a quoi sert ce guide -...

2

A quoi sert ce guide ?

Ce guide contient 13 chapitres qui vous aideront à animer votre projet 5S.

Les 4 premiers présentent intérêt des 5S et les outils d’animation de l’espace

(tableau de communication, réunions hebdomadaires, audits).

Les 9 chapitres suivants vous apportent quelques conseils pour réaliser chaque

séquence. Vous vous appuierez sur ces dossier pour expliquer chaque séquence à

votre équipe.

I. Introduction : Pourquoi les 5S?

II. Les 5S : Qu’est-ce que c’est?

III. Lancement du chantier

1. Le tableau de communication

2. Tâches préparatoires de l’espace

3. La réunion de lancement

4. La réunion hebdomadaire

5. Les audits de séquence

IV. Les 5S en 9 séquences

V. Séquence 1 : Le tri

VI. Séquence 2 : La remise en état

VII. Séquence 3 : L’implantation

VIII.Séquence 4 : La remise à niveau

IX. Séquence 5 : Le partage de l’information

X. Séquence 6 : Les règles de vie

XI. Séquence 7 : L’amélioration informatique

XII. Séquence 8 : La visualisation des règles

XIII.Séquence 9 : L’implication de chacun

SOMMAIRE

3

I. Introduction :Pourquoi les 5S ?

Edito du directeur

La démarche 5S permettra d’approfondir et de conforter ce qui a toujours contribué à notre fierté à tous : une usine propre et rangée.

Je suis convaincu qu’elle nous aidera également et de façon durable à :

• Augmenter la participation et la satisfaction de chacun dans le projet EFFICALITE 2010

• Améliorer la sécurité dans l’usine

• Détecter et corriger les dysfonctionnements et les gaspillages pour améliorer notre performance

• Valoriser notre entreprise à l’extérieur

La démarche 5S contribuera à développer davantage de rigueur, de qualité et de fiabilité et par là même notre compétitivité et la satisfaction de nos clients.

Francis GUEHLNovembre 2007

4

II. Les 5S :Qu’est-ce que c’est ?

Très bien. Mais les 5S, c’est quoi ?

CHANGER LES PHOTOS

La démarche 5S

Nous pouvons changer ceci…

5

La démarche 5S

… en cela

Les 5S ?

6

1erS - DEBARRASSER

� Beaucoup d’objets sont stockés et souvent peu utilisés

� C’est une perte d’espaceet cela réduit l’efficacité de l’environnement de travail

Séparer l’utile de l’inutileÉliminer tout ce qui est inutile

1erS - DEBARRASSER

Éliminer tout ce qui est inutile

7

2èmeS - RANGER

� Chercher des objets est du temps perdusans aucune valeur ajoutée

� Réduire le temps perdu dans les postes de travail en identifiant et rangeant tous les objets de travail nécessaires

Créer une place pour chaque chose etmaintenir chaque chose à sa place

2èmeS - RANGER

« Créer une place pour chaque chose etmaintenir chaque chose à sa place »

8

3èmeS - NETTOYER

� La saleté, les fuites et la poussièredoivent être contrôléeset éliminées

� Un poste de travail propre est une étape importante vers l’amélioration continue

� Organiser les activités de nettoyagepour maintenir la propreté et contrôler les équipements

� Éliminer progressivement les causesde la non-propreté

Obtenir une propreté permanente

3èmeS - NETTOYER

« Un poste de travail propre favorise la qualité,et renforce la sécurité et la fierté »

9

4èmeS - STANDARDISER

� Les résultats obtenus dans les 3 premiers S doivent être maintenus

� Formaliser et afficher des standards simples et visuels pour former les opérateurs et détecter les anomalies

Les meilleures pratiques définies dans lesétapes 1,2,3 sont standardisées.

Une anomalie devient immédiatement repérable

5èmeS – RESPECTER LES REGLES

� Soutenir l’effort pour maintenir et améliorer les résultats obtenus

� Implication forte du management pour supporter et piloter

La rigueur est nécessaire pour maintenir lesstandards.

Les nouvelles habitudes et les nouveaux réflexesamènent davantage d’améliorations

10

1- Le tableau de communication2- Tâches préparatoires de

l’espace3- La réunion de lancement4- La réunion hebdomadaire5- Les audits de séquence

III. Lancement du chantier

Audit de la séquence en cours

Problèmes & IdéesPlan d'actions

Photos avant/après

Auto-évaluation

Avancement des 9 séquences

Plan de la zone

Messagerie inter-équipes

Indicateur actions

Indicateur auto-évaluation

Membres de l’équipe

Objectifs de l’équipe

1- Le tableau de communication

11

Post-its

Plan d’Actions

Photos Avant-Après

Auto-évaluation

Résumé des 9 séquences + Séquence en cours


33 cm 48.5 cm 48.5 cm

9.5 cm

69.5 cm


12

DOCUMENTS VIERGES POUR TABLEAU EFFI’5S

Notre équipe

Notre espace

Auto-évaluation

13

Messages

Nos progrès

Nos objectifs

Plan d’actions

Notre parcours

Écrivons

14

� (PILOTE ) �

� (CO-PILOTE ) �

� �

� �

Membres de l ’équipe

Le parrain

20

18

16

14

12

10

8

6

4

2

S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S22 S23 S24 S25 S26 S27 S28

15

NOMS S S S S S S S S S S S S S S S S S S S

Planning des auto-évaluations

= proposées

= réalisées

100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

110

120

16

Page :Plan d’actions

D:

F:

D:

F:

D:

F:

D:

F:

D:

F:

D:

F:

D:

F:

D:

F:

D:

F:

D:

F:

action avancée action terminée

action lancée

n

°

ResponsableDATES

D = Début

F =Fin

semainesACTIONS A REALISERValidation

VISA

Parrain

(Réservé au pilote)

Espace : Réalisé en séquence :

Coller la photo avant Coller la photo après

Date : Date :

17

VOUS ENTREZ DANS UNE ZONE

Auto-évaluation: comment l’utiliser ?QUOI ?

� Réalisée individuellement par 3 à 5 personnes, en fonction du nombred’habitants de l’espace. Sinécessaire, l'espace peut être découpé en plusieurs zones.

� Chacun, à tour de rôle, est amené à faire une auto-évaluation : préparerun planning pour s'assurer de laparticipation de tous. Chaque personne réalisera l'auto-évaluation toutes les 3 à 4 semaines (en fonction dunombre d’équipiers).

� Chaque personne profite de l'auto-évaluation pour rédiger des post-it qu’elle place dans la rubrique« Problèmes & Idées » du tableau.Un post-it jaune doit être rédigé à chaque fois qu'une gommetterouge ou jaune est utilisée(pourquoi cette question n'est pas « verte »� être concret).

QUAND ?

� Une feuille par semaine : les relevés sont complétés, au plus tard, lors de la préparation de la réunionhebdomadaire.

� Le pilote ou le dernier évaluateur fait le total des points de la semaine. Le pilote le reporte sur le graphiquedu tableau. Ce total est remonté au Chef de projet interne, en utilisant par exemple le document « compte-rendu de réunion EFFI’5S ».

� Le dernier relevé reste au tableau, les autres sont archivés à lafin du classeur.

1 - Le tableau de communication

18

« Problèmes & Idées» (1/3) : comment utiliser cette rubrique ?

� La rubrique "Problèmes & Idées" du tableau permet de mémoriser les idées, les remarques, ou les problèmes rencontrés.

� Chacun (personnel de l'espace, personnel d'autres services, visiteurs, etc) peut être amené à rédiger des post-it.

� Lesremarques et problèmessont portés sur despost-it jaunes.

� Les idées d'amélioration ou solutionsaux problèmes sont portées sur despost-it roses.

� Si l’équipe Effi’5S décide de transformer une idée en action, le piloteinscrit l'action dans le plan d'actions puis déchire lepost-it.

� Si l’équipe décide de ne pas réaliser d'action, le pilote fait part des motifs de refus à l'auteur du post-it, les inscrit au verso dupost-it, agrafe le post-it sur la page « Post-it non retenus » du classeur.

� Si la cause du rejet est l'arrivée prématurée de l'amélioration, le pilote classe le post-it sur la page « Post-it à réexaminer lorsde la séquence 2, 3, 4 ... dans le classeur.


« Problèmes & Idées» (2/3) : comment remplir des post-its ?

iQuelques règles d’écriture de post-it :

i 5 à 15 mots (un post-it n’est pas un roman)

i Mettre ses initiales (si il y a un problème de compréhension, le pilote peut revenir voir l’auteur)

i Mettre la date (ça motive ou oblige à traiter le problème)

i L'aurtograffe! (Ce n'est pas l’essentiel)

i un seul problème ou une seule idée par post-it


iLes occasions de rédaction des post-it sont:

il'auto-évaluation,

iles audits de séquence,

iles incidents, anomalies et idées, dès leur apparition,

il'analyse des photos,

19

« Problèmes & Idées» (3/3) : pourquoi remplir des post-its ?

POUR :

• Mémoriser (« les paroles s'envolent, les écrits restent. »)

• Éclaircir (le fait d'écrire permet d’être clair et concret dans la description du problème ou de la solution.)

• Partager(on ne travaille pas tous aux mêmes horaires - la lecture d'une idée peut en faire naître une autre !)

• Gérer(classer, ordonner par thème, séquence ou date, etc)


« Plan d’actions» (1/4) : comment définir une action ?

Une action ce n’est pas :

1 - Une opération à recommencer régulièrement (Exemples : nettoyer les machines, faire l’auto évaluation).

3 - Une longue étude.

2 - Un mini projet.


Une action c’est :

3 - Réalisable en moins de quelques semaines.

2 - Une tâche ponctuelle, courte et non répétitive.

1 - Une tâche précise qu’une personne peut prendre en charge.

20

«Plan d’actions» (2/4) : comment alimenter le plan d'actions ?

1. Comment générer de nouvelles actions ?

� en exploitant les idées et problèmes écrits sur les post-it.

� en exploitant l'audit de séquence et les observations des auditeurs.

2. Pourquoi découper les actions en petites actions ?

� Pour confier l’action à un responsable qui pourra la mener de bout en bout.

� Pour réaliser l’action dans un délai court (2 à 3 semaines).

3. Comment soutenir les "petites" actions ?

� Un seul responsable par action,

� Un délai négocié avec le responsable de l’action,

� Un inventaire des moyens (matériel, temps, recours aux services supports) pour traiter l’action,

� Un soutien de la hiérarchie,

� Une décentralisation des ressources : budget propre, correspondant Maintenance, centre de «bricolage», contact direct avec les sous-traitants, etc.

� Un point hebdomadaire et sans complaisance de l'avancement des actions,

� Une mise à jour régulière du plan d'actions.


- Installer l’escabeau pour le stock

Le post-it: : ‘‘il n’y a pas d’escabeau pour accéder au stock” peut engendrer les 3 actions suivantes :

- Trouver le bon modèle possible d’escabeau pour le stock - Passer commande de l’escabeau pour le stock

Exemple :

� Un responsable d'actionest la personne chargée soit de la réalisation de l'action (avec son accord), soit de faire exécuter l'action par un service support.

� Le délai est fixé par le pilote et le responsable de l’action en accord avec l’équipe.

� Chaque responsable doit indiquer, semaine par semaine, l'état d'avancementde ses actions sur le plan d'actions. Le pilote est le garant de cette mise à jour. Le graphique de suivi du nombre d'actions proposées et réalisées est mis à jour sur le tableau de l'équipe (par le pilote).

� Les actions terminéessont identifiées soit par une croix dans la colonne de gauche, soit elles sont surlignées au stabilo.

� Lesactions réalisées par les services supportsà l'espace (Maintenance, Travaux neufs, Achats, etc) sont surlignées sur le pland'actions d’une autre couleur.

� Attention : la journée Effi’5S a lieu en séquence 4. Elle permet de réaliser les actions repérées lors de la séquence 1 à 3. Pour préparer la journée Effi’5S, les actions sont recensées sur une liste des tâches de la journée Effi’5Set non sur le plan d’actions.

« Plan d’actions» (3/4) : comment utiliser le document ?1 - Le tableau de communication

Chaque action doit comporter un numéro, préciser un délai (date ou numéro de semaine) et indiquer le nom d'un responsable. Le responsable d'une action est unique et fait partie de l'équipe (habitant l'espace). Le responsable d'une action ne peut être « Tous », « Chacun », ou encore « le service maintenance ».

21

Séquence 1

Séquence 2

Séquence 3

PLAN D'ACTIONS

Journée Effi’5SCe que nous pouvons faire

PENDANTla journée Effi’5S

Ce que nous ne pourrons faire qu'APRES

la journée Effi’5S

•Actions faciles que nous pouvons réaliser AVANT la séquence 4(journée Effi’5S).

•Actions que nous devons réaliser impérativement AVANT la journée Effi’5S.

•Actions d'études que nous pouvons lancer.

•Petites actions sans rapport avec la remise à niveau.

Liste des tâches J5S

« Plan d’actions» (4/4) : traitement des actions pour préparer la journée Effi’5S


(séquence 4)

Comment utiliser les photos ?

� L'utilisation d'un appareil numérique permet de constituer une base de données sur l'état d'origine facilement exploitable dans la présentation finale du projet (bilan).

� En prendre un grand nombre de photos (30 à 50… 70). On pourra ainsi constituer le "musée des horreurs", véritable mémoire de la situation de départ.

� Ne pas hésiter à prendre plusieurs photos par anomalie, sous différents angles.Il y aura beaucoup de photos inexploitables car certaines situations sont difficiles à prendre en photo.

� Prendre des plans larges et des plans rapprochés.

� Choisir quelques photos (4 à 10) à placer sur le tableau de communication, illustrant au mieux les 5S.

� Utiliser la trame photo « Avant/Après » prévue à cet effet pour visualiser tout au long du projet les progrès de l’équipe.


22

2 - Tâches préparatoires de l'espace

� Le pilote, avec l’aide du Chef de Projet, prépare l’espace et le tableau de communication avant d’effectuer la réunion de lancement.

Mise en place du panneau et de la ZAD

Délimitation de la zone Effi’5S

Préparation du panneau Effi’5S

CHANGER LA PHOTO

2 - Tâches préparatoires de l'espace

Description des tâches

• Définir le territoire de l’espace avec précision.

• Identifier les limites de l’espace (avec des bandes adhésives, des panneaux, le surligner sur le plan du tableau 5S).

• Informer le personnel de l'espace.

• Définir les objectifs particuliers du 5S sur l'espace.

• Constituer le tableau de communication.

• Le positionner sur l'espace.

• Mettre en place la ZAD (Zone d’Attente de Décision).

• Mettre la signalétique (pancartes, feuilles d’inventaire).

• Définir le jour et l’heure de la réunion 5S.

• Définir la date de la journée 5S.

• Réaliser les photos "AVANT".

• Constituer l’équipe 5S.

• Définir un nom.

Fait

23

� QUOI ?

La réunion de lancement EFFI’5S EST …

* une réunion de 30’ environ faite par le parrain et le pilote à tous les membres de l’équipe Effi’5Sdevant le panneau de

communication.

* le moment pour l’équipe decomprendre le déroulement du projet sur leur zone.

* le moment pour l’équipe deposer des questionsquant à l’application de la démarche.

La réunion de lancement EFFI’5S N’EST PAS …

* un débat.

� OU ? La réunion se déroule sur l’espaceavec l'équipe Effi’5S autour du tableau de communication.

� QUI ? L'animateur est le Pilote, aidé par le parrain.

3 - La réunion de lancement

� CONTENU de la réunion ?

� Pourquoi ce projet ? (Expliquer la contribution des 5S dans le projet d’entreprise globale à l’aide de l’édito de Francis

Guehl).

� Le chantier (Montrer le périmètre géographique de la zone; lire la liste des participants; donner les objectifs de la zone)

� Les grands principes des 5S(expliquer dans les grandes lignes le principe des 5S sans s’étendresur les détails: la

meilleure manière de vraiment comprendre les 5S est de les pratiquer!)

� Déroulement du projet (commenter rapidement les 9 séquences et expliquer que la direction fera un point

d’avancement à l’issue de chaque séquence pour valider le passage à l’étape suivante)

� Le tableau de communication(expliquer le fonctionnement du tableau de communication)

� Le rôle de l’équipe dans ce projet(auto-évaluations; remonter des problèmes et des idées; prendre en charge des

petites actions; participer aux réunions hebdomadaires; adopter un comportement 5S, etc.…).

3 - La réunion de lancement

24

La réunion hebdomadaire 5S

� QUOI ?

La réunion EFFI’5S EST …

* un point d’avancement de 20’ environdu projet et un point deconsensuspour les cas difficiles (pour les cas faciles, la

messagerie inter-équipes est utilisée)

* un moment decompréhension: où en est-on dans le projet ?

* un moment decontribution de chacun : prise en charge d’actions

La réunion EFFI’5S N’EST PAS …

* une réunion d’information

* un débat.

� OU ? La réunion se déroule sur l’espaceavec l'équipe Effi’5S autour du tableau de communication.

� QUI ? L'animateur est le Pilote, aidé le cas échéant (par le copilote ou le parrain).

4 - L’animation de la réunion hebdomadaire

La communication


Objectifs

� L’objectif final est de mettre en place le Progrès Permanent et d’installer une dynamique d’équipe.

� Pour réussir le projet Effi’5S, il faut garantir l’adhésion du personnel, à travers les 3C :

� S’assurer de la Compréhensiondu projet Effi’5S par tous les acteurs : expliquer le projet, pas à pas.

�Avancer ensemble en étant d’accord (Consensus) : décider les différentes actions à mener et faire vivre les règles établies ensemble.

� Contribution : inciter chaque personne à contribuer au progrès : prendre en charge des actions et suivre leur réalisation (en cours, réalisées, abandonnées).

Moyens� Réunions hebdomadaires.

� Tableau de communication.

� Support du Chef de Projet Interne, des Parrains.

� Possibilité d'engager quelques dépenses (heures, matériel).

25

• Auto-évaluation :- Faire le total des points.- Mettre à jour le graphique desuivi hebdomadaire des auto-évaluations.- Repérer les gommettes contradictoires de l’auto-évaluation pour en discuter en réunion.

• Post-it :- Lire les nouveaux et garder ceux de la séquence en cours.- Classerceux des autres séquences (sauf ceux d’actions à initier dès maintenant pour cause d’urgenceou de délai trop long).- Lors d’une réunion de lancement de séquence: ressortir les post-it archivéspour cette séquence dans le classeur.

• Plan d’actions :- Se remettre en mémoire les actions en cours et aller voir les responsables d’actions si besoin.- Lors d’une réunion de lancement de séquence: pré-noter les actions issues de l’audit devant être faites dans la séquence.


• Séquence et audit:- Réunion de lancement de séquence: préparer quelques phrases qui permettront de présenter la nouvelle séquence à l’équipe- Réunion de lancement de séquence: Afficher la feuille d’audit de la nouvelle séquence.


� Ecouter les autres, s'exprimer en dernier.

� Adopter une attitude positive.

� Etre très factuel et concret (ne pas se retrancher derrière des généralités).

� Se tenir tourné vers l'équipe.

� S'assurer de la participation de chacun.

� Rester centré sur le sujet.

� A la fin de la réunion, rappeler la date de la prochaine réunion et remercier l'équipe.

� Si un point difficile apparaît, proposer à la personne de la revoir après la réunion.

De même pour un débat hors sujet, ou trop long.

Séquence en cours

26

Réunir l’équipe autour du tableau et aborder les sujets suivants :

• Auto-évaluation :- Ne discuter que des gommettes contradictoireset de celles concernant la séquence en cours.- Rappeler qui fera la prochaine auto-évaluation.

• Post-it et Plan d’actions:- Faire un point d’avancementsur les actions terminées ou en cours : rapide commentaire de quelques actions par les responsables eux-mêmes.- Lire les actions pré-notéespar le pilote et décider avec l’équipe qui les prend en charge.- Lire les post-it laissés sur le tableau et décider en commun avec l’équipe des actions à lancer.- S’il reste du temps, évoquer ensemble les autres actions à mener (écriture de post-it «en direct»).

• Point sur la séquence en cours:- Rappeler les thèmes de la séquence en coursSi on lance une nouvelle séquence:

- Commenter l’audit précédent et informer l’équipe des actions correctives à mener.- Expliquer l'objectif de la nouvelle séquenceà l'aide de la feuille d'audit.- Lire les actions pré-notéespar le pilote et décider avec l’équipe qui les prend en charge.- Donner des conseils pour réaliser les actions de la séquence en s’aidant des fiches de séquences du guide Effi’5S.


• Post-its :- Retirer les post-its des actions lancées.- Laisser ceux des actions non lancées.

• Plan d’actions :- Finir de mettre à jour proprement le plan d’actions.- Mettre à jour le graphique (actions proposées / réalisées).

• Compte-rendu :- Remplir le compte-rendu de réunion Effi’5S: l’envoyer au Chef de Projet Interneet au parrain. Classer l’original dans le classeur.- Archiver la feuille d’auto-évaluation remplie dans le classeur.


27

Compte-rendu de réunion EFFI’5S

Espace : Rédacteur : Semaine : Date :

POINTS MARQUANTS

Réalisations Difficultés

Audit précédent validé: Oui - Non

Audit suivant préparé: Oui - Non

Auto-évaluation :

Nombre d’actions proposées :

Nombre d’actions réalisées :

Pilotage de l'espace

Résultats sur le terrain

Ambiance de l'équipe

Réunion hebdo

Contribution parrain

-5' 30' +30'

Avancement du projet : séquence

Décisions

� QUOI ?

Les audits de séquence EFFI’5S SONT …

* un «découpage» du progrès par petites périodes élémentaires sur des thèmes précis (sinon les 5S risquent de se mélanger).

* une démonstration de l’implication de l’encadrement dans la validation des audits (indication du niveau d’exigence attendu

et expression de nouvelles idées).

* une reconnaissance de l’avancement des espaces Effi’5S.

* une avancée commune des espaces qui permettent de partager des bonnes pratiques entre eux.

Les audits de séquence EFFI’5S NE SONT PAS …

* une sanction

* une note d’école : la note n’est pas l’essentiel.

� OU ? Les audits se déroulent sur l’espaceavec le pilote (ou le co-pilote).

� QUI ? L'animateur est le Pilote, aidé le cas échéant (par le Chef de Projet, le copilote ou le parrain).

5 - Les audits de séquence

28

5 - Comment alimenter les audits de séquence ?Rubriques Cotation

Des gammes de nettoyage ont été simplifiées

Le matériel de nettoyage est approprié (sécurité, efficacité)

Les responsabilités du nettoyage sont réparties (chaque m² a son responsable)

L'accès à certains endroits difficiles à nettoyer a été facilité

N°

1

2

3

4

Gammes de nettoyage de la filière et de la trémie

Remplacer le goupillon par un système plus approprié

Plan du chantier avec les noms des responsables par semaine

A

B

C

En début de séquence

1. Le Chef de Projet commente chaque rubrique (repère A).

2. L'équipe décide, pour chaque rubrique, des domaines d'application pourson espace (repère B). Des pistes peuventêtre données par le chef de projet lors de la présentation de la séquence.

Pendant l'audit

1. Le Pilote présente aux auditeurs l'avancement des actions correctives préconisées lors de l'audit précédent (fiched'observation des auditeurs).

2. Les auditeurs prennent le nouvel audit. Le pilote présente aux auditeurs les améliorations réalisées pendant laséquence. Les auditeurs procèdent à la cotation (repère C).

3. Pour les rubriques à cotation 1, les auditeurs renseignent « la fiche d'observation des auditeurs » (même si l'audit estvalidé) avec les commentaires relatifs au démérite de ces rubriques.

Après l'audit1. Le Pilote commente l'audit à son équipe.

2. Il complète le plan d'actions avec les actions correctives issues des remarques des auditeurs.

3. Il fait procéder à leur réalisation avant la date du prochain audit.

4. L'audit, ainsi que sa «fiche d’observations», sont archivés à la fin du classeur..

IV. Les 5S en 9 séquences

29

DEBARRASSER

RANGER

TENIR PROPRE

STANDARDISERIMPLIQUER

9 séquences pour structurer le progrèsau sein de l’équipe

Chronologie et méthode

Le management valide la

progression de l’équipe

La logique des 9 séquences

Réorganiserl’espace et l’information en vue d’une meilleure implantation.

Organiser au mieux notre journée Effi’5S : on réalise ce qui a été planifié lors des séquences précédentes.

Rendre toute chose facilement compréhensible : passer d’une culture où les règles, les standards et les procédures se trouvent dans des documents vers une organisation où tout est visible, imagé et clair.

Chacun est responsabledu respect des règles.

1

2

3

4

8

MINI 25

MAXI 75

9

Faire le tri pour vider l’espace de tout l’ inutile. On met en place la ZAD physique et informatique (Zone d’Attente de Décision). Ce qui est évident va directement à la poubelle mais ce qui pose la moindre incertitude va en ZAD.

Identifier et mettre dans la ZAD(zone bleue), les objets que l’on pense réparer. Organiserles opérations de la journée Effi’5S(nettoyage, retouches de peinture, réparations)Préparer le kit de propreté.

Chaque chose à sa place et chaque place a sa chose : on organise l’espace, l’information et les équipements communs. Identifier chaque chose et son emplacement : marquage des emplacements, rangement et identification des armoires, etc.

On poursuit le rangementet l’identificationpour le poste de travail. Un rangement « modèle » est aménagé.

On réfléchit à présent à faciliter la mise à disposition de l’information(accès faciles, etc…)

5

CLE 4

CLE 6

CLE 8to

CLE 8

CLE 4

CLE 6

6

mart

55

7

30

V. MISE EN PLACE DE LA SEQUENCE 1

Le tri

• Préparer et lancer le chantier

• Trier

� La logique de Tri, les 3I :

1. Inutile pour notre activité

2. Irrégulierà garder mais :- utilisation irrégulière- non conforme à nos critères

de qualité et de sécurité

3. Irrationnel= éléments bricolésOn en a besoin (à garder) mais ne donne pas une image professionnelle de notre activité

31

Faire le tri pour vider l’espace de tout

l’inutile

Objectifs de la séquence 1

• On met en place la ZAD

(Zone d’Attente de Décision)

• Ce qui est évident va directement à la poubelle mais ce qui pose la moindre incertitude va en ZAD.

1

� L’espace doit être délimité clairement sur le plan affiché au tableau de communication Effi’5S.

� La zone concernée doit être bien visible (au moins couvrir 50% du plan)

Point N°1 de l’audit

1

L’espace 5S est clairement délimité et une auto-évaluation propre à l’espace a été réalisée

☺☺☺☺ ��

� L’espace est délimité au sol à l’aide de ruban adhésif et par des panonceaux fournis par le chef de projet

� L’auto-évaluation est repensée par l’équipe, avec l’aide du chef de projet

32

� Le reportage photo doit se trouver dans la partie « Safari photos» du classeur du pilote Effi’5S

� Le Chef de Projet met à disposition un appareil photo numérique et se charge de stocker les photos (hiérarchiser par espace et par séquence) qui permettront de voir les progrès réalisés au travers du document « Avant/Après ».

� Prendre un grand nombre de photos (les auditeurs peuvent donner la note maxi de la rubrique à partir de 50 photos). On pourra ainsi constituer le "musée des horreurs", véritable mémoire de la situation de départ. En effet, les opérateurs travaillant au quotidien dans la zone se rendent moins compte des changements et des améliorations qui ont été apportées.

� Ne pas hésiter à prendre plusieurs photos par anomalie, sous différents angles.Il y aura beaucoup de photos inexploitables car certaines situations sont difficiles à prendre en photo.

� Prendre des plans larges et des plans rapprochés.


1

Le reportage photo de l’état initial est réalisé

Exemples de photos:

� Implantation de la ZAD (Zone d’Attente de Décision) physique :

� La ZAD est délimitée par du ruban et des panonceaux fournis par le chef de projet.


1

Une ZAD (Zone d’Attente de Décision) physique et informatique est implantée ; elle est en ordre et visible par tous

Exemples de photos:

33


1

Une ZAD (Zone d’Attente de Décision) physique et informatique est implantée ; elle est en ordre et visible par tous

� Implantation de la ZAD informatique (Zone d’Attente de Décision):

� Pour les supports informatiques, on ouvrira un fichier ZAD en privilégiant les dossiers informatiques communs, et on travaillera sur les impressions d’écran de chaque dossier avec un code couleur identique à celui utilisé pour les ZAD physiques :

Exemples de tri informatique :

Fichiers à garder

Fichiers à supprimer

Fichiers en attente de décision

Il s ’agit pour le moment d’effectuer un tri informatique, la suppression des dossiers sera réalisée en séquence 7


1

Tous les endroits isolés, recoins,… ont été inspectés : la présence de chaque objet sur l’espace est justifiée.

Conseil : Le pilote peut attribuer des zones à des binômes qui sont chargés de les inspecter minutieusement…

Où chercher l’inutile et les manquants ?

Etagères et armoires

* intérieur de chaque armoire, tiroir, boîte...

* sur et derrière les armoires

* sur les étagères hautes et sous les étagères basses

Allées, coins, murs

* le long des murs, pourtours des piliers* appuis de fenêtres• coins et endroits où l'on va rarement

(sous les escaliers, bordures d’allées …)* endroits non éclairés* accessoires fixés sur les murs et piliers

Machines, supports, portiques, chariotssur/sous les machines

34


1

Tous les endroits isolés, recoins,… ont été inspectés : la présence de chaque objet sur l’espace est justifiée.

Des exemples d’objets inutiles !

Pièces et matières consommables* stocks dormants, inutilisés ou obsolètes* stocks ou en-cours excessifs* cartons et emballages inutiles* en double, triple exemplaires

Informatique* fichiers dormants, inutilisés, obsolètes, inconnus.* copies de copies.* fichiers temporaires.

Sols* éléments inutiles sortant du sol (anciennes fixations….)* anciens marquages inutiles* besoins de poubelles, cendriers

N.B : pour évaluer l’utilité des objets sur l’espace, s’interroger sur la fréquence d’utilisationdes chariots, portiques, machines, etc..

Mobilier* tiroirs/ étagères inutiles* armoires individuelles au lieu d ’armoirescollectives* bureaux au lieu de « supports d'écriture »

Manuels, instructions, notes: inutiles, en double...

Matériel de sécurité* filtres ou grillages absents (ventilation, climatisation, chauffage).* extincteurs déplacés, non révisés, non accessibles.


1

Des objets déplaçables ont été mis dans la ZAD (zones rouge et jaune).

� La ZAD est gérée précisément à l'aide des listes LED et LEG permettant de répertorier tout objet/fichier déposé en ZAD.

� A cet effet, les objets portent une étiquette d'identification avec un numéro (type étiquette américaine). La ZAD sera libérée au cours de la séquence 4.

� Tous les objets sont évacués d'une ZAD après décision de l’équipe ou après vérification avec les services concernés. Les listes de gestion sont alors mises à jour.

1/ Mettre les objets/fichiers que l’on pense débarrasser en zone rouge

2/ Mettre les objets/fichiers que l’on pense garder sans savoir où les

ranger en zone jaune

Z A D

35


1

Des objets déplaçables ont été mis dans la ZAD (zones rouge et jaune).

Remplieen …….

Vidéeen …….

Rouge Jaune Bleue

A débarrasser :- on jette ?

- on donne à un autre espace ou à un autre service de l’usine ?

A garder mais on ne sait pasoù ranger

- on met en commun ?

- on range ailleurs ?

A réparer :

- pendant la journée 5S ?

- avant la journée 5S ?

Séquence 1 Séquence 1 Séquence 2

Séquence 2 Séquence 3 Séquence 4

Préciser sur l’étiquette la destination de l’objet après débarras de la zone rouge

Préciser sur l’étiquette l’action à réaliser (trouver un endroit de stockage approprié; s’interroger sur l’utilité réelle de l’objet; « professionnaliser » l’objet)

Préciser sur l’étiquette la nature des travaux à réaliser pour remettre l’objet en état

Gestion de la ZAD au fil des séquences

Objets inutiles non déplaçables:

- attacher à tout élément non déplaçable et manifestement inutile, bien en évidence, une étiquette.

- renseigner l'étiquette (numéro) et renseigner les listes des zones d'attente (LED et LEG).


1

Des objets non déplaçables sont étiquetés (en rouge ou jaune) et inventoriés (liste).

Exemples de photos:

36


1

Il existe une liste d’objets manquants (si nécessaire).

Repérer les éléments manquantset les reporter sur la fiche « liste du matériel manquant » (LMM)

présente dans le classeur du pilote Effi’5S.

Au cas où le groupe ne trouve aucun élément manquant, le pilote inscrit « RAS » sur la fiche LMM,

preuve que l’on s’est posé la question.

Ce point concerne essentiellement le matériel que l’équipe doit régulièrement chercher hors de la

zone pour réaliser son travail.


1

La liste des tâches journées 5S comporte des actions de tri, de destruction, d’archivage des documents.

Renseigner le plan d'actions sur toutes les actions de débarras à réaliser ou les décisions à prendre (y compris l'archivage des documents).

Les actions les plus longues peuvent être programmées pour la journée 5S : dans ce cas, compléter la « liste des tâches journée 5S ».

37


1

Une liste des flux Entrées/Sorties du territoire a été établie ( nature, intitulé/prov/dest/fréq ).

Réceptions Espace 5S Emissions

Evaluation Formation

Paie Recrutement

Entrées service personnel

Demande de stage

Répartir par fonction

Etablir par brainstorming de chacun, puis par synthèse, la liste des infos "papiers" échangées.


1

Le tri des disques, répertoires et courriers électroniques (fichiers inutiles, redondants, anciens) est commencé et planifié (il sera terminé en séquence 4).

L’équipe se réunit et prévoit le planning de tri informatique (terminé en séquence 7), ainsi que les premières idées d’indexage, de manière de renommer les fichiers…

NB :

Pensez à noter la taille du disque informatique au début du projet pour le comparer au résultat final!!

38

DOCUMENTS VIERGES

SEQUENCE 1

ZADZONE D'ATTENTE DE DECISION

39

À DEBARRASSER

Liste des éléments à DEBARASSER(étiquettes rouges)

Numéro Description Décision

LED

40

À GARDER

Liste des éléments à GARDER (étiquettes jaunes)

Numéro Description Décision

LEG

41

Liste du matériel MANQUANT

Désignation Quantité Raison Décision (oui / non)

LMM

Liste des tâches journée 5S

RisqueDescription de la tâche Matériel / Produit nécessaire

Temps estimé

Espace : Page :

42

Liste des Flux entrants/ Flux sortants

Liste des Entrées Liste des Sorties

Espace : Page :

VI. MISE EN PLACE DE LA SEQUENCE 2

La remise en état

43

• Identifier le nettoyage exceptionnel à réaliserlors d’une journée de remise à niveau (journée Effi’5S)

• Viser la remise à neuf

• Salissures• Tâches• Bricolages• Réparations de fortune• …..

* Organiser les opérations de la journée Effi’5S :

• nettoyage• retouches de peinture• réparations

* Préparer le kit de propreté et de sécurité

* Identifier et mettre dans la ZAD (zone bleue),les objets que l’on pense réparer

2


Z A D

* Revoir le système d’évacuation des déchets

44

Point N°1 de l’auditLa zone rouge de la ZAD a été vidée

(en accord avec les procédures d’archivages et de destruction).

2� Lors d’une réunion hebdomadaire, statuer avec le groupe sur l’inutilité ou non des objets

présents dans la zone rouge de la ZAD.

� Se renseigner auprès des autres membres du bureau si l'outillage ou l’objet en question peut leur servir

dans leur travail quotidien.

� Des outillages dont on est sûr qu’ils resserviront sont à restituer au magasin ou à la maintenance.

� Pour le mobilier ou l’outillage restant, il est possible d’organiser une « brocante gratuite » où

les membres de l’équipe Effi’5S du bureau peuvent se servir (établis, tabourets, porte manteau, …).

� Pour les objets à jeter, veiller au tri des déchets (ferraillage, déchets banaux, …).

� Reporter la décision du groupe sur la liste des éléments à débarrasser (fiche LED).

Point N°2 de l’auditTous les éléments à remettre en état sont identifiés

(zone bleue de la ZAD ou étiquette bleue) et reportés sur la liste LER

2Repérer les objets à réparer(tout ce qui est cassé, rouillé, abîmé, bricolé, aspect « non-professionnel », etc…) :

Les identifier à l'aide d'une étiquette bleue, et les disposer dans la zone d'attente bleue « à réparer » si l’objet est déplaçable.

Mettre à jour la liste LER de cette zone.

45

Point N°2 de l’auditTous les éléments à remettre en état sont identifiés

(zone bleue de la ZAD ou étiquette bleue) et reportés sur la liste LER

2Lors de cette séquence, les groupes ont tendance à faire beaucoup de bons de travailpour la maintenance � suivre le flow-chart suivant afin de ne confier à la maintenance que les actions nécessaires à la démarche (à remettre aux pilotes et aux parrains).

Les éléments à étiquettes bleues déplaçables sont dans la zone bleue de la ZAD.

21. Défectuosités

• ampoules grillées, serrures endommagées, clés perdues• fuites ...

2. Allées, recoins, murs, sols• peinture • trous• brèches …

3. Etagères, armoires, mobiliers• peinture• portes / étagère défectueuses ...

4. Manuels, documents, notes• non mis à jour• illisibles, incompris• Risques de confusion

5. Câbles et flexibles trop longs ou trop courts, en vrac, emmêlés…

6. Matériel de sécurité• extincteurs/lances à incendie dégradés, non révisés, inaccessibles ...

Qu’est-ce qui peut être remis en état ?

Points N°3 de l’audit

46

Un système d’évacuation des déchets a été conçu en accord avec les services généraux (papier A4, recyclage, destruction, gestion des documents confidentiels)

2

Points N°4 de l’audit

Remettre à niveau lesystème d’évacuation des déchetspour faciliter le maintien de la propreté après lajournée Effi’5S. Les pilotes renseignent la fiche SED du classeur.

Est-ce que les contenants sont adaptés :

. aux différents types de déchets (chiffons, copeaux, ferrailles, plastiques, cartons et papiers,huiles, verres, etc) ?

. aux volumes de déchets ?

. au système de tri de déchets ?

. aux conditions d’hygiène ?

Point N°5 de l’auditLa liste des éléments constituant le kit de propreté et de sécurité a été établie

et visualisée sur les fiches KP et KS.

2Dresser la liste du futur "kit de propreté" qui restera sur l'espace après la journée Effi’5S et permettra

de maintenir les résultats obtenus (fiche KP).

Il doit permettre à l’équipe d’assurer le nettoyage régulier de l’espace.

NETTOYAGEPROPRETE

47

Point N°6 de l’auditLe nettoyage des disques informatiques (données inutiles, redondantes, anciennes,…)

a été programmé.

2

A

B

C

1

2

3

A

B

C

1

2

3

Structurer et standardiser les disques durs :

Point N°7 de l’auditLa liste des tâches journée 5S comporte des actions de nettoyage et de réparation,

(bureaux, environnement, armoires, locaux communs, informatique…).

2Repérer les actions de nettoyage et de retouche :

� Renseigner la liste des « nettoyage et retouches » LNRpar toutes les actions de nettoyage (éléments à nettoyer? avec quoi ? En combien de temps?), retouches de peinture, réparations, à réaliser en journée Effi’5S. Celles qui ne seront pas faites pendant la journée 5S seront inscrites au plan d’actions.

� Réaliser des essais de produitspour faciliter certains nettoyages difficiles ou délicats.

48

Point N°7 de l’auditLa liste des tâches journée 5S comporte des actions de nettoyage et de réparation,

(bureaux, environnement, armoires, locaux communs, informatique…).

2Repérer les actions de nettoyage et de retouche qui nécessitent

des consignes de sécurité particulières :

• Les diluants, désinfectants, produits de nettoyage industriels, peintures, etc…, peuvent nécessiter

le port de masques et gants.

• Pour effectuer des travaux de meulage, prévoir des masques, gants et lunettes de protection.

• Ne pas négliger les travaux en hauteur (Habilitation? Harnais?

Chutes d’objets? Etc…)

• Voir les habilitations pour le domaine électrique (par exemple

la consignation d’une machine avant de la peindre, changer

une lampe, changer une ampoule, etc…).

Les actions de nettoyage et de réparation non réalisables pendant la journées 5S figurent dans le plan d’actions

2Il est possible que le groupe relève beaucoup d’actions de remise à niveau pour l’espace

(nettoyage, réparation, …). Afin de pouvoir tout faire, noter ce que l’équipe ne pourra pas

faire lors de la journée Effi’5S dans le plan d’actions avec un délai. L’équipe peut alors

effectuer des opérations qu’il est nécessaire de faire avant la journée 5S ou garder celles

que l’on ne pourra faire qu’après (par ex: il faut attendre la réimplantation prévue en

journée 5S pour faire le marquage au sol).


49

Point N°9 de l’auditLa liste du matériel et des produits nécessaires pour la journée 5S est établie et

inventoriée dans la liste LMJ5S.

2Dresser la liste du matériel nécessaire à la réalisation de la journée Effi’5S :

(voir exemples sur la fiche LMJ5S)

• Peintures, pinceaux, rouleaux, etc…

• Combinaisons en papier, masques, gants,

chaussures de sécurité, etc…

• Outillage spécifique (laveuse, meuleuse, perceuse, etc…)

• Caoutchoucs, plexiglas, lampes, etc… , tout ce que les pilotes

auront listés pour remettre à niveau leur zone lors de la journée

Effi’5S.

Point N°10 de l’auditLa date de la journée 5S a été fixée, l’intervention d’une société de nettoyage

a été prévue pour la journée 5S (si nécessaire).

2

50

Point N°11 de l’auditLe cahier des charges de la société de nettoyage (entretien régulier) a été revu;

il existe un planning d’entretien, qui est suivi.

2En accord avec le personnel d’entretien, établir leur planning de passage hebdomadaire

• Types de nettoyage

• Zones travaillées

• Fréquence de nettoyage

Dossier

DOCUMENTS VIERGES

SEQUENCE 2

51

À REPARER

Liste des éléments à REPARER (étiquettes bleues)

RépartitionNuméro Description de la réparation DécisionTemps estimé

Journée 5SPlan

d’actions

LER

52

Liste des tâches journée 5S « nettoyage et retouches»Espace :

RisquesDescription de la tâche Matériel / Produit Temps estiméRéalisation

Journée 5S Plan d’actions

LNR

LNR

Demande d’intervention des services généraux

Description du besoinDate d’intervention

souhaitéeRéponse services généraux

Espace : ………….…………. Contact : ………..…………….. Date : …………..

53

Liste du matériel nécessaire pour la journée 5S

LMJ5S

Liste du matériel nécessaire pour la journée 5S

Moyen Quantité Observations

LMJ5S

54

Élaboration du kit de propreté

Désignation Quantité

Emplacement prévu sur l’espace :

Schéma du support du kit

KP

Élaboration du kit de sécurité

Désignation Quantité

Emplacement prévu sur l’espace :

Schéma du support du kit

KS

55

Le système d’évacuation des déchets

Propositions du groupe :

--

--

--

--

--

Les poubelles et bennes sont en nombre suffisant

Il y en a trop sur la zone

Leur forme est adaptée aux types de déchets

On sait facilement les différencier

OUI NONQuestions à se poser :

SED

SED

PLANNING D’ENTRETIEN société : SAMSIC

56

VII. MISE EN PLACE DE LA SEQUENCE 3

L'implantation

57

Réfléchir à l’organisationde la zone sur un plan de réimplantationavec les différents emplacements pour:

• Les matériels mobiles• Le kit de propreté et de sécurité• Les allées• Les matières (stocks, en-cours,

produits finis, etc...)• Les organes de sécurité• …..

On réorganise le bureau en vue

d’une meilleure implantation


Des allées et passages sont prévus

Tout est aligné

Préparer les futures zones de rangement au sol

Faire des regroupements logiques

Préparer le rangement intérieur des armoires

3

58

Point N°1 de l’auditLa zone jaune de la ZAD a été vidée

( en accord avec les procédures d’archivage et de destruction )

� Lors d’une réunion hebdomadaire, statuer avec le groupe sur :

• l’utilité réelle de l’objet.

• le lieu de stockage approprié de l’objet évalué ou de sa mise en commun.

• les actions à réaliser pour « professionnaliser » l’objet.

� Reporter sur la liste des éléments à garder (fiche LEG) la décision du groupe

pour chaque objet évalué.

� Pour les objets que le groupe décide de jeter, veiller au tri

des déchets (ferraillage, déchets banaux, …).

3

NB : Pour les objets à stocker dans un autre atelier ou au magasin, veiller à les désimmobiliser et à les affecter auservice en leur possession.

Point N°2 de l’auditLe plan d’actions comporte au moins 5 actions récentes.

3

Une action ce n’est pas :

1 - Une opération à recommencer régulièrement (Exemples : nettoyer les machines, faire l’auto évaluation).

3 - Une longue étude.

2 - Un mini projet.

Une action c’est :

3 - Réalisable en moins de quelques semaines.

2 - Une tâche ponctuelle, courte et non répétitive.

1 - Une tâche précise qu’une personne peut prendre en charge.

Rappel

59

Point N°3 de l’auditLes réponses aux objets manquants ou défectueux (fiche LMM) ont

été apportées

3� Lors d’une réunion hebdomadaire, statuer avec le groupe sur :

• l’utilité réelle de l’élément manquant.

• le lieu de stockage approprié de l’objet.

� Statuer avec le parrain si le matériel est réellement nécessaire et si son coût

n’est pas trop élevé pour le budget à sa disposition (budget du service ou du bureau).

� Reporter sur la liste du matériel manquant (fiche LMM) la décision du groupe

et du parrain pour chaque élément demandé.

Déroulement

1- Se procurer un plan de la zone en A0 ou A1.

2- Compléter le plan (vignettes, post-its) avec les principaux emplacements (bureaux, fax, consommables, documents, énergie, éclairage, allées, zones de travail, etc…).

3- Proposer 2 à 3 scénarios d’implantation avec avantages et inconvénients pour chacun.

4- Afficher les plans � le personnel réagit en mettant des post-its de remarques.

5- Synthèse + décision (en équipe).

6- Compléter la liste des tâches journée 5Spar des actions de rangement et de réimplantation (fiche LIR dans le classeur).

Les actions de rangement, de déménagement, d’aménagement à réaliser avant la journée 5Ssont inscrites dans le plan d’actions.

3

Points N°4 à 8 de l’auditPlan de ré-implantation

60

Le plan de ré-implantation

• Dessiner un plan de réimplantation, ou réaliser une maquette.

Visualiser :- les allées et passages- les mobiliers- les bureaux- les zones de documentation et d’archivage- le matériel mobile- les consommables bureaux- le kit de propreté et de sécurité- les systèmes d’évacuation des déchets

• Faire valider le plan de réimplantation avec les travaux neufs, la maintenance, le chef de projet...

Les plans de rangement

• Choisir en priorité les mobiliers partagés.

• Dessiner les plans de rangement.

3

Points N°4 à 8 de l’auditPlan de ré-implantation

Comment choisir les modes de rangement ?

Documents

* Les ranger dans un support plastique rigide à l'endroit où l’on en a besoin.

* Utiliser des couleurs pour faciliter le repérage.

* Classeurs : les ranger dans des casiers, légèrement inclinés, à hauteur du

coude.

3

Point N°9 de l’auditLes fournitures de bureaux sont regroupées en un seul endroit.

Contenants (bacs, casiers, boîtes, etc...)

* Utiliser des contenants incluant des cloisons, tiges, alvéoles, etc…

* Indiquer les quantités standard sur les contenants (comptage plus aisé).

* Grouper les petites pièces (stylos, gommes, trombones…) :

- en stocker peu à la fois (pour les saisir plus facilement),

- ne remplir les boîtes qu'à 75% pour éviter le débordement,

- visualiser le niveau de remplissage,

- prévoir une procédure de réapprovisionnement simple et efficace,

61

Etagères, supports, casiers

* Réduire leur nombre suite à la séquence « TRI ».

* Utiliser au mieux l'espace libre : pas de trous, de vides.

* Les objets prélevés fréquemment doivent se trouver à une hauteur comprise entre l'épaule et le coude.

* Pour les autres objets : les plus lourds en bas ou sur des supports à roulettes.

* Lorsque plusieurs étagères sont côte à côte, mettre les tablettes à la même hauteur (alignement), le cas échéant, mettre des roulettes pour déplacer plus facilement.

* Réduire le nombre de pieds au sol (aspect plus net, facilité de nettoyage en-dessous).

* Eviter le rangement en profondeur pour faciliter l’accès.

3

Point N°9 de l’auditLes fournitures de bureaux sont regroupées en un seul endroit.

3

Point N°10 de l’auditLa liste des tâches journée 5S a été complétée par des actions de réimplantation

(si nécessaire) et de rangement (bureaux, armoires…)

Reporter dans la fiche LIR toutes les actions liées au rangement et à la réimplantation de la zone:

- déplacer l’armoire Y

- ranger l’intérieur de l’armoire Z

- déplacer l’extincteur

- …

Toutes les actions qui ne pourront être faites lors de la journée Effi’5S sont à reporter dans le plan d’actions (actions à effectuer avant ou après la journée 5S).

62

3

Point N°11 de l’auditAu niveau de chaque poste, il a été établi une répartition entre informations privées (c’est-à-

dire personnelles), spécifiques (au poste) et partagées : documents, dossiers, fichiers informatiques…

Dans le dossier commun, supprimer les dossiers qui portent les noms des utilisateurs, dans un souci de clarté d’utilisation pour

tous.

3

Point N°13 de l’auditL’équipe a décidé des documents qu’elle va mettre en commun : elle a défini leur nouvel

emplacement et prévu leur rangement (plan d’actions ou LJ5S). Un code couleur est en cours d’élaboration.

L’équipe choisit un emplacement où mettre les documents communs à chacun, et détermine un code couleur pour identifier les flux d’entrée et de sortie du bureaux.

Voici un exemple de code couleur :

Entrées

Sorties

Attente

Ce code couleur peut être repris pour les zones d’attente, le tri du courrier…

63

Liste des tâches journée 5S « implantation et rangement »

RisquesDescription de la tâche Matériel / Produit Temps estimé

Espace :

Réalisation

Journée 5S Plan d’actions

LIR

VIII. MISE EN PLACE DE LA SEQUENCE 4

La remise à niveau

64

Préparer et réaliser la journée Effi’5S pour remettre la zone à niveau :

• De gros travaux de nettoyage, de réparation, de peinture, etc., sont réalisés

• Le kit de propreté est mis en place

• Le système d’évacuation des déchets est mis en place

• Des opérations de maintien sont proposées

• De nouvelles idées ont été proposées

• …..


4C’est la journée 5S !!On réalise ce qui a été planifié lors des

séquences précédentes

Organisons au mieux notre journée 5S

Et on en profite pour :

Avoir un maximum d’idées

Mettre en place le kit de propreté et de sécurité

Lister les opérations régulières de maintien

Objectif :

À cette heure :

Equipes Actions terminéesHorairesNouvelles idées

Total actions prévues : Total terminées :

65

Organisation de la séquence 4

Préparation du tableau « Planning de la journée Effi’5S »

1 - Reprendre les listes écrites en séquences 1,2 et 3 :

• liste des tâches journée Effi’5S « Nettoyage et retouches » (LNR)• liste des tâches journée Effi’5S « Implantation et rangement » (LIR)• liste des réparations (zone bleue de la ZAD) (LER)

- les compléter éventuellement,

- décider pour chaque action si elle sera réalisée par l’équipe ou par un service support,

- évaluer la charge globale de la journée Effi’5S• Ne pas négliger les temps perdus pour chaque action (préparer les outils, transport…).

• Pour les actions de peinture, prévoir un temps d’inutilisation, pour cause de séchage.

� Faire valider la charge de la journée par le Chef de Projet Interne et l’encadrement.

2 - Définir la plage horaire de la journée Effi’5S.

3 - Connaître le nombre de personneset leur engagement.

4 - Découper le territoire en zoneset affecter les opérateurs ou les binômes dans ces zones.

4


Préparation du tableau « Planning de la journée Effi’5S » (suite)

5 - Constituer le tableau-planning de la journée Effi’5S(voir exemple ci-après). Reporter les actions des trois listes sur des post-it.

6 - Placer chaque post-it sur le tableau « Planning de la journée Effi’5S» en fonction de l'ordre d'exécution des tâches.

- prévoir d'éventuels travaux préliminaires pour faciliter le démarrage de la journée Effi’5S.

- veiller à ce que le nettoyage se fasse de haut en bas.

- prévoir le redémarrage des équipements après la journée Effi’5S, donc des actions de tests et essais en fin de journée.

- se fixer un objectif quantitatif sur les nouvelles idées à trouver en journée Effi’5S (2 idées par personne).

4

66

Planning de la journée Effi’5S

Ecrire les actions de la journée Effi’5S sur des post-it et les positionner sur l'heure de fin

Placer les post-it dans cette colonne dès que les actions sont terminées

Répartir les binômes Faire rédiger des post-it d'amélioration pendant la journée (fixer un objectif)

4

Indiquer au fur et à mesure le nombre d'idées trouvées

Objectif :

À cette heure :



Comment préparer la journée Effi’5S ?

Matériel

1 - Préparer et amener le matériel (nettoyage, peinture…) au moins la veille de la journée Effi’5S.

2 - Prévoir du petit matériel de réparation (perceuse, forets, vis, rondelles, etc…), si nécessaire.

3 - Commander et préparer le matériel pour monter le kit de propreté pendant la journée Effi’5S.

4 - Prévoir des vêtements de protection (blouses, cottes jetables, gants, lunettes, etc…) pour chaque personne.

Sécurité

1 - Faire le tour du territoire avec la personne chargée de la sécurité et le chef de projet interne.

2 - Repérer les tâches dangereuses en collant une gommette rouge sur les post-it correspondants.

3 - Repérer les endroits dangereux et prévoir de les baliser avec des chiffons rouges ou des bandes de sécurité rouges et blanches.

4 - Prévoir les procédures particulières : mise hors tension puis remise sous tension des équipements électriques, utilisation des moyens de manutention, utilisation d'échelles ou d'échafaudages, utilisation de produits de nettoyage chimiques, etc…

Communication

1 - Prévoir de prendre quelques photos d'endroits qui seront améliorés de façon significative à l'issue de la journée Effi’5S.

2 - Afficher le planning de la journée Effi’5S au moins 2 ou 3 jours avant celle-ci.

3 - Prévoir, en début de journée Effi’5S, 15 mn pour en expliquer le fonctionnement, déroulement et organisation (déjeuner, pauses…).

4 - Prévoir des pauses avec café / eau / jus de fruits à volonté.

5 - Organiser le repas du midi de sorte que les participants restent ensemble.

4

67

1 - Lancer la journée Effi’5S :

Expliquer l'objectif de la journée :

• Effectuer la remise à niveau (débarrasser, nettoyer, réparer, ranger) préparée depuis la séquence 1.

Décrire l'organisation de la journée:

• Décrire les horaires/équipes/actions à réaliser.• Expliquer comment valider les actions terminées (transférer le post-it à droite du tableau après y avoir inscrit la fréquence future de maintien de la propreté et le temps nécessaire).• Annoncer le challenge (nombre d’idées nouvelles à trouver pendant la journée).• Expliquer l’organisation des pauses, boissons.• Annoncer la prise de photos, film.

Rappeler les règles élémentaires de sécurité:

• N'intervenir que lorsque les machines sont à l'arrêt.• Pas "d'escalade" pour les interventions en hauteur.• Prendre connaissance des consignes d'utilisation pour les produits de nettoyage.

Revêtir les vêtements de protection.Se servir à volonté en matériel de nettoyage…….. Et on commence…….

Déroulement de la journée Effi’5S (1/3)

4

2 - Donner le top de départ des travaux(Pilote).

3 - Assurer la liaison entre les personnes, notamment celles extérieures à l'équipe Effi’5S (Encadrement + Chef de Projet).

4 - Faire vivre le planningen s'assurant que les post-it des tâches terminées ont été transférés dans la colonne de droite du tableau (Pilote) et éventuellement en ré-équilibrant les charges de chacun.

* Veiller à ce que la zone d'attente de décision soit libéréepour la fin de la journée.* Veiller à faire monter et positionner le(s) kit(s) de propreté.

5 - Assurer l'ambiance de travail (Encadrement et Pilote).

6 - Animer les équipes pour obtenir de nouvelles idées(Chef de Projet, Encadrement et Pilote - en montrant l'exemple !).

7 - Imaginer les consignes de fin de poste qui permettront de maintenir l'état obtenu en fin de journée. Pour cela, prendre des photos de référence de l'état obtenu(Pilote) : les fiches de fin de poste seront mises en place en séquence 5.

8 - Lister au fur et à mesure les endroits dont le nettoyage est techniquement délicat ou difficile à maintenir en préparation des gammes de nettoyage(voir pages suivantes).

9 - Prendre des photos pendant l'action(Chef de Projet).

4


68

10 -Comptabiliser tout ce qui a été jeté (poids, volume, quantité).

11 - Clôturer la journée avec l’ensemble de l’équipe (pilote).

1 - Sentiment général de la journée2 - Résultats de la journée

. nombre de participants

. nombre de post-it : en réécrire si des idées viennent encore

. quantité de déchets

. quantité de matériel de nettoyage utilisé

. réalisations les plus visibles

. autres indicateurs parlants...3 - Points positifs/négatifs de la journée4 - Remerciements

4


4

Point N°1 de l’auditTout le personnel de la zone, hiérarchie comprise, a participé à la journée Effi’5S

Chaque membre de l’équipe (y compris le parrain) figure sur une ligne du planning

Prévoir dans le planning des lignes avec les noms des « invités »

Prévoir des activités ponctuelles, isolées et courtes. Ex : peindre la porte

69

4

Point N°2 de l’auditLes résultats de le journée Effi’5S sont visibles (photos avant/après).

(bureaux, environnement, armoires, locaux communs, informatique…)

Dans la liste des tâches à réaliser pour la journée Effi’5S, privilégier celles qui montreront une différence importante entre l’avant et l’après

Conseils :

- Parcourir les photos avant pour repérer les zones à améliorer

- Mettre l’accent sur les endroits qui rendront évidentes les améliorations (ex : limites de peinture ou de nettoyage)

4

Point N°3 de l’auditToutes les tâches prévues pour la journée 5S ont été réalisées

ou reportées dans le plan d’actions

Les actions que l’équipe n’a pas réussi à réaliser lors de la journée Effi’5S sont à reporter dans le plan d’actions.

70

4

Point N°4 de l’auditL’équipe a remonté au moins 2 nouvelles idées (par personne) lors de la journée Effi’5S

Attention : ce point est difficile à réaliser

C’est le pilote qui doit veiller à ce que les post-it soient rédigés

Conseils :

- Distribuer à chacun des post-it dès le lancement

- Au cours de la journée, solliciter régulièrement chacun pour la rédaction des post-it

- Rappeler régulièrement le challenge

4

Point N°5 de l’auditLes ZAD physiques ont été supprimées en accord avec les règles d’archivage et de destruction.

Début

Prendre un objetdans la zone rouge

de la ZAD

Quelqu’un ena besoin

Informer service concerné

Faire enlever

ZAD rougevide ?

Fin

Matériel immobilisé

?

Informercomptabilité

Jeter àla benne

Non

OuiNon

Oui

Oui

Non

71

Point N°6 de l’auditLe kit de propreté et de sécurité est en place.

Profiter de la journée Effi’5S pour mettre en place le kit de propreté et de sécurité sur la zone (élaboré en tenant compte de la fiche KP et KS renseignée en séquence 2).

4

4

Point N°7 de l’auditLe système d’évacuation des déchets est en place

Profiter de la journée Effi’5S pour mettre en place / améliorer le système d’évacuation des déchets sur la zone.

Tenir compte de la réflexion menée sur la fiche SED en séquence 2.

72

4

Point N°8 de l’auditL’éclairage est en parfait état

Renseigner la fiche SEZ

4

Point N°9 de l’auditToutes les idées remontées lors de la journée Effi’5S sont soit transformées en actions si elles

sont relatives aux séquences 1 à 4, soit stockées dans le classeur si elles concernent les séquences suivantes

Les nouvelles idées que l’équipe a proposées lors de la journée Effi’5S sont à reporter dans le plan d’actions (si elles sont relatives aux séquences 1 à 4) ou stockées dans le classeur (si elles sont relatives aux séquences suivantes).

73

4

Point N°11 de l’auditLa liste des opérations régulières de nettoyage (physique, documents, informatique)

est établie (fiche LORN)

Lors de la journée Effi’5S, le pilote en profite pour remplir la liste des opérations régulières de nettoyage (LORN) qui permettra de maintenir à niveau les actions réalisées.

Ex : si l’équipe peint les armoires, prévoir de les nettoyer régulièrement

Si l’opération demande un matériel spécifique, plusieurs étapes de réalisation, ou des consignes de sécurité particulières à appliquer, renseigner la fiche de préparation des gammes de nettoyage (PGN).

4

Point N°12 de l’auditLe tri des disques, répertoires et courriers électroniques

(fichiers inutiles, redondants, anciens) est terminé.

74

4

Point N°13 de l’auditDes consignes de fin de poste, permettant de maintenir l’état obtenu, sont en préparation

(finies en séquence 6) (photos prises en fin de journée 5S)

A quoi ça sert ?

La fiche de fin de journée permet de décrire l’état du poste lorsqu’on le quitteet de retrouver tous les jours / à chaque début de journée, le poste dans le même état de rangement.

* Choisir deux ou trois endroits où l’équipe souhaite être particulièrement vigilante sur le rangement en fin de journée.

* Pour chaque endroit, demander à l’équipe de décrire la situation de fin dejournée :

- 4 à 5 points à respecter en fin de journée

- s’appuyer sur une photo de l’état de référence : la fiche doit être la plus visuelle possible.

- ajouter éventuellement des consignes générales.

4

Point N°14 de l’auditLe code couleur est validé (pilote, chef de projet interne, autres services).

L’équipe fait valider le code couleur qu’elle a choisit en séquence 3

Voici un exemple de code couleur :

Entrées

Sorties

Attente

Ce code couleur peut être repris pour les zones d’attente, le tri du courrier…

75

Comment s’organiser après la journée Effi’5S ?

1 - Si des actions prévues pendant la journée Effi’5S n’ont pas été réalisées, les reporter au plan d’actions.

2 - Traiter chaque post-it d'amélioration émis pendant la journée Effi’5S :. Mettre dans le plan d’actions les post-it concernant les séquences 1 à 4.. Classer les autres post-it dans le classeur pour les séquences 5 à 9.

3 - Le pilote rédige le bilan de la journée Effi’5S(nombre de participants, de nouvelles idées, volume des déchets, bilan sécurité, photos..). Le bilan peut être affiché dans les jours qui suivent. Il sert également au chef de projet interne pour capitaliser les bonnes pratiques.

4 - Mettre les temps de nettoyage futurs et les fréquencessur les post-it à chaque fin d'exécution en préparation des gammes de nettoyage (fiche PGN).

5 - Démarrer le maintien quotidien de la propreté.

4

Organiser le maintien du rangement et de la propreté

Le maintien s’organise notamment grâce :- aux fiches de fin de poste: description de l’état du poste lorsqu’on le quitte.- aux gammes de nettoyage: description des opérations régulières de nettoyage sur un équipementou une zone donnée (fréquences, produits et matériels nécessaires, durées)

- au planning d’entretien : suivi des opérations d’entretien (planning et responsabilité).

Liste des opérations régulières de nettoyage+

Repérage des temps de nettoyage

Essais de gammes de nettoyage

Simplification du nettoyage informatique

• Écriture des gammes de nettoyage provisoires

• Planning d’entretien

• Points d’inspection• Les gammes et le planning d’entretien deviennent plus visuels

Mise en place degarants du rangement

et de la propreté

Nettoyage immédiat à partir

des essais de gammes de nettoyage

4

4

8

MINI 25

MAXI 75

97

Entretien des places individuelles

5

CLE 4

CLE 6

CLE 8 toCLE 8

CLE 4

CLE 6

6

mart

Consignes de fin de poste

55

76

Tableau planning de la journée Effi’5S

Objectif :

À cette heure :



Liste des opérations régulières de nettoyage

ESPACE : ……………

Zone ou équipement Type de salissure Fréquence Temps estimé

LORN

77

Préparation des gammes de nettoyage

Poste : …………………………………………

Organes à nettoyer Type de salissure Quand Produit, matériel Temps

Consignes de sécurité :

Observations :

PGN

Le système d’éclairage de la zone

Propositions du groupe :

--

--

--

--

--

Tous les néons et ampoules sont en état

Leur support est en état

Les couleurs de néon sont identiques

Les couleurs de néon sont adaptées

OUI NONQuestions à se poser :

SEZ

78

Bilan de la journée Effi’5S

Espace : Rédacteur : Semaine : Date :

POINTS MARQUANTS

Principales réalisations Difficultés rencontrées

Nombres de participants :

Nombre d’actions réalisées :

Nombre de nouvelles idées proposées :

Pilotage de l'espace

Résultats sur le terrain

Ambiance de la journée

Bilan sécurité

PHOTOS

IX. MISE EN PLACE DE LA SEQUENCE 5

Le partage de l’informationARMOIRE

79

Pérenniser les résultats obtenus lors de la journée Effi’5S:

• La visualisationde chaque élément de la zone est facilitée

• Une signalétique de rangementest mise en place

• …..

Attention à partir de la séquence 5, le groupe choisit quelques applications.La séquence 5 et les suivantes ne s’appliquent pas, faute de temps, à l’ensemble de la zone.


Réduire les volumes et

surfaces non utiles

Permettre à chacun de trouver l’information

qu’il recherche

55Chaque chose à sa place et chaque place a sa chose !La séquence 5 porte sur l’organisation de l’espace commun,La séquence 6 permettra d’organiser les postes de travail.

Organisons l’espace

Réduire les risques d’erreur

80

RAPIDITETrouver vite les choses

ABSENCERepérerimmédiatement les manquants

APPARTENANCEÉviter les erreurs

FONCTIONExpliquer l’utilitéde l’objet

PRESENTATIONFaciliter l’accueil

des nouveaux, des visiteurs

Pourquoi identifier nos informations?

55

Point N°1 de l’auditLa signalisation du rangement (matériels et documents) est visible et compréhensible pour chacun

Identifier le nom des armoires et emplacements de

rangement en tenant compte du

référentiel des standards (n° 1.6)

Attention à la dénomination, ne pas mettre :

- «armoire consommables » mais « Outillages »

- «zone de contrôle» mais «Contrôle»

55

81

Point N°2 de l’auditLa gestion des bibliothèques communes (catalogues, manuels techniques,…) a été améliorée.

55� Rendre plus clair le rangement des documents communs (catalogues, classeurs, …). Ex : mettre en place un index.

� Déterminer un garant pour la gestion des bibliothèques communes

� Chaque objet doit avoir une place affectée, délimitée et son emplacement doit être identifié

� Distinguer les objets semblables pour éviter les erreurs :

� couleurs (sur objet, sur emplacement),

� formes modifiées,

� lieux de stockage différents,

� modes de stockage différents,

� repérage spécifique (lumière, signalétique, etc).

Point N°4 de l’auditChaque mobilier (bureau, armoire, étagère, ...) fait l'objet d'une identification sur sa fonction et/ou son contenu.

� Prévoir un accès facile et rapide pour les objets à fréquence d’utilisation élevée.

� Reconnaissance de l'objet au premier coup d'œil, ou de l'absence de l'objet à son emplacement (ombres chinoises, empreintes…).

� Chaque objet doit avoir une place affectée, délimitée et son emplacement doit être identifié

� Distinguer les objets semblables pour éviter les erreurs :

� couleurs (sur objet, sur emplacement),

� formes modifiées,

� lieux de stockage différents,

� modes de stockage différents,

� repérage spécifique (lumière, signalétique, etc).

Conseils :55

82

Point N°6 de l’auditLes fournitures de bureaux (regroupées en séquence 3) sont

rangées et identifiées.

55

Conseils :

� Prévoir un accès facile et rapide pour les objets à fréquence d’utilisation élevée.

� Reconnaissance de l'objet au premier coup d'œil, ou de l'absence de l'objet à son emplacement (ombres chinoises, empreintes d’outils …).

� Chaque objet doit avoir une place affectée, délimitée et son emplacement doit être identifié.

NB: Tenir compte du référentiel des standards

Point N°7 de l’auditL’indexage documentaire (papiers et documents) est en cours de réalisation

(=où / comment trouver tel ou tel document?)

55• Création d'un index documentaire (papier ou informatique)

Adresse

B2

Code classeur

MRX

Chapitre

BCD

• Garants documentaires

Qui ? Quoi ? Amélioration à apporter Quand ? Suivi annuel

T1 T2 T3 T4

MRX

Niveau 2

ARMOIRE B

• Regroupement et réduction des documents inutiles

Docs inutiles

83

Point N°9 de l’auditLa signalétique du système d’évacuation des déchets est claire :

il n’y a aucun risque d’erreur

Identifier la poubelle par son contenu en tenant compte du référentiel des standards (n° 1.6)Ne pas mettre «poubelle » sur une poubelle.Le modèle de poubelle doit correspondre au standard (n°3.4)

55

Point N°10 de l’auditAu moins un intérieur d’armoire est rangé et identifié

Conseils :

Éviter les armoires fermées. Si tel doit être le cas (poussière, sécurité, qualité, etc.), utiliser des portes vitrées (polycarbonate) ou du grillage. Si une porte pleine est nécessaire, apposer une étiquette grand format qui précisera le contenu.

Tout doit être visible et aligné55

84

Point N°12 de l’auditLe kit de propreté et de sécurité est identifié.

55

Vérifier que le matériel de nettoyage soit approprié pour un maximum d’efficacité.

Exemples :

• Utiliser un balai grand modèle plutôt qu’un petit pour nettoyer des grandes surfaces

• Utiliser un dégraissant adapté au type de salissure

• Prévoir de la sciure pour éviter la propagation de poussières lors du balayage

• …

85

X. MISE EN PLACE DE LA SEQUENCE 6

Les règles de vie

S ’organiser pour une meilleure organisation de l’espace et de l’équipe:

• Lesprocédures de rangement sontvisuelles

• Les consignes de fin de journéessont affichées et respectées

• …..

86


Le groupe teste de nouvelles solutions.

Ne pas hésiter à innover !

Quelques postes sont aménagés totalement

pour servir de « modèle »

Le groupe poursuit le travail d’organisation en aménageant des règles propres à son

espace de travail.

5

CLE 4

CLE 6

CLE 8 toCLE 8

CLE 4

CLE 6

6

mart

Les règles de vie sont écrites

Point N°1 de l’auditL’équipe a formalisé ses propres règles d’organisation (responsabilités, garants) et les a réparties entre tous les membres de l’espace; ces règles sont affichées.

5

CLE 4

CLE 6

CLE 8 toCLE 8

CLE 4

CLE 6

6

mart

�Prévoir le nom d’un responsable (affichage, fournitures, rangement des documents en commun…) et des suppléants en cas d’absence.

�Veiller à ce que les rôles soient répartis entre chacun des membres de l’équipe 5S.


�Afficher les règles d’organisation

87

Point N°2 de l’auditIl existe des règles d’archivage formalisées pour l’ensemble des

informations papier et informatique.

5

CLE 4

CLE 6

CLE 8 toCLE 8

CLE 4

CLE 6

6

mart

�L’équipe détermine le personnel nécessaire à la réalisation des opérations d’archivage

� Nommer un garant chargé de vérifier la bonne tenue des opérations.


�Afficher les règles d’archivage à chaque emplacement concerné par l’archivage

Conseils :

Point N°3 de l’auditLes règles d’archivage sont connues de tous; le planning est affiché (quoi, qui,

quand) et respecté.

5

CLE 4

CLE 6

CLE 8 toCLE 8

CLE 4

CLE 6

6

mart

� Prévoir une période de l’année pour réaliser l’archivage.

� Nommer un garant chargé de vérifier la bonne tenue des opérations


88

Point N°7 de l’auditLes règles d’affichage (documents créés ou entrants) ont été définies :

émetteur, DA (Date d’affichage), DLA (Date limite d’affichage).

5

CLE 4

CLE 6

CLE 8 toCLE 8

CLE 4

CLE 6

6

mart

Décrire de façon claire et précise, avec l’accord de l’équipe, les règles d’affichage.

Préciser le nom du garant de l’affichage (et de son remplaçant en cas d’absence)

Point N°9 de l’auditLes consignes de fin de journée (préparées en

séquence 4) sont définies

5

CLE 4

CLE 6

CLE 8 toCLE 8

CLE 4

CLE 6

6

mart

A quoi ça sert ?

La fiche de fin de journée permet de décrire l’état du poste lorsqu’on le quitteet de retrouver tous les jours / à chaque début de journée, le poste dans le même état de rangement.

* Choisir deux ou trois endroits où l’équipe souhaite être particulièrement vigilante sur le rangement en fin de journée.

* Pour chaque endroit, demander à l’équipe de décrire la situation de fin dejournée :

- 4 à 5 points à respecter en fin de journée

- s’appuyer sur une photo de l’état de référence : la fiche doit être la plus visuelle possible.

- ajouter éventuellement des consignes générales.

89

Point N°10 de l’auditLes règles de gestion des fournitures de bureau

sont claires et respectées.

5

CLE 4

CLE 6

CLE 8 toCLE 8

CLE 4

CLE 6

6

mart

Pour faire en sorte de n’être jamais en rupture de fournitures, chacun doit

pouvoir émettre les commandes en cas de besoin :

•Décrire clairement la démarche à suivrepour trouver les documents nécessaires àla commande

•Expliquer à chacun comment les remplir

•Terminer par l’envoi du document à lapersonne concernée

90

XI. MISE EN PLACE DE LA SEQUENCE 7

L’amélioration informatique

30"

1. Travailler sur la structure des disques• Mettre en place un standard

2. Organiser l’entretien (nettoyage) des disques

• Fiches d’instruction• Indexage documentaire informatique

CHANGER LA DIAPO EN BUREAU

91

7


Faciliter la mise à disposition du

document informatique

Ordonner les disques

Assurer le maintien de l’ordre

informatique

7


Démarche :

• Réduire les temps de nettoyage, en remettant en cause :

* la machine : faciliter l'accès à certains endroits difficiles à nettoyer (ouvertures rapides, agrandies, sur charnières…)

* les méthodes actuelles de nettoyage (exemple : lingettes ou aspiration)

* les moyens : les produits, les matériels ...

* la formation : connaissance de l’état de référence, formation technique

• Mettre en évidenceles endroits qui doivent rester propres (derrière les armoires, sous les étagères…)

• Mettre en place des protections jetables(papier absorbant, film pelable…).

• Compléter les gammes de nettoyagepréparées en séquence 4 (cf. page suivante).

92

7

Écriture des gammes de nettoyage

- S’appuyer sur l’expérience acquise depuis la fin de séquence 4 : compléter les premiers essais de gammes de nettoyage.

- Si besoin, construire de nouvelles gammes de nettoyage sur d’autres zones ou équipements.

- Valider chaque gamme de nettoyage avec l’équipe.

- Ne pas marquer de temps individuel pour les opérations courtes (inférieures à 10 mn), mais prévoir un temps global.

- Afficher ces gammesde nettoyage au plus proche de l’équipement concerné.

- Mettre en place un planning d’entretien : il permet de suivre la réalisation des opérations régulières de nettoyage. * Valider les opérations de nettoyage hebdomadaires, mensuelles… * Ne pas faire valider le nettoyage quotidien* C’est le réalisateur qui valide !

�� Démarrage du nettoyage régulier !

XII. MISE EN PLACE DE LA SEQUENCE 8

La visualisation des règles

MINI 25

MAXI 75

A B C D E F

93

1. Les modes d’emploi sont visuels

2. L’indexage documentaire informatique est terminé

3. niveaux mini et maxi

Dans cette séquence, il s’agit de tout visualiser(les manquants, les règles, les occupants de l’espace…)


Passer d’une culture où les règles, les standards et les

procédures se trouvent dans des documents vers une organisation où tout est visible, imagé et clair

Fghgfhgfhsghsghssssghghgsghgh

sghgsh

rg

geg

rz

Fghgfhgfhsghsghssssghghgsghgh

sghgsh

rg

geg

rz

Rendre toute chose facilement compréhensible !

8

MINI 25

MAXI 75

Affectation des OF/opérateur

CHANGER LA DIAPO EN BUREAU

94

• Placer les informations directement sur les objets concernés.

• Utiliser les 5 sens : l'homme est un capteur humain.

• Ne pas craindre les informations redondantes (vue + ouïe + toucher + ...).

• Accentuer les contrastes (couleurs vives, éclairage ponctuel, etc.).

• Utiliser des pictogrammes et des schémas plutôt que du texte.

• Indiquer clairement ce qu'il faut faire et ne pas faire.

• Mettre en place des moyens d’alerte (signal sonore ou lumineux).

• Regrouper les cadrans en un même emplacement.

Conseils pour la visualisation

8

MINI 25

MAXI 75

Planning des responsabilités

S S S S S S S S S S S S S S S Squi quoi

PR

95

XIII. MISE EN PLACE DE LA SEQUENCE 9

L’implication de chacun

Cette séquence permetl’implicationde tous pour la pérennisation desrésultatsobtenus tout au long des 9séquences

96

Chacun est responsable du respect de nos

règles.


Préparer le bilan des 9 séquences.

Animation partagée des réunions

Attribuer des responsabilités à chaque personne dans le territoire.

9

Préparation du bilan

9

* Le pilote, avec l’aide du co-pilote prépare les supports pour la présentation du bilan 5S en reprenant les photos du projet et en demandant à l’équipe leur avis sur le projet.

* Le Chef de projet veille à la coordination des présentations de chaque équipe (éviter la redondance, standardisation des supports entre les équipes …).

* Exemple de déroulement d’une présentation d’équipe 5S :

- Identité de l’équipe et caractéristiques de l’espace 5S

- Illustration de l'un des outils 5S (auto-évaluation, plan d'actions, réunion hebdomadaire)

- Illustration des 9 séquences à travers quelques réalisations de l’équipe :. 2-3 photos avant/après. 2-3 astuces 5S illustrées par des photos

- Points positifs, points négatifs, recommandations de l’équipe sur le projet 5S

- Commentaires du parrain

97

Comment responsabiliser chacun et prendre de bonnes habitudes ?

Conseils:1 - Formaliser les règles de comportement et les responsabilités de chacun : communiquer ces règles aux autres équipes.

2 - Tout le monde est concerné et met en application; l'encadrement montre l'exemple.

3 - Insister sur le respect des règles en assurant le suivi sur le terrain et être vigilant sur les « hors jeu».

4 - Les règles et responsabilités doivent être claires et précises.

6 - Contrôler que chacun est capable de restituer verbalement ses responsabilités.

7 - En cas d'erreur : signaler et faire corriger. Utiliser l'erreur comme moyen de prendre de bonnes habitudes.

8 - Dans le cas d'une section partagée (allées, aires de repos, toilettes, etc...) :

* être encore plus précis dans l'attribution (quoi, qui, quand, où, comment), * être responsable ne signifie pas tout faire, * afficher le plan des lieux et le nom des responsables, * organiser une rotation.

9

Liste des opérations régulières de nettoyage+

Repérage des temps de nettoyage

Essais de gammes de nettoyage

4

Simplification du nettoyage

• Écriture des gammes de nettoyage provisoires• Planning d ’entretien

• Points d ’inspection• Les gammes et le planning d ’entretien deviennent plus visuels

Mise en place degarants du rangement

et de la propreté

Nettoyage immédiat à partir

des essais de gammes de nettoyage 8

MINI 25

MAXI 75

97

98

COMPTES RENDUS DE REUNIONS Effi’5S

PLANS D'ACTIONS

TERMINES

99

SAFARI PHOTOS

AUTO-EVALUATIONS

REALISEES

100

AUDITS REALISES

POST-IT A REVOIR

ULTERIEUREMENT

101

Post-it à revoir en séquence 2


102



103



104

