ADMINSITRACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

INTRODUCCION

El propósito de este documento es que todos los Organismos de Administración Escolar: Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociación Comunal para la Educación (ACE) y Consejo Educativo Católico Escolar (CECE), conozcan las Normas y Procedimientos Administrativos Financieros para la ejecución de los recursos financieros que ingresan a los centros educativos en concepto de transparencias del MINED y de otros ingresos generados, tales como: cafetines, arrendamiento o administración de tiendas escolares, donaciones de instituciones etc.

Con ello se pretende fomentar la gestión y fortalecimiento del control interno al intentar de las Modalidades de Administración Escolar Local y en esa medida, los recursos se inviertan en los centros educativos y la población estudiantil.

Estas normas y procedimientos tienen su base legal principalmente en la Ley General de Educación, la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento, Reglamento _Especial de las Asociaciones y Comunales para la Educación, Convenio y Cooperación Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educación y la Iglesia Católica a través de la Conferencia Episcopal de El Salvador. Por otro lado los Organismos de Administración Escolar deben considerar las otras leyes y normas aplicables a la administración de fondos.

I. NORMATIVA GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO

A. ADMINISTRATIVA:

1. Todo gasto antes de realizarse debe ser debidamente aprobado por los miembros del Organismos de Administración Escolar, conforme a lo establecido en el art. 49 de la Ley de la Carrera Docente y art. 67 de su reglamento.

2. Los fondos que administren los Organismos de Administración Escolar se invertirán en las actividades de los centros educativos respectivos y se destinarán exclusivamente para el mejoramiento del proceso de enseñanza – aprendizaje de los/as alumnos/as.

3. Para recibir transferencias del MINED y administrar los centros educativos los Organismos deberán estar debidamente legalizados.

CDE: contar con su Personería Jurídica otorgada por el Ministerio de Educación mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros reconocidos debidamente mediante Resolución Departamental de reconocimiento de miembros.

ACE: contar con su Personería Jurídica otorgada por el Ministerio de Educación, mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros registrados en acata.

CECE: para administrar los recursos que el Ministerio de Educación les asigna, deberá estar Acreditado mediante Resolución firmada por el Director Departamental de Educación y sus miembros registrados en acta.

4. Las decisiones en la administración de los recursos de los centros educativos deberán tomarse colegiadamente y asentarse en el libro de Actas del Organismo debidamente numeradas correlativamente, firmada y sin dejar actas u espacios en blanco. Respetando en todo momento las Leyes, Reglamentos, Instructivos, Circulares Ministeriales, etc.

5. Cuando haya cambios de alguno de los miembros propietarios del Organismo que registra y/o controla bienes del centro educativo deberá levantarse el Acta de Traspaso correspondiente.

B. TRANSFERENCIA DE FONDOS

1. Los Organismos para recibir fondos del Ministerio de Educación, deberán suscribir convenio entre el MINED y los miembros con firma mancomunada, suscribir recibo, haber liquidado los fondos recibidos anteriormente, contar con los registros actualizados y no tener hallazgos de auditoría ya notificadas pendientes de superar. Cuando los miembros actuales del Organismo no sean los relacionados con los hallazgos de auditoría notificados pendientes de superar sobre Transferencias de Fondos MINED, se les podrá hacer las transferencias de fondos respectivas, de conformidad al instructivo No. 002/2006 de fecha 03 de marzo de 2006 “Normativa para la Recuperación de Fondos No Liquidados por las Modalidades de Administración de los fondos recibidos.

2. Los miembros de los diferentes Organismos de Administración Escolar deberán atender las condiciones establecidas en los diferentes convenios celebrados con el Ministerio de Educación u otras entidades y serán responsables de la liquidación de los fondos recibidos.

C. OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO: (SOLO PARA CDE Y ACE)

1. Se consideran otros ingresos de los Consejos Directivos Escolares y Asociaciones Comunales para la educación los Fondos provenientes de otras fuentes, tales como Administración de Tiendas Escolares, Cafetines, Donaciones en efectivo o en especie y ventas de servicios.

2. Los fondos a los que se refiere el numeral anterior deberán invertirse en la institución educativa y para el mejoramiento del proceso de enseñanza – aprendizaje, de acuerdo a lo establecido en el Art. 77 de la Ley General de Educación y Art. 8 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación.

3. Los gastos a financiarse con los otros ingresos deberán utilizarse por separado de los otros fondos que perciba el Organismo de las transferencias del MINED.

4. Para el control de los Otros Ingresos que perciba el Consejo Directivo Escolar o la ACE, deberán imprimir una serie de recibos de ingresos prenumerados de imprenta, Serie “A” para Otros Ingresos por cafetería, tiendas escolares, donaciones y ventas de servicios.

5. Todos los ingresos percibidos deberán ser depositados en forma integra, en las siguientes 24 horas hábiles a su recepción.

6. Los Organismos podrán solicitar a la Departamental, modificar el Plan Escolar Anual y su presupuesto (Ver documento 2 paso a paso), de acuerdo a las necesidades e ingresos reales que perciba el centro educativo, debiéndolas registrar en acta del libro correspondiente.

7. Cuando se realicen actividades extracurriculares en beneficio de la comunidad educativa, éstas deberán ser aprobadas por el Consejo directivo Escolar u otro organismo de administración, y no deben limitarse a registrar únicamente los resultados de dicha actividad, si no que deberán anotar detalladamente en el libro respectivo los documentos que respalden legalmente los ingresos y egresos de la misma.

Si para alguna actividad se emiten tarjetas, vales, recibos, ticket, listas etc., deberán resguardar los que no se utilicen o los sobrantes, y los tacos utilizados o vendidos en el tiempo que determine la ley para su revisión posterior; se deben asentar en acta del organismo, cantidad de tarjetas impresas, vendidas y no vendidas, y gastos realizados.

D. ELEGIBILIDAD DE LOS GASTOS

Tanto para las Transferencias al personal del Estado como para los Otros Ingresos, no se consideran gastos elegibles, los siguientes:

a) Los pagos adicionales al personal docente o administrativo por el desarrollo de funciones y/o actividades que son responsabilidades de su nombramiento y que sean realizadas en la jornada laboral en la cual está nombrado.

b) Los gastos realizados en viajes al exterior del país, que no sean misiones oficiales, autorizadas por el MINED

c) Los pagos de viáticos o transporte que excedan los montos establecidos en el Reglamento General de Viáticos.

d) Los pagos de aguinaldos al personal docente, administrativo o de servicio contratados por el organismo, pero que a su vez están nombrados por el Estado

e) Los pagos de bonificaciones al personal docente, administrativo o de servicio contratados por el organismo no contemplados en el contrato.

f) Los pagos de multas o recargos por pagos extemporáneos de agua, luz, teléfono, ISSS, AFP, o retenciones de impuesto sobre la renta.

g) Todos los que se realicen y no correspondan a los rubros de inversión establecidos en el instructivo 001/2007

Asimismo, los pagos al personal docente, administrativo o de servicio; serán elegibles únicamente si cumplen lo siguiente:

a) Si el personal fue contratado a razón de necesidades y mediante procesos transparentes, estableciendo en cada acta del organismo de Administración, el perfil del cargo y las funciones asignadas.

b) Si desempeñan las funciones para los cuales fueron nombrados.c) Que no sea personal contratado dentro del mismo horario de su plaza principal pagada

con fondos del Estado o con fondos de otros ingresos.d) Si comprueban el cumplimiento del horario respectivo en el registro de asistencia

legalmente establecido y del servicio prestado.e) Si no son parientes entre sí, del Director, y miembros del CDE ó ACE, hasta el cuarto

grado de consanguinidad y segundo de afinidad.f) Que no sean miembros o ex miembros del organismo.

E. MANEJO DE LOS FONDOS:

1. Los organismos deberán aperturar en cualquier Banco del Sistema Financiero, una cuenta corriente específica para manejar los fondos que perciban por transferencias del MINED y otra, para la administración de los otros ingresos.

2. Las cuentas bancarias de los Consejos Directivos Escolares y Consejos Educativos Católicos Escolares serán aperturazas a nombre del organismo, seguido del nombre del Centro Educativo; en el caso de las Asociaciones Comunales para la Educación según Acuerdo de Personería Jurídica; ejemplos: Consejo Directivo Escolar del Centro Escolar “José Matías Delgado”; Asociación Comunal para la Educación del Centro Escolar “Caserío Tres Amates”, Cantón Ojos de Agua, Municipio de Aguilares, Departamento de San Salvador.

3. Las cuentas bancarias deberán ser administradas mancomunadamente de acuerdo a lo siguiente:CDE = Presidente/a, Tesorero/a y Consejal Representante de los MaestrosACE = Presidente/a, Tesorero/a:CECE = Director/a y Tesorero/a

4. La chequera deberá ser administrada por el Tesorero/a del Organismo de Administración Escolar y nadie deberá firmar cheques en blanco; asimismo se deberá llenar en el taco de la chequera con toda la información que el mismo requiere, no obstante, la chequera deberá resguardarse en el Centro Educativo, en un archivador, gaveta o caja con llave donde solo el tesorero tenga acceso y restringido a cualquier otra persona.

5. Todo cheque emitido a cargo de los fondos asignados por el MINED o de otros ingresos, deberá ser firmado por los miembros de los Organismos que tienen la firma mancomunada. Los cheques anulados deberán ser perforados y engrapados en el taco de la chequera, agregando además el concepto ANULADO.

F. CAJA CHICA

I. Con cargo a los fondos transferidos por el MINED o de otros ingresos que genere el centro educativo, los Organismos de Administrativos Escolar podrán en caso necesario crear una Caja Chica hasta por un monto de $57.14 equivalente a 500.00 colones; siendo reembolsable su valor por la cantidad gastada. En los Centros Educativos que tienen como promedio tres reintegros al mes, puede incrementarse de $57.14 a $114.29, el monto de la caja chica previo acuerdo registrado en acta del Organismo Escolar.

II. Los gastos pagados por Caja Chica, no podrán ser mayores de $22.86 equivalentes a 200.00 colones; todo gasto que exceda de $22.86 no podrá ser pagado con este fondo, sino que deberá emitirse cheque a nombre del proveedor.

III. Para el registro de los gastos por Caja Chica, llevarán un Libro Auxiliar debidamente autorizado por los miembros del Organismo Escolar, el cual deberá ser numerado correlativamente.

G. ADQUISIONES Y CONTRATACIONES

1. Toda adquisición o contratación de bienes o servicios, deberá ser previamente aprobada por el organismo escolar y registrado en el libro de actas respectivo; de acuerdo a lo establecido en el art. 49 de la Ley de la Carrera Docente y art. 67 de su Reglamento. Requisitos.

Art. 49 de la Ley de la Carrera Docente.-En todo centro educativo existirá un Consejo Directivo Escolar integrado por:1) El Director del centro educativo, quien ejercerá la presidencia y la

representación legal;2) Dos representantes de los educadores electos, en Consejo de Profesores; uno de

ellos ejercerá la secretaría;3) Tres representantes de los padres de familia que tengan uno o mas hijos

estudiando en el centro educativo, quienes se elegirán en asamblea general de aquellos por votación secreta; uno de ellos ejercerán la tesorería; y,

4) Dos estudiantes representantes del alumnado, elegidos en asamblea general por votación secreta quienes no podrán ser menores de 12 años y tendrán derecho a voz y voto en las decisiones del Consejo.

En las instituciones educativas donde se labore más de una jornada con diferentes alumnos y educadores se considerará esta circunstancia para la integración del Consejo.

Art. 67 del Reglamento de Ley de la Carrera Docente.- El Consejo sesionará en forma ordinaria una vez al mes y extraordinariamente las veces que sean necesarias, convocados por el Presidente o por dos de sus miembros a través del Presidente. Para poder celebrar sesiones del Consejo, se requerirá de la mitad más uno de sus miembros y las resoluciones se tomarán por mayoría simple; en caso de empate el Presidente tendrá doble voto.

Cuando por cualquier motivo el Presidente del Consejo no convoque a reunión conforme a lo establecido en el reglamento de funcionamiento interno, la convocatoria podrán hacerla dos miembros de diferente sector

2. Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicio y consultorías, deberán ser realizadas por el Encargado de Compras, él cual será:CDE = Consejal Padre de FamiliaACE = Secretario/aCECE = Director/a

3. La recepción de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, consultorías, será responsabilidad de:

CDE = Presidente/aACE = Presidente/aCECE = Director/a

Debiendo levantar el acta de recepción respectiva, siempre y cuando los bienes o servicios adquiridos reúnan las especificaciones requeridas, procediendo a firmar y

sellar por el receptor responsable, caso contraria, no deberán recibir los mismos y deben levantar acta dejando constancia del hecho en acta del organismo.

4. El pago de bienes y servicios deberá efectuarse con cheque emitido a nombre del Proveedor o Suministrante, los cuales deberán respaldarse con factura de consumidor final conforme a lo establecido en la Ley del IVA (anexo 13) 0 recibo (ANEXO 14); y pagos en efectivo, según lo normado en el apartado de caja chica.

5. En el caso de pago de bienes y servicios que requieren retenciones deberán considerar también la aplicación del Código Tributario, según lo establecido en los artículos del 154 al 160 de referido código

Artículo 154.- Es agente de retención todo sujeto obligado por este Código a retener una parte de las rentas que pague o acredite a otro sujeto así como también aquellos que designe como tales la Administración Tributaria.

También es agente de retención aquel que, previo requerimiento de la Administración Tributaria es obligado a retener una parte de tales rentas a efecto de recaudar los impuestos, intereses y multas que adeude al fisco el sujeto, que las recibe.

La persona encargada del pago de las remuneraciones es la obligada a efectuar la retención cuando se trate de servicios prestados al Gobierno de la República, las municipalidades o a las instituciones oficiales autónomas.

Las Instituciones referidas en el inciso anterior deberán informar a la Administración Tributaria el nombre y número de identificación tributaria de la persona responsable de efectuar los pagos y retenciones pertinentes.

Para acreditar la calidad de agente de retención bastará la constancia de la Administración Tributaria.

La retención se efectuará en el momento de hacerse el pago o acreditarse la renta.

Artículo 160.- Las personas naturales o jurídicas domiciliadas que paguen o acrediten en la República a cualquier sujeto domiciliado premios o ganancias procedentes de concursos, loterías, rifas, sorteos o juegos de azar o de habilidad, estarán obligadas a retener por concepto de impuesto sobre la Renta el quince por ciento (15%) de dicho monto. (14)

Para el caso de los premios pagados por la Lotería Nacional de Beneficencia y por las Fundaciones o Corporaciones de utilidad pública o derecho público, únicamente estarán sujetos a la referida retención, aquellos premios o ganancias superiores a treinta salarios mínimos mensuales calculados de acuerdo a lo establecido en el artículo 228 de este Código. (14)

Cuando el beneficiario no tenga domicilio en el país, se le retendrá el veinticinco por ciento (25%), cualquiera que sea el monto del premio o de la ganancia. (14)

Las referidas rentas por premios o ganancias a que se refiere este artículo, que hayan sido sujetas a la retención no deben ser declaradas, ya que las retenciones constituirán el pago definitivo del Impuesto. Las rentas que no hubieren sido objeto de retención, deberán declararse aplicando la tasa del 15% que dispone este artículo, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones y responsabilidad solidaria a que haya lugar al agente de retención. (14)

Los premios pagados por la Lotería Nacional de Beneficencia y por las Fundaciones o Corporaciones de Derecho Público o de Utilidad Pública calificadas por la Dirección General de Impuestos Internos conforme lo establecido en el Art. 6 de la Ley de Impuesto sobre la Renta, se considerarán rentas no gravadas cuando su monto sea menor o igual a treinta salarios mínimos mensuales. (14)

6. Por ningún motivo deberá emitirse un solo cheque para realizar varios pagos a diversos proveedores.

7. En las suscripciones de contratos por bienes y servicios, las diferentes Organismos de Administración Escolar, no podrán comprometer recursos de la institución a periodos mayores del ejercicio fiscal vigente cuando se trate de fondos de los otros ingresos; con los fondos de las transferencias deberán respetar la vigencia y el monto de la ejecución de éstas.

8. Cuando el Organismo efectué adquisición de bienes, se contraten servicios o se den en arrendamientos cafetines, tiendas escolares, fotocopiadoras u otros relacionados; deberán celebrarse contratos, respetando en todo momento las Leyes y regulaciones aplicables; como son la Ley de Adquisiciones y Contrataciones (LACAP), Código de Trabajo, Código Tributario y otras relacionadas.

9. Cuando se contraten servicios o se den en arrendamiento cafetines, tiendas escolares, fotocopiadoras u otros relacionados deberán sacarlos a concurso y toda modificación o mejoras que realicen, no serán retribuibles por el organismo a los arrendatarios; asimismo, los gastos de instalación de contadores, pago de energía eléctrica, agua y teléfono, correrán por cuenta de los arrendatarios.

10. Previa aprobación en acta firmada por los miembros del Organismo Escolar, se deberá respaldar la adquisición de bienes y/o servicios para actividades culturales, educativas y recreativas evidenciando la recepción de las mismas mediante un listado que contenga el nombramiento de la actividad, lugar, fecha, nombre, DUI y firma de los participantes.

11. Para que la factura que respalda la adquisición de bienes y servicios tenga validez deberá reunir las siguientes condiciones:

No deberá tener borrones, testaduras, enmendaduras, ni agregados. Debe contener fecha, que corresponda al periodo de la transacción. Estar a nombre del Organismo Escolar y de la Institución Educativa. Deberán ser documentos originales, no fotocopias. Cuando se refiera a gastos por reparaciones y/o mantenimiento de muebles será

indispensable escribir las características particulares de cada bien mueble a reparar,

por ejemplo: clase de bienes, marca, serie; el N| de inventario correspondiente y los aspectos a considerar de las reparaciones o mantenimiento correspondiente

En el caso de reparaciones menores con los inmuebles se deberá especificar la clase daño a reparar, su ubicación, tamaño, área, descripción y cantidad de material utilizado (Justificado con facturas según la ley) y además las causas que generaron los daños mencionados; lo cual deberá hacerse del conocimiento de la Dirección de Infraestructura, antes de iniciarse las reparaciones respectivas, a fin de que efectué las evaluaciones correspondientes.

A todos los documentos de egresos deberán estamparles un sello de pagado que contenga la siguiente información: fecha, N| de cheque, valor pagado, nombre del banco, y N° de cuenta bancaria.

12. Cuando el contratante se encuentre inscrito como contribuyente del IVA, entregará factura, independientemente del monto de la compra de bienes o servicios adquiridos.

13. Cuando el organismo contrate servicios de transporte y el prestador del servicio esté inscrito como contribuyente al Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicio (Ley IVA), presentará factura de consumidor final al Centro Escolar. El Organismo no efectuará Retención de Impuesto sobre la Renta, de conformidad al Art. 151 del Código Tributario, debido a que el contribuyente tiene la responsabilidad de efectuar el Pago a Cuenta. En el caso que el prestador del servicio de transporte no esté inscrito deberá efectuarse el 10% de retención de renta.

14. Cuando se realicen compras de bienes o servicios a una persona natural o jurídica, sucesión o fideicomiso no domiciliado en la República, la factura o el documento que acredite la compra deberá ser entregada en original y a nombre del organismo adquiriente del bien o servicio, y el organismo está obligado a retenerle al proveedor por concepto de anticipo del impuesto sobre la Renta del 20% del total cancelado.

H. REGISTRO DE LOS FONDOS:

1. Los Organismos deberán llevar un libro de ingresos y gastos para las transferencias del MINED, en un libro foliado de imprenta (numerados correlativamente) de tres columnas autorizado por la Dirección Departamental de Ministerio de Educación; separando los folios necesarios para el registro de cada transferencia.

2. Los otros ingresos deberán registrarlos en un libro de ingresos y gastos separado de las transferencias realizadas por el MINED; el cual deberá ser firmado por todos los miembros propietarios del Organismo.

3. Los Organismos elaborarán un informe mensual que deberán presentar a la comunidad educativa por lo menos dos veces al año de los ingresos, gastos, saldos y logros obtenidos, de otros ingresos y transferencias realizadas por el MINED; el cual debe ser firmado por todos los miembros propietarios del Organismo.

4. Los organismos deberán llevar también un libro de Banco para la cuenta bancaria de las transferencias del MINED, autorizado por los miembros del Organismo Escolar.

5. Los Organismo escolares requerirán a los bancos, donde poseen cuentas bancarias, les remitan mensualmente el estado de cuenta bancario.

6. Los Organismos deben elaborar conciliaciones bancarias por cada cuenta que poseen en el banco (otros ingresos y transferencias del MINED), debiendo ser elaboradas por el secretario del CDE.

7. Los registros en los libros de ingresos y egresos, tanto de los fondos de la comunidad, como de las transferido por el MINED, deberán reunir las siguientes características:

a. No deberán dejarse espacios entre líneas ni páginas en blanco.b. Todas las anotaciones deberán hacerse por orden de fecha según se realicen los

ingresos o gastos y con tinta azul o negra nunca a lápiz o en color rojo.c. El libro de deberá tener borrones, testaduras ni enmendaduras, y si los hubiere deberán

hacerse del conocimiento del Organismo Escolar para registrarlo y autorizarlas en el libro de actas respectivas.

d. Los centros educativos que tengan por sistema electrónico los registros de ingresos y gastos deberán numerar correlativamente y legalizar las hojas en blanco correspondientes en la Dirección Departamental, para que registren las operaciones mensualmente. La Dirección Departamental llevará un registro para el control de los libros u hojas legalizadas a los Centros Educativos.

8. Los Organismos deberán tomar en cuenta Las Normas Técnicas de Control Interno Especificas (NTCIE) referente a la Documentación Contable, art. 66.“La documentación contable que justifica el registro de todas las operaciones contendrá documentos y elementos suficientes que faciliten el análisis sobre la pertinencia, veracidad y legalidad, incluyendo dentro de este último requisito, el tiempo de conservación de los registros y documentación en original…”

9. Los Organismos deberán mantener actualizado un archivo mensual y anual de los otros ingresos y transferencias del MINED y ordenado por fecha según se realicen, de los documentos legales que respaldan los ingresos y gastos de la manera siguiente:

a. Convenio y Contrato de Apertura de Cuenta Corriente;b. Recibos de ingresosc. Documentación de gastos respaldados por las cotizaciones, ordenes de compra,

contratos, facturas y/o recibos con el N°. de cheque y fecha en que fueron pagados y otros documentos que respalden el proceso de compra.

d. El libro de Ingresos y Gastos; Libro de Banco y Libro Auxiliar de Caja Chica.e. Por cada cuenta bancaria deberán archivar en forma correlativa y mensual, los cheques

anulados, chequeras, estados de cuenta del banco y conciliaciones bancarias;f. Informe de Rendición de Cuentas anual y de los otros ingresos, liquidación anual y

otros.g. Informe mensual de ingresos, gastos, saldos y logros obtenidos; firmados por todos los

miembros del Organismos.

10. Para el pago mensual de retenciones de Ley (AFP, ISSS, RENTA), los cheques deberán certificarse a nombre de las instituciones, exceptuando cuando el organismo tiene cuenta bancaria en la que puedan realizarse automáticamente esos pagos, con aplicación directa a la cuenta. El pago de la renta de los servicios profesionales en el caso de la ACE, se consolidarán en un solo pago conjuntamente con la renta de salarios en el mismo mes, por lo cual la ACE solicitará al Banco un cheque de caja por esa retención y lo depositarán en La cuenta Bancaria de Salarios.

G. RENDICION DE CUENTAS:

1. Los organismos de administración escolar deberán presentar a la Departamental respectiva un informe de rendición de cuentas anual por cada transferencia recibida (Anexo 26), conjuntamente con la liquidación respectiva, para su verificación correspondiente; el cual, deberá contener lo siguiente:

a) Un informe anual de los logros en función del Plan Escolar Anual y del Presupuesto Escolar, que detalle las actividades y proyectos realizados.

Este informe de rendición de cuentas deberá presentar a la comunidad educativa en los primeros quince días del año lectivo siguiente.

2. Para los otros ingresos los organismos deberán elaborar un informe anual de rendición de cuentas (anexo 27) y presentarlo a la departamental correspondiente, para el seguimiento y verificación respectiva, que contenga:

a) Informe anual de ingresos y gastos de esos fondos.b) Informe de logros en función del Plan Escolar Anual, que detalle las actividades y

proyectos realizados.

3. Los fondos que administran los diferentes organismos, serán objeto de auditoría por el MINED y por las instituciones fiscalizadoras del Estado.

4. Los Organismos de Administración Escolar presentarán al Ministerio de Educación o, a las instituciones fiscalizadoras del Estado, todas información relacionada al manejo de los fondos transferidos por el MINED y/o Otros ingresos cuando éstas lo requieran.

5. El Consejo Directivo Escolar deberá convocar como mínimo a dos reuniones (Junio y Noviembre) con toda la Comunidad Educativa durante el año, con la finalidad de presentar el Plan Escolar Anual de la institución, la planificación presupuestaria y los logros obtenidos en su ejecución.

ESPECIFICA PARA CECEA. Esta normativa para los Consejos Educativos Católicos Escolares se aplicará

únicamente a los fondos asignados o transferidos por el Ministerio de Educación.

II. PROCEDIMIENTOS PARA GESTIONAR LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO

En este apartado se detallan los pasos, responsables y las actividades a seguir por los organismos de administración escolar en la gestión de los fondos que el MINED les transfiere y de aquellos que se generan con el apoyo de la comunidad educativa.

La aplicación de estos procedimientos les permitirá una utilización racional y ordenada de los recursos; así como demostrar transparencia en el manejo de los mismos.

B. RENDICIÓN DE CUENTAS Y LIQUIDACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.

Los organismos de administración escolar deberán elaborar un informe anual de rendición de cuentas y presentar la liquidación de fondos cuando se trate de las transferencias por el Ministerio de Educación, ante la comunidad educativa y al Dirección Departamental de Educación correspondiente, la cual deberá registrarse en acta del organismo.

Para los otros ingresos deben únicamente rendir un informe anua de rendición de cuentas a la comunidad

El informe anual de rendición de cuentas deberá contener los objetivos y metas alcanzados, el número de niños, niñas y jóvenes beneficiados, los ingresos recibidos, los gastos realizados y saldo a la fecha del informe; todos lo anterior en función del Plan Escolar Anual y presupuesto de la institución educativa.

A continuación, se presenta el procedimiento que los organismos deben seguir para elaborar y presentar la liquidación de los fondos transferidos por el MINED, detallando paso a paso las actividades y responsables; así como el formato a utilizar.