ชดฝกอบรมทางไกล

การเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษ A Distance Training Package

on Official Correspondence in English

รองศาสตราจารย ดร. จรสวฒน ไตรรตน มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

5/3/13 ชดฝกอบรมทางไกลการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษ

1/2www.stou.ac.th/schools/sla/b.a.english/oce/Pages/Content.html

Welcome!A Distance Training Package on Official Correspondence in English HOME Aims Content Activities Contact Us

ชดฝกอบรมทางไกลการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษA Distance Training Package on Official Correspondence in English

รองศาสตราจารย ดร. จรสวฒน ไตรรตน

มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

Content

โปรดเลอกตอนท�ตองการศกษา

ความรท�วไปเก�ยวกบหนงสอราชการภาษาองกฤษ แนวคด

ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และแกไขเพ�มเตมตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท� 2) พ.ศ.๒๕๔๘ ภาคผนวก 4 หนงสอราชการภาษาองกฤษ แบงออกไดเปน 2 ประเภท คอ (1) หนงสอท�ลงช�อ ไดแก หนงสอราชการท�เปนแบบพธ หนงสอราชการท�ไมเปนแบบพธ และหนงสอกลาง และ (2) หนงสอท�มตองลงช�อ ไดแก บนทกชวยจาและบนทกหนงสอราชการภาษาองกฤษแตละประเภทมวธการใช รปแบบและสวนประกอบท�แตกตางกน นอกจากน�ยงมขอกาหนดเก�ยวกบคาข�นตน คาลงทาย ช�อตาแหนงและสถานท�ของผรบ การกาหนดเลขท�หนงสอออกและการออกหนงสอราชการของสวนราชการท�ประจาในตางประเทศ และรายละเอยดรหสตวเลขประจาของเจาของเร�อง และหลกเกณฑการพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษและการจาหนาซองเปนการเฉพาะ

ตอนท� 1 น�มวตถประสงคเพ�อปพ�นความรเก�ยวกบหนงสอราชการภาษาองกฤษ ตามท�กาหนดไวในระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖และแกไขเพ�มเตมตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท� 2) พ.ศ. ๒๕๔๘ ซ�งเปนความรพ�นฐานท�วไปท�สาคญสวนหน�งกอนท�จะทาความเขาใจเก�ยวกบขอควรคานงและการใชภาษาในหนงสอราชการภาษาองกฤษ ตลอดจนการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษเพ�อจดประสงคตางๆ ในตอนท� 2 และ 3 ตามลาดบตอไป ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 หมวดท� 1 ชนดของหนงสอ กาหนดไววา หนงสอราชการ คอ เอกสารท�เปนหลกฐานในราชการไดแก

1. หนงสอท�มไปมาระหวางสวนราชการ2. หนงสอท�สวนราชการมไปถงหนวยงานอ�นใดซ�งมใชสวนราชการหรอท�มไปถงบคคลภายนอก3. หนงสอท�หนวยงานอ�นใดซ�งมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ4. เอกสารท�ทางราชการจดทาข�นเพ�อเปนหลกฐานในราชการ5. เอกสารท�ทางราชการจดทาข�นตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอท�ไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

หนงสอราชการท�จะกลาวถงในท�น�คอหนงสอในขอ 1 และขอ 2 ซ�งกคอจดหมายภาษาองกฤษท�มไปมาระหวางสวนราชการของไทยกบสวนราชการของตาง

ประเทศ หรอหนวยงานอ�นท�มใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกท�อยในประเทศไทยและตางประเทศ

หลกการเขยนและการใชภาษาในหนงสอราชการภาษาองกฤษ

ตอนท� 2 น�มวตถประสงคเพ�อสรางความตระหนกและใหความรความเขาใจเก�ยวกบหลกการเขยนและการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ ซ�งรวมถงการใช

ภาษาท�ถกตอง การใชเคร�องหมายวรรคตอน อกษรตวใหญ และการระบจานวนและตวเลข ขอผดพลาดท�พบบอยในการเขยนของผท�ไมใชเจาของภาษาองกฤษและการแกไขขอผดพลาดเหลาน�น การใชภาษาท�ชดเจน ส�น กระชบ กะทดรด แสดงสมพนธภาพ เปนทางการ สภาพ และใหความหมายเชงบวก ท�งน�เพ�อการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษน�นบรรลวตถประสงคและเปนผลด

การเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษเพ�อจดประสงคตางๆ

ตอนท� 3 น�มวตถประสงคเพ�อใหความรเก�ยวกบแนวทางท�วไปในการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษ การใชสานวนภาษาและประโยคสาเรจรปในหนงสอราชการภาษาองกฤษ และการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษเพ�อจดประสงคตางๆ ในท�น�จะครอบคลมจดประสงคหลกในการเขยน ไดแก การเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษเพ�อแจงใหทราบ การเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษเพ�อรองขอ และการเขยนหนงสอราชการเพ�อตอบกลบ ซ�งในแตละจดประสงคหลกน�น จะไดนาเสนอหนงสอราชการภาษาองกฤษเพ�อจดประสงคยอยตางๆ กนไปดวย เพ�อเปนแนวทางและตวอยางในการเขยน ซ�งผศกษาสามารถนาความรและทกษะการเขยนท�ไดรบไปประยกตใชตามความเหมาะสมและความตองการของแตละบคคลและแตละหนวยงานตอไป

5/3/13 ชดฝกอบรมทางไกลการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษ

2/2www.stou.ac.th/schools/sla/b.a.english/oce/Pages/Content.html

Home | Aims | Content | Activities | Contact Us

Copyright © 2010 Assoc. Prof. Dr. Jaraswat Trairat, Sukhothai Thammathirat Open University

5/3/13 ชดฝกอบรมทางไกลการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษ

1/2www.stou.ac.th/schools/sla/b.a.english/oce/Pages/part1.html

Welcome!A Distance Training Package on Official Correspondence in EnglishHOME Aims Content Activities Contact Us

ชดฝกอบรมทางไกลการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษA Distance Training Package on Official Correspondence in English

รองศาสตราจารย ดร. จรสวฒน ไตรรตน

มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

ความรท�วไปเก�ยวกบหนงสอราชการภาษาองกฤษ

โปรดเลอกบทท�ตองการศกษา

บทท� 1 ประเภทและการใชหนงสอราชการภาษาองกฤษ

คลกดเน�อหา... ตวอยางหนงสอราชการ

บทท� 2 สวนประกอบของหนงสอราชการภาษาองกฤษ

รายละเอยดเก�ยวกบสวนประกอบของหนงสอราชการภาษาองกฤษแตละชนดน�น ไดกาหนดไวในภาคผนวก 4 ของระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ดงตอไปน�

หนงสอราชการภาษาองกฤษท�เปนแบบพธ (First Person Formal Note) และหนงสอราชการภาษาองกฤษท�ไมเปนแบบพธ (First Person InformalNote)หนงสอกลาง (Third Person Note หรอ Note Verbale)บนทกชวยจา (Aide-Memorie)บนทก (Memorandum)

คลกดเน�อหา...

บทท� 3 คาข�นตน คาลงทาย ช�อตาแหนงและสถานท�ของผรบในหนงสอราชการภาษาองกฤษ

ภาคผนวก 4 ของระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท� 2) พ.ศ. 2548(สานกนายกรฐมนตร 2526, 2548) ไดกาหนดเก�ยวกบคาข�นตน คาลงทาย ช�อตาแหนงและสถานท�ของผรบซ�งใชในหนงสอราชการภาษาองกฤษ โดยแบงเปน (1) คาข�นตน คาลงทาย ช�อตาแหนงและสถานท�ของผรบซ�งใชในหนงสอราชการภาษาองกฤษท�เปนแบบพธ (ดงปรากฏในตารางท� 3.1) และ (2) คาข�นตน คาลงทาย ช�อตาแหนงและสถานท�ของผรบซ�งใชในหนงสอราชการภาษาองกฤษท�ไมเปนแบบพธ (ดงปรากฏในตารางท� 3.2) ตอไปน�

คลกดเน�อหา...

บทท� 4 หนงสอราชการของสวนราชการประจาตางประเทศ

ภาคผนวก 5 ทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดมการกาหนดเลขท�หนงสอออกและการออกหนงสอราชการของสวนราชการท�ประจาในตางประเทศไวดงรายละเอยดซ�งแบงแยกตามหวขอตอไปน�คอ หนงสอราชการไทย หนงสอราชการภาษาองกฤษ และรายละเอยดรหสตวเลขประจาของเจาของเร�อง

คลกดเน�อหา...

บทท� 5 หลกเกณฑการพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษและการจาหนาซอง

รายละเอยดเก�ยวกบการพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษ ครอบคลมหลกเกณฑการพมพ การจาหนาซอง และมาตรฐานกระดาษและซอง ตามท�กาหนดไว ในระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

คลกดเน�อหา... ตวอยาง หลกเกณฑการพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษ และการจาหนาซอง

กจกรรมประกอบบทท� 1-5

Exercise 1

5/3/13 ชดฝกอบรมทางไกลการเขยนหนงสอราชการภาษาองกฤษ

2/2www.stou.ac.th/schools/sla/b.a.english/oce/Pages/part1.html

Exercise 1

Home | Aims | Content | Activities | Contact Us

Copyright © 2010 Assoc. Prof. Dr. Jaraswat Trairat, Sukhothai Thammathirat Open University

1

1. ประเภทของหนงสอราชการภาษาองกฤษ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ภาคผนวก 4 หนงสอราชการภาษาองกฤษ แบงออกไดเปน 2 ประเภท คอ หนงสอทลงชอและหนงสอทมตองลงชอ (ส านกงานปลดส านกนายกรฐมนตร 2526, 2548) 1.1 หนงสอทลงชอ ม 3 ชนด ไดแก 1.1.1 หนงสอราชการทเปนแบบพธ (First Person Formal Note) 1.1.2 หนงสอราชการทไมเปนแบบพธ (First Person Informal Note) 1.1.3 หนงสอกลาง (Third Person Note หรอ Note Verbale) 1.2 หนงสอทมตองลงชอ ม 2 ชนด ไดแก 1.2.1 บนทกชวยจ า (Aide-Memoire) 1.2.2 บนทก (Memorandum)

แผนภมท 1.1 แผนภมสรปประเภทของหนงสอราชการภาษาองกฤษ

หนงสอราชการภาษาองกฤษ

หนงสอทลงชอ หนงสอทมตองลงชอ

หนงสอราชการ ทเปนแบบพธ

หนงสอราชการ ทไมเปนแบบพธ

หนงสอกลาง

บนทกชวยจ า บนทก

แบบทใชในการตดตอทางการทต ระหวางสวนราชการไทยกบสวน ราชการตางประเทศหรอ องคการระหวางประเทศ แบบทใชในการตดตอระหวาง สวนราชการไทยกบหนวยงานทวไป

บทท 1 ประเภทและการใชหนงสอราชการภาษาองกฤษ

2

2. การใชหนงสอราชการภาษาองกฤษ ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบยบส านกนายกรฐมนตร วา

ดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ภาคผนวก 4 หนงสอราชการภาษาองกฤษ ก าหนดการใชหนงสอราชการแตละประเภทไวดงตอไปน (ส านกงานปลดส านกนายกรฐมนตร 2526, 2548) 2.1 หนงสอทลงชอ 2.1.1 หนงสอราชการทเปนแบบพธ (First Person Formal Note) ม 2 แบบ คอ แบบทใชในการตดตอทางการทตระหวางสวนราชการไทยกบสวนราชการตางประเทศหรอองคการระหวางประเทศ และแบบทใชในการตดตอระหวางสวนราชการไทยกบหนวยงานทวไป เปนหนงสอทเขยนโดยใชสรรพนามบรษท 1 และตองลงชอ โดยปกตหวหนาสวนราชการจะเปนผลงชอเอง ใชในเรองราชการส าคญ เชน เรองทเกยวกบนโยบายส าคญของรฐบาล เรองทเปนการแสดงอธยาศยไมตร เรองทขอความชวยเหลอหรอขอความสะดวกเปนพเศษ เปนตน โดยปกตหนงสอทสวนราชการไทยใชตดตอกบหนวยงานเอกชน จะเปนหนงสอราชการทไมเปนแบบพธ (First Person Informal Note) แตถาเปนเรองราชการส าคญ เชน เรองทเกยวกบนโยบายตอกจการนน ๆ หรอกรณทเหนเหมาะสม จะใชหนงสอราชการทเปนแบบพธดวยกได 2.1.2 หนงสอราชการทไมเปนแบบพธ (First Person Informal Note) มแบบเดยว แตใชไดใน 2 กรณ คอ สวนราชการไทยมไปถงสวนราชการตางประเทศหรอองคการระหวางประเทศ และสวนราชการไทยมไปถงหนวยงานเอกชน เปนหนงสอทเขยนโดยใชสรรพนามบรษท 1 และตองลงชอ ใชส าหรบเรองทมความส าคญลดหลนมาจากหนงสอราชการทเปนแบบพธ (First Person Formal Note) เชน การสบถามขอความ หรอขอทราบขอเทจจรงบางประการ ซงยงไมถงขนทจะตองท าเปนหนงสอราชการทเปนแบบพธ หรอการทาบทามขอความเหนอยางไมเปนทางการ หรอการรองขอความชวยเหลอในเรองราชการ เปนตน นอกจากนน อาจใชหนงสอประเภทนตดตอกบสวนราชการตางประเทศ หรอองคการระหวางประเทศ ในกรณทประสงคจะเนนความสมพนธสวนบคคล 2.1.3 หนงสอกลาง (Third Person Note หรอ Note Verbale) คอ หนงสอราชการทใชสรรพนามบรษท 3 และประทบตราชอสวนราชการ โดยหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปมอบหมาย เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา โดยปกตหนงสอประเภทน ถาเปนเรองส าคญควรจะไดรบความเหนชอบจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปหรอผทมอบหมาย กอนลงชอยอก ากบตรา หนงสอนจะใชส าหรบเรองทมลกษณะเปนเรองประจ าวน (routine) แตจะมผลผกพนเชนเดยวกนกบหนงสอ First Person Formal Note และ First Person Informal Note หนงสอประเภทนเปนหนงสอทสวนราชการไทยใชตดตอกบสวนราชการตางประเทศหรอองคการระหวางประเทศ โดยทวไปใหเขยนจากหนวยงานถงหนวยงาน แตในบางกรณอาจเขยนจากต าแหนงถงต าแหนงกได ในหลกการใหถอเปนแนวปฏบตวา หนงสอทมมาถงเปนประเภทใด กพงตอบเปนประเภทนน

3

2.2 หนงสอทมตองลงชอ 2.2.1 บนทกชวยจ า (Aide-Memoire) คอ หนงสอทใชส าหรบยนยนขอความในเรองทไดสนทนา เชน ชแจงขอเทจจรง ขอรองเรองตาง ๆ หรอประทวงดวยวาจาหรอแสดงทาทใหอกฝายหนงทราบ โดยปกตใชยนใหแกอกฝายหนง หรออาจสงไปโดยมหนงสอน าสงกได 2.2.2 บนทก (Memorandum) คอ หนงสอทใชส าหรบแถลงรายละเอยดหรอแสดงขอเทจจรง ใหความเหนหรอโตแยง หรอแสดงทาท โดยปกตใชยนใหแกอกฝายหนง หรออาจสงไปโดยมหนงสอน าสง กได

4

2.1 หนงสอทลงชอ

ชนดหนงสอ

การใชหนงสอ ผรบหนงสอ สรรพนาม แทนผเขยน

การลงชอ/ ผลงชอ

หมายเลข

ตวอยาง

2.1.1 ทเปน แบบพธ

แบบท 1 ใชในการตดตอทางการทตระหวางสวนราชการไทยกบสวนราชการตางประเทศหรอองคการระหวางประเทศ อาท เรองราชการส าคญ

เชน เรองทเกยวกบนโยบายส าคญของรฐบาล

เรองทเปนการแสดงอธยาศยไมตร

เรองทขอความชวยเหลอหรอขอความสะดวกเปนพเศษ เปนตน

สวนราชการตางประเทศ

องคการระหวางประเทศ

สรรพนาม บรษท 1

ตองลงชอ โดยปกตหวหนาสวนราชการลงชอเอง

1 และ 2

แบบท 2 ใชในการตดตอระหวางสวนราชการไทยกบหนวยงานทวไป ใชในเรองตางๆ

เชนเดยวกบแบบท 1

หนวยงานทวไป

สรรพนาม บรษท 1

ตองลงชอ (โดยปกตหวหนาสวนราชการลงชอเอง)

1 และ 2

อาจใชตดตอกบหนวยงานเอกชนในเรองราชการส าคญ

หนวยงานเอกชน

สรรพนาม บรษท 1

ตองลงชอ (โดยปกตหวหนาสวน

ตารางท 1.1 สรปการใชหนงสอราชการภาษาองกฤษ

5

ชนดหนงสอ

การใชหนงสอ ผรบหนงสอ สรรพนาม แทนผเขยน

การลงชอ/ ผลงชอ

หมายเลข

ตวอยาง

เชน เรองทเกยวกบนโยบายตอกจการนนๆ หรอกรณทเหนเหมาะสม

ราชการลงชอเอง)

2.1.2 ทไมเปนแบบพธ

1) สวนราชการไทยมไปถงสวนราชการตางประเทศหรอองคการระหวางประเทศ 2) สวนราชการไทยมไปถงหนวยงานเอกชน ใชส าหรบเรองทม

ความส าคญลดหลนมาจากหนงสอราชการทเปนแบบพธ เชน การสบถามขอความ หรอขอทราบขอเทจจรงบางประการ การทาบทามขอความเหนอยางไมเปนทางการ การรองขอความชวยเหลอในเรองราชการ เปนตน กรณทประสงคจะเนนความสมพนธสวนบคคล

สวนราชการตางประเทศ

องคการระหวางประเทศ

หนวยงานเอกชน

สรรพนาม บรษท 1

ตองลงชอ

3 และ 4

6

ชนดหนงสอ

การใชหนงสอ ผรบหนงสอ สรรพนาม แทนผเขยน

การลงชอ/ ผลงชอ

หมายเลข

ตวอยาง

2.1.3 หนงสอกลาง

สวนราชการไทยใชตดตอกบสวนราชการตางประเทศหรอองคการระหวางประเทศ โดยทวไป เขยนจาก

หนวยงานถงหนวยงาน แตในบางกรณอาจเขยนจากต าแหนงถงต าแหนงกได

ใชส าหรบเรองทมลกษณะเปนเรองประจ าวน (routine) และมผลผกพนเชนเดยวกบ 2.1.1 และ 2.1.2

สวนราชการตางประเทศ

องคการระหวางประเทศ

สรรพนาม บรษท 3

ประทบตราชอสวนราชการโดยหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปมอบหมาย เปนผรบผดชอบลงชอก ากบตรา

5 และ 6

7

2.2 หนงสอทมตองลงชอ

ชนดหนงสอ

การใชหนงสอ ผรบหนงสอ สรรพนาม แทนผเขยน

การลงชอ/ ผลงชอ

หมายเลขตวอยาง

2.2.1 บนทกชวยจ า

ใชยนยนขอความในเรองทไดสนทนา เชน ชแจงขอเทจจรง ขอรองเรองตางๆ ประทวงดวยวาจาหรอแสดงทาทใหอกฝายทราบ โดยปกตใชยนใหแกอกฝายหนง หรออาจสงไปโดยมหนงสอน าสง

-

-

ไมลงชอ

7 และ 8

2.2.2 บนทก

ใชแถลงรายละเอยดหรอแสดงขอเทจจรง ใหความเหนหรอโตแยง หรอแสดงทาท โดยปกตใชยนใหแกอกฝายหนง หรออาจสงไปโดยมหนงสอน าสง

-

-

ไมลงชอ

9 และ 10

1

ตวอยาง หนงสอราชการ

บทท 1 ประเภทและการใชหนงสอราชการภาษาองกฤษ

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1

รายละเอยดเกยวกบสวนประกอบของหนงสอราชการภาษาองกฤษแตละชนดนน ไดกาหนดไวในภาคผนวก 4 ของระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ดงตอไปน มสวนประกอบดงน

1. เลขท ใหระบหมายเลขประจาของสวนราชการเจาของเรอง ทบเลขทะเบยนหนงสอออกทวไป หลง No.

2. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหระบชอสวนราชการเจาของหนงสอพรอมสถานทตง หมายเลขโทรศพทและหมายเลขโทรสาร (ถาม) เพอประโยชนในการตดตอ 3. วนเดอนป ใหระบตวเลขของวนท (โดยไมตองม st, nd, rd หรอ th) ชอเตมของเดอน ตามดวย B.E. และตวเลขของปพทธศกราชในกรณทมหนงสอถงหนวยงานทอยในตางประเทศ ใหเพมตวเลขปครสตศกราชไวภายในวงเลบตอทายตวเลขปพทธศกราชดวย

4. คาขนตน ใหใชคาขนตนตามตาแหนงของผรบหนงสอ ตามทปรากฏในตารางท 3.1 หรอตารางท 3.2 (ดบทท 3)

5. ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย สาหรบหนงสอราชการทเปนแบบพธ ใหขนตนดวย I have the honour to …. ถาจะมประเดนของเรอง หรอ Subject ใหจดพมพไวกงกลางของหนงสอ กอนเรมตนขอความ และจะขดเสนใตกได

6. สงทสงมาดวย ถามสงทสงมาดวย ใหใชเครองหมายมหพภาค (period) 5 ตาแหนง นาหนาบรรทดทระบถงสงทสงมาดวยในขอความ

บทท 2 สวนประกอบของหนงสอราชการภาษาองกฤษ

หนงสอราชการภาษาองกฤษทเปนแบบพธ (First Person Formal Note) และหนงสอราชการภาษาองกฤษทไมเปนแบบพธ (First Person Informal Note)

2

7. คาลงทาย ใหใชคาลงทายตามตาแหนงของผรบหนงสอ ตามทปรากฏในตารางท 3.1 หรอตารางท 3.2 (ดบทท 3)

8. ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และพมพชอเตมของผลงชอไวใตลายมอชอ ในกรณทผลงชอเปนผมยศ และหรอบรรดาศกด ใหพมพยศและหรอบรรดาศกดของผลงชอไวหนาชอ

9. ตาแหนง ใหลงตาแหนงของเจาของหนงสอ ถาเปนการลงชอแทนกรณรกษาราชการแทน รกษาการแทน รกษาการในตาแหนง หรอปฏบตราชการแทน ทาการแทน ใหวางรปดงน

9.1 กรณรกษาราชการแทน รกษาการแทน รกษาการในตาแหนง ใหพมพชอและตาแหนงของผทลงชอแทนตามดวยคาวา Acting และตาแหนงของหวหนาสวนราชการนน ๆ

ตวอยาง

9.2 กรณปฏบตราชการแทน ทาการแทน มวธการลงตาแหนงผลงชอไดหลายแบบ สวน

ราชการสามารถเลอกใชไดตามความเหมาะสม ไดแก 9.2.1 พมพชอและตาแหนงของผทลงชอแทน ตามดวยคาวา for และตาแหนง ของหวหนาสวนราชการนน ๆ ตวอยาง

9.2.2 พมพชอและตาแหนงของหวหนาสวนราชการไวเมอผลงชอแทนลงชอ แลว เขยน for เตมหนาชอหวหนาสวนราชการนน ๆ

...........................(ลงชอ)………………... Saroj Chavanaviraj

Deputy Permanent Secretary Acting Permanent Secretary

...........................(ลงชอ)….…………... Saroj Chavanaviraj

Deputy Permanent Secretary for Permanent Secretary

3

ตวอยาง 9.2.3 พมพตาแหนงของหวหนาสวนราชการ โดยม for อยหนาตาแหนงนน ๆ ตวอยาง

10. ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ

ใหพมพชอ ตาแหนง และสถานทของผรบไวดานลางมมซายของหนาแรก ชดแนวกนหนา โดยไมตองมจลภาค (comma) หรอมหพภาค (period) เมอจบบรรทดและไมตองขดเสนใตชอเมองหรอชอประเทศ (ชอประเทศใหใชตามทกาหนดไวในราชกจจานเบกษาหรอตามความนยม) หากมรหสไปรษณย (Post Code) กใหใสดวย ทงนใหอยในดลพนจวาจะลงรายละเอยดเพยงใดทจะสามารถตดตอได

หนงสอกลาง (Third Person Note หรอ Note Verbale) มสวนประกอบทเปนรายละเอยด ดงน

1. เลขท ใหระบหมายเลขประจาของสวนราชการเจาของเรอง ทบเลขทะเบยนหนงสอออกทวไป หลง No.

2. ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย การขนตนขอความ โดยทวไปใหเขยนจากสถานทถงสถานท และตามดวยวลวา and has the honour to …. ตวอยาง The Ministry of Foreign Affairs presents its compliments to the British Embassy and has the honour to ….

...........................(ลงชอ)….…………... for M.R. Thep Devakula

Permanent Secretary

...........................(ลงชอ)….…………... for Permanent Secretary

4

ในกรณทจะเพมความสาคญของหนงสอขนไปอกระดบหนง หรอในกรณทมธรรมเนยมปฏบตเฉพาะทองถน ฯลฯ อาจเขยนจากตาแหนงถงตาแหนงกได ตวอยาง The Ambassador of Thailand presents his compliments to the Minister of Foreign Affairs of …. หนงสอกลางควรใชเฉพาะสรรพนามบรษท 3 เทานน และไมควรมขอความทเขยนจากสถานทถงตาแหนง หรอจากตาแหนงถงสถานท

3. สงทสงมาดวย ถามสงทสงมาดวย ใหใชเครองหมายมหพภาค (period) 5 ตาแหนง นาหนาบรรทดทระบถงสงทสงมาดวยในขอความ

4. คาลงทาย ใหใชคาลงทายดงน .....(ชอสวนราชการหรอตาแหนงเจาของหนงสอ)….. avails itself of this opportunity to renew (หรอ to extend ในการตดตอครงแรก) to .….(ชอสวนราชการหรอตาแหนงผรบหนงสอ)….. the assurances of its (highest/high) consideration.

ในกรณทใชภาษาตางประเทศอน ทมใชภาษาองกฤษ หากหนงสอทสงมามคาลงทายกใหมคาลงทายตอบ หากไมมคาลงทายกไมจาเปนตองมคาลงทายตอบ

5. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหระบชอสวนราชการเจาของหนงสอพรอมสถานทตง

6. ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการเจาของหนงสอดวยหมกแดง และใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอกากบตรา

7. วนเดอนป ใหระบตวเลขของวนท (โดยไมตองม st, nd, rd หรอ th) ชอเตมของเดอน แลวตามดวย B.E. และตวเลขของปพทธศกราช ในกรณทมหนงสอถงหนวยงานทอยในตางประเทศ ใหเพมตวเลข ปครสตศกราชไวภายในวงเลบตอทายตวเลขปพทธศกราชดวย

8. ชอสถานทหรอตาแหนงของผรบ ใหพมพชอสถานทหรอตาแหนงของผรบไวดานลางมมซายของหนาแรกชดแนวกนหนา โดยไมตองมจลภาค (comma) หรอ มหพภาค (period) เมอจบบรรทด

5

บนทกชวยจา (Aide-Memoire) บนทกชวยจา เปนหนงสอทไมมเลขท ไมมคาขนตนและคาลงทาย ไมตองประทบตรา ไมตอง ลงชอและไมใชสรรพนามบรษท 1 และท 2 มสวนประกอบทเปนรายละเอยด ดงน

1. AIDE-MEMOIRE ใหพมพคาวา AIDE-MEMOIRE กลางหนากระดาษ

2. ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย

3. สงทสงมาดวย ถามสงทสงมาดวย ใหใชเครองหมายมหพภาค (period) 5 ตาแหนง นาหนาบรรทดทระบถงสงทสงมาดวยในขอความ

4. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหระบชอสวนราชการเจาของหนงสอพรอมสถานทตง

5. วนเดอนป ใหระบตวเลขของวนท (โดยไมตองม st, nd, rd หรอ th) ชอเตมของเดอน แลวตามดวย B.E. และตวเลขของปพทธศกราช ในกรณทมหนงสอถงหนวยงานทอยในตางประเทศ ใหเพมตวเลข ปครสตศกราชไวภายในวงเลบตอทายตวเลขปพทธศกราชดวย

6

บนทก (Memorandum) บนทกเปนหนงสอทไมมเลขท ไมมคาขนตนและคาลงทาย ไมตองประทบตรา ไมตองลงชอ และไมใชสรรพนามบรษท 1 และท 2 มสวนประกอบทเปนรายละเอยดดงน

1. MEMORANDUM ใหพมพคาวา MEMORANDUM ไวกลางหนากระดาษ

2. ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย

3. สงทสงมาดวย ถามสงทสงมาดวย ใหใชเครองหมายมหพภาค (period) 5 ตาแหนง นาหนาบรรทดทระบถงสงทสงมาดวยในขอความ

4. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหระบชอสวนราชการเจาของหนงสอพรอมสถานทตง

5. วนเดอนป ใหระบตวเลขของวนท (โดยไมตองม st, nd, rd หรอ th) ชอเตมของเดอน แลวตามดวย B.E. และตวเลขของปพทธศกราช ในกรณทมหนงสอถงหนวยงานทอยในตางประเทศใหเพมตวเลข ปครสตศกราชไวภายในวงเลบตอทายตอเลขปพทธศกราชดวย

1

ภาคผนวก 4 ของระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

และระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 (สานกนายกรฐมนตร 2526, 2548) ไดกาหนดเกยวกบคาขนตน คาลงทาย ชอตาแหนงและสถานทของผรบซงใชในหนงสอราชการภาษาองกฤษ โดยแบงเปน (1) คาขนตน คาลงทาย ชอตาแหนงและสถานทของผรบซงใชในหนงสอราชการภาษาองกฤษทเปนแบบพธ (ดงปรากฏในตารางท 3.1) และ (2) คาขนตน คาลงทาย ชอตาแหนงและสถานทของผรบซงใชในหนงสอราชการภาษาองกฤษทไมเปนแบบพธ (ดงปรากฏในตารางท 3.2) ตอไปน

บทท 3 คาขนตน คาลงทาย ชอตาแหนงและสถานทของผรบ ในหนงสอราชการภาษาองกฤษ

2

ตารางท 3.1 คาขนตน คาลงทาย ตาแหนง และสถานทของผรบ ซงใชในหนงสอราชการทเปนแบบพธ

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต 1 ประธานาธบด Excellency, Accept, Excellency,

the assurances of my highest consideration.

His Excellency Mr. ……(Name)……. President of … (Country)… (City) (Post Code) (Country)

- ถาผรบเปนสตร ใหเปลยน His Excellency เปน Her Excellency และเปลยนคานา หนานามเปน Madam และ ถาเปนคณะบคคลใหใช Sirs,

2 นายกรฐมนตร Excellency, Accept, Excellency, the assurances of my highest consideration.

His Excellency Mr. …..(Name)….. Prime Minister of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

หรอ Madams, แลวแตกรณ ยกเวนลาดบท 14 กรณม หนงสอไปถงเอกชนใหเปลยน Mr. เปน Ms.

3 รฐมนตร Excellency, Accept, Excellency, the assurances of my highest consideration.

His Excellency Mr. …..(Name)….. Prime Minister of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

- ถาผรบมยศทางทหาร เชน General หรอคานาหนาอน เชน Dr. กใหใชแทน Mr. หรอ Madam ได

3

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต 4 เอกอครราชทต Excellency, Accept, Excellency,

the assurances of my highest consideration.

His Excellency Mr. ……(Name)……. Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary of … (Country)… Embassy of….(Country)…. (City) (Post Code) (Country)

5 เอกอครราชทต ทมบรรดาศกด

Excellency, Accept, Excellency, the assurances of my highest consideration.

His Excellency Sir. …..(Name)….. Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary of ….(Country)… Embassy of …..(Country)…. (City) (Post Code) (Country)

- สาหรบประเทศทมการ กาหนดบรรดาศกด นาหนาชอ เชน Sir …………………. …………………..

6 อปทต ad hoc Sir, Accept, Excellency, the assurances of my highest consideration.

Mr…….(Name) Charge d’ Affaires of ….(Country) Embassy of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

4

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต 7 อปทต ad interim Sir, Accept, Sir,

the assurances of my high consideration.

Mr…….(Name) Charge d’ Affaires a.i. of ….(Country)…… Embassy of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

8 กงสลใหญ กงสลใหญกตตมศกด

Sir, Accept, Sir, the assurances of my highest consideration.

Mr…….(Name) Consul-General of ….(Country)……* The Consulate-General of …(Country)… (City) (Post Code) (Country)

* สาหรบการจาหนาซอง ถงกงสลใหญกตตมศกด ใช Honourary Consul-General of….(Country)….

9 กงสล กงสลกตตมศกด

Sir, Accept, Sir, the assurances of my highest consideration.

Mr…….(Name) Consul-General of ….(Country)……** The Consulate-General of …(Country)… (City) (Post Code) (Country)

** สาหรบการจาหนาซอง ถงกงสลกตตมศกดใช Honourary Consul of…..(Country)….

5

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต 10 กงสลกตตมศกด

ของไทย Sir, Very truly yours,

หรอ Yours very truly,

Mr…….(Name) Consul of ….(Country)…… Embassy of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

11 เลขาธการ สหประชาชาต

Excellency, Accept, Excellency, the assurances of my highest consideration.

His Excellency Mr. …(Name)….. Secretary-Genreal The United Nations (City) (Post Code) (Country)

12 หวหนาองคการ ระหวางประเทศ

Sir, Accept, Sir, the assurances of my highest consideration.

Mr…….(Name) …..(Title)…. …(Organisation)… (City) (Post Code) (Country)

6

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต 13 องคการ บรษท

หรอคณะบคคล Sir, Very truly yours,

หรอ Yours very truly,

(Division) (Organisation) (Address) (City) (Post Code) (Country)

14

เอกชน

Sir,

Very truly yours, หรอ Yours very truly,

Mr. …(Name)….. ……(Title)…..of ….(Organisation)…. (City) (Post Code) (Country)

7

ตารางท 3.2 คาขนตน คาลงทาย ตาแหนง และสถานทของผรบ ซงใชในหนงสอราชการทไมเปนแบบพธ

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต 1 ประธานาธบด Dear Mr. President, Yours sincerely,

หรอ Sincerely yours,

His Excellency Mr. ……(Name)……. President of … (Country)… (City) (Post Code) (Country)

- ถาผรบเปนสตร ให 1. เปลยนคาขนตนจาก

Dear Mr. เปน Dear Madam 2. เปลยนคา

2 นายกรฐมนตร Dear Mr. Prime Miniser, Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

His Excellency Mr. …..(Name)….. Prime Minister of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

His Excellency เปน Her Excellency 3. เปลยนคานาหนานาม จาก Mr. เปน Madam และถาเปนคณะบคคลให ใช Sirs, หรอ Madams

3 รฐมนตร Dear Mr. Minister, Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

His Excellency Mr. …..(Name)….. Prime Minister of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

แลวแตกรณ ยกเวนลาดบ ท 14 กรณมไปถงเอกชน เปลยน Mr. เปน Ms.

8

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต 4 เอกอครราชทต Dear Mr. Ambassador, Yours sincerely,

หรอ Sincerely yours,

His Excellency Mr. ……(Name)……. Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary of … (Country)… Embassy of….(Country)…. (City) (Post Code) (Country)

- ถาผรบมตาแหนงหรอยศ จะใชคาขนตนวา Dear กบยศ หรอตาแหนง และอาจตามดวยชอสกลกได เชน Dear General Smith,

5 เอกอครราชทต ทมบรรดาศกด

Dear Mr. Ambassador, หรอ Dear Sir…(Name),

Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

His Excellency Sir. …..(Name)….. Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary of ….(Country)… Embassy of …..(Country)…. (City) (Post Code) (Country)

6 อปทต ad hoc Dear Mr. Charge d’Affaires, Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

Mr…….(Name) Charge d’ Affaires of ….(Country) Embassy of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

9

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต 7 อปทต ad interim Dear Mr. Charte d’Affaires, Yours sincerely,

หรอ Sincerely yours,

Mr…….(Name) Charge d’ Affaires a.i. of ...(Country)…… Embassy of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

8 กงสลใหญ กงสลใหญกตตมศกด

Dear Mr. Consul-General, Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

Mr…….(Name) Consul-General of ….(Country)……* The Consulate-General of…(Country)… (City) (Post Code) (Country)

* สาหรบการจาหนาซองใช Honourary Consul-General of

9 กงสล กงสลกตตมศกด

Dear Mr. Consul, Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

Mr…….(Name) Consul-General of ….(Country)……** The Consulate-General of…(Country)… (City) (Post Code) (Country)

** สาหรบการจาหนาซองใช Honourary Consul of

10

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต 10 กงสลกตตมศกด

ของไทย Dear Mr. Consul, Yours sincerely,

หรอ Sincerely yours,

Mr…….(Name) Consul of ….(Country)…… Embassy of ….(Country)… (City) (Post Code) (Country)

11 เลขาธการ สหประชาชาต

Dear Mr. Secretary-General, Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

His Excellency Mr. …(Name)….. Secretary-General The United Nations (City) (Post Code) (Country)

12 หวหนาองคการ

Dear Mr. ….(Title)…., Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

Mr…….(Name) …..(Title)…. …(Organisation)… (City) (Post Code) (Country)

11

ลาดบท ถง คาขนตน คาลงทาย ชอ ตาแหนง และสถานทของผรบ หมายเหต

13 องคการ บรษท หรอคณะบคคล

Sir, Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

(Organisation) (Address) (City) (Post Code) (Country)

14 เอกชน Dear Mr…….., Yours sincerely, หรอ

Sincerely yours,

Mr. …(Name)….. ……(Title)…..of ….(Organisation)…. (City) (Post Code) (Country)

37

1

ภาคผนวก 5 ทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดมการกาหนดเลขทหนงสอออกและการออกหนงสอราชการของสวนราชการทประจาในตางประเทศไวดงรายละเอยดซงแบงแยกตามหวขอตอไปนคอ หนงสอราชการไทย หนงสอราชการภาษาองกฤษ และรายละเอยดรหสตวเลขประจาของเจาของเรอง

หนงสอราชการไทย

รายละเอยดของหนงสอราชการไทยเกยวกบการกาหนดเลขทออกหนงสอ การออกหนงสอภายนอก และการออกหนงสอประทบตรา (สานกนายกรฐมนตร 2526, 2548) มดงน

1. การกาหนดเลขทหนงสอออก

การกาหนดเลขทหนงสอออกของหนงสอราชการ ซงไดแก หนงสอภายนอก (ตามระเบยบขอ 11.1) หนงสอภายใน (ตามระเบยบขอ 12.2) และหนงสอประทบตรา (ตามระเบยบขอ 14.1) หลงคาวา ท ของหนงสอแตละประเภท ใหใชรหสตวเลข 5 ตว แทนรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรอง โดยมหลกเกณฑดงน

1.1 ตวเลขสองตวแรก หมายถงชอประเทศหรอดนแดนทมคณะผแทนตงอย ถาคณะผแทนแหงใดมเขตอาณาครอบคลมประเทศอนนอกจากประเทศทคณะผแทนนนตงอย ในการออกหนงสอในฐานะคณะผแทนของเขตอาณานน ใหใชเลขรหสเดยวกนกบประเทศทคณะผแทนนนตงอย ในการกาหนดตวเลขระเบยบงานสารบรรณ ใหยดหลกการเรยงตามตวอกษรในภาษาองกฤษ เชน สาธารณรฐอารเจนตนา (Argentine Republic) ตวเลข 01 เครอรฐออสเตรเลย (Commonwealth of Australia) ตวเลข 02 นวซแลนด (New Zealand) ตวเลข 36 ราชอาณาจกรนอรเวย (Kingdom of Norway) ตวเลข 37 สหรฐอเมรกา (United States of America) ตวเลข 56 สาธารณรฐสงคมนยมเวยดนาม (Socialist Republic of Vietnam) ตวเลข 57 เปนตน

1.2 ตวเลขตวท 3 หมายถง คณะผแทน ซงไดแกสวนราชการในตางประเทศทไดรบการจดตงเปนสถานเอกอครราชทต คณะผแทนถาวรไทยประจาองคการระหวางประเทศและสถานกงสลใหญ โดยใชตวเลขเรยงตามลาดบ ดงน

บทท 4 หนงสอราชการของสวนราชการประจาตางประเทศ

2

(1) สถานเอกอครราชทต 0 (2) คณะทตถาวรประจาองคการสหประชาชาต 1 (3) คณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการคาโลก 2 (4) สถานกงสลใหญหรอสานกงานการคาและเศรษฐกจไทย 3 ในกรณทมสถานกงสลใหญหลายแหงในประเทศเดยวกน ใหใชตวเลข ตงแต 3 เรยงตามลาดบตวอกษรในภาษาองกฤษ ตวอยาง สถานเอกอครราชทต ณ กรงวอชงตน 560 คณะทตถาวรแหงประเทศไทยประจาสหประชาชาต ณ นครนวยอรก 561 สถานกงสลใหญ ณ นครชคาโก 563 สถานกงสลใหญ ณ นครลอสแอนเจลส 564 สถานกงสลใหญ ณ นครนวยอรก 565 สถานเอกอครราชทต ณ กรงเบรน 520 คณะทตถาวรแหงประเทศไทยประจาสานกงานสหประชาชาต ณ นครเจนวา 521 คณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการคาโลก 522

1.3 ตวเลขตวท 4 และ 5 หมายถง หนวยงานของสวนราชการตาง ๆ ทสงไปประจา ในประเทศนน ๆ เชน กระทรวงการตางประเทศ 01 สานกนายกรฐมนตร สานกงานทปรกษาฝายการเมองและความมนคง 02 สานกงานผดแลนกเรยนในตางประเทศ 03 สานกงานทปรกษาฝายเศรษฐกจ (ดานการลงทน) 04

กระทรวงอตสาหกรรม สานกงานทปรกษาดานอตสาหกรรม 14

เนองจากคณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการคาโลก ไมมหนวยงานของสวน ราชการอนนอกจากกระทรวงพาณชย จงใหใชตวเลขตวท 4 และ 5 เปน 00 ในกรณทมหนวยงานของสวนราชการเดยวกนสงกดคณะผแทนเดยวกนมากกวา 1 แหง หวหนาคณะผแทนกาหนดเลขรหสสาหรบหนวยงานนนไมเกนสองตาแหนง โดยใหใสจดหลงเลขตวท 5 แลวตอดวยเลขรหสทกาหนดดงกลาว

จากหลกเกณฑการกาหนดเลขทหนงสอออกดงกลาว ตวอยางเลขทหนงสอออกของสวนราชการประจาตางประเทศตอไปน มความหมายดงน

3

(1) ท 56009 ตวเลข 56 คอประเทศสหรฐอเมรกา ตวเลข 0 คอสถานเอกอครราชทต ณ กรงวอชงตน ตวเลข 09 คอสานกงานพาณชยในตางประเทศ ซงไมเปนหนวยงานสงกด

กระทรวงการตางประเทศ แตเปนหนวยงานสงกดกระทรวงพาณชย

ดงนน รหสตวเลข 56009 จงเปนหนงสอราชการของสานกงานพาณชยประจาประเทศสหรฐอเมรกา ซงเปนหนวยงานของสวนราชการอน (กระทรวงพาณชย) แตสงไปประจาอยในสงกดสถานเอกอครราชทต ณ กรงวอชงตน

(2) ท 56401 ตวเลข 56 คอประเทศสหรฐอเมรกา ตวเลข 4 คอสถานกงสลใหญ ณ นครลอสแอนเจลส ตวเลข 01 หนวยงานของกระทรวงการตางประเทศ

ดงนน รหสตวเลข 56401 จงเปนหนงสอราชการของสถานกงสลใหญ ณ นครลอสแอนเจลส ซงตงอยทประเทศสหรฐอเมรกา เปนหนวยงานของกระทรวงการตางประเทศ

(3) ท 52200 ตวเลข 52 คอประเทศสมาพนธรฐสวส ตวเลข 2 คอคณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการคาโลก ตวเลข 00 คอหนวยงานสงกดกระทรวงพาณชย

ดงนน รหสตวเลข 52200 จงเปนหนงสอราชการของคณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการคาโลก สงกดกระทรวงพาณชย และตงอยทประเทศสมาพนธรฐสวส

1.4 หากมการเปลยนแปลงโดยยบคณะผแทนหรอหนวยงานประจาตางประเทศของสวนราชการใดในประเทศใด ใหปลอยตวเลขนนวาง

หากมการตงคณะผแทนขนใหมในประเทศทยงมไดมการกาหนดตวเลขรหสประเทศตามขอ 1.1 ใหกระทรวงการตางประเทศแจงผรกษาการตามระเบยบเพอกาหนดตวเลขรหสประเทศ ในกรณทมการตงหนวยงานประจาตางประเทศของสวนราชการใดขนใหมและยงมไดมการกาหนดตวเลขรหสประจาสาหรบหนวยงานนน ๆ ตามขอ 1.3 ใหกระทรวงเจาสงกดของสวนราชการนนแจงผรกษาการตามระเบยบเพอกาหนดตวเลขรหสของหนวยงานนน

การกาหนดตวเลขรหสประเทศหรอตวเลขรหสของหนวยงานตามวรรคสองและวรรคสาม ใหผรกษาการตามระเบยบกาหนดโดยใชตวเลขลาดบถดไปจากตวเลขทกาหนดไวแลวแจงเวยนใหสวนราชการตาง ๆ ทราบและถอปฏบต ในกรณทกระทรวง ทบวง หรอสวนราชการทไมสงกดสานกนายกรฐมนตร กระทรวง หรอทบวง ประสงคจะกาหนดรหสตวเลขใหหนวยงานของรฐวสาหกจในตางประเทศในสงกดใหแจงผรกษา

4

การตามระเบยบเพอพจารณากาหนด โดยใชตวเลขท 4 และ 5 เรมจาก 51 เรยงไปตามลาดบ แลวแจงเวยนใหสวนราชการทเกยวของทราบและถอปฏบต

1.5 ใหผรกษาการตามระเบยบปรบปรงเลขประจาของเจาของเรองใหเปนไปตามลาดบตวอกษรในภาษาองกฤษ และตามกฎหมายวาดวยการปรบปรงกระทรวง ทบวง กรม ทกๆ 5 ป โดยถอเอาปพทธศกราชทลงทายดวยเลข 5 และเลข 0 เปนหลก

(โปรดดรายละเอยดรหสตวเลขทงหมด ตามทระบไวในภาคผนวก 5 ทายระเบยบ ทหวขอรายละเอยดรหสตวเลขประจาของเจาของเรอง ซงจะไดนาเสนอในบทนตอไป)

2. การออกหนงสอภายนอก ใหใชหลกการตามทกาหนดไวในระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.

2526 ขอ 11 วาดวยหนงสอภายนอก

2.1 หนงสอทออกในนามคณะผแทน ไดแก หนงสอของสถานเอกอครราชทต คณะทตถาวรประจาองคการสหประชาชาต คณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการคาโลก สถานกงสลใหญหรอสานกงานการคาและเศรษฐกจไทย มรายละเอยดการออกหนงสอดงน

สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอคณะผแทน และโดยปกตใหลงทตงไวดวย เลขทะเบยนหนงสอสง ใหลงเลขทะเบยนของคณะผแทน เรยงตามลาดบของ หนงสอตดตอกนไปตลอดปปฏทน

สวนราชการเจาของเรอง ใหลงหนวยงานยอยททาเรอง เชน แผนกหรอฝายหรอสวนราชการทเปนเจาของเรองนน และลงหมายเลขโทรศพท โทรสาร (ถาม) การลงชอและตาแหนง หวหนาคณะผแทนเปนผลงชอในหนงสอของคณะผแทนทกกรณ แตจะมอบหมายโดยทาเปนหนงสอ ใหหวหนาสานกงานอนทประจาในตางประเทศ หรอขาราชการหรอเจาหนาททประจาสานกงานนน ลงชอแทนกได ในกรณทมการมอบหมายใหลงชอแทน ใหลงตาแหนงของผลงชอ และใชคาวา แทน แลวใหลงตาแหนงของเจาของหนงสอตอทายคาดงกลาว

การมอบหมายใหลงชอแทน ผมอบจะตองคานงถงความเหมาะสม ขอบเขตหนาทและความรบผดชอบ ของผรบมอบ รวมตลอดถงการอานวยความสะดวก ความรวดเรวในการปฏบตราชการเปนสาคญ

2.2 หนงสอทออกในนามของสวนราชการนนๆ เอง มรายละเอยดการออกหนงสอดงน สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการนนๆ และโดยปกตใหลงทตงไวดวย

เลขทะเบยนหนงสอสง ใหลงเลขทะเบยนของสานกงานทออกหนงสอนน

5

สวนราชการเจาของเรอง ใหลงหนวยยอยททาเรอง ในกรณไมมหนวยยอยใหลงเฉพาะหมายเลขโทรศพท โทรสาร (ถาม)

การลงชอและตาแหนง หวหนาสานกงานอนทประจาในตางประเทศ เปนผลงชอหนงสอทออกในนามของสวนราชการทอยในความรบผดชอบ เฉพาะเรองทมใชนโยบายระดบสง นโยบายสาคญ หรอเรองทมนยสาคญเกยวกบความสมพนธระหวางประเทศ เปนตน หวหนาสานกงานอนทประจาในตางประเทศจะมอบหมายโดยทาเปนหนงสอใหขาราชการ หรอเจาหนาททประจาสานกงานนนลงชอแทนกได ในการลงชอแทนใหลงตาแหนงของผลงชอ และใชคาวา แทน แลวใหลงตาแหนงของเจาของหนงสอตอทายคาดงกลาว

การมอบหมายใหลงชอแทน ผมอบจะตองคานงถงความเหมาะสม ขอบเขตหนาทและความรบผดชอบ ของผรบมอบ รวมตลอดถงการอานวยความสะดวก ความรวดเรวในการปฏบตราชการเปนสาคญ

3. การออกหนงสอประทบตรา สวนราชการทกระทรวง ทบวง กรมหรอสานกงานสงไปปฏบตงานประจาในตางประเทศ ออกหนงสอประทบตราในเรองทไมสาคญ ตามทกาหนดไวในระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 13 วาดวยหนงสอประทบตรา ในนามของสวนราชการนน ๆ ได หนงสอประทบตราเปนหนงสอทใชเฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ เชน การขอรายละเอยดเพมเตม การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญหรอการเงน เปนตน มรายละเอยดการออกหนงสอดงน

เลขทะเบยนหนงสอสง ใหใชรหสตามทกาหนดในภาคผนวก 5 ทายระเบยบ ทบดวยเลขทะเบยนหนงสอออกของสวนราชการทออกหนงสอนน ชอสวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการนน ๆ เชน สถานเอกอครราชทต ณ กรงวอชงตน สานกงานผดแลนกเรยนในตางประเทศ ณ กรงลอนดอน ตราทประทบ ใหใชตราครฑ มลกษณะและขนาดเชนเดยวกบตราชอสวนราชการตามแบบท 27 ทายระเบยบ แตระหวางวงนอกและวงในใหมอกษรไทยชอสวนราชการนน ๆ เชนเดยวกบชอสวนราชการเจาของหนงสออยขอบลางของตรา ในกรณทใชภาษาตางประเทศ ใหใชอกษรโรมนแทนอกษรไทย วน เดอน ป ใหลงวนเดอนปทออกหนงสอ และลงชอยอกากบตรา โดยผมอานาจลงนาม ไดแก หวหนาสานกงานอนทประจาในตางประเทศ หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาคณะผแทน สวนราชการเจาของเรอง ถาไมมหนวยยอย ใหลงเฉพาะหมายเลขโทรศพท โทรสาร หรอทตงของสวนราชการเจาของเรองโดยใหลงตาบลทอยตามความจาเปนแลแขวงไปรษณย (ถาม)

6

การลงชอและตาแหนง หวหนาสานกงานอนทประจาในตางประเทศ หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาคณะผแทน เปนผลงชอยอกากบตราในหนงสอประทบตรา

หนงสอราชการภาษาองกฤษ หนงสอราชการภาษาองกฤษใหใชตามหลกเกณฑทกาหนดวาดวยหนงสอราชการภาษาองกฤษ ในภาคผนวก 4 ทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ยกเวนรหสเลขประจาของเจาของเรองใหเปนไปตามทกาหนดไวตามทระบแลวขางตน (หรอขอ 1 ของภาคผนวก 4 ทายระเบยบ) กลาวคอ เปลยนรหสตวเลขจากกระทรวง/กรม เปนประเทศ/หนวยงาน

รายละเอยดรหสตวเลขประจาของเจาของเรอง ภาคผนวก 5 ทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 มการกาหนดเลขท

หนงสอออกของสวนราชการทประจาในตางประเทศ เปนรหสตวเลข 5 ตว (สานกนายกรฐมนตร 2526) ดงรายละเอยดตอไปน

1. ตวเลขสองตวแรก หมายถงชอประเทศหรอดนแดนทมคณะผแทนตงอย โดยเรยงตามตวอกษรในภาษาองกฤษ ดงน สาธารณรฐอารเจนตนา (Argentine Republic) 01

เครอรฐออสเตรเลย (Commonwealth of Australia) 02

สาธารณรฐออสเตรย (Republic of Austria) 03

สาธารณรฐประชาชนบงกลาเทศ (People’s Republic of Bangladesh) 04

ราชอาณาจกรเบลเยยม (Kingdom of Belgium) 05

สหพนธสาธารณรฐบราซล (Federative Republic of Brazil) 06

เนการาบรไนดารสซาลาม (Negara Brunei Darussalam) 07

ราชอาณาจกรกมพชา (Kingdom of Cambodia) 08

แคนาดา (Canada) 09

สาธารณรฐชล (Republic of Chile) 10

สาธารณรฐประชาชนจน (People’s Republic of China) 11

สาธารณรฐเชก (Czech Republic) 12

ราชอาณาจกรเดนมารก (Kingdom of Denmark) 13

7

สาธารณรฐอาหรบอยปต (Arab Republic of Egypt) 14

สาธารณรฐฝรงเศส (French Republic) 15

สหพนธสาธารณรฐเยอรมน (Federal Republic of Germany) 16

สาธารณรฐเฮลเลนก (Hellenic Republic) 17

สาธารณรฐฮงการ (Republic of Hungary) 18

สาธารณรฐอนเดย (Republic of India) 19

สาธารณรฐอนโดนเซย (Republic of Indonesia) 20

สาธารณรฐอสลามอหราน (Islamic Republic of Iran) 21

สาธารณรฐอรก (Republic of Iraq) 22

รฐอสราเอล (Republic of Israel) 23

สาธารณรฐอตาล (Republic of Italy) 24

ญปน (Japan) 25

สาธารณรฐเคนยา (Republic of Kenya) 26

สาธารณรฐเกาหล (Republic of Korea) 27

รฐคเวต (State of Kuwait) 28

สาธารณรฐประชาธปไตยประชาชนลาว (Lao People’s Democratic Republic) 29

มาเลเซย (Malaysia) 30

สหรฐเมกซโก (United Mexican States) 31

ราชอาณาจกรโมรอกโก (Kingdom of Morocco) 32

สหภาพพมา (Union of Myanmar) 33

ราชอาณาจกรเนปาล (Kingdom of Nepal) 34

ราชอาณาจกรเนเธอรแลนด (Kingdom of the Netherlands) 35

นวซแลนด (New Zealand) 36

ราชอาณาจกรนอรเวย (Kingdom of Norway) 37

รฐสลตานโอมาน (Sultanate of Oman) 38

สาธารณรฐอสลามปากสถาน (Islamic Republic of Pakistan) 39

สาธารณรฐฟลปปนส (Republic of the Philippines) 40

สาธารณรฐโปแลนด (Republic of Poland) 41

สาธารณรฐโปรตเกส (Republic of Portugal) 42

8

โรมาเนย (Romania) 43

สหพนธรฐรสเซย (Russian Federation) 44

ราชอาณาจกรซาอดอาระเบย (Kingdom of Saudi Arabia) 45

สาธารณรฐเซเนกล (Republic of Senegal) 46

สาธารณรฐสงคโปร (Republic of Singapore) 47

สาธารณรฐแอฟรกาใต (Republic of South Africa) 48

ราชอาณาจกรสเปน (Kingdom of Spain) 49

สาธารณรฐสงคมนยมประชาธปไตยศรลงกา (Democratic Socialist Republic of Sri Lanka)

50

ราชอาณาจกรสวเดน (Kingdom of Sweden) 51

สมาพนธรฐสวส (Swiss Confederation) 52

สาธารณรฐตรก (Republic of Turkey) 53

สหรฐอาหรบเอมเรตส (United Arab Emirates) 54

สหราชอาณาจกรบรเตนใหญและไอรแลนดเหนอ

(United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland)

55

สหรฐอเมรกา (United States of America) 56

สาธารณรฐสงคมนยมเวยดนาม (Socialist Republic of Vietnam) 57

ราชอาณาจกรบาหเรน (Kingdom of Bahrain) 58

รฐกาตาร (State of Qatar) 59

2. ตวเลขตวท 3 หมายถง คณะผแทน ซงไดแกสวนราชการในตางประเทศทไดรบการจดตงเปน

สถานเอกอครราชทต คณะผแทนถาวรไทยประจาองคการระหวางประเทศและสถานกงสลใหญ โดยใชตวเลขเรยงตามลาดบ ดงน

สถานเอกอครราชทต 0 คณะทตถาวรประจาองคการสหประชาชาต 1 คณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการคาโลก 2 สถานกงสลใหญหรอสานกงานการคาและเศรษฐกจไทย 3

ในกรณทมสถานกงสลใหญหลายแหงในประเทศเดยวกนใหใชตวเลขตงแต 3 เรยงตามลาดบตวอกษรในภาษาองกฤษ

9

3. ตวเลขตวท 4 และ 5 หมายถง หนวยงานของสวนราชการตาง ๆ ทสงไปประจาในประเทศนน ๆ โดยกาหนดใหใชดงน

กระทรวงการตางประเทศ 01 สานกนายกรฐมนตร

สานกงานทปรกษาฝายการเมองและความมนคง 02 สานกงานผดแลนกเรยนในตางประเทศ 03 สานกงานทปรกษาฝายเศรษฐกจ (ดานการลงทน) 04

กระทรวงกลาโหม สานกงานผชวยทตฝายทหาร 05

กระทรวงการคลง สานกงานทปรกษาเศรษฐกจและการคลง 06 สานกงานทปรกษาการศลกากร 07

กระทรวงเกษตรและสหกรณ สานกงานทปรกษาการเกษตรตางประเทศ 08

กระทรวงพาณชย สานกงานพาณชยในตางประเทศ 09 สานกงานสงเสรมการคาในตางประเทศ 10

กระทรวงแรงงานและสวสดการสงคม สานกงานแรงงานในตางประเทศ 11

กระทรวงวทยาศาสตร เทคโนโลยและสงแวดลอม สานกงานทปรกษาดานวทยาศาสตรและเทคโนโลย 12

กระทรวงศกษาธการ สานกงานคณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการศกษาวทยาศาสตรและวฒนธรรมแหงสหประชาชาต

13

กระทรวงอตสาหกรรม สานกงานทปรกษาดานอตสาหกรรม 14

เนองจากคณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการคาโลก ไมมหนวยงานของสวนราชการอนนอกจากกระทรวงพาณชย จงใหใชตวเลขตวท 4 และ 5 เปน 00

10

ในกรณทมหนวยงานของสวนราชการเดยวกนสงกดคณะผแทนเดยวกนมากกวา 1 แหง หวหนาคณะผแทนกาหนดเลขรหสสาหรบหนวยงานนนไมเกนสองตาแหนง โดยใหใสจดหลงเลขตวท 5 แลวตอดวยเลขรหสทกาหนดดงกลาว

ตวอยางเลขทหนงสอออกของสวนราชการประจาตางประเทศ ประเทศสหรฐอเมรกา 56 สถานเอกอครราชทต ณ กรงวอชงตน

หนวยงานของกระทรวงการตางประเทศ 56001 สานกงานทปรกษาฝายการเมองและความมนคง 56002 สานกงานผดแลนกเรยนในตางประเทศ 56003 สานกงานผชวยทตฝายทหาร 56005 สานกงานพาณชยในตางประเทศ 56009

คณะทตถาวรแหงประเทศไทยประจาสหประชาชาต ณ นครนวยอรก 56101 สถานกงสลใหญ ณ นครชคาโก 56301 สถานกงสลใหญ ณ นครลอสแอนเจลส 56401 สถานกงสลใหญ ณ นครนวยอรก 56501 ประเทศสมาพนธรฐสวส 52 สถานเอกอครราชทต ณ กรงเบรน

หนวยงานของกระทรวงการตางประเทศ 52001 คณะทตถาวรแหงประเทศไทยประจาสานกงานสหประชาชาต ณ นครเจนวา 52101 คณะผแทนถาวรไทยประจาองคการการคาโลก 52200

1

รายละเอยดเกยวกบการพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษ ครอบคลมหลกเกณฑการพมพ การ จาหนาซอง และมาตรฐานกระดาษและซอง ตามทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2526

หลกเกณฑการพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษ

ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ภาคผนวก 4 ขอ 4 ไดใหค าอธบายเกยวกบการพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษ (ส านกนายกรฐมนตร 2526) ดงน

การพมพ หมายถง การพมพโดยทวไปดวยเครองพมพดด แตถาหากจะใชเครองคอมพวเตอรกสามารถท าได โดยใหปรบระยะพมพไดตามความเหมาะสมและสวยงาม

การพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษ มหลกเกณฑการพมพดงน 1. การพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษใหใชกระดาษตราครฑ ถามขอความมากกวา 1 หนา หนาตอไปใหใชกระดาษไมตองมตราครฑ แตใหมคณภาพเชนเดยวหรอใกลเคยงกบแผนแรก 2. การพมพหวขอตาง ๆ ใหเปนไปตามแบบทก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ค าอธบาย 5 การก าหนดตวเลขส าหรบใชเปนหวขอ 3. การพมพ 1 หนากระดาษขนาด เอ 4 โดยปกตใหพมพ 25 บรรทด บรรทดแรกของกระดาษควรอยหางจากขอบกระดาษดานบนประมาณ 3-5 เซนตเมตร 4. การกนระยะในการพมพ 4.1 ในบรรทดหนงใหตงจงหวะเคาะของพมพดดไว 70 จงหวะเคาะ 4.2 ใหกนระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมอประมาณ 3 เซนตเมตร เพอความสะดวกในการเกบเขาแฟม 4.3 ตวอกษรสดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา 2 เซนตเมตร 5. ถาค าสดทายของบรรทดมหลายพยางคไมสามารถพมพจบค าในบรรทดเดยวกนไดใหใชเครองหมายยตภงค (-) ระหวางพยางค 6. การยอหนาซงใชในกรณทจบประเดนแลว จะมการขนขอความใหม ใหเวนหางจากระยะกนหนา 10 จงหวะเคาะ

บทท 5 หลกเกณฑการพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษ

และการจาหนาซอง

2

7. การเวนบรรทดโดยทวไปจะตองเวนบรรทดใหสวนสงสดของตวพมพและสวนต าสดของตวพมพไมทบกน 8. การเวนวรรคเมอจบประโยค โดยทวไปเวน 2 จงหวะเคาะ 9. การพมพหนงสอทมหลายหนา ตองพมพเลขหนา โดยใหพมพตวเลขหนากระดาษไวระหวางเครองหมายยตภงค (-) ทกงกลางดานบนของกระดาษ หางจากขอบกระดาษดานบนลงมาประมาณ 3 เซนตเมตร 10. การพมพหนงสอทมความส าคญ และมจ านวนหลายหนา ใหพมพค าตอเนองของขอความทจะยกไปพมพหนาใหมไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวยมหพภาค (period) 3 ต าแหนง โดยปกตใหเวนระยะหางจากบรรทดสดทาย 2 บรรทด และควรจะตองมขอความของหนงสอเหลอไปพมพในหนาสดทายอยางนอย 2 บรรทด กอนพมพค าลงทาย 11. การพมพรายละเอยดและระยะหางระหวางบรรทด

11.1 หนงสอราชการภาษาองกฤษทเปนแบบพธ

โดยปกตใหตงเครองพมพดดโดยใชระยะบรรทดพมพเทากบ 1 ½ 11.1.1 เลขท ใหระบหมายเลขประจ าของสวนราชการเจาของเรองหลง No. โดยเวน 1 ตวอกษร

ทบเลขทะเบยนหนงสอออกทวไป โดยวางต าแหนงชดกนหนา 11.1.2 สวนราชการเจาของหนงสอ วางต าแหนงอยดานซายของครฑในระดบประมาณเทาครฑและเวนระยะหางเทาครฑพองาม ตวสดทายใหชดกนหลง หากชอสวนราชการเจาของหนงสอยาวและตองพมพหลายบรรทด ใหระยะหางกน 1 บรรทด 11.1.3 วนเดอนป ใหเรมพมพวนเดอนป ทกลางหนา หางจากบรรทดชอสถานทราชการเจาของหนงสอ 3 บรรทด 11.1.4 ค าขนตน ใหระบค าขนตนหางจากบรรทดวนเดอนป 3 บรรทด 11.1.5 ขอความ การขนตนขอความใหยอหนา 10 ตวอกษร และบรรทดของขอความในหนงสอใหพมพหางกน 1 บรรทด การขนตนขอความ ใหพมพหางจากบรรทดค าขนตน 1 บรรทด 11.1.6 ค าลงทาย ใหพมพหางจากบรรทดสดทายของขอความ 1 บรรทด 11.1.7 ชอและต าแหนงผลงนาม ใหพมพชอผลงนามหางจากบรรทดสดทายของค าลงทาย 4-6 บรรทด อยเยองมาทางดานซายของครฑ ส าหรบต าแหนงผลงนามนน ใหพมพหางจากบรรทดชอผลงนาม 1 บรรทด โดยใหอยระหวางกลางชอผลงนามในกรณต าแหนงผลงนามตองพมพเกนกวา 1 บรรทด ใหพมพระยะหางกน 1 บรรทด 11.1.8 ชอ ต าแหนง หรอสถานทของผรบ ใหพมพไวดานลางมมซายของหนาแรก ชดแนวกนหนาทกบรรทด โดยไมตองมจลภาค (comma) หรอมหพภาค (period) เมอจบบรรทด โดยใหพมพระยะหางกน 1 บรรทด

3

11.2 หนงสอราชการภาษาองกฤษทไมเปนพธ

โดยปกตใหตงเครองพมพดดใชระยะบรรทดพมพเทากบ 1 11.2.1 เลขท ใหระบหมายเลขประจ าของสวนราชการเจาของเรองหลง No. โดยเวน 1 ตวอกษร ทบเลขทะเบยนหนงสอออกทวไป โดยวางต าแหนงชดกนหนา 11.2.2 สวนราชการเจาของหนงสอ วางต าแหนงอยดานซายของครฑในระดบประมาณเทาครฑ และเวนระยะหางเทาครฑพองาม ตวสดทายใหชดกนหลง หากชอสวนราชการเจาของหนงสอยาวและตองพมพหลายบรรทด ใหระยะหางกน 1 บรรทด 11.2.3 วนเดอนป ใหเรมพมพวนเดอนป ทกลางหนาหางจากบรรทดชอสถานทราชการเจาของหนงสอ 3 บรรทด 11.2.4 ค าขนตน ใหระบค าขนตนหางจากบรรทดวนเดอนป 3 บรรทด 11.2.5 ขอความ การขนตนขอความใหพมพหางจากบรรทดค าขนตน 2 บรรทด และยอหนา 10 ตวอกษร ส าหรบบรรทดของขอความในหนงสอ ใหพมพหางกน 1 บรรทด การขนยอหนาใหมแตละยอหนา ใหพมพหางกน 2 บรรทด ในกรณทขอความสนประมาณ 15 บรรทด หรอนอยกวา 15 บรรทด อาจตงเครองพมพดดใหระยะบรรทดพมพเทากบ 1 ½ และพมพขอความหางจากบรรทดค าขนตน 1 บรรทด ขอความระหวางบรรทดและระหวางยอหนาหางกน 1 บรรทด 11.2.6 ค าลงทาย ใหพมพอยหางจากบรรทดสดทายของขอความลงมา 2 บรรทด 11.2.7 ชอและต าแหนงผลงนาม ใหพมพชอผลงนามหางจากบรรทดสดทายของค าลงทาย 4-6 บรรทด อยเยองมาทางดานซายของครฑ ส าหรบต าแหนงผลงนามนน ใหพมพหางจากบรรทดชอผลงนาม 1 บรรทด โดยใหอยระหวางกลางชอผลงนามในกรณต าแหนงผลงนามตองพมพเกนกวา 1 บรรทด ใหพมพระยะหางกน 1 บรรทด 11.2.8 ชอ ต าแหนง หรอสถานทของผรบ ใหพมพชอ ต าแหนงและสถานทของผรบไวดานลาง มมซายของหนาแรก ชดแนวกนหนาทกบรรทด โดยไมตองมจลภาค (comma) หรอมหพภาค (period) เมอจบบรรทด โดยใหพมพระยะหางกน 1 บรรทด 11.3 หนงสอกลาง

โดยปกตใหตงเครองพมพดดใชระยะบรรทดพมพเทากบ 1 11.3.1 เลขท ใหระบหมายเลขประจ าของสวนราชการเจาของเรองหลง No. โดยเวน 1 ตวอกษร ทบเลขทะเบยนหนงสอออกทวไป โดยวางต าแหนงชดกนหนา 11.3.2 ขอความ การขนตนขอความ ใหพมพหางจากบรรทดทระบเลขท 6 บรรทด (ระยะหางอาจจะมากกวาน ถามขอความสน) และยอหนา 10 ตวอกษร โดยพมพขอความหางกน 1 บรรทด แตละยอหนาใหพมพหางกน 2 บรรทด อยางไรกตามในกรณทขอความสนประมาณ 15 บรรทด หรอนอย

4

กวา 15 บรรทด อาจตงเครองพมพดดใหระยะบรรทดพมพเทากบ 1 ½ และพมพขอความระหวางบรรทดและระหวางยอหนาหางกน 1 บรรทด 11.3.3 ชอสวนราชการเจาของหนงสอ พมพอยหางจากบรรทดสดทายของขอความ 2-6 บรรทด อยเยองมาทางดานซายของครฑ หากชอสวนราชการเจาของหนงสอยาวและตองพมพหลายบรรทดใหระยะหางกน 1 บรรทด 11.3.4 วนเดอนป ใหวางต าแหนงวนเดอนประหวางกลางชอและสถานทตงของหนวยงานเจาของหนงสอระยะหางกน 1 บรรทด 11.3.5 ชอ ต าแหนง หรอสถานทของผรบ ใหพมพชดแนวกนหนา ดานลางมมซายโดยไมตองมจลภาค (comma) หรอมหพภาค (period) เมอจบบรรทด ส าหรบชอเมองใหพมพตวใหญทงหมด โดยใหพมพระยะหางกน 1 บรรทด 11.4 บนทกชวยจ าและบนทก

โดยปกตใหตงเครองพมพดดใชระยะบรรทดพมพเทากบ 1 11.4.1 ใหพมพค าวา AIDE-MEMOIRE หรอ MEMORANDUM ไวตอนบน กงกลางหนากระดาษ ใหอยต ากวาตราครฑ 3 บรรทด (ถาระยะบรรทดพมพเทากบ 1 ½ ใหพมพอยต ากวาตราครฑ 2 บรรทด) 11.4.2 ขอความ การขนตนขอความ ใหอยหางจากบรรทดทระบค าวา AIDE-MEMOIRE หรอ MEMORANDUM 3 บรรทด (ถาระยะบรรทดพมพเทากบ 1 ½ ใหอยหางจากบรรทดทระบค าวา AIDE-MEMOIRE หรอ MEMORANDUM 2 บรรทด) และยอหนา 10 ตวอกษร โดยพมพขอความหางกน 1 บรรทด แตละยอหนาใหพมพหางกน 2 บรรทด ในกรณทขอความสนประมาณ 15 บรรทด หรอนอยกวา 15 บรรทด อาจตงเครองพมพดดใหระยะบรรทดเทากบ 1 ½ และพมพขอความระหวางบรรทดและระหวางยอหนาหางกน 1 บรรทด 11.4.3 ชอสวนราชการเจาของหนงสอ พมพอยหางจากบรรทดสดทายของขอความ 2-6 บรรทด อยเยองมาทางดานซายของครฑ หากชอสวนราชการเจาของหนงสอยาวและตองพมพหลายบรรทด ใหระยะหางกน 1 บรรทด 11.4.4 วนเดอนป ใหวางต าแหนงวนเดอนป ตอจากบรรทดชอและสถานทต งของหนวยงานเจาของหนงสอ โดยอยหาง 1 บรรทด และอยระหวางกลางชอหนวยงานเจาของหนงสอและสถานทตง โดยกะระยะพองาม

5

การจาหนาซองหนงสอราชการภาษาองกฤษ

ดวยภาคผนวก 4 ของส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไมไดก าหนดวธการจาหนาซองของหนงสอราชการภาษาองกฤษไวเปนการเฉพาะ การจาหนาซองหนงสอราชการภาษาองกฤษจงยดถอปฏบตตามขอ 45 (ซงมตวอยางตามแบบท 15 ทายระเบยบ) และ ขอ 28 ของระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ดงมรายละเอยดดงตอไปน “ขอ 45 การจาหนาซองใหปฏบตตามแบบท 15 ทายระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณฯ (ดภาพการจาหนาซองประกอบ) ซงไดก าหนดการจาหนาซองโดยแบงซองออกเปน 9 สวน สวนบนดานซายจะเปนตราครฑ และถาหากเปนหนงสอราชการดวน ดวนมาก ดวนทสด แลวแตกรณ ทดานเทาซายของตวครฑ ขนาดตราทประทบเปนขนาด 32 พอยต ดวยหมกสแดง ดานใตตวครฑจะพมพชอสวนราชการทออกหนงสอ ท ใหกรอกรหสประจ าสวน ราชการและเลขหนงสอออก ในต าแหนงสวนกลางของซองทแบงไวใหพมพค าขนตน (ตามตารางค าขนตนลงทาย) ชอผรบ สถานท และทตง รหสไปรษณยของผรบหนงสอนนๆ” ส าหรบหนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต ใหปฏบตตามขอ 28 “ขอ 28 หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและด าเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภทคอ 28.1 ดวนทสด (URGENT) ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน 28.2 ดวนมาก (IMMEDIATE) ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว 28.3 ดวน (PRIORITY) ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง 32 พอยต ใหเหนไดชดบนหนงสอและบนซอง ตามทก าหนดไวในแบบท 1 แบบท 2 แบบท 3 และแบบท 15 ทายระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ โดยใหระบค าวา ดวนทสด ดวนมาก หรอ ดวน ส าหรบหนงสอตามขอ 28.1 ขอ 28.2 และขอ 28.3 แลวแตกรณ ในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทก าหนด ใหระบค าวา ดวนภายใน แลวลงวนเดอนป และก าหนดเวลาทตองการใหหนงสอนนไปถงผรบกบใหเจาหนาทสงถงผรบซงระบบนหนาซองภายในเวลาทก าหนด”

ดวยเหตทวธปฏบตในการจาหนาซองหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณย และค าอธบาย 8 การ จาหนาซอง ฯ ไดถกยกเลกตามหนงสอส านกนายกรฐมนตรท นร ๑๓๐๕/ว ๑๖๐๗ ลงวนท ๓ มนาคม ๒๕๔๑ และก าหนดใหใชวธปฏบตในการจาหนาซองหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณย ดงเอกสารทแจงมาใหมพรอมตวอยางการจาหนาซองหนงสอราชการ ทงนเพอใหหนงสอราชการทสงโดยทางไปรษณยถงปลายทางดวยความรวดเรวและสอดคลองกบระเบยบ กสท. วาดวยบรการรบช าระคาฝากสงเปนรายเดอน

6

ส าหรบสวนราชการและหนวยงานของรฐทไดยกเลกการลงลายมอชอหรอรอยประทบตราลายมอชอของเจาหนาทผรบผดชอบในการฝากสงและต าแหนงก ากบทมมลางซายของดานจาหนา วธปฏบตในการจาหนาซองของหนงสอราชการภาษาองกฤษ จงควรยดถอปฏบตตามวธปฏบตในการจาหนาซองของหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณย โดยอาจแยกไดเปน 2 กรณคอ 1. การจาหนาซองหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณยธรรมดาทวไป สงโดยใชบรการไปรษณยดวนพเศษ (EMS) สงโดยลงทะเบยน หรอไปรษณยภณฑตางประเทศ ใหปฏบตดงน 1.1 ใหระบชอและทอยของหนวยงานผฝากสงไวทมมบนซายดานจาหนา บรเวณดานขางหรอใตครฑ และเหนอเลขทหนงสอ 1.2 ในกรณทเปนการจดสงโดยมขอตกลงกบการสอสารแหงประเทศไทย ขอช าระคาฝากสงเปนรายเดอน ใหมขอความ “ช าระคาฝากสงเปนรายเดอนใบอนญาตท.../... ชอทท าการฝากสง” ในกรอบสเหลยมผนผาแนวนอน ขนาด 2 × 4 เซนตเมตร ทมมบนขวาดานจาหนา ในกรณทเปนไปรษณยภณฑตางประเทศ ใหใชขอความ “POSTAGE PAID PERMIT NO. (เลขทใบอนญาต) ชอทท าการทฝากสง” (ดภาพการจาหนาซองประกอบ) 2. ส าหรบวธปฏบตในการจาหนาซองหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณยธรรมดาเพอใหสามารถใชไดกบเครองคดแยกจดหมายของการสอสารแหงประเทศไทย ใหปฏบตดงน 2.1 คณลกษณะซอง 2.1.1 เปนซองมาตรฐาน ขนาดซ 6 และขนาดดแอล ตามทก าหนดในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 จดท าดวยกระดาษปอนดขาว น าหนกไมนอยกวา 80 กรม ตอตารางเมตร

2.1.2 เปนซองขนาดซ 6 และขนาดดแอล ทมชองใสรหสไปรษณย พมพดวยสแดงสม (Warm Red U) จ านวน 5 ชอง ทมมลางดานขวาของซอง ตามขอก าหนดของการสอสารแหงประเทศไทย

2.1.3 หากหนวยงานใดยงคงมซองแบบเดม (ทไมมชองใสรหสไปรษณย ตามขอ 2.1.2 ขางตน) เหลออย และมความจ าเปนตองน ามาใชสงทางไปรษณย อาจใชซองดงกลาวได แตจะตองจาหนาโดยการพมพหรอผนกปายจาหนาเทานน 2.2 การเตรยมซองเพอสงทางไปรษณย 2.2.1 ใชพนทดานหนาและดานหลงซองตามทก าหนด (ดภาพการจาหนาซองประกอบ) 2.2.2. ใหระบชอและทอยของหนวยงานผฝากสงไวทมมบนดานจาหนา บรเวณดานขางครฑ และเหนอเลขทหนงสอ 2.2.3 ในกรณทเปนการจดสงโดยมขอตกลงกบการสอสารแหงประเทศไทยขอช าระคาฝากสงเปนรายเดอน ใหมขอความ “ช าระคาฝากสงเปนรายเดอน ใบอนญาตท.../...ชอทท าการทฝากสง” ในกรอบสเหลยมผนผาแนวนอน ขนาด 2 × 4 เซนตเมตร ทมมบนขวาดานจาหนา ในหรณทเปนไปรษณยภณฑตางประเทศ ใหใชขอความ “POSTAGE PAID PERMIT NO. (เลขทใบอนญาต) ชอทท าการทฝากสง”

7

2.2.4 จาหนาชอและทอยของผรบ พรอมทงรหสไปรษณยในพนททก าหนดไว โดยปฏบตดงน 1) จาหนาบนซองโดยตรงหรอจาหนาบนปายจาหนาซงท าดวยกระดาษสขาว แลวน ามาผนกในบรเวณพนทส าหรบจาหนาใหเรยบตดกบซอง ไมมสวนหนงสวนใดเผยอขนมา 2) จาหนาใหขนานไปกบความยาวของซอง อยาจาหนาเอยงหรอจาหนาโดยขอความแตละบรรทดเยองกนในลกษณะทมการยอหนาใหม 3) จาหนาโดยใชตวอกษรและตวเลขแบบมาตรฐาน ไมควรใชแบบตวเอน 4) สของหมกทใชในการจาหนาตองเปนสเขม อยาใชสแดงหรอสอนทใกลเคยงกบสแดง 5) โดยปกตใหพมพหรอเขยนรหสไปรษณยเปนตวเลขอาระบกในชองใสรหสไปรษณย และตองระมดระวงอยาใหตวเลขทบเสนหรอลนกรอบชองใสรหสไปรษณย ในกรณทซองไมมชองใสรหสไปรษณยและจาหนาดวยวธพมพ [ตามขอ 8.2.1 (3)] อาจวางต าแหนงของรหสไปรษณยได 2 แบบ แบบแรกคอ ใสรหสไปรษณยแยกตางหากเปนบรรทดสดทายของจาหนา แบบทสองคอ ใสรหสไปรษณยตอทายขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ ทงน รหสไปรษณยตองอยภายในบรเวณพนทส าหรบจาหนาตามทก าหนดไว 2.2.5 พบสงทจะบรรจในซองในลกษณะทท าใหมความเรยบสม าเสมอกน อยาพบในลกษณะทท าใหเกดรอยหนาตามขอบซอง อนง สงทจะบรรจในซองตองไมแขงหรอใหญเกนควร หรอมโลหะ พลาสตก หรอวสดอนๆ ปะปน เชน เขมหมด ลวดเยบกระดาษ เปนตน 2.2.6 ปดผนกฝาซองใหตดแนนกบตวซองอยางมนคง เพอมใหขอบฝาซองเปดออกในขณะผานการคดแยกดวยเครอง อยาปดผนกโดยใชลวดเยบกระดาษ หรอเยบดวยหมด เชอกพน ตาไก หรอวธการอนใดทท าใหมสวนทมวสดแขงยนจากตวซอง เพราะจะท าใหเครองคดแยกจดหมายตดขดหรอเสยหาย

8

มาตรฐานกระดาษและซอง

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ หมวด 4 ขอ 74-77 ไดก าหนดรายละเอยดเกยวกบกระดาษและซองทใชพมพหนงสอราชการไวดงตอไปน “ขอ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง 74.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกตใหใชกระดาษปอนดขาว น าหนก 60 กรมตอตารางเมตร ม 3 ขนาด คอ 74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความวา ขนาด 210 มลลเมตร × 297 มลลเมตร 74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความวา ขนาด 148 มลลเมตร × 210 มลลเมตร 74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความวา ขนาด 52 มลลเมตร × 74 มลลเมตร 74.2 มาตรฐานซอง โดยปกตใหใชกระดาษสขาวหรอสน าตาล น าหนก 80 กรมตอตารางเมตร เวนแตซองขนาดซ 4 ใหใชกระดาษน าหนก 120 ตอตารางเมตร ม 4 ขนาด คอ 74.2.1 ขนาดซ 4 หมายความวา ขนาด 229 มลลเมตร × 324 มลลเมตร 74.2.2 ขนาดซ 5 หมายความวา ขนาด 162 มลลเมตร × 229 มลลเมตร 74.2.3 ขนาดซ 6 หมายความวา ขนาด 114 มลลเมตร × 162 มลลเมตร 74.2.4 ขนาดดแอล หมายความวา ขนาด 110 มลลเมตร × 220 มลลเมตร ขอ 75 กระดาษตราครฑ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 พมพครฑตามขอ 71.1 ดวยหมกสด า หรอท าเปนครฑดน ทกงกลางสวนบนของกระดาษ ตามแบบท 28 ทายระเบยบส านกนายก รฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ขอ 76 กระดาษบนทกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 หรอขนาดเอ 5 พมพครฑตามขอ 71.2 ดวยหมกสด าทมมบนดานซาย ตามแบบท 29 ทายระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงาน สารบรรณฯ ขอ 77 ซองหนงสอ ใหพมพครฑตามขอ กระดาษบนทกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 หรอขนาดเอ 5 พมพครฑตามขอ 71.2 ดวยหมกสด าทมมบนดานซายของซอง 77.1 ขนาดซ 4 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑ โดยไมตองพบ มชนดธรรมดาและขยายขาง 77.2 ขนาดซ 5 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 2 77.3 ขนาดซ 6 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 4 77.4 ขนาดดแอล ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 3 สวนราชการใดมความจ าเปนตองใชซองส าหรบสงทางไปรษณยอากาศโดยเฉพาะ อาจใชซองพเศษส าหรบสงทางไปรษณยอากาศและพมพตราครฑตามทกลาวขางตนไดโดยอนโลม”

1

ตวอยาง หลกเกณฑการพมพ

หนงสอราชการภาษาองกฤษ

และการจาหนาซอง

บทท 5 หลกเกณฑการพมพหนงสอราชการภาษาองกฤษ และการจาหนาซอง

2

แบบแสดงการแบงพนทดานหนาของซองขนาดซ 6

3

แบบแสดงการแบงพนทดานหนาของซองขนาดดแอล

4

ตวอยางการจาหนาซองหนงสอราชการทฝากสงทางไปรษณยถงผรบในตางประเทศ (ซองขนาดซ 6)