7 ladrones del tiempo

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7 ladrones del tiempo.

Fernando López SánchezFundación Tierra Integral

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@fernandols84

“Tanto por hacer… y tan poco tiempo”

“No me llegan las horas del día… ojala tuviera más tiempo”

“Necesito días de 30 horas para llegar a todos los plazos”

24 horas… ¿son insuficientes??

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@fernandols84

Malos hábitos.

Los ladrones del tiempo no nos “roban” tiempo… nos separan de nuestros objetivos diarios.

No perseguimos ser más productivos (¿o sí?).

Perseguimos conseguir lo que queremos, las tareas, los objetivos, proyectos…

… tiempo libre, actos sociales, descanso, menos estrés…

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@fernandols84

Organizaciónes 2.0Organizaciones líquidas: empresas y trabajadores

basados en objetivos y no en horas.

Objetivos, hitos y tareas.

No se tiende a medir únicamente “tus horas de trabajo” sino lo que aportas además a la empresa.

Supone que todos trabajen: desde el empleado hasta el responsable de recursos humanos… Por no hablar de las pymes o los autónomos…

Conciliar no es ir a casa a cuidar de los chiquillos…

Empresas F5: Fuera a las 5. Tienes tiempo, eres más feliz y por lo general, más productivo.

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@fernandols84

Ladrones de tiempo.

1.- Interrupciones.

2.- Improvisación.

3.- Reuniones.

4.- Televisión.

5.- Internet.

6.- Email.

7.- Teléfono.

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@fernandols84

1.- Interrupciones.

Uno de los enemigos más feroces. El problema está cuando nos resignamos a tener que vivir con ellas...

En lugar de tener “días de trabajo”, tenemos “momentos de trabajo”: trabajar, parar, trabajar, parar...

Entendemos por interrupción: Llamada de teléfono. Email entrante. Notificaciones en el equipo. Interrupciones de compañeros...

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@fernandols84

1.- Consecuencias.

Rompen tu ritmo de trabajo, intensidad y concentración.

Te hacen más lento. Te retrasan, te hacen más torpe y te hacen cometer más errores.

Son fuente de estrés y ansiedad.

Desgastan tu motivación, tu creatividad, tu energía...

Nos vuelven irascibles, pesimistas, negativos...

Debilitan nuestra AUTOESTIMA y hacen NO SENTIRTE BIEN.

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@fernandols84

1.- Vencer a este ladrón.

Interrupciones frecuentes. Identifícalas para saber que hay que combatir antes.

Concienciate antes. Preparate para cuando lleguen.

Aísla cada nueva tarea. No caigas en la trampa de empezar inmediatamente y vuelve con rapidez a lo que estabas haciendo.

Comunica tus rutinas. Que todos (compañeros, proveedores, clientes) sepan que hay ciertos horarios en los que es mejor que te llamen.

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@fernandols84

1.- Vencer a este ladrón.

Frena al pesado. No te sientes mal por ir al grano…

Ojo con el móvil…

Ten unos auriculares a mano. No es necesario que estes escuchando nada… también sirve como gesto disuasorio.

Sin llamadas, por favor.

Trabaja en bloques cortos.Si no puedes hacer nada, trabaja en bloques sencillos de 15 o 25 minutos.

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@fernandols84

1.- Vencer a este ladrón.

Y lo más importante….

NO TE COMBIERTAS TU EN UNA FUENTE TE INTERRUPCIONES

Implementar soluciones a estas interrupciones debe ser tarea de todos en el entorno laboral.

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@fernandols84

2.- Improvisación

Debemos de planificar nuestras tareas para conocer bien el terreno que pisamos.

Identificar las tareas no es apuntarlas en un bloc.

Cuando no entendemos la naturaleza de nuestras tareas, vivimos totalmente a merced de nuestra lista, como si todo fuera para ayer.

TODAS las tareas son distintas.

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@fernandols84

2.- Antes de nada; conócete.

Estudia en que zonas horarias tienes una mayor capacidad de concentración.

Estudia en que zonas horarias te cuesta más mantener la productividad por el diverso trabajo que realizas.

Conoce que tipo de tareas son las que más te gusta realizar… y cúales aquellas que te suponen mayor pereza.

Y ahora, adecua tus tareas a tu forma de trabajo…

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@fernandols84

2.- Tareas clave.

2 o 3 actividades que por su importancia real, por su impacto en tus objetivos y por nivel de compromiso, neceistan todo de ti y te acercan a tus objetivos planteados.

1) Situalas en momento del día donde vas a poder dar todo de ti.

2) No permitas que ninguna otra tarea menor o cualquier actividad absurda las estorbe.

3) Cuanto te pongas con ellas no te dejes nada, echa toda la carne en el asador, exprime todo lo bueno que tienes y eres, y pon lo mejor de ti en ellas.

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@fernandols84

2.- Tareas repetitivas.

Son aquellas tareas que noralmente realizamos todos los días:

revisar el correo electrónico, estadísticas de nuestras webs, redes sociales de la entidad, redes sociales personales, principales noticias del mercado y de nuestro sector…

1) Sitúalas en momentos del día donde nunca estorben a las tareas importantes, y donde tengas que dar menos de ti.

2) Evita que se conviertan en una distracción o una interrupción.

3) Dado que hay que hacerlo, procura que te quiten el menor tiempo posible.

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@fernandols84

2.- Vencer a este ladrón.

Ante todo…

PLANIFICACIÓNSitúa las tareas clave en periodos de máxima productividad.

Deja espacio para los imprevistos.

Cierra siempre el día realizando la planificación del siguiente y revisa la planificación al comienzo de la mañana.

Terminar es clave.

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@fernandols84

3.- Reuniones improductivas.

Reunión = perdida de tiempo?

En términos de productividad, las reuniones están mal vistas y nos hacen perder mucho tiempo.

¿por qué fallan las reuniones? 1) Material y contenidos no preparados. 2) Objetivos no o mal definidos. 3) Roles de los asistentes no o mal definidos. 4) Duración excesiva. 5) No se traducen en ACCIONES.

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@fernandols84

3.- Reuniones improductivas.¿De verdad hay que asistir? ¿Seguro que es

urgente?¿No se puede evitar con…

…una llamada de teléfono? (urgente)

… un mail? (importante)

… una conversación infomal a la salida? (opinión, consulta…)

Y si verdaderamente hay que asistir...

…no vayas porque sí.

…aprovecha para indicar que ese aspectos es mejorable en la organización

… nunca asistas a una reunión desalentado.

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@fernandols84

3.- Vencer a este ladrón.

Si te convocan a una reunión…

Asegurate de saber qué temas se van a tratar.

¿qué busco de la reunión? ¿qué puedo aportar?

Se activo, dinámico y participativo. Lleva siempre algo para tomar notas.

Si no hay ideas, si la gente no habla… no te calles tus sugerencias y plantea todas tus opciones.

Si tienes que presentar algo, prepáralo con antelación y sé concienzudo.

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@fernandols84

3.- Vencer a este ladrón.Si eres tú quien convoca…

Asegurate de informar a todos qué temas se van a tratar.Si los asistentes tienen que presentar algo, informales con antelación.

Intenta que la reunión sea breve.

Deja bien claro al comienzo: “Esto es lo que hay que hablar, esto espero de vosotros y esto es lo que tenemos que conseguir”

Pregunta, provoca reacciones, provoca el nacimiento de ideas…

Levanta acta y envíasela a todos los participantes.

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@fernandols84

4.- Televisión.

En España vemos 3,7 horas diarias de TV. El final del día es “cena, un poco de tv y a la cama”

Nos hace sentir mal. “He estado toda la tarde delante de la tv y al final no he hecho nada”.

24 – 8 – 8 – 4 = 4 para todo lo demás.

La TV es un enemigo descomunal. La gran noticia, es que es facil luchar contra ella.

¿Es cuestión de dejar de ver la tv? NO. Es cuestión de ponerse a dieta y disfrutar de lo que vemos.

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@fernandols84

4.- Vencer a este ladrón.

¿cómo es tu TV?

Recorta poco a poco. No seamos drásticos…

¿Qué otras cosas vas a hacer con el nuevo tiempo?

Pon límites. Fijate horarios para ver la televisión.

Cena sin TV. Podrás disfrutar de los tuyos, charlar… y no tener una cena de “zombis”.

Adión al zapping. Desperdiciamos tiempo que no nos aporta nada.

HAZ TU PROPIA TV.

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@fernandols84

5.- Internet.Los malos hábitos relacionados con Internet son los

más difíciles de combatir. Son los últimos en llegar y los más arraigados.

Debemos de reformular como nos relacionamos con la red.

Nuevas reglas del juego:

Cada cosa que haces tiene una consecuencia: utilizamos información de internet sin pensarlo, de forma automática

Internet “te engorda”: hay tanta información que asimilar que consumimos sin parar… ¿pero nos sirve para algo?

Evitarlo está a un clic de distancia: al igual que el acceso esta a un simple clic… evitarlo, también lo está.

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@fernandols84

5.- ¿Utilizamos bien Internet?

Tres preguntas que debemos responder:

1) ¿Utilizo aplicaciones, entro en redes sociales o me pongo a ver blogs de manera automática y sin pensarlo?

2) Esto que estoy utilizando, leyendo o entrando a diario o incluso en varios momentos al día, ¿de verdad me sirve para algo?

3) ¿Qué herramientas, servicios, aplicaciones, blogs o sitios web puedo eliminar o dejar de visitar para hacerlo todo más simple?

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@fernandols84

5.- Vencer a este ladrón.

Blogs y noticias:

Utilizar siempre un lector de feeds.

Destinar un momento del día y un tiempo límite para visualizrlas.

Antes de suscribirte a un nuevo blog, plantéate si te va a aportar algo.

Atención a los comentarios: leer las cadenas interminables consume mucho más tiempo que el propio artículo.

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@fernandols84

5.- Vencer a este ladrón.

Notificaciones y avisadores:

Desactivalos.

Te quitan sobre todo concentración y son una de las principales fuentes de interrupciones.

Navegación insconsciente:

Sin duda es el peor hábito digital y uno de los más difíciles porque va de la mano de nuestra curiosidad.

Mucho ojo con lo que visitamos: ver vídeos y fotos sin parar, de una web a otra en una cadea infinita, es un hábito malísimo.

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@fernandols84

5.- Vencer a este ladrón.

Mensajería instantánea:

Valora si te son de ayuda o no. Búsca otras formas de comunicación menos intrusivas.

Ciérrala siempre que puedas.

Cuando estes chateando, se consciente de que estas consumiendo tu tiempo en una conversación que puede ser insustancial.

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@fernandols84

5.- Vencer a este ladrón.

Redes sociales:

Dales un sentido. Ni te apuntes a todas ni las utilices por que sí.

Si a diario entras en ellas, entonces es una acción periodica.

¿En cuantas redes estas? ¿Las utilizas todas? ¿Todas te sirven de algo?

Recuerda: hace 5 años las redes sociales no existian y el mundo giraba correctamente. Que siempre sean una ayuda o distracción, y jamás un problema.

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@fernandols84

6.- Email.Todos utilizamos el mail. Da igual si es tu medio de

trabajo o la forma de comunicarte con tus amigos y familiares.

Nadie nos ha enseñado a utilizar el email: “Arreglatelas como puedas”. Y claro, hemos aprendido mal…

¿Por qué el email nos quita tanto tiempo?

Porque no sabemos utilizarlo.

Porque le damos demasiada importancia.

Porque no nos damos cuenta de que es una herramienta.

Se ha convertido en una fuente de interrupciones, pero también fuente de estrés y ansiedad.

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@fernandols84

6.- Vencer a este ladrón.

Adios a las notificaciones.

No lo dejes abierto. Ábrelo sólo cuando lo vayas a procesar.

Fija momentos específicos para procesar el mail.

El Email es una herramienta para hacer tareas que sí son tu trabajo, por lo que los mensajes se tienen que traducir en acciones.

No tengas miedo a no contestar. El mail no es mensajería instantánea.

Aprende a buscar correctamente en tu mail. Exprime tu gestor de correo.

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@fernandols84

6.- Vencer a este ladrón.

Utiliza siempre mensajes cortos y directos.

Cuida el asunto del correo.

Utiliza filtros inteligentes para organizar tu correo automáticamente.

¡Estas descansando! Nada de mail con tu pareja, amigos, en el sillón…

¿Verdaderamente necesitamos el push?

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@fernandols84

7.- El teléfono.“Yo necesito el teléfono para trabajar”

El telefono esta sobrevalorado y quien los utiliza mal siempre asegurará, con toda rotundidad, que no puede vivir sin él.

Terminamos estando al servicio de la herramienta, al lugar del contrario.

Tres malos hábitos generalizados:

Conversaciones largas, intrascendentes, vagas y sin un sentido claro.

Constestamos instintivamente a cualquier llamada. Incluso en plena conversación con otra persona.

No sabemos ignorar y pagar el movil cuando realmente es necesario.

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@fernandols84

7.- Vencer a este ladrón.

Una llamada, un propósito. Qué buscas, qué persigues y que quieres conseguir.

Adiós a la chachara.

Se claro, directo y preciso.

¡No estoy para nadie!!

Usa bien el buzón de voz. Si la llamada es importante, verás como te deja un mensaje. Si no, te llamará de nuevo después.

Comunica tus rutinas. Identifica mejores periodos de tiempo para recibir llamadas.

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@fernandols84

7.- Vencer a este ladrón.

Aprende a no responder:

No responder a veces es ver la llamada y dejarla para luego.

No responder a veces es propiciar que te dejen un mensaje en el buzon de voz.

No responder a veces es ignoara el movil que tengo apagado, porque lo que estoy haciendo es sagrado.

No responder a veces es no contestar en ese momento y hacerlo después a través de un email, que además, no causará una interrupción a la otra persona.

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@fernandols84

Conclusiones.

Los ladrones del tiempo nos impiden cumplir nuestros objetivos profesionales, personales, familiares y sociales.

El proceso de cambio debe de ser paulatino, pero la tarea más dificil es conocernos y concienciarnos.

Realizamos muchos gestos instintivamente que debemos de eliminar y que nos restan tiempo de trabajo.

Debemos de concienciar también a nuestro entorno para que nos ayuden a cumplir nuestros objetivos planteados.

Y sobre todo, el tiempo nunca es desperdiciado si lo utilizamos en algo que nos agrade.

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Preguntas

Fernando López Sánchez

Fundación Tierra IntegralParaje de La Rafa s/n. Bullas

fernandols@tierraintegral.com

Innovacionrural.wordpress.com

@fernandols84