แนวคิด ปรับปรุงงาน excel ให้มี...
TRANSCRIPT
แนวคดิ _ ปรับปรุงงาน Excel ให้มีประสิทธิภาพมากขึ#นด้วย …
VBA and Pivot Table
Functions VBA
Pivot Table Chart
Excel
Functionsสูตรสาํเร็จรูปที� Microsoft เตรียมไวใ้หเ้ราใช้หรือ เราสามารถสร้างขึ(นมาเองกไ็ด้เหมาะสาํหรับการการทาํขอ้มูลแบบเร็ว และวิธีการเปลี�ยนบ่อย
ขอ้เสีย : คนที�มาทาํต่อจะตอ้งมีความเขา้ใจเรื�องสูตรพอสมควร
VBAชุดคาํสั�งของ VB ที�อยู่ใน Excel เพื�อให ้Excel ทาํงานอย่างที�เรา
ตอ้งการได้ ใชส้าํหรับงานซํ(าๆ ใชเ้วลางานๆ ซึ� งจะช่วยประหยดัเวลาไดม้หาศาลขอ้เสีย : คนที�จะพฒันาต่อตอ้งมีความรู้เรื�อง VBA (ซึ�งไม่ยากมาก แต่คุม้ที�จะเรียนรู้)
Pivot Tableเป็นการสรุปขอ้มูลแบบเร็วๆ และมีความยืดหยุ่นในการเปลี�ยน
ค่อนขา้งสูงเหมาะสาํหรับการสรุปขอ้มูลแบบเร็วเพื�อการวิเคราะห์เบื(องตน้
Chartการนาํขอ้มูลมาโ ชวใ์นลกัษณะของภาพเพื�อความเขา้ใจขอ้มูลที�ง่าย
และเห็นบทสรุปของขอ้มูลนั(น
Basic
Excel Basic
ขอ้ความกบัตวัเลขการบนัทึกหรือการเกบ็ขอ้มูล แบบฐานขอ้มูล
ตารางแยกเรื�องตามแนวตั(ง แยกรายการตามแนวนอนหวัตาราง 1 row แต่หลายบรรทดัได้หา้มเวน้บรรทดัหา้มติดตารางฐานขอ้มูลกบัขอ้มูลอื�น
รูปแบบของวนัที� การจดัรูปแบบการ Lock Cells
Excel Functions and Formula
หลกัการใช ้$การคาํนวณพื(นฐาน
SUM,AVERAGE,MAX,MIN,COUNT,COUNTA,COUNTBLANKการใชฟ้ังชั�น LOWER, UPPER, PROPERการใชฟ้ังชั�น TRIMการใชฟ้ังชั�นตดัขอ้ความ LEFT,MID,RIGHT,LEN,SEARCH,FIND,
CONCATENATE
Condition Formatting
Highlight Cells Rules Top/Bottom Rules
Data Bars Color Scales
Icon Sets
Visual Basic for Application
Macro VBA
ไมจ่ําเป็นตอ้งมคีวามรูเ้กี�ยวกบัการเขยีน VBA ตอ้งมคีวามรูเ้กี�ยวกบัการเขยีน code VBA
ไมม่คีวามยดืหยุน่ในการใชง้าน มคีวามยดืหยุน่ในการใชง้าน
ผลลัพธท์ี�ไดอ้าจไมไ่ดด้ั�งใจตอ้งการ ไดผ้ลลัพธต์ามความตอ้งการ
�Macro คือ ชุดคาํสั�งที�ช่วยในการทาํงานต่างๆ ใหเ้ป็นไปแบบอตัโนมตัิ ตามที�เรา record ไว้
�VBA คือ การเขียนคาํสั�งดว้ยภาษา Visual Basic เพื�อสั�งงานใหโ้ปรแกรมทาํงานตามความตอ้งการแบบอตัโนมตัิ
โ ครงสร้างหลกัที�เราควรจะเขา้ใจของ Excel VBA ประกอบไปดว้ย
Application: ในส่วนของอนันี(จะพูดถึงในส่วนของชั(นระดบั Application ซึ� งไดแ้ก่ Excel, Word, Outlook ซึ� งจะมีคาํสั�งที�ใชใ้นชั(น ระดบันี(Workbook: เป็นระดบัชั(นของสมุดงาน ซึ� งจะมีคาํสั�งตวัอย่างเช่น การเปิด ปิด, การเซฟสมุดงาน การเพิ�มสมดงานใหม่Worksheet: เป็นลาํดบัชั(นของแผ่นงาน กจ็ะมีคาํสั�งการใชเ้กี�ยวกบั แผ่นงาน เช่น เปลี�ยนชื�อ คดัลอกแผ่นงาน การเลื�อนแผ่นงานRange: เป็นลาํดบัของการใชค้าํสั�งกบัช่วงเซลส์ การเปลี�ยนสี การใส่ค่า การลบ อื�นๆ
Tool VBA ใน Excel 2003
Tool VBA ใน Excel 2007
1
2
3
Tool VBA ใน Excel 2010
1
2
3
4
Set security >> ตั ?งคา่ระดบัการใชง้าน Macro
หากกําหนดเป็น Highจะไมส่ามารถ Run macro ได ้
หากกําหนดเป็น Mediumจะมหีนา้ตา่งแสดงการขออนุญาตใช ้Macro
**แนะนําใหใ้ชอ้นันี?จา้
หากกําหนดเป็น Lowจะสามารถ Run Macro ไดเ้ลย
**คอ่นขา้งเสี�ยง(แลดเูชื?อเชญิไวรัส)
การติดตั(งแถบเครื�องมือ สาํหรับ Excel VBA 2013
การติดตั(ง Tab Developer>> คลิกขวาตรง Tab Ribbon แลว้ เลือก “Customize the Ribbon” >> แลว้คลิกเลือกที� check box ของ developer
>> หลงัจากเลือกปลว้กจ็ะมี Tab ของ developer เพิ�มขึ(นมาดงัรูป
>> Tab Developer ประกอบไปดว้ย
Run macro
Recordmacro
Codeeditor
Control tool
Design mode
หนา้ต่าง VBE
Code Window
Project Explorer
Properties Window
>> Tab Developer ประกอบไปดว้ย
1. Visual Basic: เป็นหน้าต่าง ที�ใช้สําหรับเปิดหน้าต่างของหน้า VBE (visual basic for editor) เพื�อเข้าสูห่น้าต่างการเขียนโค้ดของ VBA
2. Macros: เป็นหนา้ต่างที�ใช ้ดูรายการมาโ ครที�ตวัสมุดงานเปิดอยู่
จะโ ชวช์ื�อมาโ ครทั(งหมดสาํหรับสมุดงานที�เปิดอยู่ เราสามารถทาํการ Run คือสั�งให้มาโ ครนั(นทาํงาน หรือ step into
คือเขา้ไป run ทีละสเต็ป รวมถึงการแกไ้ข และลบมาโ ครนั(น
3. ปุ่ม Record Macro เป็นปุ่มที�ใชส้าํหรับบนัทึกการทาํงานบน Excel และสร้างเป็น โ คด้ VBA ให ้และเซฟในชื�อของ มาโ ครนั(น หลงัจาก กดบนัทึก record ปุ่มจะเปลี�ยนเป็นปุ่ม Stop Recording โ ดยอตัิโ นมตัิ
4. ปุ่ม “Macro Security”
ใชส้าํหรับเซ็ทระดบัการควบคุมของมาโ คร วา่ใหแ้จง้ หรือเปิดใหม้าโ ครใชง้านไดห้รือไม่ได้
Pivot Table
โ ครงสร้าง ของ Pivot Table
PivotTable Area•Fieldname :ชื�อFieldจาํกฐาํนขอ้มูล•Report Filter :กาํหนดขอบเขตกาํรแสดงขอ้มูลโ ดยสาํมารถFilterขอ้มูลเฉพาํะที�ตอ้งกาํรได้•Row Labels : แสดงItemในแต่ละแถว•Column Labels :แสดงItemในแต่ละคอลมัน์•Values :กาํหนดFieldที�จะนาํมาํคาํนวณเช่นยอดรวมคํ�าเฉลี�ยนบัจาํนวนเป็นตน้
Field Name
Row Label Value
Filter
-Excelจะไม่สาํมาํรถสร้าง PivotTable & PivotChartในกรณีที�˚มีคอลมัน์ที�ไม่มีขอ้มูล Hide อยู่ในฐานขอ้มูลหรือ ไม่มี Column Headerในฐานขอ้มูล
วิธีแก:้ลบคอลมัน์เปล ํ�าทิ(งหรือใส่ Column Headerใหเ้รียบร้อย-กรณีColumn Headerซํ( ากนัExcelจะเพิ�มเลขลาํดบัทา้ยField
เตรียมฐาํนขอ้มูลสาํหรับPivotTable & PivotChart
Slicer (Excel 2010 ขึ(นไป)-เครื�องมือที�ช่วยอาํนวยควาํมสะดวกในกาํรFilterขอ้มูลPivotTableTools=>Options=>InsertSlicer
-คลิกItemในSlicerเพื�อFilterขอ้มูล(ถา้ตอ้งการเลือกหลายItemใหก้ดCtrl+คลิกซ้าย
ปรับแต่ง Slicer-จาํนวนColumnควาํมสูงควาํมกวํ(างของกาํรแสดงItemSlicer Tools => Options => Buttons-รูปแบบสี Slicer : Slicer Tools => Options => Slicer Styles-Slicer Setting : Slicer Tools =>Options=> Slicer Settings
เทคนิคกาํรFilter หลายๆ PivotTable พร้อมกนั-วิธีใช ้Slicer หรือ Timeline เพื�อFilterหลายๆ PivotTable1)สร้างSlicerหรือ Timelineใน Field ที�ตอ้งกาํรทาํ Filter2)Excel2010 => คลิกSlicer => Slicer Tools => PivotTable Connectionsหรือคลิกขวาํที�Slicer=> PivotTable ConnectionsExcel2013 คลิกSlicerหรือTimeline=>Slicer หรือ TimeLine Tools=> Report Connectionsหรือคลิกขวาํที�SlicerหรือTimeline=> Report Connections3) เลือกPivotTableที�ตอ้งกาํรใชS้licerหรือTimelineร่วมกนั
Chart
Circle Graph (Pie Chart) Bar Graph
Line GraphScatter Plots