la dematerializzazione dei processi e dei documenti ... · utilizzando le tecnologie...

La dematerializzazione dei processi e

dei documenti informatici nella PA Principi, strumenti e finalità

Gioacchino Di Maria

Responsabile commerciale

PA Digitale

Lecco, 6 Maggio 2016

SOMMARIO

Il Documento Informatico

Istanze on line, SPID, Domicilio Digitale e PagoPA

Strumenti dell’Amministrazione Digitale: Firma

Digitale, Marca Temporale, Contrassegno elettronico,

PEC e Conservazione

Il nuovo CAD alla luce della Riforma Madia: Digital First

Una PA che opera e interagisce in modalità

esclusivamente digitale: è possibile?

I Principi normativi della digitalizzazione

RIFORMA

MADIA

L. 7 agosto 2015

n. 124

CAD

DL 24 Giugno

2014

n. 90 T.U. Trasparenza

Amministrativa

D.Lgs. 14 marzo

2013

n. 33

DPCM 3 dicembre

2013

CDAN

DPCM 13

novembre

2014

Documento

informatico

DPCM 3 dicembre

2013

Protocollo

CAD

3.0

PRECETTI NORMATIVI DELLA DIGITALIZZAZIONE

TRASPARENZA

E DIRITTO

D’ACCESSO

Regolamento

eIDAS

DPCM 22

febbraio

2013

Firme

Elettroniche


Art. 2. Finalità e ambito di applicazione

Lo stato, le

regioni e le

autonomie

locali

assicurano

CAD

LA DISPONIBILITÀ

LA GESTIONE

L’ACCESSO

LA TRASMISSIONE

LA CONSERVAZIONE

LA FRUIBILITÀ

Dell’informazione

in modalità digitale


I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni, con i soggetti di cui all’art. 2 comma 2, e con i gestori di pubblici servizi ai sensi di quanto previsto dal presente codice

CAD Art. 3. Diritto all’uso delle tecnologie


CAD

NEI RAPPORTI INTERNI

TRA LE DIVERSE AMMINISTRAZIONI

NEI RAPPORTI CON I PRIVATI

Le pubbliche

amministrazioni

adottano le tecnologie

dell’informazione e

della comunicazione

Art. 12. Norme generali per l’uso delle

tecnologie dell’informazione e delle

comunicazioni nell’azione amministrativa

INPUT OUTPUT PROCESSO

IL FUNZIONAMENTO DELLA PA

BACKOFFICE

DOCUMENTO INFORMATICO

IL DOCUMENTO INFORMATICO

D.LGS. 7 MARZO 2005 N. 82

Art. 1 Definizioni

Ai fini del presente codice si intende per:

p) Documento informatico: la

rappresentazione di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti;

p-bis) Documento analogico: la

rappresentazione non informatica di atti,

fatti o dati giuridicamente rilevanti

IL DOCUMENTO INFORMATICO: RILEVANZA GIURIDICA


Art. 20 Documento

informatico

Il documento informatico da chiunque

formato, la memorizzazione su supporto

informatico e la trasmissione con

strumenti telematici conformi alle regole

tecniche di cui all’art. 71 sono validi e

rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle

disposizioni del presente codice.

IL DOCUMENTO INFORMATICO: RILEVANZA GIURIDICA


Art. 23 Ter Documenti

amministrativi

informatici

Gli atti formati dalle pubbliche

amministrazioni con strumenti informatici,

nonché i dati e i documenti informatici

detenuti dalle stesse, costituiscono

informazione primaria ed originale da cui

è possibile effettuare, su diversi o identici

tipi di supporto, duplicazioni e copie per

gli usi consentiti dalla legge.

IL DOCUMENTO INFORMATICO: OBBLIGO


Art. 40 Formazione di

documenti

informatici

Le pubbliche amministrazioni formano gli

originali dei propri documenti con mezzi

informatici secondo le disposizioni del

presente codice e le regole tecniche di

cui all’art. 71



Art. 41 Procedimento e

fascicolo

informatico

1. Le pubbliche amministrazioni

gestiscono i procedimenti amministrativi

utilizzando le tecnologie dell’informazione

e della comunicazione…

2. La pubblica amministrazione titolare

del procedimento raccoglie in un

fascicolo informatico gli atti, i documenti

e i dati del procedimento medesimo da

chiunque formati…


TUDA – DPR 28.12.2000 N.445

Art. 64 Sistema di

gestione dei

flussi

documentali

4. Le amministrazioni determinano

autonomamente(…) le modalità di attribuzione

dei documenti ai fascicoli che li contengono e

ai relativi procedimenti (…)

1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’art.

52, il sistema per la gestione dei flussi

documentali deve:

a) fornire informazioni sul legame esistente tra

ciascun documento registrato, il fascicolo ed il

singolo procedimento cui è associato;

Art. 65 Requisiti del

sistema per

la gestione

dei flussi

documentali

Esiste un legame indissolubile e

strumentale tra documenti

fascicoli e procedimenti

REGOLE TECNICHE EX ART. 71 CAD

Regole

Tecniche DPCM 3 DICEMBRE 2013 CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

DPCM 3 DICEMBRE 2013 PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE

DPCM 13 NOVEMBRE 2014 DOCUMENTO INFORMATICO

DPCM 22 FEBBRAIO 2013 FIRME ELETTRONICHE

5 Allegati AGID: 1. Glossario e definizioni 2. Formati 3. Standard e specifiche tecniche 4. Specifiche P.d.A. 5. Metadati

IL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO

DPCM 13 NOVEMBRE 2014

Art. 2 Oggetto e ambito

di applicazione

2. Il presente decreto forma le regole

tecniche (…) in materia di documenti

amministrativi informatici e fascicolo

informatico

Art. 10, D.lgs. 22.01.2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del

paesaggio

c.2- Sono inoltre beni culturali:

b) Gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle Regioni, degli

altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro istituto o ente

pubblico

FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO

Art. 3

Formazione

del

documento

informatico

a) Redazione tramite l’utilizzo di appositi

strumenti software;

Il documento informatico è formato mediante una

delle seguenti principali modalità


b) Acquisizione di un documento informatico

per via telematica o su supporto informatico,

acquisizione della copia per immagine su

supporto informatico di un documento analogico,

acquisizione della copia informatica di un

documento analogico;

c) Registrazione informatica delle informazioni

risultanti da transazioni o processi informatici o

dalla presentazione di dati attraverso moduli o

formulari resi disponibili all’utente;

d) Generazione o raggruppamento

anche in via automatica di un insieme

di dati o registrazioni, provenienti da

una o più base dati, anche

appartenenti a più soggetti

interoperanti secondo una struttura

logica predeterminata e memorizzata

in forma statica

FORMAZIONE DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO

Art. 9

Formazione del

documento

amministrativo

informatico 1. Al documento amministrativo informatico

si applica quanto indicato nel Capo II per il

documento informatico, salvo quanto

specificato nel presente Capo.


2. Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del Codice,

formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati

nel manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le

comunicazioni di cui agli artt. 5-bis, 40-bis e 65 del Codice;

3. Il documento amministrativo informatico, di cui all’art. 23 ter del Codice, formato

mediante una delle modalità di cui all’art. 3, comma 1 del presente decreto, è

identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti (Capo IV

DPR 445/2000), comprensivo del registro di protocollo e degli altri registri…

MANUALE DI GESTIONE

DPCM 3 DICEMBRE 2013

Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione

anche ai fini della conservazione dei documenti

informatici e fornisce le istruzioni per il corretto

funzionamento del servizio per la tenuta del

protocollo informatico, della gestione dei flussi

documentali e degli archivi

È reso pubblico dalle pubbliche amministrazioni

mediante la pubblicazione sul proprio sito

istituzionale

Le pubbliche amministrazioni provvedono ad

adottare il manuale di gestione su proposta del

responsabile della gestione documentale, ovvero,

ove nominato, del coordinatore della gestione

documentale

UN DOCUMENTO FONDAMENTALE: IL MANUALE DI GESTIONE

DPCM 13 NOVEMBRE 2014 ART. 3 FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO

2. Il documento informatico assume la caratteristica dell’immodificabilità

se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le

fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di

conservazione

Caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non

alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e

ne garantisce la staticità nel processo di conservazione

Insieme delle caratteristiche di un documento informatico

che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato

IMMODIFICABILITÀ

INTEGRITÀ

STATICITÀ

Caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici

quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza

delle informazioni di ausilio alla redazione quali annotazioni, revisioni,

segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione

AUTENTICITÀ

Caratteristica del documento informatico che garantisce di

essere ciò che dichiara di essere senza aver subito

alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata

analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del

documento

LEGGIBILITÀ Insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni

contenute nel documento sono fruibili durante l’intero ciclo di

vita del documento stesso

Le caratteristiche di immodificabilità e di

integrità sono determinate da operazioni

quali:

La sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica

qualificata

Il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata completa

delle ricevute annesse

L’apposizione di una validazione temporale (marca temporale)

La memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino

adeguate politiche di sicurezza

Il versamento sul sistema di conservazione a lungo termine

La registrazione nel registro di protocollo

DPCM 13 NOVEMBRE 2014 ART. 3 FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO

LA SCELTA DEI FORMATI

INTEGRITÀ

Deve essere garantita la staticità nella fase di

conservazione. Questo significa che la scelta dei

formati idonei alla conservazione deve essere

strumentale a che il documento assuma le

caratteristiche di immodificabilità e di staticità

previste dalle regole tecniche.

Fra i diversi formati è consigliabile utilizzare il PDF/A

Eventuali ulteriori formati possono essere utilizzati dalle

pubbliche amministrazioni in relazione a specifici contesti

operativi che vanno esplicitati, motivati e riportati nel

manuale di gestione documentale

DPCM 13 NOVEMBRE 2014 ALLEGATO 2: FORMATI

La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di

interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento,

secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato

ACCESSIBILITÀ DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO

DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO

CAD ART. 23 TER

CO.5 BIS

I documenti amministrativi informatici devono essere

fruibili indipendentemente dalla condizione di

disabilità personale, applicando i criteri di

accessibilità definiti dai requisiti tecnici di cui all’art.

11 della l. 9 gennaio 2004, n.4 (legge Stanca)

La pubblicazione on line deve avvenire nel rispetto

dei requisiti tecnici di accessibilità di cui all’art. 11

della legge 9 gennaio 2004 n. 4.

Ciò significa che i moduli e formulari, ma anche gli atti e i provvedimenti

amministrativi oggetto di pubblicità legale DEVONO essere fruibili anche da persone

con disabilità.

NON È AMMESSA LA PUBBLICAZIONE DI DOCUMENTI IMMAGINE

Vale a dire scansioni digitali di documenti cartacei senza che si sia provveduto ad

opportuna digitalizzazione del testo ivi contenuto.

AGID

CIRCOLARE N. 61

29 MARZO 2013

Resp. Gestione Documentale

Provvede a generare, per uno o più documenti

informatici, un pacchetto di versamento nelle modalità e

con i formati concordati con il responsabile della

conservazione e previsti dal manuale di conservazione

Stabilisce, per le diverse tipologie di documenti, in

conformità con le norme vigenti, con il sistema di

classificazione e con il piano di conservazione, i tempi

entro cui i documenti debbono essere in conservazione

Verifica il buon esito dell’operazione di versamento

tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema

di conservazione

OBBLIGHI DEL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

STRUMENTI DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE

STRUMENTI

LA SOTTOSCRIZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO

SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI

Affinchè un documento sia imputabile ad un soggetto occorre che

esso sia sottoscritto: la sottoscrizione consiste nell’apposizione del

proprio nome e cognome in calce al documento.

Imputabilità del

documento

attraverso tre

funzioni tipiche

Indicativa dell’identità dell’autore

del documento

Dichiarativa di assunzione della

paternità del contenuto

Probatoria rispetto ai due dati

precedenti

SOTTOSCRIZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO

Art. 24 CAD-

La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo

soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta

o associata

Un documento informatico non può essere sottoscritto nel

modo tradizionale, sicché ai fini dell’imputabilità dell’atto è

necessaria l’apposizione di una sottoscrizione elettronica

L’artificio messo in piedi per garantire comunque la

riconducibilità di un documento informatico ad un soggetto

specifico consiste nella titolarità dello strumento elettronico

utilizzato: la sottoscrizione non in quanto gesto personale

dell’autore, ma in quanto utilizzo dello strumento elettronico di

cui il soggetto ha la titolarità.

PIANO PROBATORIO DELLE FIRME ELETTRONICHE

CAD

Art. 21

Documento

informatico

sottoscritto con

firma

elettronica

Firma elettronica semplice

Firma elettronica avanzata

Firma elettronica qualificata

Firma Digitale

AArt. 2702 c.c. Efficacia della

scrittura privata

AArt. 1350 c.c. Atti che devono farsi per iscritto

Liberamente valutabile in

giudizio Art. 116 del c.p.c.

FIRMA DIGITALE

La firma digitale è il risultato di una procedura informatica (validazione) che

garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti scambiati e

archiviati con mezzi informatici, al pari di quanto svolto dalla firma autografa

per i documenti tradizionali.

Consente al sottoscrittore di rendere manifesta l’autenticità del documento

informatico e al destinatario di verificarne la provenienza e l’integrità.

Requisiti

assolti

Autenticità dell’identità dell’autore del

documento

Paternità: attestazione dell’identità di

colui che ha sottoscritto il documento

Integrità: non modificabilità del

documento

Non ripudio: non disconoscibilità da

parte del sottoscrittore

FIRMA DIGITALE

Con la firma digitale si passa da un criterio di

paternità ad uno di responsabilità nell’uso della

stessa (Parere del Consiglio di Stato reso il 7

febbraio 2005)

Art. 32 del

CAD

Obblighi del

titolare del

certificato di

firma

Assicurare la custodia del

dispositivo di firma

Adottare tutte le misure

organizzative e tecniche idonee

ad evitare danno a d altri

Utilizzare personalmente il

dispositivo di firma

FIRMA DIGITALE

Strumento centrale nel processo di

digitalizzazione della pubblica

amministrazione

La firma digitale

è

indispensabile

Nell’automazione dei processi

amministrativi

Nella gestione informatizzata dei

flussi documentali

In tutti i procedimenti dove si

vuole l’eliminazione del

documento cartaceo

FIRMA DIGITALE

Scadenza, revoca o sospensione del

certificato di firma: effetti

Validità

CAD – ART. 24 co. 3

Per la generazione della firma digitale

deve adoperarsi un certificato

qualificato che, al momento della

sottoscrizione, non risulti scaduto,

revocato o sospeso

CAD – ART. 21:

L’apposizione ad un documento

informatico di una firma digitale o di

un altro tipo di firma elettronica

qualificata basata su un certificato

elettronico revocato, scaduto o

sospeso equivale a mancata

sottoscrizione

FIRMA DIGITALE

La firma digitale è una firma con

validità a tempo

Validità

Se il certificato perde validità,

ne deriva la perdita della validità

delle firme digitali verificabili

con la stessa chiave,

conseguenza paragonabile alla

distruzione del documento

cartaceo

UNA SOLUZIONE

Qual è lo strumento che consente di

risolvere la vulnerabilità della firma

qualificata o digitale?

RIFERIMENTO

TEMPORALE

OPPONIBILE A

TERZI

DPCM 22.02.2013: art. 62

Le firme elettroniche qualificate e digitali,

ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il

relativo certificato qualificato del

sottoscrittore, sono valide se alle stesse è

associabile un riferimento temporale

opponibile a terzi che collochi la

generazione di dette firme in un momento

precedente alla scadenza, revoca o

sospensione del suddetto certificato

MARCA TEMPORALE

RIFERIMENTO TEMPORALE E MARCA TEMPORALE

Riferimento Temporale

È un’informazione che associa al

documento la data e l’ora.

• Chiude il processo di formazione del

documento;

• Può essere autoprodotta;

• Non è opponibile a terzi;

• Normalmente è associata in un file

Marca Temporale

È un’evidenza informatica che consente di

rendere opponibile a terzi un riferimento

temporale

• Si acquista presso una C.A.;

• Associa al documento data e ora certe;

• È opponibile a terzi;

• È associata alla firma digitale per

estenderne temporalmente la validità

giuridica (20 anni)

MARCA TEMPORALE: ALTERNATIVE

Alternative alla marca temporale per l’opponibilità

a terzi

SEGNATURA DI PROTOCOLLO

PROCEDURA DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

MARCATURA POSTALE ELETTRONICA

DPCM 22.02.2013

Art. 41 co. 4

Costituiscono inoltre

validazione temporale

CONTRASSEGNO ELETTRONICO

CONTRASSEGNO ELETTRONICO: TIMBRO DIGITALE 1

La firma digitale consente al sottoscrittore di

rendere manifesta l’autenticità del documento

informatico e al destinatario di verificarne

provenienza e integrità

Requisiti

assolti

Autenticità dell’identità

dell’autore del documento

Integrità: non modificabilità del

documento

Non ripudio: non

disconoscibilità del sottoscrittore

Cosa succede quando stampo un documento elettronico?

Quando faccio una COPIA ANALOGICA di un documento informatico?


Il documento informatico diventa

analogico

Le copie su supporto analogico del documento informatico, anche

sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno

la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro

conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un

pubblico ufficiale

Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico

hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità

non è espressamente disconosciuta. Resta fermo l’obbligo di

conservazione dell’originale informatico

CAD art. 23 Copie analogiche di

documenti informatici


Nell’ambito della Pubblica Amministrazione, e nel rapporto tra questa e

i suoi utenti, esistono numerose situazioni in cui occorre garantire

l’autenticità dei documenti informatici anche quando, nel corso del loro

ciclo di vita, subiscono una o più migrazioni verso il mondo analogico

PROCESSO DI STAMPA

DOCUMENTO INFORMATICO FIRMATO DIGITALMENTE

si ha la c.d. “interruzione della

catena di valore della Firma digitale”

sono definitivamente persi gli attributi di: • Integrità • certezza del mittente • non ripudio • data certa di creazione e/o di firma

Il documento necessita

di nuova sottoscrizione autografa

Attestazione di conformità da parte di Pubblico Ufficiale

(art. 23, co. 1 del CAD)


2

SOLUZIONI

POSSIBILI

Contrassegno elettronico o

timbro digitale

Art. 23 ter, co. 5 del CAD

Indicazione a stampa della

fonte e del nominativo del

soggetto responsabile

Art. 3 del D.Lgs. 12.2.1993 n. 39


4bis. In assenza del domicilio digitale le amministrazioni possono

predisporre le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici

sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da

conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta

ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica

di tali documenti, sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo

stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all’art. 3 del

D.L.gs. 12 dicembre 1993 n. 39

4ter. Le disposizioni di cui al comma 4bis soddisfano a tutti gli effetti

di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti

previsti dalla legislazione vigente laddove la copia analogica inviata

al cittadino contenga una dicitura che specifichi che il documento

informatico, da cui la copia è tratta, è stato predisposto e

conservato presso l’amministrazione in conformità alle regole

tecniche di cui all’art. 71

CAD art. 3 bis Domicilio digitale del cittadino


5. Al fine di assicurare la provenienza e la conformità all’originale,

sulle copie analogiche di documenti informatici, è apposto a stampa,

sulla base dei criteri definiti con linee guida emanate da Agid, un

contrassegno generato elettronicamente, formato nel rispetto delle

regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71 e tale da consentire la

verifica automatica della conformità del documento analogico a

quello informatico

CAD art. 23 ter Documenti amministrativi

informatici

Circolare n. 62 del 30 aprile 2013 - Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente ai sensi dell’articolo 23-ter, comma 5 del CAD. Definiscono le modalità tecniche di: - generazione, - apposizione - verifica del contrassegno elettronico sulla copia analogica di un documento amministrativo informatico originale .

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

LA PEC: POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA 1

CAD –ART. 48

Posta Elettronica Certificata

La trasmissione telematica di comunicazioni che

necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di

consegna avviene mediante la posta elettronica

certificata ai sensi del DPR 11 febbraio 2005 n. 68 o

mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con

DPCM sentita AGID

La trasmissione del documento informatico per via

telematica, effettuata ai sensi del comma 1 equivale

salvo che la legge disponga diversamente alla

notificazione per mezzo posta.

DPCM 3.12. 2013 –

Art. 16

Lo scambio dei documenti

soggetti alla registrazione di

protocollo è effettuato

mediante messaggi di posta

elettronica certificata


Le pubbliche amministrazioni provvedono ad istituire e pubblicare nell’indice PA almeno

una casella di PEC per ciascun registro di protocollo

Al fine di assicurare la trasparenza delle attività

istituzionali è istituito l’indice degli indirizzi delle

amministrazioni pubbliche nel quale sono indicati gli

indirizzi di posta elettronica da utilizzare per le

comunicazioni, scambio di informazioni, invio documenti

a tutti gli effetti di legge fra le amministrazioni e fra le

amministrazioni e i cittadini.

CAD Art. 57 bis Indice degli indirizzi delle

pubbliche amministrazioni

CAD –ART. 47 Trasmissione di documenti attraverso la posta

elettronica tra PP.AA.

La mancata comunicazione degli elementi necessari al

completamento dell’indice e del loro aggiornamento è

valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e

dell’attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti

responsabili.


Valore aggiunto della PEC

Certezza della consegna, valore legale e certezza della casella

del mittente

Certezza del contenuto e certificazione degli allegati al

messaggio: il messaggio viaggia su canali sicuri e viene

inglobato all’interno di una busta di trasporto firmata

digitalmente dal gestore in modo da preservarne l’integrità

Opponibilità a terzi della data e ora di spedizione e consegna

Sicurezza, inalterabilità, integrità, accesso e privacy,

economicità di archiviazione e ricerca, facilità di invii multipli e

contestuali


Ricevute da gestire

È la ricevuta sottoscritta dal gestore di PEC del mittente

contenente i dati di certificazione e rilasciata al mittente

dal punto di accesso a fronte dell’invio di un messaggio

PEC

È LA PROVA DI AVVENUTA SPEDIZIONE DI UN

MESSAGGIO PEC

È la ricevuta sottoscritta dal gestore della PEC del

destinatario, emessa dal punto di consegna al mittente

nel momento in cui il messaggio è inserito nella casella

di PEC del destinatario

È LA PROVA CHE IL MESSAGGIO DI PEC È

EFFETTIVAMENTE PERVENUTO AL DESTINATARIO

E CERTIFICA IL MOMENTO DI CONSEGNA

RICEVUTA DI ACCETTAZIONE

RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA


La PEC in pillole

Il quadro normativo sancisce l’obbligo di utilizzo della posta elettronica semplice e della

PEC da parte della PA

Obbligo di interagire con cittadini ed imprese in modalità elettronica

Istituzione di almeno una casella PEC per ciascun registro di protocollo

Obbligo di pubblicità e divulgazione dei propri indirizzi PEC (sito istituzionale e IPA)

Necessità di dotarsi di strumenti per l’apposizione della firma digitale sui documenti da

trasmettere

Adozione di sistemi di gestione del protocollo informatico predisposti per il trattamento

dei messaggi e degli allegati veicolati tramite PEC

Obbligo di collegare il sistema di protocollazione e gestione dei documenti con sistemi

idonei a trasmettere e ricevere documenti sia mediante semplice e-mail sia mediante

PEC


PEC: risvolti pratici

In quali casi è preferibile inviare messaggi di PEC?

Principalmente per comunicazioni ufficiali per le quali è opportuno avere delle evidenze

con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio

La PEC certifica la lettura del messaggio da parte del destinatario?

No, la certificazione è relativa ai soli eventi di invio del messaggio e di consegna dello

stesso nella casella di PEC del destinatario

La PEC è in grado di garantire l’identità della casella mittente?

Sì, in quanto è assicurata l’inalterabilità dell’indirizzo associato alla casella dalla quale si

effettua l’invio del messaggio

LA PEC è in grado di garantire l’associazione fra il titolare del servizio e la relativa

casella di PEC?

Sì, in quanto il soggetto che richiede la casella di PEC deve presentare un documento di

identità


PEC: risvolti pratici

Il destinatario di un messaggio di PEC può negare di averlo ricevuto?

Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente consegnato, il destinatario non può

negare l’avvenuta ricezione. La ricevuta di avvenuta consegna, rilasciata dal gestore di

PEC certifica data e ora di avvenuta consegna

Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenerne una copia

valida ai fini legali?

In tal caso occorre rivolgersi al proprio gestore di PEC il quale, per legge, è obbligato a

registrare e archiviare tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate (log file) per

trenta mesi

Un messaggio PEC può essere alterato nel suo percorso tra il mittente e il

destinatario?

No, la firma digitale apposta dal gestore sulla busta di trasporto PEC e le modalità sicure

di trasmissione tra gestore mittente e gestore destinatario proteggono il contenuto da

modifiche esterne

CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA



ART. 43

RIPRODUZIONE E

CONSERVAZIONE DEI

DOCUMENTI

I documenti degli archivi, le scritture

contabili, la corrispondenza ed ogni atto,

dato o documento di cui è prescritta la

conservazione per legge o regolamento,

ove riprodotti su supporti informatici, sono

validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se

la riproduzione e la conservazione nel

tempo sono effettuate in modo da

garantire la conformità dei documenti agli

originali nel rispetto delle regole tecniche

stabilite ai sensi dell’art. 71


CONSERVAZIONE A LUNGO TERMINE


ART. 3

Il sistema di conservazione garantisce

l’accesso all’oggetto conservato per il periodo

prescritto dalla norma, indipendentemente

dall’evolversi del contesto tecnologico

Per lungo termine deve intendersi un intervallo di tempo sufficientemente ampio da dover considerare l’impatto prodotto, sulle informazioni conservate in un deposito, dai cambiamenti delle tecnologie, incluso l’utilizzo di nuovi supporti e formati di dati e dalla comunità di utenti.

CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA 2


CAD ART. 44 Il sistema di conservazione dei documenti

informatici assicura:

a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e

dell’amministrazione o dell’AOO di riferimento;

b) l’integrità del documento

c) La leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni

identificative inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari

d) Il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli artt. 31 e 36 del D.Lgs.

196/2003



CAD ART. 44 Il sistema di conservazione dei documenti

informatici è gestito da un responsabile che

opera di intesa con il responsabile del

trattamento dei dati personali e con il

responsabile del servizio di protocollo

informatico e della gestione dei flussi

documentali.

Nelle pubbliche amministrazioni il ruolo del

responsabile della conservazione è svolto da

un dirigente o da un funzionario formalmente

designato.


ART. 7



CAD ART. 44 Il responsabile della conservazione può

chiedere la conservazione dei documenti

informatici ad altri soggetti pubblici o privati che

offrano idonee garanzie organizzative e

tecnologiche

Le pubbliche amministrazioni realizzano i

processi di conservazione all’interno della

propria struttura organizzativa o affidandoli a

conservatori accreditati, pubblici o privati,

fatte salve le competenze del Ministero dei

Beni culturali ai sensi del D.Lgs. 22 gennaio

2004 n. 42


ART. 5


IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE A

NORMA

ASSICURA il trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato

nell’ambito del processo di conservazione

GARANTISCE l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla

norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico

ASSICURA , dalla presa in carico dal produttore e fino all’eventuale scarto, la

conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, degli oggetti

(dati e documenti) in esso conservati

GARANTISCE l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento,

oltre alle seguenti caratteristiche: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità,

reperibilità, rispetto delle misure di sicurezza e privacy


OGGETTI DELLA CONSERVAZIONE


ART. 4

PACCHETTO DI VERSAMENTO: pacchetto informativo

inviato dal produttore (il responsabile della gestione

documentale) al sistema di conservazione secondo un

formato predefinito e concordato descritto nel manuale di

conservazione

PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE: pacchetto informativo

composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di

versamento secondo specifiche contenute nell’allegato 4 del

decreto e secondo modalità riportate nel manuale di

conservazione

Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di

conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:

PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE: pacchetto informativo

inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad

una sua richiesta


LO SCARTO DEI DOCUMENTI

INFORMATICI

Sarebbe troppo oneroso e pressoché inutile conservare illimitatamente l’archivio nella sua

totalità: esso deve essere periodicamente sottoposto ad una selezione razionale che va

prevista fin dal momento della creazione dei documenti e va disciplinata nel piano della

conservazione a sua volta integrato con il sistema di classificazione.

Lo scarto di documenti dell’archivio dell’Ente

è subordinato ad AUTORIZZAZIONE della

Soprintendenza Archivistica ai sensi dell’art.

21 c.1 D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42

NOTA BENE

La distruzione non autorizzata di documenti dell’archivio è punita con l’arresto da sei mesi

A un anno e con l’ammenda da euro 775 ad euro 38.734,50 (art. 169, c.1-a D.Lgs. 42/2004

CONSERVAZIONE DIGITALE

FAQ 1

All’interno di una PA si possono avere più Responsabili della conservazione?

La norma (art. 6, DPCM 3.12.2013) prevede un Responsabile unico che può delegare

parte delle attività ad altra persona che abbia analoghe capacità, competenze ed

esperienze in materia

Il Responsabile della Conservazione deve essere in ogni caso presente all’interno

dell’Ente?

Sì, all’interno dell’ente deve sempre essere presente un Responsabile della

conservazione. Questo ruolo è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente

designato

Il Responsabile della conservazione può essere esterno all’ente nel caso in cui si

scelga un conservatore esterno?

No, deve sempre esistere un responsabile della conservazione interno all’Ente, il quale

può affidare le attività di conservazione al Conservatore accreditato che assume il ruolo

di responsabile esterno del servizio di conservazione

L’AgID farà dei controlli sull’operato dei responsabili della conservazione delle PPAA

Sì, AgID ha previsto un apposito servizio di vigilanza


FAQ 2

Come PA posso affidare la conservazione solo ad un soggetto accreditato oppure è

sufficiente che nel contratto di affidamento si stabilisca che entro l’11 aprile 2017 il

conservatore si accrediti e di conseguenza adegui il sistema di conservazione al

DPCM 3.12.2013?

Le PPAA hanno l’obbligo di rivolgersi solo a soggetti che, alla data dell’affidamento del

servizio di conservazione risultino già accreditati

Una società informatica pubblica (regionale) per conservare i documenti di enti

pubblici propri soci deve essere accreditata o non necessita di accreditamento?

Se fornisce il servizio di conservazione ad altre pubbliche amministrazioni, per quanto

legate da un rapporto associativo, deve comunque essere accreditata

Una PA può attivare da sé la conservazione digitale a norma senza essere essa

stessa soggetto accreditato?

Sì, ma non può effettuare il servizio di conservazione per altre PPAA


FAQ 3

Se conservo il registro giornaliero di protocollo in un fascicolo annuale, posso

mandare in conservazione solo il fascicolo una volta chiuso?

No, l’art. 7 del DPCM 3.12.2013 sul protocollo, stabilisce che il registro giornaliero deve

essere inviato in conservazione entro il giorno lavorativo successivo

Da ottobre 2015 il registro giornaliero di protocollo dovrà essere inviato al

conservatore accreditato. Si potrà fare tramite PEC?

No, l’invio in conservazione deve sempre avvenire per mezzo di un pacchetto di

versamento come previsto dallo standard OAIS

IL NUOVO CAD ALLA LUCE DELLA RIFORMA MADIA

RIFORMA

MADIA

L. 7 agosto 2015

n. 124

IL CAD ALLA LUCE DELLA RIFORMA MADIA

DIGITAL FIRST

(La PA è tenuta a) ridefinire e semplificare i

procedimenti amministrativi (nonché l’organizzazione e

le procedure interne a ciascuna amministrazione), in

relazione alle esigenze di celerità, certezza dei tempi e

trasparenza nei confronti dei cittadini e delle imprese,

mediante una disciplina basata sulla loro

digitalizzazione e per la piena realizzazione del principio

«innanzitutto digitale» (…)

L. 7 agosto 2015 n. 124

Art. 1, comma 1 lett. b)

DIGITAL FIRST

1-quater. La gestione dei procedimenti

amministrativi è attuata dai soggetti di cui all’articolo 2,

comma 2, in modo da consentire, mediante

strumenti informatici, la possibilità per il cittadino di

verificare anche con mezzi telematici:

Modifica dell’art. 3 del CAD

• i termini previsti ed effettivi per lo specifico

procedimento

• il relativo stato di avanzamento

nonché di individuare

• l’ufficio

• e il funzionario responsabile del procedimento.

MODIFICA DELL’ART. 3 DEL CAD: SPID

1-quinquies. Tutti i cittadini e le imprese hanno il diritto

all’assegnazione di un’identità digitale attraverso la

quale accedere e utilizzare i servizi erogati in rete dai

soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, alle condizioni di

cui all’articolo 64.

Diritto alla cittadinanza digitale

SPID è il nuovo sistema di login che permette

a cittadini e imprese di accedere

con un’unica identità digitale a tutti i servizi

online di pubbliche amministrazioni e imprese

aderenti

MODIFICA DELL’ART. 3 BIS DEL CAD: DOMICILIO DIGITALE

mezzo esclusivo di

comunicazione della PA con

cittadini e imprese

“1. Al fine di facilitare la comunicazione tra

pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di

ogni cittadino indicare al comune di residenza un

proprio domicilio digitale.”

Domicilio Digitale

“3-bis. Agli iscritti all’ANPR che non abbiano

provveduto a indicarne uno è messo a disposizione

un domicilio digitale con modalità stabilite con

decreto del Ministro dell’interno […]»


(Le pubbliche amministrazioni sono tenute a

predisporre) piano di informatizzazione delle procedure

per la presentazione di istanze, dichiarazioni e

segnalazioni (…)

Le procedure dovranno permettere il completamento

della procedura, il tracciamento dell’istanza con

individuazione del responsabile del procedimento e, ove

applicabile, l’individuazione dei termini entro i quali il

richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Il piano

deve prevedere una completa informatizzazione (…)

D.L. n. 90/2014

Art. 24, comma 3 -bis.

PAGOPA

Il nuovo art. 5 prevede l’obbligo per la PA di accettare

pagamenti digitali ed elettronici, effettuati con qualsiasi

modalità di pagamento, ivi incluso l’utilizzo, per i micro-

pagamenti, del credito telefonico

Modifica dell’art. 5 del CAD

L’Agid mette a disposizione, attraverso il Sistema

Pubblico di connettività, una piattaforma tecnologica per

l’interconnessione e l’interoperabilità tra le pubbliche

amministrazioni e i prestatori di servizi di pagamento

abilitati

ADEGUAMENTO ALLE DISPOSIZIONI COMUNITARIE (EIDAS)

Il regolamento eIDAS: in materia di identificazione

elettronica e servizi fiduciari per le transazioni nel

mercato interno:

Electronic IDentification Authentication and Signature

Regolamento UE n. 910/2014

L’entrata in vigore del regolamento impone di adeguare

il testo delle disposizioni vigenti a quelle adottate a

livello europeo.

UNA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CHE OPERA AL

PROPRIO INTERNO E INTERAGISCE CON IL MONDO

ESTERNO IN MODALITÀ

ESCLUSIVAMENTE DIGITALE

È POSSIBILE?

ENTRATA IN VIGORE DELLE NUOVE DISPOSIZIONI

Regolamento eIDAS

1° luglio 2016

Nuovo CAD

DPCM 13 novembre 2014 11 agosto

2016

SWITCH OFF ANALOGICO

DIGITALE

11 agosto

2016

QUALI EFFETTI?

SWITCH OFF ANALOGICO

DIGITALE 11 agosto

2016

VIETATO L’UTILIZZO DI

DOCUMENTI ANALOGICI

Il nuovo quadro normativo impone dall’11 agosto 2016

l’obbligo della forma elettronica nella produzione dei

documenti amministrativi

LA RIFORMA DELLA PA: UNA PA TUTTA DIGITALE

Riorganizzazione e

digitalizzazione dei

processi interni

UNA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CHE OPERA AL

PROPRIO INTERNO E INTERAGISCE CON IL MONDO

ESTERNO IN MODALITÀ

ESCLUSIVAMENTE DIGITALE

È POSSIBILE!

5 mosse per adempiere

alle nuove norme

MANUALE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

GESTIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO, ATTI DIGITALI E

INFORMATIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI

TRASPARENZA AMMINISTRATIVA E ACCESSO CIVICO

LE 5 MOSSE DELLA DIGITALIZZAZIONE

ISTANZE ON LINE

1

2

3

4

5 ADESIONE A PAGOPA

Non è la specie più forte

che sopravvive

né la più intelligente

ma quella più ricettiva

ai cambiamenti

Charles Darwin

la dematerializzazione dei processi e dei documenti ... · utilizzando le tecnologie...

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