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A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E OS ARQUIVOS
O EXEMPLO DA CMP AO SERVIÇO DO CIDADÃO
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GTGDA - BAD, 18 de Junho de 2015
Daniela F. Gabriel
João Paulo Lopes
Vítor Mesquita
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I. A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E A MUDANÇA DE PARADIGMA: O DIGITAL
1. O paradigma Digital na CMP
• A CMP em projetos
• A CMP em números
II. PROBLEMA OU OPORTUNIDADE?
1. Di@gnosticar: o “estado da arte” das arquiteturas do sistema de informação do Município do Porto
2. Tr@nsformar: de Sistema de Informação (SI) a Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP)
• Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP), o que é?
• Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP), como?
3. Inov@r: o Modelo do Arquivo Digital
III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO
1. Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão
2. Operação 2: CID@ta: Informação para todos
AGENDA
I. A Modernização Administrativa e a Mudança de Paradigma
Crescimento exponencial da informação digital
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Informatização de Serviços
Implementação do Registo de Expediente que evoluiu para Gestão Documental
Oferta de Serviços Online
Desmaterialização e tramitação digital de processos
Racionalizar recursos internos, potenciando a informação
Melhorar o acesso do cidadão aos serviços/informação da CMP
Concretizar projetos de simplificação administrativa
O paradigma Digital na CMP
… desde 1980 …
Projetos de descrição e digitalização de documentação arquivada
Salvaguarda dos originais físicos
Disseminação de conteúdos em plataformas digitais
PROJETOS • CALIOPE (1988/91)
• GISA (1995 | 2008)
– GISA-MOD (2009-10)
– GISA-WEB (2011)
SAMA/SIMPLEX 2009/2010
• UCD – Unidade Central de Digitalização
• Emissão Certidão IMI na Hora
SIMPLEX 2010/2011
• Documento Orientador - Arquivo Eletrónico
Certificável : desmaterializar controladamente para potenciar a informação em rede
PROJETOS • GescorV2 1999
• Criação do Gabinete do Munícipe 2004
• DocInPorto 2005 | 2006
SAMA/SIMPLEX 2009/2010
• LUD – Licenciamento Urbanístico Digital
• BAV – Balcão Atendimento Virtual
• Serviços online: Certidões de autorizações de utilização Informação Escolar, Serviços Culturais, Bilhética,…
• Serviços na hora: Disponibilização de elementos instrutórios de processos de licenciamento urbanístico, Licenciamento de publicidade , de ocupação da via pública, …
Na Produção
No Arquivo
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a CMP em Projetos …
SAMA SIMPLEX
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a CMP em Projetos …
SAMA 2012-2015
• Cap@CIDADE: inovar para o cidadão • CID@ta: informação para todos
No Arquivo
Na Produção
GISA: [ATÉ 2015-05]
349.000 UNIDADES INFORMACIONAIS
49.000 COM OBJETOS DIGITAIS
293.000 IMAGENS (TIFF|JPEG)
PUBLICADOS (WEB):
124.000 UNIDADES INFORMACIONAIS
34.000 COM OBJETOS DIGITAIS
203.000 IMAGENS (TIFF|JPEG)
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a CMP em Números …
CONSULTAS:
39.200 UTILIZADORES VIRTUAIS
1.000.000 DOCUMENTOS CONSULTADOS
ORIGEM DAS CONSULTAS: • 90% portugueses
• 3,6% brasileiros
• 3,6% espanhóis
• 2,8% de + 75 países de todos os continentes
LUD [ATÉ 2015-05]
44.250 PROCESSOS LUD DESMATERIALIZADOS
1.500.000 IMAGENS (TIFF|JPEG)
6 TB
REQUERIMENTOS ONLINE
35.500 REQUERIMENTOS ONLINE
DOCINPORTO [DESDE 2007]
567.801 PROCESSOS ATIVOS
867.325 PROCESSOS ARQUIVADOS
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a CMP em Números …
OU UMA OPORTUNIDADE
PROBLEMA
II.
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PROBLEMA OPORTUNIDADE
1. Di@gnosticar: o “estado da arte” do sistema de informação do Município do Porto
2. Tr@nsformar: de Sistema de Informação (SI) a Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP)
3. Inov@r: o Modelo do Arquivo Digital
1. Di@gnosticar: O “ESTADO DA ARTE” DAS ARQUITETURAS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
DO MUNICÍPIO DO PORTO
REQUISITOS DE LEVANTAMENTO
• Identificar e documentar os sistemas de informação tecnológicos existentes e respetiva arquitetura lógica e física; • Aferir a qualidade, fiabilidade, acessibilidade e interoperabilidade das aplicações e dos sistemas, medindo a relação de dependência com os fornecedores; • Avaliar o “gap” entre a arquitetura atual e as novas tendências tecnológicas, reconhecendo e propondo quais as tecnologias emergentes capazes de trazer valor acrescentado à CMP • Classificar por criticidade, urgência, esforço (externo, interno, financeiro) e risco as propostas de desenvolvimento e melhoria apresentadas
POLÍTICAS E BOAS PRÁTICAS DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO:
• Políticas de segurança [5]
• Políticas de preservação [4]
• Políticas comuns a ambas as áreas [4]
• Normas orientadoras para criação
Arquivo Digital [9 - ISO]
1. Di@gnosticar: Alguns resultados
SERVIDORES APLICACIONAIS IIS |WebLogic | Tomcat |Apache
Aplicativos Gestão
Informação
109 aplicações em
exploração
2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E
PERMANENTE (SI-AP)
O QUE É?
“corresponde ao modelo operacional e sistémico que
efetiva a estruturação do sistema de informação
organizacional, refletindo a cultura organizacional e
corporizando o carácter único e particular de cada
Organização, sendo impossível dissociar nesta abordagem
as realidades informacional, tecnológica e organizacional “
“constituído pelos diferentes tipos de
informação …, não importa qual o
suporte (material e tecnológico), de
acordo com uma estrutura (entidade
produtora/recetora) prolongada pela
ação na linha do tempo”
“é assumido como a plataforma
tecnológica – meio físico e lógico – que
sustenta a produção, processamento,
circulação, armazenamento, transmissão
e acesso à informação que constitui o SI
propriamente dito”
Sistema de Informação Ativa
e Permanente (SI-AP)
Sistema de
Informação (SI)
Sistema Tecnológico
de Informação
(STI)
2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E
PERMANENTE (SI-AP)
COMO?
2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E
PERMANENTE (SI-AP)
COMO?
• Manter a informação ativa e permanente, usável
em qualquer suporte e estado (tramitação/arquivado);
• Incluir a avaliação desde a produção
(profilaticamente)
• Fomentar a interoperabilidade semântica,
tecnológica e aplicacional [MEF/PCIAAL]
• Assegurar cumprimento da Moreq 2010 , incluindo
as técnicas de autenticação e certificação digital
• Garantir a captura de metainformação (descritiva,
técnica, estrutural e de preservação)
• Criar as bases para implementar um Arquivo
Digital Certificável
2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E
PERMANENTE (SI-AP)
COMO?
• Eliminar as situações de caos informacional nos serviços administrativos
• Desconhecimento das normas de tramitação administrativa e organização dos processos:
ordenar, numerar, anexar, identificar, acondicionar, etc.;
• Mistura de documentação, menor possibilidade de eliminação
• Falta de espaço crónica, acumulação de massas documentais amorfas e dispersas por
vários locais;
• Eliminações abusivas;
• Ignorância dos princípios de comunicabilidade;
• Administração pouco confiante, não controla a informação e que por isso recorre à
multiplicação de cópias (vários suportes)
2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E
PERMANENTE (SI-AP)
COMO?
• Eliminar as situações de caos informacional nos serviços administrativos
• Desconhecimento das normas de tramitação administrativa e organização dos processos:
ordenar, numerar, anexar, identificar, acondicionar, etc.;
• Mistura de documentação, menor possibilidade de eliminação
• Falta de espaço crónica, acumulação de massas documentais amorfas e dispersas por
vários locais;
• Eliminações abusivas;
• Ignorância dos princípios de comunicabilidade;
• Administração pouco confiante, não controla a informação e que por isso recorre à
multiplicação de cópias (vários suportes)
2. Tr@nsformar: DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E
PERMANENTE (SI-AP)
COMO?
• Eliminar as situações de caos informacional nos serviços administrativos
• Desconhecimento das normas de tramitação administrativa e organização dos processos:
ordenar, numerar, anexar, identificar, acondicionar, etc.;
• Mistura de documentação, menor possibilidade de eliminação
• Falta de espaço crónica, acumulação de massas documentais amorfas e dispersas por
vários locais;
• Eliminações abusivas;
• Ignorância dos princípios de comunicabilidade;
• Administração pouco confiante, não controla a informação e que por isso recorre à
multiplicação de cópias (vários suportes)
• Normalizar práticas de trabalho:
• criando instrumentos reguladores | Regulamento interno de Gestão da Informação
• dinamizando ações de formação em contexto de trabalho
3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP
1. SELEÇÃO O MODELO CONCETUAL
2. DEFINIÇÃO ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO E DE PROCESSOS
3. SELEÇÃO DE ESQUEMAS DE METAINFORMAÇÃO
4. DEFINIÇÃO DAS CLASSES DE OBJETOS DIGITAIS
5. DEFINIÇÃO DA ARQUITETURA TECNOLÓGICA E DE
ARMAZENAMENTO
3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP
1. SELEÇÃO O MODELO CONCETUAL
Open Archival Information System (OAIS) ISO 14721:2012
• INTERVENIENTES • PROCESSOS • PACOTES INFORMAÇÃO
3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP
2. DEFINIÇÃO ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO E DE PROCESSOS
3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP
3. SELEÇÃO DE ESQUEMAS DE METAINFORMAÇÃO
TIPO FUNÇÃO NORMAS
Técnica Preservação; pesquisa NISO Z39.87
Estrutural Renderização, reconstituição do objeto METS
Descritiva Acesso EAD; ISAD(G); ISAAR(CPF)
Preservação Autenticidade PREMIS
4. DEFINIÇÃO DAS CLASSES DE OBJETOS DIGITAIS
CLASSES OD FORMATO TRANSACIONAL FORMATO DEFINITIVO (PREFERENCIAL)
Texto estruturado Word | Excel, OpenOffice, etc. PDF A
Imagens Png | gif | Jpeg, vectorial (dwf), etc. TIFF, JPEG 100% e DWF X
Bases de Dados Access | Oracle | SQL Server DBML
3. Inov@r: O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP
5. DEFINIÇÃO DA ARQUITETURA TECNOLÓGICA E DE ARMAZENAMENTO
III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO
Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão
Operação 2: CID@ta: Informação para todos
Vem no seguimento dos processos de modernização e
simplificação administrativa da autarquia
Visa o alinhamento organizacional da CMP baseado
em políticas e princípios uniformes e transversais que
permitam a operacionalização de iniciativas de forma
inovadora e eficiente
Pressupôs a criação de uma estrutura operacional de
gestão por projeto, pluri-orgânica e multidisciplinar
Financiada ao abrigo do programa COMPETE na área
do Sistema de Apoios à Modernização Administrativa
(SAMA) num valor superior a 600 000€
Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão
CIDADÃO
CID@ta CAP@CIDADE
Operação 2: CID@ta: Informação para todos
PRINCIPAIS OBJETIVOS
O CID@ta será uma plataforma modular, assente em
tecnologias e normas open source.
Promoverá:
• a interoperabilidade técnica e semântica;
• o pleno acesso e disponibilização da informação,
quer para o cidadão, quer entre organismos;
• a eficiência e a transparência administrativas,
contribuindo para a democratização do acesso aos
dados, capaz de criar sinergias de natureza
económica, social, cultural …..
CIDADÃO
CAP@CIDADE CID@TA
III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO
Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão
16 Atividades
1.|2. Definição da arquitetura de informação e de sistemas
3.|4. Criação do modelo conceptual e implementação do Arquivo Digital Certificável
5.|6. Redefinição do sistema de gestão documental e Implementação da MEF/PCAL
7.|8. Modelação de processos/actividades e Implementação de workflow
9. Expansão da "desmaterialização" de processos operativos
10.|11. Reestruturação da carta de serviços e Otimização de CzRM
12. |13. | 14. | 15.|16. ….
Capacitar os cidadãos, a administração e demais agentes.
Disponibilizar serviços ao cidadão/empresa assentes num conceito de administração aberta.
Sustentar a atuação da CMP e a sua prestação de serviços, numa base tecnológica e informacional inovadora.
Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Assegurar uma resposta mais célere, fiável e eficaz ao cidadão/empresa.
Racionalizar os recursos e diminuir os custos públicos de contexto.
Criar um contexto favorável à dinamização económica.
Operação 1: Cap@CIDADE: Inovar para o Cidadão
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ESTADO ATUAL DO PROJETO
III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO
• Realização de diagnóstico
• Estabelecer o mapa de perfis de acesso e gestão da informação
• Definir uma nova arquitetura de informação, devidamente articulada com os sistemas tecnológicos
DEFINIÇÃO DA ARQUITETURA DE
INFORMAÇÃO E DE SISTEMAS
IMPLEMENTAÇÃO DA MEF/PCAL
MODELAÇÃO DE PROCESSOS
OPERATIVOS/ ATIVIDADES E
RESPETIVOS WORKFLOWS
• Proceder ao levantamento dos processos operativos da CMP
• Identificar os objetos informacionais existentes em cada processo operativo
• Elaborar o documento de especificações que reflita os requisitos funcionais e não funcionais identificados
• Elaborar o Plano de Implementação
• Monitorizar a implementação do novo Plano de Classificação (MEF-PCAL)
DEFINIÇÃO DAS ARQUITETURAS DE INFORMAÇÃO E DE SISTEMAS
III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO
• Seleção, aquisição e configuração do Sistema de Gestão de Processos
• Seleção, aquisição e configuração do Sistema de Gestão Documental
• Integração do Sistema de Gestão de Arquivo
CONFIGURAÇÃO DOS APLICATIVOS DE
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
EXPANSÃO DA DESMATERIALIZAÇÃO
DE PROCESSOS OPERATIVOS
IMPLEMENTAÇÃO DO ARQUIVO DIGITAL
CERTIFICÁVEL
• Identificação dos processos operativos a desmaterializar.
• Implementar a sua tramitação digital
• Criação do modelo conceptual e implementação do Arquivo Digital Certificável – Documento
Orientador
IMPLEMENTAÇÃO DA ARQUITETURA INFO-TECNOLÓGICA
• Seleção, aquisição e configuração do Sistema de Armazenamento e desenvolvimento da Camada de
Comunicação
ESTADO ATUAL DO PROJETO
III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO
• Definição do quadro de indicadores
• Automatização de captura e tratamento de dados
CRIAÇÃO DE UM DASHBOARD DE
GESTÃO
REESTRUTURAÇÃO DA CARTA DE SERVIÇOS DO
MUNICÍPIO
• Proceder ao levantamento de todos os serviços prestados pela CMP
• Atualizar a lista de serviços
• Identificar as tipologias informacionais/processo relativas a cada um dos serviços prestados.
APROXIMAÇÃO AO CIDADÃO
ESTADO ATUAL DO PROJETO
OBRIGADO!
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GTGDA - BAD, 18 de Junho de 2015