actuaciones administrativas automatizadas

Administración Electrónica

2013

Las Actuaciones Administrativas

Automatizadas

@andrespastor

http://es.linkedin.com/in/andrespastor

www.crisoltic.com

217/04/2013

Concepto de Actuación Administrativa Automatizada (AAA)

Normativa aplicable

Consideraciones sobre la automatización de procedimientos

Requisitos técnicos y de Seguridad. Sello de sede y CSV

Casos relevantes del uso de la automatización

Índice

3

¿Qué son las actuaciones

administrativas automatizadas?

17/04/2013

Actuación administrativa producida por un sistema de informaciónadecuadamente programado sin necesidad de intervenciónde una persona física en cada caso singular”

Incluye la producción de actos de tramite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación.

De acuerdo a la Ley 11/2007 LAECSP:

Lo permite el desarrollo de la Informática

y de los sistemas de información

4

Consideraciones

17/04/2013

Actuaciones en las que el acto administrativo como expresión de la voluntad humana es reducido.

Meras comprobaciones rutinarias.

Viabilidad técnica

Conveniencia por principio de eficiencia

Seguridad jurídica, control de la legalidad

Normativa

17/04/2013

Actuaciones administrativas

automatizadas

6

Antecedentes (I)

17/04/2013

Ley 30/92 de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común (Art. 45)

Impulso del empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, por parte de la Administración al objeto de desarrollar su actividad y el ejercicio de sus competencias y de permitir a los ciudadanos relacionarse con las Administraciones cuando fuese compatible con los medios técnicos de que dispongan

Seguridad Social

Orden 3 de Abril 1995 del MTSS sobre el uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en relación con la inscripción de empresas, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación en el ámbito de la

Seguridad Social.

7

Antecedentes (II)

17/04/2013

Agencia Tributaria

Ley General Tributaria de 2003 y Reglamento que la desarrolla. Prevé expresamente la actuación administrativa automatizada o la imagen electrónica de los documentos.

Dirección General de Tráfico

Resolución de 27 de marzo de 2006, de la DGT, por la cual se aprueban las aplicaciones de los registros en soporte informático de la DGT utilizados para el ejercicio de potestades administrativas y se regula la conservación permanente de los datos de los registros de vehículos y de conductores e infractores con finalidades históricas, científicas y estadísticas

8

Regula con carácter general las Actuaciones administrativas automatizadas

Ley 11/2007

17/04/2013

9

Normativa

17/04/2013

En caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para:

Asimismo, se indicara el órgano que debe ser considerado responsable a efectosde impugnación.

Articulo 39. Actuación administrativa automatizada.

• la definición de las especificaciones• programación• mantenimiento,• supervisión y control de calidad y, en su caso, • auditoria

del sistema de información y de su código fuente.

10


automatizadas

17/04/2013

Seguridad: Identificación y

autenticación e Integridad

11

Sistemas de firma Electrónica

en actuaciones automatizadas

17/04/2013

1. Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Publica podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:

Articulo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.

Sello electrónico de Administración Publica, órgano o entidad de derecho publico, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.

Código seguro de verificación vinculado a la Administración Publica, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

12

Generación firma

con Sello de Sede:Ejemplo

17/04/2013

Directorio Usuarios

Identificación y autenticación

Envío seguro delHash del documento

Envío firma a la aplicación

CACertificadoSello de Sede

Ciudadano

SedeElectrónica

13

Cómo se crea el CSV:Ejemplo

17/04/2013

14

Cómo se crea el CSV: Ejemplo

17/04/2013

15

Normativa

17/04/2013

Los Sellos electrónicos de AAPP incluirán:

• El numero de identificación fiscal y • la denominación correspondiente, • La Identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de

órganos administrativos.

Articulo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada (Cont)

Serán públicos y accesibles electrónicamente

• La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Publica• características de los certificados electrónicos y los prestadores que los

expiden• Cada Administración Publica adoptara las medidas adecuadas para facilitar la

verificación de sus sellos electrónicos.

16

Normativa:Reglamento

17/04/2013

1. La Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes podrán utilizar sistemas de código seguro de verificación de documentos en el desarrollo de actuaciones automatizadas.

Artículo 20 (R). Sistemas de código seguro de verificación.

2. El sistema de código seguro de verificación deberá garantizar, en todo caso:

a) El carácter único del código generado para cada documento.

b) Su vinculación con el documento generado y con el firmante.

c) Asimismo, se debe garantizar la posibilidad de verificar el documento por el tiempo que se establezca en la resolución que autorice la aplicación de este procedimiento.

17

Normativa:Reglamento

17/04/2013

3. La aplicación de este sistema requerirá una orden del Ministro competente o resolución del titular del organismo público, previo informe del Consejo Superior de Administración Electrónica, que se publicará en la sede electrónica correspondiente.

Dicha orden o resolución del titular del organismo público, además de describir el funcionamiento del sistema, deberá contener de forma inequívoca:

a) Actuaciones automatizadas a las que es de aplicación el sistema.b) Órganos responsables de la aplicación del sistema.c) Disposiciones que resultan de aplicación a la actuación.d) Indicación de los mecanismos utilizados para la generación del código.e) Sede electrónica a la que pueden acceder los interesados para la verificación del contenido de la actuación o documento.f) Plazo de disponibilidad del sistema de verificación respecto a los documentos autorizados


18

Normativa: Reglamento

17/04/2013

4. La Administración responsable de la aplicación de este sistema dispondrá de un procedimiento directo y gratuito para los interesados. El acceso a los documentos originales se realizará de acuerdo con las condiciones y límites que establece la legislación de protección de datos personales u otra legislación específica.

5. Se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la constancia de la autenticación e integridad de los documentos con posterioridad al vencimiento del plazo de disponibilidad del sistema de verificación, a los efectos de su posterior archivo.

6. Con el fin de mejorar la interoperabilidad electrónica y posibilitar la verificación de la autenticidad de los documentos electrónicos sin necesidad de acceder a la sede electrónica para cotejar el código seguro de verificación, podrá superponerse a éste la firma mediante sello electrónico regulada en el artículo anterior.


19

Distinguir certificado de

sede y Sello de sede

17/04/2013

.La utilización del certificado de sede es la garantía de identificación y comunicación segura de la sede.

El certificado de sede es el sistema de firma electrónica que garantiza que el ciudadano se encuentra realmente en un sitio de la administración y nadie ha realizado una suplantación de páginas.

Además, garantiza el establecimiento de conexiones seguras para que exista la confidencialidad necesaria en los datos que se intercambien los ciudadanos con las sedes.

El certificado de sede no sirve para la firma electrónica de documentos y trámites.

Para esto último se utiliza el sello de sede.

Certificado de Sede y Sello de sede

20


automatizadas

17/04/2013

Casos relevantes y ejemplos

21

Actuaciones Administrativas

automatizadas en la Ley 11/2007

17/04/2013

Casos comunes de actuaciones administrativas automatizadas:

Adoptar y Notificar resoluciones de procedimientos La expedición automática de recibo de registro electrónico La comprobación automática de datos de solicitud La digitalización automática de documentos El impulso automático del procedimiento El acto automático de constancia electrónica La expedición automática de copia auténtica electrónica La apertura y el cierre automático de libros electrónicos La foliación automática de expedientes La migración automática de documento electrónico Los intercambios automáticos de datos entre administraciones públicas La remisión automática de comunicación electrónica al ciudadano

22

Digitalización automática

de documentos

17/04/2013

Descripción del acto

Consiste en el cambio de soporte de un documento, del soporte papel al soporte electrónico, mediante tecnología de captura y tratamiento posterior de la imagen

No produce ningún efecto particular en un procedimiento, sino que permite disponer de un soporte de sustitución del papel (una copia auténtica del original, que lo puede sustituir).

23

Expedición automática

de copia auténtica electrónica

17/04/2013


Deriva de un acto de información o de acceso a información por parte de la Administración, en relación con un documento, típicamente integrado en expediente de la Administración.

También se realizan copias automáticas auténticas para ingresar documentos administrativos o privados mediante su digitalización en papel

24

Copia auténtica: Normativa

17/04/2013

Las Administraciones Publicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejara constancia.

Art 30. Copias Auténticas

Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

25

Expedición automática

de recibo de registro electrónico

17/04/2013


Producción de un documento acreditativo de la presentación a un registro electrónico de una solicitud, escrito o comunicación a instancias de un ciudadano

Genera una prueba documental sobre el acto del ciudadano dirigido a la Administración

Art. 35 de Ley 30/1992 de RJPAC sobre el derecho ciudadanos a obtener copia sellada documentos que presente y Art. 25.3 Ley 11/2007 sobre características del recibo electrónico.

26

Normativa

17/04/2013

En el ámbito de la Administración General del Estado se automatizaran las oficinas de registro físicas a las que se refiere el articulo 38 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Publicas y del Procedimiento Administrativo Común,

Articulo 24. Registros electrónicos.

a fin de garantizar la interconexión de todas sus oficinas y posibilitar el acceso por medios electrónicos a los asientos registrales y a las copias electrónicas de los documentos presentados.

27

Normativa

17/04/2013

3. El registro electrónico emitirá automáticamente por el mismo medio un recibo firmado electrónicamente, mediante alguno de los sistemas de firma del artículo 18 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, con el siguiente contenido:

Artículo 30 (R). Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones.

a) Copia del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación.b) Fecha y hora de presentación y número de entrada de registro.c) En su caso, enumeración y denominación de los documentos adjuntos al formulario de presentación o documento presentado, seguida de la huella electrónica de cada uno de ellos.d) Información del plazo máximo establecido normativamente para la resolución y notificación del procedimiento, así como de los efectos que pueda producir el silencio administrativo, cuando sea automáticamente determinable.

28

Comprobación automática

de datos de solicitud

17/04/2013


Verificación de datos utilizando informaciones almacenadas en sistemas propios o pertenecientes a otras administraciones, con la posibilidad de llenar, totalmente o parcialmente, el formulario con la finalidad que el ciudadano verifique la información y, si ocurre, la modifique y la complete.

Art. 35.3 Ley 11/2007: Detección de errores en los datos de la solicitud, por una parte, y facilitar al ciudadano la tarea de rellenar el formulario, por otra.

29

Impulso automático del procedimiento

17/04/2013


Conjunto de actos de trámite que permiten que avance ordenadamente la instrucción del procedimiento

Hace avanzar el procedimiento administrativo eliminando los obstáculos que impidan, dificulten o retrasen el ejercicio lleno de los derechos de los interesados o el respeto a sus intereses, disponiendo lo que resulte necesario para evitar y eliminar toda anormalidad en la tramitación del procedimiento, y garantizar su terminación dentro del plazo establecido legalmente.

Proc 1 Proc 2 Proc 3

30

Proceso

Normativa procedimientos

17/04/2013

1. La resolución de un procedimiento utilizando medios electrónicos garantizará la identidad del órgano competente mediante el empleo de alguno de los instrumentos previstos en los artículos 18 y 19 de esta Ley.

2. Podrán adoptarse y notificarse resoluciones de forma automatizada en aquellos procedimientos en los que así este previsto.

Articulo 38. Terminación de los procedimientos por medios electrónicos.

31

Acto automático de

constancia electrónica

17/04/2013


Declaración de conocimiento por parte de la Administración en relación con una información registrada en un documento, un expediente o un libro de la Administración

Genera una prueba documental sobre la información manifestada (como la expedición de certificaciones y notas simples informativas)

32

Apertura y cierre automáticos

de libros electrónicos

17/04/2013


Secuenciación de los registros que forman parte de un libro electrónico mediante el encadenamiento criptográfico de los registros u otras técnicas similares.

El acto de apertura implica la creación y la firma del primer registro, a partir del cual empieza la cadena de registros, mientras que el acto de cierre finaliza la cadena y protege toda la secuencia con un sello de fecha y hora final.

Los actos de encadenamiento criptográfico de registros, que se realizan entre el segundo registro (encadenado con el primero) y el cierre (encadenado con el último registro), se llevan a cabo sin nueva identificación del órgano

33

Foliación automática

de expedientes

17/04/2013


La foliación automática o electrónica de expedientes consiste en la secuenciación de los documentos que forman parte del expediente mediante un índice firmado electrónicamente

Su efecto dentro del proceso administrativo es formalizar y proteger el expediente

34

Migración automática

de documento electrónico

17/04/2013


Es un caso particular de la expedición automática de copia en que se produce un cambio del formato del documento, por ejemplo de formato ODF (ofimático) a formato PDF.

El automatismo posible consiste en la generación, sellado y la entrega de la copia auténtica.

35

Intercambio automáticos de datos

entre administraciones públicas

17/04/2013


Envío o puesta a disposición de un documento por parte de una administración pública en otra.

El acto de intercambio es muy parecido al acto de comunicación por el cual una administración solicita a otra unos datos concretos, que son devueltos por la Administración requerida típicamente en sustitución de certificados administrativos de datos.

Genera prueba documental de que ha ocurrido el intercambio.

36

Remisión automática de

comunicación electrónica

17/04/2013


Envío o la puesta a disposición del ciudadano de un documento que instrumenta una comunicación entre la Administración y el mismo ciudadano.

Genera prueba documental de que ha ocurrido el intercambio.

Las comunicaciones electrónicas se regulan en el art. 26 de ley 11/2007.

37


automatizadas

17/04/2013

A tener en cuenta

38

Normativa

17/04/2013

Requisitos necesarios para poder realizar actuaciones administrativas automatizadas:

1. Empleo de Sellos Electrónicos o Códigos Seguros de Verificación (CSV).

2. Publicación en una Resolución de los órganos informáticos y de

auditoría responsables de la aplicación informática que las regula.

3. Indicar el órgano que resuelve los recursos.

Bibliografía

17/04/2013

40

Bibliografía

17/04/2013

Ley 11/2007 Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso

electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos

Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se

desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de

acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

La Actuación administrativa automatizada en el ámbito de las

Administraciones Públicas

Autores: Ignacio Alamillo Domingo, F.Xavier Urios Aparisi

Generalitat de Catalunya

actuaciones administrativas automatizadas

Technology