administrasi perkantoran mengelola sistem kearsipan
DESCRIPTION
ADMINISTRASI PERKANTORAN MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN. Oleh : Ridlo Dini S Riska Nadya P Sadam Ismail. START. SK / KD. Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan Kompetensi Dasar : Menentukan Sistem Kearsipan. SK/KD. MATERI. PENILAIAN. EXIT. TUJUAN. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Oleh:Ridlo Dini S
Riska Nadya PSadam Ismail
ADMINISTRASI PERKANTORAN
MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN
START
SK/KD TUJU
AN
MATERI
PENILAIAN
EXIT
Standar Kompetensi :Mengelola Sistem Kearsipan
Kompetensi Dasar :Menentukan Sistem
Kearsipan
SK / KD
SK/KD EXITTUJUAN PENILAIANMATERI
TUJUAN PEMBELAJARANSETELAH MEMPELAJARI MATERI INI, SISWA
DIHARAPKAN MAMPU :
SK/KD EXITTUJUAN PENILAIANMATERI
Menyebutkan pengertian arsip dan kearsipan
Menyebutkan jenis arsip
Menyebutkan nilai guna arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,
tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat
itu sendiri.Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan
memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat
kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN
PENGERTIAN ARSIP MENURUT PARA AHLI
SCHELLENBERGArsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta
yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan
disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
MULER Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan barang–
barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat –
pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan
dari badan itu atau pejabat tersebut
ODELL dan STRONGFakta – fakta tertulis Mengenai
peristiwa – peristiwa dan kegiatan
Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang cetakan, kata – kata,
lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan
tentang fakta – fakta tersebut.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau
proses pengaturan mulai dari penerimaan,
pencatatan, penyimpanan dengan
menggunakan sistem tertentu, menemukan
kembali dengan cepat dan tepat,penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan arsip.
KEARSIPAN
Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :
Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat2. Sebagai alat bantuan perpustakaan3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan
yang telah diambil.4. Kersipan berarti menyimpan secara tetap dan
teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
FUNGSI DAN NILAI GUNA
Fungsi dinamis
Fungsi statis
1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor
2. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.
Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:
Menurut Milton Reilzfeld yaitu :
KEGUNAAN ARSIP
Values for administrative use (nilai-nilai administrasi)
Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)
1. Guna informatoris2. Guna yuridis3. Guna historis4. Guna ilmiah
MENURUT ENSIKLOPEDIA ADMINISTRATIF YAITU :
1. Nilai guna primer meliputi :Nilai guna administrasiNilai guna hukumNilai guna keuanganNilai guna ilmiah dan teknologi
2. Nilai Guna sekunder meliputi :Nilai guna kebuktianNilai guna informasional
MENURUT ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA GUNA ARSIP DIBEDAKAN MENJADI:
1. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :a) Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti
organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b) Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2. Arsip Primer dan Arsip SekunderArsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan
salinanArsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi
salinan, atau mikro filmnya.
JENIS ARSIP
3. Arsip Sentral dan Arsip UnitArsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau
arsip yang dipusatkan penyimpanannya.Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip
yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.
4. Makro dan mikro arsipMakro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan
ditempat yang luas dan terpusat.Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan
tersimpan secara tersebar pada unit-unit.5. Arsip statis dan arsip dinamis6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.
Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah
Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.
1. Macam-macam penempatan kearsipan adalah sebagai berikut, kecuali…
a. pengarsipan bebas c. pengarsipan vertikalb. pengarsipan horizontal d. pengarsipan lateral
2. Arsip yang kegunaannya untuk selamanya disebut ...a. Abadi c. Sentralb. Tidak abadi d. Unit
PENILAIAN
next
3. Arsip asli tanpa salinan disebut ...a. Arsip sentral c. Arsip primerb. Arsip unit d. Arsip sekunder
4. Sedangkan arsip yang berupa salinan disebut ...a. Arsip sentral c. Arsip primerb. Arsip unit d. Arsip sekunder
PENILAIAN
next
5. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit disebut …
a. perforator c. map snelheaderb. guide d. ordner
6. Menurut Ensiklopedia Administratif nilai guna arsip dibedakan menjadi berikut, kecuali ...a. Informatoris c. Yuridisb. Historis d. Sanguinis
PENILAIAN
next
7. Kata arsip berasal dari kata felum yang artinya yaitu ...a. Benang c. Kainb. Senar d. Simpan
8. Fungsi arsip secara aktif dan dinamis sesuai dengan UU tahun 1997 pasal ...a. Dua c. Limab. Tiga d. Enam
PENILAIAN
next
9. Arsip yang digunakan secara terus menerus disebut ...a. Arsip in aktif c. Arsip aktifb. Arsip semi aktif d. Arsip lama
10.Sedangkan arsip yang frekuensi poenggunaannya menurun disebut ...a. Arsip in aktif c. Arsip aktifb. Arsip semi aktif d. Arsip lama
PENILAIAN
EXIT
JAWABAN ANDA KURANG TEPAT!
COBA LAGI …
SEMANGAT
JAWABAN ANDA TEPAT!
SELAMAT
TERIMAKASIH ATAS PERHATIANNYA!
SAMPAI JUMPA