008 -guia practica de control interno
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C O N T E N I D O
I. RESUMEN EJECUTIVO / INTRODUCC ION
II. DEF IN IC IONES / CONCEPTOS BAS ICOS
III. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO - COSO --
IV . R ECOM ENDACIO NE S GEN ER #\LE S
V . ANEXOS - Y MATER IALES DE CONSULTA-
I. RESUMEN EJECUTIVO / INTRO DUCCU1N
Las empresas tienen como objetivo general el generar valor a sus
accionistas y partes interesadas, proteglendo su patrimonio. A traves del
establecimiento de un sistema de Control Interno ( CI ) se facilita un
mecanismo de revision de la efectividad y eficiencia de las operaciones, el
que la informacion financiera sea conflable, se salvaguardan los activos, se
promueve la adherencia a politicas y procedimientos; se considera que es
responsabilidad de los accionistas y del Consejo de Admlnlstraclon la
lmplementaclon de un adecuado sistema de CI.
La presente Guia tiene como propostto fundamental concientizar a los
accionistas de las empresas y sus partes interesadas de los beneficios de
implementar un adecuado Control Interno que sirva para darle mayor
confiabilidad y transparencia a sus empresas y, hasta donde sea factible,
tratar de proporcionar elementos para su permanencia. Esto dara como
resultado que las empresas privadas puedan disminuir sus rlesgos y la
expeslclon a posibles fraudes. La Guia describe de manera general los
principales elementos y expllca de forma breve ciertas herramientas que
son utiles a la Admlntstraclon para evaluar el sistema de CI en las
Organizaciones.
EI Control Interno ha evolucionado de un enfoque correctivo a un enfoque
preventivo y de apoyo que brinda mayor segurldad en el manejo y
salvaguarda de los recursos de la empresa y sirve de base para la adecuada
toma de decisiones .
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..1.1 Caracteristicas de Empresas Privadas. Solamente con la finalidad de
definir hacia donde va orientada esta Guia, a contlnuaclon seiialamos
algunas de las caracteristicas principales de las empresas a las que nos
referimos:
• Muy reducidas Hneas de negocios y muy pocos productos en esas
lineas de negoclo .
• tlderazgo de la Admlnlstraclon con alto porcentaje de partlclpaclon
en la empresa.
• Muy pocos niveles de autoridad en el Organigrama con grandes
tramos de control.
• Sistemas de procesamiento de transacciones simples.
• Poco personal y la mayor parte de el con muchas tareas.
• Poca oportunidad de hacer frente al costo fijo de recursos como
1.2Costos y Beneficios. Dados los antecedentes de sobra conocidos en el
medio financiero hacia 2002 (de escandalos financieros orlglnados por
fallas de control interno y falta de confiabilidad en la informacion
financiera que derivaron en la quiebra de importantes empresas deEUAy la
entrada en vigor de la LeySarbanes Oxley( SOX) , podemos considerar que
la comunidad inversionista no tolera este tipo de irregularidades en la
Informacion Financiera ; este costo esdemasiado alto independientemente
del tamaiio de la empresa en cuestlon .
Esen este aspecto en donde el sistema de CI juega tan importante papel,
Entre los principales beneficios (que proporciona el establecimiento de un
sistema de control interno) podemos mencionar mayor y mejor habilidad y
competencia para que las empresas puedan accesar a mercados deCapital
, promoviendo lnnovaclon y crecimiento economlco , Informacion oportuna
y confiable que soporte la toma de decisiones , establecimiento de
mecanismos consistentes para procesar transacciones mejorando
velocidad y confiabilidad y su habilidad para comunicar en forma precisa a
accionistas y terceros el desempeiio de la empresa, administradores,Consejo de Admlnlstraclon 0 Familiar. Asimismo permite identificar los
rlesgos a los que esta expuesta la empresa para mltlgarlos y prevenir
errores en el curso normal de las operaciones.
Aunque en los paises existen diferentes marcos de referencia para la
definicion y establecimiento de sus Sistemas de Control Interno; por
mencionar algunos, en lnglaterra el Turnbull, en Canada el CoCo,etc.
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Por la cercania con los Estados Unidos , los conceptos y metodologia que se
establecen en esta Guia se refieren al Marco de Referencia denominado
COSO (Comittee Of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission) la cual es una organlzaclon dedicada a mejorar la calidad de
los reportes financieros a traves de etlca de negoclos , controles internos
efectivos y Gobierno Corporativo. Ver paglna Web en: www.coso.org
II. DEF IN IC IO NES / CONCEPTO S BAslCO S
Control Interno
EI control interno es un proceso, realizado por el Consejo de Administracion
de una entidad, la Admlnlstraclon y otro personal disefiado para proveer
seguridad razonable relativa al logro de objetivos en las siguientes areas:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la informacion financiera que se emite
• Cumplimiento de Leyes y Regulaciones.,,~
Auditoria Interna
Auditoria Interna ( AI ) es una actividad independiente, de aseguramiento
objetivo y de consultoria disefiada para agregar valor y mejorar las
operaciones de la empresa. AI coadyuva con la Organizacion para lograr sus
objetivos utilizando un enfoque sistematico y disciplinado para evaluar ymejorar la efectividad de los procesos de Adminlstraclon del Rlesgo,
Controles Internos y Gobierno Corporativo.
Admlnlstraclen Empresarial de Rlesgos (en Ingles ERM)
Se define como un proceso realizado por el Consejo de Administraclon, la
admlnlstraclon y todo el personal de la empresa, aplicado en el
establecimiento de la estrategla en la empresa ya traves de la misma. ERM
esta disefiado para identificar eventos potenciales que pudieran afectar a
la entidad y administrar sus rlesgos dentro de un range definido (apetito de
riesgo) y proveer segurldad razonable de que los objetivos de la
Organizacion se logran,
Gobierno Corporativo
EI Gobierno Corporativo ha estado vlgente en los ultlmos anos (a raiz de los
fraudes en empresas como Enron, Worldcom, Parmalat, y otras entldades
que cotizan en la NYSE)y se refiere a la serie de aspectos que deben cubrir
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IIlas empresas para tener bien definidas las funciones y actividades que
deben realizar los Accionistas, Consejo Directivo, la Admlnlstraclon de la
empresa, las relaciones que tienen estes con los empleados, la Comunidad
y el Gobierno que deben estar caracterizadas siempre por un cumplimiento
constante de todos los compromisos establecidos, la transparencia,
sustentabilidad y la responsabilidad social corporativa.
EI Gobierno Corporativo es el sistema bajo el cual las sociedades son
dlrlgldas y controladas. Es el conjunto de principios que norman la
actuaclon de los organos de gobierno en la empresa, como son el Consejo
de Adminlstracten y los diversos Comites que Ie apoyan.
EI Gobierno Corporativo es el conjunto esencial de acciones directivas que
son implementadas por la Drganlzactdn a fin de lograr razonabilidad en las
clfras, rendlclon de cuentas, transparencia y responsabilidad.
111.-ELEMENTOS DE CONTROLINTERNO - COSO -
Esta Guia provee un conjunto de conceptos baslcos relevantes que
representan los componentes de un adecuado Control Interno y esta
basado en la Metodologia COSOque se menclono arriba.
La metodologia COSO recomienda el establecimiento de cinco
componentes Ambiente de Control, Evaluacion de Riesgos, Actividades de
Control, Informacion y Oomunleaclen, y Monitoreo (Vigilancia); esta
metodologia supone que cualquier empresa que implemente estos
conceptos Ie permltlra una optima gestlon del control interno.
Es decir , si en la empresa establecemos una cultura de control basada en
los valores etlcos, si los consejeros y los responsables de dlrtglr el negocio
promueven y respaldan la importancia del control interno, si dlsenamos una
estructura organizacional con separaclon de funciones que evite conflictosde intereses, si el personal que contratamos tiene las competencias
necesarias para ejecutar las responsabilidades encomendadas, si
identificamos y controlamos los rlesgos a que esta expuesto el negocio, si
establecemos rutinas de control para registrar, autorizar y conciliar las
operaciones con terceros, si cuidamos que la informacion financiera que se
produce sea confiable, y si perlodlcamente supervisamos que las
operaciones esten slgulendo su curso normal, entonces la empresa tendra
una mayor probabilidad de alcanzar sus objetivos.
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C om ponentes de l M arco de R eferencia C OS O
A . M edio Am biente de C ontro l
1. lntegrldad y Valores Eticos. Principios razonables de integridad y
valores etlcos, particularmente en la Alta Admlnlstraeion, deben de ser
establecidos, desarrollados y entendidos y permanecer como el estandar
de conducta. Ejemplo: Codigo de Etica.Recomendaci6n: Establecer un Codigo de conducta y un documento de
lineamientos generales de control interne.
2. Consejo de Admlnlstraclon. EI Consejo de Admlnlstraclon entiende y
ejerce su responsabilidad de establecer la vision estrateglca y vigilar la
operaclen de la empresa.
Recomendaclon: Conformar un Consejo 0 Comites de apoyo lntegrados
con consejeros independientes con conocimientos del negoclo y
finanzas.
3. Fllosoffa de la Admlnlstraclon y Estilo de Operaclon, La fllcsofia de
Admlnlstraclon y el estilo de operacion soportan que se logre un CI
efectivo sobre los Reportes Financieros.
Recomendaci6n: La alta dlrecclon debepredicar con el ejemplo y ser
promotor de la etlca en toda la organlzaclon,
4. Estructura Organizacional. Laestructura organizacional de la empresaes adecuada para el tamafio y actividades operacionales de la empresa.
Recomendacion: Se debe dlsenar la estructura organlzaclonal con
separaclende funciones para las actividades de ejecuclon, autorizacion,
vatuaclon, custodia, conclllaclon y reglstro, y elaborar descripciones de
puestos.
5. Competencias del Personal. La empresa se encarga de retener a los
individuos competentes y se asegura de darles el entrenamiento ycapacltaclon necesarios asi como asegurar su experiencia funcional.
Recomendaclon: Evaluar perlodlcamente el desempefio del personal e
identificar sus necesidades de capacltaclon.
6. Autoridad y Responsabilidad. A la Administracion y los empleados les
son asignados adecuados niveles deautoridad y responsabilidad que van
acordes con los niveles de la estructura organlzaclonal.
Recornendacten: Disefiar tablas de facultades.
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II7. R ecu rs os Hum anos 0 C apita l In te lectua l . L as poHticas y practlcas
estandar de l a rea de R H en la em presa inc lu yen las activ idades basicas
d e s ele cc lo n y contra tac lon, capacltac lon , m otlvacion , eva luac lon ,
promoclon y remunerac lon,
R ecom endaclon : E s tab lecer po liticas de contra tac lon para asegu rar la
contra tac ion de persona l con e l perfil que se requ ie re .
B . E valu acion de R les ges
1 . O bje tivos , P lanes E strateg icos y P roces o de E va luac lon de R ies go . L a
A dm in ls traclon es tab lece de manera especifica los obje tivos y los
planes es tra teg lcos y se tiene es tab lecido un proceso de eva luac lon de
rlesgo que inc lu ye la es tim aclon de la im portanc ia de los rlesgos , la
eva luaclon de la probabilidad de su ocu rrenc ia y la determ inacion de las
acc iones neces arias a s egu lr,
R ecom endacion : Identifica r los rlesgos a que es ta expues to e l negocioy lo s co ntro le s p ara m in im iza rlo s.
2. M ecan ism os para antic ipar e identifica r R iesgos . A segu rar que
ex is ten los m ecan is mos necesarios para antic ipar e identifica r rles gos
y reacc ionar an te pos ib les cambios que pueden tener un efecto
im portan te y dram atico en la em presa .
R ecom endaciones : E s tab lecer I'm ites de to le rancia a l rles go , y d is efia r
tab le ros de contro l para identifica r a le rtas sobre operac iones que se
s alen de los param etres es tab lec idos .
3. P rocesos de C ontab ilidad . E I area de C ontab ilidad tiene
perfecta m ente es tablec idos sus procesos de m anera ta l que Ie perm ita
antic ipar pos ib les cam bios en la fo rm a de presentar su In fo rm acion
F inancie ra respecto de N IF ' s , as i com o pos ib les m odificaciones en las
practices de reg ls tro contab le de las trans acc iones que s e rea lizan 0 de
po sib le s n ue va s regulaclones,
R ecomendaclon : D ise fia r ru tinas de au tocontro l para asegurar laco nfia bilid ad d e la in fo rm acio n fin an cie ra .
4. R iesgo de F raude. E I rlesgo potenc ia l de una decla rac lon
s lgn lflca tlva erronea debido a un pos ib le fraude es ta exp lic itam ente
cons iderado en la ldentlflcaclon de rlesgos para e l logro de O bje tivos de
la In fo rma cio n F in an cie ra .
R ecom endaclon : E stab lecer puntos de contro l para ldentlflcac lon de
fra ud es y monito re arlo s p erto dlc amente .
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C . A c tiv id ades de Contro l
1 . P oliticas y P roced im ientos . L as po liticas y proced im ien tos neces arios
con respecto a cada una de las activ idades que rea liza la empresa y los
con tro les sefia lados por la po litica es ten s iendo apllcados en form a
adecuada .
R e come nd aclo n: E lab ora r m an uale s de o pe ra clon
2. S is tem as de P laneaclon , P resupues to de O perac ion. Q ue la em presa
d lsponga de un P resupues to de O pera c ion e laborado a l m enos sobre
bases anua les y que tenga im plem entado un s is tem a de segu im iento a
la s v aria cio ne s importa nte s .
3. segregaclon de F unciones . L as funciones que rea llza e l persona l (en
form a manua l 0 au tomatizada) de la empresa es tan deb idamente
separadas e iden tificadas con la idea de m in i m iza r e l r lesgo de fra ude 0
acciones im prop ias . S e d is pone de s is tem as de res gu ardo adecuados .
4. T ecno log ias de In form acion (T I). S e tienen de fin idas y se s lguen en la
practlca po liticas para contro la r e l acceso a programas y arch ivos de
da tos ; as im ismo se tiene operando un area de S egu ridad para la
informacion.
D. Info rmac ion y Oomunlcac len
1 . S is tem as de In form acion. L os s is tem as de in fo rm acion es tablec idos
en la empresa ayudan a los d irectivos en e l p roceso de toma de
decis iones y los proveen con la in form acion re levante de ind icadores de l
desem pefio de manera ta l que les factllta el cumplim iento de sus
responsabilidades en fo rma eficaz y efic ien te . E stos s is temas son enocas iones conocidos com o s is tem as E RP . As im ism o es tos s is tem as de
in fo rmacion fueron desarro llados en base a l p lan es tra teg lco y es tan
ligados a l logro de ob je tivos a n ive l genera l de la em presa y a n ive l dep
2. In fo rmacion de l C ontro l In te rno. L a in fo rmacion u til izada para
e jecu ta r o tros com ponen tes de C ontro l s e identifica , captu ra y d is tribu ye
en fo rma y oportun idad que perm ite a l persona l rea lizar su s
re sp on sa bilid ad es d e C I.ro ce so s 0 a pllc ac lo ne s .
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3. P lan de C ontinu idad de l negoclo . L a em pres a tiene im plem entados
es tos planes de contlngencla y recu peraclon de des as tres en todos los
ce ntres d e In fo rmacio n qu e a dm in is tra y op era .
4. eom untcacten, E xis ten los cana les de com u nlcaclcn adecu ados en la
empresa que perm iten a sus in tegrantes cumplir con sus
re sp on sabilid ad es de fo rma e fic az .
E . M on ito reo
1. E valu aciones P erm anentes e Independientes . E s tas eva lu aciones I
permanentes 0 s eparadas perm iten a la A dm tnls tracton determ inar s i e l
C ontro l In terno en la em pres a es ta s iem pre pres ente y o pe ra nd o. U n a
buena forma de rea lizar es tas eva luaciones independientes es
es tablecer la activ idad de A uditoria In terna en la em pres a.
2. R eportes de D efic ienc ias . L as defic iencias en e l C I se identifican y
com unican de manera oportuna a aquellas partes responsables de
tom ar acciones correctiv as , a la A dm ln ls trae lon y a l C ons ejo cu ando as i
se cons idere conveniente .
IV . R ECOMENDACIONES GENERALES
E ntre las ideas m as im portantes que querem os dejar asentadas en es ta
G u ia es tan a lgunos retos qu elas em pres as privadas deberan enfrentar a l
es tablecer u n s is tem a de C I E fectivo y la vez eva lu ar e l C os to-B enefic io y s u
ad ap ta clo n a l tamaiio y e stra te gia d el n eg oc lo C o ste ab le :
• L a em pres a tiene los s ufic ientes recu rs os para lograr s egregaclon
de func iones .
• M edir e l grade de habilidad de la A dm ln ls trac lon para dom inar sus
activ idades bas lcas de C ontro l, con pos ib les oportun idades
s lg nlflca tlv as p ara qu e la A dmin is tra clo n pu die ra p erd er e l c on tro l,
b us ca nd o la p re ve nclo n y d ete cclo n d el fra ud e.
• M edir e l cos ta de rec lu tam iento de ind iv iduos con e l su fic iente
expertis e en In form acion F inanciera qu e s ean u tlles a l C ons ejo de
Adm in is tra cio n y Com ite d e Aud ito ria .
• M edir e l cos ta de rec lu tam iento y re tenc lon de ind iv iduos con
su fic ie nte c onoc im ie nto te cn lc o y c apac id ades en Con ta bilid ad .
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II
• M edir y adm in is trar e l cos ta de manten im iento de contro les
adecuados en s is temas de in formacion por compu tadora con
re cu rs os te cn lc os lim ita do s.
• E I e jerce r e l contro l y ap lica rlo en toda la D rgan lzaclon debera
dars e des de arriba en el C ons ejo d e A dm ln ls trac lon.
C onsejos de A dm in is tracion e fectivos . E va luar inv itaciones a
Cons eje ro s I n de pend ie nte s.• T I. E va luaciones cons tantes de la operaclon y de l software que se
u tiliza en la em pres a.
• E nfoque a los R iesgos - E RM
• B uscar logra r la transparencia , su s ten tabilidad y continu idad del
negoclo y logra r la suces lon de l m ism o, d ism inuyendo los rlesgos y
log rar e l crecim iento y va lor de l P atrim on io de los duenos .
• D ocumentaclon de P rocesos acorde a tamano de la empresa.
E xis te un C OSO -ER M de 8 elementos , cuando la compafiia podra
es tar en pos ib ilidades de su adecuaclon y nosotros em itirem os la
Nueva Gu ia Ac tu a liz ada .
V. ANEXOS Y MATER IALES DE CONSULTA
• B ole tines em itidos por e llM C P a traves de la O om ls lon de N orm as y
P ro ce dim ie nto s d e A u dito ria . V e an se B o le tin es 3050,5030 ,50 90y 7030.
• C od igo de M ejores P ractlcas C orporativas (C MP C) em itido por e l
C CE .
• V ease G uia de A plicacion P ractlca de l C M PC deiIM E F.
• B o le tines de la C om is ion de G obierno C orporativo y A ud itoria
In te rn a d ellC PNL
• G uia C OB IT para T I IS A CA
L IG AS : A IC P A , C IN IF , IM EF ,CC C .
II
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