ห้องงานคลังและพัสดุ · 2016-11-14 ·...

หองงานคลงและพสด

ต ำแหนง

ผอ านวยการฝายบรหาร

หวหนางานคลงและพสด

หนวยพสด 1

หนวยพสด 2

หนวยพสด 3

หนวยการเงน 1

หนวยการเงน 2

หนวยบญช 1 หนวยบญช 2

สทใช ควำมหมำย

ฟา รบเรอง เขยว พสด

เหลอง การเงน

เทา บญช

แดง ท าในระบบ ERP มวง รปตวอยาง

ค ำทใช:

หนวยงำน หมายถง ภาควชา/หนวยงานสวนกลาง/อาจารย/บคคลทเกยวของ ผบรหำร หมายถง คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบดทไดรบมอบหมาย

รบเรอง

• ลงวนท/บนทกเลขทของเอกสาร• ตรวจสอบเงนทนทเกยวของ• ใสขอมลลงในระบบ ERP

ซอ/จำง

• บรการการเบกวสดใหกบภาควชา• ด าเนนการขอซอ/ขอจาง• สงซอ/ตรวจสภาพ/จ าหนายครภณฑ

รบ/จำย

• ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร• สงเรองขออนมตใชงบประมาณเขาทประชม• ออกเชค/ออกใบเสรจ/โอนเงน

ตรวจสอบ

• อพเดตขอมลในระบบ ERP ใหตรงกบระบบของธนาคาร• จดประชมการเงนเพอรายงานการใชจายในแตละเดอน• จดเกบเอกสาร

2

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

1. การรบเรอง 1.1. เรองขอเบกวสด (1 วน)

- หนวยงานสง “ใบเสนอเรองเบกวสด” มาทหองงานคลงและพสด เพอด าเนนการเบกวสดตอไป

(รายละเอยดตามขอ 2.1)

1.2. เรองขอซอ/จาง (2 วน)

- หนวยงานสง “ใบขอซอขอจาง” หรอ “ใบเสนอเรองขอจาง” มาทหองงานคลงและพสด - เจาหนาทพสดบนทกเรองลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) - ผอ านวยการฝายบรหารตรวจสอบเงนทน และใสรหสศนยตนทน - เจาหนาทพสดบนทกลงสมด เพอด าเนนการซอ/จางตอไป (รายละเอยดตามขอ 2.2 และ 2.3)

หนวยงาน

สงเรองมาทงานคลงและพสด

หนวยงาน

สงเรองมาทงานคลงและพสด

หนวยพสด 3

บนทกลง excel

ผ.อ. ฝายบรหาร

ตรวจสอบเงนทน+ ใสรหสศนยตนทน

หนวยพสด 3

บนทกลงสมด

2.1 เบกวสด

2.2 ซอ

P

2.3 จาง

P

ซอ จาง P

3

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

1.3. เรองการแจงซอม (10 วน)

- หนวยงานเขยน “ใบรายงานชาง” มาสงทหองงานคลงและพสด - สงใหส านกกายภาพของมหาวทยาลย เพอใหชางเขาไปตรวจสอบ และตอรองราคาอปกรณกบ

รานคา - ส านกกายภาพสง “ใบแจงซอม” กลบมาทคณะ และแจงใหฝายอาคารรบทราบ - ฝายอาคาร “เสนอเรองซอม” (ใบขอซอขอจาง) - เจาหนาทพสดบนทกเรองลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) - ผอ านวยการฝายบรหาร ตรวจสอบเงนทนและใสรหสศนยตนทนใน “ใบขอซอขอจาง” - เจาหนาทพสดบนทกลงสมด เพอรอด าเนนการซอมตอไป (รายละเอยดตามขอ 2.3)

หนวยงาน

เขยนใบรายงานชาง

ส านกกายภาพ

ชางตรวจสอบ/เจรจากบรานคา + แจงฝายอาคาร

ฝายอาคาร

สงเรองแจงซอม

หนวยพสด 3

บนทกลง excel

ผ.อ. ฝายบรหาร

ตรวจสอบเงนทน+ ใสรหสศนยตนทน

หนวยพสด 3

บนทกลงสมด

2.3 ซอม

P P P

P P

4

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

1.4. เรองการขอซอครภณฑ (15 วน)

- เจาหนาทพสดสงรายการ “งบประมาณ” ใหหนวยงาน - หนวยงานสง “ใบแจงขอก าหนดคณลกษณะเฉพาะครภณฑ” ทตองการ - เจาหนาทพสดตดตอและเจรจากบบรษท/รานคา เพอใหสง “ใบเสนอราคา” มาใหหนวยงาน - หนวยงานสง “ใบแจงขอซอครภณฑ” พรอม “แบบฟอรมการตรวจสอบคณสมบตครภณฑ” - (กรณขอซอครภณฑคอมพวเตอร) เจาหนาทพสดสงเอกสารทงหมดใหศนยคอมพวเตอร

ตรวจสอบ และลงนามรบรอง - หลงจากนนเจาหนาทพสดบนทกลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) และสงใหผอ านวยการฝาย

บรหารตรวจสอบเงนทน และใสรหสศนยตนทนใน “ใบขอซอขอจาง” - เจาหนาทพสดบนทกลงสมด และด าเนนการจดซอครภณฑตอไป (รายละเอยดตามขอ 2.3)

หนวยพสด 2

สงรายการงบประมาณใหหนวยงาน

หนวยงาน

สงใบแจงขอก าหนดของครภณฑทตองการ

หนวยพสด 2ตดตอบรษท + สงใบเสนอราคาใหหนวยงาน

หนวยงานแจงเรองขอซอ +

แบบฟอรมตรวจสอบคณสมบตครภณฑ

หนวยพสด 2

สงเอกสารทงหมดใหศนยคอมตรวจสอบ

ศนยคอม

เซนรบรอง

หนวยพสด 3

บนทกลง excel

ผ.อ. ฝายบรหาร

ตรวจสอบเงนทน+ ใสรหสศนยตนทน

หนวยพสด 3

บนทกลงสมด

กรณขอซอครภณฑคอมพวเตอร

2.3 ซอครภณฑ

ตรวจ

P P P

ซอ

P P

5

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

1.5. เรองขออนมตใชงบประมาณ (1 วน)

- หนวยงานสง “รายละเอยดการขออนมตใชงบประมาณ” ทหองงานคลงและพสด - หวหนางานคลงและพสด ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร - ด าเนนการขออนมตงบประมาณ (รายละเอยดตามขอ 3.2)

1.6. เรองการขอเบกเงน (2 วน)

- หนวยงานสง “ใบเสนอเรองเบกจายเงน” และ “ใบส าคญรบเงน” มาทหองงานคลงและพสด (กรณตองการใหน าเงนโอนเขาบญช กรณาแนบหนาบญชดวย และในกรณทเปนการโอนครงแรกตองกรอกแบบค าขอรบเงนผานธนาคาร และแนบส าเนาบตรประชาชนดวย)

- เจาหนาทพสดบนทกลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) และรอด าเนนการเบกเงนตอไป (รายละเอยดตามขอ 3.1)

1.7. เรองการช าระเงน/น าเงนเขาบญชคณะ (1 วน)

- หนวยงานสงเงนสด / เชค / ใบโอน และ “ใบแจงรายละเอยดการน าเงนเขาบญชคณะ” ทหองงานคลงและพสด

- เจาหนาทพสดจะบนทกลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) - ในกรณโอนเงน เจาหนาทการเงนจะตรวจสอบเอกสาร - ด าเนนการน าสงเงน (รายละเอยดตามขอ 3.3)

หนวยงาน

สงรายละเอยดเรองขออนมตใชงบประมาณ

หนวยงานสงเรองพรอมใบส าคญรบเงนมาทงานคลงและพสด (+ หนาบญช กรณโอน)

หนวยพสด 3

บนทกลง excel

3.2 ขออนมตงบประมาณ

P

3.1 จายเงน

ขอเบก ส าคญ

6

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

1.8. เรองสวสดการคาเลาเรยนบตร (1 วน)

- บคลากรทไดรบสวสดการสง “ใบเสนอขอเบกคาเลาเรยนบตร” ทหองงานคลงและพสด - เจาหนาทพสดบนทกลงทะเบยนรบเรองเขา (Excel) - เจาหนาทการเงนตรวจสอบเอกสาร หลงจากนนกจะด าเนนการเบกจายเงนตอไป (รายละเอยด

ตามขอ 3.1)

หนวยงาน

สงเงนสด/เชค/ใบโอน+ ใบแจงรายละเอยด

หนวยพสด 3

บนทกลง excel

หนวยการเงน 1

ตรวจสอบเอกสาร(กรณเงนโอน)

ผไดรบสวสดการ

สงเรองมาทงานคลงและพสด

ฝายพสด 3

บนทกลง excel

ฝายการเงน 1

ตรวจสอบเอกสาร

3.3 รบเงน

P

3.1 จายเงน

P

7

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

2. การด าเนนการซอ/จาง

2.1. การเบกวสด (7 วน)

- หลงจาการผานขนตอนรบเรองในขอ 1.1 เบกวสดแลว เจาหนาทพสดจะหยบของในคลง และพมพ “ใบตดสตอก”

- ตดตอใหหนวยงานมารบของทหองงานคลงและพสด และลงนามในใบเบก - เจาหนาทพสด และผอ านวยการบรหารลงนามในใบเบก และเสนอใหผบรหารลงนาม - เจาหนาทพสดจดรายการวสดคงเหลอในคลง และเกบเอกสารใสแฟม

2.2. การซอวสด (10 วน)

- หลงจากผานขนตอนรบเรองในขอ 1.2 ขอซอแลว เจาหนาทพสดจะจดท า “ใบขอซอ” เพอใหผอ านวยการฝายบรหารปลดลอคใบขอซอ

- เจาหนาทพสดท าใบสงซอ เพอใหผอ านวยการฝายบรหารปลดลอค “ใบสงซอ” และเสนอใหผบรหารลงนาม

หนวยพสด 3

หยบของในคลง

หนวยพสด 1

พมพใบตดสตอก

หนวยงาน

มารบของทงานคลงและพสด+ เซนใบเบก

หนวยพสด 3

เซนใบเบก

ผ.อ. ฝายบรหาร

เซนใบเบก

ผบรหาร

เซนใบเบก

หนวยพสด 1

จดรายการวสดคงเหลอในคลง

หนวยพสด 3

เกบเอกสารใสแฟม

1.1 เบกวสด P

8

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

- เจาหนาทพสดด าเนนการจดซอ - บรษท/รานคาน าของมาสงทคณะ และออก “ใบแจงหน” - เจาหนาทพสดออก “ใบตรวจรบพสด” และสงใหหนวยงาน เพอใหกรรมการตรวจสอบ และลง

นามใบตรวจรบ - หนวยงานสงเอกสารคนใหเจาหนาทพสด เจาหนาทพสดบนทกลงสมด และด าเนนการท าเรอง

จายเงนตอไป (รายละเอยดตามขอ 3.1)

หนวยพสด 3

ท าใบขอซอ

ผ.อ. ฝายบรหาร

ปลดลอคใบขอซอ

หนวยพสด 3

ท าใบสงซอ

ผ.อ. ฝายบรหาร

ปลดลอคใบสงซอ

ผบรหาร

เซนอนมต

หนวยพสด 3

ด าเนนการจดซอ

รานคา

สงของมาทคณะ+ ออกใบแจงหน

หนวยพสด 3

ออกใบตรวจรบพสด

หนวยงาน

กรรมการตรวจสอบ + เซนอนมตใบตรวจรบ

หนวยพสด 3

บนทกลงสมด

1.2 ซอวสด

3.1 จายเงน

P

P

P P

P

9

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

2.3. การจาง/ซอม/ซอครภณฑ (15 วน)

- หลงจากด าเนนการรบเรองในขอ 1.2 ขอจาง 1.3 ขอซอม และ 1.4 ขอซอครภณฑเรยบรอยแลว เจาหนาทพสดจะตดตอกบบรษท/รานคา เพอเจรจาตกลงราคา (กรณเปนบรษท/รานคาใหมทยงไมเคยตดตอ เจาหนาทพสดจะสรางหลกผขายในระบบ)

- เจาหนาทพสดท า “ใบขอจาง” สงใหผอ านวยการฝายบรหารปลดลอคใบขอซอ/ขอจาง - เจาหนาทพสดท า “ใบสงจาง” สงใหผอ านวยการฝายบรหารปลดลอคใบสงซอ/สงจาง และเสนอ

ใหผบรหารลงนามอนมต - บรษท/รานคาเขาท างาน/สงของ พรอมทงออก “ใบแจงหน” - เจาหนาทพสดออกใบตรวจรบพสดสงใหหนวยงานเพอใหกรรมการตรวจสอบลงนาม “ใบตรวจรบ

พสด” - หนวยงานสงเอกสารคนใหเจาหนาทพสด เจาหนาทพสดบนทกลงสมด และด าเนนการท าเรอง

จายเงนตอไป (รายละเอยดตามขอ 3.1)

10

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

หนวยพสด 1/2เจรจาตกลงราคากบรานคา+ สรางหลกผขายในระบบ

(กรณรานคาใหม)

หนวยพสด 1/2

ท าใบขอจาง

ผ.อ. ฝายบรหาร

ปลดลอคใบขอจาง

หนวยพสด 1/2

ท าใบสงจาง

ผ.อ. ฝายบรหาร

ปลดลอคใบสงจาง

ผบรหาร

เซนอนมต

บรษท/รานคา

เขาท างาน/สงของ + ออกใบแจงหน

หนวยพสด 1/2

ออกใบตรวจรบพสด

หนวยงาน

กรรมการตรวจสอบ + เซนอนมตใบตรวจรบ

หนวยพสด 1/2

บนทกลงสมด3.1 จายเงน

P

P

P P

1.2 จาง 1.3 ซอม

1.4 ครภณฑ

P

11

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

3. การจายเงน/รบเงน

3.1. การจายเงน

จายดวยเชค (10 วน)

- หลงจากด าเนนการรบเรองเบกเงนในขอ 1.6 เรองการเบกเงน 1.8 เรองการเบกคาเลาเรยนบตร 2.2 การซอวสด และ 2.3 การจาง/ซอม/จดซอครภณฑ เรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด จะตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

- เจาหนาทการเงนท าใบขออนมตจาย เพอใหหวหนางานคลงและพสด ปลดลอค “ใบขออนมตจาย” และลงนามอนมต

- เจาหนาทการเงนท า “ใบส าคญจาย” และออกเชค เพอสงใหหวหนางานคลงและพสด และผอ านวยการฝายบรหารลงนามอนมต

- เสนอใหผบรหารลงนามอนมต

- เจาหนาทบญชตรวจสอบบญช

- เจาหนาทการเงนน าเชคสงหนาเคานเตอร และแจงหนวยงาน/บรษท/รานคาใหเดนทางมารบเชค

- หนวยงาน/บรษท/รานคา รบเชคและ “หนงสอรบรองการหกภาษ” พรอมทงลงนามในใบส าคญรบเงน

- เจาหนาทการเงนพมพ “รายงานการจายเชค” สรปรายจายประจ าวน และ “รายงานเชคคงคาง”ประจ าวน

- ด าเนนการตรวจสอบ รายละเอยดตามขอ 4.1

12

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

หวหนางานคลงและพสด

ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

หนวยการเงน 2

ท าใบขออนมตจาย

หวหนางานคลงและพสด

ปลดลอคใบขออนมตจาย+ เซนอนมต

หนวยการเงน 2

ท าใบส าคญจาย + ออกเชค

หวหนางานคลงและพสด

เซนอนมต

ผ.อ. ฝายบรหาร

เซนอนมต

ผบรหาร

เซนอนมต

หนวยบญช 2

ตรวจสอบบญช

หนวยการเงน 2

น าสงเชคหนาเคานเตอร + แจงหนวยงาน

หนวยงานรบเชค + หนงสอรบรองการหกภาษ

เซนใบส าคญรบเงน

หนวยการเงน 2

พมพใบสรปรายงานการจายเชค

หนวยการเงน 2

ท ารายงานเชคคงคางประจ าวน

4.1 ตรวจสอบ

P

P

P

1.6 เบกเงน

2.2 ซอวสด

2.3 จาง/ซอม/ครภณฑ

1.8 คาเลาเรยนบตร

P

P

13

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

กรณเบกงบประมาณแผนดนกบจฬาฯ

- หวหนางานคลงและพสด ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร - เจาหนาทการเงนท าใบขออนมตจาย - หวหนางานคลงและพสด ตรวจและลงนามอนมต - ผอ านวยการฝายบรหารลงนามอนมต และเสนอใหผบรหารลงนามอนมต - เจาหนาทการเงนท า “ใบน าสงฎกา” และสงใบขออนมตจายกบใบน าสงฎกาใหกบจฬาฯ - จฬาฯลงนามในใบน าสงฎกา และออกเชค - หนวยงานรบเชคไดทอาคารจามจร 5

หวหนางานคลงและพสด

ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

หนวยการเงน 1

ท าใบขออนมตจาย

หวหนางานคลงและพสด

ตรวจสอบ + เซนอนมต

ผ.อ. ฝายบรหาร

เซนอนมต

ผบรหาร

เซนอนมต

หนวยการเงน 1

ท าใบน าสงฎกา

หนวยการเงน 1

สงใบขออนมตจาย +ใบน าสงฎกาใหกบจฬาฯ

จฬาฯ

เซนใบน าสงฎกา + ออกเชค

หนวยงาน

รบเชคทอาคารจามจร 5

P

14

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

จายดวยการโอน (20 วน)

- หวหนางานคลงและพสด ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

- เจาหนาทการเงนท าใบขออนมตจาย

- หวหนางานคลงและพสด ปลดลอคใบขออนมตจาย และลงนามอนมต

- ผอ านวยการลงนามอนมต และเสนอใหผบรหารลงนามอนมต

- เจาหนาทการเงนท าใบส าคญจาย และใสขอมลในระบบธนาคาร หลงจากนนพมพ “รายงานการโอนเงน”

- หวหนางานคลงและพสด ตรวจสอบ และลงนามอนมต

- ผอ านวยการฝายบรหารลงนามอนมต

- ผบรหารปลดลอครายงานการโอนเงนในระบบธนาคาร

- เจาหนาทการเงนพมพใบสรปรายจายประจ าวน หนงสอรบรองการหกภาษ และรายงานการโอนเงนฉบบสมบรณ

- ด าเนนการตรวจสอบ รายละเอยดตามขอ 4.1

15

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

หวหนางานคลงและพสด

ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

หนวยการเงน 2

ท าใบขออนมตจาย

หวหนางานคลงและพสด

ปลดลอคใบขออนมตจาย+ เซนอนมต

ผ.อ. ฝายบรหาร

เซนอนมต

ผบรหาร

เซนอนมต

หนวยการเงน 2

ท าใบส าคญจาย

หนวยการเงน 2

ใสขอมลในระบบธนาคาร

หนวยการเงน 2

พมพรายงานการโอนเงน(ยงไมมสถานะ success)

หวหนางานคลงและพสด

ตรวจสอบ + เซนอนมต

ผ.อ. ฝายบรหาร

เซนอนมต

ผบรหาร

ปลดลอครายงานการโอนเงนในระบบธนาคาร

หนวยการเงน 2

พมพใบสรปรายจายประจ าวน + หนงสอรบรอง

การหกภาษ

หนวยการเงน 2

พมพรายงานการโอนเงน (มสถานะ success)

4.1 ตรวจสอบ

P

16

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

3.2. การขออนมตใชงบประมาณ (10 วน)

- หลงจากด าเนนการรบเรองตามขอ 1.5 เรองขออนมตงบประมาณเรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด จะสง “บนทกขอความเสนอคณะกรรมการพจารณาขออนมตงบประมาณ” ใหคณะกรรมการพจารณา

- คณะกรรมการลงนามอนมตใน “มตกรรมการพจารณาขออนมตงบประมาณ”

- หวหนางานคลงและพสด สงเขาทประชมกรรมการบรหารของคณะ

- ทประชมคณะพจารณา และลงนามอนมต

- หวหนางานคลงและพสด แจงหนวยงาน

- หนวยงานสงเรองขอเบกตามรายละเอยดในขอ 1.6 ตอไป

หวหนางานคลงและพสด

สงใหคณะกรรมการพจารณา

กรรมการ

เซนอนมต

หวหนางานคลงและพสด

สงเขาทประชมกรรมการบรหารของคณะ

ทประชมคณะ

เซนอนมต

หวหนางานคลงและพสด

แจงหนวยงาน

1.5 ขออนมตงบประมาณ

P P

1.6 หนวยงานสงเรองขอเบก

เงน

17

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

3.3. การรบเงน (1 วน)

- หลงจากด าเนนการรบเรองตามขอ 1.7 เรองน าเงนเขาบญชคณะเรยบรอยแลว เจาหนาทการเงนจะตรวจสอบเอกสาร และออกใบเสรจ / “ใบรบเงนเพอน าสง”

- เจาหนาทการเงนท า “บนทกการน าสงเงน” / “ใบส าคญทวไป”

- เจาหนาทการเงนน าเงนไปฝากทธนาคาร และปรบสมดบญช

- เจาหนาทการเงนท า “สรปรายงานการรบเงนประจ าวน”

- ด าเนนการตรวจสอบ รายละเอยดตามขอ 4.2

หนวยการเงน 1

ตรวจสอบเอกสาร + ออกใบเสรจ/ใบรบเงนเพอน าสง

หนวยการเงน 1

ท าบนทกการน าสงเงน/ใบส าคญทวไป

หนวยการเงน 1

น าเงนไปฝากธนาคาร + ปรบสมดบญช

หนวยการเงน 1

ท าสรปรายงานการรบเงน

1.7 น าเงนเขาบญชคณะ

4.2 ตรวจสอบ

P น าสง ส าคญ

P

18

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

4. การตรวจสอบ

4.1. รายจาย (7 วน)

จายดวยเชค

- หลงจากด าเนนการออกเชคในขอ 3.1 เรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด กจะตรวจสอบเอกสาร

- เจาหนาทบญชตรวจสอบเอกสารอกครง และจดเกบเอกสารเขาแฟม

จายดวยการโอน

- หลงจากด าเนนการโอนเงนในขอ 3.1 เรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด กจะตรวจสอบเอกสาร

- เจาหนาทบญชปรบขอมลในระบบใหตรงกบธนาคาร - เจาหนาทบญชตรวจสอบเอกสารอกครง และจดเกบเอกสารเขาแฟม หลงจากนนปรบสมด

บญชกบธนาคาร

หวหนางานคลงและพสด

ตรวจสอบเอกสาร

หนวยบญช 2

ตรวจสอบเอกสาร+ เกบเอกสารเขาแฟม

หวหนางานคลงและพสด

ตรวจสอบเอกสาร

หนวยบญช 2

ปรบขอมลในระบบใหตรงกบธนาคาร

หนวยบญช 2

ตรวจสอบเอกสาร+ เกบเอกสารเขาแฟม

หนวยบญช 2

ปรบสมดบญชกบธนาคาร

3.1 ออกเชค

3.1 โอนเงน

19

**สามารถคลกทขอความในวงกลมเพอลงกไปยงตวอยางหรอขนตอนถดไปได โดยสญลกษณทใชมความหมายดงน P = รปภาพ ⇑ = ยอนกลบ ขอบสฟา = รบเรอง ขอบสเขยว = พสด ขอบสเหลอง = การเงน ขอบสเทา = บญช ขอบสแดง = ท าในระบบ CU-ERP ขอบสมวง = รปตวอยาง

4.2. รายรบ (7 วน)

- หลงจากด าเนนการออกใบเสรจในขอ 3.3 เรยบรอยแลว หวหนางานคลงและพสด กจะตรวจสอบเอกสาร

- เจาหนาทบญชตรวจสอบเอกสารอกครง และจดเกบเอกสารเขาแฟม

หวหนางานคลงและพสด

ตรวจสอบเอกสาร

หนวยบญช 1

ตรวจสอบเอกสาร+ เกบเอกสารเขาแฟม

3.3 ออกใบเสรจ

20

งานอนๆ

หวหนำงำนคลงและพสด

1. ประชมการเงน

a. หนวยบญช 2 พมพงบรายได/คาใชจายประจ าเดอน + งบดล + งบประกอบ

b. จดประชมและท ารายงานการประชม

c. เสนองบรายได/คาใชจาย และงบดลเขาทประชมคณะกรรมการบรหารของคณะ

d. หนวยบญช 2 สงเอกสารใหส านกตรวจสอบภายในของจฬาฯ

2. ขอเชญอาจารยพเศษ

a. หนวยงานสงเรองขอเชญอาจารยพเศษ

b. ตรวจสอบเอกสาร

c. ผอ านวยการฝายบรหารและผบรหารเซนอนมต

d. เจาหนาทงานบรหารและธรการออกเลขทเอกสาร

e. สงเอกสารคนหนวยงาน

3. คนเงนยมรองจาย

a. หนวยงานสงบนทกพรอมใบเสรจและเงนสดทเหลอ

b. หนวยการเงน 2 ท าใบขออนมตจาย

c. เคลยรหนในระบบและออกใบส าคญทวไป

d. ผอ านวยการฝายบรหารและผบรหารเซนอนมต

e. กรณมเงนเหลอออกใบรบเงนเพอน าสง น าเงนสดฝากธนาคาร

f. หนวยบญช 2 ตรวจสอบและเกบเขาแฟม

หนวยกำรเงน 1

1. ท าสรปรายงานการใชใบเสรจรบเงนประจ าป/ขอเบกใบเสรจรบเงน

a. ท าบนทกขอเบกใบเสรจรบเงน + รายงานการเบกจายใบเสรจ + ทะเบยนคมใบเสรจรบเงน

b. สงเอกสารขางตนใหกบจฬาฯ

21

2. ช าระคาธรรมเนยมการศกษาของหลกสตรภาษาและวฒนธรรม (BALAC) a. นสตน าแบบฟอรม Bill Payment พรอมเงนสดไปจายทธนาคารไทยพาณชย

b. ออกใบเสรจรบเงนโดยใชขอมลจากระบบของธนาคาร

หนวยกำรเงน 2

1. สรปยอดภาษเพอน าสงสรรพากร

a. ดงขอมลจากระบบเพอตรวจสอบกบเอกสารทเกบไว

b. พมพแบบยนรายการภาษเงนไดหก ณ ทจาย

c. ออกเชคเพอน าสงสรรพากร

2. ขอยมเงนรองจาย

a. หนวยงานสงเรองขอยมเงนรองจาย

b. ออกเชค + ใบขออนมตจาย + ใบส าคญจาย + ใบยมเงนรองจาย

c. หนวยงานมารบเชค

หนวยบญช 1

1. ปรบดอกเบยคางรบของบญชคณะ

หนวยบญช 2

1. ขอรบทนการศกษาผานธนาคาร

a. นสตกรอกรายละเอยดลงในแบบค าขอรบเงนผานธนาคาร

b. สรางขอมลในระบบ

c. นสตสงเรองขอเบกเงน

2. แจงขอมลเงนทนและงบประมาณของหนวยงาน

a. หนวยงานสงเรองมาทงานคลงและพสด b. หวหนางานคลงและพสดตรวจเอกสาร

c. พมพรายงานเงนทนและงบประมาณ

d. หวหนางานคลงและพสดตรวจสอบ

e. สงคนหนวยงาน

22

f. ท ารายงานแจกแจงรายชอเอกสารทเกบไวทงหมดแยกตามกลอง

g. ท ารายงานงบการเงนเพอสงมหาวทยาลย

h. ตรวจสถานะการขนเงนของเชคทส งจายไป

i. บนทกคาเสอมครภณฑ

j. ปรบปรงบญชพกงานบรการวชาการ

k. บนทกเงนปนผลกองทนสวนบคคล

หนวยพสด 2

1. ตรวจสภาพครภณฑ

a. ท าค าสงแตงตงกรรมการตรวจครภณฑประจ าปสงใหแตละหนวยงาน

b. เจาหนาทหนวยงานเขาตรวจครภณฑและสงคนรายงาน

c. ท าสรปรายงานครภณฑประจ าป

2. รบคนครภณฑช ารด

a. ท าบนทกแจงหนวยงาน

b. หนวยงานกรอกแบบฟอรมสงคน

c. แจงหวหนางานบรหารและธรการใหด าเนนการขนยายครภณฑ 3. จ าหนายครภณฑ

a. ท ารายงานครภณฑช ารด

b. จดประชมกรรมการตรวจสภาพครภณฑกอนจ าหนายและสรปรายงาน

c. จดประชมกรรมการจ าหนายครภณฑและสรปรายงาน

d. ด าเนนการจ าหนายครภณฑตอไป (ขาย/โอน/แลกเปลยน/แปรสภาพ/ท าลาย) 4. เชาสถานทรานถายเอกสาร

a. แตงตงกรรมการควบคมบรการการถายเอกสาร

b. ท าแบบประเมนแจกนสต/บคลากร และสรปใหกรรมการพจารณา

c. ท าหนงสอมอบอ านาจสงใหอธการบดเซนอนมต

d. ท าสญญากบบรษทคคา

5. ซอดราฟทตางประเทศ

23

a. หนวยงานเสนอเรองขอซอดราฟท b. ท าจดหมายขอซอดราฟทสงใหธนาคาร

c. รบดราฟท + จดหมายของธนาคาร

d. ท าใบขอซอ + ใบสงซอ + ใบตรวจรบพสด 6. จดซอครภณฑแบบประกาศเชญชวน

a. สงรายงานงบประมาณใหหนวยงาน

b. หนวยงานสงขอก าหนด + รายชอกรรมการเปดซอง/ตรวจรบ

c. พมพใบประกาศ + สญญาซอขาย + หนงสอค าประกน

d. แจงศนยรวมขาว + ส านกงานตรวจเงนแผนดน + ประกาศในเวบไซตคณะ

e. บรษทมารบเอกสาร และยนซองเมอถงเวลาก าหนด

f. กรรมการเปดซอง + ท ารายงานแจงผลการเปดซอง

g. ท าสญญากบบรษท + ใบขอซอ + ใบสงซอ + ใบตรวจรบพสด

เบอรโทรตดตอ

ผอ านวยการฝายบรหาร 84871

หวหนางานคลงและพสด 84874

หนวยบญช/หนวยการเงน 84873

หนวยพสด 84894

24

ตารางการท างาน

งานทท าเฉพาะชวงเวลาในแตละป

กมภาพนธ

มนาคม

เมษายน

พฤษภาคม

มถนายน

กรกฎาคม

สงหาคม

กนยายน

ตลาคม

พฤศจกายน

ธนวาคม

มกราคม

งานทท าเฉพาะชวงเวลาในแตละเดอน

จนทร องคาร พธ พฤหสบด ศกร สปดาหท 1 สปดาหท 2 สปดาหท 3 สปดาหท 4

ตรวจสภาพครภณฑ

รบคนครภณฑช ารด

จ าหนายครภณฑ

เชาสถานทรานถายเอกสาร

ซอครภณฑ

สรปการใชใบเสรจ/

เบกใบเสรจรบเงน

ขอรบทนการศกษาผานธนาคาร

ขอเชญอาจารยพเศษ

โอนเงน เบกวสด

ซอ/จาง

ตรวจรบพสด

จดของในคลง

เรมปงบประมาณใหม

ประชมการเงน สรปยอดภาษ

25

ตวอยางเอกสาร

1) เสนอเรองซอม

⇑

b

1

1

26

2) ใบรายงานชาง

⇑

27

3) ใบแจงซอม

⇑

b

1

3

28

4) งบประมาณ

⇑

29

5) ใบแจงขอก าหนดคณลกษณะเฉพาะครภณฑ

⇑

30

6) ใบเสนอราคา

⇑

31

7) ใบแจงขอซอครภณฑ

⇑

32

8) แบบฟอรมการตรวจสอบคณสมบตครภณฑ

⇑

33

9) ใบขอซอ

⇑

34

10) ใบสงซอ

⇑

35

11) ใบแจงหน

⇑ ซอวสด ⇑ ซอม/จาง/ครภณฑ

36

12) ใบตรวจรบพสด

⇑ ซอวสด ⇑ ซอม/จาง/ครภณฑ

37

13) ใบขออนมตจาย

⇑

38

14) ใบส าคญจาย

⇑

39

15) รายงานการจายเชค

16) รายงานเชคคงคาง

⇑

⇑

40

17) สมดบนทกหนวยพสด

a. ซอครภณฑ

b. ซอม

c. ซอ

d. จาง

⇑

⇑

⇑

⇑

41

18) รายละเอยดการขออนมตใชงบประมาณ

⇑

42

19) ใบเสนอเรองเบกวสด

⇑

43

20) ใบตดสตอก

⇑

44

21) ใบเสนอเรองเบกจายเงน

⇑

45

22) ใบขอซอขอจาง

⇑

46

23) ใบเสนอเรองขอจาง

⇑

47

24) รหสศนยตนทน

⇑ ซอ/จาง ⇑ ซอม ⇑ ซอครภณฑ

48

25) ใบขอจาง

⇑

49

26) ใบสงจาง

⇑

50

27) ใบส าคญรบเงน

⇑

51

28) บนทกขอความเสนอคณะกรรมการพจารณาขออนมตงบประมาณ

⇑

52

29) มตกรรมการพจารณาขออนมตงบประมาณ

⇑

53

30) หนงสอรบรองการหกภาษ

⇑

54

31) สมดสงเรองจากพสดไปหนวยบญช

a. ซอครภณฑ

b. ซอม

c. ซอ

d. จาง

⇑

⇑

⇑

⇑

55

32) ใบแจงรายละเอยดการน าเงนเขาบญชคณะ

⇑

56

33) ใบส าคญทวไป

⇑

57

34) บนทกการน าสงเงน

⇑

58

35) ใบรบเงนเพอน าสง

⇑

59

36) สรปรายงานการรบเงนประจ าวน

⇑

60

37) ใบเสนอขอเบกคาเลาเรยนบตร

⇑

61

38) ใบน าสงฎกา

⇑

62

39) รายงานการโอนเงน

⇑