agenda kontrollutvalet i klepp 05.09...2013/09/05 · ver grei å melda eventuelt forfall snarast...

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat

1

Kontrollutvalet i Klepp kommune

Møteinnkalling

Møtestad: Formannskapssalen Dato: 05.09.2013

Tidspunkt: Kl. 16.00

Møtenr: 3-13

Til behandling:

Sak nr Sakstittel

14/13 Godkjenning av protokoll frå møtet den 18. april 2013

15/13 Kontrollutvalets rolle, ansvar og oppgåver. Ny gjennomgang

16/13 Regnskapsrapport - Klepp kommune

17/13 Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Grunnskuleopplæring i Klepp"

18/13 Orientering frå revisor: Endra prosjektplan for tidlegare bestilt prosjekt med nytt kostnadsoverslag

19/13 Bestilling av prosjekt for behandling i 2014

20/13 Budsjett 2014 - kontrollutvalets budsjettforslag

21/13 Rekneskap pr. 31.07.2013 - kontrollutvalets budsjettområde

22/13 Forslag til møteplan for 2014

23/13 Statusoversikt pr. september 2013

Referatsaker/meldinger Periode: 30.05.2013 - 05.09.2013

Nr. Arkivsak Referatsakstittel

2/13 13/00187-7 Planlegging av evt. møte med politiske leiarar i oktober

3/13 13/00108-7 Særutskrift av møtebok: Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Rapport selskapskontroll

4/13 Særutskrift av møtebok: Årsrapport og rekneskap 2012

Ver grei å melda eventuelt forfall snarast på telefon 51 33 65 90 evt.mobil til sekretær eller på

e-post til [email protected].

Ved forfall blir varamedlemmer kalla inn særskilt. Medlemmer som meiner seg inhabile, må

gi melding om dette slik at varamedlem kan kallast inn. Evt. saker merka (Unntatt offentlighet

i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmar/varamedlemmer.

Kleppe, 28.08.2013

Arild Børge Skjæveland, leiar Wencke S. Olsen

Leder av kontrollutvalget Sekretariatet

mailto:[email protected]


2

14/13 Godkjenning av protokoll frå møtet den 18. april

2013

Arkivsak-dok. 13/00072-3

Arkivkode. 033

Saksbehandler Wencke Sissel Olsen

Saksgang Møtedato Saknr

1 Kontrollutvalet i Klepp 05.09.2013 14/13

Protokollen frå kontrollutvalets møte den 18. april 2013 vert lagt fram for utvalet til formell

godkjennig.

FORSLAG TIL VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp godkjenner protokollen frå møtet den 18. april 2013.

SANDNES, 04.07.2013

Wencke Sissel Olsen

Daglig leder

Vedlegg:

Protokoll

Tilbake

http://www.klepp.kommune.no/www/klepp/resource.nsf/files/wwww96z9kg-kontrollutvalet_180413_protokoll/$FILE/kontrollutvalet_180413_protokoll.pdf


3

15/13 Kontrollutvalets rolle, ansvar og oppgåver. Ny

gjennomgang Arkivsak-dok. 13/00263-3

Arkivkode. 033




Bakgrunn:

I forbindelse med den generelle opplæringa av kontrollutvalet på første møte, vart det bestemt

at kontrollutvalet skulle ha ei ny gjennomgang ca. eitt år etter at det nye utvalet starta opp.

Saksutredning:

Sekretariatet har laga ein presentasjon som grunnlag for ei ny gjennomgang. I tillegg til ei

liten oppfrisking ang. kontrollutvalets oppgåver, er det lagt større vekt på roller og fullmakter

denne gongen.

Rådmann og ordførar er også invitert til å delta på denne gjennomgangen. Dette er for øvrig

ein gjennomgang som tas i alle kommunane etter same modell.

FORSLAG TIL VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp tar gjennomgangen av kontrollutvalets ansvar og oppgåver

til orientering.

SANDNES, 04.07.2013

Wencke Sissel Olsen

Daglig leder

Tilbake


4

16/13 Regnskapsrapport - Klepp kommune


Arkivkode. 212




Bakgrunn:

Kontrollutvalet har ein lovfesta rett til å knyta kommentarar til kommunes årsrekneskap før

dette vert behandla av formannskap og kommunestyre. Som eit ledd i kontrollutvalets tilsyn

med rekneskapet vert derfor tertialrapportane lagt fram for utvalet til orientering.

Saksutredning:

Sidan førre møte vart avlyst, har sekretariatet bede om at det vert gitt ei orientering som i

størst mulig grad er retta mot 2. tertial så langt det er mogeleg.

Det er ikkje kravd i lov og forskrift at kontrollutvalet skal behandla kommunens tertial-

rapportar. Kontrollutvalet gir derfor ikkje innstilling til kommunestyret i denne saka, men tar

den til orientering. Eventuelle kommentarar til rekneskapet frå kontrollutvalet gis i

forbindelse med behandling av årsrekneskapet.

Rådmannen/økonomisjefen er invitert til møtet for å orientera om rekneskapet.

FORSLAG TIL VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp tar gjennomgangen av rekneskapet til orientering.

SANDNES, 04.07.2013

Wencke Sissel Olsen

Daglig leder

Tilbake


5

17/13 Rådmannens oppfølging av

forvaltningsrevisjonsrapporten "Grunnskuleopplæring i Klepp"


Arkivkode. 217




Bakgrunn:

Kontrollutvalet har ansvar for å følgje opp kommunestyrets vedtak knytt til gjennomført

forvaltningsrevisjon. Kommunestyret i Klepp behandla rapporten ”Skule/opplæring” på møte

25.02.2013, der det vart fatta følgjande vedtak:

Kommunestyret tar den framlagde rapporten vedkomande grunnskulen i Klepp til

etterretning.

Kontrollutvalet peiker spesielt på at dei områda der det finst brot på lovar og anna

reglement bør rettast opp snarast råd.

Rapporten vert oversendt administrasjonen for vidare arbeid opp mot rapportens

konklusjonar og anbefalingar. Administrasjonen gir tilbakemelding til kontrollutvalet

innan 6 månader på korleis desse er følgt opp

Rapportens konklusjonar og anbefalingar var at kommunen bør: Sikre at sakshandsamingsprosessen for tildeling av spesialundervisning, frå tilvising til vedtak, blir

gjennomført innan «rimeleg tid» (jf. Udir sine retningsliner).

Sikre at PPT har tilstrekkeleg kapasitet til å gjennomføre sakkunnige vurderingar innan rimeleg tid, og

driv systemretta arbeid ved skulane (jf. Oppll. § 5-6).

Sikre at det blir gitt førebels svar til føresette (jf. fvl § 11a) i tilfelle der sakshandsamingstida medfører

at skulen ikkje kan fatte enkeltvedtak om spesialundervisning innan ein månad etter at førespurnaden er

motteken.

Syte for at kommunen sine skriftlege rutinar for tildeling av spesialundervisning inkluderer omtale av

korleis ein skal gå fram for å sikre at søknadar/ førespurnad om spesialundervisning som kjem inn på

andre tidspunkt enn til kommunen sine faste fristar blir handsama fortløpande og utan ugrunna opphald.

Sikre at alle elevar som ikkje har eller kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet

får tilbod om spesialundervisning (jf. Oppll § 5-1).

Sikre at vedtak om spesialundervisning er presise når det gjeld fordeling av timetal på ulike

organiseringsformer, slik at eleven sine rettar går tydeleg fram av vedtaket.

Sikre at kommunen har ein einsarta praksis når det gjeld korleis ein skal oppgje timeformat (45 eller 60

minutt) i vedtak om spesialundervisning.

Vurdere om kommunen sin vedtaksmal for spesialundervisning i større grad bør utformast slik at

innhaldet blir tydelegare presisert, til dømes kva timeformat som skal nyttast korleis pedagog- og

assistenttimar skal fordelast.

Sørgje for at det i vedtak om spesialundervisning som avviker frå PPT si tilråding er grunngitt kvifor

kommunen likevel meiner at eleven får eit pedagogisk forsvarleg undervisningstilbod, jf. oppl. § 5-3.

Sørgje for at det blir utarbeidd ny sakkunnig vurdering for elevar med behov for spesialundervisning

som skal begynne på ungdomsskulen tidsnok til at vedtak kan fattast før skulestart.


6

Ta initiativ til eit samarbeid med fylkeskommunen for å bidra til at elevar med behov for

spesialundervisning når dei søkjer/ startar vidaregåande opplæring får gjennomført ny sakkunnig

vurdering slik at vedtak kan fattast før skulestart.

Saksutredning: Sekretariatet har motteke tilbakemelding på oppfølging av rapporten frå Klepp kommune, sjå

vedlegg. Administrasjonen har først og fremst revidert rutinar og ordningar for

spesialundervisning i skulen, sjå vedlegget. Det er så teke utgangspunkt i anbefalingane i

rapporten, og vist til punkt i desse rutinane som kan sjåast på som ei oppfølging av den enkelte

anbefaling.

Det vart i rapporten vist til enkelte område der det førekom lovbrot (det er vist til lov/bestemmelse

i den enkelte anbefaling). Her er det ifølgje tilbakemeldinga sett i gang tiltak for at det ikkje skal

skje lovbrot framover. Administrasjonen viser i tillegg til kva som er sett i verk i høve til de

øvrige anbefalingane. Dette er gode råd frå revisor som administrasjonen sjølv må ta stilling til

om dei ønskjer eller kan gjennomføra.

Etter sekretariatet sitt syn er det gitt tilbakemelding på alle punkta i rapporten.

FORSLAG TIL VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp tar administrasjonens tilbakemelding på oppfølging av

forvaltningsrevisjonsrapporten ang. grunnskuleopplæringa i Klepp til orientering.

Saka vert vidaresend kommunestyret i Klepp.

SANDNES, 04.07.2013

Wencke Sissel Olsen

Daglig leder

Tilbake

pervatl

Tekst i maskinskrift

pervatl


Vedlegg:

pervatl


pervatl


Adm. oppfølging


7

18/13 Orientering frå revisor: Endra prosjektplan for

tidlegare bestilt prosjekt med nytt kostnadsoverslag Arkivsak-dok. 13/00187-6

Arkivkode. 217




Bakgrunn:

Kontrollutvalet bestilte i februar 2013 ein forvaltningsrevisjon som skulle sjå nærare på

vikarbruken innafor helse og omsorg. Føremålet med denne rapporten var å undersøka om

kommunen etterlever lovkrav og andre sentrale føringar knytt til personalforvaltning,

regulering av arbeidstid og vikarbruk innanfor omsorgstenesta.

Det vart vedtatt å sjå nærare på desse problemstillingane: . Har omsorgsavdelinga i Klepp kommune føremålstenlege system og rutinar knytt til…

a) …rekruttering av nye arbeidstakarar?

b) …opplæring og kompetanseutvikling?

c) …reduksjon av uønskt deltid?

2. Har Klepp kommune føremålstenlege rutinar og retningsliner knytt til bruk av vikarar innafor

omsorgsavdelinga?

a. I kva grad blir eventuelle rutinar og retningsliner etterlevd?

b. Er rutinar og retningsliner i samsvar med regelverk og politiske mål/styringssignal?

3. Har Klepp kommune tilfredsstillande system for å sikre at dei etterlever reglane i

arbeidsmiljølova (jf. §10) innanfor omsorgsavdelinga?

a. I kva grad etterlever kommunen krava til regulering av arbeidstid?

b. I kva grad etterlever kommunen krava om regulering av overtidsbruk?

c. I kva grad har Klepp kommune system for å fange opp og korrigere eventuelle avvik frå

arbeidsmiljølova sine arbeidstidsbestemmingar?

4.. Kva er konsekvensane av vikarbruk for tenesteutøvinga innanfor omsorgsavdelinga?

a. Kva er dei økonomiske konsekvensane av vikarbruk?

b. Kva konsekvensar har vikarbruken for tilbodet og kvaliteten i omsorgsavdelinga?

I samband med rekneskapsavlegginga i april, kom det fram at det var eit stort meirforbuk

innanfor helse og omsorg. Kontrollutvalet bestemte seg då for å utvida bestillinga til og å

omfatta ei nærare undersøking av kvifor dette meirforbruket ikkje vart kjent før heilt mot

slutten av året og om rutinar/rapporteringsrutinar er gode nok. Ut frå dette føremålet vart det

vedtatt å utvida rapporten med desse problemstillingane:

Kven har myndigheit til å setja i gang tiltak, og kva for opplæring har desse fått om reglar/søknad m.v.

om tilskot og refusjonar knytt til slike tiltak?

Kva for budsjetterings- og rapporteringsrutinar har kommunen etablert, og korleis vert desse praktisert?

Blir det utarbeidd månadsvise/tertialvise rekneskap?

Kva for risikovurderingar vert gjort knytt til pleie- og omsorg, og korleis vert risiko styrt?

Kontrollutvalet presiserte og at tilpassing til økonomiske føresetnader i løpet av året og utar-

beiding av månadlege økonomiske prognosar skulle inngå i dei omtalte problemstillingane.


8

Saksutredning:

Sekretariatet har motteke ein oppdatert prosjektplan frå revisor. Timeforbruket på prosjektet

er auka med i alt 60 timar, frå 235 til 295 timar. Sjå elles vedlagte reviderte planutkast. Det er

forventa at rapporten vert ferdigstilt til neste møte i kontrollutvalet.

Forslag til

VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp tar den oppdaterte prosjektplanen til orientering.

SANDNES, 18.07.2013

Wencke Sissel Olsen

Daglig leder

Vedlegg:

Oppdatert prosjektplan

Tilbake


9

19/13 Bestilling av prosjekt for behandling i 2014


Arkivkode. 217




Bakgrunn:

Kontrollutvalet skal i - tråd med Plan for forvaltningsrevisjon som vart vedtatt av

kommunestyret i 2012 – gjennomføra årleg forvaltningsrevisjon.

Saksutredning:

I følgje vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon, er desse prosjekta prioritert for den inneverande

perioden:

1. Personalforvaltning og vikarbruk innafor helse og sosial

2. Psykisk helsearbeid/individuelle planar

3. Drift og vedlikehald av kommunale bygg

4. Barnevernstenesta

5. Heimetenestene/institusjonstenester

Det øvste punktet på lista er bestilt for levering i år. Kontrollutvalet kan først og fremst velja

blant dei øvrige prioriterte prosjekta for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2014.

I vedtatt Plan for selskapskontroll står det imidlertid at det skal gjennomførast ein

selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Klepp Energi AS. Dette er eit selskap som er

heileigd av Klepp kommune, og utgiftene til dette kan derfor ikkje delast med andre slik ein

tidligare har gjort når det gjeld selskapskontrollar. Av budsjettmessige grunnar vil det ikkje la

seg gjere både å gjennomføra dette prosjektet og eit prosjekt i tråd med Plan for

forvaltningsrevisjon. Sekretariatet foreslår derfor at kontrollutvalet for 2014 prioriterer å

følgja opp kommunestyrets vedtak når det gjeld selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i

Klepp Energi AS.

Det er og vedtatt i Plan for selskapskontroll at det skal gjennomførast ein generell kontroll av

Klepp kommunes eigarskapsforvaltning. Sekretariatet foreslår at dette blir gjort samstundes

med at det vert gjennomført ein utvida kontroll av Klepp Energi AS. Dersom det vert

naudsynt av økonomiske grunnar kan den siste rapporten gå over to budsjettår.

FORSLAG TIL VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp ber revisor om å legga fram utkast til prosjektmandat for

gjennomføring av selskapskontroll m/forvaltningsrevisjon i Klepp Energi AS til

neste møte. Prosjektet skal og innehalda eit utkast til mandat for gjennomgang av

Klepp kommune si eigarskapsforvaltning.

SANDNES, 04.07.2013

Wencke Sissel Olsen, dagleg leiar

Click here to enter text.

Tilbake


10

20/13 Budsjett 2014 - kontrollutvalets budsjettforslag


Arkivkode. 151




Bakgrunn:

Forskrift om kontrollutvalg pålegg utvalet ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll-

og tilsynsarbeidet i kommunen. Budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med

kontrollutvalets arbeid. Kontrollutvalets budsjettvedtak skal i høve til forskrifta gjerast kjent

for kommunestyret i forbindelse med at kommunens samla budsjett for 2014 skal vedtas.

Kontrollutvalets forslag kan ikkje endrast av administrasjonen1.

Kontrollutvalets ansvar for utarbeiding av eiget budsjettforslag inneber også eit ansvar for

rekneskap og rekneskapsoppfølging.

Saksutredning:

Kommunane er pålagde både å ha eit kontrollutval, ei forsvarleg revisjonsordning og eit

uavhengig sekretariat. Budsjettforslaget omfattar derfor kun lovpålagte oppgåver.

Budsjettforslaget er delt inn i 2 hovudpunkt: Utgifter til kontrollutvalet sitt arbeid

(godtgjersle, kurs- og reiseutgifter, sekretariat m.m) og til revisjon.

Kontrollutvalet sine utgifter

Kontrollutvalets utgifter er godtgjersle til kontrollutvalets medlemmer, utgifter til kjøring/

transport, kurs m.m. Sekretariatet har ikkje fått melding frå kommunen om auka godtgjersle ti

politikarane, slik at denne posten ikkje er foreslått endra. Øvrig forslag er ikkje foreslått endra

i forhold til fjorårets budsjett.

Når det gjeld sekretariatet, er kontrollutvalet pålagt å ha ein eigen administrasjon som er

uavhengig av både kommunen sjølv og kommunens revisor. Rogaland

Kontrollutvalgssekretariat har fram til 2013 levert slike tenester til Klepp kommune på

kontrakt. Denne kontrakten gjekk ut i 2013, og kommunen har nå søkt om medlemsskap i

sekretariatet.

Sekretariatet har ansvar for saksutgreiing, sekretariatsarbeid, arkivering og alt øvrig

administrativt arbeid knytt til kontrollutvalet si verksemd. Som fast medlem betaler

kommunen eit fast grunnbeløp for dette. Det blir ikkje fakturert for utgifter ut over dette

grunnbeløpet. Budsjettet til sekretariatet er litt mindre enn i fjor, då det er sett ut frå styrets

vedtak om grunnpris til medlemmer, og føreset at kommunen blir medlem.

Revisjon

Kommunen har inngått avtale om kjøp av tenester frå revisjonsfirmaet Deloitte AS. Denne

avtalen gjekk ut 31.12.2011, men har to års opsjon (1+1 år). Klepp kommune har nytta seg av

1 Jfr. bl.a. Kontrollutvalgsboka s. 25 m/referanser


11

denne opsjonen, og kommunen har i 2013 derfor vore inne i det siste opsjonsåret.

Revisjonstenestene må ut på anbod i løpet av hausten 2013.

Budsjettet omfattar i grove trekk utgifter til vanleg rekneskapsrevisjon og

momskompensasjon, attestasjonar og forvaltningsrevisjon i høve til planar vedtatt av

kommunestyret

Då budsjett 2014 for kjøp av revisjonstenester vil vera avhengig av resultatet av den nye

anbodsrunden, er det foreløpig ikkje gjort endringar her sett opp mot fjorårets budsjett.

Budsjettet for 2014 vil sannsynligvis måtte justerast når resultatet av denne anbodsrunden er

klart.

Oppsummering - samla budsjettforslag

Samla sett er budsjettforslaget for 2014 litt lågare enn forslaget for 2013. Det skuldast i

hovudsak lågare budsjett til kjøp av sekretariatstenester. Som tidlegare nemnt må det takast

atterhald om at vi ikkje kjenner utgiftene til kjøp av revisjonstenester, då desse nå må ut på

nytt anbod. Det kan derfor bli naudsynt å regulera budsjettet seinare på året.

FORSLAG TIL VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp tilrår eit samla budsjett for kontroll og tilsyn for 2014 på i

alt kr. 817.000,- ekskl. mva.

Det tas atterhald om at budsjettet må korrigerast når av resultatet anbodsrunden for

kjøp av revisjonstenester er klart.

SANDNES, 09.07.2013

Wencke Sissel Olsen

Daglig leder

Vedlegg:

Budsjettoversikt

Tilbake


12

21/13 Rekneskap pr. 31.07.2013 - kontrollutvalets

budsjettområde Arkivsak-dok. 13/00286-1

Arkivkode. 212




Bakgrunn:

Kontrollutvalet har iflg. § 18 i ”Forskrift for kontrollutvalg” ansvar for å leggja fram årleg

forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Som ein konsekvens av dette

har kontrollutvalet og ansvar for budsjettoppfølging på det same budsjettområdet.

Saksutgreiing:

Sekretariatet har fått tilsendt forbruk pr. 31.07.2013for kontrollutvalet sitt budsjett. På dette

tidspunktet ligg forbruket skjematisk sett på eit gjennomsnitt på 58,3%. For revisor sin del vil

det vera forskjell i løpet av året, då enkelte periodar er meir arbeidsintensive enn andre. Pga.

pågåande søknad om opptak i samarbeidet har Klepp ikkje blitt fakturert innan rapporterings-

dato. (Det er i etterkant sendt ut faktura på 2/3 av fast grunnbeløp på 138.000 kr., dvs. kr.

92.000,-).

Tilsendt rekneskapsoversikt viser eit forbruk til revisjon på 34%. Det må derfor tas atterhald

om at det finst faktura som ikkje er postert pr. rapporteringsdato.

Når det gjeld utgifter til kontrollutvalet – inkl. sekretariat, ligg samla forbruk her på kun ca

15%. Ei av hovudårsakene til dette er at faktura frå sekretariatet ikkje er postert i denne

perioden (sjå overfor).

Det er pr. 1. tertial ingen teikn på at budsjettet for 2013 ikkje skal vera tilstekkeleg. Det må

likevel tas atterhald om at bestilt forvaltningsrevisjon kan bli dyrare enn forventa. Kontroll-

utvalet kan i så fall søka kommunestyret om ytterligare midlar til dette prosjektet.

FORSLAG TIL VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp tar rekneskapsoversikten pr. 31.07.13 til orientering.

SANDNES, 06.08.2013

Wencke Sissel Olsen

Daglig leder

Vedlegg:

Rekneskapsoversikt Tilbake


13

22/13 Forslag til møteplan for 2014 Arkivsak-dok. 13/00263-1

Arkivkode. 033




Bakgrunn

Med utgangspunkt i møteplan for 2013 har sekretariatet laga eit forslag til møteplan for 2014.

Normalt har kontrollutvalet 5 – 6 møter i året.

Saksutgreiing Som nemnt har kontrollutvalet normalt 5 – 6 møter i året, 2 – 3 om våren og 3 om hausten.

Møtet i juni kan avlysast dersom det er liten saksmengde. Det er òg mogleg å ha ekstra møter

om det er behov.

På møtet i april skal kontrollutvalet behandla årsrekneskapen. Dette møtet må difor tilpassast

kommunen sin møteplan, då formannskapet i følgje forskrifta må kjenne kontrollutvalet si

uttale om årsrekneskapen før dei innstillar til kommunestyret. I møteplanen har me førebels

sette inn 10. april, men dette kan bli endra når kommunen sin møteplan er vedteken. Me vil då

gje beskjed om dette så snart me vert kjent med møtedatoane.

Møtedag har vore torsdag, og møtetidspunkt kl. 16.00. Møtedatoar og dagar skal tilpassast 16

andre utval, slik at det kan vere vanskeleg å endre på denne. Dersom utvalet likevel

føretrekker ein annan dag, vil me strekke oss så langt me kan for å få dette til.

FORSLAG TIL VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp vedtek følgjande møteplan for 2014:

Dag Dato Tidspunkt Kommentar

Torsdag 20.02.14 16.00

Torsdag 10.04.14 16.00 Foreløpig dato

Torsdag 19.06.14 16.00 Går ut dersom få saker

Torsdag 11.09.14 16.00

Torsdag 16.10.14 16.00

Torsdag 27.11.14 16.00


14

SANDNES, 20.06.2013

Wencke Sissel Olsen

Daglig leder

Tilbake


15

23/13 Statusoversikt pr. september 2013


Arkivkode. 217




Bakgrunn:

Til kvart møte i kontrollutvalet vert det lagt fram ei oversikt over dei sakene og prosjekta

kontrollutvalet arbeider med eller har bestilt frå revisor. Oversikta skal vera kontrollutvalets

reiskap for å kunne følgje behandling og framdrift i sakene, samt ha oversikt over tidlegare

behandla saker.

Saksutredning:

Den første tabellen inneheld saker som er bestilt frå revisor/evt. sekretariatet, men som ennå

ikkje er levert til behandling.

Den andre tabellen inneheld oversikt over saker som er behandla ferdig i kontrollutvalet og

vidaresendt kommunestyret, men som venter på oppfølging av kommunestyrets vedtak. Dette

skjer eit godt halvår etter at rapporten er ferdigbehandla i kommunestyret.

Den siste tabellen inneheld saker der også oppfølginga er behandla i kontrollutvalet, og som

dermed vert sett på som ferdigbehandla.

FORSLAG TIL VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp tar statusoversikten for september 2013 til orientering.

SANDNES, 04.07.2013

Wencke Sissel Olsen

Daglig leder

Vedlegg:

Statusoversikt

Tilbake


16

REFERATSAKER/MELDINGER:

2/13 Planlegging av evt. møte med politiske leiarar i

oktober Arkivsak-dok. 13/00263-2

Arkivkode. 033




I samband med utarbeiding av ny Plan for forvaltningsrevisjon i 2011/2012, vart det gjennomført

eit møte med dei politiske gruppeleiarane for å få innspel til den nye planen.

Det vart då ytra ønske frå fleire av gruppeleiarane om at kontrollutvalet burde gjennomføra årlige

møter med politiske gruppeleiarar.

Ved utarbeiding av møteplanen for 2013 vart derfor onsdag den 15. oktober sett av som foreløpig

dato for eit slikt møte i samband med eit kommunestyremøte. I den endeleg vedtatte møteplanen

er det imildertid ikkje møte denne dagen, men den 11. november 2013. Det vert derfor foreslått at

kontrollutvalet diskuterer om ein skal planlegga eit møte med gruppeleiarane før dette

kommestyremøtet, som begynner kl. 18.00.

Aktuelle tema kan vera prioritering av nye prosjekt innafor den vedtatte planen, men og andre

område som kontrollutvalet kan tenka seg å diskutera. Gruppeleiarane kan og utfordras til å melda

inn eigne område som dei måtte ønska å diskutera med utvalet.

Kontrollutvalet bør diskutera om dette møtet skal gjennomførast – og om det er ønskeleg å

behalda det oppsette møtet i kontrollutvalet i oktober eller om dette då skal gå ut.

Tilbake


17

3/13 Særutskrift av møtebok: Interkommunalt Arkiv

Rogaland IKS - Rapport selskapskontroll Arkivsak-dok. 13/00123-1

Arkivkode. 217




Sjå vedlegg

Tilbake


18

4/13 Særutskrift av møtebok: Årsrapport og rekneskap

2012 Arkivsak-dok. 13/00108-7

Arkivkode. 210




Sjå vedlegg.

Tilbake

Forvaltningsrevisjon | Klepp kommune

Personalforvaltning, vikarbruk og

økonomistyring i omsorgsavdelinga

Prosjektplan/engagement letter

Dokumentet inneheld informasjon som ikkje skal vere offentleg (Offl §13 jf. Fvl §13).

April 2013

2

Innhald

1. Innleiing .............................................................................................................................................. 3

1.1 Bakgrunn ...................................................................................................................................... 3 1.2 Føremål og problemstillingar ........................................................................................................ 3 1.3 Eventuelle avgrensingar ............................................................................................................... 4

2. Revisjonskriterium ............................................................................................................................ 5

2.1 Arbeidsmiljølova ........................................................................................................................... 5 2.2 Vikarbruk ....................................................................................................................................... 6 2.3 Personalforvaltning ....................................................................................................................... 6 2.4 Økonomistyring ............................................................................................................................. 7

3. Metode ................................................................................................................................................ 8

3.1 Dokumentanalyse ......................................................................................................................... 8 3.2 Intervju .......................................................................................................................................... 8 3.3 Analyse av løns- og arbeidstidsdata ............................................................................................ 8 3.4 Verifisering .................................................................................................................................... 8

4. Tid og ressursbruk ............................................................................................................................ 9

4.1 Nøkkelpersonell ............................................................................................................................ 9 4.2 Tidsbruk ........................................................................................................................................ 9

3

1. Innleiing

1.1 Bakgrunn

Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet 18. april 2013, sak 11/13, utarbeidd ein

revidert prosjektplan for forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og vikarbruk innanfor

omsorgsavdelinga i Klepp kommune. Etter ønskje frå kontrollutvalet er prosjektet utvida til også å

omfatte økonomistyring innanfor omsorgsavdelinga.

1.2 Føremål og problemstillingar

Føremålet med prosjektet vil vere å undersøke om kommunen etterlever lovkrav og andre sentrale

føringar knytt til personalforvaltning, regulering av arbeidstid og vikarbruk innanfor omsorgstenesta.

Vidare vil vi sjå på om økonomistyringa i omsorgsavdelinga bidreg til god utnytting av tildelte

budsjettmidlar.

Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande problemstillingar:

1. Har omsorgsavdelinga i Klepp kommune føremålstenlege system og rutinar knytt til:

a) rekruttering av nye arbeidstakarar?

b) opplæring og kompetanseutvikling?

c) reduksjon av uønskt deltid?

2. Har Klepp kommune føremålstenlege rutinar og retningsliner knytt til bruk av vikarar innanfor

omsorgsavdelinga? a. I kva grad blir eventuelle rutinar og retningsliner etterlevd? b. Er rutinar og retningsliner i samsvar med regelverk og politiske mål/styringssignal?

3. Har Klepp kommune tilfredsstillande system for å sikre at dei etterlever reglane i

arbeidsmiljølova (jf. §10) innanfor omsorgsavdelinga? a. I kva grad etterlever kommunen krava til regulering av arbeidstid? b. I kva grad etterlever kommunen krava om regulering av overtidsbruk? c. I kva grad har Klepp kommune system for å fange opp og korrigere eventuelle avvik frå

arbeidsmiljølova sine arbeidstidsbestemmingar?

4. Kva er konsekvensane av vikarbruk for tenesteutøvinga innanfor omsorgsavdelinga? a. Kva er dei økonomiske konsekvensane av vikarbruk? b. Kva konsekvensar har vikarbruken for tilbodet og kvaliteten i omsorgsavdelinga?

5. Kven har myndigheit til å setja i gang tiltak, og kva for opplæring har desse fått om

reglar/søknad m. v. om tilskot og refusjonar knytt til slike tiltak?

6. Kva for budsjetterings- og rapporteringsrutinar har kommunen etablert, og korleis blir desse nytta i omsorgsavdelinga?

7. Blir det utarbeidd månadsvise/tertialvise rekneskap innanfor omsorgsavdelinga?

8. I kva grad blir det gjennomført risikokartlegging og risikovurderingar knytt til økonomiske mål for omsorgsavdelinga?

a. I kva grad blir identifiserte risikoar følgt opp med risikoreduserande tiltak?

4

1.3 Eventuelle avgrensingar

Prosjektet er avgrensa til å omhandle situasjonen innanfor omsorgsavdelinga i Klepp kommune.

5

2. Revisjonskriterium

Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, anna regelverk og relevante

kommunale vedtak og retningsliner. Kriteria vil bli utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i

gjeldande standard for forvaltningsrevisjon1. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som

kan vere relevant for prosjektet. Andre kriterium kan komme til dersom det skulle vere naudsynt for å få

ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane.

2.1 Arbeidsmiljølova

Arbeidsmiljølova regulerer kor lenge den enkelte arbeidstakar kan jobbe, og kor lang tid arbeidstakarar

må ha fri mellom arbeidsøktene. Under følgjer nokre sentrale utdrag frå § 10 Arbeidsmiljøloven om

arbeidstid og overtid.

Det er mellom anna reglar for å sikre at arbeidstakarar har både dagleg og vekentleg fri:

«(1) Arbeidstaker skal ha minst 11 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av 24 timer. Den

arbeidsfrie perioden skal plasseres mellom to hovedarbeidsperioder.

(2) Arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpet av sju

dager» (Arbeidsmiljølova § 10-8)

Når det gjeld overtid er dette særleg detaljregulert i lova:

«(1) Arbeid utover avtalt arbeidstid må ikke gjennomføres uten at det foreligger et særlig og

tidsavgrenset behov for det.

(2) Varer arbeidet for noen arbeidstaker ut over lovens grense for den alminnelige arbeidstid

regnes det overskytende som overtidsarbeid.

(3) Før arbeid som nevnt i denne paragraf iverksettes skal arbeidsgiver, dersom det er mulig,

drøfte nødvendigheten av det med arbeidstakernes tillitsvalgte.

(4) Overtidsarbeidet må ikke overstige ti timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire

sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker.

(5) Arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale kan

skriftlig avtale overtidsarbeid inntil 15 timer i løpet av sju dager, men slik at samlet

overtidsarbeid ikke overstiger 40 timer i fire sammenhengende uker. Overtidsarbeidet må ikke

overstige 300 timer innenfor en periode på 52 uker. (…)

(8) Samlet arbeidstid må ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av sju

dager. Grensen på 48 timer i løpet av sju dager kan gjennomsnittsberegnes over en periode på

åtte uker.

1 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon

6

(9) Arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, kan

skriftlig avtale unntak fra grensen på 13 timer i åttende ledd, men slik at den samlede arbeidstid

ikke overstiger 16 timer i løpet av 24 timer. Arbeidstaker skal i så fall sikres tilsvarende

kompenserende hvileperioder eller, der dette ikke er mulig, annet passende vern.» (jf.

Arbeidsmiljølova § 10-6)

2.2 Vikarbruk

Bruk av midlertidig tilsette i eit arbeidsforhold er regulert i arbeidsmiljølova § 14-9 (1) bokstavane a til e.

Hovudregelen er at arbeidstakarar skal tilsetjast i fast stilling, dvs. utan tidsavgrensing og med vanleg

vern mot oppseiing jf. arbeidsmiljølova § 14-9. Vidare er det høve til å hente inn vikar dersom

vedkommande går inn i arbeid i staden for ein annan eller andre jf. § 14-9, 1) bokstav b.

Etter helse-og omsorgstjenesteloven § 3-1 har kommunen plikt til å gje helse- og omsorgstenester til

dei som bur og oppheld seg i kommunen. Helse- og omsorgstilbodet som kommunen gjev er i mange

tilfelle eit døgnkontinuerleg tilbod. Den kommunale omsorgstenesta er også underlagt krav til kvalitet,

bemanning og kompetanse innanfor fleire av tenestene som utgjer helse- og omsorgstenestene. Dette

er mellom anna regulert i Forskrift for sykehjem m.v., Forskrift om kvalitet i pleie- og

omsorgstjenestene, Helse- og omsorgtjenesteloven §§ 1-1; 3-1; 3-7,Helsepersonelloven, Pasient- og

brukerrettighetsloven §§ 2-1a; 7-2.

Behovet for døgnkontinuerleg drift av fleire tenester, i kombinasjon med krava til kvalitet, bemanning og

kompetanse i tenestene, inneber at ein kommune i mange tilfelle vil vere nøydt til å hente inn vikarar for

å kunne oppretthalde tilbodet.

Kommunale retningsliner og prosedyrar for innhenting av vikarar vil også vere relevante

revisjonskriterium i dette prosjektet.

2.3 Personalforvaltning

I vår tilnærming til omgrepet personalforvaltning støtter vi oss til Nordhaug (1990:23). Han skriv at vi

kan skilje mellom personalforvaltning og strategisk personalleiing, og at personalforvaltning er det

elementære, operative nivået. Personalforvaltninga sine fire elementære funksjonar er å rekruttere,

behalde, utvikle og avvikle arbeidskrafta.

Av sentralt regelverk vil det i hovudsak vere arbeidsmiljølova som er aktuell som revisjonskriterium i

samband med dei problemstillingane som dreier seg om personalforvaltning. Arbeidsmiljølova regulerer

mellom anna tilhøve knytt til medarbeidarane sin rett til medverknad, fortrinnsrett ved tilsettingar, og

oppseiing av arbeidstakarar. Klepp kommune sine eigne politiske vedtak og målsettingar, samt

administrative rutinar for personalforvaltninga, vil også utgjere viktige revisjonskriterium knytt til desse

problemstillingane.

Arbeidsmiljølova § 4-2 inneheld krav til tilrettelegging, medverknad og utvikling. Av arbeidsmiljølova §

14-1 går det fram at arbeidsgjevar skal informere arbeidstakarane om ledige stillingar i verksemda.

Innleigd arbeidstakar skal informerast på tilsvarande vis.

Arbeidsmiljølova § 14-2 omhandlar fortrinnsrett for tilsetting i ny stilling for tilsette som er sagt opp på

grunn av forhold knytt til verksemda. Fortrinnsretten gjeld både for fast tilsette og midlertidig tilsette.

Vidare går det fram av § 14-3 at deltidstilsette har fortrinnsrett til utvida stilling framfor at arbeidsgjevar

føretar ny tilsetting i verksemda. Fortrinnsretten er betinga av at arbeidstakar er kvalifisert for stillinga

og at utøving av fortrinnsretten ikkje vil innebere vesentlege ulemper for verksemda.

Av § 14-5 går det fram at det er krav om at det skal inngåast skriftleg arbeidsavtale i alle arbeidsforhold.

http://www.lovdata.no/all/nl-19990702-063.html

http://www.lovdata.no/all/nl-19990702-063.html

7

Arbeidsmiljøloven § 14-9 omhandlar midlertidig tilsetting. Hovudregelen er at arbeidstakar skal vere fast

tilsett, men i ein del situasjonar kan ein inngå avtale om midlertidig tilsetting. Vilkåra går fram av § 14-9.

Vidare går det fram at arbeidsgjevar minst ein gong per år skal drøfte bruken av midlertidig tilsetting

med dei tillitsvalde.

2.4 Økonomistyring

Relevante revisjonskriterium vil kunne vere kommunelova sine krav til at administrasjonen blir driven i

samsvar med lover, forskrifter og overordna instruksar (§ 23.2), samt krava i kommunelova (§ 47) og

forskrift om årsbudsjett2 (§ 10) til at administrasjonen gjennom budsjettåret skal rapportere til

kommunestyret i høve til det vedtekne årsbudsjettet.

Vidare vil Klepp kommune sine eigne retningsliner og rutinar for budsjettprosessen og

budsjettoppfølging, samt økonomireglement, delegasjonsreglement og andre formelle retningsliner

og rutinar for økonomistyring, vere relevante dokument.

Det vil også kunne vere føremålstenleg å nytte beste praksis for å vurdere økonomistyringa innanfor

omsorgsavdelinga. I følgje Pettersen og Bjørnenak si bok om økonomistyring innan helsesektoren3 kan

økonomistyring definerast som «den aktiviteten i en organisasjon som tar sikte på å styre

ressursbruken mot maksimering av overordnede målsettinger». Aktivitetane innan økonomistyring

føregår både på eit strategisk og på eit operativt nivå i organisasjonen. Strategisk nivå omfattar

strategiar og planlegging. På det operative nivået inngår aktiviteter som budsjettering, avviksanalyse,

rapportering, og iverksetting av korrigerande tiltak. Analyser, rapportering og korrigerande tiltak ved

avvik vil vere sentrale moment i ein vel fungerande økonomisk styring.

I prosjektet vil vi særleg sjå på budsjettering, budsjettoppfølging og rapportering.

Rapporteringa skal bidra til å gi god styringsinformasjon til den administrative og politiske leiinga.

Gjennom året vil rapportane gi administrasjonen grunnlag for å utøve økonomistyring gjennom

korrigerande tiltak og å gjere omdisponeringar innanfor delegeringsfullmakta. Vidare vil rapporteringa

gi politikarane grunnlag for å vurdere økonomisk status og utvikling, samt gi eit grunnlag for politiske

omdisponeringar, prioriteringar og eventuelle tilleggsløyvingar.

2 FOR-2000-12-15-1423. Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner).

3 Pettersen og Bjørnenak (2005): Helse i hver krone? Om økonomisk styring i helsesektoren. Cappelen Akademiske Forlag, Oslo

8

3. Metode

Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001).

3.1 Dokumentanalyse

Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriell i form av lover og forskrifter, kommunale vedtak, rutinar og

retningslinjer, avtalar m.m. vil bli brukt som bakgrunnsdata, revisjonskriterium og faktagrunnlag.

3.2 Intervju

Revisjonen vil gjennomføre intervju med kommunalsjef for helse, sosial og omsorg i Klepp kommune,

og avdelingsleiar for avdeling omsorg. I tillegg vil revisjonen gjennomføre intervju med ein seksjonsleiar

ved sjukeheimen, ein frå heimetenesta og ein ved bufellesskap. Eit verneombod og ein tillitsvald vil

også bli intervjua.

Revisjonen vil i tillegg gjennomføre intervju med ein nøkkelperson ved personalavdelinga i kommunen,

samt med kommunen sin økonomisjef og ein økonomikonsulent med ansvar for oppfølginga av

omsorgsavdelinga.

Totalt vil det bli gjennomført intervju med ti personar.

3.3 Analyse av løns- og arbeidstidsdata

Revisjonen ønskjer å gjennomføre statistisk analyse av lønsdata knytt til bruk av vikarar for å få oversikt

over kostnadar knytt til vikarbruk og indikasjonar på risiko for brot på arbeidsmiljølova sine krav til

arbeids- og overtid.

Til å gjennomføre analyse av løns- og arbeidstidsdata vil revisjonen nytte dataverktøyet ACL (Audit

Command Language). ACL gjer det mogleg å analyse store datasett og trekkje ut informasjon om kor

mykje løn som er utbetalt på spesifikke lønsartar, og skilje ut data for utvalde einingar, tenesteområde

og liknande. Det er også mogleg å hente ut informasjon på individnivå, både som del av analysen og

som grunnlag for vidare undersøking.

Føresetnaden for å kunne nytte ACL-verktøyet er at kommunen har registrert løns- og arbeidstidsdata

med namn på tilsette/tilsettnummer, lønsart, arbeidstid, beløp, kostnadsstad osb. Revisjonen vil be

kommunen om uttrekk frå lønssystemet i form av Excel- og/eller tekstfil, som vi deretter analyserer i

ACL-programmet.

3.4 Verifisering

Oppsummering av intervju blir sendt til intervjuobjekta for verifisering, og det er informasjon frå det

verifiserte intervjureferatet som vil bli nytta i rapporten. Faktadelen av rapporten vil først bli sendt til

rådmannen for verifisering. Deretter vil den ferdige rapporten bli sendt til rådmannen for høyring.

Rådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten til kontrollutvalet.

9

4. Tid og ressursbruk

4.1 Nøkkelpersonell

Stein Ove Songstad vil vere oppdragsansvarleg partner på prosjektet. Aslak Svindland

(seniorkonsulent) vil vere prosjektleiar, og Gunnar Hoff (director) og Ida Nerbø (seniorkonsulent) vil

delta i gjennomføringa av prosjektet.

4.2 Tidsbruk

Med utgangspunkt i prosjektet sin art og den planen som er lagt for korleis det skal bli gjennomført, er

det stipulert at det vil ta omlag 295 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer førebuing av

prosjektet, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av

datainnsamling, analyse av empiri i høve til revisjonskriterium, og utarbeiding og kvalitetssikring av

rapport.

Tidsestimatet inkluderer ikkje førebuing og presentasjon av rapport i kommunestyret. Ein slik

presentasjon vil bli fakturert per forbruk, opptil 8 timar. Ved utløysing av denne opsjonen vil den totale

ramma for prosjektet vere 303 timar.

Dersom det blir oppstart av prosjektet i april 2013 vil prosjektet kunne vere sluttført innan utgangen av

september 2013.

For å kunne gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det naudsynt at

kommunen gjer dokumentasjon tilgjengeleg, bistår med uttrekk frå lønssystemet og at utvalde personar

stiller til og verifiserer intervju.

Fakturering av kostnadane ved prosjektet vil skje i høve til rammeavtale.

Bergen, 24. april 2013

____________________

Stein Ove Songstad,

Oppdragsansvarleg partner

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee,

and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see

www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

and its member firms.

Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning

multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings

world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's

approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence.

© 2013 Deloitte AS

Klepp kommune ETAT FOR SKULE OG BARNEHAGE

Postboks 25

4358 Kleppe

Tlf 51429800

Org.nr.: 00864969682

e-post: [email protected] - http://www.klepp.kommune.no

Kontrollutvalet i Klepp kommune

Saksnr Løpenr Arkivkode Avd/Sek/Saksh Dykkar ref 12/2218-9 12258/13 216 OPP/OPP/TRP

FORVALTNINGSREVISJON - GRUNNSKULEN - OPPFØLGING AV SAK 3/13 I

KOMMUNESTYRET

I sak 3/13 den 25.2.2013 vedtok Kommunestyret i Klepp å ta forvaltningsrevisjonsrapport frå

Deloitte til etterretning. Det beli vedteke at brot på lover og anna reglement må rettast snarast

råd. Innan 6 mnd ba kommunestyret om at rådmannen gir tilbakemelding til kontrollutvalet

om korleis rapporten er følgt opp.

Tiltaka vil bli gjennomgått punktvis. I vedtaket står det at det bør setjast i verk tiltak. I det

ligg det at det kan vera grunnar for å velja annleis enn tilrådinga frå revisjonen. Der dette er

gjort blir det gitt grunngjeving for valet. I dei fleste punkta er framlegga tekne til etterretning

og ført til endra og forbetra rutinar og ordningar.

Dei reviderte rutinane har vorte presenterte for rektorane og leiar for PPT. Desse har gitt

innspel til rutinane. Dette har vore ein prosess både for å få mange aktørar på banen for å få

til best mulige rutinar og ordningar. Det har også vore ein del av prosessen for å skapa

eigarforhold til dei pålegg og krav som ligg i lova, forskriftene og rettleiarar.

Nye rutinar av 22.5.2013 og malar blir lagt som vedlegg. I gjennomgangen av dei ulike

punkta blir det vist til punkta i rutinane med kva nummer det er som dekker tilrådinga.

Revisjonen sine tiltak med oppfølging:

I samsvar med revisjonen sine vurderingar bør Klepp kommune setje i verk følgjande tiltak:

blir gjennomført innan «rimeleg tid» (jf. Udir sine retningsliner). Oppfølging: p 8 og p 15.

tid, og driv systemretta arbeid ved skulane (jf. Oppll. § 5-6). Oppfølging: p 3 og p 8

medfører at skulen ikkje kan fatte enkeltvedtak om spesialundervisning innan ein månad etter at førespurnaden er motteken. Oppfølging: p 8 og p 15

omtale av korleis ein skal gå fram for å sikre at søknadar/ førespurnad om spesialundervisning som kjem inn på andre tidspunkt enn til kommunen sine faste fristar blir handsama fortløpande og utan ugrunna opphald. Oppfølging: p 8 og p 15

opplæringstilbodet får tilbod om spesialundervisning (jf. Oppll § 5-1). Oppfølging: p 8

organiseringsformer, slik at eleven sine rettar går tydeleg fram av vedtaket. Oppfølging: p 10 og vedlagde mal

praksis når det gjeld korleis ein skal oppgje timeformat (45

eller 60 minutter) i vedtak om spesialundervisning. Oppfølging: p 8 og p 10

at innhaldet blir tydelegare presisert, til dømes kva timeformat som skal nyttast korleis pedagog- og assistenttimar skal fordelast. Oppfølging: Sjå vedlagde mal

kvifor kommunen likevel meiner at eleven får eit pedagogisk forsvarleg undervisningstilbod, jf. oppl. § 5-3. Oppfølging: p 7 og p 8

spesialundervisning som skal begynne på ungdomsskulen tidsnok til at vedtak kan fattast før skulestart. Oppfølging: 8 og p 11

spesialundervisning når dei søkjer/ startar vidaregåande opplæring får gjennomført ny sakkunnig vurdering slik at vedtak kan fattast før skulestart. Oppfølging: p 24

Klepp kommune, 22.05.2013

Trond Roy Pedersen

kommunalsjef

Dokumentet er elektronisk godkjent og treng derfor ingen signatur.

Kopi til: Hovudutval for skule og barnehage og kommunestyret

ORDNINGAR FOR SPESIALUNDERVISNING – OPPLÆRINGSLOVA KAP. 5

Lovgrunnlag:

Opplæringslova § 1-2, Formålet og samarbeid med heimen

Opplæringslova § 1-3, Tilpassa opplæring

Opplæringslova kapittel 5, Spesialundervisning

Forvaltningslova sine reglar for saksbehandling, enkeltvedtak og klageadgang

Ordningar og rutinar for spesialundervisning i skulane:

1. Overordna prinsipp: Tilpassa opplæring, jfr. oppl.l. § 1-3 og barne-, elev- og

læringssynet til kommunen.

2. Ressursane blir delt ut til skulane etter Klepp sin tildelingsmodell.

3. PPT deltar i arbeidet på skulane for å utvikla gode opplæringsmiljø (oppl.l. §5-6).

PPT deltar i systemarbeidet på skulane både på eige initiativ og på opmoding frå

skulane. Rektor har ansvar for at det er minst 2 møte i året der skulane si organisering

av spesialundervisninga og opplegg elles som høyrer til systemarbeidet blir drøfta.

Det skal førast referat og vera med konklusjonar for vidare oppfølging frå skulen og

PPT.

4. Elevar som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære

opplæringstilbodet, har rett til spesialundervisning og det skal gjerast enkeltvedtak om

spesialundervisning (oppl.l. § 5-1).

5. For elevar som er vurdert til å ikkje ha rett på spesialundervisning, eller kor

spesialundervisning opphøyrer, skal det og fattast grunngjeve vedtak.

6. Rektor har delegert myndighet til å gjera enkeltvedtak om spesialundervisning etter

opplæringslova § 5-1.

7. Enkeltvedtaket skal gjerast i tråd med opplæringslova og forvaltningslova sine reglar

på dette området. Dersom vedtaket avvik frå den sakkunnige vurderinga frå PPT, må

vedtaket vera grunngitt – jfr opplæringslova §5-3.

8. Kommunalsjef er ansvarleg for at det blir gitt nødvendig informasjon og opplæring

slik at saksbehandlinga blir forsvarleg, blant anna årlig gjennomgang av ordningane

og rutinane for spesialundervisning. Dette blir lagt inn fast på møtet i januar.

9. Saksbehandlinga skal gjerast i EDB Sak og Arkiv.

10. Enkeltvedtak om spesialundervisning skal vera så klart og fullstendig at det ikkje er

tvil om kva opplæringstilbod eleven skal få. Enkeltvedtaket må også fastsetja

prinsippa for innhaldet i og den organisatoriske gjennomføringa av opplæringa.

Vedtak skal gjerast som årstimar med utgangspunkt i 60 minutt timeformat.

11. Det er utarbeidd eigen mal for vedtak om spesialundervisning som er lagd i EDB Sak

og Arkiv som skal nyttast.

12. Orientering om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte for ein

eventuell klage er tatt med i malen for vedtak om spesialundervisning. Dette er i

samsvar med forvaltningslova.

13. Før det blir fatta vedtak om spesialundervisning, skal det ligga føre ei sakkunnig

vurdering frå PPT av dei særlege behova til eleven. Vurderinga skal visa om eleven

har behov for spesialundervisning, og kva for opplæringstilbod som bør gis (oppl.l. (§

5-3).

14. Før det blir gjort sakkunnig vurdering og vedtak om å setja i gang

spesialundervisning, skal det innhentast samtykke frå eleven eller frå foreldra til

eleven. Eleven eller foreldra til eleven har rett til å gjera seg kjende med innhaldet i

den sakkunnige vurderinga og til å uttala seg før det blir gjort vedtak (oppl.l. §5-4).

Dersom foreldra motset seg at det blir gjort sakkunnig vurdering, og skulen meiner

dette er nødvendig, må skulen be om skriflteg tilbakemelding på dette.

15. Behandlinga av førespurnader om spesialundervisning skal gjerast fortløpande av

PPT og rektor og vera i samsvar med rettleiar frå Utdanningsdirektoratet. Det skal

ikkje vera ugrunna opphald hos PPT eller rektor. (Forvaltningslova § 11a).

16. Rektor har ansvar for at det vert utarbeidd ein individuell opplæringsplan (IOP) og

halvårsraspportar for elevar med spesialundervisning i tråd med føringane i

opplæringslova § 5-5.

17. IOP skal visa mål for og innhaldet i opplæringa og korleis ho skal drivast.

Halvårsrapporten skal gi oversikt over den opplæringa eleven har fått, og ei vurdering

av utviklinga til eleven. Vurderinga i halvårsrapporten må skje med bakgrunn i IOP

og dei måla som er sette for opplæringa til eleven (oppl.l 5-5).

18. IOP vert laga i etterkant av halvårsrapport om våren, men seinast innan 15.09.

Halvårsrapportane må vera leverte innan 15.01 og 01.07.

19. Enkeltvedtak, IOP og halvårsrapportar vert sende føresette. PPT og kommunalsjef

ved saksbehandlar vert lagd til som kopimottakarar. Ferdig underteikna IOP og

halvårsrapportar skal sendast arkiv for scanning.

20. Sakkunnige vurderingar frå PPT og enkeltvedtak om spesialundervisning kan gjerast

for meir enn eitt år der det er naturleg. Det må likevel lagast ein IOP for kvart år som

bygger på halvårsrapportane. Ved overgang til 1., 2., 5. og 8. årstrinn skal det

utarbeidast ny oppdatert sakkunndig vurdering og gjerast nye vedtak i samsvar med

rettleiar frå Utdanningsdirektoratet. Dersom sakkunnig tilråding ikkje er gjort før

skulestart, må det eventuelt gjerast eit midlertidig vedtak når det er bede om

spesialundervisning. I neste omgang må PPT vurdera om eleven ikkje kan nyttiggjera

seg den ordninære opplæringa. Når sakkunnig tilråding ligg føre, må det gjerast

endeleg vedtak om spesialundervisning.

21. Når eleven får opplæring etter ein individuell opplæringsplan, avgjer foreldra eller dei

føresette om eleven skal ha vurdering med eller utan karakter. Valretten gjeld berre i

fag der eleven får opplæring etter slik plan (oppl.l f§3-6). For å få opplæring etter ein

IOP må det ligga føre eit enkeltvedtak om spesialundervisning.

22. For elevar som bur i fosterheim, sender rektor tilråding til etatskontoret innan 1. mars.

Etaskontoret søker heimekommunen om ressursar til spesialundervisning etter

tilråding frå skulen.

23. Refusjonskrav høst og vår. Rektor sender refusjonskrav til Etatskontoret for

fakturering og vidaresending.

24. Rektor har ansvar for å bidra til å legga til rette for overføring til vidaregåande skule i

samsvar med sentral forskrift.

Klepp kommune, 22.05.2013

Trond Roy Pedersen

kommunalsjef

Vedtak om spesialundervisning for skuleåret 2013- 2014

Vedtaket gjeld for perioden Frå

Til

Barnet sitt namn

Fødd

Skule/ Årstrinn

Telefon

Føresette

Adresse

Postnr

Stad

Tlf

Elevar som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredstillande utbytte av det ordinære

opplæringstilbodet, har rett til spesialundervisning jfr. opplæringsloven § 5-1 Første ledd

Årsaker til behovet (og evt. medisinsk diagnose):

Grunngjeving for vedtaket:

Vedtaket er fatta på bakgrunn av eleven sitt behov, og følgande grunnlagsdokument og møte:

Individuell opplærings plan

Sakkyndig vurdering fra PPT

Dialogmøte, dato:

Anna

Omfang på tilbodet Årstimar med spesialpedagog/

pedagog :

Årstimar med miljøterapaut,

vernepleiar, assistent :

Innhald:

Organisering:

Andre styrkingstiltak

som kjem eleven til

gode :

Merk! For fullstendig oversikt over eleven sitt tilbod viser vi til eleven sin individuelle

opplærings plan og sakkyndig vurdering utarbeidd av PPT. I tillegg vil det kvart halvår bli

utarbeida ein skriftleg rapport over den hjelpa eleven har fått, og ei vurdering av eleven si

utvikling.

Klageadgang (Forvaltningslovens §§ 28 og 29)

Vedtaket om spesialundervisning kan påklagast. Klagefrist er 3 veker fra det tidspunkt

underretning om vedtaket er kome fram til vedkommande part. Ei eventuell klage skal

sendast til etatskontoret skule/ barnehage v/ saksbehandlar til ny vurdering. Dersom

etaskontoret ikkje imøtekjem klagen, blir klagen sendt til Fylkesmannen i Rogaland, som er

siste klageinstans.

Med helsing

Dato

Rektor saksbehandlar

Kopi til:

Rekneskapsrapport 31.07.2013 - kontroll og tilsyn

Klepp kommune, kontrollutvalet

Ansvar 1100 Teneste 1010 Revisjon

Vedtatt av Regnskap % av

Art Kommunest Klepp komm budsj.

1146 Fordelte fellesutgifter 15 000

1352 Revisjon (rekneskap/attestasjonar) 330 000 187 280

1356 Forvaltningsrevisjon 200 000 0

1429 Moms generell komp. ordning drift 100 000 46 820

1729 Ref. moms påpløpt i driftsregnskapet -100 000 -46820

SUM REVISJON 545 000 187 280 34 %

Ansvar 1200 teneste 1002 Kontrollutv

Vedtatt av Regnskap % av

Art Kommunest Klepp komm budsj.

1080 Godtgjersle folkevalde 95 000 36 450 38 %

1099 Arbeidsgjevaravgift 14 000 5 139 37 %

1150 Opplæring/kurs 15 000 0

1160 Reiseutgifter/diett 2 000 0

1370 Kjøp tenester andre (sekretariat) 150 000 0 (92.000)

1429 Moms generell komp. ordning drift 28 000 0

1729 Ref. moms påpløpt i driftsregnskapet -28 000 0

SUM KONTROLLUTVALET 276 000 41 590

SAMLA BUDSJETT/REKNEKSKAP KONTR.UTV 821 000 228 870

Klepp kommune

Postboks 25 4358 Kleppe Tlf 51 42 98 00

1

SÆRUTSKRIFT AV MØTEBOK Behandla i: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 22.04.2013 19/13 Kommunestyret 06.05.2013 22/13 Saksbehandler: Viggo Johansen Arkiv: 210 Arkivsak: 12/3262-10 ÅRSRAPPORT OG REKNESKAP 2012 I medhald av kommunelova § 48 vert årsrapport og rekneskap for 2012 lagt fram for godkjenning i kommunestyret, etter innstilling frå formannskapet. Uttale frå kontrollutvalet etter behandling 18.april 2013 vert lagt fram i formannskapet. Rekneskapsresultatet Driftsrekneskapen vert gjort opp med eit overskot på kr 6.341.940,56.

I tabellen ovafor går det i grove trekk fram kva resultatet skriv seg frå:

• 15,4 mill. i pluss på fellesinntekter/-utgifter • 1,3 mill. i pluss overf. frå VAR • 10,4 mill. i minus på etatane

mill.kr.

Skatt 6,1Rammetilskot 0,3Sum frie inntekter 6,4Øvrige fellesinntekter 10,2Avvik fellesinntekter 16,6

Avvik fellesutgifter -1,2Netto avvik fellesinntekter/-utgifter 15,4

Overføringar frå VAR (avskriv./fordelte utg.) 1,3

Etatene -10,4REKNESKAPSMESSIG MINDREFORBRUK 6,3

2

Årets resultat må karakteriserast som svakt. Etat for helse, sosial og omsorg går med relativt stort underskot. At vi likevel kjem ut med overskot skuldast eit ”positivt” premieavvik i 2012 på netto 17,6 mill. Akkumulert premieavvik er no oppe i ca. 30 mill. Netto driftsresultat i % av driftsinntektene er 1,6 %; det lågaste sidan 2003. Sjå nærare omtale i rapporten under økonomisk analyse. Rådmannen gjer merksam på at sjølvkostområdet Vassforsyning isolert sett har eit underskot på ca. 3,3 mill. Dette underskotet påverkar ikkje det totale rekneskapsresultatet pga. at det er ført som ei fordring på vassforsyningsområdet. Utan denne fordringsføringa ville Klepp kommune sitt overskot i 2012 vore ”berre” 3 mill. Fellesinntekter/-utgifter Netto resultat på fellesinntekter/-utgifter (+15,4 mill.) kan i grove trekk forklarast slik:

• Skatt og rammetilskot (frie inntekter) .................. meirinntekter 6,4 mill. • Premieavvik KLP/STP …………………….netto meirinntekter 17,6 mill. • Avdrag på lån …………………………………… meirutgifter - 5,8 mill. (1)

(1) I samband med refinansiering/samanslåing av ein del gamle lån i 2012 blei det berekna og trokke ca. 5 mill. for mykje i avdrag – sett i høve til dei opprinnelege, godkjende nedbetalingssplanane for dei gamla låna. Rådmannen har konferert med revisjonen, og i prinsippet kunne for mykje trokne avdrag bli tilbakeført i rekneskapen for 2012, og lagt inn som del av nedbetaling på lån i 2013. Rådmannen har imidlertid vald å la alle trokne avdrag i 2012 belaste rekneskapen for 2012, sjølv om dette er meir enn det som trengs for å halde avdragsplanar og budsjett. Rådmannen vel å sjå på dette som ei (eingongs) forsering av nedbetaling på gjeld. Å ”banke ned gjeld” er uansett gunstig for kommunen sin økonomi på sikt. Etatane/rammeområda Resultatet i etatane kan oppsummerast slik:

Som nemnd framføre er det berre etat for helse, sosial og omsorg som kjem ut med underskot i 2012 (ser då vekk frå ca. kr 5.000 i minus i sentraladministrasjonen). Underskotet er på 12,6 mill. Hovudforklaringa er auka utgifter i samband med ressurskrevjande tenester, løn og medfinansiering samhandlingsreforma. Forbruket har ikkje vore under kontroll – og det er viktig at etaten lukkast i arbeidet med å avstemme drifta til vedtekne rammer. Forbetring av styrings-/rapporteringsrutinane er ein del av dette.

NETTO FOR- TILDELTE RESULTAT AVSETT./ RESULTAT

Beløp i 1000 kr BRUK FØR BRUK/ NETTO- FØR BRUK/ BRUK (-) ETTER BRUK/ETATENE/RAMMEOMRÅDA AVSETT. FOND RAMMER AVS. FOND FOND AVS. FONDSENTRALADMINISTRASJONEN 35,100 34,245 -0,855 -0,850 -0,005SKULE OG BARNEHAGER 363,746 363,245 -0,501 -0,501 0HELSE, SOSIAL OG OMSORG 278,666 266,029 -12,637 -12,637LOKAL UTVIKLING 73,069 75,676 2,607 0,340 2,267KYRKJA 7,594 7,594 0 0SUM 758,175 746,789 -11,386 -1,011 -10,375

3

NB. I etterkant av at rekneskapen er gjort opp viser det seg at bokført tilskot til ressurskrevjande tenester i 2012 er sett for høgt. I revisjonen sin attestasjon av refusjonskravet til staten er kravet redusert med 4,1 mill. i høve til det som er lagt til grunn i rekneskapen. Dette inneber at underskotet i etat for helse-, sosial og omsorg i 2012 i realiteten er 4,1 mill. større enn det som framkjem av årsrapporten og i analysane framføre. Dette (auka) avviket i 2012 vil ha konsekvensar for budsjett 2013. Rådmannen legg til grunn at dette vert avklart i samband med tertialrapport I 2013. Etat for lokal utvikling har mindreforbruk på 2,3 mill., mens etat for skule og barnehage går i balanse. Dekning av etatsvise underskot Ved rekneskapsavslutning for 2010 gjennomgikk rådmannen handteringa av underskot/overskot i perioden 2004-2010. Oppsummeringa viste at det er blitt gitt amnesti for eige underskotsdekning dei aller fleste åra etatane har hatt underskot. Også for 2011, kor etat for helse, sosial og omsorg hadde underskot på 6,2 mill. Det er berre etat for skule og barnehage som i 2009 gjennomførte delvis inndekning av sitt underskot i 2008. Til tross for relativt store rammetillegg i 2013 så ser ut for at etat for helse, sosial og omsorg vil slite med å oppnå 100 % rammetilpassing dette året. I denne situasjonen ser rådmannen det som uråd å pålegge etaten inndekning av overforbruket i 2012. Fokus for etaten må no vera å handtere stoda i 2013 – og dei komande åra. Disponering av overskot (rekneskapsmessig mindreforbruk) Som omtalt i årsrapporten er det premieavviket som reddar oss frå rekneskapsmessig underskot i 2012. Premieavviket er differansen mellom betalt pensjonspremie og pensjonskostnadene. I 2012 er betalt premie 17,6 mill. større enn dei berekna kostnadane. Når avviket går den vegen skal det førast som inntekt. Denne inntekta er i realiteten ei ”gjeld” til oss sjølv, som skal dekkjast inn i løpet av 10 år. Oppsamla premieavvik/gjeld til oss sjølv er etter dette om lag 30 mill. I praksis betyr dette at vi har betalt 30 mill. i pensjonspremie til KLP/Statens Pensjonskasse utan budsjettmessig dekning. Og utbetalingar utan løyving inneberer trekk på likviditeten (bankbehaldninga). Dette fortel at årets overskot ikkje er eit resultat av sunn kommuneøkonomi, men ein konsekvens av kreativ bokføring – velsigna at statlege styresmakter. Rådmannen meiner det vil vera heilt feil å bruke desse midlane til å saldere løpande drift. Rådmannen tilrår at dei vert avsett som buffer i høve til det oppsamla premieavviket. Rådmannen tilrår avsetting på det som i balansen heiter Pensjonsfondet. Dette er eit disposisjonsfond som blei oppretta for nokre år sidan i samband med opphør av den gamle likviditetsreserven. Dette fondet har ein saldo på 13,5 mill., og med tillegg av årets overskot vil det stå nærare 20 mill. her. Fondet vil da utgjer ein buffer tilsvarande 2/3 av oppsamla premieavvik.

4

Investeringsrekneskapen Samla forbruk i 2012 utgjer ca. 145 mill., og grovfordeler seg slik:

I høve til budsjettet er det eit mindreforbruk på 76 mill. Av dette gjeld ca. 30 mill. i grunnskulen og ca. 20 mill. i helse og sosial. I grunnskulen er dei største avvika knytt til Engelsvoll skule (ca. 20 mill.), Tu skule (ca. 5,5 mill.) og Orstad skule/grendahus (3,5 mill.). I helse og sosial er avvika i første rekkje knytt til Sirkelen (ca. 12,5 mill.) og Kleppheimen utbetring/sprinkling (ca. 6,3 mill.). Av dei nemnde 76 mill. reknar rådmannen med at vel 50 mill. vil bli foreslått rebudsjettert. Eiga sak om dette vil bli forelagd kommunestyret. Vedlegg:

- Årsrapport og rekneskap 2012 - Kostratabell for helse, sosial og omsorg (side 47a – uteblitt i publisert versjon)

Innstilling: Rådmannen tilrår at saka går til formannskapet og kommunestyret med slik tilråding:

1. Rekneskap for 2012 blir godkjent med eit overskot på kr 6 341 940,56.

2. Overskotet vert avsett til disposisjonsfond (Pensjonsfondet).

3. Etatsvis inndekning av underskot i 2012 (etat for helse, sosial og omsorg) vert ikkje gjennomført.

4. Årsrapport for 2012 vert tatt til orientering.

Beløp i mill. kr BUD- FOR- AVVIK %-ANDELSJETT BRUK B- F FORBRUK

IT/SENTR.ADM. 5,7 5,0 0,7 3,4GRUNNSKULEN 46,0 15,4 30,6 10,6BARNEHAGAR 2,1 0,3 1,8 0,2HELSE OG SOSIAL 61,6 41,5 20,1 28,6BUSTADER/TOMTER 16,3 16,7 -0,4 11,5LOKAL UTVIKLING 57,0 47,3 9,7 32,6KYRKJA 17,2 10,9 6,3 7,5VA-SEKTOREN 15,7 8,2 7,5 5,6SUM 221,6 145,3 76,3 100,0

5

Formannskapet 22.04.2013 sak 19/13 Behandling: Nytt vedlegg: Hovudutval for helse og omsorg 17.04.13 sak 18/13. Forslag frå Ane Mari Braut Nese -h Nytt punkt 5: Kommunestyret ber administrasjonen innhenta tilbod på ekstern gjennomgang av etat for helse, sosial og omsorg. Votering: Innstillinga fekk 9 stemmer. Forslaget frå Ane Mari Braut Nese fekk 7 stemmer, 2 stemte mot, Hilde Kraggerud -sp og Sigmund Rolfsen -a. Einstemmig TILRÅDING: 1. Rekneskap for 2012 blir godkjent med eit overskot på kr 6 341 940,56.


3. Etatsvis inndekning av underskot i 2012 (etat for helse, sosial og omsorg) vert ikkje

gjennomført.

4. Årsrapport for 2012 vert tatt til orientering. Fleirtalet (7) TILRÅR: (Hilde Kraggerud -sp og Sigmund Rolfsen -a stemte mot.) 5. Kommunestyret ber administrasjonen innhenta tilbod på ekstern gjennomgang av etat for

helse, sosial og omsorg. Kommunestyret den 06.05.2013 sak 22/13 Kommunestyret si behandling: Forslag frå Hilde Kraggerud -sp på vegne av senterpartiet og arbeiderpartiet Nytt pkt 6: Kommunestyret ber om at rådmannen legg fram ein handlingsplan for betring av styrings- og rapporteringssystema i neste formannskapsmøte 03.06.2013. Det skal her spesielt leggjast vekt på helse, sosial og omsorgsetaten, men vi oppfordrar til koordinering og samarbeid på tvers av etatane i dette arbeidet.

6

Vidar Haugland -h fremma formannskapet si fleirtalstilråding. Kommunestyret hadde gruppemøte. Forslag frå Vidar Haugland -h Endring i punkt 5: Kommunestyret gir administrasjonen muligheit for å innhenta tilbod på ekstern gjennomgang av etat for helse, sosial og omsorg. Votering: Formannskapet si einstemmige tilrådig punkt 1 - 4 fekk 31 stemmer. Kommunestyret hadde prøvevotering over formannskapet si fleirtalstilråding pkt 5: Formannskapet si fleirtalstilråding fekk 5 stemmer, krf. Endringsforslaget frå Vidar Haugland pkt 5 fekk så 23 stemmer, 8 stemte mot, a og sp. Forslaget frå Hilde Kraggerud punkt 6 fekk 8 stemmer, a og sp. Forslaget falt. KOMMUNESTYREVEDTAK: 1. Rekneskap for 2012 blir godkjent med eit overskot på kr 6 341 940,56.


3. Etatsvis inndekning av underskot i 2012 (etat for helse, sosial og omsorg) vert ikkje

gjennomført.

4. Årsrapport for 2012 vert tatt til orientering.

5. Kommunestyret gir administrasjonen muligheit for å innhenta tilbod på ekstern gjennomgang av etat for helse, sosial og omsorg.

Rett utskrift, 13.05. 2013 Wigdis B. Detlie leiar politisk sekretariat Kopi til: Deloitte A/S, Postboks 287 Forus, 4066 STAVANGER Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS, Postboks 583, 4305 SANDNES Rådmannen si leiargruppe

Side 1 av 1

Over

Over

OverOversikt over status prosjekt og kontrollar – september 2013

V

Vedtekne prosjekt under arbeid:

Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vedtatt igangsett Estimert

timeforbruk

Status/forventa

ferdigstilt til

Personalforvaltnings og vikarbruk

innafor helse og sosial

21.02.2013 235 Endra

prosjektplan

Selskapskontrollar

Prosjekt behandla i kontrollutvalet som venter på oppfølging eller er ferdigbehandla:

Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestilt Behandla Oversendt

kommunen

Planlagt

oppfølging og

svarfrist

Status

Skule/opplæring 14. juni 2012 216 29.11.2012 6 mnd etter kst

Selskapskontrollar

Interkommunalt arkiv IKS 19.04.12 18.04.13 22.04.13

Prosjekt som er ferdigbehandla i perioden:

Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vedtatt

igangsett

Behandla i

kontrollutv.

Oppfølging

behandla:

Sluttbehandla/

merknadar:

Prosjektstyring 22.04.2010 14.04.2011 14.06.2012 Ferdigbehandla

Selskapskontrollar

Brannvesenet i Sør- Rogaland

IKS

02.12.10 16.06.11 29.11.12 Ferdigbehandla

Kontrollutvalet i Klepp

KLEPP KOMMUNE - KONTROLLUTVALET

Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 (revisjon og kontrollutval) *)

Ansvar 1200 Teneste 1002: Kontrollutval

Vedtatt budsjett

Kontrollutvalets

Art For 2013 Rekneskap 2012 Budsjettforslag 2014

1080 Godtgj. folkevalde 95 000

95 000

1099 Arbeidsgiveravgift 14 000

14 000

1100 Kontorutgifter

1

1150 Opplæring/kurs 15 000

15 000 1160 Reiseutgifter og diett 4 000

4 000

1370 Kjøp tenester andre (sekretariat) 150 000

144 000

1429 Merverdiavgift som gir rett til moms-kompensasjon

Brutto driftsutgifter 276 000 180 829 272 000

1729 Komp. moms, påløpt i driftsregnskapet

Netto driftsutgifter ansvar 1200 276 000

180 829 272 000

Ansvar 1100 – Teneste 1010 Revisjon

Art

1146 Fordelte fellesutgifter 15 000

15 000

1352 Revisjon rekneskap/attest. 330 000

330 000

1356 Forvaltningsrevisjon 200 000

200 000

1370 Kjøp av tenester frå andre

1429 Merverdiavgift som gir rett til moms-kompensasjon

Brutto driftsutg. 545 000 440 084 545 000

1729 Komp. moms, påløpt i driftsregnskapet

Netto driftsutgifter ansvar 1100 545 000 440 084 545 000

Samla budsjett for kontroll og tilsyn 821 000 620 913 817 000

*) Alle tall eks. mva

Klepp kommune

Postboks 25

4358 Kleppe

Tlf 51 42 98 00

1

SÆRUTSKRIFT AV MØTEBOK

Behandla i: Møtedato: Sak nr:

Kommunestyret 08.04.2013 19/13

Saksbehandler: Wigdis B Detlie Arkiv: 026

Arkivsak: 12/2542-8

INTERKOMMUNALT ARKIV ROGALAND IKS - RAPPORT

SELSKAPSKONTROLL

Kontrollutvalet har i møtet 21.02.13 behandla rapport frå selskapskontroll i Interkommunalt

Akriv IKS (IKA).

Vedlegg:

Kontrollutvalet sak 2/13

Rapport selskapskontroll Interkommunalt Arkiv IKS

Innstilling:

Kontrollutvalet tilrår at kommunestyret gjer slikt vedtak:

1. Kommunestyret i Klepp tar den framlagde selskapskontrollen av Interkommunalt Arkiv

Rogaland IKS til etterretning.

2. Rapporten vert sendt over til eigarkommunane og selskapet. Selskapet blir bedd om å ta

stilling til rapporten sine konklusjonar og tilrådingar. Kontrollutvalet følgjer opp

tilrådingane som gjeld selskapet i løpet av hausten 2013.

2

Kommunestyret den 08.04.2013 sak 19/13

KOMMUNESTYREVEDTAK:

Med alle stemmer blei vedtatt:

Kontrollutvalet si tilråding blei godkjent.

Rett utskrift, 15.04.2013

Wigdis B. Detlie

leiar politisk sekretariat

Utskrift sendt på e-post til:

Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS: [email protected]

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS: [email protected]

Rådmannen

agenda kontrollutvalet i klepp 05.09...2013/09/05 · ver grei å melda eventuelt forfall snarast...

Documents