dematerializzazione dei documenti: come fare?

in collaborazione con

1A cura di Avv. Paolo Vicenzotto 24 settembre 2013

DEMATERIALIZZAZIONE E GESTIONE A NORMA

DEI DOCUMENTI

Avv. Paolo Vicenzotto Studio Legalepaolo@studiolegalevicenzotto.itDiritto - Internet - Nuove tecnologie

MENU’ DI OGGIA) INTRODUZIONE

B) PARTE PRIMACOSA DICE LA LEGGE

C) PARTE SECONDAELEMENTI UTILI PER SCELTE CONSAPEVOLI

INTRODUZIONEStudio molto interessante…

CNIPA (ieri DigitPA, oggi AgID)

Produzione di quasi 110 milioni di documenti che hanno dato origine a:

• 160 milioni di registrazioni e 147 milioni di documenti archiviati.

• Impegnati 50.000 dipendenti distribuiti su 19000 uffici

• .... No sanità, scuola e giustizia

• La gestione documentale vale oltre 2% del PIL

• Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10% genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni anno

• Il quadro normativo sarebbe* sostanzialmente completo e le tecnologie sono adeguate

• Codice Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005)• Codice Privacy (D. Lgs. 196/2003)• Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole tecniche per

la conservazione)• * Bozza nuove regole tecniche pubblicate su www.digitpa.gov.it in

data 5 agosto 2011• DPCM del 22 febbraio 2013 (regole tecniche per la firma digitale)• DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione documenti fiscalmente

rilevanti)• Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (direttiva 2001/115/CE)• Decreto Legge 185/2008 (art. 2215 bis c.c. e documenti unici)

* LEGGI E REGOLAMENTI…

Interessante…

Ma è tutto oro quello che luccica?

Caso S4W

DUE CONCETTI MOLTO IMPORTANTI:

• Archiviazione elettronica

• Conservazione sostitutiva

• Archiviazione: raccolta ordinata e sistematica di documenti al fine rendere una successiva consultazione più semplice ed immediata.

• E’ elettronica: l’archiviazione che ha per oggetto documenti informatici in modo che a ciascun documento informatico corrisponda un proprio codice unico (software gestionali)

• I documenti archiviati elettronicamente possono essere informatici in origine (ad es. una determina elettronica, una fattura elettronica) oppure inizialmente cartacei e poi resi informatici tramite l’uso di scanner.

Archiviazione elettronica

Conservazione sostitutiva• è un processo informatico che consente di mantenere

nel tempo, integri ed autentici, documenti analogici ed informatici in idonei supporti (ottici, come CD, DVD, o di altre tipologie) e ciò assolvendo ad ogni regola giuridica di conservazione ed esibizione documentale.

• Il processo, infatti, quando è effettuato a norma della Delibera CNIPA n. 11/04 consente di far mantenere al documento la sua originaria validità legale, sia per il settore pubblico sia per il settore privato.

Se poi tale processo di conservazione sostitutiva è anche conforme alle regole di cui al Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004, la conservazione è valida anche per l’assolvimento degli obblighi fiscali.

• 2) Cosa dice la legge

A. Disciplina della firma digitale (cenni)

B. Art. 43, 44 e 44 bis del D.lgs 82/05

C. Delibera CNIPA 11/04

D. DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione documenti fiscalmente rilevanti)

A) Firma digitale riferimento e marca temporale

D.Lgs 82/05

• Art. 43. Riproduzione e conservazione dei documenti • 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la

corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformita' dei documenti agli originali ((...)), nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

B) D.lGS 82/05

D.Lgs 82/05

• art. 44 Requisiti per la conservazione dei documenti informatici

• (…)• 1-bis. Il sistema di conservazione dei

documenti informatici e' gestito da un responsabile* che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 …

D.Lgs 82/05

• Art. 44-bis Conservatori accreditati• 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attivita' di

conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello piu' elevato, in termini di qualita' e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA.

• 2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31.

• 3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in societa' di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.

• Vediamo dopo la figura dei CONSERVATORI e del RESPONSABILE della conservazione

• Ora vediamo la delibera CNIPA

• * Bozza nuove regole tecniche pubblicate su www.digitpa.gov.it in data 5 agosto 2011

• DELIBERAZIONE CNIPA 11 del 19 febbraio 2004 • Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di

documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.

• (Deliberazione n. 11/2004) • (G.U. 9 marzo 2004, n. 57)

C) DELIBERAZIONE CNIPA 11/04

Prima alcuni concetti dalla delibera

• e. supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD);

• f. memorizzazione: processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell'art. 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, cosi' come modificato dall'art. 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10;

• n. riversamento diretto: processo che trasferisce uno o piu' documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalita';

• o. riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o piu' documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo sono previste le modalita' descritte nell'art. 3, comma 2, e nell'art. 4, comma 4, della presente deliberazione;

• pubblico ufficiale: il notaio, salvo quanto previsto dall'art. 5, comma 4 della presente deliberazione e nei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall'art. 18, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

• Dpr 445/00 18 COMMA 2. L'autenticazione delle copie puo' essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale e stato emesso o presso il quale e' depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonche' da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformita' con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresi' indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonche' apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di piu' fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 20. (L)

• r. evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che puo' essere elaborata da una procedura informatica;

• s. impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash;

• t. funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresi' risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali;

• b. documento analogico:

documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia;

• d. documento informatico:

la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

• Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici o impronte, avviene mediante: • memorizzazione su supporti ottici*• apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione* che attesta il corretto svolgimento del processo. Documenti informatici - art. 3 CNIPA

Documenti analogici• Nella pratica (almeno inizialmente) è difficile che ci siano documenti che vivono e muoiono in formato “elettronico”. Più spesso c’è la necessità di “archiviarli e ordinarli” con scanner e/o appositi software

• UNICI• NON UNICI

Documenti analogici

• Se non sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;

• Es. i titoli all'ordine di cui agli articoli 2008 e segg. c.c. (assegno e cambiale), libri sociali

“originale unico”

“originale non unico”

• esso è un documento che, indifferentemente, “deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto; oppure deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; oppure il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi”.

“originale non unico”

Esempi: originali non unici

• Es. le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali, i libri di cui all'articolo 2214 codice civile, quali il libro giornale e il libro degli inventari (il contenuto può essere ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui conservazione è obbligatoria) documenti il cui contenuto risulti depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad es. i verbali delle assemblee straordinarie), ovvero presso il Registro delle imprese (ad es. il verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio

Esempi: originali non unici

• Vi sono alcuni documenti che, in funzione delle loro caratteristiche, possono essere ritenuti originali unici o non unici:

• • le schede carburanti “sono sostanzialmente un documento originale unico, in quanto le annotazioni che sono ivi previste non trovano corrispondenza in altri documenti in possesso di terzi. Tuttavia, se nella contabilità generale dell’impresa le registrazioni contabili vengono integrate con tutte le annotazioni della scheda, la stessa assume il connotato di originale non unico e può essere conservata digitalmente senza l’intervento del pubblico Ufficiale”;

• • per le note spese del personale, “la valutazione della natura unica o non unica della nota spese dipendenti dovrà essere effettuata caso per caso, tenendo conto delle modalità con cui viene effettuato il rimborso delle spese e della tipologia di documento in concreto utilizzata dall’impresa. Ad ogni modo, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità”.

• Vediamo i diversi processi Del. 11/04

Documenti analogici non unici

• Art. 4 comma 1

• Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta cosi' il corretto svolgimento del processo.

• La risoluzione 158/E pubblicata il 15 giugno ed emessa il 5 giugno 2009, in risposta alla richiesta, afferma che la conservazione sostitutiva di documenti, creati con strumenti elettronici ma non aventi le caratteristiche di documenti informatici rilevanti ai fini fiscali e tributari, "si potrà procedere all'acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l'immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento."

• Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici (è come il 4

comma 1 e) si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine.

Documenti analogici unici

Distruzione carta

…di cui e' obbligatoria la conservazione, e' consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva!

Distruzione carta

Ora vediamo il processo di conservazione a fini tributari…

MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE

DECRETO 23 gennaio 2004

Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.

• Fatture, lettere e telegrammi ricevuti (Art. 2220 codice civile )• Libro giornale e libro degli inventari (Art. 2215 codice civile e Art. 14 comma 1, lettera

a, D.P.R. 600/1973)• Registri prescritti ai fini dell’IVA (Art. 14, comma 1, lettera b , D.P.R. 600/1973)• Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e

reddituali, raggruppati in categorie omogenee , in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito (Art. 14 comma 1, lettera c , D.P.R. 600/1973)

• Scritture ausiliarie di magazzino (Art. 14 comma 1, lettera d, D.P.R. 600/1973)• Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16 , D.P.R. 600/1973)• Copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti (Art. 2220 codice civile )• Registro dei corrispettivi (Art 24 primo comma DPR 633/72)• Registro degli acquisti (Art 25 primo comma DPR 633/72)• Registro delle merci c/deposito, lavorazione, comodato ,etc (Art 53 terzo comma DPR

633/72)

ESEMPI…

• Bilancio di esercizio (art.2423 c.c.)• - Stato patrimoniale (art.2424 c.c.)• - Conto economico (art.2425 c.c.)• - Nota integrativa (art.2427 c.c.)• -Relazione sulla gestione (art.2428 c.c.)• -Relazione dei sindaci (art.2429 c.c.)• -Relazione dei revisori contabili (D.Lgs. n.58 del 1998)• Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti (DPR n.322 del 22 luglio 1998)• Documento di trasporto (DPR n. 472 del 14 agosto 1996)• Nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico (Circolare n.225 del 16/9/96)• Bolla di accompagnamento (DPR n. 627 del 6 ottobre 1978)• Giornale di fondo elettronico degli scontrini fiscali- ( D.M. 23 marzo 1983)• Distinte meccanografiche di fatturazione

Come li conservo?I documenti Informatici (puri, cioè che nascono tali) a fini tributari sono un po’ “particolari”:

a) Statici non modificabili

«documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonche' immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati»

b) sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticita' e l'integrita', con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;

c) sono esibiti secondo le modalita' di cui all'art. 6;

• INOLTRE

• Memorizzati (su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo - ordine cronologico – senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta) inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

• termino con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, (in luogo del riferimento temporale) sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione

PER CONSERVARLI:

• Cioè di quei documenti che non nascono elettronici (statici non modificabili) ma che lo diventano o lo sono perché abbiamo un sistema di workflow documentale…

Conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari (art. 4)

• Memorizzazione “immagine” come visto sopra(garantisco l'ordine cronologico delle registrazioni senza soluzione di continuità per ogni periodo di imposta) • Se documenti analogici originali unici:

riferimento temporale e firma di un Pubblico Ufficiale

Inoltre…• INFINE (art. 6)• il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione,

• (VEDI CIRC. 5/E 2012)

Articolo 6 - Obbligo di esibizione

Art. 6. Esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini

tributari• 1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque

momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo.

• 2. Il documento conservato puo' essere esibito anche per via telematica.

• 3. Qualora un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo fuori dall'ambiente in cui e' installato il sistema di conservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformita' da parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui conservazione e' previsto il suo intervento.

• Art. 7. «Modalita' di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici»

Circolare A.E.

PARTE SECONDAELEMENTI UTILI PER SCELTE CONSAPEVOLI…

a) Chi è il responsabile della conservazione

b) Come scegliere il servizio di c.s.

Responsabile conservazione:

Nuova figura professionale, con competenze

GIURIDICHETECNICHE

INFORMATICHEECONOMICHE

ARCHIVISTICHE

compito principale 1) attestazione del corretto svolgimento

del processo di conservazione con firma digitale e un riferimento

temporale sul documento conservato, o meglio, sul lotto di documenti da

conservare.

2) garantire la corretta tenuta dell'archivio secondo principi

documentati di sicurezza.

La Deliberazione CNIPA n.11/2004 dedica al responsabile della conservazione

l'intero articolo 5, attribuendogli precisi compiti e specifiche responsabilità.

L'obiettivo del responsabile di conservazione digitale dei documenti è quindi quello di DEFINIRE E

REALIZZARE il processo per il trattamento della documentazione soggetta a conservazione

sostitutiva.

PENSARE FARE

I compiti dei responsabili della conservazione possono essere sintetizzati in:

A) compiti organizzativi, ● definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione,

● definire il manuale operativo della conservazione,

● partecipare a incontri e seminari formativi dedicati alle procedure di conservazione digitale,

● definire le procedure informatiche, organizzative e di sicurezza inerenti al processo di conservazione

B) compiti di registrazione

● garantire la corretta archiviazione delle informazioni caratterizzanti ciascun supporto di memorizzazione,

● assicurarne la disponibilità in caso di richiesta

● descrivere in dettaglio le attività del processo di conservazione (gestione ordinaria, gestione delle anomalie, ispezione e verifiche)

● descrivere i documenti conservati,

● Individuare e gestire le figure coinvolte (ruoli, deleghe, responsabilità, formazione)

● Scelta, acquisto e gestione degli strumenti utilizzati

C) compiti di manutenzione e controllo

● effettuare specifici controlli sui sistemi software e sui supporti hardware utilizzati per la conservazione,

● conservare in archivio le differenti versioni e release dei programmi adottati per la conservazione a norma,

● aggiornare i certificati di firma, verificare la validità delle marche temporali,

● verificare periodicamente la leggibilità dei documenti,

● provvedere, se necessario, all’attività di riversamento (vedi)

D) compiti operativi● supervisionare l'intero processo di archiviazione e

conservazione sostitutiva,

● verificare la effettiva leggibilità dei documenti prima dell'apposizione della firma digitale e della (eventuale) marca temporale

● Verificare la leggibilità dei supporti contenti i documenti alla fine del processo di conservazione, ossia prima della loro archiviazione in luogo sicuro,

● Realizzare e tenere aggiornato il manuale operativo

E) compiti per la protezione dei dati e delle procedure informatiche

● garantire tutte le misure necessarie per la sicurezza fisica, logica e ambientale dei dati e del sistema preposto alla loro conservazione (comprensivo delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione)

● garantire la tutela della privacy attraverso un trattamento a norma di dati e informazioni personali (vedi D.lgs 196/03)

F) compiti di assistenza/ispezione● garantire l'adeguato supporto ai vari delegati che

svolgono le attività di conservazione

● ispezionare i luoghi in cui vengono eseguite le attività di registrazione delle informazioni digitali e di conservazione

● Verificare presupposti di validità giuridica e fiscale del processo

G. compiti di natura fiscale ● verifica tipologia di documenti fiscali da

conservare

● verifica eventuali aggiornamenti riguardanti la normativa fiscale (e/o giuridica) rilevante,

● Assistenza GDF in caso di controlli

paolo.vicenzotto@virgilio.it

Il sistema di conservazione può essere affidato a una figura interna all'azienda

Oppurea una persona fisica o giuridica esterna all'organizzazione (commercialista, ma

anche ad una società informatica altamente specializzata).

L'art.5 della delibera CNIPA va oltre la possibilità già esaminata di delegare all'esterno alcuni o tutti gli oneri gravanti sul

responsabile in quanto ammette che l'azienda o PA demandi l'intero processo di conservazione a soggetti diversi, con tutto ciò

che ne deriva in termini di attribuzione diretta degli eventuali danni derivanti dalla non corretta gestione del processo di

conservazione.

L'outsourcing

In realtà:sanzioni per violazioni o errori verificatisi nell’ambito del processo di conservazione

sostitutiva di documenti fiscalmente rilevanti,

la responsabilità fiscale e amministrativa resta, comunque, in capo all’impresa titolare dei

documenticome statuito dalla recente modifica introdotta dal D.L. 30 Settembre 2003 n. 269 (“le sanzioni amministrative relative al rapporto fiscale proprio di società o enti con personalità giuridica

sono sclusivamente a carico della persona giuridica”).

Il contrattoAffidamento incarico con contratto di

outsourcing,

● rapporto contrattuale strutturato,

● medio-lungo termine, rivolto alla acquisizione di servizi

● Presenza di SLA (service level agreement)

● Presenza di NDA (non discloser agreement)

Obiettivo: il terzo fornitore non assume il ruolo di un mero professionista, chiamato ad adempiere esclusivamente alle mansioni assegnategli: tra il terzo e l’azienda cliente si

viene a creare, infatti, uno stretto rapporto di collaborazione, una vera e propria partnership.

COSA CHIEDERE nel contratto?

non solo effettuare la sola conservazione dei documenti informatici

● studio dei flussi documentali digitalizzati

● riparazione di eventuali guasti al sistema,

● ricerca di modifiche da apportare al servizio a seguito di evoluzioni tecnologiche o normative,

● fornitura di potenziali applicazioni connesse al servizio di conservazione, (per es. il backup remoto dei dati)

● Consulente nel cammino del cliente, le sue evoluzioni e i suoi cambiamenti organizzativi

● garantire che il passaggio eventuale del compito di Responsabile della conservazione interno avvenga celermente e senza traumi

● formazione

utilizzo di tecnologie e sistemi compatibili e interoperabili

● Pretendere che sia soggetto ACCREDITATO DIGITPA

● standard UNI/SInCRO, ovvero la Norma UNI 11386:2010 – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel recupero degli Oggetti digitali (SInCRO), che è stata pubblicata lo scorso anno

Criteri di selezione

scelta del partner è adempimento di pregnante importanza

Step da seguire prima di procedere alla scelta del partner sono: 1) effettuare una valutazione di convenienza, in termini di costi/ benefici, per stabilire se la decisione di esternalizzare il processo sia effettivamente conveniente; 2) realizzare una corretta analisi di mercato che permetta di valutare correttamente a quale soggetto rivolgersi.

Come redigere un buon contrattodi outsourcing

Il contratto di outsourcing è un contratto atipico che la maggior parte della dottrina ha inteso inquadrare

nell’ambito dell’appalto di servizi e della somministrazione. In genere, al pari di quest’ultima, il servizio fornito mediante la stipulazione di un contratto di outsourcing ha un decorso pluriennale; da ciò la necessità di prevedere, sin dalle fasi di preparazione, particolari meccanismi di composizione delle controversie che permettano di salvare il contratto mediante

forme di rinegoziazione o transazione.

NECESSITA’ di AGGIUNGERE allegati che prendono il nome di Service Level Agreements

(SLA) - Contratti di qualità e servizio.

OK perlivelli qualitativi che l’outsourcer dovrà mantenere, i

criteri di misurazione degli stessi, le procedure di monitoraggio ed eventuali obblighi aggiuntivi che si rendano indispensabili in relazione alla riservatezza

dei dati e alla sicurezza delle informazioni scambiate.

INOLTRE si dovrà delineare:

● le modalità di implementazione del servizio;

● la durata prevista per la fase di start up, la cui descrizione tecnica sarà accuratamente delineata nello SLA;

● l’iter da seguire nel processo di conservazione sostitutiva;

● lo sviluppo di una reportistica on line che faciliti il monitoraggio del servizio offerto;

● le regole di ingresso nell’archivio, prevedendo un accesso riservato ai soli utenti che si identificano (ad esempio, mediante specifici ID e Password), anche quando non siano presenti dati personali;

● le responsabilità dell’outsourcer e le speciali polizze assicurative per particolari tipologie di danni e/o eventi e delle penali;

● clausole specifiche sulla tutela della proprietà intellettuale.● l’outsourcer, per tutta la durata del contratto, dovrà

impegnarsi a non utilizzare tali informazioni, se non per i fini previsti, obbligandosi a cessarne l’uso al termine del rapporto contrattuale.

● clausole utili a chiarire i tempi di fornitura del servizio, scandendo le varie fasi del procedimento di conservazione;

● la programmazione per le manutenzioni che si renderanno opportune, prevedendo la necessità di averne notizia con congruo anticipo;

● i controlli che potranno essere legittimamente effettuati dall'Azienda per verificare il rispetto degli standard di qualità nella fornitura del servizio, specificando le modalità mediante le quali potrebbe avvenire tale accertamento e prevedendo, ad esempio, l’accesso pacifico nei luoghi fisici di conservazione dei documenti;

COSTI del SERVIZIO

● le modalità di calcolo del corrispettivo per l’erogazione del servizio (in genere calcolato su base mensile o, più spesso, conteggiato sul numero di documenti portati in conservazione) ed eventuali rinegoziazioni delle tariffe che si rendessero opportune al verificarsi di eventi ben delineati;

● l’obbligo per le parti, qualora si verificasse lo scioglimento del contratto, di restituire o distruggere qualsiasi dato, documento o informazione ed un impegno dell’outsourcer a che il passaggio del servizio di conservazione sostitutiva ad eventuale altro fornitore avvenga nella maniera più semplice.

COSA SUCCEDE DOMANI?

NUOVE REGOLE TECNICHE DIGITPA (dal 2011 sul tavolo del ministro)

Il 5 agosto 2011 è stata pubblicata sul sito di DigitPa la bozza delle regole tecniche

• IN GENERALE• Si individuano due classi di documenti, normati in maniera

differente: Il documento informatico; Il documento informatico amministrativo, sottotipo del precedente e soggetto a normativa specifica e più stringente a causa del suo assoggettamento alle regole archivistiche;

• Si specificano le modalità di creazione del documento informatico; • Si dettagliano le modalità di copia e estratto; • Si definiscono le modalità di versamento nel sistema di

conservazione; • Sono dettagliate le modalità di sicurezza

• Allegato 1 – GLOSSARIO/DEFINIZIONI, comuni a tutte le regole tecniche e finalmente allineati con il CAD

• Allegato 2 – FORMATI ritenuti coerenti con le regole tecniche di formazione e conservazione

• Allegato 3 – MISURE, STANDARD, SPECIFICHE TECNICHE – non è stato ancora messo a disposizione

• Allegato 4 – SPECIFICHE TECNICHE DEL PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE – indica le modalità tecnologiche per inviare i documenti al sistema di conservazione

• Allegato 5 – METADATI, ovvero indici di ricerca obbligatori.

Studio Legale Avv. Paolo Vicenzotto DIRITTO - INTERNET - NUOVE TECNOLOGIE

Vicolo Chiuso, 5 - 33170 Pordenone www.studiolegalevicenzotto.it paolo@studiolegalevicenzotto.it Skype: paolo.vicenzotto Twitter: @notizieCAD

Grazie per l’attenzione!

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