Acciónde

Formación

OrganizaciónY

Conservación de Archivos

Titular de la Acción de Formación:

Lic. Eric Guillermo Conde López.

Ponentes:

Lic. Evelia Galindo MendozaLic. Mónica Saray Contreras ArevaloIng. Ramón Cruz Flores

Bienvenida

• El Departamento de Documentación y Archivo adscrito a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios del

instituto y la Coordinación General de Formación e Innovación Educativa le ofrecen una cordial bienvenida y

espera que esta acción de formación coadyuve a poner “La Técnica al Servicio de la Patria”

• Ante la demanda de una sociedad que requiere tener acceso a la información, y el estado que requiere

proteger los derechos e intereses de los ciudadanos, es necesario que se evalué la forma de como se accederá

a los documentos y a la información, ya que la comunicación entre Estado y ciudadanía se expresa en

documentos que reflejan el flujo de información, decisiones, ordenes y otras formas de interacción. Esta y

otras cuestiones giran en torno a la noción de gobernanza la cual se entiende como un proceso donde las

organizaciones sociales interactúan con el sector privado y el gobierno en relaciones funcionales que

incluyen e integra las capacidades y recursos con el fin de lograr un bien común.

• Esta acción de formación trata sobre la organización y conservación de archivos, a través de la temática de

desempeño institucional, las buenas practicas de archivo y la mejora continua. Acción de formación

transversal dirigida a personal directivo, docente y de Apoyo y Asistencia a la Educación con funciones

estratégicas, tácticas u operativas a fin de dotarlos de conocimientos en el ámbito archivístico; con temáticas

que conforman al plan anual de desarrollo archivístico diseñado para que el instituto cumpla con el mandato

establecido por la Ley General de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio del

2018 en términos de organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en

un marco de transparencia y rendición de cuentas.

OBJETIVOS GENERALES DE LA ACCIÓN DE FORMACIÓN:

• Establecer los principios y las bases para la organización, conservación, administración ypreservación de los archivos para implementar un sistema institucional de archivos y unacultura de calidad a partir del uso de métodos, técnicas y buenas prácticas de acuerdo con lalógica de la gestión documental;

• Aprovechar el uso de las tecnologías en beneficio de los servicios y en garantía de acceso alos archivos;

• Promover el uso y difusión de los archivos de los sujetos obligados, y el patrimoniodocumental de la nación;

• Así como contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria nacional.

El participante será sujeto a evaluación sicumple con el 80% de asistencia.

Asistencia 10%

Actividades 30%

Prácticas 40%

Tareas 20%

100%

EVALUACIÓN:

• En el ámbito internacional en la Agenda 2030 de la ONU se incluye en su Meta 16. Promover sociedades pacíficase inclusivas para el Desarrollo sostenible, facilitar el acceso a la justicia para todos y construir a todos los nivelesinstituciones eficaces e inclusivas que rindan cuentas, la agenda en su numeral 16.10 menciona la importancia degarantizar el acceso público a la información, de conformidad con las leyes nacionales y los acuerdosinternacionales.

INTRODUCCIÓN• Los derechos humanos de acceso a la información y de protección de datos personales, no pueden ser ejercidos

ni garantizados sin la adecuada gestión documental y conservación de archivos. De igual modo, el derecho a laverdad y a la memoria, elemento indiscutible en toda democracia liberal, es impensable sin la conservación de losarchivos, donde precisamente son reflejados el ejercicio de facultades, competencias y funciones de cualquier tipode autoridad.

• La Ley General Archivos ha cerrado por fin el círculo de la triada de leyes de la Reforma Constitucional del 7 defebrero de 2014, con la que se estableció un piso común regulatorio para todas las entidades federativas denuestro país en materia de transparencia, protección de datos personales, rendición de cuentas y gestióndocumental. Las otras dos leyes son la Ley General de Transparencia y la Ley General de Protección de DatosPersonales.

• La Ley General de Archivos (LGA) tiene fundamento constitucional en el apartado A del artículo 6º constitucional yen la fracción XXIX-T del artículo 73, en la cual se buscó consolidar las bases de organización y funcionamiento delSistema Nacional de Archivos, asignando a nivel constitucional el compromiso de documentar todo acto quederive del ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados; y el de mantener losdocumentos en torno de los archivos administrativos actualizados.

CONTENIDO:

Módulo 1. Gestión Documental.

Módulo 2. Organización y Administración Homogénea de los Archivos.

Módulo 3. Instrumentos de Consulta Archivística.

Módulo 4. Base Legal de Archivos.

Módulo 5. Destino Final.

Modulo 1:

Gestión Documental.

Los participantes conocerán el proceso de gestión documental del acervo institucionalconforme lo indica la Ley General de Archivos.

Objetivo Particular:

Terminología Archivística:

DOCUMENTO:Los oficios, reportes, estudios, actas, resoluciones, acuerdos,

directrices, contratos, convenios, instructivos, estadísticas o bien,

cualquier otro registro que documente el ejercicio de las

facultades, funciones y competencias de los sujetos

obligados, sin importar su fuente o fecha de elaboración.

Expediente:

A la unidad documental compuesta por documentos de

archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados.

Archivo:

Al conjunto organizado de documentos producidos o

recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que

se resguarden.

Soporte documental:

fotográfico

electrónico

video

audio

papel

Documento de Archivo:

Solicitud del Trámite Respuesta del Trámite Notificación de Conclusión

EXPEDIENTE DE ARCHIVO

Es todo testimonio material en cualquier lenguaje, forma o soporte, es reflejo de las actividades del ser humano,que da fe de un hecho, probando o justificando su veracidad.

Algunos ejemplos son:

Contratos, actas, facturas, requisiciones, oficios de solicitud de un trámite o servicio sea este público o clasificado.

Objetividad, autenticidad

Porque es una evidencia de las funciones y actividades

del hombre. Original pues al ser producido de forma

natural a través del trabajo, lo hace único e irrepetible, y

por eso es muy grave su pérdida.

Carácter testimonial

Es testimonio e informaciónque puede ser utilizada

como prueba y fuente de datos.

Origen funcional

La relación del documento de archivo con la entidad

productora debe ser siempre como resultado del

proceso natural de la actividad o gestión que se

realice.

Carácter seriado

Está relacionado con los documentos que le

anteceden y los posteriores como eslabón de una

cadena, así cobra sentido archivístico.

Car

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Expediente de Archivo

A la unidad documental compuesta por documentos, ordenados y relacionados por un mismoasunto, actividad o trámite de los sujetos obligados.

Expediente Electrónico de ArchivoAl conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que seael tipo de información que contengan.

Bajo ningún supuesto se deberán eliminar los documentos en soporte papel que hayan sido digitalizados para laintegración de los expedientes electrónicos, al menos que esto se encuentre establecido en el Catalogó deDisposición Documental (CADIDO).

PASOS PARA GENERAR UN EXPEDIENTE DE ARCHIVOLGA ART. 20

1. Recibir y registrar los documentos que les sean turnados por la Oficialía de Partes, todos los documentos dearchivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional.

2. Deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica; abrir, integrar, custodiar y en su momentocerrar los expedientes.

3. Despachar la documentación que le corresponda en el ámbito de su competencia.

4. Identificar los documentos de archivo que forman parte de los asuntos, relacionarse con un mismo asunto,reflejando con exactitud la información contenida en ellos con base en las disposiciones jurídicas aplicables.

5. Clasificar la información de conformidad con las disposiciones vigentes, etiqueta de archivo con sus tres elementos(Formula, Año, Nombre de expediente).

6. Que el expediente este conformado por oficios de petición y/o de solicitud, acuses de respuesta, anexos y algúndocumento que forme parte del asunto.

7. El acomodo de los documentos al interior del folder es de acuerdo al proceso o procedimiento que provoco elexpediente (manteniendo un orden cronológico).

8. Contar con el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) vigente para consulta, este se encuentra publicado en

la página web www.drmys.ipn.mx

Lineamiento Octavo

“Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos obligados formaránparte del Sistema Institucional de Archivos; deberán agruparse en un expediente porcada asunto con un orden lógico, y cronológico.”

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos 4_mayo_2016

Conjunto elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte de sus actividades archivísticas de acuerdo aprocesos concretos de gestión documental como son:

• Registros.

• Procesos.

• Procedimientos.

• Criterios estructuras.

• Herramientas y funciones.

Es de vital importancia señalar que de acuerdo a lo establecido en la Ley General, cada sujeto obligado será elresponsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos.

Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el finde garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo suposesión.

Sistema Institucional de Archivos (SIA)

Instancia Normativa

• Área coordinadora de Archivos Esta área será la responsable de promover y vigilar que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.

Instancias Operativas

• De correspondencia Son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.

• Archivo de trámite, por área o unidad Se integra por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados.

• Archivo de concentración Se integra por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental.

• Archivo histórico Se integra por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público.

Áreas que conforman el SIA:

Integración del Expediente:

1. Se apertura el expediente una vez que se verifique que el asunto NOtenga antecedente en otro expediente.

2. Los documentos deben corresponder a un mismo asunto o seriedocumental.

3. Los documentos deberán estar contenidos en folder o carpetas.

4. El acomodo de los documentos al interior del expediente deberá ser enorden cronológico.

5. Los expedientes de archivo contaran con una etiqueta que permita lafácil identificación, localización y administración de los documentos que

lo integran, con formula archivística, nombre de expediente y añode apertura.

6. Si es necesario el expediente tendrá legajos los cuales se numeraran en

forma progresiva (con numero romano).

No forman parte de una serie documental, su periodo de guarda es de 1 año, no deben ser transferidos alArchivo de Concentración; su baja debe darse al término del año de vigencia. Se elabora acta circunstanciada,para su destino final.

Algunos ejemplos son:

Guías de envíos nacionales e internacionales, registros de visitas, solicitudes de prestamos de vehículos, vales depréstamo de expedientes, permisos.

DOCUMENTO DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA (CAI)

Esta constituido por ejemplares de múltiples características, cuya utilidad en las dependencias Politécnicas resideen la información que contiene como apoyo de las tareas asignadas.

No se deberá transferir al Archivo de Concentración, su eliminación es inmediata al término de su vida útil, se

envía al programa “reciclar para leer” para su destino final.

Algunos ejemplos son:

Fotocopias de libros, revistas o documentos de otros acervos documentales, de material gráfico; originales y

fotocopias de Información impresa localizada en páginas de internet.

DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO

ACTIVIDAD 1TIPOS DE DOCUMENTOS

CADA PARTICIPANTE REALIZARÁ EN UNA HOJA, EL LISTADO DE LOS ASUNTOS QUE ATIENDE EN EL ÁREA DONDE SE ENCUENTRA LABORANDO.

POSTERIORMENTE; IDENTIFICARA EL TIPO DE DOCUMENTO AL QUE PERTENECEN ESTOS ASUNTOS, SI SON DOCUMENTOS: DE ARCHIVO,

DOCUMENTO DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA CAI O DE APOYO INFORMATIVO.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en elejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar quese resguarden.

Archivo

El procesos de gestión documental, se refiere en primer lugar, altratamiento integral de la documentación a lo largo de su “ciclo vital”a través de la ejecución de procesos de producción, organización,acceso, consulta, valoración documental y conservación.

...La organización de los documentos de archivo en expedientes es el principio básico de la gestión documental.

Ciclo Vital de los documentos

Se llama así a las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde suproducción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico.

ÁREA DE CORRESPONDENCIA

ÁREA DE CORRESPONDENCIA

Responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación

Es el conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción,circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos dearchivo.

Administración de Archivos

Los responsables de los distintos archivos: administrarán los documentos mediante laorganización, conservación, seguimiento, recuperación y divulgación de los mismos.

LGA Art. 4

Archivo de Trámite

También conocido como archivo de oficina u archivo de gestión.

Es aquel donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a un flujo continuo y consulta administrativa por las mismas áreas operativas u otras que así lo soliciten.

Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

Facilitan el control y seguimiento de los asuntos localizados en los documentos, son fuente de consulta para la toma de decisiones, es el iniciador del proceso del ciclo vital del documento.

Documentos HistóricosLos documentos históricos son aquellos que se preservan permanentemente porque poseen valores evidénciales,testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman parte íntegra de la memoriacolectiva del país, la entidad o la institución y son fundamentales para el conocimiento de la historia.

Algunos ejemplos de archivos históricos relevantes son los siguientes:

Acta de Independencia (1821).

Diversos documentos firmados por el conquistador Hernán Cortés (siglo XVI).

Constitución de 1824; Constitución de 1857 y Constitución de 1917.

Acceso a los archivos históricosLos documentos contenidos en archivos históricos tienen la característica de ser una fuente deacceso público, esto significa que no podrán ser clasificados como reservados oconfidenciales, de conformidad con lo establecido en el Capítulo I del Título Tercero de la LeyGeneral de Archivos en su Artículo 36.

En dicho artículo se establece que no podrá clasificarse como reservada, aquella informaciónque esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesahumanidad.

Finalmente, la Ley General en su Artículo 36 también prevé que aquellos documentos quecontengan datos personales sensibles, de acuerdo con la normatividad en la materia, respectode los cuales se haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico,conservarán tal carácter, en el archivo de concentración, por un plazo de 70 años, a partir dela fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.

Por su parte, el sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservaciónestablecidos en el Catálogo de Disposición Documental y que los mismos no excedan eltiempo que la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones del sujeto obligadodisponga, o en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información.

En ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años.

Artículo 37 LGA

Cumplimiento de plazos de

conservación

Catálogo de disposición documental

No podrá exceder 25

años.

Y utilidad de la información

Uso, consultaSujetos

Obligados

PRACTICA

MODULO I

1. ¿Qué es un documento de Comprobación Administrativa Inmediata (CAI)?

2. ¿Qué es un Archivo?

3. Menciona por lo menos tres ejemplos de soporte documental.

4. Dibuja el ciclo vital del documento.

INSTRUCCIONES: Contesta correctamente las siguientes preguntas.

5. ¿Qué es un archivo de trámite?

6. Es un ejemplo claro de un documento de archivo.

a) Vale para Fotocopiado b)Formato Único de Personal (FUP) c) Registros de visitas

7. Los tipos de documentos son:

A) ARCHIVO, COMPROBACIÓN GUBERNAMENTAL E INFORMATIVO.

B) ARCHIVO, CAI Y COPIAS. C) ARCHIVO, COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA Y APOYO INFORMATIVO

8. Los tipos de Archivos son:

a) De Guarda, de Transición, b)de Trámite, Concentración c) Temporal, Permanente, de Apertura. e Histórico. extemporáneo.

Coordinador de Archivos del IPN

Lic. Eric Guillermo Conde López

Jefe del Departamento de Documentación y Archivo del IPN

Ext.: 57282

Lic. Mónica Saray Contreras Arevalo

Asesor

Ext.: 57288

Lic. Evelia Galindo Mendoza

Asesor

Ext.: 57284

Ing. Ramón Cruz Flores

Asesor

Ext.: 57285

¡Muchas gracias por su atención!

Instituto Politécnico NacionalDirección de Recursos Materiales y ServiciosDepartamento de Documentación y ArchivoCoordinación de Archivos

LA TECNICA AL SERVICIO DE LA PATRIA