Jak wpływać na wrażenia kandydata

poprzez aktywną komunikację?

AKTYWNA

KOMUNIKACJA

Z KANDYDATAMI

SPIS TREŚCI

2

AKTYWNA

KOMUNIKACJA

3 8

12 15 18

23 26 31

Kilka słów

o praktykach

pracodawców

Brak komunikacji

z kandydatem –

grzechy główne

rekruterów

Cykl komunikacji

z kandydatem

Kiedy jeszcze

warto nawiązać

kontakt?

Komunikacja

z kandydatami

a rekrutacje ukryte

Komunikacja

agencji doradztwa

z kandydatem

Jak komunikować

się w sytuacjach

trudnych?

Czy rekrutacja

z własnej bazy jest

skuteczna?

www.eRecruiter.pl

KILKA SŁÓW

O PRAKTYKACH

PRACODAWCÓW

3www.eRecruiter.pl

Rozdział 1

Doświadczenie kandydatów, a także wyniki

ankietowych badań przeprowadzonych wśród rekruterów

pokazują, że w większości polskich firm kandydaci biorący

udział w procesie rekrutacji mogą liczyć jedynie na

informację zwrotną dotyczącą wyniku rozmowy

rekrutacyjnej. Jak powszechnie wiadomo, do tego etapu

rekrutacji przechodzi jednak niewiele osób

uczestniczących w procesie.

Sprawia to, że w rękach rekrutera pozostają

dokumenty około kilkudziesięciu osób, które chciałyby

dowiedzieć się, na jakim etapie jest ich aplikacja.

Przesyłanie informacji o statusie każdej aplikacji pojawia

się na pierwszym miejscu wśród czynników budujących

pozytywne wrażenia kandydata z procesu rekrutacji.

Jeśli ze względu na brak informacji zwrotnej po

wysłaniu CV doświadczenia kandydata będą negatywne,

to taki kandydat może całej firmie przynieść realne straty.

4www.eRecruiter.pl

Okazało się, że jeśli kandydat nie dostaje

rekrutacyjnej informacji zwrotnej, w tym zwyczajnego

potwierdzenia, że CV dotarło do danej firmy, zmienia

opinię o niej na negatywną. Podobna liczba osób nie

będzie pozytywnie wyrażać się o takiej firmie, a ponad

połowa dwa razy się zastanowi, zanim kupi jej

produkt/usługę.

Podsumowując: złe doświadczenia rekrutacyjne

wpływają na decyzje konsumenckie kandydatów.

5www.eRecruiter.pl

Amerykańska firma StartWire

przebadała ponad 2000 kandydatów

pod kątem ich decyzji konsumenckich

powiązanych z rekrutacją.

6

12%

25%

22%

23%

7%

11%Potwierdzenie otrzymania CV

Inne sytuacje

Informacja o odrzuceniu po analizie CV

Mailowe potwierdzenie spotkania

Informacja o negatywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej

Informacja o pozytywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej

Rekruterzy kontaktują się z kandydatamiw następujących sytuacjach:

Źródło: Ankieta przeprowadzona podczas webinaru „Aktywna komunikacja

z kandydatami” 27.02.2013 r., N=130.

Wyniki ankiety przeprowadzonej na grupie

uczestników wirtualnego seminarium pokazują, w jakich

sytuacjach rekruterzy najczęściej kontaktują się

z kandydatami.

www.eRecruiter.pl

O doświadczeniach, jakie kandydaci wynoszą

z procesu rekrutacji oraz o tym, jak aktywna komunikacja

wpływa na kształtowanie pozytywnych odczuć

kandydatów wspominaliśmy w e-book’u: Candidate

Experience. Jak wpływać na postrzeganie pracodawcy

przez kandydatów?

Jeśli chcesz dowiedzieć się, co robić, a czego unikać

podczas procesu rekrutacji, by zachęcić kandydatów do

składania aplikacji - pobierz e-book pt.: Candidate

Experience.

7www.eRecruiter.pl

BRAK KOMUNIKACJI

Z KANDYDATEM –

GŁÓWNE GRZECHY

REKRUTERÓW

8www.eRecruiter.pl

Rozdział 2

9www.eRecruiter.pl

Jakich rekrutacyjnych grzechów dopuszczają

się rekruterzy?

#1 Brak komunikacji

Brak komunikacji może budzić w kandydacie poczucie,

że jego CV wpadło w „czarną otchłań” oraz podejrzenia

dotyczące celu zbierania danych osobowych przez firmę

publikującą ogłoszenie.

Bardzo prostym, a zarazem skutecznym rozwiązaniem

w tej sytuacji jest wysłanie kandydatowi automatycznej

wiadomości z potwierdzeniem, że otrzymaliśmy jego

dokumenty. Jeśli rekrutacja odbywa się z pomocą skrzynki

pocztowej, taką autoodpowiedź można ustawić na adresie

mailowym widniejącym w ogłoszeniu.

Problem udzielania odpowiedzi wszystkim kandydatom

z osobna nie występuje w sytuacji, kiedy rekruter pracuje

wykorzystując system do zarządzania rekrutacjami. Systemy

tego rodzaju są domyślnie wyposażone w automatyczną

korespondencję dla każdego etapu rekrutacji.

10www.eRecruiter.pl

Oczywistym wydaje się fakt przesłania informacji

zwrotnej do kandydata, który odbył rozmowę rekrutacyjną.

Wystarczy jednak odwiedzić dowolne forum dyskusyjne,

aby przekonać się, że nie jest to tak jednoznaczne.

Wspomniane fora często pękają w szwach od postów

rozgoryczonych kandydatów, którzy – pomimo zapewnień

rekrutera – nie otrzymali informacji zwrotnej nt. wyniku

rozmowy kwalifikacyjnej.

By nie narażać swojej firmy na nieprzychylne opinie,

których wymazanie z pamięci kandydata (a tym bardziej

z przestrzeni wirtualnej) graniczy z cudem – pamiętajmy:

każda obietnica skierowana w stronę kandydata musi

zostać spełniona.

#2 Niedotrzymywanie danego słowa

11www.eRecruiter.pl

W dobie e-maili i korespondencji seryjnej

zamieszczanie w ogłoszeniu formułki „odpowiemy tylko

wybranym kandydatom” jest uznawane za

nieprofesjonalne.

Zastrzeganie prawa do odpowiadania nielicznym

wybrańcom nie znajduje zrozumienia w oczach

aplikujących osób. Dla nich kontakt z kandydatem jest

podstawowym obowiązkiem rekrutera.

Takie zachowanie nie będzie usprawiedliwiane

zwłaszcza w sytuacji, gdy na rynku są dostępne

rozwiązania ułatwiające m.in. zbiorową korespondencję

z kandydatami.

#3 Stosowanie formułki „odpowiemy

tylko wybranym kandydatom”

CYKL KOMUNIKACJI

Z KANDYDATEM

12www.eRecruiter.pl

Rozdział 3

Podstawowa komunikacja z kandydatem w procesie

rekrutacyjnym wpisuje się w pewien naturalny

i konsekwentnie powtarzany cykl.

13www.eRecruiter.pl

Podziękowanie za przesłanie

CV

Preselekcja, czyli analiza CV

Spotkania rekrutacyjne

Zakończenie rekrutacji

Zaproszenie do nowego projektu

CYKL KOMUNIKACJI Z KANDYDATEM

14www.eRecruiter.pl

Warto komunikować się z kandydatami na wszystkich

etapach procesu rekrutacyjnego. W odpowiedzi na

spływające aplikacje wystarczy czasem autoresponder lub

korespondencja seryjna.

W czasach e-maili, smsów oraz

narzędzi do zautomatyzowanej komunikacji,

tłumaczenie się brakiem czasu nie jest już

poważną wymówką, a brak informacji

zwrotnej może nadszarpnąć wizerunek całej

firmy.

Dalsze etapy wymagają nieco bardziej

rozbudowanych wiadomości, ale i liczba analizowanych

aplikacji na każdym z nich się zmniejsza.

15www.eRecruiter.pl

Rozdział 4

CZY REKRUTACJA

Z WŁASNEJ BAZY

JEST SKUTECZNA?

Rekruterzy często zastanawiają się, czy

rekrutacja z własnej bazy rzeczywiście jest

skuteczna.

16www.eRecruiter.pl

Z przeprowadzonych przez nas badań ankietowych

wynika, że zdecydowanej większości badanych rekruterów

udało się zatrudnić kandydata z własnej bazy.

20%

17%

63% tak

nie, ale udało się zaprosić kandydata na spotkanie

nie

Źródło: Ankieta przeprowadzona podczas webinaru „Aktywna komunikacja

z kandydatami” 27.02.2013 r., N=130.

Czy udało Ci się zatrudnić kandydata z własnej bazy?

17www.eRecruiter.pl

Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie kandydata

o czasie/okresie, przez jaki będzie przechowywał jego CV.

Robi to za pomocą w tzw. klauzuli informacyjnej, którą

powinien zamieścić w treści ogłoszenia o pracę. Pracodawca

może uzależnić czas przechowywania CV od treści zgody,

jaką wyraził kandydat w swojej aplikacji, jednak w razie braku

takiej zgody kandydata, pracodawca może przechowywać CV

przez okres, który wskazał w klauzuli informacyjnej.

Należy zapamiętać, że pracodawca przetwarza dane

kandydata na podstawie przepisów prawa*, a nie na

podstawie zgody kandydata wyrażonej w dokumentach

aplikacyjnych. Nie udzielenie przez kandydata „zgody” na

przetwarzanie jego danych osobowych nie ma wpływu na

prawo pracodawcy do posiadania CV tego kandydata”.

* art. 221 Kodeksu Pracy; Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie

zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem

pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r., a często

również na podstawie dodatkowych przepisów szczegółowych, regulujących procesy rekrutacyjno-

kadrowe w danym sektorze gospodarki czy biznesu.

Jak długo CV kandydata może być przechowywanew naszej bazie i wykorzystywane?

Rekruterzy pytają:

18www.eRecruiter.pl

Jeśli pracodawca prowadzi rekrutacje ciągłe, tzn. są one

powtarzane cyklicznie lub rekrutacja trwa cały czas, to

w klauzuli informacyjnej powinien zawrzeć informację, że

celem przetwarzania danych osobowych są procesy

rekrutacyjne (wiele procesów, nie jeden)”.

Czy jeśli rekrutacje na dany typ stanowiska sąprowadzone nieustannie, to CV kandydata możnaprzechowywać np. 5 lat?

Rekruterzy pytają:

KIEDY JESZCZE

WARTO NAWIĄZAĆ

KONTAKT?

19www.eRecruiter.pl

Rozdział 5

20

Kontakt z kandydatami warto

podtrzymywać w momencie, gdy

rekrutacja się przedłuża bądź została

wstrzymana.

www.eRecruiter.pl

Potwierdzeniem konsekwencji, jakie płyną

z niewystarczającego kontaktu z kandydatem jest

sytuacja, gdy podczas rozmowy o ofercie okazuje się, że

kandydat w międzyczasie przyjął propozycję konkurencji.

Powodem podjęcia przez kandydata takiej decyzji

mógł być zbyt długi okres oczekiwania na informację

zwrotną po spotkaniu.

Ciekawą, a zarazem bardzo

popularną na zachodzie formą

kontaktu z kandydatami są

newslettery zwane jobletterami.

Są to wiadomości cyklicznie wysyłane do kandydatów

zarejestrowanych w naszej bazie. Treści w nich zawarte

powinny być powiązane z możliwościami kariery w firmie,

a więc zawierać linki do aktualnych ofert pracy.

Kandydatów można też kierować na fanpage firmy

w mediach społecznościowych bądź zamieszczać

w korespondencji mailowej linki do artykułów o firmie i jej

nowych pracownikach.

21www.eRecruiter.pl

22www.eRecruiter.pl

Od joblettera już tylko krok do niestandardowego

wykorzystywania własnej bazy CV.

Warunkiem takich działań jest odrębna klauzula ze

zgodą na otrzymywanie treści marketingowych, jaką

kandydat musi wyrazić przy składaniu aplikacji. Prośbę

o dopisanie takiej klauzuli można zamieścić już

w ogłoszeniu. Jeśli aplikowanie odbywa się poprzez

specjalny formularz aplikacyjny, to w nim można

zamieścić odrębne pole na wyrażenie takiej zgody.

Dzięki temu z łatwością odfiltrować

można kandydatów, którzy zaznaczyli „tak”,

a następnie wygenerować listę mailingową

do treści marketingowych.

Wśród innych przykładów warto wspomnieć o firmie,

która zaprasza kandydatów na organizowane przez siebie

eventy, szkolenia oraz targi.

23www.eRecruiter.pl

Na wszelki wypadek warto z nich zrezygnować w temacie

maila, w treści wiadomości jak najbardziej można je

stosować. Ze względu na różne domeny i urządzania,

z których korzystają kandydaci, działania takie jak unikanie

wielkich liter i wykrzykników oraz odpowiednie tytułowanie

wiadomości zmniejszają ryzyko, że mail wpadnie do spamu,

jednak nie są gwarancją sukcesu”.

Jak przedstawia się kwestia umieszczania polskichznaków w mailach do kandydatów? Czy mail jezawierający trafi do spamu?

W tytule takiego maila unikajmy sformułowania

„OFERTA”. Najprostsze rozwiązania w tym wypadku wydają

się najlepsze. Dlatego też polecamy tematy: „propozycja

zawodowa”, „propozycja współpracy”, „zaproszenie do

współpracy”.

Co powinno być zawarte w temacie maila z ofertąpracy, aby zachęcić kandydata do jej przeczytania?

Rekruterzy pytają:

KOMUNIKACJA

Z KANDYDATAMI

A REKRUTACJE

UKRYTE

24www.eRecruiter.pl

Rozdział 6

Zgodnie z literą prawa, na

pracodawcy jako administratorze

danych osobowych ciąży tzw.

obowiązek informacyjny wobec

kandydata.

Rekrutacje ukryte to ogłoszenia pracodawców, którzy

zastrzegli sobie anonimowość i których tożsamości nie

można ujawnić.

25www.eRecruiter.pl

W zakresie komunikacji z kandydatami dużo

wątpliwości budzą tzw. rekrutacje ukryte.

W myśl Ustawy z dnia 29 sierpnia

1997 r. o ochronie danych powyższych

informacji powinno się udzielać

kandydatowi niezwłocznie po wysłaniu

przez niego aplikacji, a więc bez

zbędnej zwłoki.

Dlatego kandydat powinien otrzymać

następujące informacje:

pełną nazwę firmy oraz adres siedziby administratora

danych

cel zbierania danych oraz informację o odbiorcach

danych

powiadomienie o prawie dostępu do treści swoich

danych oraz ich poprawiania

pouczenie o dobrowolności danych

26www.eRecruiter.pl

KOMUNIKACJA

AGENCJI

DORADZTWA

Z KANDYDATEM

27www.eRecruiter.pl

Rozdział 7

28

Z pewnością komunikacja pomiędzy kandydatami

a agencją doradztwa personalnego ma swoją specyfikę

i pierwszym wyzwaniem dla pracownika takiej agencji może

być przełamanie oporów kandydatów przed rozmowami

z osobą reprezentującą doradztwo, a nie konkretną firmę.

Wśród kandydatów nadal krąży przekonanie, że takie

rozmowy są mniej znaczące niż spotkanie bezpośrednie

z przedstawicielem danej firmy. Dlatego warto uświadamiać

kandydatom, że z naszą agencją współpracuje kilkadziesiąt

firm, co oznacza kilkadziesiąt potencjalnych szans na

zatrudnienie i długofalową współpracę.

Kolejnym wyzwaniem przy okazji direct search

(poszukiwania bezpośrednie) może być zmotywowanie

kandydata do odpowiedzenia na nasz mailing. Jeśli

wysłaliśmy wiadomość z zaproszeniem do rekrutacji i odzew

był znikomy, najprawdopodobniej jest to spowodowane tym,

że kandydaci uznali ją za spam wysyłany hurtowo do

wszystkich, którzy choć trochę pasują do profilu.

www.eRecruiter.pl

29www.eRecruiter.pl

By kandydat zechciał odpowiedzieć na takie

zaproszenie, musimy dać mu odczuć, że nasza oferta

naprawdę do niego pasuje. Starajmy się spersonalizować

naszą wiadomość na tyle, na ile to tylko możliwe.

Jeśli zapraszając kandydata na spotkanie nie możemy

zdradzić nazwy firmy, a kandydat nalega, to:

możemy opowiedzieć o branży, wielkości firmy

i innych jej charakterystycznych elementach,

które nie naruszą zawartej przez nas klauzuli

poufności danych,

możemy zapytać kandydata o firmy, w których nie

chciałby pracować i sprawdzić, czy aby nasz

klient nie znalazł się na liście pracodawców,

którymi kandydat nie jest zainteresowany.

30www.eRecruiter.pl

W takim przypadku odpowiedzią często stosowaną przez

agencje doradztwa personalnego jest informacja o tym, że

projekt został "zamrożony". Warto również zapewnić

kandydata, że jego CV pozostaje w naszej bazie i powrócimy

do niego przy podobnym profilu stanowiska”.

Co zrobić, jeśli klient agencji doradztwa niezdecydował się na żadnego z zaproponowanychkandydatów i pomimo przeprowadzonej rekrutacjinie udzielił informacji zwrotnej lub ostateczniewycofał się z projektu?

Jak przekazać kandydatowi informację o jegoodrzuceniu, jeśli dział HR naszego klienta nie potrafipodać przyczyny odrzucenia, bo np. została onapodjęta przez osobę z wyższego szczebla organizacji?

Uniwersalną odpowiedzią może okazać się w tej sytuacji:

„Doceniamy Pani/Pana umiejętności, niemniej jednak

zdecydowaliśmy się na osobę o profilu bardziej

dopasowanym do tego stanowiska”.

Rekruterzy pytają:

31www.eRecruiter.pl

Jak poradzić sobie w sytuacji, kiedy kandydat słyszało naszym kliencie niepochlebne opinie,a w rzeczywistości są to informacje nieaktualne lubnieprawdziwe?

Jeśli kandydat sugeruje się niepochlebnymi informacjami

o naszym kliencie, możemy użyć argumentacji sugerującej,

że obecnie sytuacja w tej firmie jest zupełnie inna,

a przedstawiciel klienta chętnie się spotka z kandydatem, aby

opowiedzieć o pracy i warunkach panujących w firmie”.

Rekruterzy pytają

KILKA PORAD, JAK

KOMUNIKOWAĆ SIĘ

W SYTUACJACH

TRUDNYCH

32www.eRecruiter.pl

Rozdział 8

W sytuacji, gdy powodem odrzucenia jest

przysłowiowy „brak chemii”, nie można użyć tego

argumentu w uzasadnieniu decyzji o odrzuceniu

kandydata.

Znaczenie lepszym rozwiązaniem jest odwołanie się

do kwestii czysto merytorycznych. Zarówno w życiorysie

kandydata, jak i jego doświadczeniu zawodowym należy

odszukać te elementy, które rzeczywiście nie odpowiadają

wymaganiom i na tych elementach opierać swoją

argumentację.

33www.eRecruiter.pl

Kandydat nie pasuje do

zespołu bądź do kultury

organizacyjnej firmy.

Wyobraźmy sobie sytuację, że prowadzimy rekrutację

na Regionalnego Kierownika Sprzedaży. Kandydat, który

przesłał swoją aplikację na to stanowisko nie spełnia

wymogów, jednak w tym samym czasie mamy otwarty

projekt rekrutacyjny na stanowisko Przedstawiciela

Handlowego.

Nie będzie zatem nietaktem, jeśli zaproponujemy

kandydatowi niższe stanowisko. Przekażmy mu, że jego

kandydatura została oceniona stosunkowo wysoko, ale do

objęcia stanowiska Regionalnego Kierownika Sprzedaży

wymagane jest większe doświadczenie w zarządzaniu

ludźmi. Tymczasem chcielibyśmy zaproponować mu

stanowisko Przedstawiciela Handlowego, do którego

kandydat idealnie pasuje. Po przekazaniu takiej informacji

pozostaje tylko oczekiwanie na decyzję kandydata.

34

Kandydat jest interesujący,

ale nie spełnia wymagań

stawianych na danym

stanowisku.

www.eRecruiter.pl

35www.eRecruiter.pl

W życiu każdego rekrutera przychodzi też taki

moment, gdy dzwoni do kandydata z pozytywną

informacją zwrotną, tymczasem okazuje się, że

w międzyczasie przyjął on ofertę konkurencji.

Najważniejsze jest, żeby nie spisywać takiego

kandydata „na straty”. Postarajmy się nawiązać

z nim rozmowę o naszej ofercie pytając, co zaważyło

na podjęciu decyzji na korzyść konkurencyjnej propozycji

i co mogłoby wpłynąć na ewentualną zmianę jego zdania.

Jeśli bardzo zależy nam na takim kandydacie, po kilku

dniach od rozmowy możemy wysłać mailowe

podziękowanie za udział w rekrutacji i – jeśli to możliwe –

informację, że nasza oferta będzie aktualna np. do końca

tygodnia.

W okresie oczekiwania na

decyzję o zatrudnieniu

kandydat przyjął ofertę

konkurencji.

36www.eRecruiter.pl

W tej sytuacji na pewno nie obrażajmy się na kandydata.

Swoje wysiłki skoncentrujmy raczej na dotarciu do przyczyny

tej decyzji i starajmy się ją zaakceptować. 2-3 miesiące

później można powrócić do tego kandydata z pytaniem, jak

mu się pracuje w nowym miejscu”.

Jak powinien zachować się rekruter, gdy podczasrozmowy kwalifikacyjnej kandydat zachowuje sięniegrzecznie lub jego reakcje są wyjątkowoniespotykane?

Jeśli kandydat powie lub zrobi podczas rozmowy coś

niepokojącego czy też niegrzecznego, rekruter ma prawo

zwrócić mu uwagę. Należy uprzejmie poinformować

kandydata, że takie zachowanie czy sposób wypowiedzi jest

uważany za niegrzeczny i nie będzie akceptowany. Zadaniem

rekrutera w takiej sytuacji jest także ocena, czy kandydat

o takim profilu osobowości będzie pasował do kultury oraz

zasad panujących w firmie”.

Rekruterzy pytają:

Co zrobić, jeśli kandydat zrezygnował z naszej ofertyjuż po wcześniejszym dokonaniu jej akceptacji?

www.facebook.com/

eRecruiter

Życzymy udanych rekrutacji!

Sprawdź, jak eRecruiter pomaga w budowaniu

pozytywnych wrażeń kandydatów.

Wejdź na www.eRecruiter.pl/dostep-testowy

i testuj system eRecruiter przez 21 dni.

Odwiedź nas na:

www.eRecruiter.pl www.linkedin.com/company/

erecruitment-solutions

www.facebook.com/

eRecruiter

www.PrzyjaznaRekrutacja.pl

Koalicja na Rzecz Przyjaznej

Rekrutacji!

Rekrutujesz przyjaźnie?

Dbasz o relacje z kandydatami?

Wejdź na www.PrzyjaznaRekrutacja.pl

i dołącz do inicjatywy.

Odwiedź nas na:

www.PrzyjaznaRekrutacja.pl