changemate - концепция

ChangeMate – вовлечённое управление изменениями

- Концепция- Процесс- IT-системаwww.changemate.ru 1

Сергей ПеньковКонсультант,

управление изменениямиPROSCI-certified

Управление изменениями – способ сделать так, чтобы

люди пользовались купленной «дрелью» и

делали требуемые «дырки».(Мой комментарий) 2

Покупая дрель, люди покупают дырку,

которую она делает.Дрель – способ решения

задачи, средство достижения результата.

(Theodore Levitt)

Проект

Если люди не изменят порядок того, как они выполняют работу, то не важно, какие изменения внедрены

Перспектива Параметры Персонал

Если люди не изменят порядок того, как они выполняют работу, то мы не достигнем поставленных целей© PROSCI

2013

Вовлеченность людей в изменение и достижение целей – насколько это важно?

3

4

Дорога к успеху не постоянна и находится в процессе строительства

Как видится большинству О чем говорит опыт

Если Вы не знаете, куда идёте, любая

дорога приведёт Вас туда

Lewis Carroll

Системный подход.Управление проектом и изменениями

Определение проблемы

Планирование

Проектирование

Разработка

Внедрение

Процесс внедрения

Оценки

Подготовка команды и спонсоров

Коммуникации

Коучинг и обратные связи

Управление сопротивлением

Процесс управленияизменением

5

Эмоциональное состояние людей влияет на производительность:Возможные сценарии

6

Уверенность и безопасность

Озабоченность и неуверенность

Страх и отторжение

Эмоциональное состояние

Про

изво

дите

льно

сть

© PROSCI 2009

Сегодня: сообщениеЗавтра: обучениеПослезавтра: внедрение

УправлениеИзменениям

и

Управлять изменениями придётся. Рано или поздно («ГРАБЛИ»)

Процесс управленияизменением

© Prosci 2010

Процесс Внедрения

Запаздывание может быть источником сопротивлен

ия

7

Вовлеченность людей в изменение непосредственно влияет на сроки выполнения работ по проекту.

ПереходТекущее Будущее

8

Текущее Переход Будущее

?

Увеличение сроков Перемещение по вертикали Пересмотр планов и решений© PROSCI

2014

Неполная адаптация

Частичное использование

9

Проблема не в том, что отсутствует

управление изменениями в

проекте

Проблема в том, чтобы изменение

принесло ожидаемые

результаты в заданные сроки и

бюджеты

Изменение и человеческий факторКакая часть успеха проекта состоит в

том, что люди адаптировались и используют внедренное новшество?

© PROSCI 2014

©Prosci. From Prosci’s 2013 Best Practices in Change Management benchmarking report

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Плохо(n=111)

Средне(n=259)

Хорошо(n=313)

Отлично(n=65)

Оценка общей эффективности программ управления изменениями

Проц

ент

отме

тивш

их, ч

то д

ости

гли

или

прев

зош

ли н

амеч

енны

е це

ли

БЕЗ

Управление изменениями повышает эффективность проектов – достижение целей в сроки

10

Улучшение результатов проектов (достижение адаптации людей)

Управление реализацией преимуществ и возвратом инвестиций

Минимизация рисков

Снижение стоимости переделок

Управление

Управлять можно через управление

процессом

Управлять можно тем, что можно

измерить

Переместить фокус управления на то, как люди адаптируются к

изменениям и используют внедрённые системы и процессы

Основа совершенствования - процессное управление

11

12

• Средства – в основном, диагностические процедуры (оценки на основе опросов);

• Процессы - методические рекомендации, концептуальные модели (ADKAR);

• Автоматизация – низкий уровень – Excel, MS Office («ручная работа»);

• Отсутствуют – процессы конфигурация, планирование, мониторинг, приборная доска.

• Коллективный доступ – к данным по управлению изменением – отсутствует.

Современные средства управления изменениями… не позволяют управлять

ЗАЧЕМ Повысить уровень

вовлеченности людей в процесс проведения и управления изменением

13

ЧТОКАК

ЗАЧЕМ

ChangeMate – вовлечённое управление изменениями

ЧТО Повышенный уровень

вовлечённости людей, приборная доска участника изменения, показатели процессов, отчёты;

КАК На основе ИТ-системы,

реализующей процессы управления изменениями и формирующей социальную сеть, связанную с изменением.

14

Концепция

Процесс

Результаты

15

ChangeMateКонцепция управления изменениями.

• Изменение – процесс, не событие.Методология управления – BPM, (KPI – «приборная доска» - управлять можно тем, что можно измерить – показатели процессов);

• Управление изменениями – проект.Методология управления - Проектное (мониторинг выполнения работ);

• Организационное изменение – совокупность индивидуальных изменений (модель ADKAR).Объект управления– индивидуальное отношение людей к изменению;

• Способ изменения людей – управление сообщениями.Формирование, передача, обратная связь, оценка, контроль, анализ;

• Механизм реализацииWeb-технологии для сбора, анализа и публикации данных, автоматизация ручных операций, различные задания для вовлечения людей в процесс изменения;

16

• Подготовка.Конфигурация - опросы, сроки, ответствественные, стоимость работ;

• Исполнение.Выполнение плана работ, мониторинг, сбор данных, визуализация на приборной доске;

• Управление.Анализ параметров процессов, принятие решений по управлению изменениями

ChangeMateКонцепция управления изменениями.

17

Ландшафт изменения:Измеряемое и не измеряемоеКоллективное и индивидуальное

Поведение

KPI и метрики процессов

Культура &Взаимоотношения

Кодексы отношений, формы выражения

Верования

Ценности, правила, потребности

СистемыПравила & Процессы

Измеряемые результаты внедрения

проектов

ИзмеряемоеНе Измеряемое

18

Управлять можно тем, что можно измерить - Что? Как? Когда? Кто?

Что измерять?

С чем сравнивать

?Кого

измерять?

Как измерять?

19

Что:Отношение к изменению

Целевые показатели

:На основе методик

Как:Формальные процессы и

метрики

Кто:Спонсоры и участники изменений

Управление: Измерение, сравнение с целевым значением, принятие решения

20

• Когда с людьми говорят…По делу, компетентно, вовремя, авторитетно, несколько раз;

• Когда люди слышат то, что им говорят…Вовлечены, увлечены, предоставлено время..

• Когда люди видят, что их мнением интересуются…Вовлечены, обратные связи, социальные сети

• Когда люди задают себе вопрос «Что мне от этого»..И делают свой выбор…

Когда и почему люди меняют свое отношение к проводимому изменению?

ChangeMate – управление сообщениями:• Что (опросы)• Кому (целевая группа)• От кого (спонсоры)• Сколько раз (контроль)• Обратная связь («дошло?»)

21

ChangeMate – концепция измерения и управления изменениями.

• Измерение людей с помощью опросов;• Типы опросов – оценка и сбор мнений;• Связь опросов с изменением и

работами по проекту;

• Вовлечение руководителей в изменение – оценка индивидуальных опросов группы

• Обеспечение своевременности опросов• Сбор комментариев и мнений людей

• Обобщение результатов опросов• Публикация результатов опросов• Принятие управленческих решений

на основании результатов

22

ChangeMate – Модель измерения параметров изменения

Индивидуальныеметрики

• Готовность к изменению• Уровень воздействия изменения• Барьер сопротивления• Индивидуальный уровень вовлеченности

Групповыеметрики

• Статистика индивидуальных опросов• Оценка руководителями групповых опросов • Уровень вовлеченности и участия групп

МетрикиПроцессовуправления

• Конфигурация (внесение изменений)• Сроки (соблюдение плана)• Прогресс (% выполнения заданий)• Качество управления изменениями

Подготовка Внедрение Закрепление

© Prosci 2010

ChangeMate – Управление индивидуальными барьерами сопротивления

23

Reinforcement – закрепление

Ability – способность

Knowledge – знания

Desire – желание

Awareness – осведомленность

Управление барьерами:• Измерение -

Своевременное определение барьера сопротивления

• Вовлечение – Управление отношением к изменению спонсоров и участников проекта

• Обратная связь – комментарии и предложения по улучшениюНе хотят

Не могут

Не верят

Не знают

24

Концепция

Процесс

Результаты

25

ChangeMate – Стадии управления изменениями

Конфигурация

Выполнение работ

Анализ и закрепление

26

ChangeMate – Структура процессов управления изменениями• Создание портфеля изменения (набор

проектов) и настройка шаблонов работ;• Создание и конфигурация проектов

управления изменениями;• Проведение опросов и подготовка

людей к изменению;• Мониторинг выполнения планов работ;• Сбор и обработка результатов опросов;• Формирование аналитических отчетов;

27

ChangeMate – Матрица Процессов управления изменениями

Текущее Промежуточное Будущее

Конфигурация

Дизайн

Утверждение

Подготовка

Осведом. Желание

Планы работ, спонсоры, команды

Выполнение

Анализ

Знания Способность

Внедрение процессов и систем, знания и способности людей

Управление

Закрепление

Уровни адаптации и удовлетворения

изменением

Стадии изменени

я

Процессы

Метрики

Результаты

28

ChangeMate – роли участников процессов управления изменениями

• Спонсоры (кураторы) изменений (1-2-3 уровня) – главный спонсор, исполнительный спонсор, руководители групп;

• Руководитель проекта;• Менеджер изменений;• Проектная

команда;• Исполнители;

 Уровень 1-й 2-й 3-й

Роль

Главное руководство Ключевые фигуры при принятии решения

Участники проекта, влияющие на него

Участники изменения, на которых направлено изменение

Функции

Те, которые заметно и явно могут отстаивать проект или обеспечивать необходимыми ресурсами и поддержкой на высоком уровне

Те, кто вносит вклад или предоставляет помощь с координацией и развёртыванием усилий

Обеспечивают обратную связь, непосредственно внедряют решения

Кандидаты

Исполнительные директоры. Управляющие проектом, контролирующие финансирование проекта и доступ к другим ресурсам проекта

Основные и дополнительные члены проектной команды. Клиенты, предоставляющие требования и участвующие в обратной связи. Комитет по корпоративному управлению Поддерживающие структуры (HR, отдел закупок и снабжения, отдел связей, IT)

Конечные пользователи/сотрудники. Индивидуумы, группы, отделы. Внешние участники (поставщики и пр.)

Модель спонсорской поддержки – уровни спонсоров и их роли

29

Опрос Назначение РезультатБарьер сопротивления Определение барьера сопротивления

изменениюБарьер сопротивления по ADKAR

Общее видение изменения

описание структуры изменения (Business-Technology-Organisation-Processes-People-Customers)

Данные для формирования общего видения

Готовность к изменению Уровень готовности к изменению (PROSCI)

KPI - «приборная доска»

Уровень воздействия изменения

Уровень воздействия изменения (PROSCI) KPI - «приборная доска»

Оценка главного спонсора

Оценка главного спонсора изменения (PROSCI)

KPI - «приборная доска»

Оценка спонсора изменения

Оценка руководителя группы (PROSCI) KPI - «приборная доска»

Оценка структуры проекта

Оценка структуры проекта (PROSCI) KPI - «приборная доска»

Оценка «здоровья» проекта

Карта «здоровья» проекта (HP) KPI - «приборная доска»

Описание изменения Сбор мнений участников проекта; Данные для формирования общего видения

Часто задаваемые вопросы

Часто задаваемые вопросы по изменению

Управление вовлеченностью

Оценка стиля управления Оценка стиля управления (И. Адизес) Управление вовлеченностью

ChangeMate – Система опросов

Управление поддержкой руководителейИзмерение отношения к изменению

© Prosci 2010

Компетенция

Под

дер

жка

ПРЕПЯТСТВИЕ

B2, B3

ПРОБЛЕМАA2, A3

СТОРОННИКA1

S

R

УГРОЗАB1

3 2 1Зеленый – Поддерживает изменения, демонстрирует высокий уровень компетентности;Желтый – Поддерживает и демонстрирует средний уровень компетентности.Красный – Не поддерживает, нейтрален или демонстрирует низкий уровень компетентности. 31

Фокус:Технический аспект перехода от текущего состояния в будущее

Фокус:Человеческий фактор перехода из текущего состояния в будущее

Процессы:• Инициализация• Планирование• Исполнение• Мониторинг• Закрытие

Процессы:Организационные:• Подготовка к

изменениям• Управление изменениями• Закрепление измененийИндивидуальные:• ADKAR

Управление проектом

Управление изменениями

Текущее Переход Будущее

© Prosci 2010

Совершенствование управления: Восстановить отсутствующие процессы

32

33

Концепция

Процесс

Результаты

34

Подготовка• Разработка Проекта управления изменениями (работы,

сроки, исполнители, ресурсы)• Утверждение планов;• Готовность проектной командыВнедрение• Мониторинг плана работ;• Визуализация параметров («приборная доска»);• Вовлеченность людей (социальная сеть);• Отчёты;Закрепление• Оценка достижимости целей проекта;• Обеспечение вовлеченности руководителей;• Обратная связь с участниками изменений;

ChangeMate - ожидаемые результаты управления изменениями на стадиях проекта

35

ChangeMate – Результаты управления изменениями

Текущее Промежуточное Будущее

Конфигурация:Структура проекта;Показатели процессов;Группы участников;Проектная команда;Опросы;Планы;Оценка стоимости и требуемых ресурсов;Готовность проектной команды;

Выполнение:Мониторинг работ;Определение барьеров сопротивления;Обработка результатов опросов (приборная доска);Сбор показателей эффективности (KPI процессов);Определение статуса изменения;Управление коалицией спонсоров;

Закрепление:Определение барьеров сопротивления;Разработка рекомендаций по преодолению барьеров;Оценка коалиции спонсоров;Оценка работы проектной команды;

36

Управление изменениями – ChangeMate – в чем разница?

Инструмент:ПоручениеОрганизация:Иерархия – через руководителя

МетодологияКонтроль исполнения поручений

Обратная связь:На основе жалобМаршрут:По вертикали, возвраты и пересмотры, конфликтыЦелевые показатели:ХаотичныеПредсказуемость:Будет, но непредсказуемо

Инструмент:Процесс + регламентОрганизация:По горизонтали между исполнителямиМетодологияПроцессное и проектное управление + управление изменениямиОбратная связь:На основе показателей качества, отзывы участников проектаМаршрут:Горизонтальный конвейерЦелевые показатели:Устойчивый управляемый ростПредсказуемость:Предсказуемые сроки и качество

Обычно ChangeMate

37

• Главный спонсор, Спонсоры измененияОценка стоимости работ по управлению изменениями;Обеспечение вовлеченности и видимости руководителей в изменении;Своевременное принятие управленческих решений;

• Руководители проектовФормализация отчетности по управлению изменениями перед спонсорами проекта;Конфигурация проекта (что, когда, кто) по управлению изменениями;Обеспечение вовлеченности персонала;Своевременная индикация проблемных областей проекта;Оценка качества работ по управлению изменениями;

• Проектная группаПонимание задач и целей работ по управлению изменениями;Выполнение работ согласно утвержденному плану;Автоматизация работ, снижение уровня рутинности;

• Участники измененияОбратная связь с руководителями через социальную сеть;Целостность сообщений, вовлеченность, возможность влиять на проведение изменения.

ChangeMate – что «мне» от этого?

38

Управление изменениями – кто, что, как, зачем..

Как

Кто

?

Зачем

$

t

Что

Кто

Как

Зачем

$

t

Обычно ChangeMate

Что

• Проведение опросов• Сбор и публикация

данных• Сбор отзывов и предложений

39

Разработка опросов• Барьеры сопротивления;• Оценка отношения к изменению• …..• Степень воздействия изменения

• Обобщение результатов опросов• Публикация результатов опросов• Принятие управленческих

решений на основании результатов

ChangeMate - примерУправление коалицией спонсоров

40

ChangeMate – Инструмент управления изменениями• Управление процессами изменения –

конфигурация, измерение отношения людей, сбор показателей эффективности процессов;

• Основан на универсальном системном подходе к подготовке и проведению изменения (методики и процессы);

• Приборная доска руководителей разного уровня – планирование, ход изменения, параметры изменения, уровень вовлеченности людей;

• Принятие управленческих решений на основе показателей эффективности процессов управления изменениями;

• Средство оценки стоимости управления изменениями – требуемые ресурсы, уровень насыщенности изменениями;

ЧТОКАК

ЗАЧЕМ

• Чтособлюдение сроков и бюджетов проекта, достижение заданного уровня адаптации людей и утилизации изменения

• Каквовлечение людей через системный подход – методика, процесс, ИТ система

• Зачемобеспечитьуправляемость процессаизменения, целостность сообщений и вовлеченность людей в изменение

42

ChangeMate –Средство сбора,

анализа и визуализации

данных по управлению

изменениями

ChangeMate – средство

вовлечения людей в изменение, сбора

и обобщения отзывов и

предложенийУправлять можно тем, что можно измерить

ChangeMate – средство измерения и поддержки принятия решений по

управлению изменениями

Без фактов и данных Ваше суждение есть не что

иное, как еще одно мнение

43

Changemate – www.changemate.ru

demo

demo

Благодарю за внимание

44

Сергей ПеньковИспользование материалов презентации

Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учётом требований настоящего Заявления.

Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.