aula 4 descrição arquivística 2013
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Descrição Arquivística – Aula 4
. A normatização e as diretrizes para a elaboração de instrumentos de pesquisa.
Instrumentos de pesquisa: como chegar a eles. Esmiuçando a ISAD-G
GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Aula 4 – Descrição Arquivística
Descrição Arquivística – Aula 4
Os princípios de classificação• a classificação é uma representação da realidade
e como tal uma aproximação. É necessário definir níveis de tolerância;– Inesgotabilidade (nenhuma classificação é tão
exaustiva que será capaz de englobar tudo);• Provisoriedade.• a classificação persegue um objetivo;• a classificação tem por trás um mecanismo
classificador que executa as operações necessárias (denominação, hierarquia, subordinação);
Descrição Arquivística – Aula 4
• a classificação necessita de um princípio de classificação ou de divisão;
• o princípio de classificação é natural quando é o mais adequado (aproximado) ao conjunto;
AlunosDescrição Arquivísticas
Masculino Feminino
Princípio de Classificação: Sexo
Descrição Arquivística – Aula 4
Relações entre Conceitos
• Relação hierárquica (gênero/espécie) – se dois conceitos diferentes possuem características idênticas e um deles possui uma característica a mais do que o outro, então entre eles se estabelece a relação hierárquica ou gênero/espécie.
Árvore
Árvore Frutífera
Árvore de Nozes
macieira pessegueiro amendoeira nogueira
Descrição Arquivística – Aula 4
Relações entre Conceitos
• Relação partitiva (todo/parte) – a relação partitiva existe entre um todo e suas partes.
Árvore
Raízes Tronco Galhos Folhas
Descrição Arquivística – Aula 4
Relações entre Conceitos
• Relações Funcionais – aplicam-se, sobretudo, a conceitos que expressam processos.
Produção → Produto → Produtor → Comprador
Descrição Arquivística – Aula 4
Instrumentos de Pesquisa
Instrumentos de pesquisa completam o trabalho de um arquivo com a finalidade de propiciar o acesso aos documentos, consulta e divulgação do acervo e se apresentam em vários formatos e cada um possui características próprias, que vão atender as necessidades dos pesquisadores
Descrição Arquivística – Aula 4
Observações importantes:
•Na tarefa de elaboração dos instrumentos de pesquisa é necessário saber, em primeiro lugar, em que nível de sintonia se encontram as atividades de descrição em relação às de classificação.
•Por exemplo: se durante a ordenação interna dos documentos de uma série for possível a anotação das datas-limite, no momento da descrição não será necessário voltar àqueles documentos.
•Infelizmente essa situação nem sempre ocorre e os arquivistas acostumaram-se a descrever a posteriori os conjuntos documentais já classificados.
•Independentemente de se efetuar a descrição no mesmo momento ou após a classificação, é necessário estabelecer uma sistemática de coleta de informações do acervo e de seus documentos.
•A utilização de fichas eficientes, informatizadas ou manuais, é muito importante. Também é fundamental a realização de um bom controle sobre o preenchimento e o processamento das fichas, a fim de se garantir uma padronização rigorosa. •A criação de manuais de preenchimento e a revisão sistemática são imprescindíveis.•Igualmente importante é ter controle do vocabulário e das siglas utilizadas.
Descrição Arquivística – Aula 4
Como chegar a eles:
• 1 - planejamento e definição de prioridades• 2 - estabelecimento do conteúdo do
instrumento• 3 - preparação para o recolhimento das
informações• 4 - recolhimento das informações• 5 - confecção e divulgação do instrumento de
pesquisa
Descrição Arquivística – Aula 4
Passo 1 - planejamento e definição de prioridades:
· escolha do material a ser descrito;· escolha do tipo de instrumento;· definição da forma de divulgação do
instrumento;· definição dos recursos materiais, humanos e
financeiros;· estabelecimento de cronograma;
Descrição Arquivística – Aula 4
Passo 2 - estabelecimento do conteúdo do instrumento:
· definição das informações a serem apresentadas;
· definição do modo pelo qual as informações serão
apresentadas;· estabelecimento do sistema de coleta e deprocessamento dos dados;
Descrição Arquivística – Aula 4
Passo 3 - preparação para o recolhimento das informações:
· definição dos elementos do sistema informatizado (se for o caso);
· elaboração de fichas para coleta da informação;· elaboração de manuais para o preenchimento das
fichas a fim de se garantir sua correta utilização e a manutenção de um padrão;
· teste das fichas e do manual em uma parte do acervo;
· finalização das fichas e do manual;· treinamento do pessoal técnico responsável pelo
preenchimento das fichas;· escolha de um técnico responsável pelo
preenchimento (será o revisor das fichas, com o objetivo de garantir a padronização das informações);
Descrição Arquivística – Aula 4
Passo 4 - recolhimento das informações:· preenchimento das fichas;· revisão das fichas;Passo 5 - confecção do instrumento de pesquisa e divulgação do
instrumento de pesquisa.
Escrever, escrever e escrever.
Descrição Arquivística – Aula 4
Normatização da Descrição Arquivistica
• A preocupação com a descrição arquivística é recente, surge por volta do final da década de 1980, com o início do processo de construção de normas de descrição de documentos arquivísticos.
• Em 1992 foi produzida a primeira versão da ISAD(G), sua publicação ocorreu em 1993, sendo decidido que após 5 anos seria novamente revista. Ainda em 1992 foi proposta a elaboração de outra norma, a ISAAR (CPF), porém sua publicação ocorreu somente em 1996.
• A ISAD (G) padroniza a descrição arquivística em fundos como um todo e em suas partes e contém regras gerais que podem servir como base para a criação de normas locais ou ser usada em conjunto destas se já existirem.
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