améliorer sa gestion des ressources humaines bénévoles

AMÉLIORER SA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES BÉNÉVOLES

FORMATION PRO BONO

Pour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012

http://www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012





Préambule

Ce contenu pédagogique est destiné à toutes les associations qui souhaitent

améliorer leur gestion des ressources humaines bénévoles.

Nous tenons à remercier :

L’entreprise Bouygues Construction pour son soutien financier

Le professeur Mathilde Leroy en formation Executive Education (Mastere RH) à

HEC pour l’encadrement fourni.

Il a été développé par les équipes de Bouygues Construction avec

l’accompagnement de Pro Bono Lab.

Pour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012






Introduction

L’entreprise :

• Un lieu de production

• Une exigence de résultat économique

• Une relation hiérarchique et salariée

L’association :

• Un collectif réuni autour d’une mission ou un projet

• Un but non lucratif

• Un modèle participatif et démocratique

• Une relation basée sur l’engagement personnel et le bénévolat

Mais des problématiques communes : le recrutement, l’intégration, la formation et la

motivation des équipes.

Points communs et différences de GRH en association et en entreprise

L’association et l’entreprise: deux structures, deux cultures différentes

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Formation gestion des ressources humaines bénévoles

RECRUTER, VALORISER ET RESPONSABILISER

PREMIERE PARTIE

Introduction : qu’est-ce que le recrutement ?

Les enjeux du renouvellement des bénévoles

Anticiper et définir le besoin

Attirer et trouver des profils adéquats

Déterminer un processus d’intégration adapté

Annexe : définir le processus de recrutement

SOMMAIRE

5

Recruter c’est choisir et donc renoncer !

Recruter, c’est prendre un risque : bonne nouvelle vous n’allez avoir d’autre choix

que de l’assumer !

Recruter, c’est accueillir un nouveau partenaire qui change de manière notable

l’organisation d’une équipe

Recruter, c’est parier sur la potentialité du futur bénévole et accueillir sa personnalité

et ses motivations.

Recruter un bénévole, c’est s’engager envers lui sur un deal clair

5 postulats pour placer le recrutement au cœur de la stratégie de l’ association


6

Introduction: Qu’est-ce que le recrutement ?





Annexe: Définir le processus de recrutement

SOMMAIRE

7


D’ouvrir le champ du sourcing

D’éviter le schéma clonique et éviter la discrimination par la compétence

De valider la capacité du bénévole à intégrer la personnalité de l’équipe

De mettre au premier plan l’engagement

D’avoir un bénévole plus adaptable en fonction des projets

De présenter la mission confiée comme une premier investissement et de donner la

perspective

De nourrir la vision à moyen et long terme malgré le renouvellement des dirigeants

1) Raisonner profil et personnalité et non besoin permet :

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2) Un enjeu interne fort

Clarification du profil : personnalité / missions /

organisation / timing

Quel management? Qui fait quoi ? Qui

accueille et forme le bénévole?

Prévoir un argumentaire

et se l’approprier

Quelle place pour l’équipe dans la décision et / ou dans l’accueil ?

Rassemblement du staff et formalisation de

l’annonce

Une réunion de calage

Une décision intégrée par l’équipe


9

Introduction: Qu’est-ce que le recrutement ?





Annexe : Définir le processus de recrutement

SOMMAIRE

10

Définir le besoin, c’est :

Connaître l’organisation pour identifier les besoins en ressources humaines. Dans

chaque équipe, les membres ont des aptitudes et s’attribuent des rôles différents.

Sans tenter de classer les individus, il est intéressant de s’appuyer sur les forces de

chacun pour améliorer la performance de l’association.

Mesurer son activité à l’aide d’un planning

Projeter une prévision d’effectif

Définir le besoin pour gagner du temps avec une check-list de la fiche de fonction /

mission.


1) Qu’est-ce que définir le besoin ?

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Zoom : check-List de la fiche de fonction ou de mission

Un titre.

Le but du poste et son rapport à l’action globale.

Un résumé du travail à accomplir.

Les horaires et le volume temps.

La personne responsable du bénévole.

Le remboursement éventuel des frais.

Les devoirs et les responsabilités.

Les exigences de base (Qualifications, Expériences, Formation).

La durée d’une période d’intégration.

Les assurances.

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9 rôles identifiés par le Dr Belbin, classés en 3 catégories :

Zoom : la répartition des rôles au sein d’une organisation

Les rôles de

réflexion

Le concepteur

L’expert

Le contrôleur

Le réalisateur

Le fonceur

Le perfectionneur

Le promoteur

Le coordinateur

L ’équipier

Les rôles

d’action

Les rôles de

relation


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Communiquer pour vous faire connaitre

Faire de l’ensemble du staff de bons ambassadeurs

Cibler qui sont vos relais et les utiliser pour communiquer

Prenez le temps de produire un site internet proche de vos valeurs

Surfer sur les réseaux sociaux : associer en transverse les étudiants

Travailler vos supports de présentation (vidéo : ex Bref, je fais de l’humanitaire)

Faire un journal pour chaque bougie soufflée

Créer un événement rassembleur (culturel, sportif)

Communiquer pour recruter

Formaliser vos annonces sur la base de vos valeurs et de vos projets

Mettez en avant vos annonces sur les supports utilisés par vos cibles

Soyez visibles : espace bénévolat + France volontaires + site école + Facebook

Démarcher les membres d’associations voisines pour les associer et les intéresser

2) Quelques réflexes pour gagner du temps en matière de recrutement


14

http://www.youtube.com/watch?v=xHl5kjDECtI
















Annexe: Définir le processus de recrutement

SOMMAIRE

15


Déterminer les bénévoles cibles

Utiliser les bons canaux de recrutement

Définir les périodes de recrutement

Profiter de l’entretien pour communiquer sur l’association

Définir un processus de recrutement clair même pour les gens cooptés

1) Conseils pratiques pour recruter les bons profils :

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process recrutement.doc






Clarifier le projet associatif (vision, mission, valeurs, parties prenantes, programmes,

impact)

Détailler le rôle du bénévole et l’impact de son engagement

S’assurer de l’adhésion du bénévole

Êtes-vous prêts à donner les clés de la boutique, à faire confiance ?


2) Réussir l’entretien de recrutement

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Zoom : l’entretien de recrutement en 10 questions

1) Quel est le profil de l’association ?

2) Quels sont nos principaux projets et partenaires ?

3) Quelle est la stratégie de l’association – son ADN – ses valeurs – son budget ?

4) Qui sont les membres de l’équipe ? Quelle est l’organisation interne, l’esprit de corps ?

5) Comment se passe l’intégration dans les équipes ?

6) Quelle est la place du ludique dans l’association – moments forts – team building ?

7) Quels sont les apports professionnels directement transposables (exs d’anciens) ?

8) Comment l’association est-elle valorisée au sein de l’école ?

9) Quelles sont les interactions avec les autres associations, les entreprises ?

10) Quels sont les parcours possibles sur deux ans ?

18







SOMMAIRE

19

1) Accueillir le bénévole dans la structure, le former et le manager.

2) Fidéliser ses bénévoles dès l’arrivée et non les retenir

Les intégrer de manière individualisée et valorisante

Impliquer les bénévoles dans les projets, les décisions et les objectifs de l’association.

Donner la liberté de parole à vos bénévoles et les nommer: interview dans les journaux

d’écoles, blog, communiqués de presse, relations entreprises

Cibler les actions : les faire réfléchir en collectif à des sujets transverses

Travailler avec un rétro planning assez précis

3) Enfin ne négligez pas les autres formes de coopération inter association,

l’implication locale sur vos projets, l’intérêt de fondation ou d’entreprise comme Bouygues

Construction pour vous accompagner avec l’aide de ses collaborateurs.


20







SOMMAIRE

21

Extrait de la fiche manager « recruter » réalisée par Bouygues Construction University et le CEPIG

Définir le processus de recrutement

La préparation de

l’entretien

L’accueil du

candidat

L’explicitation du

cadre de l’entretien

L’écoute libre

• Etre ponctuel et respecter les règles de bienséance

• Etre attentif aux premières impressions et s’imprégner du candidat

• Se présenter de façon simple, se montrer accueillant et chaleureux

sans trop de proximité pour autant

• Donner au candidat l’occasion de dire ce qu’il a préparé

• Repérer les expériences dont le candidat parle plus volontiers

et celles qu’il esquive

• Jouer sur les silences et respecter le rythme de l’autre

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Extrait de la fiche manager « recruter » réalisée par Bouygues Construction University et le CEPIG

Définir le processus de recrutement

La validation des

critères

La séduction

La conclusion et

l’engagement

La formalisation

d’une synthèse à

chaud

• Présenter l’association, le poste d’une façon attractive et pédagogique

• Eviter les longs monologues, les digressions « Moi je ».

• Apporter des réponses concrètes aux points qui préoccupent le candidat

• Evaluer chacun des critères identifiés lors de la préparation (+/ -)

• Lister les questions qui demeurent

• Explorer l’expérience du candidat par des questions ouvertes, valider par des

questions fermées, toutes centrées sur les compétences et l’expérience du candidat

• Valider l’état d’esprit et la motivation du candidat

• Valider les compétences techniques par des questions qui mettent le candidat en

situation

• Restituer le processus de l’entretien et les prochaines étapes

• S’engager sur un délai de réponse et le tenir scrupuleusement

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Formation gestion des ressources humaines bénévoles

INTEGRER, MOTIVER ET PASSER LE RELAIS

DEUXIEME PARTIE

Introduction : l’intégration, une étape capitale

Construire un parcours pour donner du sens et motiver

Réussir la passation

Anticiper et gérer le désengagement

SOMMAIRE

25

L’engagement associatif :

Un engagement à «durée déterminée»

Une équipe continuellement renouvelée

Le besoin d’être rapidement dans l’efficacité et de s’inscrire dans une continuité

… Autant de spécificités qui justifient la mise en place de process adaptés !


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Zoom: Organiser/préparer les premiers jours :

Les premiers jours, premiers semaines sont essentiels pour la suite d’où le

besoin d’organiser les premiers jours:

Avec 1 interlocuteur dédié, le tuteur

Avec 1 book ou livret d’accueil qui reprend les principales informations

Avec des rencontres programmés avec les principaux membres de

l’association et /ou les partenaires (parcours d’intégration)


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Zoom sur le départ en mission ( sur le terrain ou dans le pays ciblé)

Afin de préparer le départ en mission, prévoir:

Un entretien de préparation spécifique pour le départ en mission afin de valider

les motivations du bénévole en amont.

Une journée de formation à l’exemple de celle dispensée par Bouygues

Construction dans le cadre de l’expatriation de ses collaborateurs. Parmi les

thèmes à aborder: l’inter culturalité / la diversité, l’expatriation, l’éthique, la

prévention du risque sanitaire, la sécurité personnelle et professionnelle.

28



Valoriser les bénévoles



SOMMAIRE

29


1) Quelles sont les motivations des bénévoles ?

Etre utile à la société : 81 %

Rencontrer des personnes ou se faire des amis : 45 %

S'occuper ou occuper son temps de loisir : 44 %

Défendre un droit ou une cause : 28 %

Acquérir ou exercer une compétence : 24 %

Source : Etude CerPhi 2009

30


2) Donner de la visibilité :

Au niveau collectif :

• Bien définir et formaliser l’organisation, le projet, les missions, les objectifs.

Créer un Intranet ?

Au niveau individuel :

• Préciser les missions et l’action du bénévole et donner les moyens

(informations, formation, logistique)

• Souligner l’importance et l’impact de sa mission pour l’association

• Identifier un tuteur ou un parrain au sein de l’association

• Fixer des points de rencontre réguliers !

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3) Que signifier parrainer un bénévole ?

Le parrain est :

un mentor pour le guider

un professeur pour développer ses connaissances

un juge pour évaluer ses progrès

un supporter pour l'encourager

Source : Peter Drucker, Managing the Non Profit Organization

32






SOMMAIRE

33

1) Valoriser l’implication des bénévoles

Par une responsabilisation et une évolution progressive des missions

Par des points de rencontres participatives et interactives

Par des temps de convivialité (créer du lien, de la proximité, donner envie)

Bonne pratique : Afin de reconnaître l’expérience bénévole, France Bénévolat a

mis en place le Passeport Bénévole qui permet à tout bénévole qui le souhaite de

créer une passerelle entre son expérience associative et son parcours

professionnel.

2) Savoir remercier

Reconnaitre l’investissement, la qualité du travail réalisé

Un petit geste qui fait la différence !


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3) Cinq règles d’or pour des bénévoles motivés

Ne pas rater l’intégration :

• Accueil et présenter l’équipe

• Clarifier le projet associatif, les besoins de l’association et le rôle des bénévoles

• Former : Importance du book d’accueil

Etre clair sur les missions :

• Les objectifs, les moyens, le budget, la finalité recherchée

• Valoriser les bons cotés, ne pas cacher les mauvais (travail administratif ou isolé)

Privilégier l’écoute et la communication :

• De l’écoute, de l’échange et de la convivialité !

• Faire le point quelques semaines après l’intégration

• Savoir comprendre et gérer les baisses de régime


35


Valoriser et remercier sans modération :

• Donner un retour sur le travail effectué

• Valoriser toutes les actions, surtout les plus ingrates ainsi que les

compétences développées

Ne pas rater la passation :

• Mettre en place des tuteurs

• Tenir ses dossiers à jour pour mieux les transmettre

• Fixer une période de renouvellement du bureau :

• Organiser un événement pour la passation

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Introduction: l’intégration, une étape capitale





SOMMAIRE

37


Le turn-over constitue l’une des principales réalités à gérer dans une association. Plutôt que

de le subir, il s’agit de l’anticiper et de l’accompagner en formalisant pour faciliter le passage

de relai et en joignant l’l’écrit aux passations orales (book d’accueil, de passation et Intranet )

Conseils pratiques :

Préparer la relève :

• Organiser une réunion du bureau en amont

• Anticiper l’identification et l’accompagnement des futurs dirigeants (dossiers à jour…)

• Travailler en binôme

• Formaliser et officialiser la passation lors d’un évènement

Garder le contact :

• Assurer un SAV, même léger, sur les premiers mois

• Identifier un interlocuteur dédié, qui jouera ce rôle de parrain ou d’ancien

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Zoom : le book de passation

Description de l’association (idéalement en 1, 3, 5 et 10 lignes)

Présentation de la vision (de la société idéale par l’association) / de sa mission (qu’elle s’est

donnée pour y parvenir) / de ses valeurs

Présentation de l’environnement de l’association : secteur, cible, enjeux, organisations

similaires, « concurrentes » ou partenaires

Préciser la fonction : Bénévole/Trésorier/Président

Principaux programmes

Pour chaque fonction/programme, préciser l’objectif, les actions à mener, les outils et la

périodicités

Prévoir des outils pratiques sur la recherche de partenaires, les relations avec différentes

institutions, la manière de monter un projet, de tenir les comptes de l’association (pour le

trésorier) ou de gérer le courrier et les formalités administratives (pour le secrétaire général).

Calendrier Annuel :cibler des principaux points d’étape à ne pas oublier sur un cycle

calendaire complet

Conseils et bonnes pratiques

Contacts : Mise en place du binôme ancien-nouveau

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Zoom : le book d’accueil

Historique de l’association

Finalité /mission

Environnement de l’association

Cible: à qui l’association rend service?

Besoin: à quel besoin elle répond?

Offre: Quelle est l’offre de l’association? Principales réalisations et actions en cours

Alternatives: Quelles alternatives à l’offre proposée existent pour répondre au besoin?

Avantage concurrentiel: Qu’est-ce que l’association fait mieux que n’importe qui d’autre?

Pourquoi nous rejoindre ?

Rôle des bénévoles + témoignage d’un ancien + parrainage d’un nouveau membre

Bulletin d’adhésion et Charte d’engagement réciproque.

Organisation du bureau + organigramme avec photos.

Partenaires (Associations, administration, entreprises, collectivités, pouvoirs publics,)

Financement

Statuts

Contacts et moyens de communication

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SOMMAIRE

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1) Savoir repérer les signes de la démotivation

Identifier les points de vigilance au sein de l’association, et il y en a toujours !

Etre attentif aux signaux faible

2) Savoir réagir

Ecouter et évoquer ensemble des solutions /modifications

Savoir également arrêter une mission si nécessaire, dans l’intérêt de tous

Ne pas oublier que les bénévoles sont vos meilleurs ambassadeurs !

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Zoom : Comprendre les raisons du désengagement du bénévole

Le bénévole a trop attendu du bénévolat

Travail pas assez apprécié

Le bénévole ne s'est pas senti épaulé

Le Bénévole s'est senti déclassé par rapport aux salariés

Demandes excessives de disponibilités

Le Bénévoles n'a pas éprouvé un sentiment d'accomplissement personnel

Source : Andreasen & Kotler, Strategic Marketing for Non Profit Organisations

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MERCI !

Site : www.probonolab.org

Blog : www.pro-bono.fr

[email protected]

Nous espérons que ce contenu a pu vous être utile, retrouvez-nous en ligne !

www.bouygues-construction.com

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