秘书办公自动化实务 吴良勤 编著

外语教学与研究出版社

第一章

办公自动化概述

第一节 办公自动化的定义 办公自动化（ Office Automation，简称 OA），是指在

行政机关、企事业单位工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息、为科学管理和决策服务，改变过去复杂、低效的手工办公方式，从而提高工作效率的一种办公模式。

办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

第二节 办公自动化的组成要素一、人是系统的第一要素 办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公

室的角色外，还包括部分管理设备的专业技术人员，如计算机工程师、其他设备维护人员等。

二、技术设备是另一要素 设备中有各种机器，如计算机、复印机、扫描仪、电话机、

传真机、网络设备、光盘机等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，如计算机操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等。

三、人机系统的统一性 人机系统中人、机缺一不可，密不可分。办公自动化系统是

人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。

第三节 办公自动化技术的层次一、事务型办公自动化系统 这个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统或业务型办公自动化系统。

二、信息管理型办公自动化系统 信息管理型的办公自动化系统，是把事务型（或业务型）办公自动化系统和综合数据库紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。

三、决策支持型办公自动化系统 决策支持型办公自动化系统是第三个层次。它建立在信息管理型 OA 系统的基础上。它使用由综合数据库系统提供的信息，结合有关内部和外部的条件，针对需要作出决策的课题，构造或选用决策数字模型，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

第四节 办公自动化的特点

一、集成化 软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。

二、智能化 面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如汉字识别、对公文内容的理解和深层处理、辅助决策及处理意外等。

三、多媒体化 包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

四、运用电子数据交换（ EDI ） 通过数据通讯网，在计算机之间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型 OA 系统和决策支持型 OA 系统。

第五节 办公自动化的意义

一、有利于建立内部的通信平台 建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

二、有利于建立信息发布的平台 在内部建立一个有效的信息发布和交流的平台，如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

三、有利于实现工作流程的自动化 这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。

四、有利于实现办公文档管理的自动化 可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。

五、有利于辅助办公 像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与日常事务性办公工作相结合的各种辅助办公，都能够通过办公自动化系统实现自动化管理。

六、有利于信息集成 每一个单位都存在大量的业务系统，如生产、销售、市场等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统可以跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

七、有利于实现分布式办公 可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。目前企业业务地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

第六节 如何学习办公自动化课程

一、培养学习办公自动化的兴趣 “兴趣是最好的老师”，学习一门技术，没有兴趣是不行的。

二、认真学习计算机基础知识和计算机信息技术 办公自动化是基于计算机基础知识学习的基础上的，很多操作必须有计算机基础知识作为铺垫。

三、课堂上认真学习，课外积极实践 办公自动化实践性和操作性很强，对于一些操作，尤其是办公设备的使用，必须在教师讲授和演示的基础上，勤加实践，才能独立操作。

四、将所学知识用于平时的工作和生活之中 常言道，“学以致用”。要将课堂上学习的知识和技能运用于现实工作和生活中，在不断运用的过程中进一步锻炼和提高。

思考与练习 1. 什么是办公自动化？2. 办公自动化的特点有哪些？3. 办公自动化的组成要素有哪些？4. 办公自动化的意义有哪些？5. 办公自动化技术的层次有哪几层？6. 如何学习办公自动化课程？

第二章

Office 办公软件应用

第一节 Word 软件应用

在众多文字处理软件中， Word 之所以受到大多数人的青睐，是因为它是目前功能最强大、操作最简便的文字编辑工具。使用 Word 能够输入和编辑文字，制作各种表格，处理各种图片，创建联机文档，制作 Web 网页和打印各式各样的文档，等等。同时，它操作简便，易学易懂。

（任务背景与分析详见 P10—P13）

步骤一：新建 Word 文档，对页面进行基本设置

步骤二：输入文字 1. 选择适当的输入法，进行文字

输入 。 打开“文件”菜单中的“另存

为”，将输入好的文字按照要求进行保存。

任务 1 编辑文本

3. 设置首字下沉，下沉 3 行；设置首行缩进 2 字符，第二自然段在基础上左右各缩进 2 字符。

（ 1 ）点击“格式”菜单中的“首字下沉”命令，在出现的“首字下”对话框中进行首字下沉设置。

（ 2 ）点击“格式”菜单中的“段落”命令，在出现的“段落”对话中进行首行缩进设置。

步骤三：按照要求进行文本编辑

1. 为文本添加页眉和页脚 根据题目要求添加页眉和页脚。

打开“视图”菜单中“页眉和页脚”，按照要求输入页眉和页脚的内容。

2. 文章标题设置为居中，小二号黑体；为标题插入批注，批注内容为“小二号黑体”；正文字体设置为 5 号仿宋体，行距为固定值 15 磅。

5. 给文章第三自然段设置边框和底纹，边框线型为双线，颜色为红色，宽度为 2.25 磅； 15 ％底纹，底纹颜色为灰色。

4. 把文章第二自然段分成三栏。

6. 在文章倒数第二自然段插入剪贴画（自选），剪贴画大小为 2.5 厘米 ×2.5 厘米；版式为四周型。

7. 给文中“春天一样温柔，夏天一样热情，秋天一样清爽，冬天样冷静”这一句话插入脚注，脚注内容为：摘自 ×× 语录。脚注格式自定。

点击“插入 / 引用”命令中的“脚注和尾注”，在“脚注和尾注”话框中进行设置。

8. 给全文设置局部保护功能，不允许任何人编辑文档，密码为 123 ；设置文档密码，打开时密码为 123 ，修改时密码为 123

单击“工具”菜单，选择其中的“保护文档”，这样就会在当前编辑窗口右侧多出一个“保护文档”的编辑区域。

单击第三部分中的“是，启动强制保护”按钮，即会弹出密码设置窗口。

步骤一：利用模板创建一个新文档

步骤二：选择公文的样式，由于是向上级主管部门请示，属于上行文，在对话框中选择上行公文。

任务 2 ：制作公文 （任务背景与分析详见 P22—P23）

步骤三：设定公文的大小。根据公文处理规定，公文用纸应采用 A4 型。在公文向导中选择 A4 纸型。

步骤四：设定公文标题信息。在收文机关名称栏内输入“北京市交通运输管理局”，在发文机关名称栏内输入“北京 ×× 客运有限公司”，在发文编号栏内输入“京 ×× 运营字〔 2009 年〕 20

号”。

步骤五：输入公文内容 步骤六：设定公文的附件和注释信息。

步骤七：设定公文的其他信息。

步骤九：对形成的公文进行保存。

第二节 Excel 软件应用

Excel 是用于创建和维护电子表格的应用软件，具有强大的数据处理和表格处理功能。通过本节的学习和实训，学生要了解 Excel 的基本功能，理解公式与函数的应用以及数据清单的管理，掌握创建、编辑工作表的基本操作以及处理图标的基本方法。

（任务背景与分析见 P27-P27)

步骤一：建立工资表 1. 启动 Excel ，打开一个新

的工作簿“ Book1” ，将工作表“ Sheetl” 命名为“工资表”，删除工作表“ Sheet2”和“ Sheet3” .

2. 选定 A1 单元格，按住鼠标左键不放，拖到 P2 单元格，放开鼠标左键，将单元格 A1: P2 选定，点击工具栏的合并居中。

3. 工资统计表共 16 列，在第 3 行中输入标题，再将各项设置垂直水平居中 。

任务 1 ：制作工资表

步骤二：验证输入数据 1. 单击列标，选中 D 列所有

数据，执行菜单栏中的“数据 / 有效性”命令，系统将弹出“数据有效性”对话框。

2. 单击“设置”选项卡。在“设置”选项卡中，单击“允许”右侧下三角按钮，在弹出的下拉列表中单击“小数”。

3. 再单击“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择“警告”，并输入错误信息为“数据有误，请重新输入！！”

步骤三：用记录单输入数据 1. 将单元格 A3 : N3 选中，执

行菜单栏中的“数据 / 记录单”命令，由于数据清单中还没有记录， Excel 2003 会先弹出一个提示窗口。

2. 按“确定”按钮将选定的首行作为标签，随即弹出“新建记录”窗口。

3. 该窗口自动将数据清单的首行标题作为字段名，这时，可以逐条地输入每个人的工资记录，按 Tab 键或 Shift + Tab 组合键可在字段之间向后或向前切换。除需用公式计算的字段外，其余均手工输入。每输入一条记录，单击一次“新建”按钮将该记录写入工作表中。

4. 全部输入完成后单击“关闭”按钮结束记录单的录入。

步骤四：建立公式1. 计算“工补” 每位员工的基本工资在 D 列，则在其“工补”所在单元格 F4 中输入公 式“ ＝ D4*0.08” （ 或“ ＝ D4*8 ％”）。 按 Enter 键。

2. 计算“应发金额” 在单元格 M4 中输入公

式“ =D4+E4+F4+G4-H4-I4-J4-K4+L4” ，按 Enter 键。

3. 计算“扣税” 这里需要用到一个特殊的函数

—— IF 函数。 IF 函数是用来进行逻辑判断与推理的函数，根据判断结果的真假完成不同的操作。

4. 计算“实发金额” “ 实发金额”在单元格 O ，输

入“＝ M4-N4”

步骤五：数据排序1. 选取除题目外的所有单元格，执

行菜单栏中的“数据 / 排序”命令，随即系统将弹出“排序”对话框，在“主要关键字”列表框中选择排序的项目为“所在部门”，并选择排序方式为“降序”；在“次要关键字”列表框中选择第二排序的项目为“岗位工资”，并选择排序方式为“降序”；在“我的数据区域”项中，选择“有标题行”，则被选中区域的第一行将不进行排序。

2. 单击“确定”按钮完成排序。

步骤六：自动数据筛选 1. 选中单元格 B3∶ D3 ，执行菜

单栏中的“数据 / 筛选 / 自动筛选”命令，可以看到工作表前三项列标题右侧出现了自动筛选下拉箭头，在每列的下拉列表中可以输入各种筛选条件。

2. 如果要查询行政部所有员工的工资信息，可以单击 C3 单元格中的箭头，选中“行政部”。

步骤八：平均值汇总 1. 将数据清单选中，执行菜单栏

中的“数据 / 分类汇总”命令，系统将弹出“分类汇总”对话框，在“分类字段”列表框中，选择“所在部门”所处列即“列 C” ；在“汇总方式”列表框中，从汇总函数中选择“平均值” 在“选定汇总项”框中，选择“实发工资”所处列即“列 O”前面的复选框，清除其他复选框。

 2. 选中“汇总结果显示在数据下方”和“替换当前分类汇总”复选框，清除“每组数据分页”复选框。

步骤九：求和汇总 方法与上面的平均值汇总一样，只不过从汇总函数中选择“求和”。

步骤十：保护 Excel 2003 中的数据。

1. 点击“文件 / 另存为”，弹出“另存为”对话框。

2. 在“另存为”对话框中，单击“工具”旁的下三角按钮，在弹出的菜单中单击“工具 / 常规选项”。

3. 如果要限制用户打开工作簿，请在“打开权限密码”框中键入密码；如果要限制用户修改，请在“修改权限密码”框中键入密码，单击“确定”按钮。

4. 随即弹出一个“确认密码”对话框，用户需重新键入密码加以确认。

5. 单击“保存”按钮完成设置。

一、任务背景 某学校办公室主任王明马上要出差了，临走前他把正在实习的秘书小张叫过来，说学校近年来收到很多上级、其他单位的文件，也制作了不少文件，希望小张在他出差期间把档案柜里的文件全部输入计算机，实现计算机管理。同时，把校办企业天地有限公司员工的基本情况进行登记，要求能够方便快捷地查询到所需的文件或者是自动生成某个员工的简历。

二、任务分析 此任务中包括了秘书日常工作中经常会遇到的两项工作：一是单位文

件电子化管理；二是员工基本情况登记管理，生成员工简历。完成此项任务，主要是要学会和掌握 Excel 的基本操作、超级链接的使用、“窗格冻结”的使用，以及 IF、 ISERROR、 VLOOKUP 函数的使用等基本知识和技能。

任务 2 ：内部资料的保存管理

（一）文件档案管理 步骤一：建立文件目录工作簿 单击“ Sheet1”后 点 击 右 键，

选择“重命名”输入“上行文”，回车，用同样的方法把“下行文” 平行文”建立起来。

接着向一个工作表中录入标题行“序号”“发文字号”“文件或档案标题”等文字，并且对文字进行居中、底纹、边框的设计等工作。

使用自动填充功能增加序号，方法是先输入“ 1”“2” ，再用鼠标左键选取它们所在的单元格，松开鼠标左键，将鼠标移至“ 2” 的右下角，这时鼠标变为黑色十字箭头，按住鼠标左键不放，向下拖至所要填写序号的单元格，放开左键。

步骤二：链接到已有文件 选择第 1 个文件标题的单元格

C2 ，选择“插入 / 超链接”选项，或者直接单击工具栏中的“插入超链接”按钮。

在对话框左边的“链接到”中选择“原有文件或网页”选项，在对话框中间的“查找范围”中找到要链接文件的路径，并选中该文件，单击“确定”按钮。

步骤三：激活超级链接快速查找文件

当用鼠标指针单击超级链接，所链接到的文件档案就会被打开，具体内容就会一目了然。和网页中的地址一样，激活过的单元格中的文本颜色变为了紫色。

步骤四：设置屏幕显示 在向单元格插入超级链接时，还可以根据需要设置屏幕提示文字，方法很简单，只要在上面的“插入超链接”对话框中单击“屏幕提示”按钮，屏幕上就会出现“设置超级链接屏幕提示”对话框。

步骤五：用“窗格冻结”功能进行数据查询

例如：现在想保留序号、发文字号、文件或档案标题，让其他信息可以根据需要进行查找，这时可以点击 A2 单元格，然后点击编辑菜单栏的“窗口”，选择“冻结窗格”。

（二）员工基本信息登记管理 步骤一：启动 Excel ，打开

员工基本情况登记表工作簿。 步骤二：切换到 Sheet 2 工

作表中，仿照右图 的样式制作好简历表的框架。

步 骤 三： 分 别 选 中 需 要 填 写 内 容 的 单 元 格（ 除 B2 单 元 格 外，如 D2 、 F2 等 ）， 输 入 公 式：= （ ISERROR （ VLOOKUP（ B2 ， 简历 !A3∶ K12 ， * ，FALSE ））， "" ， VLOOKUP （ B2 ，简历 !A3∶ K12 ， * ， FALSE ））。

步骤四：选中 J2 单元格，再按住 Ctrl 键，点击 C3 单元格，同时选中 J2 和 C3 单元格，执行“格式 / 单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签中，选中“分类”下面的“日期”选项，然后在右侧选定一种日期类型，确定返回。

步骤五：选中 B5 单元格，再次打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”标签下，将“水平对齐”“垂直对齐”分别设置成“靠左”“靠上”，并选中“自动换行”选项，确定返回。

步骤六：设置好表格的字体、字号等格式。

第三节 PowerPoint 软件应用 PowerPoint 和 Word、 Excel 等应用软件一样，都

是日常办公使用频率非常高的软件，在商业领域和教育领域发挥了重要作用。 PowerPoint是制作演示文稿的应用软件，利用它可以快速方便地制作出一组演示文稿。通过本节的学习，学生要了解演示文稿、幻灯片、对象和版式的基本概念，熟悉 PowerPoint 的工作界面，掌握一份完整的演示文稿的制作过程，掌握创建、修饰、设计和放映演示文稿的方法。

一、任务背景 为了工作方便，华荣公司准备组织公司全体员工进行幻灯片制作的培训，总经理吴荣华要求办公室秘书小丽给全体员工进行培训，培训内容是如何制作幻灯片。

二、任务分析 根据公司总经理的要求，此次幻灯片制作培训主要包括文字

的输入与格式设置，艺术字、图片、表格、图表的插入与编辑，幻灯片背景及配色方案的设计，影片和声音的插入，幻灯片的插入、修改、删除、复制和移动等。

任务 1 ：  制作幻灯片

步骤一：创建一个空白演示文稿，并选择空白版式

步骤二：为幻灯片选择并应用设计模板

步骤三：在幻灯片中输入文字与设置格式

1. 依次选择“插入 / 文本框 / 水平”命令，并利用鼠标在幻灯片窗口的适当位置绘制一个水平文本框。

2. 在文本框中输入文字。 3. 选中文本框，并利用“格式”

工具栏设置其“字体”选项为“黑体”，“字号”选项为“ 60” ，选中“阴影”按钮，并设置“字体颜色”为“红色”。

步骤四：艺术字、图片、表格、图表的插入与编辑

依次选择“插入 / 图片、表格、图表”等命令，这里以插入艺术字为例。

（ 1 ）在“插入 / 图片”命令中，点击“艺术字”，出现“艺术字库”窗口

（ 2 ）在“艺术字库”中选择所需要的模式，单击“确定”，出现“编辑‘艺术字’文字”窗口，在键入文字内容处输入所要插入艺术字的内容，然后对所插入的艺术字进行字体、字号等的编辑。

步骤五：幻灯片背景及配色方案的设计

1. 更改背景颜色 （ 1 ）依次选择“格式 / 背景”

命令。 （ 2 ）根据需要对背景颜色、图形等进行设置。

2. 背景填充效果 （ 1 ）依次选择“格式 / 背景”

命令，点击“背景”对话框中的下拉菜单，在下拉菜单中选择“填充效果”。

（ 2 ）根据自己的需要，在“填充效果”对话框中，对幻灯片的纹理、图案、图片等进行设置。

3. 配色方案的选择 （ 1 ）依次选择“格式 / 背景”命令，点击

“背景”对话框中的下拉菜单，在下拉菜单中选择“其他颜色”，出现如图 2-87 所示的窗口。

（ 2 ）在“颜色”对话框中选择“标准”或者“自定义”颜色设置，选择自己需要的颜色。

 

 

步骤六：幻灯片的插入、修改、删除、复制和移动

1. 插入新的幻灯片 （ 1 ）首先选定要在其后插入新幻灯片的幻灯片。

（ 2 ）单击“插入”菜单中的“新幻灯片”选项，或者单击所示工具栏上凸出显示的按钮。

（ 3 ）在出现的“幻灯片版式”对话框中选择所需的版式。

2. 删除幻灯片 （ 1 ）在“大纲”窗格中单击

要删除的幻灯片图标，如果有多张幻灯片要删除，按下 Shift 键并单击各个欲删除的幻灯片图标，然后按 Delete 键。

（ 2 ）在幻灯片浏览视图中通过同样的方法选取一张或多张幻灯片，然后按 Delete 键。

3. 幻灯片的移动和复制 （ 1 ）首先将视图切换到幻灯片浏览状态下；

（ 2 ）单击要移动的幻灯片，然后按住鼠标并拖动，当鼠标拖动时会有一根黑线随之移动，到达既定位置松开鼠标。

步骤七：将制作好的幻灯片进行保存。

步骤一：做好素材图片的准备工作

1. 整理好需要用到的图片素材和文字素材。

2. 利用图形处理软件对素材图片进行适当的调整和处理。

3. 将素材图片存储到一个固定的文件夹中，以备使用。

步骤二：创建一个空白演示文稿，并选择空白版式

步骤三：为幻灯片选择并应用设计模板

步骤四：在幻灯片中插入文本框对象

任务 2 ：制作旅游风光展示片

步骤五：为文本框对象设置动画效果

1. 选中“北京风光”文本框对象。 2. 依次选择“幻灯片放映 / 自定

义动画”命令，打开“自定义动画”任务窗格。

3. 在“自定义动画”任务窗格中的“添加效果”下拉列表中选择“进入”选项，并从菜单中选择“其他效果”选项，打开“添加进入效果”对话框。

4. 从“添加进入效果”对话框中的“华丽型”选项组中选择“空翻”选项，为选中的文本框添加进入时的效果。

5. 单击“确定”按钮，关闭对话框，“自定义动画”任务窗格的列表框中添加了一个表示该动画效果的选项，同时在文本框左上角也出现了一个相应的标志。

6. 在“自定义动画”任务窗格中自动添加的动画效果下拉列表中选择“效果选项”选项，打开“空翻”对话框。

7. 在“空翻”对话框的“效果”选项卡中，从“动画文本”下拉列表中选择“按字母”选项，并设置“字母之间延迟”选项为“ 15%” ，其他选项保持不变。

8. 在“空翻”对话框的“计时”选项卡中，从“开始”下拉列表中选择“之前”选项，从“速度”下拉列表中选择“中速”选项，其他选项保持不变。

9. 关闭对话框，返回主窗口，同时可以预览实际效果。

10. 利用类似的方法，为“京韵旅行社”设置进入时的动画效果。

步骤六：插入一个新幻灯片 1. 依次选择“插入 / 新幻灯片”命令，在选定幻灯片的下方插入一个新的幻灯片。

2. 在“幻灯片版式”任务窗格中的“文字版式”列表框中单击“标题和文本”版式，该版式将自动应用于新插入的幻灯片。

 3. 在幻灯片上部的文本框中输入文本“天安门”，并利用“格式”工具栏设置其“字体”选项为“黑体”，字号”选项为“ 54” ，字体颜色”为“橘黄色”。

4. 在幻灯片左部的文本框中输入文本，并利用“格式”工具栏设置其“字体” 。

5. 单击幻灯片右上部图片区的“插入图片”按钮，打开“插入 / 图片”对话框，在该对话框中选择相应的图片，关闭对话框，将选中的图片插入到幻灯片中。

6. 单击幻灯片右下部图片区的“插入图片”按钮，打开“插入 / 图片”对话框，在该对话框中选择相应的图片，关闭对话框，将选中的图片插入到幻灯片中。

7. 调整图片在幻灯片中的位置及大小。

8. 设置文本框、图片的动画效果

步骤七：设置幻灯片的动画方案 1. 依次选择“幻灯片放映 / 动

画方案”命令，打开“幻灯片设计”任务窗格。

2. 在“幻灯片设计”任务窗格的“应用于所选幻灯片”列表框中，选择“向内溶解”选项，为在步骤六中新插入的幻灯片添加动画方案。

步骤八：插入其他幻灯片，并设置其对象的动画效果及幻灯片的动画方案

步骤九：设置不同幻灯片之间的切换效果

步骤十：通过编辑幻灯片母版为幻灯片添加动作按钮

1. 依次选择“视图 / 母版 / 幻灯片母版”命令，进入当前演示文稿所使用的幻灯片母版编辑视图模式。

2. 依次选择“幻灯片放映 / 动作按钮”命令，打开动作按钮控制面板，从中单击“后退或前一项”动作按钮。

3. 在幻灯片母版的右上部空白位置绘制一个矩形按钮，绘制后单击右键，系统将弹出“动作设置”对话框，单击“确定”按钮，关闭对话框，为按钮设置跳转至上一张幻灯片的动作。

4. 利用类似的方法，在幻灯片母版中添加其他动作按钮。

5. 按住键盘中的 Ctrl 键的同时，单击选中这四个动作按钮，并从快捷菜单中选择“设置自选图形格式”选项，打开“设置自选图形格式”对话框。

6. 在该对话框的“颜色和线条”选项卡中，设置“填充”选项组中的“颜色”选项为“背景”，设置“线条”选项组中的“颜色”选项为“无线条颜色”选项。

7. 在该对话框的“尺寸”选项卡中，设置“尺寸和旋转”

8. 关闭对话框，完成动作按钮的颜色和尺寸设置操作。

9. 单击“绘图”工具栏中的“绘图”按钮，并选择“对齐或分布 / 垂直居中”命令，使这四个动作按钮垂直居中，然后选择“对齐或分布 / 横向分布”命令，使这四个动作按钮水平均匀分布。

练习与实训见 P76-81 实训 1 ：利用 Word 制作个人简历 实训 2 ：数据清单的创建和统计 实训 3 ：利用 ppt 为 ×× 化学物理研究所制作一份招生宣传广告

第三章

网络办公与办公自动化系统

第一节 互联网的基本知识

随着计算机技术和网络技术的飞速发展，网络的优势在日常办公室工作中不断体现出来。通过本节的学习，学生要掌握互联网的基本知识，掌握计算机网络的起源、分类以及常用术语的应用等。

（一）什么是互联网？ 互联网（ Internet）又称国际计算机互联网，是目前世界上影响最大的国际性计算机网络，它是一个网络的网络（ a network of network）。互联网以 TCP/IP 网络协议将各种不同类型、不同规模、位于不同地理位置的物理网络连接成一个整体

（二）互联网的起源与发展 互联网最早来源于 1969 年美国国防部高级研究计划局

（ DefenseAdvanced Research Projects Agency，简称 DARPA）主持研制的 ARPANET。最初的 ARPANET 主要用于军事研究目的。

同时，局域网和其他广域网的产生和发展对互联网的进一步发展起了重要作用。

任务 1 ：互联网的起源与发展

（一）根据网络的覆盖范围分类 根据网络的覆盖范围进行分类，计算机网络可以分为三种基本类型：局域网（ Local Area Network，简称 LAN）、城域网（ MetropolitanArea Network，简称 MAN ）和广域网（ Wide Area Network，简称 WAN）。这种分类方法也是目前比较流行的一种方法。

任务 2 ：计算机网络的分类和互联网的常用术语

（二）根据网络的交换方式分类 根据计算机网络的交换方式，可以将计算机网络分为电路交换网、报文交换网和分组交换网三种类型。

1. 电路交换网 电路交换方式是在用户开始通信前，先申请建立一条从发送端到接收端的物理信道，并且在双方通信期间始终占用该信道。

2. 报文交换网 报文交换方式是把要发送的数据及目的地址包含在一个完

整的报文内，报文的长度不受限制。3. 分组交换网 分组交换方式是在通信前，发送端先把要发送的数据划分

为一个个等长的单位（即分组），这些分组逐个由各中间节点采用存储转发方式进行传输，最终到达目的端。

（三）根据网络的传输介质分类1. 有线网 有线网是采用同轴电缆或双绞线连接的计算机网络。用双绞线连接的网络价格便宜，安装方便，但其易受干扰，传输率也比较低，且传输距离比同轴电缆要短。

2. 光纤网 光纤网也是有线网的一种，但由于它的特殊性而单独列出

。光纤传输距离长，传输率高；抗干扰性强，不会受到电子监听设备的监听，是高安全性网络的理想选择。但其成本较高，且需要高水平的安装技术。

3. 无线网 无线网是用电磁波作为载体来传输数据的，目前无线网联

网费用较高，还不太普及。但由于联网方式灵活方便，是一种很有前途的联网方式。

（四）互联网的常用术语1. 万维网 万维网（ World Wide Web，简称 Web）是一个环球的资料信息空间。通过万维网，人们只要通过使用简单的方法，就可以很迅速方便地取得丰富的信息资料。

2. TCP/IP 协议 TCP/IP（ Transmission Control Protocol / Internet Protocol），中文译名为传输控制协议或网际协议，又叫网络通信协议，它规范了网络上的所有通信设备，尤其是一个主机与另一个主机之间的数据往来格式以及传送方式

3. IP 地址 为了使连入 Internet 的计算机在通信时能够相互识

别， Internet 中的每一台主机都分配有一个唯一的 32 位地址，称为 IP 地址，也称作网际地址。

4. 网关 当 Internet 上的计算机与其他地方的主机进行通讯

时，就需要使用网关来完成不同协议之间的转换，所以网关是不同协议之间相互转换功能的一台设备。在整个互联设备中，网关是最重要的设备之一。

5. 域名 用一种符号化的地址方案来代替数字型的 IP 地址，每

一个符号化的地址都与特定的 IP 地址对应，这样网络上的资源访问起来就容易多了。

6. 电子邮件7. 电子邮件地址

8. PING 命令 PING（ Packet Internet Grope），即互联网包探索

器。该命令是网络连接测试的常用命令，检查从本机到对方主机之间是否有路由以及对方主机是否正常运行。只有当到达对方路由畅通以及对方主机正常运行时，才有对方主机的回应信息。

9. ISP ISP（ Internet Service Provider），即互联网服

务提供商，即向广大用户综合提供互联网接入业务、信息业务和增值业务的电信运营商，如提供拨号上网、网上浏览、下载文件、收发电子邮件等服务。

10. ICP ICP（ Internet Content Provider），即网上信息

内容服务商，它为上网用户提供新闻、娱乐、购物等方面的信息。

第二节 OA 系统概述 随着信息技术的发展，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越， OA 系统正是控制管理信息流的直接手段。现在的 OA 系统已经不再是简单的文件处理系统，而是能达到企业的某个最终目标的协同办公体系。在此条件下，企业需要设计建立自己的 OA 系统。在企业的办公过程中，存在着许多工作流程，而且每项工作都有相对固定和规范的办理过程， OA 系统更多地承担了一个信息通道的责任，如建立和完善各个职能部门之间的沟通与信息共享机制，建立协同工作的环境，为用户办公提供一个自动化工具。

任务 1 ： OA 系统的作用

一、任务背景星美家居公司最近新上了 OA 系统，不过很多员工觉得麻烦，不愿意学习操作方法，于是总经理派秘书小张向员工们介绍 OA 系统的作用。二、任务分析要完成这一任务，秘书小张首先可以了解 OA 系统的操作说明，但仅停留在书面理解还不行，还需要实践操作 OA 系统，这样才能充分感受到 OA 系统的便捷，才能更好地向其他员工介绍。

OA 系统对于现代机关、企事业单位办公有着极大的作用，这些作用主要体现在以下六个方面：

（一）有利于科学决策 高层决策不仅可以通过会议来了解情况，而且也可以借助 OA系统随时随地了解企业的相关信息，迅速而科学地作出各项决策。

（二）有利于节省运营成本 OA 系统最主要的特点是可以实现无纸化办公，既能节约大量的纸张及印刷费用，又能节省各级员工大量的工作时间，办公系统完善的信息交流渠道还可以大幅降低电话费及差旅费用。

（三）有利于减少损失 OA 系统能实现企业对其最重要的资产——知识经验的高效

管理、积累沉淀、传播应用，在很大程度上可以摆脱因人员流动造成的各种技能经验的流失。

办公自动化系统与传统的手动办公相比，具有以下几方面的特点：

（一）安全稳定 办公自动化系统十分安全、可靠，能长期稳定高效地运转

。（二）承载量大 系统数据库可容纳上百万的用户，可承载较大的数据，足够任何一家大中型企业的日常办公之需。

（三）利于管理 能够提高工作效率，实现流程的自动化，文档和信息可在参与者之间自由传递，从而形成系统的公文办理流程、申请审批流程。

任务 2 ： OA系统的特点和功能

（四）功能强大 办公自动化系统的几十个功能模块，涵盖个人办公、沟通交流、商 务应用、实用工具、休闲娱乐等方面，设计灵活，可定制程度高，能最大程度地满足企业的办公需求。

（五）技术先进 办公自动化系统应用先进的技术软件，可以快捷高效地解

决日常办公的各种问题。（六）易于使用 办公自动化操作简单，易于掌握，非常适合日常办公使用

。

办公自动化系统的功能（一）办公自动化系统的主要功能 主要有用户管理、个人通知、日程安排、部门文件、通知

管理、考勤管理、投票管理、工作日志、工作计划和工作安排等。

（二）我的办公桌 主要有个人设置、个人短信、短信息好友管理、通讯录、民意调查、个人通知、工作安排通知、工作汇报、个人考勤、个人网址、日程安排、工作日志、个人文件柜、公共文件柜和部门文件柜等。

（三）部门事务 主要有工作通知、工作汇报等。

（四）通知管理 主要有考勤管理、日常事务通知等。（五）工作计划 主要有工作计划管理、新建工作计划等。（六）工作安排 主要有新建工作安排、工作安排管理等。（七）公共资源服务 主要有规章制度、文档管理、员工服务、论坛等。（八）其他功能 主要有帮助、时事新闻、网址收藏夹、在线短信等。

第三节 可视电话和电话会议

与传统会议相比，电话会议具有会议安排迅速，没有时间、地域限制，费用低廉等特点。电话会议与传统点对点电话业务相比，从功能上讲，打破了通话只能局限于两方的界限，可以满足三方以上的同时通话（根据不同提供商的产品，最高可实现 300 方同时通话）。

任务 1 ：了解可视电话

（一）可视电话的定义 可视电话是一种利用电话网双向实时传输通话双方的图像

和语音信号的实时性通信工具。

（二）可视电话的分类 可视电话根据图像显示状态的不同，可以分为静态图像可视电话和动态图像可视电话。

（三）可视电话安装使用的注意事项 安装可视电话时，为保证电话机的正常工作，要把电话机安装于平稳、干燥的地方。要远离灰尘较多、易燃气体浓度较大的场所，避免阳光直射，远离暖气发热的地方。

使用时，不能对液晶显示屏和摄像头过度施力，擦拭摄像头或液晶显示屏时不能用硬布擦拭，要用柔软干净的布轻轻擦拭；可视电话必须使用专用的电源适配器，在拔下电源适配器时，必须先断开电源；如果长时间不用时，必须拔下电源线。

步骤一：了解电话会议的概念 所谓电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具、利用

电话线作为载体来开会的新型会议模式。步骤二：了解电话会议的优缺点 与传统会议相比较，电话会议具有会议安排迅速，没有时

间、地域限制，费用低廉等特点。同时，它还可以避免过去那种与会人员集中开会所带来的人力、财力、物力和时间的大量消耗。

应该注意的是，要召开电话会议，必须首先投入大量的成本进行设备的安装，高成本的投入也会给企业带来一定的压力。

任务 2 ：组织电话会议

电话 电话会议 PSTN

会议终端

电话

互联网 Skype

步骤三：了解电话会议系统1. 基本配置电话会议系统电话会议系统以电话会议卡提供的会议资源为基础并配以 8 线（最高可达 64 线）以上带总线的语音卡，加上设计精巧、功能强大的软件和 Skype 网络通讯软件，使全球电话会议系统的性能更加卓越。

2. 基本特性 （ 1 ）会议形式多样，各种不同性质和不同范围的会议都

可以利用全球电话会议系统提供的强大功能进行； （ 2 ）每个系统允许多个呼叫者彼此交谈； （ 3 ）在同一系统内可以同时召开多个会议，每个会议彼此互不干扰；

（ 4 ）监听线路不限，每个会议有一路甚至几路监听线路，监听线路之间互不干扰；

（ 5 ）可方便地调节监听线路的音量； （ 6 ）可利用监听线路实时进行对外广播； （ 7 ）方便的会议记录查听功能，直接利用声卡放音，不占用任何语音资源。

3. 系统功能（ 1 ）内部电话会议系统的功能① 会议功能 在公司内部可以利用内部电话会议系统来召开小型电话会议，这一 系统简单到只需提起电话即可。

② 内部监听功能 内部电话会议可以利用系统中的一路或几路进行内部监听

，直接参与到会议中去而不必拨打外线电话。可以实时监控会议的全部进展情况，了解会议进行中的每一个阶段的内容。

③ 对外广播功能 内部电话会议可以进行对外广播，如果举行一个公开会议

，需要对外宣传，那么完全可以利用此系统中的一路或几路进行对外广播。

（ 2 ）公用电话网即外部电话线路的功能 应该说外部电话线路的基本功能与系统内部线路的功能是非常相似的，都有会议功能、监听功能、广播功能等。

4. 筹备电话会议系统的注意事项 （ 1 ）会议管理者或者会议发起人在电话会议系统中创建

会议，参加会议各方通过电话或互联网参加会议。 （ 2 ）电话的会议终端，可以是公司内部的分机也可以是直线电话。

（ 3 ）会议终端放置在会议室里，会议室的所有人通过会议终端作为会议系统的一方加入会议系统。

（ 4 ） Skype 接入：对于异地与会人员，为了避免产生长途话费，可以通过互联网免费接入会议系统，且支持多方同时参与会议。

步骤四：拟订电话会议活动方案

第四节 视频会议和网络会议 视频会议能使人们更有效地交流，因为可视化的交流是最自然的交流方式。因此看比说更能加深人的理解与记忆，特别是当话题本身就是一个很形象的观点的时候。

网络会议是以网络为媒介的多媒体会议平台，使用者可突破时间、地域的限制，通过互联网实现面对面的交流效果。网络会议系统采用先进的音频、视频编解码技术，保证产品清晰的语音和视频效果；强大的数据共享功能更为用户提供了电子白板、网页同步、程序共享、演讲稿同步、虚拟打印、文件传输等丰富的会议辅助功能，能够全面满足远程视频会议、资料共享、协同工作、异地商务、远程培训以及远程炒股等各种需求。

（一）视频会议与视频会议系统 1. 视频会议的概念 视频会议是通过网络通信技术来实现的虚拟会议，可以使

在地理上分散的用户共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，支持人们远距离进行实时信息交流与共享，开展协同工作。

2. 视频会议系统的概念 视频会议系统又称会议电视系统，是指两个或两个以上不

同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通，以实现会议目的的系统设备。

包 括 MCU 多 点 控 制 器（ 视 频 会 议 服 务器） 会议室终端、 PC 桌面型终端、电话接入网关（ PSTN Gateway）、 Gatekeeper（网闸）等几个部分。

任务 1 ：了解视频会议

（二）视频会议系统的优势 1. 节约会议的经费、时间，提高开会的效率召开电视会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会代表节省时间、提高效率。

2. 适应某些特殊情况 （ 1 ）对于某些交通状况不好，特别是地处山区、边疆的城市，视频会议将带来极大的方便。

（ 2 ）在一些紧急场合，如救灾、防汛会议等，可以用视频会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效显著。

3. 增加参会人员 （ 1 ）视频会议可当作高质量的可视电话，不仅可以连线两方通话，还可实现多人多点参加会议。

（ 2 ）视频会议系统具有投影、 VGA 端口以及数据流功能，可以随时增加会议代表甚至召开全体会议。

（三）视频会议系统实现的功能 1. 基本的音视频通信 2. 数据会议功能 3. 多点音视频通信 4. 视频流广播 5. 远程管理 6. 会议控制功能（四）视频会议的实现方式当前，视频会议的实现方式有三种： 1. 广电系统（电视台）常用的电视直播式视频会议； 2. MPEG1、 MPEG2 压缩格式 VOD 视频传输式视频

会议系统； 3. 国际电信联盟（ International Telegraph Union，简称 ITU）提出的基于 H.261/H.263 视频压缩格式的 H.320/H.323 规范的视频会议系统。

（五）视频会议系统设计的原则 1. 先进性 2. 实用性 3. 集成性 4. 灵活性 5. 安全性 6. 可靠性

（一）网络会议的概念 网络会议又称远程协同办公，它可以利用互联网实现不同

地点多个 用户的数据共享。用户可以使用网络会议实现远程销售、远程客户服务、远程技术支持、远程培训和在线市场活动等。

（二）网络会议系统 1. 设备要求 网络会议一般只要求电脑配有一个互联网浏览器以及 56kbps 或更高的互联网连接速度。

2. 功能 网络会议系统可节省大量人力、物力、时间及交通的损耗

，提高办事效率。

任务 2 ：了解网络会议

3. 主要优点 （ 1 ）更智能、更高效地工作 网络会议系统使世界各地的员工和全球的客户及供应商可

以在线召开会议，在任何业务应用环境中协作，并实现共同的目标，从而在整个企业范围内提高生产力。

（ 2 ）降低成本 只需一次安装，企业就可以轻松定制 Oracle 网络会议系统来符合特定的业务流和偏好，从而降低企业生产成本。

（ 3 ）确保安全和实时 网络会议系统完全是为提供全面的安全性而设计的，包括身份管理、多级访问控制和 128 位安全套接层（ SSL）加密。同时，它为所有网络会议提供了实时性能。

（三）组织网络会议的要求 1. 提前下达会议通知 一方面确保与会者准备好参加网络会议所需的专门的网络、

设备和辅助软硬件；另一方面让与会者明确会议议程、主要讨论的问题，作好参与的准备。

2. 保持网络的畅通 3. 作好会议记录 网上信息即时性很强，组织网络会议要注意作好会议记录，

及时保存会议信息，以防丢失。 4. 注意保密 网络信息安全是当今互联网面临的重大课题，召开网络会议

要特别注意保密，应采取适当的保密措施。

练习与实训 P108-P109

第四章

网络信息获取及电子邮件管理

第一节 搜索引擎的使用

搜索引擎（ Search Engine）是指根据一定的策略，运用特定的计算机程序收集互联网上的信息，在对信息进行组织和处理后，将处理后的信息显示给用户。它是为用户提供检索服务的系统。

步骤一：了解网络信息资源的相关知识 网络信息资源（ Network Information Resources

）是指以电子数据的形式将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息通过网络再现的信息资源。

1. 信息资源 2. FTP 信息资源 FTP 是互联网上历史最悠久和应用最广泛的网络工具。

它允许人们连接到互联网的一个远程主机上读取所需文件并下载到自己的计算机上，传送的文件可以是文本、图像、声音、多媒体、数据库文件和二进制代码。

3. Telnet 信息资源 Telnet 是互联网的远程登录协议，允许用户将自己的计

算机作为某一个互联网主机的远程终端与该主机的硬件、软件和信息资源相连。

任务 1 ：了解网络搜索引擎的基本知识

4. USENET 信息资源 USENET 是 互 联 网 上 的 一 种 应 用 软 件， 用

于 提 供 新 闻 组（ Newsgroup）服务。在这个服务体系中，有众多的新闻服务器，它们作为互联网主机运行的服务器软件，接收和存储有关主题的消息，供自己的用户查阅。用户可在自己的主机上运行新闻组阅读器发送到新闻组中。用户可查阅别人的意见并予以回复，由此形成讨论，所以新闻组又称电子论坛。互联网有上万个新闻组，并有一套规则来区分各自的主题范围，如 biz（商业类）、 comp（计算机类）、 news（新闻类）、 rec（娱乐类）、 sci（科学类）、 soc（社会类）等。

步骤二：了解搜索引擎的相关知识1. 何谓搜索引擎 搜索引擎是网络信息搜索最为便捷的工具。简单地说，搜索引擎是 Internet 的一个网站，它的主要任务是在 Internet 上主动搜索 Web 服务器信息并将其自动索引，其索引内容存储于可供查询的大型数据库中。

2. 搜索引擎的分类 搜索引擎按照其工作方式主要可以分为三种，分别是全文搜索引擎（ Full Text Search Engine）、目录索引类搜索引擎（ Directory/Index SearchEngine）和元搜索引擎（ Meta Search Engine）。

3. 使用搜索引擎的方法（ P116-P128 ） （ 1 ）关键词用法 （ 2 ）使用布尔逻辑符检索 （ 3 ）截词检索

步骤三：介绍互联网的主要搜索引擎1. Google 的特点及其使用技巧 （ 1 ） Google 简介 ① 常用搜索类别。使用 Google 可以进行不同类别的搜索，如网

页搜索、图片搜索或网上论坛搜索。 ② 高级搜索。当搜索的网页列表数量太大时，可以用此高级功能控制搜索的范围。

③ 搜索字段框。根据查询资料的需要，输入几个说明性的关键词到搜索字段框中，敲击“ Enter”键或单击“ Google 搜索”按钮，很快会得到相关资料的列表。

④ 个性化使用。用此功能可以设置个性化搜索，设置搜索网页上的默认搜索结果数量、界面语言以及查询语言。

⑤ 统计行。这是对查询结果及搜索时间的统计结果。

⑥ 网址或网页标题。这一行是查询到的网页的标题。有时是网址，这表明 Google 还未将此页编入索引，或此页作者还没给它定标题。之所以查询到该页是因为其他网页和它之间具有链接，而 Google 为那些网页建立了索引。

⑦ 标题下文本。这是网页的摘要，搜索关键词以粗体显示。单击查询结果之前，可通过这些网页摘要浏览一下关键词在该网页中的上下文含义。

⑧ 网址。这是该网页的网址。 ⑨ 文本大小。这是该网页文本部分的大小。未被 Google 编入索引的网站不会有此项资料。

⑩ 网页快照。这是查看 Google 已编入索引的网页内容。如果因为某种原因，通过站点链接无法访问到当前的网页，还可以通过检索网页快照来查找用户需要的信息。搜索词在网页快照中会突出显示。

（ 2 ） Google 的使用技巧 ① 只需输入查询内容并单击回车键（ Enter），或单击“ Google 搜索”按钮即可得到相关资料。

② 自动使用 and 进行查询。 ③ 忽略词。 Google 会忽略最常用的词和字符，这些词

和字符称为忽略词。 ④ 简繁转换。 Google 运用智能型汉字简繁自动转换系

统，能为用户找到更多相关信息。 ⑤ Google 搜索不区分英文字母大小写。 ⑥ Google 能 对 汉 语 拼 音 进 行 自 动 中 文 转 换、 拼 音 汉 字 转 换。 Google 能运用智能软件系统对拼音关键词进行自动中文转换，并提供相应提示（需用简体中文界面）。

⑦支持模糊拼音搜索，具有容错和改正的功能。

（ 3 ） Google 的特殊功能 ① 查找 pdf 文件。除一般网页外， Google 现在还

可以查找 Adobe 的可移植文档格式文件（ pdf）。 ② 相关网页。单击“类似结果”时， Google 便开始寻找与这一网页相关的网页。

③ 网页查看。按下“手气不错”按钮将自动进入 Google 查询到的第一个网页。

④ 改正错别字。 Google 的错别字改正系统会对输入的关键词进行自动扫描，检查有没有错别字。

⑤ 中英文词典。 ⑥ 天气查询。 ⑦ 股票查询。 ⑧ 邮编区号。

2. Baidu 的特点及其使用技巧 （ 1 ）百度简介 百度搜索引擎是目前世界上最大的中文搜索引擎，其中文

网页总量超过 3. 5 亿个，并且还在快速增长。百度搜索引擎具有高准确性、高查全率、更新快以及服务稳定的特点。

（ 2 ）百度的特点 ① 搜索 MP3 歌曲 ② 搜索新闻量大、范围广 ③ 搜索贴吧（即用户使用百度时发表的帖子） ④ 搜索图片极为方便 ⑤ 搜索网站十分快捷 ⑥ 具有搜索行情分析测评功能 ⑦ 搜索限定地区，缩小搜索范围

（ 3 ）百度超级搜霸使用说明 选择工具栏选项，点击后弹出工具栏选项的配置窗口，可

以看到它分为“搜索选项”“文本选项”“形态设置”三个区域。

百度超级搜霸另外还有下面四项强大的功能： a. 超级搜索：随时随地都能使用百度搜索的强大功能。 b. 广告拦截：有效拦截弹出广告。 c. 隐私保护：消除上网搜索记录，保护用户的隐私。 d. 修复功能：清除恶意程序，修复 IE，保护上网安全

。

3. 天网搜索的特点及其使用技巧 （ 1 ）天网搜索简介 天网资源检索系统是中国教育和科研计算机网示范工程应

用系统课题之一，是国家“九五”重点科技攻关项目“中文编码和分布式中英文信息发现”的研究成果，并于 1997 年 10 月 29 日正式在 Cernet 上向广大 Internet 用户提供 Web 信息导航服务。

（ 2 ）天网文件服务使用说明 ① 从首页访问 FTP 搜索引擎。 ② 在 FTP 检索页面进行常用功能的 FTP 搜索。 ③ FTP 复杂搜索4. 其他中文搜索引擎简介（ 1 ）中国雅虎 （ 2 ） SOHU（ 3 ）新浪 （ 4 ）网易

步骤一：选用网络收集信息的方法——使用关键词收集信息法。

步骤二：选择适合的搜索引擎。 步骤三：在搜索栏输入关键词，单击“百度一下”按钮。 步骤四：浏览页面，找到感兴趣的网站。 步骤五：点击感兴趣的网站链接，将有用的信息下载下来 步骤六：将在网络上收集到的信息复制在 word 文档中

，并打印出来交给上司。

任务 2 ：利用网络法收集信息

第二节 电子邮件的收发与管理

电子邮件在现代办公中应用比较广泛，也倍受办公室工作人员的欢迎。通过本节的学习，学生要掌握注册电子邮箱和收发电子邮件的方法，以便更好地应用到实际工作中。

步骤一：打开网易 126 邮箱 步骤二：点击页面中“注册”按钮

步骤三：进入免费邮箱申请页面 步骤四：在用户名一栏输入预先

设置的用户名 步骤五：点击“下一步”，设置密码、密码保护和个人详细资料

步骤六：设置完成，点击“我接受下面的条款，并创建账号”

步骤七：邮箱申请成功

任务 1 ：申请、注册电子信箱

（一）发送电子邮件（二）接收电子邮件 如有附件，点击“下载附件”，下载附件，并将附件保存到指定位置。

任务 2 ：收发电子邮件

第三节 常用工具软件的使用

常用工具软件，如信息交流工具、下载工具、压缩软件等，在现代办公中使用越来越广泛。通过本节的学习，学生要掌握常用工具软件的下载、安装与使用的方法，以便更好地把它们运用于工作，提高工作效率。

（一）腾讯 QQ 的下载、安装与使用

（二）飞信的下载、安装与使用

本章练习与实训 P180—P181

任务 1 ：信息交流工具的下载、安装与使用

第五章

办公自动化设备的使用与维护

第一节 静电复印机、打印机、传真机和扫描仪的使用与维护

静电复印机、打印机、传真机和扫描仪在现代办公中使用频率高，适用范围比较广，掌握这些办公设备的使用方法和维护技巧，有利于提高工作效率，提高工作质量。

（一）认识复印机 1. 静电复印机的发展简史 世界静电复印机工业的发展大致可以分为三个阶段： 20 世纪初，文件图纸的复印主要用蓝图法和重氮法。 1938 年，美国的卡尔逊将一块涂有硫磺的锌板用棉布在暗室中摩擦，使之带电，然后在上面覆盖以带有图像的透明原稿，曝光之后撒上石松粉末即显示出原稿图像。这是静电复印的原始方式。

1950 年，以硒作为光导体、用手工操作的第一台普通纸静电复印机问世， 1959 年又出现了性能更为完善的 914 型复印机。

2. 复印机的分类 （ 1 ）根据复印机工作原理的不同，复印机可分为模拟复

印机和数码复印机。 （ 2 ）根据复印的速度不同，复印机可分为低速复印机、

中速复印机和高速复印机。 （ 3 ）根据复印的幅面不同，复印机可分为普及型复印机

和工程复印机。 （ 4 ）根据复印机使用纸张的不同，复印机可分为特殊纸

复印机（直接法）及普通纸复印机（间接法）。 （ 5 ）根据复印机显影方式的不同，复印机可分为干式显影复印机湿式显影复印机。

（ 6 ）根据复印机复印的颜色不同，复印机可分为单色复印机、多色复印机及彩色复印机。

3. 构成 静电复印机由于生产厂家和具体型号不同，性能各异，其

外形结构也多种多样，但由于其基本原理是一致的，复印机的外形结构和各基本部件的组成基本上是大同小异的。

（二）静电复印机的工作原理 1. 模拟复印机工作原理 简单来说，静电复印是一种电摄影方法，即在某种光导体材料（感光鼓）上，利用静电效应，在其表面带上电荷，形成由点组成的静电潜像，由这些电荷吸引带有异性电荷的墨粉，显影出墨粉图像，最后经过转印，将光导体表面的墨粉图像印到复印纸上，再经过定影，即可得到所要的复印品。

2. 数码复印机工作原理 首先通过 CCD（电荷藕合器件）传感器对通过曝光、扫描

产生的原稿的光学模拟图像信号进行光电转换，然后将经过数字技术处理的图像数码信号输入到激光调制器中，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生静电潜像，图像处理装置对诸如图像模式、图像重叠等作数码处理后，再经过显影、转印、定影等步骤，完成整个复印过程。

3. 静电复印机的复印过程 目前的静电复印机主要采用“卡尔逊静电复印法”，其工作过程一般包括充电、曝光、显影、转印、分离、定影、清洁和消电等八个基本步骤：

（三）静电复印机的复印步骤 1. 开机预热； 2. 放置原稿：将原稿放置在原稿台上； 3. 设置复印倍率； 4. 复印尺寸选择：根据复印件尺寸大小的要求，选择相应尺寸的纸张进行复印；

5. 调节复印浓度； 6. 设定复印份数； 7. 开始复印； 8. 复印完成，取出原稿和复印件； 9. 如果暂不使用复印机，关闭复印机，切断主机电源。

（四）复印机使用常见问题及解决方法开 机 复 印 出 现 全白现象

这是由于复印过程中充电电极丝未接触上，硒鼓本身未带上电，也可能是转印分离架漏电或接触不实造成的

将前盖打开，将充电及转分电极丝插实，开机半小时后再复印，如仍不能解决问题，可以向维修人员求助

复印件局部出现白斑

这是由于复印机感光鼓表面受潮结露使鼓表面带电不均，无法完全显影

每次开机预热半小时以上再使用，另外关机后，请勿拔下复印机的电源线

复印件皱折 这是由于纸张过潮，导致复印纸在定影过程中严重变型

更换一包新的复印纸，并注意用多少纸取多少纸，不要过早打开新的包装

每 张 复 印 纸 同 一位置有脏点

这是由于稿台玻璃或稿台板上有一处脏污造成的

将稿台玻璃及盖板用湿布擦净后再用干布擦净表面

复 印 机 复 印 过 程中出现卡纸

这是由于搓纸轮打滑或复印纸有静电造成的

可将复印机纸盒拔出放在一边，很容易就能看到搓纸轮，用一块潮湿的毛巾轻轻擦拭搓纸轮的表面。复印纸放入纸盒前要将每张纸分开，避免粘连造成卡纸

印 纸 表 面 出 现 水波纹状墨迹

这是由于显影辘受潮或代用粉与原装粉混用造成的

可开机半小时以后，开盖印几张黑板再观察复印效果。若还不理想，可与维修人员联系维修

（五）静电复印机的维护 1. 良好的工作环境 （ 1 ）复印机不能在以下地点使用： ① 受到高温或低温以及潮湿影响的地方。 ② 能够受到阳光曝晒的地方。 ③ 空调器、加热器或风扇的排风口。 ④ 通风不良和产生氨气的地方。 ⑤ 可能受到水溅的地方。 （ 2 ）电源 ① 避免其他电器也使用此插座，保证插座不会过载。 ② 使用电压波动很小的电源。

（ 3 ）接地 ① 连接地线到插头的地线端时，要按照操作要求去做。 ② 绝不能把地线连接到煤气管、电话电线或水管上。 （ 4 ）日常使用注意事项 ① 绝不把重物放在复印机上，或使其受到打击。 ② 电源插头总是插在插座上。 ③ 复印机运行时不要试图拆下固定的任何板或盖，不要

关掉电源开关。 ④ 当连续大量复印时，保证通风良好。 ⑤ 不要让任何磁性物品接近复印机。 ⑥ 不要把花瓶或盛水容器放在复印机上。 ⑦ 每天工作后或电源中断时，保证关上电源开关。 ⑧ 小心不要让纸片、书钉或其他小金属物掉进复印机里

。

2. 静电复印机的日常简易维护 （ 1 ）外观清洁 （ 2 ）定期测试复印机的复印效果以确定其是否正常 （ 3 ）定期对复印机的工作状况进行检测 ① 接通电源后，看一下操作面板上各种指示灯的状态是否正常、预热时间是否符合规定。复印机在启动时应平稳且噪声低。

② 逐一按各个操作键——如放大、等比、缩小、插入复印、手工供纸、纸盒的选择等，看复印机能否正常工作。

③ 检查复印的效果，看复印件是否与原稿一样。这一环节检查的内容包括底灰情况、图像的分辨率、图像歪斜情况、图像前缘偏移情况、同步情况、复印倍率变化情况、复印图像色调变化情况、有无空白区及图像区、有无黑或白条纹以及复印机的计数器运行是否正常等。

（一）打印机的分类 1. 针式打印机（ DotMatrix Printer ） 针式打印机也称撞击式打印机，其基本工作原理类似于用

复写纸复写资料。针式打印机中的打印头是由多支金属撞针组成的，撞针排列成一直行。

2. 喷墨打印机（ InkJet Printer ） 喷墨打印机，是一种使用大量的喷嘴，将墨点喷射到纸张

上，从而实现打印效果的打印机。

3. 激光打印机（ Laser Printer ） 激光打印机是利用碳粉附着在纸上而成像的一种打印机，其工作原理主要是利用一个控制激光束的磁鼓，借着控制激光束 的开启和关闭，当纸张在磁鼓间卷动时，上下起伏的激光束会在磁鼓中产生带电核的图像区，此时打印机内部的碳粉会受到电荷的吸引而附着在纸上，形成文字或图形。

（二）打印机的安装 步骤一：按说明书的步骤

，将打印机与计算机通过并行接口或 USB 数据接口连接

步骤二：将“打印机驱动”的光盘放进光驱，然后打开光盘，查看光盘的文件

步骤三：点击“打印机和传真”，点击“添加打印机”

步骤四：根据添加打印机向导进行操作

（三）打印机的使用与维护 1. 针式打印机的使用与维护（ 1 ）保证打印机正常工作的环境。针式打印机工作的正常温度范围是 10℃～ 35℃，正常湿度范围是 30％～ 80％。

（ 2 ）注意电源的使用。 （ 3 ）保持清洁。（ 4 ）要选择高质量的色带。 （ 5 ）定期清洗打印头。（ 6 ）应尽量减少打印机空转。（ 7 ）要尽量避免使用打印蜡纸。（ 8 ）不用打印机时，要关掉电源，以免缩短打印机的寿命。（ 9 ）在打印过程中，严禁人为地转动压纸滚筒，以免断针。（ 10）打印时，要根据所用纸的厚度调节纸厚调整杆。

2. 喷墨打印机的使用与维护 （ 1 ）必须确保打印机在一个稳固的水平面上工作，不要

在打印机顶端放置任何物品。 （ 2 ）确保使用环境的清洁。 （ 3 ）如果打印输出不太清晰，有条纹或其他缺陷，可用打印机的自动清洗功能清洗打印头，但需要消耗少量墨水

（ 4 ）关机前，让打印头回到初始位置（打印机在暂停状态下，打印头自动回到初始位置）

（ 5 ）部分打印机在初始位置处于机械锁定状态。 （ 6 ）换墨盒时一定要按照操作手册中说明的步骤进行，特别要注意在电源打开的状态下进行上述操作。

（ 7 ）在插拔打印机电源线及打印电缆时尽可能要在关闭打印机电源的情况下进行，尤其在使用老式的并口与计算机相连时。

（ 8 ）喷墨墨水维护相关事项 ① 喷墨墨水具有导电性，若漏洒在电路板上，应使用无水酒精擦净，晾干后再通电，否则将损坏电路元件。

② 不得带电拆卸喷头，不要将喷头置于易产生静电的地方，拿取喷头时应把持其金属部位，以免因静电造成喷头内部电路损坏。

③ 墨盒未使用完时，最好不要取下，以免造成墨水浪费或打印机对墨水的计量失误。

④ 不可用嘴直接向喷头内或其他墨水管路内吹气，以防唾液污染管路内部而影响墨水畅通。

⑤ 喷墨打印机应在空气较洁净的环境中使用，尤其应该有针对性地防止鼠害，避免其咬破墨水管路。

⑥ 有些打印机的墨水有使用温度的限制，在规定的温度范围内可以发挥墨水的最佳性能。

3. 激光打印机的使用与维护 激光打印机的主板比较娇贵，而且容易损坏。在安装、取下打印机的时候，要注意先关主机、打印机，再取下接口线。一定要注意，不要带电插拔，防止打印机的主板被烧坏。

激光打印机的打印鼓也是一个比较敏感的部件，属于打印机耗材内容。不要使打印鼓曝光，否则会造成机械性能上的损坏，曝光严重的还可能使打印鼓报废。

（一）传真机的工作原理 目前市场上常见的传真机是热敏纸传真机。热敏纸传真机

是通过热敏打印头将打印介质上的热敏材料熔化变色，生成所需的文字和图形。

热敏纸传真机有弹性打印和自动剪裁功能，还可以自己设定手动接收和 自动接收两种接收方式。它还有一个比较大的优点就是自动识别模式。

（二）传真机的安装与设置 （ 1 ）传真机对安装环境的要求 ① 应安装在无阳光直射的工作平台上。 ② 交流电源应符合说明书要求，一般为 220V±10％。 ③ 传真机周围不要有大功率的用电设备，应远离空调、

电冰箱和电热水器等设备。 ④ 装机位置不宜距电源和电话线过远。

（ 2 ）传真机的线路连接与初始设定 ① 按说明书中的接线图将外线（公用电话线）与传真机上接线端（一般标记为 L1、 L2）相连。

② 将电话机的两根线与传真机上相应端子（一般标记为 T1、 T2）相连接。

③ 将传真机的电源线插入电源（ 220v 交流电压）插座中 ④ 将地线与传真机上的接地端子相连接。 ⑤ 根据使用的是公用电话线还是专用线的实际情况，参照说明书设定相应的硬件开关。

⑥ 传真机的发送电平通常为 -15dbm ～ 0dbm 连续可调，最低接收电平为 -43dbm。

⑦ 根据机器使用的环境、外部条件和用户的实际要求，参照说明书中的操作步骤，设定相应的软件开关。

（三）传真机的使用方法现将三类传真机的一般操作使用方法概括如下： 1. 传真准备和注意事项 （ 1 ）传真准备 ① 传真机和电话机使用的是同一条电话线路，当开展传

真业务时，必须将传真机后板上的“传真 / 电话”（ FAX/TEL）开关拨向“传真”（ FAX）的位置。

② 当传输信道质量好时，应调整机内开关使传真机采用 9600bit/s的高传输速率，并应用自动纠错功能，这样既可保证通信质量又可缩短传输时间。

③ 若传输信道质量较差时，可选择 4800bit/s 或 2400bit/s 较低的传输速率，这时自动纠错功能视情况而定。

（ 2 ）注意事项 为了保证传真机正常无误的工作，一定要注意以下几点： ① 装纸 a. 记录纸的幅宽必须符合规格要求，纸卷两端不要卡得太紧。

b. 记录纸卷要卷紧后再安放到机内。 c. 注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头（没

有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划痕的一面为正面）。

d. 记录纸的纸头应按说明书上的规定装到指定的位置。

② 对原稿的要求 凡出现下列情况之一的原稿都不能使用： a. 大于技术规格规定的最大幅面的原稿。 b. 小于最小幅面（两侧导纸板之间的最小距离），或小于文

件检测传感器所能检测到的最小距离的原稿。 c. 有严重皱折、卷曲、破损或残缺的原稿。 d. 过厚（大于 0.15mm）或过薄（小于 0.06mm）的原稿 e. 纸上有大头针、回形针或其他硬物的原稿。 ③ 放置文件 a. 一次放置的文件页数不能超过规定页数。 b. 文件面的朝向（朝上或朝下）须符合说明书的要求。 c. 文件顶端要推进到能够启动自动输纸机构的地方。 d. 发送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸板，前端要摞成楔形。

2. 试运行 复印的具体操作步骤如下： （ 1 ）接通电源，观察液晶显示屏是否出现“准备好”（ READY），或检查指示灯亮否

（ 2 ）将欲复印的原稿字面朝下放在原稿台导板上。 （ 3 ）选择扫描线密度的档次 （ 4 ）原稿灰度调整。 （ 5 ）最后按复印（ COPY）键，再根据输出复印件（副本）的质量判断机器的好坏。

3. 发送方式 （ 1 ）发送文件前不通话，操作步骤如下： ① 检查机器是否处于“准备好”（ READY）状态。 ② 放置好发送原稿。 ③ 选择扫描线密度和对比度。 ④ 摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号

（长鸣音）。 ⑤ 按 启 动 键（ START）。 ⑥ 挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告。 ⑦ 根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误

为止。

（ 2 ）发送文件前需要通话，操作步骤如下： ①②③同上述。 ④ 摘取话机手柄，拨通对方电话号码，并等待对方回答

。 ⑤ 双方进行通话。 ⑥ 通话结束后，由收方先按启动键。 ⑦ 当听到收方的应答信号时，按启动键，开始发送文件

。 ⑧ 挂上话机，等待发送结束，若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。

（ 3 ）发送操作时的几点注意事项 ① 若按下“停止”（ STOP）键时，发送马上停止，这

时卡在传真机中的原稿，不能用手强行抽出，只能掀开盖板取出。

② 在发送报文期间，不允许强抽原稿，否则会损坏机器和原稿。

③ 当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（ STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作。

④ 若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。

4. 接收方式 （ 1 ）自动接收 （ 2 ）人工接收 5. 查询方式 查询方式是指在发方已经放置好文件原稿及按下“查询”键的情况下，由收方控制发方自动发送文件的过程。

（四）传真机日常使用中常见的问题及排除方法 1. 传真机打印时记录纸全白 如果使用的传真机是热感式传真机，则有可能是记录纸正反面安装错误，可将记录纸反面放置再重新试试。

2. 纸张无法正常馈出 检查进纸器部分是否有异物阻塞、原稿位置扫描传感器是否失效、进纸滚轴间隙是否过大等。

3. 电话正常使用时无法收发传真 如果电话与传真机共享一条电话线，可以检查电话线是否连接错误。可以将电信局电话线插入传真机标示“ LINE”插孔，将电话分机插入传真机标示的“ TEL”插孔。

4. 机器卡纸 如果发生卡纸，在取纸时要注意，只可扳动传真机说明书

上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。而且尽可能一次将整纸取出，注意不要把破碎的纸片留在传真机内。

5. 传真或打印时纸张出现黑线或白线 如果是 CCD 传真机，可能是反射镜头脏了。 6. 传真机功能键无效 如果传真机出现功能键无效的现象，首先应检查按键是否被锁定，然后检查电源，并重新开机让传真机再一次进行复位检测，以清除某些死循环程序。

7. 接收到的传真字体变小 一般传真机会有压缩功能将字体缩小以节省纸张，但会与原稿的版面不同，可参考使用手册将“省纸功能”关闭或恢复出厂默认值即可。

8. 接通电源后报警声响个不停 检查纸仓里是否有记录纸，且记录纸是否放置到位；纸仓盖、前盖等是否打开或合上时不到位；各个传感器是否完好；主控电路板是否有短路等异常情况。

9. 更换耗材后传真或打印效果差 可以检查磁棒两旁的磁棒滑轮是否在使用张数超过十五万张后还没更换过。

（五）传真机的维护 1. 不要频繁地开机 2. 雷雨天气注意防止雷击 3.不要随意更换电源线 4. 不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用  5. 不要使用非标准的传真纸 6. 合纸舱盖的动作不宜过猛 7. 有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送

8. 不要把传真机当作复印机来使用

（一）扫描仪的基本知识 扫描仪的分类 扫描仪种类繁多，根据扫描介质和用途的不同，目前市面

上的扫描仪大体上分为平板式扫描仪、名片扫描仪、底片扫描仪、馈纸式扫描仪和文件扫描仪。除此之外，还有手持式扫描仪、鼓式扫描仪、笔式扫描仪、实物扫描仪和 3D 扫描仪。

任务 4 ：扫描仪的维护与使用

（二）扫描仪的安装 步骤一：将扫描仪驱动盘放入电脑光驱内。 步骤二：执行完该文件后，再把扫描仪连接电脑。稍等片刻，听到扫描仪发出吱吱两声响（扫描头伸出来后又缩回的动作的声音），这个时候扫描仪就自检完毕。扫描仪安装完毕，就可以正常工作了。

（三）扫描仪的扫描程序 步骤一：接通电源，开机 步骤二：打开上盖，将原稿放置在原稿台上。

步 骤 三： 在“ 开 始 / 程 序 ” 菜 单 点 击“ CANON”

步骤四：进入扫描界面，点击“ Scan-1”进行扫描设置

步骤五：如果扫描图片，要根据原稿的清晰程度，设置扫描的像素或者清晰度；设置文件保存的文件名、文件类型（ jpg）和保存地点。

步骤六：点击“扫描”按钮开始扫描。

步骤七：对扫描的图片进行处理和保存。

步骤八：如果扫描文字或表格，要安装文字识别系统（ OCR ）。

步骤九：将原稿放置在原稿台上。

步骤十：在“开始”菜单中点击“尚书七号”，进入文字或者表格扫描界面。

步骤十一：预览扫描效果。 步骤十二：进行扫描。 步骤十三：对扫描对象进行

识别。 步骤十四：将识别好的扫描材料输出到指定位置或指定文件夹。

步骤十五：选择保存类型（文字： rtf ，表格： excel）。

步骤十六：取出原稿，关机，切断电源。

（四）扫描仪使用注意事项 1. 不要经常插拔电源线与扫描仪的接头 2. 不要随意热插拔数据传输线 3. 不要中途切断电源 4. 长时间不用时要切断电源 5. 不要在靠窗的位置使用扫描仪 6. 放置物品时要一次定位准确 7. 不要在扫描仪上面放置物品 8. 注意机械部分的保养

第二节 数码相机和摄像机的使用与维护

数码相机和摄像机在现代机关和企事业单位办公中运用比较普遍，它们是拍摄和保存影像资料的设备。通过本节的学习，学生要掌握数码相机和摄像机的基本操作方法。

（一）数码相机的分类 1. 单反数码相机

2. 卡片数码相机

3. 长焦数码相机

任务 1 ：数码相机的使用与维护

（二）数码相机的使用步骤 步骤一：将充好电的电池安装在数码相机上，并打开电源

。 步骤二：检查存储卡。打开电源后，应检查相机内是否已

经装有存储卡。 步骤三：确认拍摄模式。 步骤四：设置分辨率。 步骤五：设置图像质量。 步骤六：进行拍摄。 步骤七：将数码相机与计算机连接，把拍摄的照片转存到

计算机中。 步骤八：根据需要，利用图像处理软件对拍摄的图片进行

处理。

（三）数码相机的日常养护 1. 镜头清洁 2. 电池充电 3. 闪光灯养护 新购或长久没使用的闪光灯，应事先让闪光灯静置充电几分钟，然后反复数次充电、放电，使闪光灯内的电容恢复正常功能。达不到规定的指数，会使胶卷感光不足。

（四）数码相机存放的注意事项 1. 在室内不要将相机放在靠近热辐射源等容易受热的地方。

2. 数码相机的存放要注意防潮、防尘、防震。 3. 暂时不拍照时，要盖好镜头盖。 4. 如果长时间不使用相机，要将电池、闪存卡取出，并放在阴冷干燥的地方保存。

5. 闪光灯每次用毕，最后应充足电，取出电池保存。

（一）摄像机的分类 1. 依成像色彩划分 （ 1 ）彩色摄像机： （ 2 ）黑白摄像机： 2. 依摄像机分辨率划分 （ 1 ）影像像素在 25 万（ pixel ）左右、彩色分辨率

为 330 线、黑白分辨率在 420 线左右的低档型。 （ 2 ）影像像素在 25 万～ 38（ pixel）万之间、彩色

分辨率为 420 线、黑白分辨率在 500 线左右的中档型。 （ 3 ）影像像素在 38 万（ pixel）以上、彩色分辨率大

于或等于 480 线、黑白分辨率在 570 线以上的高档型。

任务 2 ：摄像机的使用与维护

3. 依摄像机灵敏度划分 （ 1 ）普通型：正常工作所需照度为 1lux ～ 3lux

。 （ 2 ）月光型：正常工作所需照度为 0.1lux 左右。 （ 3 ）星光型：正常工作所需照度为 0.01lux 以下。 （ 4 ）红外照明型：原则上可以为零照度，采用红外光源

成像。

（二）摄像机的使用步骤 步骤一：检查摄像机的各个部位，电池、录像带、寻像器

、各个开关按钮、工作指示灯是否正常等。 步骤二：开机检查摄像机的镜头。 步骤三：装录像带。 步骤四：对准被摄物体，调整摄像机的光圈和焦距。 步骤五：在拍摄的过程中不要将镜头或寻像器对准强烈的灯光或阳光，因为摄像管对光线比较敏感，会影响拍摄效果。

步骤六：当拍摄完之后，应按与开机的工作程序相反的方向关机，锁紧各个按钮，盖上镜头盖，并将摄像机放回原处。

步骤七：拍摄结束。

（三）摄像机的保养与维护 1. 注意镜头的保养与维护 2. 注意磁头的清洁 3. 注意带仓内部件的清洁 4. 对零件定期更新并调整参数 5. 保持外壳的清洁 6. 电池的保养

本章练习与实训— P226-P227

第六章

计算机安全与维护

第一节 计算机安全知识

一、注意密码的安全 不要使用简单的密码，不要简单地用生日、单词或电话号码

作为密码，密码的长度最好要八个字符以上，包含数字、大小写字母和键盘上其他字符的混合。对于不同的网站和程序，要使用不同口令，以防止被黑客破译。要记录好 ID 和密码以免忘记，但不要将记录存放在上网的电脑里。不要为了下次登录方便而保存密码，要经常更改密码，不要随意向他人透露密码。

二、注意电子邮件的安全 不要轻易打开电子邮件中的附件，更不要轻易运行邮件附件中的程 序，除非知道信息的来源。

不要在网络上随意公布或者留下您的电子邮件地址，可以去转信站申请一个转信信箱，因为转信信箱是不怕被炸的。

在 E-mail 客户端软件中要限制邮件大小和过滤垃圾邮件，尽量使用远程登录的方式来预览邮件，最好申请数字签名，打开邮件附件时要先用防病毒软件和专业清除木马的工具进行扫描。

三、注意 IE 的安全 对于使用公共机器上网的网民，一定要注意 IE 的安全性。因为 IE的自动完成功能在给用户填写表单和输入 Web 地址带来一定便利的同时，也给用户带来了潜在的泄密危险，最好禁用 IE 的自动完成功能。

四、注意即时交流软件的安全 使用即时交流软件的时候，最好设置为隐藏用户，以免别有用心者使用一些专用软件查看到使用者的 IP 地址，然后采用一些针对 IP 地址的黑客工具对使用者进行攻击。

五、要防止特洛伊木马侵袭 不要轻易安装和运行从那些不知名的网站（特别是不可靠的 FTP站点）下载的软件和来历不明的软件，也不要让他人随意在自己的计算机上安装软件。

六、定期升级电脑的系统 软件的开发商会把补丁公布，以便用户补救这些漏洞。建议用户订阅关于这些漏洞的邮件列表，以便及时知道这些漏洞后打上补丁，以防黑客攻击。当然最好使用最新版本的浏览器软件、电子邮件软件以及其他程序，但不要用测试版本。

七、安装防火墙 不要在没有防火墙的情况下上网。如果使用的是宽带连接，例如 ADSL 或者光纤，在任何时候都会连上 Internet，这样，使用者就很有可能成为黑客的目标。最好在不需要的时候断开连接。八、禁止文件共享 在非设共享不可的情况下，最好为共享文件夹设置一个密码，否则公众以及竞争对手将可以自由访问那些共享文件。

第二节 计算机病毒及防治一、什么是计算机病毒 “计算机病毒”是某些人利用计算机软硬件所固有的脆弱性编制的具有特殊功能的程序。因为它与生物医学上的“病毒”同样具有传染和破坏的特性，所以其名称就引申自生物医学上的“病毒”概念。

二、计算机病毒的类型和特点（一）计算机病毒的类型 按计算机病毒对计算机影响程度的不同，可分为

良性病毒和恶性病毒。 1. 良性病毒只具有传染的特点，或只会干扰系统的运行，而不会破坏程序或数据信息。

2. 恶性病毒则具有强大的破坏能力，能使计算机系统瘫痪，数据信息被删除，甚至能破坏硬件部分。

（二）计算机病毒的特点 1. 攻击破坏性 2. 寄生变形性 3. 传播感染性 4. 隐蔽潜伏性下面介绍两个比较常见的病毒程序：特洛伊木马程序和蠕虫程序。

特洛伊木马程序通常被用于进行破坏或者对某个系统进行恶意操作，但是表面上伪装成良性的程序，它们同样能对计算机造成严重损害。与一般病毒不同的是，特洛伊木马不能对自身进行复制。

蠕虫程序能对自身进行复制。但是，与其他病毒在文件之间进行传播不同，它们是从一台计算机传播到另一台计算机，从而感染整个系统。

三、计算机病毒的发展过程 计算机病毒的发展可分成以下几个阶段，这几个阶段并不是按严格的时间顺序划分的。

（一） DOS 引导阶段 20 世纪 80 年代中后期，计算机病毒主要是引导型病毒，具有代表性的是“小球”病毒和“石头”病毒。

（二） DOS 可执行阶段 1989 年，可执行文件型病毒出现，它们利用 DOS 系统加载执行文件的机制工作，代表性的病毒有“耶路撒冷”“星期天”等。

（三）伴随、批次型阶段 伴随型病毒是利用 DOS 加载文件的优先顺序进行工作的。具有代表性的是“金蝉”病毒，它感染 EXE 文件时生成一个和 EXE 同名的扩展名为 COM 的伴随体；它感染 COM 文件时，修改原来的 COM 文件为同名的 EXE 文件，再产生一个原名的伴随体，文件扩展名为 COM。这样，在 DOS 加载文件时，病毒就取得控制权。

（四）幽灵、多形阶段 幽灵病毒每感染一次就产生不同的代码；多形病毒是一种综合性病毒，它既能感染引导区又能感染程序区，多数具有解码算法，一种病毒往往要两段以上的子程序方能解除。

（五）生成器、变体机阶段 具有代表性的是“病毒制造机” VCL，它可以在瞬间制造出成千上万种不同的病毒，查解时就不能使用传统的特征识别法，需要在宏观上分析指令，解码后查解病毒。

（六）网络、蠕虫阶段 随着网络的普及，病毒开始利用网络进行传播，它们只是以上几代病毒的改进。在非 DOS 操作系统中，“蠕虫”是典型的代表，它不占用除内存以外的任何资源，不修改磁盘文件，利用网络功能搜索网络地址，将自身向下一地址进行传播，有时也在网络服务器和启动文件中存在。

（七） Windows 阶段 随着 Windows 操作系统的日益普及，利用 Windows

进行工作的病毒开始发展，它们修改系统文件，典型的代表是 DS.3873。

（八）宏病毒阶段 随着 Microsoft Word功能的增强，使用 Word宏语言也可以编制病毒。这种病毒使用类 Basic 语言编写，容易感染 Word 文档文件。在 Excel 和 AmiPro 出现的相同工作机制的病毒也归为此类。

（九）互联网阶段 随着互联网的发展，各种病毒也开始利用互联网进行传播

，携带病毒的邮件越来越多，如果不小心打开了这些邮件，机器就有可能中毒。

五、计算机病毒的防范 预防病毒，要注意做好以下几点： （一）避免多人共用一台计算机 （二）杜绝使用来源不明的软件或盗版软件 （三）及时备份 （四）提前进行系统检查 （五）定期对计算机进行病毒检查

第三节 常用杀毒软件的使用

目前流行的杀毒软件种类较多，如瑞星、江民、金山毒霸、卡巴斯基等。本节介绍瑞星和江民两种杀毒软件的安装与使用。

一、瑞星杀毒软件的安装与使用（一）安装瑞星杀毒软件 步骤一：开始安装 步骤二：安装项目选择 步骤三：屏幕显示欢迎信息 步骤四：确认最终用户许可协议 步骤五：输入产品序列号和用户 ID 步骤六：选择安装的组件 步骤七：选择目标文件夹 步骤八：选择开始菜单文件夹 步骤九：确认安装信息 步骤十：系统内存扫描 步骤十一：程序安装

（二）使用瑞星杀毒软件 步骤一：双击桌面瑞星图标快捷方式，或者点击开始菜单图标，进入程序，点击瑞星杀毒软件，启动瑞星杀毒软件。

步骤二：选择工作方式 步骤三：瑞星软件进行杀毒

二、江民杀毒软件的安装与使用（一）安装江民杀毒软件 步骤一：开始安装 步骤二：安装杀毒软件 步骤三：确认安装路径，点击“下一步”，确认安装信息。

步骤四：文件复制完毕后，单击“完成”按钮结束安装。

步骤五：激活杀毒软件。

（二）使用杀毒软件 进入江民杀毒软件标准界面，可以对杀毒软件进

行个性设置，如设置扫描速度、定时扫描等功能。江民杀毒软件使用界面，可参考瑞星杀毒软件的使用进行操作。

思考与练习 1. 什么是计算机病毒？它的特点是什么？结合实际谈谈它的危害有哪些。

2.“特洛伊木马”病毒的特征是什么？怎样防治它？

3.“蠕虫”病毒的特征是什么？怎样防治它？ 4. 常用的杀毒软件有哪些？试比较其优劣。