第伍部份 outlook 個人工作管理系統

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第伍部份

OutLook 個人工作管理系統

OutLook 可用來管理個人化之例行工作，諸如郵件之收發與管理、行事曆、聯絡人、工作排程、分發與管理、工作日誌管理，以及類似日記之記事簿。

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OutLook 功能介紹

• 郵件 : 用來收發與閱讀郵件，郵件追蹤與管理，建立通訊錄，郵件自動簽名及加密處理等。

• 行事曆 : 用來記錄約會、規劃會議日程與通知會議參與人員，具有智慧型日曆查詢功能。

• 聯絡人 : 用來建立及管理親朋好友之通訊錄，可作為會議參與人員之資料來源。

• 工作 : 建立及管理待辦工作、工作分派及進度管理。

• 日誌 : 將歷史工作列管與追蹤。• 記事 : 具有便條紙之功能，隨時可記錄重要事

項。

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OutLook 之啟動

可利用三種不同方式啟動 OutLook

小時鐘圖示

也可使用 OutLook Express簡易版來收發郵件

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OutLook 啟動後視窗 ( 預設為收件匣 )

資料夾及功能選項

主功能表 對應功能之工具列

郵件摘要提示視窗

郵件內容提示視窗

預設為 OutLook 捷徑

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郵件收發管理事前須先設定定帳號與郵件收發伺服器。

可使用 OutLook Express 來設定帳號 :

1. 啟動 OutLook Express

2. 點選 [ 工具 ][ 帳號 ]3. 選擇 [ 新增 ][ 郵件 ] 來加

入新的帳號

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郵件收發管理

輸入帳號名稱

輸入郵件地址

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郵件收發管理

輸入電子郵件伺服器名稱

輸入帳號及密碼， OK!

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閱讀郵件點取收件匣可展示收到的郵件摘要資訊及內容

此處提示摘要資訊

此處提示郵件內容

按此鈕可接收新郵件

郵件應定期刪除，刪除之郵件會轉存在刪除的郵件匣內，視需要可定期刪除。

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閱讀郵件

讀信後可利用桌面之回覆工具來回信、全部回覆或轉寄

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郵寄第一封信

首先打開我的捷徑，點選寄件匣。

點取左上方 [ 新增 ] 工具鈕，然後選擇郵件。

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郵寄第一封信在此處輸入收件者郵址

在此處輸入副本郵址

此處輸入主旨

此處輸入郵件內容

資料輸入完且驗證無誤

後，按[

傳送]

將郵件送

出

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郵寄第一封信

若要附加檔案傳送，可點選 [ 插入 ][ 檔案 ]功能，開啟所需檔案後，點取 [ 插入 ] 鈕將檔案加入郵件。

也可使用 [ 寄件夾 ][ 插入 ][ 檔案 ][ 簽名 ] 來製作簽名檔，郵寄信件時將自動加入簽名。

郵件寄出後，會保留一份備份在寄件夾備份資料夾內。

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通訊錄管理

點選聯絡人之視窗

顯示建檔之聯絡人資料資料顯示順

序

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通訊錄管理點選 [ 新增 ][ 聯絡人 ] 之輸入視窗

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OutLook Express 之簡易聯絡人新增畫面

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以 OutLook Express 之 [ 工具 ][ 通訊錄 ][ 新增 ][ 新群組 ] 來新增群組聯絡人

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行事曆開啟視窗

行事曆管理

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行事曆管理可利用 [ 檢視 ][ 目前檢視 ] 切換不同之檢視視窗

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新增行事曆利用 [ 新增 ][ 約會 ] 來加入新的行事曆

約會備忘錄輸入區

約會前多久

發出聲音和

信息提醒

勾選全天表全天有效起訖時間

輸入主旨

勾選提醒後可在右方輸入提醒音效

通知與會人員設定為定期會議

完成後按此鈕

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新增行事曆

重要約會可利用 [ 執行 ][ 新增全天要事 ] 來登錄，例如親朋、上司之生日等。

全天鈕將自動被勾選

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可利用 [ 可與會人員 ] 驗證工具來挑選空閒時段

空閒時段選擇

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可利用 [ 工具 ][ 選項 ][ 偏好 ] 來設定每週工作日數點選 [ 行事曆選項 ] 可匯入國家別之國定假日

行事曆管理

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匯入國定假日之月別行事曆 選擇檢視週期型態

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規劃會議利用 [ 執行 ][ 規劃會議 ] 來規劃會議

顯示與會者 會議起訖時間

邀請與會人員

鍵入參與人員後按此鈕OutLook 會自動挑選合適開會時間

按此鈕召開會議

顯示與會者

空閒或忙碌

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邀請與會人員登錄視窗

登錄與會人員

與會人員資料來源

指定出席人員

指定列席人員

會議準備人員

回規劃會議視窗

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召開會議之視窗按此鈕發出會議通知

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網路遨遊

在主視窗點取 Internet Explorer 或 Netscape即可進啟動網際網路之連線，連上國際網路。

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設定入口網站

1

2

3

4

啟動連線欲立即登錄心愛的網站，事前須先設定入口網站，設定方式如下

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連上網站之視窗 – 以 Kimo 站為例

可在此輸入欲前往之網址

可利用搜尋引擎來搜尋鍵入字串之網址

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桌面工具及功能說明

回前一次瀏溜覽

之網頁

回最近瀏覽之

網頁

停止搜尋

重新整理桌面

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系統

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輯桌面網頁

啟動討論伺服

器

主功能表 網址輸入區

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搜尋引擎之應用

1. 輸入國立大學 2. 按搜尋鈕

3. 點選搜尋到的分類網頁

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直接點選 Kimo 之網頁分類桌面

點選政府機關

點選下層分類

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使用 IE 桌面之郵件工具收發信件

啟動 OutLook Express開啟收件夾視窗

點選信件

信件瀏覽 區

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點選此按鈕來發信

發信與回信

點選此鈕來回信

郵件編輯視窗