税务公文写作科学化、规范化 专题讲座 袁遐 t:0514-7356656(h) 13348130333 ...

税务公文写作科学化、规范化专题讲座

袁遐 T:0514-7356656(H)13348130333

E-mail:x_7983@sina.com

国家税务总局扬州税务进修学院

开头的话• 裴显生“六有” :

心中有爱，肩头有担 , 腹中有墨 , 胸中有识 , 目中有人 , 手上有艺

• 《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》：

一切由秘书代劳是腐朽的官僚主义习气在我党领导干部工作上的一种反映，是缺乏政治责任心、工作上失职或无能的一种表现。

• 税务行政公文的语言特点、写作要求及常见病

• 行政法定公文文种写作规范化• 国家行政机关公文格式要点

一、税务行政公文的语言特点、写作要求及常见病

• 瑞士裔法兰西学派奠基人、现代语言哲学大师索绪尔《普通语言学教程》（ 1906 ）

语言的两个层面—— 所指——一个词或一句话所指向的一种普适性的概

念，联系着客观的事实世界，在该层面上，语言具共同性、不变性和单一性。

能指——一个词语的“语音表象”。即，一种语言在说话者精神空间所留下的“心理印迹”，它联系着个体的生命体验 ，因此在该层面上，语言具有丰富性、复杂性、暗示性。

文学写作——对社会生活的审美反映，它所展示的是“心灵世界”、意义世界。是一种生命感觉。

应用写作——对社会生活的科学反映，展示纯然客观的事实世界、现象世界，传达事实。

税务公文写作属于应用写作范畴，其写作的基本点在于传达事实，服务于“用”。从理论上讲，“事实”是一种不以人的意志为转移的客观存在，这就决定了写作者首先要尊重客观事实。税务公文写作排斥写作者的主观性。除此而外，廓清事实，让真相（客观真实）冲出重重表象的迷雾，是写作者首先要做的同时也是最重要的工作。

公文语言值得注意的问题 : 语言的错位倾向

公文语言错位的主要表现( 一 ) 口语化倾向(1) 滥用方言(2) 滥用口语(3) 滥用俗语俚语(4) 滥用外来语(5) 滥用缩略语

( 二 ) 感情化倾向(1) 上行文中滥用修辞手法，过分谦

恭(2) 下行文中滥用讽刺 , 变相训斥(3)平行文中滥用夸张，开战对骂(4)函中滥用敬语 ,近乎肉麻

(三 )散文化倾向 (1) 表意渲染、修辞失体，造成公文虚浮不确切 (2) 滥用抒情性语言 , 不伦不类（ 3 ）叙事不得法，不懂得用快叙 (四）语意表达失当，影响公文真实性 （ 1 ）语句不合逻辑或不合实际 （ 2 ）语句不合事理，强词夺理 （ 3 ）语句成分相互关系不明，令人产生歧义

或令人费解 （ 4 ）长话连篇，浮语虚词，内容空洞无物• 刘勰《文心雕龙 ·议对》 : 文以辩洁为能，不以繁缛为巧 , 事以明核为

美 , 不以深隐为奇

一、判断题：• 1 、 请示在未获批准之前不能抄送给下级机关。• 2、 公文的结尾应“言止意不尽”。• 3、 在报告当中不能夹带请示事项。• 4、 主送机关必须是受文机关中级别层次高的

机关，抄送机关则必须是其中级别层次低的机关。

• 5、 请示的结尾可写作：以上意见如无不当，请着即批复。

• 6、 向一切有审批权的机关请求批准时，均应写“请示”。

• 7、 不经签发人同意，任何人不得改动公文定稿的内容。

二 、单项选择题：1、向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用（ ）。

A、 请示 B、报告 C、请示报告 D、函2、江苏省国家税务局向江苏省财政厅制发的公文属于

（ ）。 A、上行文件 B、下行文件 C、平行文件 D、呈请

性文件3、按照密级划分规则，含有一般的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件属于（ ）。

• A、 限国内公开的 B、内部使用的 C、秘密的 D、机密的

4、批示转发下级公文应使用（ ）。• A、 指示 B、通报 C、通知 D、通告5、公文的作者是指（ ）。 A、撰稿人 B、审核人 C、签发人 D、发文机关6、联合行文标注发文机关时，标在前面的机

关是（ ）。• A、 组织序列表中靠前的 B、主办的 C、

级别高的 D、其他系统的

7、书写公文的成文日期应使用（ ）。• A、 阿拉伯数字 B、汉字 C、汉字大写 D、汉字与阿拉伯数字8、 在行政机关，可以用来发布规章的文件是（ ）。• A、 命令 B、决定 C、通知 D、通告9、公文中兼用的基本表达方式是（ ）。• A、 议论、描写、说明 B、议论、说明 C、议论、叙述、说明 D、抒情、说明10、在下面哪一种情况下，可以越权批办文件？（ ）• A、 经过授权 B、避免积压 C、急需处理 D、属一般性文件

三、多项选择题 1 、转发的对象包括（ ）。• A 、 上级文件 B、下级文件 C、平级文件 D、不相隶属机关的文件

• 2 、可用来签批和书写公文的字迹材料有（ ）。• A 、 墨汁 B 、碳素墨水 C 、蓝黑墨水 D 、纯蓝墨水

3、禁止在主送的同时抄送给下级机关的文件有（ ）。• A 、 主送给上级机关的请求批准的请示• B 、 主送给平级机关的商洽性函件 C 、主送给有关下级机关的政策性批复 D 、 主送给上级机关的请求指示的请示

4、工作报告可用于（ ）。• A、 请求批准 B、提出建议 C、答复上级询问 D、反映情况

5、公文开头适宜采用的形式有（ ）。 A、气氛渲染 B、场景描写 C、概述行文目的和依据 D、阐明基本观点6、在下行文中提出执行要求时，要使受文者不折不扣执行文件，应写作（ ）。

A、参照执行 B、遵照执行 C、参酌执行 D、按照执行7、一份公文的主题词可以为（ ）。 A、 5个 B、 7个 C、 8个 D、 4个

8 、动笔撰写公文前要选好文种，选好文种的依据有（ ）。

A、政策法规依据 B 、工作关系依据 C 、职权范围依据 D 、行文目的依据

9、批复具有以下特点（ ）。 A 、权威性 B 、针对性 C 、被动性 D 、公开性

10、在撰写公函时，应符合以下哪些要求（ ）。

A 、用语讲究礼节，语气委婉得体 B 、撰写公函，必须使用正式公函用纸 C 、具备正式公函的规范格式，结构完整 D 、尊称与致意性的词语应经常使用

二、行政法定公文文种写作规范化

2000 年 8 月 31 日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》

( 一 ) 造就了“民主、责任、服务”的公文新理念

1 、体现了机关的民主作风、民主方式2 、体现了机关的责任意识和效用原则3 、体现了机关的管理职能与服务宗旨

（二） 总则的定位趋向准确、周延 行政公文是行政机关在行政管理

过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

• 公文的特点 政策性、权威性、实用性、规范性• 公文的作用 规范准绳作用、领导管理作用、宣传教育

作用、知照沟通作用、依据凭证作用

• 公文的分类 1 ．以行文关系为标准 上行文、下行文、平行文、兼类文种

• 不相隶属机关之间可否用“请示’’行文 ? 2 ．以紧急程度为标准 特急件、急件、平件（电报：特提、特急、加急、平急） 3 ．以秘密等级为标准 绝密件、机密件、秘密件、普通件 4 ．以使用范围为标准 通用公文、专用公文

• 行文规则 1、讲求实效的规则 2 ．逐级行文的规则 3、协商一致的规则 4 ．联合行文的规则

( 三） 公文种类由繁到简，使用范围趋向合理

《国家行政机关公文管理办法》规定了 13 个法定文种，取消了“指示”，增加了“意见”。《全国税务机关公文处理办法（试行）》规定了12 个法定文种。（《中国共产党机关公文处理条例》规定了 14 个文种。）

三个系统所使用公文文种比较

决定、通知、意见通报、报告请示、批复

函、会议纪要

公告通告命令

议案

决议、公报、条例、规定、指示

税务

政行

党的机关

13 种

（ 14种）

12种

1 、取消“指示”文种（ 1）其功能完全可以由通知等其他文种替代。

（ 2）其使用频率较低。

2、 增加“意见”文种• “ 意见”是适用于对重要问题提出见解

和处理办法的公文。• 党政机关在意见使用中的区别： 1 、适用范围有所不同（党的“报告”中仍有提出建议的职能）

2 、行文方向有所不同（党的“意见”主要下行）

特点：1 ）形式灵活 。

A 、可独立成文 ：《国务院关于进一步

做好退耕还林还草试点工作的若干意见》

B 、可与其它文种搭配行文：《中共中央办公厅 国务院办公厅关于转发中央纪委等部门〈关于认真落实中办发〔 1999〕 20号文件切实做好经济责任审计工作的意见〉的通知》

• C、可以联合行文：如国务院军转干安置小组、中共中央组织部、人事部、劳动和社会保障保障部、总政治部《关于认真做好 2000年军队转业干部安置工作的意见》

• D、可以作为下级机关向上报的建设性意见，也可以作为上级机关向下发的指导性意见。

• 2）内容广泛。• A、可以涉及各项工作领域。

• B、内容：不仅提出要求，而且要讲明道理。• 3）行文方向：可作上行文、平行文、下行文。 上行：对重要问题提出意见和建议，受

文者当按请示性公文的程序和要求办理。 下行：对下级机关具普遍指导性作用。

文中对贯彻执行有明确要求的，受文者当遵照执行；无明确要求，则参照执行。

平行：提出的意见供对方参考。

新文种“意见”出台的意义： A 、适应了市场经济条件下行政管理改革的需要，赋予

下级机关较大的主动权 B 、解决了在报告中夹带请示事项的难题 C 、是公文种类进一步发展与完善的结果

意见的写法

• 意见由标题、主送机关、正文、落款四部分内容构成。

1、标题：发文机关 +事由 +文种如：《中国计划生育协会关于工作进展情况和今后工作

的意见》2、主送机关：向上送的意见写明主送机关，下发意见执

行范围较明确、针对性强的要写主送机关，涉及面较广的可不写主送机关。

如：《中共中央、国务院关于促进小城镇健康发展的若干意见》

3 、正文：前言 + 主体 + 结尾

1）前言：发出意见的依据、背景和目的。 最后一句习惯语： 为促进……健康发展，特提出如下意见： 为全面贯彻落实……文件，进一步推动……工 作

的顺利开展现提出如下意见：2）主体：分成若干段，每一段一般用一句简明的语言作

小标题，概括该段的意思。 内容：阐明意义；提出基本原则、各项要求、具体措施和各有关部门的职责。

写作要求：既要讲道理、明政策、通法律，又要可实施、能操作、便督察。

3）结尾：提出总体要求。

• 写作注意事项（ 1）意见具有较强的针对性。写作时，

应有的放矢地对开展工作的重要意义、思路、目标和原则进行阐述。

（ 2）应特别注意语言的表达方式和分寸。上级的意见，语言应严肃平和，不能使用明显的命令、指令性词语，以表现出平等协商的民主作风。下级机关的意见，用语平和庄重，情真意切，不强词夺理。

（ 3）与相近文种的区别 A、与报告的区别 分工不同。报告：向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问。

B、与决定、通知的区别 决定：对重要事项或重大行动作出安排。或经

会议讨论，或经研究决断。明确做什么、怎么做，很少讲大道理。

意见：讲重要问题、见解，当讲道理，以理服人。

通知：传达要求下级机关办理与需要有关单位周知或者执行的事项。

C 、与“函”的区别 作为平行文的“意见”，只有对方

来征求意见时，提出意见供对方参考。 函：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

D 、与非法定公文“意见”相比 非法定公文“意见”属计划，是一

种短期计划，为上级机关对下级的指导性计划。

国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 今年以来，按照党中央、国务院的部署，长江上游、黄河上

中游各有关地区认真开展退耕还林还草试点工作，进展比较顺利，得到广大农民的拥护和支持。但试点工作中也出现了一些新情况、新问题。主要是：一些地区由于试点范围偏大，工作衔接不够，种苗供需矛盾突出，经济林比重普遍较大；有些地区由于严重干旱以及管理粗放，造林成活率较低。为了明确责任，严格管理 , 推动试点工作的健康发展，根据国务院总理办公会议的决定，并经今年月中西部地区退耕还林还草试点工作作出以下规定：

一、加强领导、明确责任，实行省级政府总负责 1 、…… 2 、…… 二、完善退耕还林还草政策，充分调动广大群众的积极性 3 、……

4 、…… 三、健全种苗生产供应机制，确保种苗的数量和质量　 5 、……　 6 、…… 7 、……　四、依靠科技进步，合理确定林草种结构和植被恢复方式 8 、…… 9 、…… 10 、……　五、加强建设管理，确保退耕还林还草工作顺利开展 11 、…… 12 、…… 六、严格检查监督，确保退耕还林还草工程质量 13 、……

二○○二年九月十日

3、“命令”“决定”适用范围作了重大调整 命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和个人。 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

“ 决定”的适用范围有所扩大。明确了“奖惩决定”，增加了“撤消决定”，以“处理决定”代替“惩戒令”，用“撤消决定”代替“撤消令”，呼应“命令”中删去“撤消下级机关不适当的决定”。

决定的写作要点及注意事项

一、正文的写法（一）篇段合一式（二）分条分块分列小标题的写法 这种写法适合于决定重要事项，采

取重大行动等内容比较丰富的决定正文。 1 、写作要求：结构统一，前后逻辑关系严密，条理清晰，层次分明。

2、结构： （ 1）开头：决定的原因、意义、目的。 将回顾历史和分析现实结合起来，夹叙夹议，使决定的原因令人信服。

（ 2）主体：决定的具体内容与事项 分条式：涉及多项问题时使用。 分块式：多用于制定方针、政策、工

作、原则，每一部分表达一个中心意思，并以中文序号标明各部分顺序。

分列小标题式：小标题归纳决定中每条中心内容的意思，分列于每一部分之前。

（ 3 ）结尾部分：希望、要求、号召。 注意前后呼应，文字简短有力。二、写作注意事项 1 、以政策法规为依据，有针对性。 2 、抓住问题的基本点，注意理论的阐述，

增强说服力。 3 、观点明确，用语确定不含糊。

4 、 “通告”的使用界限更加明确• 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。附：通告的正文写作注意事项（一）注意把好政策关，不能和现行方针政策相抵触，

不能制定和国家政策想违背的土政策。（二）用词用语大众化，明说直述，果断肯定。

（三）正确把握使用范围。 关键在于正确区分通告和通知、通告和公告 通告和通知的区别： 1 ）法律约束力不同 2 ）告知范围不同 3 ）发布形式不同 4 ）涉密程度不同 通告和公告（宣布重要事项或法定事项）的区别： 使用范围不同、颁发机关级别不同、发送对象不同 、发布方式不同

5 、 “通知”取消发布规章的职能 •通知适用于批转下级机关的公文，转发上

级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

•三种类型的通知的规范化使用•三种类型的通知指：批转、转发、发布（颁布、印发）性通知。主要区别如下：

• 上级转发下级的公文用“批转”。其特点在“批”，只有具备批准权利的机关才能使用。写作时，要对所转发的通知作“同意”、“很重要”等批语，要求有关单位“遵照执行”，“研究执行”或“参照执行”，有时还借批转机会，作指示、提要求或作政策性的规定。

• “ 转发”性通知适用于将上级机关、平行机关、不相隶属机关的公文发给下级单位。其特点在“转”。可作具体要求，但不可作批语。另外，领导机关办公厅代领导机关批转下级公文，用“转发”，而不用“批转”。

• 发布性通知其特点在“发”。将本机关的有关法规、会议文件和领导讲话等发给下级用发布（颁发、印发）。

要准确、鲜明地写好标题 通知的标题：发文机关 + 事由 +通知 转发上级机关的通知如其标题过长，可以自拟事由摘要转发：

如： ××市国家税务局转发《 ××省国家税务局转发〈国家税务总局关于加强欠税统计进一步做好清理欠税工作的通知〉的通知》的通知

可改为： ××市国家税务局关于转发加强欠

税统计进一步做好欠税清理工作的通知 即：转发机关名称 + 关于转发 + 事由 +通知

写作结构 1、标题：“紧急”、“重要”、“联合’’、

“补充’’性通知，要在标题中标明。 2，正文： (1)导语：写通知的原由； (2)主体：写通知的事项； (3)结语：指示性通知多提出执行要求；知照

性通知多用“特此通知”、“专此通知”等惯用语；任免性通知常用“谨此通知”；发布性通知一般为“现将……发给 (或批转、转发 )你们，请贯彻执行 (或“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行” )

通知写作中的常见病误：1 、不会使用通知文种（见《 ××县国家税

务局关于瑞天大厦等出租柜台税收管理的意见》）

2 、错将联体格式的公文印成附件3 、通知的意见不清，通知的要求似是而非

• 病文修改： 《 ××市国家税务局关于印发 ××××年度

基层建设和征管改革考核验收办法及评分标准的通知》

• 6 、原 “报告”中提出意见和建议的职能改由“意见”承担

• 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

•报告的结构与写法•报告的分类和基本内容： A、工作报告：基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见。

其中经验体会是对工作实践的理性认识，应从实际工作中概括出规律性的东西，以便指导工作。

B、情况报告：三种 一、上级交办事项的情况报告（反馈报告）：讲明情况的来龙去脉，并介绍具体办理情况、过程、做法、进度、结果或效果，问题、困难以及想法和建议。

二、主动反映某方面工作情况的报告：首先交代工作内容、效果、主要成绩，其次说明开展工作的起因、目的，然后介绍开展情况、做法、经验体会、先进典型。

三、突发性问题处理情况的报告： 1、问题发生的全过程、造成的影响、危害、损失； 2、总结经验教训、分析问题产生的原因； 3、有针对性地提出防患措施，追究责任。

• 正文结构 (1)导语：报告的目的、根据。 (2)主体：报告的内容，可用“现将有关情况报告如下”的承启用语转入。

(3)结语：习惯结束语有：“特此报告”；“专此报告” 等。

• 写作要求 1 ．要点面结合； 2 ．要有综合分析； 3。要提供新情况。

• 注意事项 “建议报告”不再使用。

• 写作要点： A 、实事求是 真实、全面、客观 B 、突出中心 处理好点与面的关系、事与理的关系、详与略的关系。

C 、报告中不得夹带请示事项

病文修改：《 ××县国家税务局关于遭受特大洪灾后请示调整 ×××× 年度税收任务的报告》

附：请示的写作• 写作结构 1 ．标题：不要混用文种，如“请示报告”。 2 ．正文：（ 1）请示原由：理由要充分。 (2)请示事项：内容要具体。 (3)请示要求：习惯用语有：“以上意见当否，请批示”、“当否，请批复”、“妥否，请审核”、“妥否，请审批”。

• 注意事项 1 ．不要多头主送； 2 ．不要一文数事； 3 ．

不要越级请示； 4 ．不要直接报送领导者个人。

•辨析：请示与报告 两者都属上行文，反映情况，陈述事实，

下情上达。不同的是： 1．行文目的不同：报 告是为了让上级了解、掌握情况；请示则是向上级请求解决问题。 2．性质要求不同：报告是陈述性公文，不需回复；请示是呈请性公文，需要上级机关给予批复回答。 3．行文时限不同：报告在事前、事中或事后行文；请示则必须在事前行文，不能先斩后奏。 4、内容含量不同：报告一文数事皆可；而请示必须坚持“一文一事”的行文原则。

• (问题：请示和报告为什么不能混用 ?)

7 、 “函”的使用范围更加明确、规范

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

函的分类 1 ．从内容分：商洽工作函、答复问题函、询问意见函、告知情况函、请求批准函

2 ．从发文方向分：去函、复函 3 ．从形式分：公函、便函

• 正文结构• (1) 引语：发函的根据、缘由，或据来

文，或据实情。• (2)主体：要商洽、询问、答复、周知

或请求的事项。• (3)结语：一般自然结束。有时，去函

要求回复，可用惯用语，如：“请予函复为要（为盼）”，“盼复”；复函：“特此回复”， “特此函复”，“特此函告”，“此复” 。

• 注意事项• 复函的写法与去函有所不同。• ( 问题：复函的写法与去函有那些不同 ?)• 复函与批复• 批复和复函，相同的都是回复对方的来文，

属被动行文；开头有相同的惯用引述语，如：前接、近接；收悉、谨悉、悉。不同的是：复函是平行文，用于回复不相隶属机关的来函；批复是下行文，用于回复下级机关的请示。

请批函和请示 两者都是请求批准的公文，不同

的是：请示是上行文，向直接上级机关请求批准用“请示”；函是平行文，向有关业务主管部门请求批准用“函”。

• 函的使用中常见的不规范情况1 、将“有关主管部门”等同于”上级机关”• 后果：在行文请求批准时，不以与主送机关

的关系为依据，而从所请求批准事项的大小来决定使用“函”或“请示”。

• 2 、为表示对主管部门的尊重，或担心引起有关主管部门的误解甚至反感，特意将使用“请求批准函”改用“请示”。

• 后果：不按照行文规则，会将自己和对方陷入尴尬境地，最终延误有关事务的办理。

• 3 、将函作为可上行、平行、下行的“全能”文种来对待。忽视了“函”的适用范围中“不相隶属机关”的限制。• 后果：将“请示”、“报告”、“通知”、“批复”等文种的功用都加在函上。

• 4 、对“请求批准函”的答复，使用“批复”作答复。

三、国家行政机关公文格式要点

• A 、公文格式的规定遵从的基本原理：• 1 、美观的原理• 2 、方便处理的原理• 3 、约定俗成的原理

B、国家行政机关公文格式国家标准要点：1 、眉首标注的注意事项a)发文字号的写作：发文机关代字 +年份 +序号b)发文字号标注： 发文机关标识下空 2行，用 3号仿宋字体，

下行文居中排布，上行文居左空一字，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即 1不编为 001）、不加“第”字。

2 、主体标注的注意事项1 ）公文标题的标注 可分一行或多行居中排列；转行时，要做词

意完整、排列对称、间距恰当。2 ）公文标题的写作 一般结构：发文机关 +事由 +文种 国税总局办法规定，下行文、平行文的标题

要写明发文机关名称，上行文不标识发文机关名称。

• 公文标题常见问题举隅• 1 ）××市关于提高粮食价格的通知• ××市关于提高粮食价格的决定• 2 ） ××市关于请求解决××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告

• ××市关于解决××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的请示

• 常见问题一：错用文种

• 3 ） ××省人民政府关于批转《 ××同志在全省政法公安工作会议上的总结发言》及《 ××省公安厅、检察院、法院党组关于全省政法公安工作情况的报告》和《 ××同志关于当前打黑除恶斗争情况和今后工作部署的报告》的通知

• ××省人民政府关于批转全省政法公安工作会议三个文件的通知

• 4 ）××县人民政府转发《 ×× 市人民政府关于转发〈 ××省人民政府关于禁止乱摊派、乱集资，切实减轻人民负担的通知 〉的通知》的通知

• ××县人民政府转发关于“禁止乱摊派、乱集资，切实减轻人民负担”专项工作的有关文件的通知

• 常见问题二：标题文字冗长累赘

• 5 ）××大学关于请求从我校校区内迁出居民住宅的请示

• ××大学关于从我校校区内迁出居民住宅的请示• 6 ） ××公司关于要求批准建造冷库的请示• ××公司关于建造冷库的请示• 常见问题三：词或意义重复出现• 7 ）关于中共××省委办公厅机关委员会启用印章的

通知 • 中共××省委办公厅机关委员会关于启用印章的通知

• 常见问题四：顺序颠倒

• 8 ） ××市人民政府关于开展增产节约的通知• ××市人民政府关于开展增产节约活动的通知• 9 ）××公司关于开展反对铺张浪费问题的请示• ××公司关于开展反对铺张浪费活动（或工作）的请示

• 常见问题五：不合语法• 10 ） ××市人民政府对五个文明单位放松管理和教育，

造成不良影响予以撤销的处理决定• ××市人民政府关于撤销×× ××等五个文明单

位称号决定• 常见问题六：事由表述不妥

• 3 ）主送机关的标识• 如主送机关名称过多，使公文首页不能显

示正文，须将主送机关名称移至版记中的主题词下，抄送之上标识方法同抄送。

• 4 ）公文生效标识• a)单一行文印章 • b)联合行文印章 • 3、版记标识注意点

• 主题词的写作 公文主题词是反映公文基本内容和形式的经过规范处理的一系列名词术语。它是用于文献的分类和检索的标识符号，是进行文献标引、检索、存储等工作共同使用的工具。

• 构成主题词的大多为名词或名词性词组。• 公文主题词标注是通过一定数量主题词的有序排列，对公文主题概念的内容和形式特征进行描述，从而形成公文主题标识，用于公文分类、存储、检索的一种方法。

例 : 《中国人民银行成都市分行关于我市×年三季度收支情况的报告》主题词 : 国库 国库收支 报告 人行成都分行

• 主题词标注的结构组成：内容词 +形式词 内容词：表现公文主题和内容归属，包括类别词和内容词两类。

形式词：体现公文形式，分为文种词和归属词两类。

主题词的标引法：• 类别词 +内容词 +文种词 +归属词

•平行文以及下行文主题词写作可略去归属词。

• 内容较为复杂的公文，要用两个以上的内容词去标识其内容和特征。