L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth

Administración del Tiempo

Conceptos

Administración del tiempo: Se refiere al análisis del uso de este recurso en forma regular,

para comprender la forma más adecuada de usarlo efectivamente.

Esto obligará a ser explícito en cuanto al valor otorgado a la vida

personal y profesional, y dirigir sus esfuerzos en concordancia.

Controlar el tiempo mantiene el equilibrio entre las múltiples

presiones, facilitando el logro de objetivos, y evitando el estrés y

el cansancio.

Conceptos

Efectividad y Eficiencia:

Efectividad: Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.

Eficiencia:

Es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el

mínimo de recursos posibles viable

Conceptos

Control:

En administración,

control puede hacer

referencia al sistema u

oficina que se encarga

de verificar que ocurra

lo que debería ocurrir.

Conceptos

Urgente e importante:

Actividades que de no

ser atendidas amenaza

el logro de objetivos y

puede ocasionar crisis.

A partir de tus actividades del presente

cuatrimestre:

Elabora una lista de por lo menos 15 actividades entre urgentes e importantes.

Ejercicio

Conceptos

Mitos y enemigos del tiempo: Evitar caer en el perfeccionismo.

Aprender a decir no.

Evitar distracciones.

Hay que aprender a delegar. .

Ser puntual y exigir puntualidad.

Eliminar sentimientos inútiles.

Aprender a ir al grano.

Hacer un buen manejo de reuniones.

Manejar ordenadamente el despacho de papeles.

Evitar los conflictos.

Hacer un buen uso de los correos electrónicos.

Uso correcto del teléfono fijo y celular.

Uso de tiempos muertos.

“Tus propios enemigos del tiempo”I PARTE

Problemas

Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”,

destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de

peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad).

Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos

internos.

ENEMIGOS INTERNOS ENEMIGOS EXTERNOS

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

“Tus propios enemigos del tiempo”continuación

Soluciones

Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones

de cada uno de los problemas en la lista anterior.

ENEMIGOS INTERNOS ENEMIGOS EXTERNOS

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

Planeación del tiempo y

sus herramientas

Agenda ejecutiva

Matriz de

administración

del tiempo

Agenda ejecutiva

Formatos

electrónicos (Intranet)

Formatos

impresos de seguimiento diario,

semanal, mensual)

Tres reglas básicas

para la planeación del tiempo

Priorización (Matriz de Covey)

Eficacia (Principio de Pareto 20-80)

Inmediatez (Pa, ayer)

Matriz de Covey

CUADRANTE 1

“Lo importante-

Urgente”

CUADRANTE 2

“Lo importante -

No Urgente”

CUADRANTE 3

“Lo urgente –

No importante”

CUADRANTE 4

“Lo no importante,

ni urgente”

Importante

No

importante

Matriz de Covey

Matriz de Covey

Aplicar acciones

adecuadas

Importante

No importante

Eficacia

Principio de Pareto: 20 % de esfuerzo - Produce 80 % de resultado

20 %

Esfuerzo

80 %

Resultado

Si no tienes tiempo suficiente,

céntrate en el que produce mejor resultado

Inmediatez

Hazlo pa, yer

“Si te tienes que comer

un SAPO,

no desperdicies el tiempo

mirándolo”

Inmediatez

Hazlo pa,yer

“Si te tienes que comer

más de uno,

cómete

el más grande primero”

Ejercicio “Matriz de administración del tiempo”

Colocar tareas en la Matriz, señalando: ¿cuánto tiempo te dedicas a las

mismas? y ¿a qué horario del día las realizarás?, ¿es lo primero que

debes hacer o lo debes realizar por la noche (Priorizar)?, etc.

Ejemplo

CUADRANTE I:

IMPORTANTES- URGENTES;

1. Cuatro (4) horas de estudio diario de las 2

a las 4 pm y de las 6 a las 8 pm para

aprobar ADMITI. El examen parcial de la

misma es la semana siguiente.

2. Redactar una ensayo semanal para la

revista Voces Universitarias, los jueves de

8 a 9 am.

CUADRANTE II:

IMPORTANTES-NO URGENTES;

1. Una (1) hora de estudio diario, de las 8 a las 9

pm, para aprobar Inglés. El examen final de

la misma es dentro de un mes.

CUADRANTE III:

NO IMPORTANTES- URGENTES;

1. Hacer algún deporte.

CUADRANTE IV

NO IMPORTANTES-NO URGENTES;

1. Ir al próximo concierto de rock en Santa Fe