คู่มือการใช้งานสารสนเทศ ... · 2016-06-03 ·...

คมอการใชงานสารสนเทศ สถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม

จากการจดการความร (Knowledge Management : KM) สถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม

ประจ าปการศกษา 2556

คมอการใชงานสารสนเทศ

สถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม

ค ำน ำ

คมอฉบบนจดท าขนเพอใหสถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรมมระบบการจดเกบฐานขอมลทด การสบคนเปนไปอยางรวดเรวและมประสทธภาพ และการน าฐานขอมลน ามาใชประโยชน เพอพฒนาสถาบนไดอยางมประสทธภาพและประสทธผลมากยงขน

เนอหาในคมอคมอการใชงานสารสนเทศ สถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม ไดน ามาจากบนทกความรจากการท ากจกรรมการแลกเปลยนเรยนร ของสถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม ประจ าปการศกษา 2556 (ตงแตเดอนมถนายน 2556 – เดอนพฤษภาคม 2557) จดท าในหวขอ “กำรพฒนำระบบจดเกบฐำนขอมลสำรสนเทศ” โดยการแลกเปลยนระหวางบคลากรผทจดการขอมล และการน าขอมลไปใชประโยชน หาแนวทางในการจดการขอมล เครองมอในการจดการขอมล และการน าไปใชประโยชนรวมกน นอกจากนยงไดท าการรวบรวมจากความรบางสวนท เกยวกบ งานสารบรรณในแตละตวบคคลภายในสถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม จงไดคมอฉบบนขนมา

หวงวาคมอฉบบน จะสามารถน าไปประกอบการด าเนนงานดานการจดการขอมลสารสนเทศของบคลากรสถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม นบวาจะเปนประโยชน และสามารถเพมพนความรใหกบผทไดศกษาและน าไปใชประโยชนเปนอยางยง

สถำบนภำษำ ศลปะและวฒนธรรม พฤษภำคม 2557

จากกจกรรมการจดการความร (KM) ประจ าปการศกษา 2556



สำรบญ

หนำ ส ำนกงำนวเทศสมพนธ (กจกรรมครงท 1) ขอบเขตขอมลสารสนเทศ ส านกงานวเทศสมพนธ 1 ระบบฐานขอมลนกศกษาตางชาต (CISI: Chiang Mai Rajabhat University

International Student Information) 3

วธการใชงานระบบฐานขอมลนกศกษาตางชาต 7 ศนยภำษำ (กจกรรมครงท 2) ขอบเขตขอมลสารสนเทศ ศนยภาษา 11 ระบบฐานขอมลนกศกษาบณฑตศกษาส าหรบศนยภาษา V.1.2 13 วธการใชงานระบบฐานขอมลนกศกษาบณฑตศกษาส าหรบศนยภาษา V.1.2 15 ศนยศลปวฒนธรรม (กจกรรมครงท 3) ขอบเขตขอมลสารสนเทศ ศนยศลปวฒนธรรม 21 ระบบฐานขอมลการอบรมดานศลปวฒนธรรม 23 วธการใชงานระบบฐานขอมลการอบรมดานศลปวฒนธรรม 23 ศนยใบลำนศกษำ (กจกรรมครงท 3) ขอบเขตขอมลสารสนเทศ ศนยใบลานศกษา 35 ระบบฐานขอมลเอกสารโบราณ 36 วธการใชงานระบบฐานขอมลเอกสารโบราณ 37 ส ำนกงำนผอ ำนวยกำร (กจกรรมครงท 4) ขอบเขตขอมลสารสนเทศ ส านกงานผอ านวยการ 41 ฐานขอมลเอกสารเบกจาย 42 วธการใชงานระบบฐานขอมลเอกสารเบกจาย 42

1



ส ำนกงำนวเทศสมพนธ (กจกรรมครงท 1)

ขอบเขตขอมลสำรสนเทศ ส ำนกงำนวเทศสมพนธ 1. ขอมลงำนตอนรบ

การจดเกบขอมลดานงานตอนรบแขกชาวตางประเทศจากมหาวทยาลยตางประเทศ เพอใหทราบสถตและรายละเอยดของการมาเยยมมหาวทยาลยราชภฏเชยงใหมในแตละครง และสามารถ น าขอมลไปใชในการวางแผนโครงการแลกเปลยนระหวางนานาชาตในอนาคต โดยแบงการจดเกบขอมลดงตอไปน

1. ชอมหาวทยาลย/สถาบนนานาชาต 2. จ านวนคน/คณะ 3. ของทระลกท 4. รปภาพ 5. จดประสงคของการเดนทาง 6. ผใหการตอนรบ

2. ทนกำรศกษำ การประชาสมพนธขอมลทนการศกษาทางหนาเวบไซต โดยน าเสนอขอมลพนฐาน อาท

หลกเกณฑการขอทน จ านวนทนทมอบให เพอนกศกษาสามารถเปดอานทางหนาเวบไซต เพอเตรยมความพรอมในการขอทนการศกษาในโครงการแลกเปลยนและทนการศกษาจากหนวยงานภายนอก

การจดท าฐานขอมลของนกศกษาทไดรบทน / ผใหทน / หลกเกณฑการรบทนเพอใหเปนขอมลในการพจารณาดานการพจารณาทนตอไป

3. ขอมลอำจำรยชำวตำงประเทศ

การจดท า Flow Chart การด าเนนงานตอสญญาจางและการจดท า Work Permit และ Visa ทงนควรปรกษาผบรหารของมหาวทยาลย ในการท าบนทกแจงในการตอสญญาจาง ตลอดจนจดท าสญญาจางทงภาษาไทยและภาษาองกฤษ ควรใหเปนภาระงานกองบรหารงานบคคล ทงนในการสงรายละเอยดการตอสญญาเพอจดท า Work Permit และตอวซาใหอาจารยชาวตางประเทศนน ตองสงรายละเอยดและเอกสารใหงานวเทศกอนครบสญญาจาง 10 วนท าการ เพอแกปญหาการจดท า Work Permit และ Visa ลาชา เนองจากระบบการสงเอกสารหลายขนตอน

2


ขอมลอาจารยชาวตางประเทศ ในระบบ e-Personal ของมหาวทยาลย ซงอาจารยเปนผบนทกขอมลเอง ทงนทางส านกงานวเทศสมพนธ จดเกบในสวนของรายชอ จ านวน วนทเรมท างาน วนสนสดการท างาน และขอมลพนฐานของอาจารย เชน ระดบการศกษา เปนตน 4. ขอมลนกศกษำตำงชำต / กจกรรมนกศกษำ / Mou

การจดท าระบบฐานขอมลนกศกษาตางชาต ทสามารถจดเกบขอมลและรายงานผลขอมล แบบแยกประเภทได โดยจดแบงเปน ชอ นามสกล สาขาทเขามาศกษา ระยะเวลาการศกษา ลกษณะการเดนทางมาศกษา (โครงการแลกเปลยน/ทนสวนตว) ตลอดจนการไดงานท าของนกศกษา เพอเปนฐานขอมลศษยเกานกศกษานานาชาต

การจดเกบขอมลกจกรรมนกศกษา และการประชาสมพนธโครงการ/กจกรรมอน ๆ เชน การแขงขนกฬานานาชาต การจดกจกรรมตามประเพณ และกจกรรมอน ๆ ทเขารวมกจกรรมของมหาวทยาลย

การจดท าฐานขอมลการท าสญญาความรวมมอ MOU กบมหาวทยาลย/สถาบนนานาชาต ควรจดแบงเปนประเทศ ระยะเวลาสญญา และควรเพมรายละเอยดในสญญา เพอสามารถน าขอมลมาเปรยบเทยบได 5. ขอมลนกศกษำทเขำพกหอพกนำนำชำต/วสด/ครภณฑ และประวตกำรซอมแซม

การจดท าขอมลนกศกษาตางประเทศทเขาพก ในลกษณะคลายคลงการจดเกบขอมลของโรงแรม รายชอนกศกษาเขาพก ระยะเวลาในการพก หมายเลขหองพก ท าใหทราบประวตการเขาพก การใชงานในแตละหอง เพอการวางแผนจดการทพกใหนกศกษาทจะเดนทางมาศกษาและวางแผนการรบนกศกษาตอไป

การแจงนกศกษากอนเขาพกถงกฎ ระเบยบ และวนยในการพกหอพก และควรแจงเจาหนาทกอนออกจากหอพก 1 อาทตย เพอผจดการหอพกทราบ และส ารวจความเสยหายของหองพก โดยใหและคนกญแจหองพกดวยตนเอง หากไมคนดวยตนเอง จะไมคนเงนคาประกนของเสยหาย

ควรมการลงบญชคมการซอมแซมวสด เชน กอกน า ชกโครก สายฉดช าระ เปนตน ซงครภณฑบางอยางมการซอมแซมหลายครง ท าใหสนเปลองงบประมาณกวาการจดซอของใหม เพอเปนขอมลเสนอของบประมาณในปตอไป

3



ระบบฐำนขอมลนกศกษำตำงชำต (CISI: Chiang Mai Rajabhat University International Student Information)

ระบบฐานขอมลนกศกษาตางชาต (CISI: Chiang Mai Rajabhat University International Student Information) จดท าขนเพอจดเกบขอมลนกศกษาตางชาตทเขามาศกษา ณ มหาวทยาลยราชภฏเชยงใหม และสามารถน าขอมลรายงานจ านวนนกศกษาส านกงานคณะกรรมการการอดมศกษาได ไดแบงการจดเกบขอมลรายละเอยดดงน

1. Student ID รหสนกศกษา

2. Status สถานะ

Active=นกศกษา

Inactive= พนสภาพการเปนนกศกษา 3. Title ค าน าหนาชอ 4. First name ชอ 5. Last name สกล 6. Gender เพศ

Male=ชาย

Female=หญง

4


7. Date of Birth วนเดอนปเกด 8. From University/

School มาจากมหาวทยาลยหรอวทยาลย

9. From country มาจากประเทศ 10 Level of Study ระดบการศกษาทเขาศกษา

Bachelor=ระดบปรญญาตร

Master’s Degree=ระดบปรญญาโท

Ph.D.=ระดบปรญญาเอก 11. Faculty คณะ 12. Field of Study วชาเอก 13. Type of Program หลกสตรการศกษา

Regular Program=หลกสตรปกต International Program=หลกสตรนานาชาต

14. Duration of Study ระยะเวลาการศกษา 15. Date of Enrollment วนทเขาศกษา 16. Date of Expected

Graduation วนทคาดวาจะจบการศกษา

17. Category of Purpose of Study

วตถประสงคทเขามาศกษา

Exchange Student 3+1=โครงการแลกเปลยน3+1 (เรยนมหาวทยาลยตนสงกด 3 ป เรยนท มรชม. 1 ป)

Exchange Student 2+2=โครงการแลกเปลยน2+2 (เรยนมหาวทยาลยตนสงกด 2 ป เรยนท มรชม. 2 ป)

Short-term=ระยะสน 1-2 เดอน

Training Program=ฝกประสบการณ

Fulltime under grade=ปรญญาตร 4 ป

Fulltime post grade=ปรญญาโท 2 ป

Other=อนๆ เชน หลกสตรใบประกาศนยบตร

5



18. Source of Fund ทนการศกษา

Self-Funding=ทนสวนตว

Scholarship Thailand=ทนของประเทศไทย

Scholarship oversea=ทนของตางประเทศ

19. Address ทอย 20. E-mail อเมล 21. Job งานทท าอย 22. Passport No หมายเลขหนงสอเดนทาง 23. Picture

รปประจ าตว (File size limit 200KB and only extension JPG GIF PNG)

การท างานของระบบ ม Admin เปนผก าหนดรหสการเขาใชงานใหกบผกรอกขอมล เพอกรอกขอมลนกศกษาตางชาต จดเกบเปนขอมลพนฐานและรายงานผลในรปแบบไฟล excel หรอเชงสถต ทงนผเขาใชอนทไมไดก าหนดรหส สามารถดขอมลไดทงขอมลดบและขอมลเชงสถต แตไมสามารถกรอก หรอ แกไขขอมลได

แสดงการรายงานผลแบบตาราง

6


แสดงการรายงานผลแบบแผนภม

7



วธกำรใชงำนระบบฐำนขอมลนกศกษำตำงชำต วธกำรเขำใชงำนและกรอกขอมล

1. เปด Browser เพอเขาสระบบ http://www.ilac.cmru.ac.th/cisi/index.php ดงภาพ

2. กดปม Login เพอลงชอเขาใชงาน

3. จะขนหนาตางเพอลงชอเขาใชงาน

http://www.ilac.cmru.ac.th/cisi/index.php

8


4. ใหคลกท Student จะมลกศรชแสดง ใหเลอก Student List

5. จากนน เลอนมาดานลางของหนาตาง คลกทปม Add ดงภาพ

6. จากนนกรอกขอมลตามในแตละชอง ดงภาพ เมอลงขอมลเรยบรอยแลว ใหคลกปม Add เพอ

ยนยนขอมล

9



7. ใหคลกปม Add เพอยนยนขอมล

วธกำรรำยงำนขอมล

1. น าลกศรชท รหสนกศกษา เพอดขอมลโดยละเอยด ดงภาพ

10


2. ปรากฏหนาตางแสดงขอมลโดยละเอยดดงภาพ

3. การรายงานผลเชงสถต โดยสามารถเลอกใหมการรายงานจ านวนนกศกษาตามปการศกษา

ชวงระยะเวลาทเลอก และการเลอกแสดงแบบแผนภมทรงกระบอกหรอแบบวงกลม

แสดงการรายงานผลในรปแบบตาราง

11



ศนยภำษำ (กจกรรมครงท 2)

ขอบเขตขอมลสำรสนเทศ ศนยภำษำ

ขอมลนกศกษำปรญญำเอก

การจดเกบขอมลเกยวกบผลการสอบวดระดบทกษะทางดานภาษาองกฤษ ใหกบนกศกษาปรญญาเอก บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏเชยงใหม และการจดสอนภาษาองกฤษส าหรบผทสอบไมผาน โดยควรจดท าระบบฐานขอมลนกศกษาบณฑตศกษาส าหรบศนยภาษา V.1.2 สถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม ในโปรแกรม Microsoft Access ระบบมความสามารถในการจดเกบขอมล โดยสามารถคนหาขอมลไดจากรายชอ และรหสนกศกษา โดยแบงรายละเอยดเปนประเภท 2 ประเภทคอ

1. ผลการสอบวดระดบภาษาองกฤษส าหรบบณฑตศกษา (GEP Test) แบงการรายงานขอมลดงน - ชอ นามสกล - รหสนกศกษา - สาขาวชา - ขอมลการตดตอ - ผลการสอบ สามารถเพมเตมผลสอบไดไมเกน 8 ครง แบงการเพมเตมขอมล เปน

ผลการสอบ 4 ดาน คอ Listening Grammar Reading และ Writing - การขอใบรบรอง ครงท วนทขอ วนทรบ - ผลการสอบวาผาน ไมผาน

2. ผลการเรยนภาษาองกฤษส าหรบบณฑตศกษา - ชอ นามสกล - รหสนกศกษา - สาขาวชา - ขอมลการตดตอ - ผลการเรยน แบงเปนระดบ 1-3 ระบระยะเวลาในการเรยน - การขอใบรบรอง ครงท วนทขอ วนทรบ - ผลการเรยนวาผาน ไมผาน

12


หลกสตรกำรสอนทกษะทำงดำนภำษำระยะสน

ในการจดการเรยนการสอนทกษะทางดานภาษาระยะสน ส าหรบนกศกษา อาจารย บคลากร ของมหาวทยาลยราชภฏเชยงใหม และบคคลภายนอกทสนใจ ควรมการจดเกบขอมลในสวนรายละเอยดดงตอไปน

1. การลงทะเบยนเรยนออนไลน โดยสามารถลงทะเบยนผานทางหน าเวบไซต และสามารถสงพมพใบสมคร เพอน าใบสมครมาช าระคาลงทะเบยนทส านกงาน ศนยภาษาได พรอมรบใบเสรจรบเงน

2. การจดเกบขอมลเกยวกบรายชอผทผานการอบรม และลงทะเบยนรบวฒบตร ในกรณทมผมารบแลว แตท าใบประกาศหาย และตองการขอใหม ผทตองการขอใหมควรเขยนใบค ารองและไดการอนมตจากผอ านวยการเพอขอใบประกาศอกครงได

3. ฐานขอมลรายชอผลงทะเบยนเรยนในแตละหลกสตร รวมถงขอมลในการตดตอ เพอเปนฐานขอมลในการประชาสมพนธหลกสตรในปตอไป

หองชมภำพยนตร

ศนยภาษาไดใหบรการหองชมภาพยนตร โดยมภาพยนตรทงองกฤษ เกาหล ญปน รวมถงไทย (ส าหรบนกศกษาตางชาต) การจดเกบแบงเปนรายละเอยดดงน เพองายตอการคนหา

- ประเภทของหนง - รหสของหนง - รายชอ นกศกษาทเขาใชบรการจะตองท าการแลกบตรนกศกษาเพอเขาใชบรการ

โปรแกรม Tell Me More Online

- คมอในการใชโปรแกรม - ตารางการอบรม โดยสามารถลงทะเบยนออนไลนได - ผลการประมวลจ านวนชวโมงการเขาใชงาน และคะแนนในการท าบททดสอบ - การประเมนความพงพอใจในระบบ บางสวนใหมการแสดงบนหนาเวบไซตของโปรแกรม http://www.tmm.cmru.ac.th

13



ระบบฐำนขอมลนกศกษำบณฑตศกษำส ำหรบศนยภำษำ V.1.2

ระบบฐานขอมลนกศกษาบณฑตศกษา ส าหรบศนยภาษา V.1.2 เปนฐานขอมลเพอจดเกบขอมลขอมลพนฐาน ผลการเรยนและผลการสอบภาษาองกฤษของนกศกษาระดบบณฑตศกษา ทศกษา ณ บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏเชยงใหม ระบบนไดใชเครองมอในการจดเกบโดยใชโปรแกรม Microsoft Access ซงสามารถก าหนดรปแบบและขอมลในการจดเกบไดเอง

Microsoft Access คอ โปรแกรมเพอพฒนาระบบฐานขอมล มตารางเกบขอมลและสรางแบบสอบถามไดงาย มวตถคอนโทลใหเรยกใชในรายงานและฟอรม สรางมาโครและโมดลดวยภาษาเบสก เพอประมวลผลตามหลกภาษาโครงสราง สามารถใชโปรแกรมนเปนเพยงระบบฐานขอมลใหโปรแกรมจากภายนอกเรยกใชกได ไมโครซอฟทแอคเซส (Microsoft Access) ตางกบ วชวลเบสก (Visual Basic) หรอวชวลเบสกดอทเนต (Visual Basic .Net) เพราะ วชวลเบสกไมมสวนเกบขอมลในตนเอง แตสามารถพฒนาโปรแกรมไดหลากหลาย เชน พฒนาโปรแกรมควบคมอปกรณ โปรแกรมประยกตทางวทยาศาสตร เกมส หรอเชอมตอกบระบบฐานขอมลภายนอก เปนภาษาทเหมาะกบการพฒนาโปรแกรมประยกต (Application) สวนไมโครซอฟทแอคเซสเหมาะส าหรบนกพฒนาระบบฐานขอมลทไมตองการโปรแกรมทซบซอน ความสามารถของโปรแกรมทส าคญคอสรางตาราง แบบสอบถาม ฟอรม หรอรายงานในแฟมเดยวกนได ดวยคณสมบตพนฐานและวซซารด (Wizard) จงอ านวยใหพฒนาโปรแกรมใหแลวเสรจไดในเวลาอนสน มเครองมอทอ านวยความสะดวก ในการพฒนาระบบฐานขอมลอยางครบถวน (ขอมลจาก http://mixspecr.wordpress.com /2012/06/05/microsoft-access-ความหมาย/.) จงไดระบบฐานขอมลนกศกษาบณฑตศกษา ส าหรบศนยภาษา V.1.2 ซงมการจดเกบขอมล 2 สวนคอ

1. ผลการสอบวดระดบภาษาองกฤษส าหรบบณฑตศกษา (GEP Test) แบงการรายงานขอมลดงน

- ชอ นามสกล - รหสนกศกษา - สาขาวชา - ขอมลการตดตอ - ผลการสอบ สามารถเพมเตมผลสอบไดไมเกน 8 ครง แบงการเพมเตมขอมล เปน

ผลการสอบ 4 ดาน คอ Listening Grammar Reading และ Writing - การขอใบรบรอง ครงท วนทขอ วนทรบ - ผลการสอบวาผาน ไมผาน

14


2. ผลการเรยนภาษาองกฤษส าหรบบณฑตศกษา - ชอ นามสกล - รหสนกศกษา - สาขาวชา - ขอมลการตดตอ - ผลการเรยน แบงเปนระดบ 1-3 ระบระยะเวลา

ในการเรยน - การขอใบรบรอง ครงท วนทขอ วนทรบ - ผลการเรยนวาผาน ไมผาน

แสดงฐานขอมลบณฑตนกศกษา

15



วธกำรใชงำนระบบฐำนขอมลนกศกษำบณฑตศกษำส ำหรบศนยภำษำ V.1.2

1. เปดไฟล “ฐำนขอมลบณฑตศกษำ”

2. ดานซายของหนาตาง แบงเปน 3 สวน คอ 1. ตาราง 2. ฟอรม 3. รายงาน เมอตองการเพม/ดรายชอนกศกษาในรปแบบตาราง ให คลกสองครงท รายชอนกศกษา จะปรากฏดงภาพ

16


3. เมอตองการเพมขอมลในแตละชอง ใหคลกสองครงท บนทกขอมล และคลก เพมรำยชอใหมดงภาพ

4. เมอตองการบนทกผลการสอบใหคลก “GEP Test” และท าการกรอกขอมล ซงมรายละเอยดผลคะแนนสอบในแตละครง วนท ทกษะ รวม คดเปนรอยละ เทยบระดบ ผลสอบสอบ ผาน ไมผาน ดงภาพ

17



5. เมอตองการบนทกผลการเรยนใหคลก “ภำษำองกฤษส ำหรบบณฑตศกษำ” และท าการกรอกขอมล ซงมรายละเอยดผลการเรยนในระดบท 1-3 เรยนตงแตวนท ถงวนท ผลการเรยนผาน ไมผาน ดงภาพ

นอกจากนยงมการเพมจ านวนครงในการขอใบรบรอง ดงภาพ

18


6. จากนนคลก บนทกขอมล หรอไมตองการขอมลนใหคลก เลกท ำ

7. ถาไมตองการขอมลทท าการบนทกใหคลก เลกท ำ

19



8. เมอตองการลบขอมลของนกศกษา ใหไปท คนหำรำยชอ เมอพบแลวใหคลก ลบรำยชอน

9. เมอตองการดรายงานผล ใหคลกตรงทเปนรายงาน ตรง GEP Test หรอ ภำษำองกฤษส ำหรบบณฑตศกษำ ดงภาพ

20


10. เมอตองการพมพขอมล สามารถสงพมพในค าสงพมพโดยก าหนดหมายเลข ID

21



ศนยศลปวฒนธรรม (กจกรรมครงท 3)

ขอบเขตขอมลสำรสนเทศ ศนยศลปวฒนธรรม โครงกำร/กจกรรม ประจ ำปงบประมำณ

เสนอใหมการจดท าขอมลโครงการ/กจกรรมของศนยศลปวฒนธรรมทงหมด โดยแบงเปนปงบประมาณ และจดแบงขอมลดงตอไปน

- ชอโครงการ/กจกรรม - หลกการและเหตผล - วตถประสงค - วน เวลา และสถานทด าเนนการ - ตวชวดเปาหมาย (เชงปรมาณและเชงคณภาพ) - ภาพกจกรรม

เพชรรำชภฏ-เพชรลำนนำ

เสนอใหมการจดท าขอมลเกยวกบผมความรความสามารถทางดานศลปวฒนธรรม และการสบทอดไปสอนชนรนหลง

- ชอ นามสกล - ไดรบรางวลในสาขา / ดาน - ทอยในการตดตอ - ภาพกจกรรม - ภาพเคลอนไหวเกยวกบผลงานทางดานศลปวฒนธรรม

โครงกำรฝกอบรมหลกสตรระยะสน เสนอใหมการจดเกบขอมลเกยวกบการฝกอบรมหลกสตรระยะสนเกยวกบศลปวฒนธรรม เพอเปนขอมลในการด าเนนโครงการตอไปในอนาคต โดยแบงรายละเอยดดงน

- ชอหลกสตรในการอบรม - วทยากรทมาอบรม - วน เวลา และสถานทด าเนนการอบรม - ทอยตดตอและเบอรโทรศพทวทยากร - ภาพกจกรรม

22


โครงกำรธรรมะศกษำ

เสนอใหมการจดเกบขอมลเกยวกบโครงการธรรมศกษา เพอใหนกศกษา/ผเขารวมการอบรม สามารถคนหา หองสอบ และผลการสอบได โดยแบงรายละเอยดดงน

- รายชอนกศกษาทเขารวมโครงการ แบงเปน ชนตร โท และเอก - ตารางหองสอบ - ผลการสอบ - คมอการสอบนกธรรมในแตละชนป สามารถดาวนโหลดผานเวบไซตของสถาบนได - ภาพกจกรรม

โครงกำรจดท ำวำรสำรทำงวชำกำรเกยวกบศลปวฒนธรรม “ขวงผญำ

เสนอใหมการจดเกบขอมลเกยวกบโครงการวารสารทางวชาการเกยวกบศลปวฒนธรรม “ขวงผญา” โดยแบงรายละเอยดดงน

- ชอผเขยนบทความ/ประวตโดยยอ - ชอบทความ - ไฟลบทความ - ภาพกจกรรม

เสนอใหมการจดเกบขอมลเกยวกบวารสารวฒนธรรม โดยแบงรายละเอยดดงน - ฉบบทใด ประจ าปทใด - ชอผเขยนบทความ/ประวตโดยยอ - ชอบทความ - ไฟลบทความ - ภาพกจกรรมภาพกจกรรม

23



ระบบฐำนขอมลกำรอบรมดำนศลปวฒนธรรม ระบบฐานขอมลการอบรมดานศลปวฒนธรรม เปนระบบฐานขอมลทจดเกบขอมลเกยวกบหลกสตรการอบรมดานศลปวฒนธรรมทศนยศลปวฒนธรรม จดกจกรรมอบรมเปนประจ าทกป ซงมการจดเกบโดยแบงขอมล ดงน

- ขอมลวทยากรในการอบรม - รายชอผเขาฝกอบรม - ขอมลผทฝกอบรม เขารวมอบรมหลกสตรใด ผาน/ไมผาน การรบวฒบตร

เพอการน าขอมลในสวนของพอคร แมคร ครภมปญญาลานนา ซงไดจดเกบขอมลการตดตอ ประสานงาน เพอสามารถประสานงานในการจดการอบรมและไดทราบถงจ านวนครภมปญญาลานนาในแตละแขนงได และรายชอและจ านวน ของผเขารวมการอบรม เพอเปนขอมลพนฐานในการประชาสมพนธ เพอการตอยอดกจกรรมการอบรมใหมขยายกวางขน และมกลมเยาวชน หรอบคคลทวไป เพอใหเกดการอนรกษศลปวฒนธรรมไดอยางตอเนอง

ระบบฐานขอมล สามารถคนหาขอมลไดโดยการคนหาตามรายชอ ปทฝกอบรม หลกสตร การผานไมผาน และรายงานออกมาในรปแบบของ Excel

วธกำรใชงำนระบบฐำนขอมลกำรอบรมดำนศลปวฒนธรรม กำรกรอกขอมล

1. ลงชอเขาใชงาน ดงภาพ (ทงน Admin จะเปนผก าหนดชอผใชงาน และรหสผาน เพอท าการกรอกขอมล

24


2. เมอลงชอเขาใชงานเรยบรอยแลว จะขนหนาตางดงภาพ

3. ใหเลอกประเภทของขอมลทตองการกรอก ในดานซายบน โดยแบงเปน ขอมลวทยากร

รายชอหลกสตรทเปดอบรม ขอมลผฝกอบรม ขอมลการอบรม ดงภาพ

25



4. การกรอกขอมลวทยากร จะขนหนาตางดงภาพ และกรอกขอมลในแตละชอง ซงจะตองกรอกขอมลใหครบถวน ในชองทมดอกจนสแดง (*) แตถาหากไมมขอมลในสวนนนจรงๆ ใหกรอกเครองหมายยตภงค หรอเครองหมายขด (-) แทน และเมอกรอกขอมลครบถวนใหคลกท

5. เมอเพมแลวจะกลบมาทหนาตาง ตารางแสดงขอมล ซงเราสามารถเพมเตมไดอก หรอ แกไขขอมล โดยคลกท ตวเลอก จะมใหเลอกระหวาง “ด” และ “แกไข” ดงภาพ และแกไขขอมล จากนน คลกท เพอยนยนขอมล

เพม

แกไข

26


6. การกรอกขอมลรายชอหลกสตรทเปดอบรม ใหคลกท “เพม/แกไข” จะขนหนาตางดงภาพ และกรอกขอมลในแตละชอง ซงจะตองกรอกขอมลใหครบถวน ในชองทมดอกจนสแดง (*) แตถาหากไมมขอมลในสวนนนจรงๆ ใหกรอกเครองหมายยตภงค หรอเครองหมายขด (-) แทน และเมอกรอกขอมลครบถวนใหคลกท “Insert” หรอถาตองการยกเลก ใหคลกท “Cancel”

27



7. เมอเพมขอมลเรยบรอยแลว สามารถคลกเพอแกไขหรอคดลอกได โดยคลกท ตวเลอก จะมใหเลอก “แกไข” หรอ “คดลอก” ดงภาพ เมอแกไขเรยบรอยใหคลก “Update”

8. การกรอกขอมลผฝกอบรม ใหคลกท “เพม” หรอ “เพมผฝกอบรม/ขอมลการอบรม” จะขนหนาตางดงภาพ

28


9. กรอกขอมลในแตละชอง ซงจะตองกรอกขอมลใหครบถวน ในชองทมดอกจนสแดง (*) แตถาหากไมมขอมลในสวนนนจรงๆ ใหกรอกเครองหมายยตภงค หรอเครองหมายขด (-) แทน และกรอกขอมลในสวนของหลกสตร “กรณาเลอก” คลกเลอกหลกสตรทตองการ กรอกปทอบรม สถานะ จะมใหเลอก “ผาน” “ไมผาน” และการรบวฒบตร “รบแลว” “ยงไมไดรบ” จากนนคลกท “เพม”

10. เมอเพมขอมลเรยบรอยแลว สามารถคลกเพอแกไขหรอคดลอกได โดยคลกท ตวเลอก จะมใหเลอก “ด” “แกไข” หรอ “ขอมลการอบรม” ดงภาพ เมอแกไขเรยบรอยใหคลก “แกไข”

29



11. การกรอกขอมลการอบรม ใหคลกท “เพม” หรอ “เพม/แกไข” จะขนหนาตางดงภาพ

12. กรอกขอมลในแตละชอง ในสวนของชอ หลกสตร ปทอบรม สถานะ รบวฒบตร ดงภาพ แลวคลก “Insert” ในกรณนจะตองกรอกขอมลในสวนของขอมลผฝกอบรมแลว จะมรายชอใหเลอก เพอสามารถเพมเตมไดวา รายชอน เขาอบรมหลกสตรอะไรบาง ปอะไร

30


กำรคนหำขอมล 1. ขอมลวทยำกร ใหคลก “คนหา” จากนนพมพค าทตองการคนหา

31



2. ขอมลผฝกอบรม ใหคลก “คนหา” จากนนพมพค าทตองการคนหา ซงสามารถคนหาไดจากค าน าหนา อาย นกศกษาหลกสตร/อาชพ ทท างาน หรอ พมพค าคนหา จากนนคลก “คนหา”

3. ขอมลกำรอบรม ใหคลก “คนหา” จากนนพมพค าทตองการคนหา ซงสามารถคนหาไดจาก ID ผฝกอบรม หลกสตร ปทอบรม สถานะ และการรบวฒบตร หรอ พมพค าคนหา จากนนคลก “คนหา”

32


กำรสงออกขอมล (Export Data) 1. ขอมลวทยำกร ใหคลกปม “สงออก” โดยจะมตวเลอก 3 ตวเลอก คอ Printer Friendly (คอการสงพมพเฉพาะขอมลทตองการผานเครองพมพ) Excel (การแปลงไฟลมาในรปแบบไฟล Excel) และ Word (การแปลงไฟลมาในรปแบบไฟล Word)

2. ขอมลรำยชอหลกสตรทเปดอบรม ใหคลกปม “สงออก” โดยจะมตวเลอก 3 ตวเลอก คอ Printer Friendly (คอการสงพมพเฉพาะขอมลทตองการผานเครองพมพ) Excel (การแปลงไฟลมาในรปแบบไฟล Excel) และ Word (การแปลงไฟลมาในรปแบบไฟล Word)

33



3. ขอมลผฝกอบรม ใหคลกปม “สงออก” โดยจะมตวเลอก 3 ตวเลอก คอ Printer Friendly (คอการสงพมพเฉพาะขอมลทตองการผานเครองพมพ) Excel (การแปลงไฟลมาในรปแบบไฟล Excel) และ Word (การแปลงไฟลมาในรปแบบไฟล Word)

3. ขอมลกำรฝกอบรม ใหคลกปม “สงออก” โดยจะมตวเลอก 3 ตวเลอก คอ Printer Friendly (คอการสงพมพเฉพาะขอมลทตองการผานเครองพมพ) Excel (การแปลงไฟลมาในรปแบบไฟล Excel) และ Word (การแปลงไฟลมาในรปแบบไฟล Word)

34


35



ศนยใบลำนศกษำ (กจกรรมครงท 3)

ขอบเขตขอมลสำรสนเทศ ศนยใบลำนศกษำ เขตของระบบฐำนขอมล

ขอบเขตดานระบบ ประกอบดวย 1) สามารถใหบรการสบคนฐานขอมลเอกสารใบลาน 2) สามารถเชอมโยงขอมลผานเวบไซตของมหาวทยาลยและเวบไซตภายนอก 3) สามารถประมวลผลการเขาใชงานระบบ

ขอบเขตดานฐานขอมลทใชท าระบบ 1) หนงสอหายาก 2) เอกสารใบลาน / พบสา 3) ภาพถาย 4) วดทศน 5) เสยงบนทก 6) รปแบบไฟลคอมพวเตอรอน ๆ

แผนกำรด ำเนนงำน

1) รวบรวมขอมลเอกสารใบลานและเอกสารโบราณ 2) วเคราะหและออกแบบโครงสรางระบบ 3) พฒนาระบบ 4) ทดสอบการตดตงระบบและทดลองใช 5) แกไขปรบปรง 6) ใชงานระบบจรง 7) ประเมนผลการใชงาน

36


ระบบฐำนขอมลเอกสำรโบรำณ

ฐานขอมลเอกสารโบราณ ของศนยใบลานศกษา สถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม มหาวทยาลยราชภฏเชยงใหม จดท าขนเพอเผยแพรขอมลและภาพถายเอกสารโบราณ ทงทเปนคมภรใบลาน พบสา สมดขอย และอนๆ ทศนยใบลานศกษา ไดส ารวจ ท าทะเบยนและถายภาพไว เพอใหนกวจย นกศกษา หรอผสนใจทวไปไดสบคนและน าไปใชประโยชนทางวชาการ โดยเนนเอกสารทบนทกดวยอกษรตระกลไท เชน ไทยวน (ลานนา) ไทลอ ไทขน ไทใหญ ลาว และธรรมอสาน ในเขตพนทภาคเหนอและภาคตะวนออกเฉยงเหนอของประเทศไทย ภาคตะวนออกของประเทศสาธารณรฐแหงสหภาพพมา (รฐฉาน) สปป.ลาว และมณฑลยนนาน ประเทศจน

ในการสบคนฐานขอมลเอกสารโบราณ ของศนยใบลานศกษาฯ ผใชบรการสามารถเขาถงได

ผานระบบอนเทอรเนทท http://10.2.18.45/project1/login.php โดยแบงเปน 2 สวน คอ 1)ผจดการระบบ จะมชองส าหรบบนทกขอมลตางๆ พรอมภาพถายของเอกสารโบราณแตละเรอง และ 2) สวนของผใชงาน สามารถสบคนและท าส าเนาเอกสารโบราณได ดวยค าคนตางๆ คอ ประเภทเอกสาร หมวดหม (เนอหา) ภาษา อกษร ปทสราง (พ.ศ.) และค าสบคน (ชอเรองเอกสาร, ค าส าคญ) ตลอดจนการสบคนอยางละเอยด ซงประกอบดวย รหสเอกสาร ชอเรอง ชอรอง ประเภทเอกสาร หมวดหม ภาษา อกษร เจาของ ผบรจาค ป (พ.ศ.) สภาพ สถานท ขอความทายเอกสาร หมายเหต และชอผบนทกขอมล

http://10.2.18.45/project1/login.php

37



วธกำรใชงำนระบบฐำนขอมลเอกสำรโบรำณ 1) พมพ http://10.2.18.45/project1/login.php หรอคลกทลงค “ฐานขอมลเอกสาร

โบราณ” จากเวปไซต http://www.ilac.cmru.ac.th/

2) พมพค าคนเบองตนในชองตาง ๆ คอ

- ประเภทเอกสาร - หมวดหม (เนอหา) - ภาษา - อกษร - ปทสราง (พ.ศ.) - ค าสบคน (ชอเรองเอกสาร, ค าส าคญ ซงเลอกไดทงแบบตรงตว

สวนใดสวนหนง หรอ วล)

http://10.2.18.45/project1/login.php

http://www.ilac.cmru.ac.th/

38


ตวอยาง ผลการสบคนจากชอเรอง หรอค าส าคญ คอ “ต านาน”

3) การเปดดรายระเอยดของเอกสารแตละเรอง โดยคลกท รหสเอกสาร

39



การดภาพถาย สามารถคลกท “ภาพ” หากตองการดภาพขยายใหคลกทภาพถายนนๆ

4) การดหรอท าส าเนาภาพถาย เมอเปดดภาพถายเอกสารโบราณ ผใชสามารถคลกขวา เพอบนทกรปภาพเพอจดเกบขอมลได ดงน

40


กำรสบคนขนสง / แบบละเอยด สามารถคดกรองเอกสารไดตามความตองการ

หมำยเหต ในหนาแสดงผลการคนหา หรอหนาแรกทแสดงรายการ สามารถเรยงล าดบเอกสารตามรหสเอกสาร ชอเอกสาร ประเภทเอกสาร หมวดหม อกษร ภาษา ป และสถานทจดเกบขอมลได (เรยงตามอกษร)

41



ส ำนกงำนผอ ำนวยกำร (กจกรรมครงท 4)

ขอบเขตขอมลสำรสนเทศ ส ำนกงำนผอ ำนวยกำร ฐำนขอมลธรกำร

ปจจบนใชระบบสารบรรณอเลกโทรนกส e-document ของมหาวทยาลย ผานทาง http://www.edocument.cmru.ac.th โดยมส านกงานผอ านวยการเปนศนยกลางการสงเอกสาร สารบรรณอเลกโทรนกส ไปยงหนวยงานภายใน ในแตละ account สามารถเขาใชงานไดเพยง 1 account ตอ 1 ครง ไมสามารถ log in เขาใชงานพรอมกนได และในบางครงการเขาถงชา ถาหากจ านวนขอมลมาก แตยงคงใชระบบเดมอยเนองจากตองมการเชอมโยงกบสวนกลางของมหาวทยาลย

ฐำนขอมลกำรเงน

การจดท าเอกสารเบกจาย ไดจดท าผานระบบสามมต ซงมหาวทยาลยเปนผก าหนดใหทกหนวยงานใช เพอการเชอมโยงกน แตมการปรนทเอกสารออกมาเพอสงเอกสารเบกจายใหกบทางการเงนของมหาวทยาลยเพอขออนมตเบกจายตามระเบยบราชการ ซงกอนการสงเอกสารตองส าเนาเอกสารการเบกจายทกฉบบกอนสงการเงน เพอเปนหลกฐานในการตรวจสอบภายหลง

กำรสแกนเอกสำร

ในการส าเนาเอกสารเบกจายในทกฉบบท าใหเกดการสนเปลองกระดาษ ซงในปงบประมาณนถกปรบลดจากปทผานมา ท าใหอาจไมเพยงพอตอการใชงานใหครบปงบประมาณ จงควรมการสแกนเอกสารเบกจายแทนการส าเนาเปนกระดาษ ซงอปกรณเทคโนโลยสมยนสามารถจดท าได โดยแบงการจดเกบเอกสารตามรหสเบกจาย เพอใหงายตอการคนหา ส าหรบหนวยตรวจสอบภายในของมหาวทยาลยตอไป ระบบรองรบกำรประกนคณภำพกำรศกษำภำยใน

สถาบนไดเรมใชระบบ e-SAR ตงแตปการศกษา 2555 ซงทางมหาวทยาลยไดน าตนแบบไปปรบใชในระดบของมหาวทยาลย โดยก าหนดใหหนวยงานจดการเรยนการสอนทยงไมเขารบการประเมน (ระดบวทยาลย) และหนวยงานสนบสนนใหใชระบบ e-SAR ซงพฒนาระบบโดยส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ และก าหนดใหเรมใชในตนเดอนพฤษภาคม 2557 ส าหรบรอบการประเมนในปการศกษา 2556

http://www.edocument.cmru.ac.th/

42


ฐำนขอมลเอกสำรเบกจำย

ขอมลเอกสารเบกจาย เปนสวนหนงทส าคญทควรเกบรกษาไวตามระเบยบราชก าร เพอการตรวจสอบการใชจายงบประมาณของหนวยงานในแตละปงบประมาณ ในปงบประมาณทผานมา ไดมการจดท าเอกสารเบกจาย ตอหนงโครงการจ านวนมาก และในหนวยงาน กมการด าเนนงานในหลายโครงการ ซงกอนน าสงงานการเงนของมหาวทยาลย หนวยงานจะตองส าเนาเอกสารเบกจายทกฉบบ ไวทหนวยงาน เพอเกบเปนหลกฐานในการตรวจสอบส าหรบหนวยตรวจสอบภายใน ซงปรมาณกระดาษทใชในแตละปงบประมาณคอนขางเยอะ ท าใหสนเปลองงบประมาณ และในบางปมการจดเกบทไมเรยบรอย ท าใหกระดาษเปอยยย บางครงเลอะเลอนไมสามารถทราบรายการ ขางในได จงควรมการจดเกบในรปแบบไฟลดจตอล หรอ ไฟลสแกนเอกสาร เพอลดปรมาณกระดาษ และสามารถคนหาได

วธกำรใชงำนฐำนขอมลเอกสำรเบกจำย

1. การลงโปรแกรม FTP Server (File Transfer Protocol Server) โดยนกวชาการคอมพวเตอร โดยก าหนด Folder ไวใน Drive : D จากนนแบง Folder ตามปงบประมาณ และโครงการ ดงภาพ

43



2. น ากระดาษใสในเครองสแกนเอกสาร

3. กดปม Scanner จากนนใสรหสเพอเขาใชงาน จากนนกดปม OK

44


4. จากนนใหเลอก PC ทตองการจดเกบ

45



5. เลอกการตงคา โดยการสแกนเอกสาร แบบหนาเดยว หรอ หนา-หลง เมอเลอกไดแลวใหคลกท OK

1

2

3

46


6. จากนนใหเลอกประเภทไฟลทตองการจดเกบ ในรปแบบของ .pdf หรอ .tiff

47



7. จากนนก าหนดชอของไฟล โดยก าหนดชอตามหมายเลขเอกสารเบกจาย จากนนกดปม OK

48


8. จะกลบมาทหนาตางเดม จากนนใหกดปม Start

49



9. เมอท าการสงไฟลสแกนจากเครองสแกนเรยบรอยแลว มาดใน Folder และยายไฟลจดเกบใน Folder ทตองการ ตามโครงการตางๆ

10. เมอตองการคนหาเอกสาร ใหเขาไปคนหาในแตละ Folder โครงการ/กจกรรม และสามารถดรายละเอยด เอกสารเบกจาย ดงตวอยาง

สถาบนภาษา ศลปะและวฒนธรรม มหาวทยาลยราชภฏเชยงใหม Institute of Languages, Arts and Culture, Chiang Mai Rajabhat University 202 ถ. ชางเผอก อ. เมอง จ. เชยงใหม 50300 202 Changpuak Rd. Muang, Chiang Mai 50300 โทรศพท/โทรสาร 053-885860, 885883

คู่มือการใช้งานสารสนเทศ ... · 2016-06-03 ·...

Documents