3 tools for managing your contract security force

TOOLS TO MANAGEYOUR CONTRACTSECURITY FORCE3

A F T E R S E L E C T I N G Y O U R

V E N D O R , T H E W O R K O F

M A N A G I N G T H E C O N T R A C T

B E G I N S . . .

S U P E R V I S I O N

M a n a g i n g y o u r c o n t r a c t s e c u r i t y f o r c ei n c l u d e s a s s e s s i n g s e c u r i t y g u a r d s

A l o n g w i t h m o n i t o r i n g m a n a g e m e n t

P e r f o r m a n c e A t t r i t i o n R a t e s T r a i n i n g

B i l l i n g A c c u r a c y R e s p o n s i v e n e s s

B u t i n o r d e r t o i n c r e a s e t h el i k e l i h o o d o f h a v i n g a s u c c e s s f u ls e c u r i t y p r o g r a m ,

y o u a n d y o u r p r o v i d e r h a v e t oe n s u r e t h a t a l l t h e n e c e s s a r y t o o l sa r e i n p l a c e .

Q U E S T I O N :

W H A T T O O L S D O Y O U U S E T OM A N A G E Y O U R C O N T R A C T

S E C U R I T Y ?

U S E 3 P R I M A R Y T O O L S

S U P E R V I S I O N

T H E S E C U R I T YM A N U A L

R E P O R T I N GS Y S T E M S

W h e n y o u u s e t h e

r i g h t t o o l s f o r

m a n a g i n g y o u r

c o n t r a c t s e c u r i t y

f o r c e i t w i l l m a k e

e v e r y o n e ’ s j o b e a s i e r ,

e s p e c i a l l y y o u r s .

1

2

3

T H E S E C U R I T Y M A N U A L

T h e s e c u r i t y m a n u a l i s a d o c u m e n t

t h a t o u t l i n e s d i r e c t i v e s , e m e r g e n c y

p r o c e d u r e s , p o s t o r d e r s , a n d o t h e r

m e m o r a n d u m p e r t a i n i n g t o t h e

s e c u r i t y f u n c t i o n .

#1

W H E N W A S T H E L A S T T I M E Y O U RP O S T O R D E R S W E R E U P D A T E D ?

D O Y O U H A V E P O S T O R D E R S ?

A R E Y O U R P O S T O R D E R S S T O R E DD I G I T A L L Y ?

A s k y o u r s e l f t h r e e q u e s t i o n s

a b o u t y o u r s e c u r i t y m a n u a l :

B e c a u s e i n a w o r l d d o m i n a t e d b yd o c u m e n t s h a r i n g a p p l i c a t i o n s ,

p o s t o r d e r s s h o u l d b e s t o r e d a n da c c e s s e d d i g i t a l l y .

T h e d e v e l o p m e n t o f a r e p o r t i n g

s y s t e m i s n e c e s s a r y f o r e f f i c i e n t l y

m o n i t o r i n g t h e p e r f o r m a n c e o f t h e

g u a r d s a n d m a n a g e m e n t o f t h e

c o n t r a c t .

T H E R E P O R T I N G S Y S T E M#2

Q U E S T I O N :

W H A T S Y S T E M S A R E Y O U U S I N G

T O C A P T U R E A N D A N A L Y Z E T H E

I N F O R M A T I O N F R O M Y O U R

S E C U R I T Y G U A R D R E P O R T S ?

W H A T A B O U T W E B - B A S E D

R E P O R T I N G S Y S T E M S ?

ONE OF THE BEST TOOLS

FOR EFFICIENTLY

REVIEWING SECURITY

GUARD REPORTS ARE

WEB-BASED SECURITY

GUARD REPORTING

SYSTEMS LIKE THOSE

PROVIDED BY

OFFICERREPORTS.COM.

These type of systems allowcontractors to provide you withone point of access to review,update, and disseminate anyreports generated by guards.

E l i m i n a t e t h e i n e f f i c i e n tu s e o f p a p e r r e p o r t s b ya l l o w i n g t h e i r g u a r d s t os u b m i t t h e i r r e p o r t s v i a

t h e w e b .

S U P E R V I S I O N

R e m o t e s u p e r v i s i o n o f t h e s e c u r i t y

f o r c e i s a s e r v i c e p r o v i d e d b y t h e

c o n t r a c t o r a n d i s d i f f e r e n t f r o m t h e

o v e r a l l g u i d a n c e t h a t y o u p r o v i d e a s

t h e s e c u r i t y m a n a g e r .

T H E S U P E R V I S O N#3

I t i s c r u c i a l f o r y o u t o a d d r e s s

s e c u r i t y g u a r d s u p e r v i s i o n .

T I P :

I N M A N Y I N S T A N C E S ,T H E Q U A L I T Y O F Y O U R S E R V I C E

W I L L C O R R E L A T E W I T H T H EN U M B E R O F V I S I T S P E R F O R M E D B Y

F I E L D S U P E R V I S O R S .

F I E L DS U P E R V I S O R S

T W O M A I N M E T H O D S S E C U R I T YC O N T R A C T O R S U S E T O R E M O T E L Y

S U P E R V I S E T H E I R G U A R D S

G U A R DT O U R T R A C K I N G

S Y S T E M S

&

S U P E R V I S I O N

F i e l d S u p e r v i s o r s c o n d u c t i n s p e c t i o n s

o f s i t e s a n d p r o v i d e l i m i t e d s u p e r v i s i o n

o f t h e d a y - t o - d a y s e c u r i t y o p e r a t i o n s

f o r s e v e r a l o f y o u r c o n t r a c t o r ’ s s i t e s .

F I E L D S U P E R V I S O R S

I n s p e c t i o n s o f y o u r f a c i l i t y a n d g u a r d s

s h o u l d b e d o c u m e n t e d a n d p r o v i d e d t o

y o u o n a r e g u l a r b a s i s .

S U P E R V I S I O N

D e s i g n e d t o h e l p e n s u r e y o u r g u a r d s a r e

m a k i n g r o u n d s b y g i v i n g y o u t h e a b i l i t y

t o g e n e r a t e r e p o r t s t o s h o w e x a c t l y

w h e n , w h e r e , a n d w h a t y o u r g u a r d s

i n s p e c t e d w h i l e o n p a t r o l a t y o u r s i t e .

G U A R D T O U R T R A C K I N G S Y S T E M S

T h e p u r p o s e o f a g u a r d t o u r s y s t e m i s

t o m o n i t o r t h e t i m e a n d p a t r o l a c t i v i t y

o f t h e g u a r d s w h i l e t h e y a r e o n d u t y .

A l t h o u g h t h e m a j o r i t y o fm a n a g i n g y o u r c o n t r a c t s e c u r i t yf o r c e s h o u l d b e p e r f o r m e d b yy o u r s e c u r i t y g u a r d c o m p a n y ,

y o u c a n n o t a b d i c a t e t h er e s p o n s i b i l i t y e n t i r e l y .

U N D E R S T A N D I N G A N D A C C E P T I N G

T H E R O L E T H A T Y O U P L A Y I N

M A N A G I N G Y O U R C O N T A C T

S E C U R I T Y F O R C E W I L L M A K E F O R A

M O R E S U C C E S S F U L S E C U R I T Y

P R O G R A M .

B Y U S I N G T H E T O O L S O U T L I N E DA B O V E Y O U W I L L H A V E A B E T T E R

U N D E R S T A N D I N G O F T H E S E R V I C EY O U R G U A R D S A R E P E R F O R M I N G

A N D B E A B L E T O H E L P Y O U RP R O V I D E R M E E T Y O U R

E X P E C T A T I O N S .

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