6. normas que regulan la conservación de documentos

NORMAS QUE REGULAN LA CONSERVACION DE DOCUENTOS

Normas que regulan la conservación de documentos

Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:


- Por imperativo legal: Art. 30 Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial


- Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.


Las funciones de archivo son:

Guardar, conservar y custodiar la información

Facilitar rápida y cómodamente la documentación

Constituir un centro activo de información

Cumplir con las disposiciones legales


Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales

- Libros obligatorios:

Reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y libro de actas




- Libros auxiliares:


Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes).


No son obligatorios, pero al ser auxiliares suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo



- Libros registro:

Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.


Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión


Documentación Mercantil:

- Conservarse durante seis años: las facturas: debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original.

- Se incluye la documentación relacionada con los impuestos de cada actividad empresarial



- Documentación de carácter interno: No afectos por la obligatoriedad, se conservan el tiempo que considere oportuno y después destruye.



- Documentos especiales: Escrituras propiedad, estatutos fundacionales, certificados de inscripciones oficiales, se conservan de manera indefinida


Documentación Socio-Laboral

- Se conservan durante seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el libro de Visitas

- Se conservan durante cinco años: Contratos de trabajo, justificantes de pago de salarios y liquidación de seguros sociales


Destrucción de los documentos

Dado el elevado numero de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que almacenamiento implicaría un coste adicional.


La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además, así se respeta la Ley Orgánica Protección de Datos


6. normas que regulan la conservación de documentos

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