Școala gimnazialĂ ”nicolae bĂlcescu” · f01-po-13.03 hotărâre c.a. privind constituirea...
Post on 13-Sep-2019
14 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,
JUD. BACĂU
APROBAT,
DIRECTOR,
PROF. ANTIP CRINA RAMONA
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
PROF. SAVA RODICA
…………………….
OPIS DOCUMENTE
STANDARDUL 13-GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Nr.crt. / Cod
formular Documente privind mediul de control Pag.
PO-13.01 REALIZAREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR 3
F01-PO-13.01 Inventar documente 22
F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de documente 23
F03-PO-13.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 24
F04-PO-13.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor 25
PO-13.02 ARHIVAREA DOCUMENTELOR 26
F01-PO-13.02 Inventar documente 52
F02-PO-13.02 Nomenclator arhivistic 53
F03-PO-13.02 Proces-verbal de predare-primire a documentelor 54
F04-PO-13.02 Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice 55
F05-PO-13.02 Proces-verbal al Comisiei de selecţie 56
F06-PO-13.02 Proces-verbal de predare-preluare 57
F07-PO-13.02 Registru de depozit 58
F08-PO-13.02 Fişă de control 59
F09-PO-13.02 Cerere pentru acces arhivă 60
F10-PO-13.02 Cerere solicitare cutii/ documente depozit 61
PO-13.03 REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE INVENTARIERE 62
F01-PO-13.03 Hotărâre C.A. privind constituirea comisiei de inventariere 89
F02-PO-13.03 Decizia privind constituirea comisiei de inventariere 91
F03-PO-13.03 Proces – verbal de întrunire comisiei de inventariere 92
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
3
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
REALIZAREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR
PO-13.01
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
4
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
Membri Comisie 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018
3 Aprobat
Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
5
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
6
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Scopul
difuzării
Ex.
Nr.
Serviciu/
Birou/
Compar
timent
Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare /
Aplicare
1 Comisie Membri
Comisie
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
02.11.2018
2 Aplicare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
4 Arhivare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
7
1. Scopul procedurii operationale
1.1 Scopul procedurii:
Procedura are scopul de a realiza :
- respectarea dispozitiilor legale cu privire la intocmirea, avizarea, aprobarea si circuitul
documentelor emise in cadrul entitatii
- reflectarea in documente a modului de utilizare a alocatiilor bugetare si a bunurilor
materiale aflate in folosinta, intarirea ordinii in gestionarea acestora, precum si apararea
patrimoniului public aflat in administrare;
- angajarea raspunderii tuturor persoanelor care sunt implicate in intocmirea, avizarea si
aprobarea documentelor entitatii, dupa caz.
1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii
1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar
pe director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real spijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare; dar si pentru directorul unitatii in
luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii..
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
8
2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
2.1 Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;
-conform Legii 82/1991 a contabilitatii ;
-activitatea procedurata este initiata de personalul din fiecare compartiment si are la baza modul
de lucru, conform fisei postului .
2.2 Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati
desfasurate in cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
S-au procedurat urmatoarele activitati:
Reguli generale privind circuitul documentelor financiar contabile
Mod de completare al documentelor financiar contabile sub aspectul
■ intocmirii
■ inregistrarii
■ semnarii
■ viza CPV
■ viza de compartiment
■ aprobarea documentelor
Graficul circuitul documentelor financiar contabile
2.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurata
-activitatea desfasurata de fiecare salariat
2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale
activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitati.
-compartimentele furnizoare de date sunt toate compartimentele unitatii
-beneficiarul rezultatelor acestei activitati procedurate: ordonatorul de credite
-compartimentele implicate sunt: toate compartimentele unitatii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
9
3. Documente de referinta
3.1. Reglementari internationale
3.2. Legislatia primara
- - Legea nr. 82/1991 Legea contabilitatii, cu modificările și completările ulterioare,
- LEGE Nr. 70 din 2 aprilie 2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile
de încasări şi plăţi în numerar şi pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de urgenţă
a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată
- Legea nr. 148/2012 - inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice
3.3. Legislatia secundara
- Ordinul nr. 2332 / 30.08.2017 pentru modificarea Ordinului 923/ 11 iulie 2014 pentru
aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv si a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfãsoarã
activitatea de control financiar preventiv propriu, aprobate prin Ordonanta Guvernului nr.
119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, si Legea nr.
500/2002
- Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice,
publicată în Monitorul Oficial nr. 492/2017, în vigoare de la 1 iulie 2017;
- OMF nr. 1792/2002 privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor
bugetare;
- Norme metodologice pivind intocmirea, avizarea. aprobarea si circuitul documentelor;
- OMFP nr. 2634/2015 privind intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile.
3.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale unitatii
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si funtionare;
- Fisele posturilor.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
10
4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala
4.1. Definitii ale termenilor
Procedura operationala - Prezentarea formalizata, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati,
a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire
la aspectul procesual.
Editie a unei procedure operationale - Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri
operationale, aprobata si difuzata.
Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau alteie asemenea,
dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni
care au fost aprobate si difuzate.
4.2. Abrevieri ale termenilor
Abrevierea Termenul abreviat
OTC Ordonator tertiar de credite
Ct contabilitate
E elaborare
V verificare
Ap aprobare
Ah arhivare
Acp alte compartimente;
Scr Secretariat
OPC Ordonator principal de credite
AF Administrator Financiar
G Gestionar
OUG Ordonanţa de Urgenta a Guvernului
DGFP Direcţia Generala a Finanţelor Publice
OP Ordin de plata
CFPP Control Financiar Preventiv Propriu
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
11
5. Descrierea procedurii operationale
5.1. In cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” se primesc, se emit, se adopta sau
se transmit diverse acte şi documente. Circuitul acestor documente si acte trebuie sa fie unul
planificat si trasabil.
5.2. Responsabil de proces: Secretar
5.3. Date de intrare ale procesului:
• Documentele care constituie corespondenta externa a entitatii
• Documentele emise de Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu” având destinaţia in
exteriorul entitatii
• Documentele cu circuit intern in Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”
• Facturi si Documentele anexate acestora
• Propunere de plata
• Angajament de plata
• Ordonantare de plata
• Documentele care angajează financiar Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”
5.4. Date de ieşire ale procesului:
• Registru intrări/ieşiri general
•• Registru intrari/iesiri din cadrul Serviciului Contabilitate
• Registre speciale de evidenta a Documentelor care implica plaţi din fondurile Școlii
Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”
• Registre de evidenta speciale diverse, pe tipuri de documente si/sau compartimente,
activităţi
5.5. Procesul care descrie activităţile desfăşurate in cadrul procesului de circulaţie a
documentelor in Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu” se desfăşoară conform celor descrise
mai jos, parcursul acţiunilor fiind prezentat in diagrama flux din Anexa 1.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
12
5.5.1. Primirea şi înregistrarea documentelor
Corespondenţa adresată Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, prin poştă, curieri sau direct de
la cetăţeni, precum şi toate actele întocmite de compartimentele de activitate proprii, se
înregistrază la registratura generala a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
Toate actele care privesc aceeaşi problemă, se conexează la primul act înregistrat, numărul
primului act fiind numărul de bază, care determină locul de arhivare al întregii lucrări.
Documentele se înregistrează cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminând cu 31 decembrie
al fiecărui an.
Atat documentele care se înregistrează cat si răspunsurile si actele trimise din oficiu vor purta
numărul de înregistrare al documentului si indicativul dosarului la care se păstrează.
Dupa rezolvarea lor, documentele se grupează pe dosare conform nomenclatorului si se predau
la Arhiva in al doilea an dupa constituire.
Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare întocmite in trei exemplare pentru
documente nepermanente si in patru exemplare pentru documente permanente.
Actele adresate greşit se înregistrează şi se expediază imediat, spre rezolvare instituţiei
competente, comunicându-se aceasta emitentului, respectiv petiţionarului.
Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face conform dispoziţiilor din actele
normative în vigoare, care reglementează această activitate. Personalul institutieti răspunde
personal de evidenţa, păstrarea şi folosirea actelor. Este interzisă circulaţia actelor
neînregistrate.
Actele care se provin direct de la cetăţeni, se primesc, se înregistrează şi li se aplică, în colţul
din drepta sus, numărul de înregistrare (ştampila) şi i se comunică pe loc, petiţionarului,
numărul de înregistrare.
Actele care vin prin poştă sau curieri se înregistrază în ordinea sosirii lor. In cazul în care în act
nu se menţionează adresa emitentului, se anexează plicul, dacă acesta conţine adresa respectivă.
Dacă lipsesc anexele menţionate în actul intrat, persoana din institutia care 1-a primit, înscrie
menţiunea "lipsă anexe", în caz contrar fiind răspunzător de pierderea lor.
După înregistrare actele se predau în mapă, spre a fi aplicata o rezoluţie de către director şi apoi
vor fi distribuite persoanelor care au atribuţii legate de conţinutul acestora.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
13
5.5.2. Semnarea documentelor
Persoanele care întocmesc documentele poartă întreaga răspundere asupra datelor şi
conţinutului acestora, iar în cazul inserării unor date sau informaţii eronate, vor răspunde civil,
administrativ sau penal pentru aceastea, conform legii.
Toate documentele intocmite de personalul, pentru a fi transmise in exteriorul Organizaţiei, vor
fi semnate de către Secretar si de către către director.
Secretarul elibereză extrase sau copii de pe orice act din arhiva şi semnează actele prevăzute
expres de lege şi formularele tipizate, care prevăd această semnătură.
Secretarul asigura comunicarea către autorităţile, instituţiile publice si persoanele interesate a
dispoziţiilor directorului, in condiţiile Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de
interes public.
5.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajează financiar entitatea
Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 2634/2015 privind registrele şi
formularele financiar - contabile, conform căruia "înregistrările în contabilitate se fac
cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a
acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice.
La înregistrarea facturilor se vor respecta următoarele prevederi:
- toate facturile intrate în instituţie vor avea notat pe ele numărul de înregistrare alocat în
registrul de evidenţă a documentelor intrate;
- în cazul existenţei unei adrese de înaintare se va specifica că factura este anexă la .....
(respectiva adresa) şi se va trece pe ea numărul de înregistrare respectiv;
- este interzisă existenţa în instituţie a facturilor neînregistrate.
Toate facturile si celelalte documente care implica financiar entitatea vor fi predate după
înregistrare Şefului Serviciului Contabilitate care va dispune înregistrarea obligaţiei de plată
faţă de terţii creditori în evidenţa contabilă.
După înregistrarea obligaţie de plată, facturile vor fi predate Compartimentului de specialitate
(administrativ).
Compartimentul de specialitate va aplica pe toate toate facturile trimise spre plata viza de
confirmare a realităţii si legalităţii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
14
Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare -
Contracte, Comenzi, PV de recepţie, Devize, Hotărâri, Convenţii, Hotărâri judecătoreşti, Titluri
executorii, etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se înapoiază Compartimentului de
specialitate.
Toate documentele care implica financiar entitatea, inainte de a fi trimise spre plata, se supun
Controlului financiar preventiv propriu in urma căruia vor purta viza CFPP.
5.5.4. Circuitul ALOP
Compartimentele de specialitate vor asigura, în concordanţă cu situaţia existentă, fazele de
elaborare şi semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor,
Inclusiv prezentarea proiectelor de operaţiuni pentru acordarea vizei de control financiar
preventiv.
Circuitul documentelor pentru încadrarea în prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea
Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor
instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi
legale, rămâne cel existent la ora actuală în instituţie.
Toate documentele ALOP vor fi semnate de sefii Compartimentelor de specialitate (secretar si
administrator ) si confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi
înregistrate in Registrul special ALOP.
Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plata,
Angajamentul bugetar individual sau global, incadrat la Titlul de cheltuiala bugetara si
Ordonantarea de plata.
Propunerea de plata emisa de Compartimente de specialitate este predata Serviciului
Contabilitate care verifica clasificatia bugetara, identificând poziţia bugetara prin care
cheltuiala in cauza a fost prinsa in Bugetul aprobat si vizeza documentul in cauza.
Trimestrial Şefului Serviciului Contabilitate va verifica dacă facturile intrate în instituţie şi
înregistrate în contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare şi ordonanţare sau au fost
restituite (ca urmare a constatării unei erori).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
15
5.5.5. In cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers.
5.5.6. Toate documentele si înregistrările acestei proceduri se arhivează conform normelor
legale.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
16
6. Responsabilitati
6.1. Directorul
Primeşte corespondenta in mapa si o directioneaza către persoanele responsabile, cu rezoluţiile respective.
Asigura resursele necesare desfăşurării activităţile in cadrul procedurii
6.2. Secretarul
Organizează preluarea corespondentei repartizata, inregistrearea destinatarul si semnează in Registrul
intrari-iesiri;
Răspunde de menţinerea Registrului intrari-iesiri general;
Inregistrează corespondenta in Registrul intrari-iesiri general si o transmite directorului;
Difuzează corespondenta in cadrul secretariatului si o înregistrează in Registrul intrari-iesiri, având grija
ca destinatarul sa semneze de primire.
Răspunde de inregistrarea in Registrului intrari-iesiri general a tuturor documentelor intrate, ieşite sau
intocmite pentru uz intern.
Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la Arhiva
Confruntarea cu Registrul intrari-iesiri, o data pe luna, intre 1 si 5 ale fiecărei luni, luând masuri pentru
completarea tuturor poziţiilor unde au fost înregistrate actele repartizate departamentului, in luna
anterioara
Răspunde de intocmirea proiectului de nomenclator propriu.
Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului propriu.
6.3. Şeful Serviciului Contabilitate
Răspunde de respectarea circuitului facturilor si a celorlalte documente care implica plaţi din fondurile
unitatii.
Cooperează cu celelalte compartimente pentru respectarea legalităţii privind intocmirea, semnarea,
aprobarea, confirmarea, avizarea si circuitul documentelor care angajează financiar unitatea
6.4. Angajaţii
Răspund de respectarea procedurii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
17
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
18
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
19
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
20
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
exemplare
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F01-PO-13.01 Inventar documente
F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de
documente
F03-PO-13.01 Hotărâre C.A.
privind realizarea
circuitului
informațiilor și
documentelor
F04-PO-13.01 Decizie privind
realizarea circuitului
informațiilor și
documentelor
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
21
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 3
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
4
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
5
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
6
5 Scopul procedurii operaţionale 7
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
9
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
10
9 Descrierea procedurii operaţionale 11
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 16
11 Formular evidență modificări 17
12 Formular analiză procedură 18
13 Lista de difuzare a procedurii 19
14 Anexe, înregistrări, arhivări 20
15 Cuprins 21
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
22
ANEXA 1 - F01-PO-13.01 Inventar documente
INVENTARUL DOCUMENTELOR
Nr.
crt.
Denumirea activităţii Documente de
intrare (input)
Documente de
ieşire (output)
Observaţii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
23
ANEXA 2 - F02-PO-13.01 Inventar fluxuri de documente
INVENTARUL FLUXURILOR DE DOCUMENTE
Nr.
crt.
Fluxul de documente Documente de
intrare (input)
Documente de
ieşire (output)
Observaţii
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
24
ANEXA 3 - F03-PO-13.01 Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................
pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in
sedinta in data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
HOTARASTE:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri se încredințează directorul unității de
învătământ și compartimentul secretariat.
Art. 3 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la
dosarul hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,
prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar
Ex. 1/1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.01
25
ANEXA 4 - F04-PO-13.01 Decizie privind realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Unitatea de învăţământ ____________________________________________________
DECIZIE
pentru realizarea circuitului informațiilor și documentelor
Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul
___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de
învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
DECID:
Art. 1 Se aprobă realizarea circuitului informațiilor și documentelor din cadrul unității de învătământ.
Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei decizii se încredintează compartimentul
secretariat.
Nr. _____ din ________
Director,
_______________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
26
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
PO-13.02
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
27
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
Membri Comisie 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018
3 Aprobat
Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
28
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
29
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Scopul
difuzării
Ex.
Nr.
Serviciu/
Birou/
Compar
timent
Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare /
Aplicare
1 Comisie Membri
Comisie
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
02.11.2018
2 Aplicare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
4 Arhivare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
30
1. Scopul procedurii
Prezenta procedură de sistem are scopul de a identifica şi descrie etapele necesare arhivării şi
accesării ulterioare a documentelor primite şi elaborate la nivelul unității precum şi de a stabili
persoanele implicate în realizarea activității de arhivare.
Scopuri generale
Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate;
Asigură existența documentației care stă la baza procesului de arhivare a documentelor;
Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului;
Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar
pe director, în luarea deciziei.
Scopuri specifice
Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activității de arhivare a
documentelor;
Stabilirea responsabilităților privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor
aferente activității de arhivare a documentelor la nivelul unității;
Asigurarea personalului necesar pentru buna desfăşurare a activităţii de arhivare;
Respectarea termenelor legale de păstrare a documentelor arhivate;
Stocarea documentelor arhivate în spații și condiții corespunzătoare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
31
2. Domeniul de aplicare
Procedura va fi aplicată în activitatea de arhivare a documentelor primite şi elaborate la
nivelul unității;
Personalul care se ocupă cu activitatea de arhivare a documentelor din cadrul unităţii de
învăţământ, va aplica prezenta procedură în activitatea desfăşurată.
Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
- desemnarea personalului responsabil cu gestionarea activității de arhivă la nivelul unităţii de
învăţământ;
- însuşirea legislaţiei specifice care reglementează activitatea de arhivare a documentelor;
- stabilirea categoriilor de documente care vor fi arhivate;
- stabilirea termenelor de păstrare a documentelor în arhivă;
- alocarea spațiilor destinate păstrării documentelor arhivate.
Compartimente implicate în activitatea procedurată:
- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele instituției de învățământ;
- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate compartimentele unității.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
32
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)
- Legea nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi
completările ulterioare;
- Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv,
republicată, cu modificările și completările ulterioare;
3.2 Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)
- Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice;
- Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3055 / 2015 privind documentele financiar-
contabile;
- Decizie de numire a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică
cu privire la sistemele de control managerial.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
33
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a
regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere
asumarea responsabilităţilor;
PS (Procedură de sistem) = procedură care descrie o activitate sau un proces
care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o
entitate publică.
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un proces
care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate
publică.
2. Compartiment departament / serviciu / birou.
3. Conducătorul
compartimentului
Director / şef birou / şef serviciu.
4. Sistem de control
managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi
resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
5. Arhivare Activitatea de preluare, opisare, îndosariere, inventariere și depunere în depozitul
de arhivă a documentelor create de unitatea de învățământ, care nu mai sunt
utilizate în activitatea curentă a acesteia.
6. Arhivă Încăpere distinctă, care asigură condițiile de temperatură și umiditate
corespunzătoare, unde se păstrează totalitatea documentelor arhivate ale
instituţiei respective care se referă la activitatea ei trecută.
7. Arhivar Angajat cu atribuţii şi responsabilităţi în înregistrarea, evidenţa, organizarea şi
păstrarea documentelor din arhivă. Arhivarul instituţiei este Secretarul acesteia.
8. Creatori și
deținători de
documente
Persoane fizice și juridice care răspund de evidența, inventarierea, selecționarea,
păstrarea și folosirea documentelor create și deținute, în condițiile prevăzute de
Legea nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naţionale.
9. Document Orice informaţie înregistrată pe orice fel de suport material, creată sau primită pe
parcursul activităţii unei persoane juridice de drept public sau privat ori în
decursul existenţei unei persoane fizice şi păstrată ca dovadă a activităţii sale,
pentru utilizarea ulterioară.
10. Unitate
arhivistică
Grupare de documente referitoare la aceeaşi problemă sau activitate, care poate
constitui elementul de bază în descrierea şi/sau administrarea unui fond sau a unei
colecţii.
11. Fond arhivistic Ansamblul documentelor de orice natură create şi primite de către o persoană
fizică sau juridică pe parcursul existenţei sau activităţii sale.
12. Inventariere Operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice dintr-un fond
arhivistic sau dintr-o colecţie arhivistică.
13. Selecţionare Operaţiunea arhivistică de reţinere pentru păstrare sau de eliminare a
documentelor, ca urmare a evaluării.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
34
14. Prelucrare
arhivistică
Ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau a unei părţi a acesteia,
cu scopul de a asigura utilizarea documentelor.
15. Nomenclator
arhivistic
Listă sistematică a documentelor create şi primite de către o instituţie publică,
grupate în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare ale acestora,
constituită conform structurii organizaţiei sau după categorii de activităţi şi
funcţii îndeplinite.
16. Comisia de
Selecţionare
Comisia constituită la nivelul unității, numită prin decizia directorului, alcătuită
dintr-un preşedinte, un secretar, precum şi un număr impar de membri, care
cercetează şi verifică documentele cu termen de păstrare expirat. Comisia de
Selecţionare are rolul de a stabili eliminarea anumitor documente sau păstrarea
acestora pentru încă o perioadă determinată de timp.
17. Informaţie de
interes public
Orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din activităţile unei
autorităţi publice sau instituţii publice, indiferent de suportul ori de forma sau de
modul de exprimare a informaţiei, astfel cum este prevăzut de Legea nr. 544/2001
privind liberul acces la informaţiile de interes public.
18. Comisie Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării
sistemului de control managerial.
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. PS Procedură de sistem
3. NA Nomenclator arhivistic
4. TP Termen de păstrare
5. ID Inventar documente
6. PVPP Proces-verbal predare-primire a documentelor
7. PVCS Proces-verbal al Comisiei de Selecționare
8. CS Comisia de Selecționare
9. RII Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
10. RD Registru de depozit, pentru evidenţa curentă a intrărilor - ieşirilor
documentelor din arhivă, la solicitarea persoanelor fizice, persoanelor
juridice şi personalului din cadrul unității
11. FC Fișă de control
12. E. Elaborare
13. V. Verificare
14. A. Aprobare
15. Ap. Aplicare
16. Ah. Arhivare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
35
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi:
Procedura de sistem cuprinde descrierea modului de înregistrare şi arhivare a tuturor
documentelor create şi deţinute de către instituția de învățământ. Documentul are rolul de a
sprijini și facilita activitatea angajaților care au atribuţii cu privire la arhivarea documentelor
instituției, precum și a persoanelor care solicită accesul la anumite documente arhivate.
Conducerea unității cât şi întregul personal, denumiți în continuare creatori şi deţinători de
documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea
documentelor în condiţiile prevederilor prezentei proceduri. Fiecare creator de documente
proprii, are obligaţia să ţină evidenţa pe categorii de documente grupate pe termene de păstrare,
conform Indicativului dosarului din Nomenclatorul arhivistic al instituției.
În cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca
activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, cât şi cele cu
valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind anumite
drepturi, vor fi preluate la Arhivele Naţionale. Documentele menționate se predau pe bază de
inventar şi proces-verbal de predare-preluare, întocmite potrivit anexelor din Legea Arhivelor
Naționale.
Creatorii şi/sau deţinătorii de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regimul de
proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi noii deţinători care preiau
patrimoniul au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, şi
sunt obligate să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării
documentelor din arhivă.
Depozitarea documentelor se face în spaţii şi în condiţiile corespunzătoare, avizate de Arhivele
Naţionale.
Creatorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi
a persoanelor juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează, dacă
acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
36
Persoanele juridice au obligaţia să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor
Naţionale documentele care atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii,
precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de instituţie.
Rezultate scontate: Realizarea activităților necesare inventarierii și arhivării tuturor
documentelor create de unitatea de învățământ, care nu mai sunt utilizate în activitatea curentă
a acesteia, în bune condiții, cu respectarea prevederilor legale în vigoare.
5.2 Modul de lucru
5.2.1 Înregistrarea și evidenţa documentelor
Înregistrarea documentelor se realizează într-un sistem unitar, în cadrul unității. Toate
compartimentele din cadrul instituției sunt obligate să înregistreze documentele intrate, ieşite
ori întocmite pentru uz intern. Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea
primirii lor. Aceasta începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an.
5.2.2 Nomenclatorul arhivistic
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi, ca anual, să grupeze documentele în unităţi
arhivistice, potrivit specificului şi termenelor de păstrare stabilite prin Nomenclatorul arhivistic.
Aceștia au obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al documentelor create şi deţinute.
Nomenclatorul arhivistic se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii,
după modelul prevăzut în anexa din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.
5.2.3 Gruparea documentelor în dosare pe tematici şi termene de păstrare
a) Prevederi privind gruparea documentelor
În vederea predării dosarelor la arhiva instituției se efectuează următoarele operaţiuni:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
37
- documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte
criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea
cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
- se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dublurile;
- documentele din fiecare dosar se leagă în coperți de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea
completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
- dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se
constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
- filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor
compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare
volum;
- pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de
dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de
file, volumul şi termenul de păstrare;
- pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor
şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare:
„Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi între paranteze, în litere, după
care semnează şi pune data certificării.
b) Constituirea dosarelor
Toate categoriile de personal din cadrul unității, care în exercitarea funcţiilor şi atribuţiilor de
serviciu au primit documente spre rezolvare, au întocmit documente sau au primit documente
spre păstrare, au obligaţia să constituie dosare cu acestea, să inventarieze documentele la
sfârşitul anului şi să le predea persoanei cu responsabilităţi de arhivare din instituție, în vederea
pregătirii acestora pentru predarea la arhivă.
Șeful unui compartiment poate reţine documente în arhiva proprie a structurii pe care o
conduce, fără a le preda la arhiva instituției, în al doilea an de la constituirea acestora, dacă
acestea sunt necesare desfăşurării activităţii curente sau în cazul în care dosarul nu a fost
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
38
încheiat, cu obligaţia de a specifica acest lucru în lista de inventariere în dreptul
dosarului/documentului respectiv, cât şi în procesul verbal de predare-primire al documentelor.
5.2.4 Inventarierea arhivei curente la compartimente
Modul de inventariere este unic pentru toţi creatorii de documente din cadrul unității atât ca
formular cat şi ca mod de completare. Dosarele, respectiv unităţile arhivistice, create în anul
precedent vor fi perfectate, copertate şi inventariate, de persoana cu responsabilităţi pe linie de
arhivare din cadrul instituției, pe formulare conform prezentei proceduri, pe termene de
păstrare, în anul în curs, urmând să fie predate în al doilea an de la constituirea acestora, la
arhiva instituției.
5.2.5 Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/ documentelor
Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/documentelor se face în toate situaţiile în care
se realizează inventarierea dosarelor/documentelor în cadrul unității şi se întocmeşte de cel care
predă dosarele/ documentele, respectiv:
- Inventarierea anuală a dosarelor/documentelor se face de către întreg personalul din cadrul
instituției pentru lucrările repartizate, create şi date spre păstrare, în vederea predării persoanei
responsabilă cu arhivarea;
- Inventarierea în vederea predării/preluării dosarelor/documentelor, la
încetarea/modificarea/suspendarea raporturilor de serviciu/raporturilor de muncă a personalul
de conducere/de execuţie se face de către persoana care se află în una dintre aceste situaţii, în
vederea predării dosarelor/documentelor înlocuitorului de drept, persoanei numită/desemnată
în acest sens sau unei comisii de preluare a documentelor/dosarelor;
- Inventarierea în vederea predării/ preluării dosarelor/documentelor de la compartimente la
arhiva instituției se face de către persoana responsabilă cu arhivarea în cadrul compartimentului;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
39
Procesul verbal de predare-primire a dosarelor/documentelor este documentul oficial care se
întocmeşte la predarea/preluarea dosarelor/documentelor de către persoana responsabilă cu
inventarierea documentelor astfel:
- la plecarea din compartimentul de muncă de către persoana care face predarea
dosarelor/documentelor;
- la sfârşitul anului, după inventarierea anuală, de către personalul de execuţie pentru
documentele proprii, în vederea predării dosarelor/documentelor persoanei cu atribuţii de
arhivare din cadrul compartimentului;
- la predarea dosarelor/documentelor din compartiment la arhiva instituției, de către persoana
cu atribuţii de arhivare din cadrul compartimentului.
Procesul verbal de predare - primire a documentelor se întocmeşte în 2 exemplare.
Pentru predarea documentelor cu termen de păstrare permanent, procesul verbal de predare-
primire a documentelor se întocmeşte în 3 exemplare.
Procesul verbal de predare - primire a documentelor trebuie să aibă înscris, în partea de sus, în
stânga filei, compartimentul creator al documentelor respective. În cuprinsul procesului verbal
de predare-primire se va menționa perioada în care au fost create documentele, compartimentul
şi numărul dosarelor efectiv predate, numărul filelor inventarului, precum şi semnătura de
predare şi cea de preluare a documentelor.
5.2.6 Specificaţii privind documentele financiar-contabile, documentele tehnice şi documentele
aferente programelor/proiectelor
a) Specificaţii privind documentele financiar contabile
Ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor financiar-contabile se
face cu respectarea Ordinului ministrului economiei şi finanţelor nr. 2634 / 2015 privind
documentele financiar-contabile.
b) Specificaţii privind documentele tehnice
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
40
Ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi valorificarea documentelor tehnice şi de înregistrare
tehnică se face cu respectarea SECȚIUNII II, pct.II art. 49-80 din Ordinul Arhivelor Naţionale
nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi
deţinătorii de documente.
c) Specificaţii privind documentele aferente programelor și proiectelor
Compartimentele din cadrul instituției care gestionează documente aferente
programelor/proiectelor indiferent de sursa de finanţare a acestora, vor respecta şi următoarele
reguli obligatorii:
- documentele vor fi păstrate în compartiment pe întreaga perioadă de derulare a programului,
chiar dacă se depăşesc cei 2 ani, urmând a fi predate la arhivă doar după încheierea
programului/proiectului respectiv;
- anumite documente aferente proiectelor finanțate prin Programe Operaționale vor fi păstrate
în arhivă pe o perioadă de minim 7 ani de la data finalizării perioadei de implementare. Această
perioadă se prelungeşte în cazul în care proiectul face obiectul unui litigiu, până la soluţionarea
definitivă şi irevocabilă a acestuia;
- gruparea în dosare a documentelor aferente fiecărui proiect se va face astfel: contract, dosar
de plăţi, dosar financiar, dosar tehnic;
- acestea vor fi însoţite de o listă care va specifica numărul de volume pe care îl conţine fiecare
proiect;
- pe coperta dosarului se înscriu: codul proiectului, unde este cazul, beneficiarul şi capitolul
proiectului, cod program, cod prioritate/ axă prioritară, cod măsură/ domeniu major de
intervenţie, tipul contractului din cadrul proiectului, numărul volumului precum şi alte
informaţii specifice, după caz.
5.2.7 Scoaterea temporară a documentelor din arhiva unității
Scoaterea temporară a documentelor din arhiva unității se face numai cu aprobarea Directorului
instituției, la solicitarea scrisă a şefului compartimentului creator al documentului, din care să
rezulte scopul solicitării, justificarea că se impune eliberarea documentului din arhivă cât şi
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
41
termenul limită de returnare. Modelul cererii pentru acces la arhivă se găseşte în Anexa la
prezenta procedură.
În cazul unor documente de importanță majoră pentru instituție se vor elibera copii legalizate,
prin grija responsabilului de arhivă.
Eliberarea documentului/dosarului va fi consemnată şi în Fişa de control (Anexa la prezenta
procedură).
După expirarea termenului limită specificat în cerere, solicitantul este obligat să returneze
documentul/dosarul în aceiaşi stare în care a fost ridicat. La returnare, responsabilul de arhivă
verifică integritatea şi starea documentului şi consemnează returnarea şi starea acestuia în
Registrul de depozit şi în Fişa de control.
Documentele pot fi scoase din arhivă în scopul consultării, pe perioade limitate de timp,
respectiv maximum 10 zile lucrătoare, în cazuri speciale termenul putându-se prelungi.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează
şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi
care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale.
5.2.8 Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva unității
Scoaterea definitivă a documentelor din arhiva unității se face cu respectarea prevederilor art.
27-28 din Ordinul Arhivelor Naţionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind
activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, astfel:
- Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării,
transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente
neprevăzute;
- Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz.:
- proces-verbal de selecţionare (Anexa la prezenta procedură);
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
42
- proces-verbal de predare-preluare (Anexa la prezenta procedură);
- proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora.
- Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de
selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele
Naţionale.
Când termenul de păstrare a documentelor în arhiva instituției a expirat, conform
Nomenclatorului arhivistic sau în cazul deteriorării acestora, Comisia de Selecţionare propune
eliminarea lor. Aprobarea eliminării dosarelor/documentelor se face de către directorul
instituției.
5.2.9 Comisia de selecţionare
În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o Comisie de
selecţionare, numită prin decizia directorului instituţiei. Comisia de selecţionare este compusă
din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii,
reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă
este de drept secretarul comisiei de selecţionare.
Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului comisiei de selecţionare a
documentelor, preşedintele convoacă comisia de selecţionare. Secretarul prezintă comisiei
inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate. În aprecierea importanţei documentelor,
comisia de selecţionare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor,
prevăzute în Nomenclatorului arhivistic, acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă
termenul de păstrare, menţiunea „C.S.".
Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de
păstrare sau stabileşte ca unele dintre acestea să fie păstrate permanent, ele se menţionează în
inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul creator.
La încheierea lucrărilor, Comisia de selecţionare întocmeşte procesul-verbal (Anexa la prezenta
procedură), care se înaintează spre aprobare conducerii instituţiei. Inventarele dosarelor
propuse de Comisia de selecţionare, pentru eliminarea din arhivă, însoţite de procesul-verbal
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
43
aprobat de directorul instituţiei şi de inventarul documentelor permanente create în perioada
pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă înregistrată,
pentru confirmare, la Arhivele Naţionale. Arhivele Naţionale pot hotărî păstrarea permanentă a
unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului arhivistic, acestea au termene de păstrare
temporară.
5.2.10 Arhivarea electronică
Pentru a administra şi utiliza rapid şi eficient datele cuprinse intr-un volum mare de documente,
cât şi pentru protejarea acestora, se impune conversia digitală a acestor documente. Acest lucru
se poate realiza prin scanarea acestora. Arhivarea electronică scade mult costul stocării datelor
prin reducerea spaţiului de depozitare şi în acelaşi timp, creşte siguranţa păstrării
corespunzătoare a datelor.
Arhivarea electronică se realizează prin programe şi proceduri operaţionale privind constituirea
arhivei curente, evidenţa documentelor, păstrarea, folosirea acestora etc. Astfel, la constituirea
arhivei curente, programul prevede utilizarea calculatorului de la secretariat, unde se
înregistrează toate documentele, intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern, folosind rubricile
stabilite prin legea arhivării, incluzând indicativul unităţii arhivistice după nomenclator.
Constituirea unităţilor arhivistice pe suport electronic conform Nomenclatorului arhivistic,
pentru inventarierea documentelor la compartimente, păstrarea şi folosirea acestora, constituie
subiectul unor programe sau proceduri operaţionale ce vor fi detaliate pe viitor.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
44
5.3 Etapele activității procedurate
5.4 Resurse necesare:
5.4.1 Resurse materiale
încăpere cu destinaţia de spaţiu de arhivă;
calculator cu imprimantă;
reţea internet;
hârtie copiator;
telefon pentru legături operative cu persoanele implicate în realizarea activităţii
procedurate;
Elaborarea documentelor de către compartimentele instituţiei şi înregistrarea acestora de către Secretariatul acesteia
Gruparea documentelor în dosare conform indicativului dosarului din Nomenclatorul Arhivistic, opisarea şi
inventarierea anuală a acestora de către personalul instituţiei în vederea predării la finalul anului către persoana cu atribuţii de arhivare, pe bază de Inventar şi Proces-verbal de predare-primire
Preluarea documentelor care nu mai sunt utilizate în activitatea instituţiei de către arhivar, pe baza actelor menţionate
anterior şi depozitarea acestora în arhiva instituţiei
Formularea unei solicitări scrise, înregistrate şi aprobate de Director, pentru scoaterea unor documente din arhivă, în
vederea cercetării lor
Predarea de către arhivar a documentului solictat pe bază de semnătură a persoanei solicitante. Eliberarea documentului
va fi consemnată şi în Fişa de control
Cercetarea documentului de către solicitant şi returnarea sa la arhivă pe bază de semnătură, în termenul legal
Analiza periodică a dosarelor cu termene de păstrare expirate de către Comisia de selecţionare. Inventarele dosarelor
propuse pentru eliminarea din arhivă, împreună cu procesul-verbal al lucrărilor Comisiei aprobat de conducerea
instituţiei şi inventarul documentelor permanente se înaintează pentru confirmare la Arhivele Naţionale. Ulterior
acestea se păstrează sau se distrug.
Figura 1. Procesul de arhivare a documentelor
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
45
caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.
5.4.2 Resurse umane
Personalul responsabil cu realizarea activităţii de arhivă în cadrul unității de învățământ;
Cadrele didactice beneficiare ale activităţii de arhivă;
Conducerea instituţiei de învăţământ;
5.4.3 Resurse financiare
bugetul necesar pentru amenajarea, funcţionarea şi dotarea arhivei cu aparatura necesară
în vederea asigurării şi păstrării documentelor în condiţii de siguranţă, buget necesar
programelor de formare şi perfecţionare a personalului angajat în compartimentul arhivă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
46
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr.
crt.
Compartimentul (postul) /
acţiunea (operaţiunea)
I II III IV V
1. Elaborarea documentelor de
către compartimentele
instituţiei şi înregistrarea
acestora de către Secretariat
E.
2. Verificarea Inventarului
documentelor şi Procesului-
verbal de predare-primire a
acestora către arhivă
V.
3. Aprobarea solicitării de
scoatere a unor documente din
arhivă, în vederea cercetării lor
A.
4. Predarea de către arhivar a
documentului solictat cu
respectarea prevederilor
prezentei proceduri
Ap.
5. Reintroducerea documentului
în arhivă după cercetarea şi
returnarea sa de către
solicitant, pe bază de
semnătură, în termenul legal
Ah.
I – personalul instituţiei şi Secretariatul;
II – conducerea unităţii de învăţământ;
III – directorul instituţiei;
IV – arhivar;
V – arhivar.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
47
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
48
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
49
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
50
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
exemplare
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F01-PO-13.02 Inventarul
documentelor
----------- Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F02-PO-13.02 Nomenclator
arhivistic
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F03-PO-13.02 Proces-verbal de
predare-primire a
documentelor
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F04-PO-13.02 Registru de evidenţă
a intrărilor-ieşirilor
unităţilor arhivistice
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F05-PO-13.02 Proces-verbal al
Comisiei de selecţie
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F06-PO-13.02 Proces-verbal de
predare-preluare
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F07-PO-13.02 Registru de depozit Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F08-PO-13.02 Fişă de control Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F09-PO-13.02 Cerere pentru acces
arhivă
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F10-PO-13.02 Cerere solicitare
cutii/ documente
depozit
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F11-PO-13.02 Lista termenelor dare
în cercetare
documentele
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
51
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 26
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
27
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
28
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
29
5 Scopul procedurii operaţionale 30
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 31
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
32
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
33
9 Descrierea procedurii operaţionale 35
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 46
11 Formular evidență modificări 47
12 Formular analiză procedură 48
13 Lista de difuzare a procedurii 49
14 Anexe, înregistrări, arhivări 50
15 Cuprins 51
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
52
ANEXA 1 - F01-PO-13.02 Inventarul documentelor
INVENTAR pe anul----------------
pentru documentele care se păstrează …………………….ani/permanent
Nr. crt. Indicativul
dosarului
după
nomenclator
Conţinutul
pe scurt al
dosarului,
registrului,
etc.
Datele
extreme
Nr. file Observaţii
1.
2.
3.
4.
Prezentul inventar format din ................. file conţine ............ dosare, registre, condici, cartoteci
etc.
Numerele ........... au fost lăsate la ................, nefiind încheiate sau………………..
La preluare au lipsit dosarele de la nr. ...............
Astăzi ..................... s-au preluat ............... dosare.
Am predat, Am primit,
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
53
ANEXA 2 - F02-PO-13.02 Nomenclator arhivistic
Nomenclatorul arhivistic al unității
Instituţia
Departamentul
Nr. crt. /
Denumirea
dosarului
(conţinutul pe
scurt al
documentelor
la care se
referă)
Termenul de
păstrare
(ani)
Indicativul
dosarului
Observaţii
I. Financiar
Cntabilitate
A. Achiziţii
Publice şi
Administrativ
B.
Contabilitate
1.-----------
2.-----------
3.-----------
1.------------
2.------------
3.-----------
P(permanent)
10 ani
5 ani
P(permanent)
10 ani
5 ani
I.A.1
I.A.2
I.A.3
I.B.1
I.B.2
I.B.3
CS (comisia
de
selecţionare)
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
54
ANEXA 3 - F03-PO-13.02 Proces-verbal de predare-primire a documentelor
PROCES VERBAL
de predare - primire a documentelor
Astăzi,.........………………......subsemnaţii…………………………….....................................
delegaţi ai departamentului ……………………………………………………. şi
…………………………………, am procedat, primul la predarea şi al doilea la primirea
documentelor create în perioada………………………..de departamentul menţionat, în
cantitate de ………………… dosare, registre, condici, etc.
Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate,
cuprinzând………………pagini dactilografiate, conform dispoziţiilor legale.
Am predat, Am primit,
...................... ........................
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
55
ANEXA 4 - F04-PO-13.02 Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
REGISTRU DE EVIDENŢĂ
a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice
Mod de completare a rubricilor:
1- numărul curent;
2- data la care se preiau de la compartiment dosarele însoţite de inventare;
3- iniţialele departamentului care predă;
4- datele extreme ale documentelor, data primului şi ultimului document din dosar, (ex. Ian.-
dec 2004.);
5- numărul de dosare menţionate în inventar;
6- numărul de dosare primite efectiv, din inventar;
7- dosar menţionat în inventar care, din motive justificate de către compartiment nu se predau;
rubrica nu se completează, spaţiul se va completa la data primirii efective a dosarelor rămase în
arhiva departamentului;
8- data ieşirii definitive din arhivă a unui dosar (la cerere sau prin casare de către CS);
9- iniţialele departamentului către care s-a predat;
10- casat/predat la…..conform PV nr…/cerere nr…. către unitatea ….;
11- număr de dosare scoase din instituţie.
Data:
INTRĂRI IEŞIRI
Nr.
crt.
Data
intrării
Denumir
ea
comparti
mentului
Datele
extreme
ale
docume
ntelor
Numărul
de dosare
după
inventar
Număr
ul de
dosare
primite
efectiv
Număr
ul de
dosare
rămase
la
compar
timent
Data
ieşirii
din
arhivă
Departam
entul către
care s-au
predat
Denumire
a actului
de predare
, nr., dată
Total
dosar
e
ieşite
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
56
ANEXA 5 - F05-PO-13.02 Proces-verbal al Comisiei de selecţie
Se aprobă,
(conducerea)
…...................................
(sediul)
PROCES-VERBAL
al Comisiei de selecţionare nr. .........
Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr. .......... din ..................., selecţionând în
şedinţele din ................. documentele din anii*) ................. avizează ca dosarele din inventarele
anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în
nomenclatorul unităţii.
Preşedinte, Membri, Secretar,
..................... ..................... .....................
(numele şi prenumele) (numele şi prenumele) (numele şi prenumele)
Semnătură Semnătură Semnătură
..................... ..................... .....................
..................... ..................... .....................
Data:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
57
ANEXA 6 - F06-PO-13.02 Proces-verbal de predare-preluare
PROCES VERBAL
de predare-preluare
Predare - preluare documente (ziua, luna, anul ) .............................................................
.............………………………........................................................................................
Subsemnatul………………………………………….din partea şi .........................…………
…………………….din partea …………………………………. am procedat primul la
predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada/anii
extremi…….……………însumând…………………………u.a. şi m.l……………
Totodată s-au predat şi preluat……………………………………………………….
În timpul verificării nu au fost găsite următoarele…………………….…………….. u.a.
Prezentul proces verbal cuprinde………………….file şi s-a încheiat în două exemplare.
Am predat, Am primit,
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
58
ANEXA 7 - F07-PO-13.02 Registru de depozit
..................................................................
(denumirea compartimentului creator sau deţinător)
REGISTRU DE DEPOZIT
1 2 3 4 5 6 7 8
Nr.
crt.
Denumirea
fondului/
documentulu
i
Cotă
dosar
Scopul
scoaterii din
depozit
Numele
solicitantului,
funcţia,
departamentul
Data scoaterii
u.a.,
semnătura
arhivarului şi a
solicitantului
Data restituirii
u.a., semnătura
arhivarului
Observaţii
Registru depozit arhivă
Mod de completare a rubricilor:
1 - nr. curent;
2 - denumirea documentului solicitat;
3 - codul dosarului;
4 - scopul scoaterii din depozit menţionat în cerere;
5 - numele şi prenumele solicitantului, funcţia, compartimentul – din cerere;
6 - data scoaterii şi semnătura solicitantului sau persoanei care ridică documentul/dosarul; dacă
persoana care ridică documentul/dosarul este alta decât solicitantul se înscrie numele şi
prenumele acesteia şi se semnează de către aceasta;
7 - data când se restituie documentul/dosarul, împreună cu semnătura arhivarului şi a
persoanei care restituie documentul/dosarul;
8 – observaţii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
59
ANEXA 8 - F08-PO-13.02 Fişă de control
FIŞĂ DE CONTROL
FONDUL/COLECŢIA………………………………………………….…
COMPARTIMENTUL…………………………………………………..…
NR. INVENTAR……………………………………………………………
ANUL………………………………………………………………………..
NUMELE ŞI PRENUMELE SOLICITANTULUI……………………….
DATA…………………….
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
60
ANEXA 9 - F09-PO-13.02 Cerere pentru acces arhivă
CERERE PENTRU ACCES ARHIVĂ
…………………………………………….
(compartimentul care cere acces la documente din arhivă)
Aprobat,
Director
Stimată doamnă /stimate domnule,
Subsemnatul…………………………………, având funcţia…………………………..
…………...în cadrul …………..………………….vă solicit aprobarea de a consulta
documentul cu privire la…………………………………………………………………….de
care am nevoie în scop profesional.
Scopul consultării acestui document este
…………………………………………………………………..
Menţionez că mă oblig să păstrez confidenţialitatea tuturor informaţiilor conţinute în
respectivul document şi să îl returnez arhivei în maximum 10 zile începând cu data primirii
acestuia pentru consultare.
În cazul pierderii sau deteriorării documentului în cauză sau al depăşirii termenului limită
pentru returnare, admit că voi fi pasibil de sancţiunile aplicabile în aceste cazuri.
De asemenea, voi fi răspunzător în cazul în care se va dovedi că am furnizat unor terţe persoane
neautorizate informaţii confidenţiale conţinute în documentul solicitat pentru consultare.
Cu stimă,
………………………………….
(Funcţia, numele şi semnătura)
Data………..
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.02
61
ANEXA 10 - F010-PO-13.02 Cerere solicitare cutii/ documente depozit
CERERE SOLICITARE CUTII/DOCUMENTE DEPOZIT
……………………………………………………………..
(compartimentul care cere acces la documente din arhivă)
Aprobat,
Director
Stimată doamnă /stimate domnule,
Subsemnatul……………………….., având funcţia ………………………………………………… în
cadrul …………..…………………………………………. vă solicit aprobarea de a consulta
dosarul/documentul ………………….………………………..de care am nevoie în scop profesional.
Documentul se află în cutia nr. ……………………………………….
Scopul consultării acestui document este
……………………………………………………………………..
Menţionez că mă oblig să păstrez confidenţialitatea tuturor informaţiilor conţinute în respectivul
document şi să îl returnez arhivei în maximum 10 zile începând cu data primirii acestuia pentru
consultare.
În cazul pierderii sau deteriorării documentului în cauză sau al depăşirii termenului limită pentru
returnare, admit că voi fi pasibil de sancţiunile aplicabile în aceste cazuri.
De asemenea, voi fi răspunzător în cazul în care se va dovedi că am furnizat unor terţe persoane
neautorizate informaţii confidenţiale conţinute în documentul solicitat pentru consultare.
Cu stimă,
…………………………………
(Funcţia, numele şi semnătura)
Data………..
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
62
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE INVENTARIERE
PO-13.03
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
63
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
Membri Comisie 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018
3 Aprobat
Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
64
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
65
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Scopul
difuzării
Ex.
Nr.
Serviciu/
Birou/
Compar
timent
Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare /
Aplicare
1 Comisie Membri
Comisie
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
02.11.2018
2 Aplicare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
4 Arhivare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
66
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Procedura este elaborată în scopul prezentării regulilor minime privind modul de organizare
şi efectuare a inventarierii elementelor de activ şi pasiv, pentru asigurarea unui echilibru între
sarcini, competenţe şi responsabilităţi şi pentru menţinerea unor riscuri acceptabile ale acţiunii
de inventariere.
1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin
faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii
in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
67
2. Domeniul de aplicare
2.1. Aria de cuprindere
Procedura trebuie să cuprindă toate etapele derulării activității, trebuie să cuprindă activități de
control în lanțul procedural și trebuie adusă la cunoștința executanților pentru a putea fi aplicată
în mod uniform.
2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofolliului de activitati desfăşurate
-activitatea procedurata este initiata de administrativ si compartimentului financiar-contabil şi
are la baza documentele în baza cărora s-a efectuat primirea manalelelor in unitatea scolara.
2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :
a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
*contabilitate
*administrativ
*didactic
b)de această activitate depind următoarele compartimente:
*contabilitate
*didactic
*conducere
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
68
3. Documente de referinta
- OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea
inventarierii elementelor dede natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
- Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (**republicată**).
- OMFP nr. 2634/2015 – privind documentele financiar contabile
- ORDIN nr. 2.021 din 17 decembrie 2013 pentru modificarea şi completarea
Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor
publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a
acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.917/2005
- Ordinul nr. 640/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea și
depunerea situațiilor financiare trimestriale ale instituțiilor publice, precum și a unor raportări
financiare lunare în anul 2017, pentru modificarea și completarea Normelor metodologice
privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, Planul de conturi pentru
instituțiile publice și instrucțiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului
finanțelor publice nr. 1.917/2005, precum și pentru modificarea și completarea altor norme
metodologice în domeniul contabilității publice
- H.G. nr. 1031/1999 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind înregistrarea
în contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor
administrativ-teritoriale.
- LEGE nr. 213/1998 - privind proprietatea publică şi regimul juridic al acesteia
(*actualizată*),
- OMFP nr. 3471/2008 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea
şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice şi al persoanelor juridice
fără scop patrimonial.
- O.G. nr. 81/2003 - privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în
patrimoniul instituţiilor publice, cu modificările si completările ulterioare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
69
- LEGE nr. 15/1994 - privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi
necorporale(**republicată**) (*actualizată*).
- Decret nr. 209/1976 - pentru aprobarea Regulamentului operaţiunilor de casă.
- Legea nr. 22/1969 - privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi
răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, modificată prin Legea nr. 54/1994.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
70
4. Definitii si prescurtari
4.1. Definitii
4.1.1 An bugetar - anul financiar pentru care se aproba bugetul , anul bugetar este anul
calendaristic care incepe la data de 1 ianuarie si se incheie la data de 31 decembrie;
4.1.2 Angajament bugetar - orice act prin care o autoritate competenta , potrivit legii, afecteaza
fonduri publice unei anumite destinatii , in limita creditelor bugetare aprobate ;
4.1.3 Angajament legal - faza in procesul executiei bugetare reprezentand orice act juridic din
care rezulta sau ar putea rezulta o obligatie pe seama fondurilor publice;
4.1.4 Articol bugetar - subdiviziune a clasificatiei cheltuielilor bugetare determinate in functie de
caracterul economic al operatiunilor in care acestea se concretizeaza si care desemneaza natura unei
cheltuieli indiferent de actiunea la care se refera;
4.1.5 Buget - document prin care sunt prevazute si aprobate in fiecare an veniturile si cheltuielile
sau, dupa caz, numai cheltuielile in functie de sistemul de finantare a institutiilor publice;
4.1.6 Clasiticatie bugetara - gruparea veniturilor si cheltuielilor bugetare intr-o ordine obligatorie
si dupa criterii unitare;
4.1.7 Credit bugetar - suma aprobata prin buget, reprezentand limita maxima pna la care se
pot ordonanta si efectua plati in cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate in cursul
exercitiului bugetar si/sau din exercitii anterioare pentru actiuni multianuale, respective se pot
angaja, ordonanta si efectua plati din buget pentru celelalte actiuni;
4.1.8 Deschidere de credite bugetare - aprobare comunicata Trezoreriei Statului de catre
Ordonantatorul principal de credite in limita careia se pot efectua repartizari de credite bugetare
si plati de casa din bugetele locale;
4.1.9 Executie bugetara - activitatea de incasare a veniturilor bugetare si de efectuare a platii
cheltuielilor aprobate prin buget;
4.1.10 Exercitiu bugetar – perioada egala cu anul bugetar pentru care se elaboreaza, se aproba,se
executa si se raporteaza bugetul;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
71
4.1.11 Lege bugetara anuala - lege care prevede si autorizeaza pentru fiecare an bugetar
veniturile si cheltuielile bugetare , precum si reglementari specifice exercitiului bugetar;
4.1.12 Lege de rectificare – lege care modifica in cursul exercitiului bugetar legea bugetara
anuala;
4.1.13 Lichidarea cheltuielilor - faza in procesul executiei bugetare i n care se verifica existenta
angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica conditiile de
exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care sa ateste operatiunile
respective;
4.1.14 Ordonantarea cheltuielilor – faza in procesul executiei bugetare in care se confirma ca
livrarile de bunuri si de servicii au fost efectuate sau alte creante au fost verificate si ca plata
poate fi realizata;
4. l .15 Plata cheltuielilor – faza in procesul executiei bugetare reprezentand actul final prin care
institutia publica achita obligatiile sale fata de terti ;
4.1.16 Administratori - functionari publici din cadrul Trezoreriei Municipiului Bacău care
au stabilite prin fisele de post atributii de inrolare in sistemul national de raportare - Forexebug
a persoanelor pentru care se solicita inrolarea de catre Școala Gimnazială ”Nicolae
Bălcescu”;
4.1.17 Certificat digital calificat – certificate digital care respecta prevederile Legii nr.
455/2001 privind semnatura electronica , republicata;
4.1.18 Semnarea electronica a rapoartelor - aplicarea unei semnaturi electronice de catre
persoanele inrolate, utilizand certificatul digital calificat pe rapoartele transmise de catre unitate;
4.1.19 Persoana inrolata – conducatorul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” sau persoana
careia i-au fost delegate aceste atributii;
4.1.20 Punct unic de acces - platforma dezvoltata de Ministerul Finantelo Publice prin care
UCV poate accesa functionalitatile sistemului national de raportare - Forexebug privind
inregistrarea, modificarea electronica a datelor, transmiterea electronica a documentelor,
obtinerea documentelor electronice generate de sistem ;
4.1.21 Rapoarte - formulare electronice;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
72
4.1.22 Revocare - anularea dreptului de acces la functionalitatile sistemului national de raportare
- Forexebug al persoanei inrolate;
4.1.23 Roi - ansamblul atributiilor indeplinite de catre persoana inrolata privind semnarea
electronica a documentelor si accesarea functionalitatilor sistemului national de raportare -
Forexebug prin "Punctul Unic de Acces'';
4.1.24 Notificare - documentul transmis in format electronic de catre sistemul national de
raportare - Forexebug, prin care se comunica unitatii acceptarea sau respingerea rapoartelor
transmise in sistem, continand si motivarea respingerii
4.2 Abrevieri
4.2.1 L -Lege
4.2.2 OMFP - Ordin al Ministrului Finantelor Publice
4.2.3 HG-Hotarare de guvem
4.2.4 ALOP-Angajare,Lichidare,Ordonantare,Plata
4.2.5 PAC- Propunere de angajare a unei cheltuieli
4.2.6 AB -Angajament bugetar
4.2.7 DE- Directia Economica
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
73
5. Descrierea procedurii
5.1. PRINCIPII şi REGLEMENTĂRI
5.1.1. Principiile generale care stau la baza realizării unei inventarieri sunt:
a) Principiul permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare
a elementelor de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii inventariate trebuie
menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.
b) Principiul separării sarcinilor, potrivit căruia din comisiile de inventariere a
bunurilor nu fac parte persoanele care au responsabilităţi legate de administrarea patrimoniului
instituţiei.
c) Principiul asigurării competenţei, potrivit căruia în comisia de inventariere vor fi
numite numai persoanele care au pregătirea tehnica şi economică care să le permită identificarea
şi evaluarea bunurilor sau valorilor inventariate.
5.1.2. Reglementări specifice instituţiilor publice:
a) Bunurile inventariate se evaluează şi se înscriu în listele de inventariere la valoarea
contabilă (valoarea de înregistrare).
b) Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează şi se înregistrează în
contabilitate la valoarea contabilă.
c) Bunurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de
înlocuire.
d) Bunurile constatate în plus se evaluează şi se înregistreză în contabilitate la costul
de achiziţie al acestora, sau a preţului pieţii.
5.1.3. Reglementări privind constituirea Comisiilor de inventariere:
a) Comisiile de inventariere pot fi formate din salariaţii proprii sau persoane fizice
sau juridice angajate pe bază de convenţii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
74
b) Comisia/comisiile de inventariere se vor constitui pentru:
inventarierea imobilizărilor şi stocurilor, constituite în gestiuni sau date în
păstrare responsabililor de bunuri;
inventarierea disponibilităţilor băneşti din trezorerii şi bănci comerciale,
numerarului din casieria unităţii şi a altor valori precum şi a creanţelor şi obligaţiilor faţă de
terţi;
verificarea situaţiilor analitice întocmite pentru justificarea soldurilor conturilor
sintetice de activ şi pasiv ce nu reprezintă bunuri.
Conturile contabile aferente celor 3 domenii sunt prezentate în anexa.
c) In situaţia în care complexitatea şi volumul elementelor de inventariat este ridicat,
se pot constitui comisii de inventariere şi o comisie centrală de inventariere, care are ca sarcină
să organizeze, sa instruiasca, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a
operaţiunilor de inventariere.Comisia centrală de inventariere raspunde de efectuarea tuturor
lucrarilor de inventariere. Potrivit prevederilor legale.
d) Numărul comisiilor de inventariere, se evaluează pe baza următoarelor ecuaţii:
min 1 cont = 1 comisie = min 2 membri
Notă1: Toate elementele unui cont sintetic sau sintetic de gradul II, vor fi inventariate de o
singură comisie.
Notă2: O comisie poate inventaria mai multe conturi.
Notă3: Nr. membrilor unei comisii este dat de complexitatea elementelor de activ şi pasiv pe
care le inventariază.
5.1.4. Reglementări privind membrii Comisiilor de inventariere:
a) Numirea ca membri în comisia de inventariere a persoanelor care au pregătirea
tehnică şi economică corespunzatoare permite identificarea şi evaluarea bunurilor, valorilor,
creanţelor şi obligaţiilor.
b) Din comisia de inventariere nu pot face parte:
gestionarul gestiunii inventariate;
responsabilul de bunuri, care primeşte şi păstreaza bunuri în cadrul sarcinilor de
serviciu;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
75
contabilii care au în evidenţă gestiunea respectivă sau care ţin contul de evidenţă a
elementului de activ sau pasiv inventariat;
persoanele responsabile pentru urmărirea decontării creanţelor;
ordonatorul de credite, conducătorul compartimentului financiar-contabil şi
conducătorul compartimentului juridic.
Prin proceduri interne, ordonatorul de credite poate stabili ca la efectuarea
operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin evidenta gestiunii respective, fara
ca acestia sa faca parte din comisie.
5.1.5. Reglementări privind activitatea Comisiilor de inventariere:
a) Lucrările de inventariere se desfăsoară numai în prezenţa tuturor membrilor
comisiei de inventariere şi a gestionarului.
b) În cazul lipsei unui membru din comisia de inventariere se solicită numirea prin
decizie a unui înlocuitor, iar în cazul neprezentării gestionarului comisia de inventariere
sigileaza gestiunea si comunica aceasta comisiei centrale/ordonatorului. Acestia au obligatia
sa-l instiinteze pe gestionar si sa-l reprogrameze la o alta data pentru inventar, in caz de
neprezentare comisia de inventariere efectueaza inventarierea in prezenta reprezentantului legal
al gestionarului sau a altei persoane numita in scris de ordonatorul de credite.
c) Listele de inventariere vor fi semnate, pe fiecare pagină de către toţi membrii
comisiei şi de gestionarul gestiunii, cu menţiunea acestuia, pe ultima filă a listei, că toate
cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea
sa, nu mai are bunuri care nu au fost supuse inventarierii precum şi faptul că preţurile,
cantităţile, calităţile şi unităţile au fost stabilite în prezenţa sa şi nu are obiecţiuni de făcut.
5.2. INIŢIALIZAREA ACŢIUNII DE INVENTARIERE
5.2.1. Conducătorul compartimentului financiar-contabilitate elaborează şi prezintă
ordonatorului de credite “Referatul de aprobare pentru DISPOZIŢIA / DECIZIA privind
organizarea inventarierii elemntelor de natura activelor, datoriilor si a capitalurilor, a cărui
model este prezentat în anexa nr. 2.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
76
5.2.2. Ordonatorul de credite aprobă “decizia privind organizarea inventarierii
………....”, a cărui model este prezentat în anexa.
5.2.3. Preşedintele comisiei centrale de inventariere efectuează instruirea membrilor
comisiilor de inventariere şi încheie un Proces – verbal de instruire, a cărui model este
prezentat în anexa.
5.3. CONDIŢII ORGANIZATORICE
5.3.1. Gestionarii, responsabilii de bunuri, de valori şi de conturi au obligaţia
pregătirii gestiunii în vederea inventarierii.
5.3.2. Compartimentul de achiziţii va aproviziona materialele şi bunurile necesare
comisiilor de inventariere şi va sista / limita achiziţiile la strictul necesar pe durata
desfăşurării acţiunii de inventariere.
5.4. ACTIVITATEA COMISIEI DE INVENTARIERE
5.4.1. Comisia de inventariere trebuie să solicite declaraţia scrisă din partea
gestionarului, (vezi anexa).
5.4.2. Operaţiunile de inventariere se vor desfăşura conform OMFP nr. 2861/2009
pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura
activelor, datoriilor si a capitalurilor proprii.
5.4.3. Documentele ce se întocmesc cu ocazia inventarierii sunt:
a) liste de inventariere, cod 14.6.12, 14.6.12/a şi 14.6.12/b (6.3), separat pentru:
bunuri aparţinând instituţiei;
bunuri aparţinând terţilor;
imobilizarile necorporale si corporale;
bunuri depreciate, inutilizabile sau degradate;
propuneri pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare
a unor stocuri;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
77
investiţii puse în funcţiune total sau partial, cărora nu li s-au intocmit forme de
inregistrare ca imobilizari corporale;
lucrari de investitiţii sistate sau abandonate;
b) situaţii analitice distincte;
c) extrase de cont, cod.14.6.3 (de la 6.3);
d) punctaje reciproce cu terţii;
e) conturi sau deconturi externe.
5.4.4. Comisia de inventariere poate solicita, atunci când consideră necesar, explicaţii
scrise de la gestionari şi responsabili de bunuri.
5.4.5. Comisia de inventariere justifică prin note scrise, modalităţile specifice utilizate
pentru determinarea stocurilor faptice de bunuri sau a lucrărilor executate.
5.4.6. Comisia de inventariere întocmeşte şi transmite ordonatorului de credite, în
termen de max. 7 zile de la terminarea acţiunii Procesul verbal de inventariere, model
prezentat în anexa.
5.4.7. Listele de inventariere, situaţiile analitice şi procesele verbale de inventariere
reprezintă documente contabile justificative pentru înregistrări în Registrul – inventar, cod
14.1.2.
5.5. ACTIVITATEA COMPARTIMENTULUI FINANCIAR CONTABIL.
5.5.1. Calculează diferenţele valorice şi semnează listele de inventar pentru exactitatea
soldului scriptic precum şi pentru exactitatea calculelor efectuate.
5.5.2. Elaborează situaţiile analitice anuale ale soldurilor conturilor sintetice de activ şi
pasiv care nu reprezintă bunuri.
5.5.3. Asigură efectuarea confirmării de către terţi a creanţelor şi obligaţiilor şi a listelor
de inventar cu bunurilor aparţinând acestora.
5.5.4. Înregistrează în evidenţa contabilă analitică rezultatele inventarierii gestiunilor de
bunuri în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului verbal.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
78
5.5.5. Înregistrează în Registrul inventar, într-o formă recapitulativă, elementele
inventariate de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ,grupate dupa natura lor,
suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.
Registrul - inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ
şi de pasiv. Elementele de natura activelor,datoriilor si capitalurilor proprii înscrise în Registrul
- inventar au la baza listele de inventariere,procesele verbale de inventariere si situaţiile
analitice sau alte documente care justifică conţinutul fiecarui post din bilant.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul - inventar se
înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă cu intrărilor şi se scad
ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar, astfel încât la
sfărşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura
activelor,datoriilor si capitalurilor proprii.
5.5.6. Arhivează procesele-verbale de inventariere, listele de inventariere şi orice alte
documente anexe întocmite pentru justificarea constatărilor şi propunerilor.
5.6. VALORIFICAREA REZULTATELOR INVENTARIERII.
5.6.1. Procesul verbal de inventariere, împreună cu anexele, se prezintă
ordonatorului de credite în termen de 7 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere.
Ordonatorul de credite, cu avizul contabilului sef si a oficiului juridic,decide asupra
solutionarii propunerilor facute cu respectarea dispozitiilor legale.compartimentul , după caz,
propunerile comisiei de inventariere.
Comisia de inventariere va transmite Procesul verbal la:
- Compartimentul financiar – contabil, pentru operare şi arhivare;
- Compartimentelor de specialitate care au în atribuţii legate de soluţionarea
propunerilor aprobate.
5.6.2. Valoarea bunurilor constate în plus/lipsă la inventariere, se înregistrează în
contabilitate în termen de 7 zile.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
79
5.6.3. Scăderea din contabilitate a bunurilor constate lipsă de la inventariere, care nu se
datoreaza culpei unei persoane, se va face numai după obţinerea avizului ordonatorului de
credite ierarhic superior.
5.6.4. În cazul bunurilor constatate lipsă, a caror valoare urmeaza a fi recuperata care nu
pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de recuperat se stabileşte de către o comisie numită
prin dispoziţie / decizie de către ordonatorul de credite. Procesul – verbal al comisiei va fi
transmis după aprobarea lui de către ordonatorul de credite, compartimentului juridic pentru:
declanşarea procedurii de recuperare a lipsurilor constate la inventariere, de la
persoanele vinovate (angajamentul de plată se va elabora pe baza formularului cod 14.8.2/a).
5.6.5. Pentru lipsurile sau sustragerile care constituie infracţiuni, ordonatorul de
credite va dispune întocmirea sesizării organelor de urmărire penală de către compartimentul
juridic.
5.7. Schema de principiu a activităţii de inventariere este prezentată în figura 1.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
80
6. Responsabilitati
6.1. Ordonatorul de credite:
6.1.1. Răspunde de organizarea lucrărilor de inventariere.
6.1.2. Răspunde de organizarea activităţilor privind urmărirea şi recuperarea lipsurilor
şi pagubelor constatate.
6.2. Responsabilii activităţilor financiar contabile (director economic şi/sau
Administrator Financiar, şi/sau şef serviciu contabilitate şi/sau contabil, conform organigramei
şi atribuţiilor specifice din fişa postului):
6.2.1. Răspund de înregistrarea în evidenţa contabilă a rezultatelor inventarierii.
6.2.2. Răspund de evidenţierea în contabilitate, a pagubelor constatate la inventariere,
în conturi analitice distincte , iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor.
6.2.3. Răspund de efectuarea înregistrărilor în Registrul-inventar.
6.2.4. Răspund de cuprinderea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare întocmite
pentru exerciţiul financiar respectiv.
6.3. Membrii Comisiei de inventariere:
6.3.1. Răspund de efectuarea la timp a lucrărilor de inventariere
6.3.2. Răspund de respectarea prevederilor OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea
Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor,
datoriilor si capitalurilor sociale.
6.4. Şefii compartimentelor de specialitate:
6.4.1. Răspund de asigurarea condiţiilor organizatorice necesare participării la
inventariere a personalului subordonat.
6.4.2. Răspund de soluţionarea propunerilor şi recomandărilor comisiei de inventariere.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
81
6.5. Gestionarii şi responsabilii de bunuri:
6.5.1. Răspund de corectitudinea informaţiilor şi datelor furnizate comisiei de
inventariere.
6.5.2. Răspund de buna gestiune a bunurilor şi valorilor încredinţate.
Figura 1: Schema de principiu a activităţii de inventariere
ACTIVITATEA
COMISIEI
DE
ACTIVITATEA
COMISIEI
DE
ENTITATEA PUBLICĂ
ENTITATEA PUBLICĂ
VALORIFICAREA REZULTATELOR
INVENTARIERII
NU ? DA
Sunt îndeplinite condiţiile
pentru efectuarea
inventarierii
Referatul
de aprobare
Dispoziţia privind
efectuarea inventarierii
Stabilirea elementelor
de natura activelor,
datoriilor si Anexa 1
Anexa 2
Anexa 3
Anexa 6
Cod 14.6.12
Anexa 5
Anexa 4 Instruirea membrilor
comisiilor de inventariere
NU ? DA
S-a efectuat
instruirea
Declaraţia
gestionarului
Efectuarea inventarierii
Procesul verbal privind inventarierea
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
82
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
83
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
84
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
85
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
exemplare
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă ----------- ---------- Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
---------- Referat de
aprobare
Administrator
Financiar
Ordonator
de credite
2 Contabilitate
Secretariat
F01-PO-13.03 Hotărâre C.A.
privind
constituirea
comisiei de
inventariere
C.A. Ordonator
de credite
2 Comisia de
inventariere
Secretariat
Contabilitate
F02-PO-13.03 Decizia privind
constituirea
comisiei de
inventariere
Ordonator de
credite
Ordonator
de credite
3 Comisia de
inventariere
Contabilitate
Secretariat
F03-PO-13.03 Proces – verbal
de întrunire
comisiei de
inventariere
Administrator
Financiar
Ordonator
de credite
3 Membrii
comisiei de
inventariere
---------- Declaraţie de
inventar
Comisia de
inventariere
Ordonator
de credite
3 Contabilitate
gestionari
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
86
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 62
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
63
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
64
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
65
5 Scopul procedurii operaţionale 66
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 67
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
68
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
70
9 Descrierea procedurii operaţionale 73
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 80
11 Formular evidență modificări 82
12 Formular analiză procedură 83
13 Lista de difuzare a procedurii 84
14 Anexe, înregistrări, arhivări 85
15 Cuprins 86
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
87
ANEXA 1
REFERAT DE APROBARE pentru
DECIZIE
privind organizarea inventarierii ………………….
(A) În conformitate cu prevederile art. 7 al. (1) din Legea contabiltăţii nr. 82 / 1991,
republicată, în perioada ……………………. este necesară desfăşurarea activităţii de inventariere a
……………………………………..……………………………………………………………… (se trec elementele care vor fi inventariate şi justificarea necesităţii)
(B) Pentru realizarea acestei activităţi este necesară constituirea unui număr de …..........
comisii, compuse din …. membri fiecare, deoarece .................................………………………….
………………………………………………………………………………………………………. (se justifică prin numărul, complexitatea şi dispersia teritorială elementelor inventariate)
(C) Comisiile de inventariere propuse, sunt:
Nr.
comi
-sie
Componenţa comisiei (numele, prenumele, funcţia)
Obiectul
inventarierii
Locul
inventarierii
Numele şi
prenumele
gestionarului
Intervalul
de timp
În cadrul compartimentului de contabilitate:
a) primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi
calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil, va fi efectuată de d-l/d-na …….;
b) operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor de
inventar cu bunurile aparţinând terţilor, vor fi efectuate de d-l/d-na …….;
c) întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice, care nu
conţin bunuri, va fi executată de d-l/d-na …….;
(D) Pentru asigurarea condiţiilor de inventariere sunt necesare:
- …………………………………………………………………………………
(E) Intruirea se va face pe baza Normelor proprii privind activitatea de inventariere.
Cartuş de semnături
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
88
(verso referat)
La (A) se va trece justificarea inventarierii prin una din situaţiile de mai jos:
a) la începutul activităţii;
b) anual în timpul funcţionării, de regulă la sfârşitul anului;
c) în cazul fuziunii sau încetării activităţii;
d) lunar asupra disponibilităţilor băneşti şi altor valori din trezorerie;
e) în alte situaţii:
la cererea organelor de control;
când sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiuni;
de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
ca urmare a calamităţilor naturale sau în cazuri de forţă majoră;
pentru aplicarea cotelor de scăzăminte ;
în alte cazuri prevăzute de lege.
La (D) propuneri de măsuri în vederea asigurării condiţiilor de inventariere referitoare
la:
asigurarea unor experţi pentru acordarea de asistenţă tehnică;
asigurarea de aparate şi instrumente pentru măsurat , mijloace de identificare
(cataloage, mostre, etc.), formulare , rechizite şi mijloace de sigilare;
achiziţionarea de mijloace materiale pentru asigurarea protecţiei membrilor
comisiei de inventariere, conform normelor de protecţia muncii;
asigurarea cu personal manipulant suplimentar;
sistarea sau limitarea achiziţiilor la strictul necesar pe durata desfăsurării
inventarierii;
data organizării instruirii membrilor comisiilor de inventariere
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
89
ANEXA 2 - F01-PO-13.03 Hotărâre C.A. privind organizarea inventarierii
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................
privind organizarea inventarierii ………………….
Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit
in sedinta in data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice
- art. 97 din Legea Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile
ulterioare;
având în vedere prevederile:
- art. 7 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată)
- OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea
inventarierii elementelor dede natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
HOTARASTE:
Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru inventarierea patrimoniului ………….., se constituie
următoarele comisie de inventariere:
Nr.
Componenţa comisiei (numele, prenumele, funcţia)
Obiectul
inventarierii Locul
inventarierii Numele şi
prenumele
gestionarului
Intervalul
de timp
Art. 2. Pentru instruirea comisiei de inventariere se împuterniceşte d-l/d-na ………………
Art. 3. Pentru primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi
calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 4. Pentru efectuarea operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor
de inventar cu bunurile aparţinând se împuterniceşte d-l/d-na ……………
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
90
Art. 5. Pentru întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice ,care nu
conţin bunuri se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 6 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se
păstrează la dosarul hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,
prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar
Ex. 1/1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
91
ANEXA 3 - F02-PO-13.03 Decizia privind organizarea inventarierii
DECIZIE
privind organizarea inventarierii ………………….
*………………,
Analizând Referatul de aprobare Nr.: …………..din data de …………….…… al ________
______________________________ prin care s-a propus efectuarea inventarierii,
având în vedere prevederile
art. 7 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată) şi a . OMFP nr. 2861/2009- pentru
aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor dede natura activelor, datoriilor si
capitalurilor proprii.
În temeiul art. 71 din legea 215 / 2001 privind administraţia publică locală,
D E C I D E :
Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru inventarierea patrimoniului …………..**, se constituie
următoarele comisii:
Nr.
co
mi-
sie
Componenţa comisiei
(numele, prenumele, funcţia) Obiectul
inventarierii
Locul
inventarierii
Numele şi
prenumele
gestionarului
Intervalul
de timp
Art. 2. Pentru instruirea comisiei de inventariere se împuterniceşte d-l/d-na ………………
Art. 3. Pentru primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi
calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 4. Pentru efectuarea operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor
de inventar cu bunurile aparţinând se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 5. Pentru întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice ,care nu
conţin bunuri se împuterniceşte d-l/d-na ……………
Art. 6. Comisia / comisiile de inventarire şi d-l /d-na ………………………. vor duce la îndeplinire
prezenta dispoziţie.
A P R O B A T
___________
…………………….
Elaborat: ………………………. ________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
92
ANEXA 4 - F03-PO-13.03 Proces – verbal privind instruirea
Proces verbal privind întrunire comisie de inventariere
Încheiat azi …………… cu ocazia instruirii membrilor Comisiilor de inventariere numiţi
prin Decizia nr. ……… / ……….. privind organizarea inventarierii ……………………..
Instruirea a fost efectuată de către ………………… şi a cuprins următoarele capitole:
Cap. 1. Prezentarea principalelor prevederi ale OMFP nr. 2861/2009- pentru aprobarea
Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si
capitalurilor proprii şi procedura generală de execuţie : Inventarierea elementelor de natura activelor,
datoriilor si capitalurilor proprii.
Cap. 2. A fost prezentat modul de organizare a evidenţei tehnico - operative a gestiunilor, a
metodelor de calcul tehnic utilizate în inventarierea faptică a unor bunuri sau valori precum şi a
normelor de întocmire şi utilizare a formularelor specifice ( listele de inventariere ).
Cap. 3. Au fost prelucrate procedura de inventariere, a unor elemente de natura activelor,
datoriilor si capitalurilor proprii specifice instituţiei.
Cap. 4. Au fost prelucrate principalele norme de protecţia muncii şi PSI, specifice gestiunilor
care vor fi inventariate.
Cap. 5. A fost prezentat modelul de declaraţie al gestionarilor şi modul de obţinere a acesteia
şi s-a subliniat necesitatea verificării existenţei, actelor de decizie internă transmise gestionarilor
privind păstrarea, depozitarea, conservarea şi asigurarea integrităţii acestora, de către fiecare
subcomisie.
Cap. 6. Nu / A fost predat echipament de protecţie deoarece …..
Cap. 7. Nu / Au fost predate instrumente sau aparate de măsurat deoarece …
Persoana care a efectuat instruirea:
……………………….. __________________
(numele şi prenumele) (semnătura)
Membrii comisiilor de inventariere care au participat la instruire şi care au primit precizări scrise:
Nr.
crt. Numele şi prenumele Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
93
PRECIZĂRI
privind activitatea de inventariere
Atribuţiile gestionarilor
pentru pregătirea gestiunii în vederea inventarierii:
(1) Aranjarea bunurilor pe sortotipodimensiuni;
(2) Codificarea tuturor bunurilor şi etichetarea de raft;
(3) Inscripţionarea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar;
(4) Confruntarea datelor din evidenţa contabilă cu cele din evidenţa tehnico-operativă a
gestiunii.
Atribuţiile comisiei de inventariere:
(1) Luarea declaraţiei scrise de la gestionar (conform modelului prezentat);
(2) Identificarea tuturor locurilor (încăperilor) în care pot fi depozitate bunuri de natura
celor supuse inventarierii şi aplicarea sigiliilor în situaţia în care există mai multe căi de acces
într-un spaţiu de depozitare;
(3) Bararea şi semnarea în dreptul ultimei operaţiuni înscrise în fişele de magazie,
mentionandu – se data la care s- au inventariat bunurile;
(4) Să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură au fost verificate,
etalonate şi sunt în stare de funcţionare;
(5) Să organizeze zone tampon, în care vor avea loc toate operaţiile de intrări şi iesiri, din
timpul inventarierii, şi care vor fi certificate în documentele justificative întocmite, de către
membrii comisiei de inventariere cu menţiunile “primit / eliberat în timpul inventarierii”;
(6) Afişarea pe uşa de intrare în gestiune a perioadei de efectuare a inventarierii.
(7) Prezentarea listelor de inventar persoanei împuternicite din compartimentul financiar
contabil, pentru certificarea conţinutului (calcularea diferenţelor valorice, exactitatea soldului
scriptic, exactitatea calculelor efectuate).
Inventarierea ACTIVELOR FIXE NECORPORALE constă în:
a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul
de proprietate, existenţa şi apartenenţa la unitatea deţinătoare;
b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere, prin stabilirea următoarelor
stări:
încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;
bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;
există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau
punere în funcţiune;
performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;
modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
94
Inventarierea ACTIVELOR FIXE CORPORALE constă în :
a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul
de proprietate,schiţelor de amplasament şi a dosarelor tehnice;
b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere prin stabilirea următoarelor stări
:
deteriorării fizice a activului;
încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;
bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;
există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau
punere în funcţiune;
performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;
modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.
bunurile din domeniul public al statului date in administrarea, concesionarea,
sau inchirierea institutiilor publice se inventariaza si se inscriu in liste de inventar separate;
bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii (echipament,
cazarmament, scule, unelte, etc.) se inventariaza si se trec separt in liste de inventariere
distincte, specificandu- se persoanele care raspund de pastrarea lor;
Inventarierea IMOBILIZĂRILOR CORPORALE ŞI NECORPORALE ÎN CURS
DE EXECUŢIE constă în:
a) verificarea conformităţii documentaţei existente;
b) evaluarea, stadiului fizic al fiecărui obiect în parte,la data inventarierii, pe baza
documentaţiei şi a lucrărilor efectiv constatate la fata locului.
c) stabilirea cauzelor care au condus la existenţa unor investiţii sistate sau abandonate
;
Inventarierea ACTIVELOR FINANCIARE constă în:
identificarea nominală a titlurilor de creanţă şi înregistrarea acestora în situaţii analitice care
să cuprindă:
a) pentru acţiunile deţinute la societăţi comerciale, în calitate de acţionar:
denumirea şi durata societăţii comerciale;
numărul, categoria şi valoarea nominală a acţiunilor;
nr. şi data actului constitutiv sau aditional;
b) pentru titluri de participare la organisme financiare internaţionale:
denumirea organismului internaţional;
numărul, tipul sau categoria titlului ;
seria şi data titlului;
valoarea nominală.
c) pentru depozite şi garanţii depuse la furnizorii de utilităţi:
denumirea instituţiei sau a societăţii debitoare;
tipul, durata acordării, tipul de depozit, felul garanţiei, valoarea;
nr.şi data contractului sau a actului prin care s-a constituit dreptul de creanţă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
95
Inventarierea STOCURILOR constă în :
a) determinarea stocurilor faptice prin numărare, cântărire, transvazare şi măsurare
sau cubare, după caz;
b) în situaţia lichidelor şi a altor produse de masă a căror cantitate nu poate fi stabilită
prin metode clasice se vor respecta modalităţile specifice de inventariere a unor bunuri aprobate
de ordonatorul de credite.
c) materialele de natura obiectelor de inventar în folosinţă, inventariate pe fiecare
persoană, se centralizează şi se compară cu datele din evidenţa tehnico-operativă,precum şi cu
datele din evidenţa contabilă.
d) pentru bunurile aflate la terţi, comisia de inventariere verifică:
existenţa şi conformitatea documentelor de predare - primire şi de livrare ;
întocmeşte listele de inventariere,
iar persoana care gestionează contul :
întocmeşte şi transmite terţilor cererile de confirmare,şi
ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.
Inventarierea CREANŢELOR ŞI OBLIGAŢIILOR FATĂ DE TERŢI,
(provenite din operaţiuni comerciale, administrarea impozitelor şi taxelor şi avansuri,
cuprinse în grupele de conturi 23, 40, 41 şi 46) constă în :
a) identificarea nominală a debitorilor şi creditorilor, şi calculul ponderii creanţei sau
a obligaţiei în totalul soldului contului sintetic;
b) stabilirea metodei de confirmare, care poate fi:
prin extras de cont;
prin efectuarea de punctaje reciproce.
c) verificarea creanţei şi a obligaţiei deţinute prin:
existenţa documentelor care constituie titlu de creanţă:
- facturi , contracte , bilet la ordin, cambie, trată, etc;"
- titluri executorii sau alte acte legale din care rezultă drepturi patrimoniale ;
încadrarea în termenul de plată sau de încasare .
d) întocmirea situaţiilor nominale , cu debitorii şi creditorii verificaţi , pentru
justificarea soldului fiecărui cont sintetic cu precizarea modalităţii de confirmare(executată de
către persoana autorizată din compartimentul de contabilitate). Situaţiile nominale se identifică prin denumirea institutiei şi a compartimentului care ţine contul,
denumirea şi simbolul contului sintetic inventariat şi poartă semnaturile comisiei de recepţie şi responsabilului
de cont. Situaţiile nominale conţin urmatoarele informaţii minime:
denumirea clientului, agenţiei sau autorităţii de implementare,debitorului sau a
creditorului.
denumirea actului legal , nr.şi data .
valoarea creanţei sau a obligaţiei.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
96
Inventarierea DISPONIBILITĂTILOR BĂNEŞTI aflate în conturi la bănci şi la
unităţile Trezoreriei Statului, constă în:
a) verificarea conformităţii extraselor de cont, şi
b) confruntarea soldurilor din extrasele de cont , din ziua de 31 decembrie sau din
ultima zi lucrătoare a anului, cu soldurile din contabilitate;
c) întocmirea situaţiilor analitice pe fiecare sold de cont sintetic.
Inventarierea ALTOR VALORI (ct.532) constă in :
a) verificarea autenticităţii fiecărui element , gruparea pe categorii de valori şi
calcularea valorii lor totale utilizându-se valoarea nominală a imprimatului;
b) confruntarea soldurilor conturilor sintetice de gr.II cu totalul valoric al categoriei
din fiecare listă de inventariere.
Inventarierea CONTURILOR ÎN AFARA BILANŢULUI constă în:
a) garanţii:
verificarea conformităţii şi legalităţii fiecărui tip de garanţie;
transmiterea cererilor pentru confirmarea valabilităţii scrisorilor de garanţie
bancară de către băncile emitente.
întocmirea listelor de inventariere pe debitori, pe tipuri de garanţii şi sume.
b) bunuri şi valori: identificarea bunurilor în baza specificaţiilor din actelor de predare-primire şi a
documentelor de livrare şi
evaluarea utilităţii bunurilor respective;
consemnarea în listele de inventariere a denumirii terţului, nr. şi data
documentului de predare-primire şi ale documentului de livrare, denumirea bunurilor şi
valoarea, iar persoana care gestionează contul:
transmite terţilor listele de inventariere pentru confirmare, şi
ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.
Pentru inventarierea altor elemente denatura actielor, datoriilor si capitalurilor
proprii ce nu reprezintă bunuri este suficientă prezentarea lor în situaţii analitice distincte care
să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt cuprinse.
Situaţiile analitice se întocmesc şi se semnează de persoanele care administrează
conturile sintetice şi sunt supuse verificării şi certificării comisiei de inventariere.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
97
ANEXA 5
……………….. / ……………………..
APROBAT
ORDONATOR DE CREDITE
……………………………………
PROCES-VERBAL
al Comisiei de inventariere nr. ….
din data de ………………………..
Cap. 1. Date de identificare :
……………………………………………………………………………………………………….
(se trec: nr. şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere, numele şi prenumele membrilor,
gestiunea/gestiunile inventariate, denumirea elementului/elementelor inventariate, data începerii şi
terminării operaţiunii de inventariere).
Cap. 2. Rezultatele inventarierii :
Liste de inventariere Situaţii analitice
Cont*)
Denumire cont / element
inventariat
Sold scriptic la data: …….
Valoare contabilă
Nr. crt
.
Denumire gestiune /responsabil bunuri
/cont.
Valoare
Inventar la Data …….
Diferenţe
Plus
Minus
1. 2. 6. 4. 8. 6. 7. 8.
Total,din care:
*) Inregistrările se fac în ordinea crescătoare a conturilor care au fost inventariate
Cap. 6. Constatări :
…………………………………………………………………………………………………………
(Se trec constatările comisiei privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii
bunurilor din gestiuni, precum şi alte aspecte considerate semnificative şi legate de gestiunile
verificate.)
Cap. 4. Concluzii şi propuneri:
…………………………………………………………………………………………………………
(se trec date cu privire la:
lipsuri şi/sau plusuri constatate;
pagube din creanţe prescrise;
stocurile depreciate, fără mişcare sau cu mişcare lentă;
bunurile lipsă propuse pentru compensare cu plusuri constatate;
scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri (se
anexează listele de inventariere aferente fiecărei poziţii)(vezi procedurile aferente);
modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice,
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
REALIZAREA ACTIVITĂȚILOR DE
INVENTARIERE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-13.03
98
persoanele vinovate şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea)
COMISIA DE INVENTARIERE
Nume şi prenume calitatea semnătura
1._______________________________________________
2._______________________________________________
3._______________________________________________
top related