Пам’ятка „Облік документів в архівних ... · web viewtitle...

АРХІВНИЙ ВІДДІЛ ЖДАНІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИАРХІВНИЙ ВІДДІЛ КІРОВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

Пам’ятка з обліку документів в архівних підрозділах

підприємств, установ, організацій

ПОГОДЖЕНОПротокол науково-методичної ради держархіву Донецької областівід 22.09.2011 № 8

2011

Дана пам’ятка розроблена на підставі Правил роботи архiвних пiдроздiлiворганiв державної влади, мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ i органiзацiй (далі - Правила), з метою практичної допомоги в організації роботи з облiку документiв архівних підрозділів підприємств, установ, організацій. На прикінці цієї Пам’ятки надані додатки-зразки заповнення основних та допоміжних облікових документів.

1.Організація роботи з обліку документів архівуДо архівів щорічно надходять від структурних підрозділів установи документи

постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, вибувають документи постійного зберігання до державного архіву, створюються нові архівні фонди, вдосконалюється внутріфондова систематизація.

Рух архівних документів, тобто зміни, що відбуваються з ними, фіксується в облікових документах архіву. Облiку пiдлягають усi документи, що зберiгаються в архiвi, а також описи справ.

Облiк документiв архiву здiйснюється за архiвними фондами (колекцiями), описами та справами.

Записи до облікових документів вносяться керiвником архiву (відповідальним за архів).

Усi облiковi документи повиннi зберiгатися в робочiй кiмнатi керiвника архiву (особи, вiдповiдальної за архiв) в шафах (сейфах), що опечатуються.

Користування обліковими документами здiйснюється в примiщеннi архiву тiльки в присутностi керiвника архіву (відповідального за архів).

Облік документів архіву ведеться за основними та допомiжними реєстрацiйними формами.

Перелік основних облікових документів визначається Правилами і є обов’язковим для архіву.

Необхідність ведення допоміжних облікових документів визначається кожним архівом самостійно.

2.Основні облікові документи архіву: - книга облiку надходження та вибуття документiв архіву;

- список фондiв;- описи справ.

2.1.Книга облiку надходження та вибуття документiв архівуЩойно документи потрапляють до архіву або вибувають із нього, вони обліковуються

в книзi надходження та вибуття документiв архіву (додаток 1), де вказуються такі дані: графа 1 - № запису. Кожне надходження або вибуття документiв одержує самостiйний

порядковий номер. Нумерація ведеться в межах одного року;графа 2 - дата надходження або вибуття документiв;графа 3 - найменування установи, структурного підрозділу, державного архіву, звідки

надійшли (або вибули ) документи, їх крайні дати;графа 4 - назва, номер та дата документа на підставі якого відбулися надходження або

вибуття документів. Підставою для внесення даних до книги є акти та інші документи оперативного

характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ.Акти складаються за результатами робіт з документами й фіксують підсумки цих

робіт. Датою акту вважається дата затвердження його керівником пiдприємства, установи

або органiзацiї.графи 5, 6, 7 - кількість справ, що надійшли, за строками зберігання;графи 8, 9, 10 - кількість справ, що вибули, за строками зберігання;

2

графа 11 - примітки, можна вказувати стан документів (в упорядкованому, неупорядкованому), внесено документи в опис справ або ні.

По закiнченнi календарного року в книзi надходження та вибуття документiв укладається пiдсумковий запис про кiлькiсть справ, що надiйшли, та тих, що вибули, а також про кiлькiсть фактично наявних на зберiганнi справ.

Книга облiку надходження та вибуття документiв є пiдставою для складання паспорта архiву установ, документи яких передаються на постiйне зберігання.

Паспорт архiву установи (додаток 2) призначений для сумарного облiку справ постiйного, тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання та з особового складу, що мiстяться в архiвi.

Крiм того, у паспортi наводяться вiдомостi про примiщення архiву та його працiвникiв.

Паспорт архiву складається щорiчно в двох примiрниках, один з яких надсилається вiдповiднiй державнiй архiвнiй установi, архiвному вiддiлу мiської ради не пiзнiше 1 грудня року, за який вiн складений, а другий залишається в архiвi.

2.2.Список фондiвУВАГА! Список фондiв (додаток 3) ведеться в архiвi, де зберiгаються два i бiльше

фондiв (колекцiй). Архiвний фонд (колекцiя) вноситься в список фондiв пiд час першого надходження

документiв до архiву. Кожному фонду, що приймається вперше, присвоюється черговий номер за списком

фондiв у хронологiчнiй послiдовностi його надходження. Номер, присвоений фонду за списком фондів, є його обліковим номером, зберігається

за ним в усіх облікових документах.УВАГА! Кожний фонд вноситься до списку лише один раз. Номери вибулих фондiв

новим фондам не присвоюються.Архiвний фонд вноситься до списку фондiв пiд своєю повною i скороченою назвою. Для дiючої установи назвою фонду буде останнє офiцiйне найменування установи на

дату надходження документiв до архiву, для лiквiдованої - останнє на дату лiквiдацiї.У разi вилучення фонду зi списку пiсля передачі всiх документiв фонду до iншої

установи або державної архiвної установи, архiвного вiддiлу мiської ради, повного вилучення документiв для знищення тощо в списку зазначається причина вибуття фонду та назва, дата i номер документа, що став пiдставою для виключення фонду зi списку.

Наприкiнцi кожного календарного року в списку фондiв оформлюється пiдсумковий запис, у якому вказуються кiлькiсть фондiв, що перебувають на зберiганнi, та вiльнi номери фондiв, якщо вони є.

2.3.Опис справОписи справ (додаток 4) є первинним облiковим документом для iндивiдуального та

сумарного облiку справ окремо постiйного, тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання та з особового складу.

Iндивiдуальний облiк здiйснюється шляхом закрiплення за кожною справою окремого номера. Сумарний облiк справ закрiплюється у пiдсумковому запису до опису.

Кожна змiна загальної кiлькостi справ в опису, пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, позначається в пiдсумковому запису з посиланням на вiдповiднi виправдувальнi документи.

У разi вибуття справ з опису в графi "Примiтка" проти кожної справи, що вибула, робиться позначка "вибула".

Описи справ структурних пiдроздiлiв установи є основними облiковими довiдниками до документiв структурних пiдроздiлiв аж до укладання рiчного роздiлу зведеного опису справ установи.

3

Нумерацiя описiв справ постiйного зберiгання проводиться у валовому порядку, починаючи з N 1. Номер вибулого опису iншим описам не присвоюється.

Описи справ тривалого (понад 10 рокiв) зберiгання нумеруються валовою нумерацiєю з доданням до неї лiтерного iндекса "Т" (тимчасовий строк зберiгання).

Описи справ з особового складу нумеруються валовою нумерацiєю з доданням до неї iндекса "ОС" (особовий склад).

2.4.Номенклатура справНоменклатура справ установи є основним облiковим довiдником на справи

тимчасового (до 10 рокiв) зберiгання. При цьому пошуковим iндексом для них буде скорочення "НВ" (номенклатура вiдомча), через тире - чотири цифри дiловодного року та порядковий номер справи.

2.5.Справа фонду На кожний фонд (колекцiю), що зберiгається в архiвi, заводиться справа фонду.

У справу фонду включаються всi документи, що вiдображають iсторiю фондоутворювача та iсторiю його архiвного фонду: iсторична довiдка про фондоутворювача i про фонд; характеристика складу i змiсту його документiв; створення облiкового i довiдкового апарату; створення фонду користування, перевiряння наявностi справ; акти про змiни в обсягах i складi документiв фонду; листування тощо.

Усi документи в справi фонду систематизуються за хронологiєю дат їх укладання, нумеруються в мiру надходження нових документiв та пiдшиваються.

Справа фонду вiдкривається внутрiшнiм описом (додаток 5). Кожний новий документ справи фонду вноситься до нього з посиланнями на тi чи iншi аркушi справи фонду.

3.Допоміжні облікові документи архіву:

3.1.Книга видавання справ у робочі приміщення установи Видавання справ з архіву в тимчасове користуванняструктурним підрозділам установи оформляються замовленнями (додаток 7) і реєструється в книзі видавання справ у робочі приміщення установи (додаток 6).

3.2.Книга обліку видавання документів у тимчасове користування Видавання справ з архіву в тимчасове користування

іншим установам оформляються актами (додаток 9) і реєструється в книзі обліку видавання документів у тимчасове користування (додаток 8).

Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим установам складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий видається замовнику. Акт підписується керівниками установ, що передають та одержують документи, та скріплюється гербовими печатками. Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

Документи Національного архівного фонду видаються длякористування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищуєодного місяця. Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасовекористування на строк до шести місяців.

4.Перелік додатків 1.Книга надходження та вибуття документiв архіву.

2.Паспорт архiву установи. 3.Список фондів.

4.Опис справ.

4

5.Внутрiшнiй опис справи фонду.6.Книга видавання справ у робочі приміщення установи.7.Замовлення на видачу справ з архіву в тимчасове користування.

8.Книга обліку видавання документів у тимчасове користування.9.Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим установам.

5.Список використаної літератури 1.Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого

самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (із змінами).

2.Методические рекомендации по организации работы трудового архива (учет документов, оформление планово-отчетной документации). Донецк. 2003.

3.Методичні рекомендації по проведенню паспортизації та оформленню її результатів в архівних підрозділах установ, організацій і підприємств, документи яких віднесені до НАФ. Донецьк. 2003.

4.Методичні рекомендації щодо складання інструкції з обліку документів в архівному відділі міської ради та райдержадміністрації. Донецьк. 2009.

5

Кіровська міська центральна лікарня Додаток 1 (найменування установи)

Книга облiку надходження та вибуття документiв архiву Почата: 12.04.1987 Закiнчена ___________

№з/п

Дата надходження або вибуття

Найменування установи, структурного підрозділу, державної установи, архівного відділу міської ради,

звідки надійшли (куди вибули) (вибуття)

документи, їх крайні дати

Назва, номер і дата документа, що підтверджує

надходження документів

Надходження документів Вибуття документів Примітка

кількість справ кількість справ

постійного зберігання

тривалого (понад 10

років) зберігання

з особового

складу

постійного зберігання

тривалого (понад 10

років) зберігання

з особового

складу

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11...

1 12.04.2010 Хірургічне відділення за 2009 рік

акт приймання-передавання

документів від 12.04.2010

18 в упорядкованому стані за

номенклатурою справ на 2009 рік

2 12.04.2010 Бухгалтеріяза 2008 рік



2 3 в упорядкованому стані за описами

справ за 2004-2008 роки

3 21.05.2010 Архівний відділ Кіровської міської ради

за 2004 рік



40 в упорядкованому стані за описом №1 -пр. справ пост.зб.за 2004-2008 роки

…

Разом у 2010 роцi надiйшло: 64 (шістдесят чотири) справи (цифрами i лiтерами) вибуло: 40 (сорок) справ (цифрами i лiтерами)Усього на 01.01.2011 на зберіганні знаходиться 456 справи: постійного зберігання - 253 справи, тривалого (понад 10 років) зберігання - 80 справ, з особового складу - 123 справи.

6

Керiвник архiву(особа, ________ М.П.Кошкарьова вiдповiдальна за архiв) (пiдпис) (розшифровка пiдпису)Дата Зразок заповнення книги облiку надходження та вибуття документiв архiву

7

Додаток 2

Статистична звітністьФорма №4 архів загальнийЗатверджена наказом Головархіву України від 29.09.1993 №44Поштова - річнаНадсилається установами, організаціями, підприємствами відповідальному державному архіву до 1 грудня поточного року

Кому надсилається Архівний відділ Кіровської міської ради

Ким надсилається Архів Кіровської центральної міської лікарні

ПАСПОРТархівного підрозділу установи, організації, підприємства

Найменування установи,органiзацiї, пiдприємства та їх

пiдпорядкованiсть

Дата створення установи, |органiзацiї, пiдприємства

Кіровська центральна міська лікарня 19871.Відомості про документи

№з/п

Назва показників Кількість Крайні дати

1 Фондів 1 1987-20082 Справ 4563 Постійного зберігання 253 1987-2008

з них:4 Унесених в описи, що затверджені ЕПК 203 1987-20065 Що зберігаються понад установлені

строки-

6 З особового складу 203 1987-2008з них:

7 Унесених в описи 180 1987-2006

2. Вiдомостi про примiщенняПлоща

архівосховища в кв.м.

Ступень завантаженості

в %

Коротка характеристика приміщення

Наявність робочих кімнат, читального залу

30 90 на 4 поверсі, двері ізольовані металом,

обладнано метал. стелажами, охоронна

сігналізація.

1

3.Відомості про кадриКількість штатних

працівниківПрізвище, ім’я

по-батьковіОсвіта, фах Стаж роботи

1 Кошкарьова М.П. середнє спеціальне 10 роківм.Кіролвське, вул..Шахтарська, 46, телефон: 6-36-03

8

(адреса та номер телефону установи)

Керiвник архiву(особа, ________ М.П.Кошкарьова вiдповiдальна за архiв) (пiдпис) (розшифровка пiдпису)22.11.2009

Зразок заповнення паспорту архівного підрозділу установи, організації, підприємства

9

Додаток 3ВАТ «Шахта «Комсомолець Донбасу»

СПИСОК ФОНДІВ АРХІВУ

Почато - 16.03.1982 Закінчено ______________

10

Продовження додатку 3

№ фонду

Назва фонду Дата першого

надходження

Відмітка про вибуття фонду Приміткикуди вибув дата і номер

документа, на підставі якого

фонд вибув1 2 3 4 5 61 ВАТ «Шахта «Комсомолець

Донбасу»16.03.82

2 шахта «Стожковська» 15.06.843 ш/у «Орджонікідзе» тресту

«Чистковмествугілля»15.06.84 ГП

«Шахтерск антрацит»



На 01.01.2011 до списку включенi фонди з N 1 до N 3

Усього зберiгається в архiвi 2 (два) фонди. (цифрами i лiтерами)

Номери вiльнi: __3________________ Керiвник архiву (особа, ________ О.В.Астахова вiдповiдальна за архiв) (пiдпис) (розшифровка пiдпису)

02.01.2011 Дата

Зразок заповнення списку фондів

11

Додаток 4КІРОВСЬКА МІСЬКА РАДАМІСЬКЕ ФІНАНСОВЕ УПРАВЛІННЯм.Кіровське Донецької обл.

Фонд №___________ОПИС № 1справ постійного зберігання

за 1987 - 2005 роки

12


КІРОВСЬКА МІСЬКА РАДАМІСЬКЕ ФІНАНСОВЕ УПРАВЛІННЯм.Кіровське Донецької обл.

16.09.1987 - 25.06.1997 Фінансовий відділ Кіровської міської Ради народних депутатів

25.06.1997 - 27.03.2002 Фінансовий відділ Кіровської міської ради

27.03.2002 - Міське фінансове управління Кіровської міської ради

Фонд №___________ОПИС № 1справ постійного зберігання

за 1987 - 2005 роки

13


ПЕРЕДМОВА

Згідно Розпорядження Верховної Ради Української РСР від 12.08.87 місту Кіровське надано статус міста обласного підпорядкування. Розпорядженням Ради Міністрів Української РСР від 04.09.87 № 506 Р, рішенням виконкому Донецької обласної Ради народних депутатів від 14.09.87 №366, рішенням Кіровської міської ради народних депутатів від 16.09.87 створено в структурі Кіровської міської ради фінансовий відділ.

Рішенням Кіровської міської ради народних депутатів від 25.06.1997 „Про міську раду та її виконавчий комітет” було перейменовано Кіровську міську раду народних депутатів в Кіровську міську раду.

Рішенням Кіровської міської ради від 27.03.2002 № 111/ХХУ111-03, за погодженням з Головним фінансовим управлінням Донецької обласної державної адміністрації, Кіровський міський фінансовий відділ перейменовано на міське фінансове управління Кіровської міської ради.

Міське фінансове управління входить до структури Кіровської міської ради, підпорядковується міському голові та керівнику Головного фінансового Управління у Донецькій області.

Основними функціями міського фінансового управління Кіровської міської ради є:

- організація роботи по складанню проекту міського бюджету; - забезпечення захисту фінансових інтересів та фінансових прав підприємств,

установ і організацій;- складання помісячного розпису доходів і видатків міського бюджету;- здійснення контролю за виконанням міського бюджету;- ведення обліку виконання міського бюджету і обліку змін, що вносяться до

затверджених призначень по доходах і видатках міського бюджету;- розгляд квартальних та річних звітів про виконання бюджету міста;- здійснення контролю за правильністю проведення виплат і відшкодування

за рахунок місцевого бюджету;- підготовка пропозицій щодо встановлення на території міста додаткових

місцевих податків і зборів;- здійснювання фінансування в межах наявних фінансових ресурсів у

бюджеті;- участь в реалізації програм та проектів щодо соціально-економічного

розвитку міста в межах територіальної громади.

У 1991 році було упорядковано документи постійного строку зберігання за 1987 - 1990 роки, складено опис № 1 на 39 справ. У 1997 році складено опис №1-продовження за 1991 - 1993 роки, до опису внесено 19 справ, у 2005 році - опис №1-продовження за 1994 - 2003 роки, до опису внесено 27 справ.

У 1992 році документи фінансового відділу вперше надійшли на держзберігання. За 1991 - 1999 роки надішли на держзберігання 35 одиниць за 1987 - 1990 роки. У 1999 році у зв’язку з включенням фінансового відділу у список № 2 документи передано до архіву фінансового відділу.

14


У 2006 році протоколом № 3 ЕПК Держархіву Донецької області міське фінансове управління Кіровської міської ради включено до списку № 1 – джерел формування НАФ, які передають документі до архівного відділу Кіровської міської ради.

У 2008 році проведено експертизу цінності документів та перероблено описи міського фінансового управління за 1987 – 2003 роки. До опису №1 справ постійного строку зберігання міського фінансового управління за 1987-2005 роки було внесено 115 справ.

До опису увійшли наступні документи: накази начальника фінансового управління з основної діяльності, зведений бюджет міста та пояснювальна записка до нього, зведений річний звіт про виконання бюджету міста та пояснювальна записка до нього, зведений річний кошторис бюджетних установ м.Кіровське з розрахунками та бюджетними обґрунтуваннями; зведений річний звіт по мережі, штатам та контингентам бюджетних установ (з 2003 року), річні розписи доходів та витрат міського бюджету (з 2003 року),зведені річні звіти про суми податкового боргу по податках і зборам (по обов'язковим платежам) у бюджети та цільові фонди (недоїмка) (з 2004 року), зведені річні звіти про суми переплати по податках і зборам (по обов'язковим платежам) у бюджети та цільові фонди (переплата) (з 2004 року), зведені річні звіти про суми нарахування податків і зборів (по обов'язковим платежам) у бюджети та державні цільові фонди (з 2004 року). Так як ці документи не були внесені до номенклатури за 2003-2005 роки, індекс цих справ у опису відсутній.

Вибірковий склад документів розкриває виконання бюджету за видатками, ефективність витрачання коштів, стан заборгованості, економічний розвиток міста аналіз надходження податків та зборів по бюджету. За цими документами можна відслідкувати вплив фінансування на розвиток бюджетних установ міста Кіровське.

Накази начальника з основної діяльності за 1991-1993, 1994-1997, 1999, 2000 роки до опису не ввійшли (акти про нестачу архівних справ № 1 від 06.09.2005, № 2 від 14.12.2005).

У зв’язку з тим, що фінансовий відділ створено у кінці 1987 року, за цей період відклалися документи тільки бюджетного відділу, накази начальника з основної діяльності за 1987 рік відсутні.

У справі № 85 накази начальника фінансового управління з основної діяльності за 2005 рік порушено нумерацію наказів.

Останньою справою до опису внесені описи справ постійного зберігання міського фінансового управління за 1987-1990, 1991-1993, 1994-2003 роки.

Справи систематизовані за хронологічним принципом, упорядковані згідно вимогам Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, назви справ розкривають їх внутрішній зміст.

До опису складено довідковий апарат: титульний аркуш, передмова та засвідчуваний напис.

15

Начальник архівного відділу О.І.КарабутПродовження додатку 4

ЗАТВЕРДЖУЮНачальник міського фінансовогоуправління Кіровської міської ради________________ Т.А.Шейченко«______»______________ 200 р.

Фонд №ОПИС № 1справ постійного зберіганняза 1987 - 2005 роки

КІРОВСЬКА МІСЬКА РАДАМІСЬКЕ ФІНАНСОВЕ УПРАВЛІННЯ

№з/п

Індекс справи(тому, час-

тини)

Заголовок справи(тому, частини)

Дата справи

(тому, частини)

Кіль-кість

аркушів у справі (тому,

частині)

При-міт-ка

1 2 3 4 5 61987 рік

1 02/09 Штатні розписи, річні кошториси Кіровських будинків-интернатів №1 та №2

1987 122 вибула

2 02/09 Штатний розпис, річний кошторисЖданівської міської лікарні

1987 86вибула

3 02/09 Штатний розпис, річний кошторис Жданівської міської психлікарні


4 02/09 Штатний розпис, річний кошторис Кіровської міської лікарні


5 02/09 Штатний розпис, річний кошторис Кіровського виконкому


6 02/09 Штатний розпис, річний кошторис Жданівського виконкому


… … … … …2005 рік

114 01/09 Кошторис адміністративно-господарської діяльності Кіровського міського центру соціальної служби для молоді, територіального центру соціального обслуговування пенсіонерів та одиноких непрацездатних громадян, дитячої музичної школи, культурно-доззвіллєвого

2005 109

16

комплексу, Кіровської міської бібліотеки для дорослих, Кіровської міської бібліотеки для дітей, комунального підприємства саночистки і благоустрою

У цей розділ опису включено 114 (сто чотирнадцять) справ з №1 по №114,

у тому числі:літерні номера_____________________________пропущені номера__________________________

Опис склавПалітурник документів архівного відділуКіровської міської ради Л.Ю. Ахрамєєва

Відповідальний за архів міського фінансового управлінняпровідний економіст бюджетного відділу Л.І.Чернова

СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕК міського фінансового управліннявід__________________№______

ПОГОДЖЕНОПротокол засідання ЕК архівного відділу Кіровської міської радивід__________________№______

17


ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС ОПИСУ № 1 (Ф. №________ )справ постійного зберігання

В опису пронумеровано 14 (чотирнадцять) аркушів,

у тому числі:літерні аркуші_____________________________пропущені номери аркушів__________________________

Опис склавПалітурник документів архівного відділуКіровської міської ради Л.Ю. Ахрамєєва

Відповідальний за архів міського фінансового управлінняпровідний економіст бюджетного відділу Л.І.Чернова

«_______»_________________2008 р.

18

Зразок опису справ постійного зберігання

19

Додаток 5

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ПОДШИТЫХ В ДЕЛО № 17 за 1987 - 2010 годы

№ п/п

Откуда поступил или кому адресовандокумент

№ листа в деле

Для различныхотметок

1 Історична довідка відділу економіки 1-22 Акт приймання-передавання справ на

державне зберігання від 22.03.2006 №13

3 Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 13.04.2007 №1

4-10

4 Акт перевіряння наявності та стану документів від 29.07.2010 №1

11-12

5 Аркуш перевіряння наявності та стану документів від 29.07.2010 №1

13

6 Акт приймання-передавання справ на державне зберігання від 22.08.2010 №1

14

Разом: 6 (шість) документiв.

Кiлькiсть аркушiв внутрiшнього опису: 1 (один).

Спеціаліст I категорії відділу економіки А.І.Медвєдєва

«____» ______________ 20__ року

Зразок заповнення внутрішнього опису справи фонду

20

Додаток 6

Кіровська центральна міська лікарня

КНИГА ВИДАВАННЯ СПРАВ У РОБОЧІ ПРИМІЩЕННЯ УСТАНОВИ

Том № ____1_____Почато - 01.01.1999Закінчено - ______

21


№з/п

Дата запису

№ фонду Опис № Справа № Крайні дати доку-ментів

Кому видано Підпис особи, що отримала

документи

Дата повернення документа

Підпис особи, що прийняла документи

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10…5 14.04.2008 1 1-продовження 121 2006 Петрова І.І. підпис 26.04.2008 підпис…

Разом за 2008 рік видано 9 справ +____документів +_____аркушів, у тому числі:

з низ повернено 9 справ +____________документів +_____аркушів, у тому числі:

Керiвник архiву(особа, ________ М.П.Кошкарьовавiдповiдальна за архiв) (пiдпис) (розшифровка пiдпису)

Зразок заповнення книги видавання справ у робочі приміщення установи

22

Додаток 7

ВАТ «Шахта «Комсомолець Донбасу»

ЗАМОВЛЕННЯ23.06.2011 № 1на видавання справ структурним підрозділом установи

ДОЗВОЛЯЮ видавання справ Ведучий спеціаліст загального відділуВАТ «Шахта «Комсомолець Донбасу» О.В.Астахова (особа, відповідальна за архів)Підпис Розшифрування підпису Дата

Прошу видати головному спеціалісту бухгалтерії ВАТ «Шахта «Комсомолець Донбасу»Иванової О.М.(прiзвище, iнiцiали i посада користувача)для аналізу фінансової діяльності шахти за 2004-2006 роки(мета роботи з документами, хронологiчнi межi)такі справи:

Фонд Опис № Справа №

Заголовок справи Кількість

аркушів

Підпис користувача,

який отримав справи

Підпис співробітн

ика читальног

о залу, якому

користувач

повернув справи

1 2 3 4 5 6 71 1-

проловження170 Годовой отчет по

основной деятельности с пояснительной запиской за 2004 рік

246

1 1-проловження

198 Годовой отчет по основной деятельности с пояснительной запиской за 2005 рік

252

1 1-проловження

203 Годовой отчет по основной деятельности с пояснительной запиской за 2006 рік

243

Головний спеціаліст бухгалтерії ВАТ «Шахта «Комсомолець Донбасу» Иванова О.М.Пiдпис замовника Розшифрування пiдпису

23.06.2011 Дата

Зразок заповнення замовлення на видавання справ структурним підрозділом установи

23

Додаток 8Кіровська центральна міська лікарня

КНИГА ОБЛІКУВИДАВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

У ТИМЧАСОВЕ КОРИСТУВАННЯ

Том № ____1_____Почато - 01.01.1988Закінчено - ______

24


№з/п

Дата запису

Підстава № фонду

Опис № Справа № Крайні дати документів

Кому видано Підпис особи, що отримала документи

Дата повернення документа

Підпис особи, що прийняла документи

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 117 23.04.2008 акт видавання

документіву тимчасове користування від 23.04.2008 №2

1-Л 1-продовження

1314

2006 Колосовська М.І. підпис 20.05.2008 підпис

Разом за 2008 рік видано 7 справ +____документів +_____аркушів, у тому числі:

з низ повернено 7 справ +____________документів +_____аркушів, у тому числі:

Керiвник архiву(особа, ________ М.П.Кошкарьова вiдповiдальна за архiв) (пiдпис) (розшифровка пiдпису)

Зразок заповнення книгу обліку видавання справ у тимчасове користування

25

Додаток 9

Відділ економіки Кіровської міської ради

АКТ

23.04.2011 № 1м.Кіровське Донецької області

(місце складання)

ВИДАВАННЯ СПРАВ У ТИМЧАСОВЕ КОРИСТУВАННЯ86300, Донецької обл. м.Кіровське

(назва юридичної особи – отримувача, поштовий індекс, адреса)

Підстава: Лист від 23.04.2011 №02/27-31 «Про видачу Програми соціального і економічного розвитку міста Кіровське на 2008-2009 роки»З якою метою видаються документи для використання у роботіВидаються такі документи з фонду № 1 «Відділу економіки Кіровської міської ради»

(номер і назва фонду)

№ з/п

Опис № Справа №

Заголовок справи Крайні дати документів

Кількість аркушів

При-мітки

1 2 3 4 5 6 71 1-

продовження41 Програма соціального і

економічного розвитку міста Кіровське на 2008 рік

2008 171

2 1-продовження

43 Програма соціального і економічного розвитку міста Кіровське на 2009 рік

2009 179

Разом видаються 2 (дві) справи загальною кількістю (цифрами i лiтерами) аркушів

на термін до 23.05.2011 ( двадцять третього травня дві тисячі одинадцятого року )

(цифрами i лiтерами)

Справи видані в упорядкованому стані, оправленими в обкладинки, з пронумерованими й засвідчувальними написами.

Отримувач зобов'язується не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу архіву.

Отримувач зобов’язується повернути справи у термін, зазначений акті.Отримувача попереджено про відповідальність згідно з чинним законом у разі

пошкодження або втрати документів, які видано.Видав справиСпеціаліст I категорії відділу економіки А.І.Медвєдєва(посада підпис розшифрування підпису)23.04.2011

Отримав справиНачальник відділу торгівлі В.О.П’яточенко(посада підпис розшифрування підпису)23.04.2011

Документи повернено в повному обсязі та збереженостіПрийняв справиСпеціаліст I категорії відділу економіки А.І.Медвєдєва

Здав справиНачальник відділу торгівлі В.О.П’яточенко

26

(посада підпис розшифрування підпису)20.05.2011

(посада підпис розшифрування підпису)20.05.2011

Зразок заповнення акту видавання справ у тимчасове користування

27

Пам’ятка „Облік документів в архівних ... · web viewtitle...

Documents