektroninių dokumentų kopijos;
23.6.4. transformuoto į peržiūrai internete skirtą formatą turinio elektroninių dokumentų
kopijos;
23.6.5. dokumentų tikrinimą ir parengimą saugoti aprašantys duomenys, būsena;
23.6.6. duomenys apie elektroninių dokumentų perdavimą-priėmimą į valstybės archyvą arba
valstybės archyvų atsisakymą juos priimti;
23.7. valstybės archyvuose saugomų NDF dokumentų aprašomųjų vienetų (fondų, apyrašų,
saugojimo vienetų (bylų, tomų), dokumentų) duomenys:
23.7.1. dokumentų saugotojo kodas;
23.7.2. dokumentų saugotojo pavadinimas;
23.7.3. aprašomojo vieneto numeris;
23.7.4. aprašomojo vieneto lygmuo (fondas, apyrašas, saugojimo vienetas (byla, tomas),
dokumentas);
23.7.5. aprašomojo vieneto pavadinimas;
23.7.6. aprašomojo vieneto apimtis (kiekiai, matavimo vienetai);
23.7.7. aprašomojo vieneto data arba chronologinės ribos;
23.7.8. perdavimas ar įsigijimo šaltinis;
23.7.9. sisteminimas;
23.7.10. pasikeitimai;
23.7.11. autorinės teisės;
23.7.12. dokumento originalai ir kopijos;
23.7.13. prieigos sąlygos;
23.7.14. dokumentų kalba;
23.7.15. paieškos priemonės;
23.7.16. charakteristikos;
23.7.17. dokumentų sudarytojo pavadinimas;
23.7.18. dokumentų sudarytojo istorija;
23.7.19. anotacija;
23.7.20. rubrika.
23.8. prašymų valstybės archyvams pateikimo elektroninės paslaugos duomenys:
23.8.1. EAIS naudotojų prašymai išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus;
23.8.2. valstybės archyvų išduotos pažymos, dokumentų kopijos;
23.8.3. EAIS naudotojo pateikto prašymo būsena;
14
23.9. EAIS naudotojų nusiskundimų duomenys, jų nagrinėjimo būsena;
23.10. EAIS naudotojų, jų grupių registravimo, administravimo ir teisių valdymo duomenys;
23.11. EAIS duomenis gaunančių ir (ar) elektronines paslaugas naudojančių asmenų (EAIS
išorės naudotojų) duomenys:
23.11.1. fizinio arba juridinio asmens kodas;
23.11.2. fizinio asmens vardas, pavardė arba juridinio asmens pavadinimas;
23.11.3. asmens naudotos elektroninės paslaugos, pateikti EAIS duomenys;
23.11.4. duomenų ir (ar) paslaugų gavimo ar naudojimo data ir laikas;
23.12. sąveikai su valstybės registrais ir informacinėmis sistemomis organizuoti reikalingi
duomenys (sistemos valdytojo perduoti duomenys, tinklo adresai, nuorodos, autentifikavimo ir (ar)
kiti reikalingi duomenys);
23.13. elektroninių dokumentų saugojimo, vykdytų procedūrų, duomenų teikimo žurnalo ir
statistiniai duomenys;
23.14. EAIS veikimo ir auditavimo įvykių žurnalų, kaupiamų statistinių rodiklių duomenys;
23.15. agreguoti statistiniai ir analitiniai duomenys;
23.16. EAIS sutrikimų, sisteminių klaidų, patikrinimų ir incidentų registravimo duomenys.
24. EAIS viešojo portalo duomenų bazėje laikinai saugomi EAIS naudotojams teikiami ar iš jų
gaunami dokumentai ir duomenys, viešai skelbti informaciją apie saugomus elektroninius
dokumentus, teikti elektronines paslaugas reikalingi duomenys:
24.1. į valstybės archyvus perduodami elektroniniai dokumentai originalia elektroninių
dokumentų perdavimo paketų forma, perduodamų elektroninių dokumentų tikrinimo ir parengimo
saugojimui dokumentų saugykloje būsena;
24.2. šių Nuostatų 23.5, 23.8, 31 punktuose nurodyti duomenys;
24.3. EAIS naudotojų pateikti elektroninių dokumentų paieškos kriterijai, užklausų rezultatai,
elektroniniai dokumentai ir duomenys apie juos;
24.4. statistiniai duomenys apie EAIS viešajame portale laisvai prieinamų priemonių, skirtų
elektroninių dokumentų sudarymui, pasirašymui elektroniniu parašu, peržiūrai ir tikrinimui, ar
elektroniniai dokumentai atitinka elektroninio dokumento specifikacijos keliamus reikalavimus,
naudojimą;
24.5. viešai skelbiami duomenys: portalo aprašas, struktūra, informacija lankytojams,
naujienos.
25. EAIS tvarkomi specializuoti klasifikatoriai ir sąrašai:
25.1. Valstybinės archyvų sistemos įstaigų sąrašas;
15
25.2. Valstybinės archyvų sistemos įstaigų atsakingų darbuotojų sąrašas;
25.3. Dokumentus perduodančių įstaigų klasifikatorius;
25.4. Dokumentų tipų klasifikatorius (elektroninis, popierinis, skaitmeninė kopija, kita);
25.5. Elektroninių dokumentų specifikacijų sąrašas;
25.6. Elektroninių parašų paskirčių klasifikatorius;
25.7. Elektroninių dokumentų turinio rinkmenų formatų klasifikatorius;
25.8. Saugomų elektroninių dokumentų pažeidimų priežasčių klasifikatorius;
25.9. Patikimų sertifikavimo paslaugų teikėjų sąrašas;
25.10. Patikimų laiko žymų paslaugų teikėjų sąrašas;
25.11. Archyvinių aprašų rubrikų klasifikatorius;
25.12. kiti specializuoti dokumentų sisteminimui ir jų apskaitai, aprašų sudarymui,
dokumentų rizikos valdymui skirti klasifikatoriai ir sąrašai.
26. EAIS duomenų bazėse kaupiami duomenys gaunami iš:
26.1. Juridinių asmenų registro – šių Nuostatų 23.3 punkte nurodytų duomenų sutikrinimui,
atsakingų darbuotojų informavimui apie pasikeitusią juridinio asmens būklę:
26.1.1. juridinio asmens kodas;
26.1.2. juridinio asmens pavadinimas;
26.1.3. juridinio asmens teisinė forma;
26.1.4. juridinio asmens buveinė (adresas);
26.1.5. juridinio asmens teisinis statusas;
26.1.6. duomenys apie atsakingus asmenis (turinčius teisę juridinio asmens vardu sudaryti
sandorius).
26.2. Valstybės tarnautojų registro – šių Nuostatų 23.4 punkte nurodytų valstybės tarnautojų ir
įstaigose dirbančių darbuotojų duomenų sutikrinimui ir valstybės archyvų atsakingų darbuotojų
informavimui apie įgaliotų asmenų būklės pasikeitimus:
26.2.1. kodas Valstybės tarnautojų registre;
26.2.2. asmens kodas (asmens tapatybės nustatymui sistemoje);
26.2.3. vardas;
26.2.4. pavardė;
26.2.5. einamosios pareigos;
26.2.6. įstaigos kodas;
26.2.7. atleidimo iš einamųjų pareigų data.
16
26.3. Viešojo administravimo institucijų informacinių sistemų interoperabilumo (sąveikumo)
sistemos – šių Nuostatų 23.11 punkte nurodytų asmenų (elektroninių paslaugų gavėjų)
autentifikavimo duomenys:
26.3.1. elektroninės paslaugos gavėjo asmens kodas;
26.3.2. elektroninės paslaugos gavėjo vardas;
26.3.3. elektroninės paslaugos gavėjo pavardė;
26.3.4. elektroninės paslaugos gavėjo juridinio asmens kodas;
26.3.5. elektroninės paslaugos gavėjo juridinio asmens pavadinimas;
26.3.6. elektroninės paslaugos gavėjo autentifikavimo laikas.
26.4. Lietuvoje ar kitoje Europos Sąjungos šalyje narėje registruotų sertifikavimo paslaugų
teikėjų – duomenys apie elektroninių dokumentų elektroniniams parašams sudaryti naudotų
elektroninių sertifikatų sustabdymą ar pripažinimą negaliojančiais;
26.5. Lietuvoje ar kitoje Europos Sąjungos šalyje narėje registruotų laiko žymų paslaugų
teikėjų – laiko žymos.
27. EAIS duomenų šaltiniams, nurodytiems šių Nuostatų 34 punkte, jų įgaliotiems asmenims
informacinių technologijų ir ryšių priemonėmis pagal sudarytas duomenų teikimo sutartis teikiami
visi (be apribojimų) šių įstaigų valstybės archyvams perduoti elektroniniai dokumentai, dokumentų
ir bylų apskaitos dokumentai ir susiję duomenys.
28. NDF sudarantys EAIS saugomi elektroniniai dokumentai, išskyrus tuos dokumentus,
prieigą prie kurių riboja įstatymai, teikiami fiziniams ir juridiniams asmenims, kurių tapatybė
nustatyta EAIS naudojamomis asmens tapatybės nustatymo priemonėmis. Asmenys, kurių tapatybė
nustatyta, turi teisę naudoti ir kitas EAIS teikiamas elektronines paslaugas (vykdyti elektroninių
dokumentų paiešką, teikti prašymus valstybės archyvams išduoti juridinius faktus patvirtinančius
dokumentus).
29. Asmenys prie EAIS saugomų NDF sudarančių dokumentų, prieigą prie kurių riboja
įstatymai, turi teisę prieiti tų įstatymų nustatyta tvarka.
30. Šių Nuostatų 27 ir 29 punktuose nurodytais atvejais gavėjams teikiami visi elektroniniame
dokumente įrašyti asmens duomenys. Šių Nuostatų 28 punkte nurodytu atveju gavėjams teikiami šie
elektroninio dokumento metaduomenyse įrašyti asmens duomenys:
30.1. sudarytojas – fizinio asmens vardas ir pavardė;
30.2. adresatas –fizinio asmens vardas ir pavardė;
30.3. gavėjas – fizinio asmens vardas ir pavardė;
30.4. elektroninį parašą sudariusio asmens vardas, pavardė ir pareigos, jeigu nurodomos.
17
31. EAIS viešajame portale viešai skelbiami šie duomenys apie EAIS saugomus NDF
sudarančius dokumentus, išskyrus dokumentus, prieigą prie kurių riboja įstatymai:
31.1. dokumentus perduodančių įstaigų sąrašas, valstybės archyvų sudarytų fondų sąrašas;
31.2. dokumentus perduodančių įstaigų sudarytų arba fondą sudarančių apyrašų sąrašas;
31.3. kalendorinių metų, kuriais buvo sudarytos į apyrašą įrašytos bylos, sąrašas;
31.4. į apyrašą įrašytų konkrečių metų bylų sąrašas;
31.5. byloms priskirtų dokumentų sąrašas: sudarytojas (juridinio asmens pavadinimas, kodas,
fizinio asmens vardas ir pavardė), data, antraštė, dydis;
31.6. kita viešai skelbiama informacija.
V. FUNKCINĖ STRUKTŪRA
32. Informacinės sistemos funkcinę struktūrą sudaro sistemos dalys, posistemiai ir moduliai, jų
atliekamos funkcijos, duomenų apdorojimo procesai, naudotojams teikiamos paslaugos, išorės
duomenų integravimo sąsajos bei kitos funkcijos, susijusios su elektroninių dokumentų ir duomenų
saugojimu, apsauga, rizikos valdymu, duomenų bazių ir sistemą sudarančių komponentų
administravimu, paslaugų vykdymu ir apskaita.
33. EAIS sudaro šios informacinės sistemos dalys (posistemiai):
33.1. Viešasis portalas, jį sudaro šie moduliai:
33.1.1. Dokumentų valdymo priežiūros modulis (viešojo portalo komponentas), kurio
funkcijos:
33.1.1.1. rengti ir teikti valstybės archyvams derinti dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų
projektų duomenis;
33.1.1.2. informuoti apie pateiktų apskaitos dokumentų derinimo eigą;
33.1.1.3. teikti valstybės archyvams dokumentacijos planų suvestinių, sudarytų bylų ataskaitų
duomenis;
33.1.1.4. vykdyti šių Nuostatų 33.1.1.1-33.1.1.3 punktuose nurodytas funkcijas per sąveiką
su dokumentus perduodančių įstaigų informacinėmis sistemomis.
33.1.2. Elektroninių dokumentų perdavimo ir priėmimo modulis (viešojo portalo
komponentas), kurio funkcijos:
33.1.2.1. informuoti valstybės archyvą apie numatomą elektroninių dokumentų perdavimą;
33.1.2.2. informuoti dokumentus perduodančią įstaigą apie valstybės archyvo sutikimą arba
atsisakymą priimti elektroninius dokumentus;
18
33.1.2.3. priimti dokumentus perduodančios įstaigos siunčiamus elektroninių dokumentų
perdavimo paketus su elektroniniais dokumentais;
33.1.2.4. informuoti valstybės archyvą apie baigtą elektroninių dokumentų persiuntimą arba
nutraukti elektroninių dokumentų persiuntimą;
33.1.2.5. informuoti dokumentus perduodančią įstaigą apie elektroninių dokumentų
patikrinimo rezultatus, valstybės archyvo sprendimą priimti arba atsisakymą priimti elektroninius
dokumentus;
33.1.2.6. vykdyti šių Nuostatų 33.1.2.1-33.1.2.5 punktuose nurodytas funkcijas per sąveiką
su dokumentus perduodančių įstaigų informacinėmis sistemomis.
33.1.3. Dokumentų publikavimo ir pateikimo modulis (viešojo portalo komponentas), kurio
funkcijos:
33.1.3.1. atlikti valstybės archyvuose saugomų NDF sudarančių dokumentų paiešką;
33.1.3.2. rodyti valstybės archyvuose saugomų NDF sudarančių dokumentų turinį ir
metaduomenis (tik asmenims, kurių tapatybė nustatyta) ar tik pagrindinius viešai skelbiamus
duomenis;
33.1.3.3. užsakyti ir pateikti archyvo darbuotojų kvalifikuotu elektroniniu parašu patvirtintą
elektroninio dokumento transformuoto turinio elektroninę kopiją;
33.1.3.4. teikti valstybės archyvams prašymą išduoti juridinius faktus patvirtinančius
dokumentus;
33.1.3.5. apskaityti dokumentų naudotojus ir jiems pateiktus dokumentus;
33.1.3.6. teikti laisvai platinamas elektroninių dokumentų sudarymo, pasirašymo elektroniniu
parašu, peržiūros ir tikrinimo priemones;
33.1.3.7. atlikti valstybės archyvuose saugomų elektroninių dokumentų paiešką ir pateikti
paieškos rezultatus arba elektroninius dokumentus per sąveiką su informacinėmis sistemomis,
gaunančiomis EAIS duomenis pagal duomenų teikimo sutartis.
33.1.4. Administravimo modulis (viešojo portalo komponentas), kurio funkcijos:
33.1.4.1. nustatyti elektronines paslaugas naudojančių asmenų tapatybę;
33.1.4.2. autentifikuoti duomenų teikėjų ar gavėjų informacines sistemas;
33.1.4.3. valdyti EAIS viešojo portalo konfigūraciją ir viešajame portale skelbiamą
informaciją.
33.2. Vidinis portalas, jį sudaro moduliai:
33.2.1. Dokumentų valdymo priežiūros modulis (vidinio portalo komponentas), kurio
funkcijos:
19
33.2.1.1. įvesti ir tvarkyti dokumentus perduodančių įstaigų duomenis;
33.2.1.2. registruoti dokumentus perduodančių įstaigų įgaliotus asmenis, vykdyti jų
įgaliojimų valdymą;
33.2.1.3. informuoti atsakingus valstybės archyvo darbuotojus apie pateiktus naujus
dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis;
33.2.1.4. organizuoti dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų projektų derinimą;
33.2.1.5. teikti suvestinę informaciją apie dokumentus perduodančių įstaigų vykdomus
įsipareigojimus, perduodamus dokumentus.
33.2.2. Elektroninių dokumentų perdavimo ir priėmimo modulis (vidinio portalo
komponentas), kurio funkcijos:
33.2.2.1. informuoti valstybės archyvų atsakingus darbuotojus apie numatomą elektroninių
dokumentų perdavimą;
33.2.2.2. organizuoti elektroninių dokumentų perdavimo paketų perkėlimą į EAIS iš
valstybės archyvams perduotų laikmenų su elektroniniais dokumentais;
33.2.2.3. valdyti elektroninių dokumentų perdavimo procesą;
33.2.2.4. atlikti perduodamų elektroninių dokumentų antivirusinę patikrą;
33.2.2.5. atlikti perduodamų elektroninių dokumentų kiekybinę patikrą;
33.2.2.6. atlikti perduodamų elektroninių dokumentų kokybinę patikrą;
33.2.2.7. atlikti perduodamų elektroninių dokumentų autentiškumo patikrą;
33.2.2.8. atlikti perduodamų elektroninių dokumentų turinio transformavimą;
33.2.2.9. sudaryti sąlygas valstybės archyvų darbuotojams peržiūrėti elektroninių dokumentų
patikros rezultatus ir nuspręsti, ar priimti elektroninius dokumentus saugoti;
33.2.2.10. atlikti priimtų elektroninių dokumentų archyvinį patvirtinimą;
33.2.2.11. surašyti priimtus elektroninius dokumentus į EAIS elektroninių dokumentų
saugyklą;
33.2.2.12. informuoti dokumentus perduodančią įstaigą apie valstybės archyvo sprendimą arba
atsisakymą priimti elektroninius dokumentus.
33.2.3. Elektroninių dokumentų saugojimo modulis (vidinio portalo komponentas), kurio
funkcijos:
33.2.3.1. organizuoti saugomų elektroninių dokumentų rizikos valdymą;
33.2.3.2. atlikti pakartotinę saugomo elektroninio dokumento autentiškumo patikrą;
33.2.3.3. atlikti pakartotinį saugomo elektroninio dokumento turinio transformavimą;
33.2.3.4. atlikti pakartotinį saugomo elektroninio dokumento archyvinį patvirtinimą;
20
33.2.3.5. parengti archyvo darbuotojo kvalifikuotu elektroniniu parašu patvirtintą
elektroninio dokumento kopiją (naudotojui užsakius);
33.2.3.6. stebėti elektroninių dokumentų saugojimo terminus;
33.2.3.7. teisės aktų nustatyta tvarka sunaikinti saugomus dokumentus ir jų transformuoto
turinio kopijas.
33.2.4. Dokumentų publikavimo ir pateikimo modulis (vidinio portalo komponentas), kurio
funkcijos:
33.2.4.1. teikti valstybės archyvuose saugomų NDF dokumentų paieškos priemones;
33.2.4.2. teikti elektroninių dokumentų turinio, metaduomenų ir elektroninių parašų peržiūros
priemones;
33.2.4.3. tikrinti gauto elektroninio dokumento vientisumą ir autentiškumą;
33.2.4.4. valdyti prieigą prie elektroninių dokumentų, dokumentų naudojimo apribojimus;
33.2.4.5. įvesti ir tvarkyti valstybės archyvuose saugomų NDF dokumentų ir bylų aprašų
(fondų, apyrašų, saugojimo vienetų – bylų, tomų) duomenis;
33.2.4.6. paskirstyti gautus EAIS naudotojų prašymus, stebėti jų vykdymo būseną;
33.2.4.7. pateikti EAIS naudotojui jo užsakytą pažymą ir (arba) dokumentų kopijas;
33.2.4.8. registruoti sistemoje atliekamus dokumentų pateikimo veiksmus.
33.2.5. Administravimo modulis (vidinio portalo komponentas), kurio funkcijos:
33.2.5.1. administruoti EAIS naudotojų įgaliojimus ir teises;
33.2.5.2. registruoti naudotojų skundus, sekti užduočių vykdymo būklę, rezultatus;
33.2.5.3. tvarkyti EAIS klasifikatorius ir sąrašus;
33.2.5.4. registruoti patikimus sertifikavimo paslaugų teikėjus;
33.2.5.5. teikti sistemos žurnalų peržiūros ir analizės priemones;
33.2.5.6. kaupti statistinius rodiklius, teikti statistines ataskaitas ir priemones jas rengti.
33.2.6. Duomenų mainų tarp viešojo ir vidinio portalų komponentas, kurio pagrindinė
funkcija – organizuoti saugų elektroninių paslaugų teikimą išoriniams EAIS naudotojams,
uždraudžiant tiesioginius viešojo portalo komponentų kreipinius į vidiniame tinkle veikiančius EAIS
komponentus;
33.2.7. Sistemos veiklos stebėjimo ir valdymo komponentas, kurio pagrindinės funkcijos –
stebėti EAIS būklę ir pasiekiamumą, laiku pastebėti neveikiančias kritines sistemas, trikdžius, taip
užtikrinant kokybišką elektroninių paslaugų teikimą.
33.3. Elektroninių dokumentų saugykla, kurią sudaro:
21
33.3.1. Elektroninių dokumentų saugojimo modulis (elektroninių dokumentų saugyklos
komponentas), kurio funkcijos:
33.3.1.1. parengti ir valdyti logines saugyklas, skirtas elektroniniams dokumentams saugoti;
33.3.1.2. įrašyti elektroninį dokumentą ir jo metaduomenis į saugyklą;
33.3.1.3. valdyti elektroninių dokumentų prieigos teises, turinio ir metaduomenų naudojimo
apribojimus;
33.3.1.4. nuskaityti elektroninius dokumentus iš saugyklos, atsižvelgiant į naudotojams
suteiktas prieigos teises bei dokumentams taikomus apribojimus;
33.3.1.5. parengti (suindeksuoti) elektroninių dokumentų turinį ir metaduomenis dokumentų
paieškai atlikti, įskaitant kontekstinę paiešką tekste;
33.3.1.6. ieškoti saugomų dokumentų pagal įvairius kriterijus, atsižvelgiant į naudotojams
suteiktas prieigos teises ir dokumentams taikomus naudojimo apribojimus;
33.3.1.7. replikuoti elektroninius dokumentus, metaduomenis ir kitus saugykloje saugomus
duomenis su geografiškai nutolusiu duomenų centru;
33.3.1.8. atlikti saugomų elektroninių dokumentų ir duomenų atsarginį kopijavimą;
33.3.1.9. importuoti ir eksportuoti duomenų laikmenas su dokumentais ir jų metaduomenimis
pernešimui (saugojimui) už EAIS ribų;
33.3.1.10. tikrinti saugomų duomenų kokybę;
33.3.1.11. tikrinti saugomų elektroninių dokumentų autentiškumą;
33.3.1.12. vykdyti pažeistų duomenų atstatymą iš nutolusio duomenų centro saugyklos arba
atsarginių kopijų;
33.3.1.13. kaupti saugomų elektroninių dokumentų rizikos valdymo duomenis;
33.3.1.14. sunaikinti teisės aktų nustatyta tvarka naikinimui atrinktus dokumentus ir jų
transformuoto turinio kopijas;
33.3.1.15. registruoti saugykloje vykstančius procesus.
VI. KAUPIAMŲ DUOMENŲ ŠALTINIAI
34. EAIS pirminių duomenų šaltiniai yra:
34.1. Lietuvos Respublikos Seimas, Lietuvos Respublikos Prezidentas, jų įsteigtos institucijos
ir įstaigos, Lietuvos Respublikos Vyriausybė, teismai, Lietuvos bankas, ministerijos ir Vyriausybės
įstaigos, kariuomenės, teisėsaugos institucijos ir įstaigos, kiti centriniai ir teritoriniai valstybinio
administravimo ir savivaldybių administravimo subjektai, viešąsias paslaugas teikiančios įstaigos ir
22
įmonės, įrašytos į Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus
valstybės archyvams, sąrašą, patvirtintą Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos
Vyriausybės generalinio direktoriaus 2000 m. spalio 25 d. įsakymu Nr. 28;
34.2. nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai ir fiziniai asmenys, perduodantys
elektroninius dokumentus į valstybės archyvus papildant NDF šalių susitarimu.
VII. DUOMENŲ SAUGA
35. Už EAIS duomenų tvarkymo teisėtumą, duomenų teikimo teisėtumą ir duomenų saugą
atsako EAIS valdytojas.
36. EAIS valdytojas ir tvarkytojai atsako už EAIS saugomų asmens duomenų saugą ir pagal
kompetenciją privalo įgyvendinti tinkamas organizacines ir technines priemones, skirtas apsaugoti
asmens duomenis nuo atsitiktinio ar neteisėto sunaikinimo, pakeitimo, atskleidimo, taip pat nuo bet
kokio kito neteisėto tvarkymo.
37. EAIS saugos politiką reglamentuoja EAIS valdytojo tvirtinami EAIS duomenų saugos
nuostatai.
38. EAIS saugomų dokumentų ir duomenų sauga užtikrinama vadovaujantis:
38.1. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu;
38.2. Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu;
38.3. Bendraisiais elektroninės informacijos saugos valstybės institucijų ir įstaigų
informacinėse sistemose reikalavimais;
38.4. Bendraisiais reikalavimais organizacinėms ir techninėms duomenų saugumo
priemonėms, patvirtintais Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos direktoriaus 2008 m. lapkričio
12 d. įsakymu Nr. 1T-71 (Žin., 2008, Nr. 135-5298);
38.5. kitais duomenų saugą reglamentuojančiais teisės aktais, šių Nuostatų 4.12.11 punkte
nurodytais Lietuvos standartais;
38.6. EAIS valdytojo patvirtintais EAIS duomenų saugos nuostatais, saugos politiką
įgyvendinančiais dokumentais;
38.7. šiais Nuostatais.
39. Šių Nuostatų 23.2 punkte nurodyti asmens duomenys EAIS duomenų bazėje saugomi 10
metų nuo asmenims suteiktų įgaliojimų EAIS sustabdymo.
40. Šių Nuostatų 23.4 punkte nurodyti asmens duomenys EAIS duomenų bazėje saugomi
vienerius metus nuo asmenims suteiktų įgaliojimų EAIS sustabdymo.
23
41. Šių Nuostatų 23.11 punkte nurodyti asmens duomenys, skirti EAIS elektroninių paslaugų
teikimui užtikrinti, EAIS duomenų bazėje saugomi 10 metų nuo paskutinio prašymo valstybės
archyvams pateikimo, valstybės archyvo parengtos pažymos ar dokumento kopijos gavimo arba
vienerius metus nuo paskutinio asmens apsilankymo EAIS viešajame portale.
42. Pasibaigus 39-41 punktuose nurodytiems terminams asmens duomenys EAIS duomenų
bazėje ištrinami arba keičiami į tokius unikalius statistiniam apdorojimui skirtus duomenis, pagal
kuriuos nebūtų įmanoma nustatyti asmens tapatybės.
43. Asmenys, įgalioti tvarkyti asmens duomenis, privalo saugoti asmens duomenų paslaptį,
jeigu šie asmens duomenys neskirti skelbti viešai. Ši pareiga galioja pasitraukus iš valstybės
tarnybos, perėjus dirbti į kitas pareigas arba pasibaigus darbo ar sutartiniams santykiams.
44. Duomenys iš Juridinių asmenų registro, Valstybės tarnautojų registro ir Viešojo
administravimo institucijų informacinių sistemų interoperabilumo (sąveikumo) sistemos gaunami
pagal duomenų (paslaugų) teikimo sutartis.
VIII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
45. EAIS finansuojama iš Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto ir kitų teisės aktuose
nustatytų finansavimo šaltinių.
46. EAIS modernizuojama ir likviduojama vadovaujantis teisės aktų nustatyta tvarka.
Likviduojamos sistemos duomenys perduodami kitai informacinei sistemai, sunaikinami arba
perduodami saugoti valstybės archyvams Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo
nustatyta tvarka.
______________________________________
SUDERINTA
Informacinės visuomenės plėtros komiteto
prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės
2010-06-19 raštu Nr. (13)S-784
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos vidaus reikalų
ministerijos 2010-06-22 raštu Nr. 1D-5035(3)
24
SUDERINTA
Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos
2010-06-18 raštu Nr. 1863(3.33)
SUDERINTA
Valstybės tarnybos departamento prie
Lietuvos Respublikos vidaus reikalų
ministerijos 2010-07-10 raštu Nr. 27D-1465
SUDERINTA
Valstybės įmonės Registrų centro
2010-07-28 raštu Nr. (1.4.1)s-3238