abwl ii fuchs ws 2001 1 strukturierung von aufgaben und organisationen nteil 2
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Strukturierung von Aufgaben und Organisationen
Teil 2
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Management der Organisationsstruktur
Moderne Organisationen sind wenigerals 100 Jahre alt
Ergebnis und Notwendigkeit der Leitungsspezialisierung
Auflösung patriarchalischer-handwerklicher Führung
Notwendigkeit der Delegation Unternehmertum (Finanzierung, Einkauf,
Leitung der Arbeit)
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1900 1950 20001800 1850 1975
Interdependenz zwischen Organisationsstruktur und Strategie der
Unternehmung
Quelle: Raymond Miles, 1989
Int e
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Div
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Eigentümer als
Manager
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Herausbildung einer differenzierten Hierarchie
O rg an isa tion ss tru k tu r
V erm ö g en sverw a ltu n g
L eh rlin g L oh n verrech n u n g
B u ch h a lte r
K au fm ä n n isch e L e itu n g
Ton g ru b e
A rb e ite r
M e is te r
M ü h le
Tech n isch e L e itu n g
O b ers te L e itu n g
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Spezialisierung - Arbeitsteilung
Ure„der Grundsatz der Fabrik- oder des Factoreisystem [...] Handgeschicklichkeit (ersetzen durch) mechanische Kunst, [...] Verteilung der Arbeit unter die Arbeiter
Babbage„Die Theilung der Arbeit bei mechanischen, wie bei geistigen Arbeiten besteht darin, dass man genau nur soviel Geschicklichkeit und Kenntnis zu erkaufen und anzuwenden braucht, als zu jedem Prozesse notwendig“
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Strukturierung von Organisation
Je umfangreicher der Grad an Hierarchisierung, umso größer die Kommunikations- und Koordinierungsanstrengung innerhalb einer Organisation
Mit zunehmenden Wachstum wird eine vollständige Durchdringung der Organisation von oben nach unten immer schwieriger:
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Problem der Aufgabenteilung und Aufgabenintegration
D iffe ren z ie ru n g In teg ra tion
Das Dualproblem der Organisationsgestaltung entsteht durch die Notwendigkeit der Aufgabenteilung (Spezialisierte AT)und der Notwendigkeit der Koordination (Integration der Tätigkeiten) andererseits.
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Substitutionsprinzip der Organisation nach Gutenberg (1983)
Erfolg organisatorischerRegelung
Organisatorischer Regelungsgrad
Optimum
Ropt
Emax
Gutenberg, 1983:239ff
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Merkmale der Organisation
Spezialisierung (Arbeitsteilung) Koordination (Abstimmung) Konfiguration (Leitung) Entscheidungsdelegation (Hierarchie) Formalisierung (Festschreibung
Langfristige Vertragsformen
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Aufgabenanalyse
Was ist die effizienteste und effektivste Aufgabenteilung in einer Organisation?
Welche Ziele werden verfolgt? Welche Aufgaben sind erforderlich? Von welchen und wie vielen Personen sollen
diese Aufgaben erfüllt werden? Geschäftsverteilungspläne,
Stellenbeschreibungen und Dienstanweisungen?
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Aufgaben
Was ist die Gesamtaufgabe der Unternehmung? Fünf Dimensionen
1. Verrichtungen (Design von Programmen, Programmieren, Integration von Applikationen)
2. Objekten (Officeprogramme, Netzwerkprogramme, Games)
3. Phase (Planung - Realisierung - Kontrolle)4. Rang (Entscheidung - Ausführung)5. Zweckbeziehung
(welchen Zweck erfüllen die Aufgaben; unmittelbar oder mittelbar dem Hauptzweck der Organisation dienend)
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Grenzen d. Aufgabenanalyse
Auf welchen Prämissen wird gebaut? Das Herauslösen der Teilaufgaben aus dem
gesamten Produktionsprozeß! Das soziale System Organisation wird
widerspruchsfrei gesehen!– Ein hoher Grad an Unsicherheit und
Ambiguität paralysiert das System– Ein hoher Grad an Sicherheit und Eindeutigkeit
immunisiert das System gegenüber Veränderungen
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Aufgabenanalyse
1. Aufgaben variieren (Bedingungen und Erfüllung)
2. Neue Aufgaben (verändern sich ständig)
3. Aufgaben hängen gegenseitig voneinander ab
4. Wie eindeutig lassen sich Aufgaben festlegen (zuschreiben und identifizieren)?
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Aufbau - und Ablauforganisation
Aufbau– Abteilungen
– Stellen
– Instanzen
Ablauf– zeitliche
Koordination der Arbeiten
– räumliche Koordination der Arbeiten
Trennung von Struktur und Prozeß. Beide Aufgaben getrennt zu optimieren?
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Kosiol versteht das Unternehmen als Komplex von Teilaufgaben
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Aufgabensynthese
Nach welchen Leitlinien sind organisatorische Einheiten zu bilden?
Stelle - auf das Leistungspotential eines Mitarbeiters zugeschnitten
Stelle ist Teil der offiziellen formalen Organisation
Welche Erwartungen sind an die Stelleninhaberin gerichtet?
Ausformuliert in der Stellenbeschreibung!
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Spezialis
ierung
d.h. Trennung
der Tätig
keiten
Integration
Welche Form der Integration wird favorisiert?
En
tsch
eid
un
gsk
om
pet
enz
Organisationsstruktur
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Argumente für einen hohen Grad an Spezialisierung
1. Höhere Spezialisierung erfordert kürzere Einarbeitungszeit
2. Stellen für einfache Tätigkeiten können mit gering qualifizierten Personen besetzt werden (geringere Arbeitskosten)
3. werden nur wenige Tätigkeiten ausgeführt ist das weniger anstrengend
4. Sind Mitglieder einer Organisation mit einer ständig wiederkehrenden Aufgabenstellung konfrontiert, so entwickeln sie eine sehr hohe Geschicklichkeit
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Argumente gegen eine zu hohe Spezialisierung
1. Enge Aufgabenstellung ist unattraktiv (=hohe Fluktuationsraten, Kosten der Personalauswahl und damit Umstellungskosten)
2. hohe physische Belastung führt zu hohen Krankenständen
3. hoch spezialisierte einfache Tätigkeiten sind wenig attraktiv und sind deshalb oft mit höheren Kosten verbunden
4. Monotonie reduziert Konzentration und senkt die Qualität der Arbeitsergebnisse
5. jede Spezialisierung erfordert einen Koordinationsaufwand damit die Teilaufgaben auf das Gesamtziel ausgerichtet werden
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Funktionale Organisation
1. Nutzung der Lern- und Übungseffekte (Routinisierung)
2. effiziente Nutzung der firmalen Ressourcen
3. Nutzung von Synergieeffekten
4. Rücksicht auf Interdependenzen im Mehrproduktunternehmen
5. Realisierung Fixkostendegressionsvorteilen
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B esch a ffu n g P rod u k tion A b sa tz V erwa ltu n g
U n tern eh m en s le itu n g
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Nachteile der funktionalen Organisationsgestaltung
1. hohe Anzahl an Schnittstellen, Tendenz zum Ressortegoismus
2. zeitraubende Entscheidungsstrukturen (hoher Bedarf an Kommunikation und geringe Flexibilität)
3. hoher Grad an Arbeitsteilung korreliert positiv mit einem geringen Grad an Leistungszurechnung
4. Überlastung der obersten Führungsebene durch funktionsübergreifende (Koordinations-) Aufgaben
5. hochgradige Spezialisierung - negativer Einfluß auf Motivationsstruktur
6. Alles was neu ist muss zugeordnet werden - langwieriger und schwieriger sozialer Prozeß
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B e i de r B ild un g vo n A b te ilu ng e n is t sich erzus te lle n , da ß d ie se ih re n A u fga b en b ere ichso au ton o m w ie m ö g lich , d .h . w e itge h en d u m a b hä n g ig vo n a n de ren A b te ilu ng e n e r-fü llen kö n ne n .
K u nd en gru pp en
S n a cks P ra lin en D o se nsu pp en
G ro ß hä n d le r K le inh ä nd le r G ro ß kü ch en
M a rke tin g le itu ng
Abteilungsbildung nach Kundengruppen
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Defizite verrichtungsorientierter Organisationsstrukturen
1. Mit steigernder Anzahl an Schnittstellen multiplizieren sich typische Abstimmungsschwierigkeiten
2. Viele Schnittstellen erfordern aufwendige Kommunikation
3. Der hohe Grad an Arbeitsteilung bringt geringen Grad an exakter Leistungszuschreibung
4. Zunehmende Spezialisierung wirkt tendenziell demotivierend
5. Ein hoher Grad an Arbeitsteilung korreliert positiv mit wachsenden Zuordnungsproblemen bei neuen oder unerwarteten Aufgaben
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Objektorientierte Organisationsstruktur
Produkte und Märkte bilden die Grundlageder Organisationsstruktur
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Divisionalisierung
1. Kriterien der Arbeitsteilung bilden Produktmärkte und/oder Regionen
2. Divisionen haben eine weitgehende Autonomie(Profit Centers) Subsidiarität vs. Subsidiary
3. Geschäftseinheiten müssen soweit autonom sein, damit GuV Rechnung sinnvoll durchgeführt werden kann
4. Divisionale Organisationen sind auch regional orientiert
5. Durch die Prinzipien Dezentralisierung und Erfolgsverantwortung folgt, daß alle relevanten Tätigkeiten (Aufgaben) in der Sparte
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Vorteile der divisionalen Organisation
1. Spezifischere Marktorientierung (Nähe)
2. größere Flexibilität und Schnelligkeit und überschaubarere Einheiten (Autonomie)
3. Entlastung der Gesamtführung und größere Steuerbarkeit der Sparten (Konzentration)
4. höhere Motivation durch größere Autonomie und stärkere Eigenverantwortung
5. gezielte Leistungsbeurteilung
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Nachteile der Divisionalisierung
1. Geringere Spezialisierungsvorteile durch mangelnde Teilbarkeit von Produktionsfaktoren
2. Vervielfachung von Führungspositionen
3. hoher administrativer Aufwand
4. potentielle Konkurrenz der Divisionen untereinander
5. Gegentendenz zur ganzheitlichen Strategie
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Aufgabenstellung (Funktional oder Divisionale OS)
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Eine der Antworten (Matrixstruktur)Projektorganisation
Historischer Entwicklungsprozeß von Organisaitonstrukturen und der Zusammenhang von Strategie und Struktur
1. Ausdehnung des Produktionsvolumens
2. Multi(nationale) Produktion
3. Vertikale Integration4. Produktdiversifikation
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Entwicklungslinien der Organisationsstrukturen
Ausweitung des Volumens: erhöhten Koordinationsbedarf, rapide Anstieg der administrativen Bereiche, Verwaltung als eigenständiger funktionaler Bereich
meist durch Zukauf von Firmen entstand eine geografische Diversifikation: mehrere funktionale Abteilungen bei mehreren geografischen Standorten (in der Regel bei gleichbleibenden Produktlinien)
Funktionale Ausdifferenzierung
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Wachstum durch Produktdiversifikation, neue Produkte und neue Märkte, interne Abstimmung als klassisches Organisationsproblem, abnehmende Eigenverantwortlichkeit bei größerem Aufgabenvolumen
Anteil des Auslandsumsatzes in %
Gra
d d
er P
rod
ukt
div
ersi
fika
tio
n
P
L
Matrixorganisationen
Produkt
eRegionen
P=produktorientierte DivisionalisierungL=länderorientierte Divisionalisierung
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diversifizierteUnternehmen
divisionalisierteUnternehmen
1950 39 5
1960 50 15
1970 56 50
1990 40 60 *
* eigene Ergänzung (Quelle: Thanheiser 1972)
Welche Organisationsstruktur ist erfolgreicher?
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001
Die Matrix als Sonderform
Obj
ekte
Verrichtungen
Leitende Managerin
Matrixmanagerin
Doppelt berichtendenManager
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Leitende Managerin
Macht zwischen den beiden führungsverantwortlichen MangerInnnen ausbalanzieren.
Abstimmungsprobleme müssen offen ausgesprochen werden (dafür hat die leitende Managerin zu sorgen)
Nur in Ausnahmefällen als Schlichtungsinstanz eingreifen
Objekt
eLeitende Managerin
Matrixmanagerinnen
Verrichtungen
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Matrixmanager
Gleichberechtigte Führungspositionen in der Matrixorganisation
Abstimmung mit dem gleichberechtigten Manager Weisungskompetenz gegenüber nachgeordneten
Mitarbeiterinnen Matrixmanagerinnen bringen Spezialwissen und
spezifizierte Kompetenz aus ihrem Bereich ein Müssen viel Kommunikationskompetenz haben, um
der Ausrichtung der GE auf zwei Perspektiven Nachdruck zu verleihen.
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Doppelt berichtende[r] ManagerIn
Two boss manager – Was passiert mit ungelösten Konflikten Hohe Abstimmungsaufwendungen (Konferenzen,
etc..)
Ergebnis– Kompliziert alle Abläufe– Verzögert Entscheidungen– Hohe Koordinationskosten– Hohe Belastung durch Konflikte– Tendenz zur Bürokratisierung
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Einsatzvoraussetzungen einer Matrixorganisation
1. Es existieren zwei unterschiedliche Perspektiven, die für das Unternehmen bestandskritisch sind.
Beispiel Luftfahrtindustrie (technische Effizienz, hohe Qualität, Sicherheit und aber die Ausrichtung auf Kundenwünsche
2. Die Fähigkeit viel Informations zu verarbeiten Unsicherheit – notwendigkeiten schwer vorhersehbar Diversität - Aufgaben sind komplex, viele Personen und
Abteilungen müssn zusammenarbeiten Interdependenz – hohe gegenseitgie Abhängigkeit der
Abteilungen
3. Produkte/Projekte greifen auf gemeinsame (sehr oft – intangible) Ressourcen zu
Ressourcen sind unteilbar (Wissen), Resource-based- view (capabilities)
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Sonderform der organisatorischen Abstimmung die Matrixorganisation
Instransparente Gestaltung von Abläufen „jeder redet mit ..... niemand fühlt sich verantwortlich“
träge Entscheidungsprozeduren: Konsensorientierte Entscheidungsfindung „sehr viel geredet und nichts kommt dabei heraus“ (Philips)
Hohe Koordinationskosten (zusätzliche Managementebenen)
Tendenz zur Bürokratisierung (hohe Abstimmungsbedarf manifestiert sich in Sitzungsprotokollen)
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Als Ergebnis bleiben die klassischen Probleme und die Rückkehr zur
Divisionalisierung
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Struktur in OrganisationenAufgabenstrukturierung
© Zusammengestellt von Manfred Fuchs