dewey.petra.ac.id · 13 universitas kristen petra 4. pembahasan 4.1 proses kerja transaksi...
Post on 13-Dec-2020
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
13 Universitas Kristen Petra
4. PEMBAHASAN
4.1 Proses Kerja Transaksi Kepersonaliaan
Pekerjaan tim Specialist dibedakan menjadi periodical job dan incidental
job. Periodical job adalah pekerjaan utama dan rutin yang dilakukan Specialist
yaitu mengurus transaksi kepersonaliaan yang diajukan oleh karyawan atau
manager. Incidental job yang dilakukan Specialist adalah pekerjaan tambahan yang
tidak rutin dilakukan misalnya meeting dan projek. Permasalahan yang ada
berkaitan dengan proses kerja transaksi kepersonaliaan yang bersifat periodical job.
Microsoft Access digunakan sebagai guideline langkah-langkah yang harus
dilakukan di tiap transaksi.
Proses kerja transaksi kepersonaliaan secara umum dimulai dengan
karyawan atau manager mengajukan permintaan transaksi melalui aplikasi iTicket
di HR Portal. Ticket yang dihasilkan dari aplikasi iTicket adalah media yang
digunakan oleh Specialist untuk berkoordinasi dengan HR SSC, karyawan, atau
Manager yang terlibat dalam transaksi. HR SSC kemudian menerima ticket dan
memasukkan data ke dalam database global. Ticket kemudian dikirimkan ke tim
Specialist di HR Services Indonesia untuk diverifikasi. Specialist akan menutup
ticket dan melakukan proses lokal jika data yang diverifikasi sudah sesuai,
sebaliknya tim Specialist akan mencari tahu penyebab dari data yang tidak sesuai
dan akan ditindaklanjuti. Proses kerja transaksi kepersonaliaan secara umum dapat
dilihat pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Proses Transaksi Kepersonaliaan secara Umum
Karyawan / manager
mengajukan permintaan transaksi melalui aplikasi iTicket
HR SSC menerima ticket dan
input data ke dalam
databaseglobal
Ticketdikirimkan
ke tim Specialist di HR Services
untuk diverifikasi
Tim Specialistmenutup ticket dan
melakukan proses lokal
14 Universitas Kristen Petra
67 jenis transaksi yang ada saat ini dibedakan menjadi empat kategori
yaitu lima transaksi Profile, 42 transaksi Personnel Action, tujuh transaksi
Organization Management, dan 13 transaksi Others. Kategori transaksi Profile,
Personnel Action, dan Others terdiri dari langkah-langkah online saja atau
kombinasi dari langkah Online dan Offline. Kategori transaksi Organization
Management hanya terdiri dari langkah Online. Peran tim Specialist Surabaya
dibagi berdasarkan kategori transaksi dan jenis langkah-langkahnya. Pembagian
peran tim Specialist yaitu empat orang Specialist Online, satu orang Specialist
Offline, dan satu orang Specialist Profile.
Langkah Online adalah langkah dimana Specialist membutuhkan internet
untuk menjalankan proses, misalnya ketika melakukan update data pada database
lokal dan global, mengirim email, atau mengirimkan e-letter. Langkah Offline
berhubungan dengan dokumen-dokumen hard copy seperti membuat surat,
mencetak dokumen, meminta tanda tangan manager, dan penyimpanan dokumen.
Transaksi yang membutuhkan langkah Online dan Offline akan diselesaikan oleh
masing-masing Specialist sesuai dengan perannya. Langkah Online yang
dilanjutkan dengan langkah Offline dalam satu transaksi ditandai dengan perubahan
Processor ID. Processor ID merupakan ID dari masing-masing Specialist. Langkah
online secara umum yang dilakukan oleh tim Specialist dapat dilihat pada Gambar
4.2.
15 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.2 Langkah Online secara Umum
Langkah Online secara umum dapat dilihat pada Gambar 4.2. Langkah
Online dimulai dengan Specialist menerima ticket dari HR SSC melalui aplikasi
iTicket. Ticket ini berisi informasi tentang jenis permintaan transaksi yang diajukan
dan siapa saja yang terlibat dalam transaksi ini. Specialist kemudian melakukan
update awal di Microsoft Access untuk membuat checklist langkah-langkah yang
harus dilakukan. Specialist selanjutnya melakukan verifikasi data pada database
global (SAP). Verifikasi dilakukan dengan mencocokkan perubahan data, apakah
data yang diubah sudah sesuai dengan permintaan yang diajukan atau belum.
Specialist akan menutup ticket jika data sudah benar. Specialist akan melakukan
reopen ticket jika ticket salah dan terlanjur ditutup. Ticket revisi akan dibuat jika
Mulai
Menerima ticket dari HR SSC
melalui aplikasi Iticket
Verifikasi data pada database
global (SAP)
Verifikasi data pada database
lokal / check job data
Menutup ticket
Melakukan audit secara
menyeluruh menggunakan
audit tools
Memberi notifikasi pada
manager atau karyawan yang
terlibat dalam transaksi
Memerlukan proses
offline?
Specialist offline mengerjakan
proses offline
A
Akhir
Ya
Tidak
Data sesuai?
Membuat ticket revisi &
mengirimkan kembali ke HR
SSC
Data sesuai?
A
Menghubungi HR Information
Management untuk dilakukan
perbaikan
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tim Specialist melakukan
update awal di Microsoft
Access
16 Universitas Kristen Petra
ada yang perlu ditambahkan atau diubah dan belum dilakukan saat membuat ticket
sebelumnya. Ticket yang sudah direvisi kemudian dikirimkan kembali ke HR SSC
untuk dilakukan perubahan data pada database global. Proses berikutnya adalah
melakukan verifikasi pada sistem database lokal Oracle apabila data sudah masuk
atau ter-interface di database lokal. Database lokal berisi semua data informasi
karyawan di Indonesia. Proses interface terjadi karena sistem lokal menggunakan
database Oracle sedangkan sistem global menggunakan database SAP, sehingga
terdapat proses masuknya data dari sistem global ke sistem lokal. Proses interface
terjadi pada pukul 11.00 dan pukul 23.00. Penyebab terjadinya data yang tidak
sesuai antara SAP dan Oracle adalah adanya sistem yang error (gagal interface)
yang disebabkan adanya input data yang kurang untuk memenuhi kebutuhan
minimum data interface. Tim Specialist akan menghubungi HR Information
Management untuk dilakukan perbaikan apabila terdapat data yang tidak sesuai
pada database lokal karena proses interface yang error. Tim Specialist dan HR
Information Management akan mencari penyebabnya dan melakukan perbaikan
dari segi database global jika penyebab bukan karena proses interface yang error
di sistem lokal. Proses berikutnya adalah melakukan audit secara keseluruhan
menggunakan audit tools. Tools ini melekat pada sistem database global (SAP).
Kondisi ideal menurut prosedur yang ada, seharusnya Specialist melakukan audit
keseluruhan satu hari setelah data ter-interface. Kenyataannya terdapat Specialist
yang melakukan proses ini setelah transaksi terkumpul. Alasan mengapa Specialist
melakukan audit keseluruhan tidak sesuai prosedur adalah karena saat ini KPI
timeliness hanya diukur sampai Specialist menutup ticket. Proses dan audit lainnya
setelah penutupan ticket tidak terhitung di dalam KPI timeliness. Hal berikutnya
yang dilakukan Specialist adalah memberikan notifikasi pada karyawan atau
manager yang terlibat dalam transaksi bahwa permintaan yang diajukan sudah
selesai dilakukan. Transaksi yang membutuhkan proses offline akan dikerjakan oleh
Specialist offline, tetapi jika tidak membutuhkan proses offline maka transaksi
berakhir. Gambar 4.3 menunjukkan proses kerja Specialist offline secara umum.
17 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.3 Langkah Offline secara Umum
Gambar 4.3 menunjukkan langkah Offline secara umum. Specialist offline
menerima dokumen tentang transaksi kepersonaliaan atau menerima permintaan
dari Specialist online untuk menyediakan dokumen pendukung yang dibutuhkan.
Dokumen-dokumen tersebut kemudian diperiksa kelengkapannya. Specialist
offline akan memberitahu Specialist online yang menerima klien karyawan yang
dokumennya belum lengkap. Dokumen juga dipisah-pisahkan dan dicetak ulang
apabila dibutuhkan. Specialist membuat surat referensi, surat perjanjian, atau surat
pernyataan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Surat ini akan mendapatkan
tanda tangan dari manager sebelum dikirim. Surat akan dikirim melalui kurir atau
dengan menggunakan jasa pengiriman pihak luar (JPPL) untuk surat yang
alamatnya jauh. Langkah berikutnya, Specialist akan memberikan dokumen ke
bagian yang mengurus lebih lanjut (PIC). Dokumen-dokumen yang masih terdapat
di Specialist offline kemudian akan disimpan sebagai arsip perusahaan.
Mulai
Menerima dokumen
Melakukan pemeriksaan
dokumen
Membuat surat (jika
diperlukan)
Memberikan dokumen
kepada PIC
Melakukan penyimpanan
dokumen
Akhir
A
A
Dokumen belum
lengkap?
Memberitahu specialist
online dokumen yang
belum lengkap
Ya
Tidak
18 Universitas Kristen Petra
4.1.1 Profile (PRF)
Profile merupakan kategori transaksi yang berkaitan dengan perubahan
data pribadi karyawan seperti penambahan jumlah anggota keluarga, perubahan
alamat, perubahan akun bank, perubahan personal data, dan lain-lain. Alur kerja
transaksi Profile secara umum dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut ini.
Gambar 4.4 Alur Transaksi Profile secara Umum
Mulai
Karyawan mengajukan
permintaan perubahan data
profile melalui Your HR Portal
Tim Specialist melakukan
verifikasi dokumen pendukung
Dokumen pendukung
sesuai?
Tim Specialist membuat dan
mengirimkan ticket ke HR SSC
HR SSC memasukkan data ke
database global
HR SSC mengirimkan ticket
kembali ke tim Specialist
Tim Specialist melakukan
verifikasi pada database global
Data sesuai?
Tim Specialist memberitahu
& meminta kepada karyawan
dokumen yang kurang
Dokumen pendukung
diberikan ≤ 3 hari?
Tim Specialist melakukan
pembatalan ticket
Membuat ticket revisi &
mengirim kembali ke HR SSC
Tidak
Ya
Tidak
Ya
1
Tim Specialist menerima ticket
dan melakukan update awal di
Microsoft Access
19 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.4 Alur Transaksi Profile secara Umum (sambungan)
Kondisi ideal alur kerja transaksi Profile dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Proses dimulai dengan karyawan mengajukan permintaan perubahan data Profile
melalui HR Portal. Tim Specialist kemudian melakukan update awal di Microsoft
Access untuk membuat checklist langkah-langkah yang harus dilakukan. Specialist
Profile kemudian melakukan verifikasi dokumen pendukung. Specialist Profile
akan memberitahu dan meminta kepada karyawan dokumen pendukung yang
belum lengkap. Dokumen pendukung yang belum lengkap harus dilengkapi dalam
waktu maksimal tiga hari. Specialist Profile akan melakukan pembatalan ticket jika
dokumen belum diberikan oleh karyawan dalam waktu lebih dari tiga hari. Ticket
akan secara otomatis terbentuk dan dikirimkan ke HR SSC jika semua dokumen
pendukung sudah lengkap dan sesuai. HR SSC kemudian memasukkan data ke
dalam database global. HR SSC selanjutnya akan mengirimkan ticket ke tim
Tim Specialist menutup ticket
Tim Specialist mengirimkan
email notifikasi kepada
karyawan bersangkutan
Melakukan audit secara
menyeluruh menggunakan audit
tools
Verifikasi pada database lokal
Data sesuai?
Memberi tanda pada data
medical eligibility (apabila
diperlukan) terkait penambahan
jumlah anak & pasangan
Menghubungi HR Information
Management untuk dilakukan
perbaikan
Akhir
Ya
Tidak
1
20 Universitas Kristen Petra
Specialist melalui aplikasi iTicket. Specialist kemudian menerima ticket dan
melakukan verifikasi data pada database global. Specialist membuat ticket revisi
dan mengirimkan kembali ke HR SSC apabila terdapat data yang tidak sesuai.
Penutupan ticket dilakukan oleh Specialist jika data yang diverifikasi pada database
global sudah sesuai. Specialist mengirimkan email notifikasi kepada karyawan
yang bersangkutan untuk memberitahu permintaan transaksi yang diajukan sudah
dilakukan. Langkah berikutnya adalah melakukan audit secara menyeluruh
menggunakan audit tools. Specialist berikutnya akan melakukan verifikasi pada
database lokal. Perubahan data yang berkaitan dengan penambahan jumlah anak
dan pasangan akan memiliki proses tambahan yaitu Specialist harus mencentang
data medical eligibility berkaitan dengan hal ini. Medical eligibility adalah
penambahan jumlah tanggungan perusahaan terhadap keluarga karyawan.
Specialist akan menghubungi HR Information Management berkaitan dengan data
yang tidak sesuai dengan database lokal karena disebabkan oleh proses interface
yang error. Transaksi dalam kategori Profile dapat dilihat pada Tabel 4.1.
Tabel 4.1 Transaksi Kategori Profile
No. Action_ID Nama
Transaksi Keterangan
1 PRF-ADDRESS-CELL
Address
Details/Cell
Number
Perubahan biodata karyawan
berkaitan dengan alamat / cell
number
2 PRF-BANK_DETAIL Bank
Details
Perubahan biodata karyawan
berkaitan dengan bank account
3 PRF-EDUCATION Education
Perubahan biodata karyawan
berkaitan dengan pendidikan
karyawan
4 PRF-
FAMILY_MEMBER
Family
Members
Perubahan biodata karyawan
berkaitan dengan keluarga
karyawan
5 PRF-
PERSONAL_DATA
Personal
Data
Perubahan biodata karyawan
berkaitan dengan data pribadi
karyawan
21 Universitas Kristen Petra
4.1.2 Personnel Action (PA)
Personnel action adalah kategori transaksi yang berkaitan dengan
karyawan secara langsung misalnya pengajuan cuti, karyawan mangkir,
pelanggaran kerja, dll. Gambar 4.5 menunjukkan alur transaksi Personnel Action.
Gambar 4.5 Alur Transaksi Personnel Action secara Umum
Mulai
Line Manager mengajukan
permintaan kepada 2nd
Line Manager
2nd Line Manager
menyetujui permintaan
Line Manager
BP memeriksa permintaan
yang diajukan Manager
Permintaan dikirimkan ke
HR SSC
HR SSC membuat ticket
HR SSC memasukkan data
ke dalam database global
HR SSC mengirimkan
ticket kepada Tim
Specialist di HR Services
Tim Specialist menerima
ticket dan melakukan
update awal di Microsoft
Access
A
A
Data benar?
Mengajukan penutupan
ticket dan mengirimkan
kembali ke HR SSC
Mengirimkan kembali ke
HR SSC untuk dilakukan
perbaikan input data
1
Tidak
Ya
Tim Specialist melakukan
verifikasi pada database
global dan lokal
22 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.5 Alur Transaksi Personnel Action secara Umum (sambungan)
Alur transaksi Personnel Action secara umum dapat dilihat pada Gambar
4.5. Proses dimulai dengan Line Manager mengajukan permintaan transaksi kepada
sending manager melalui aplikasi HR Portal untuk perpindahan karyawan yang
melibatkan lebih dari satu manager. Line Manager akan langsung mengajukan
permintaan kepada 2nd Line Manager apabila karyawan yang diajukan berasal dari
satu tim yang sama. Sending manager merupakan atasan langsung dari karyawan
bersangkutan yang berasal dari tim yang berbeda. Line manager adalah manager
yang mengajukan permintaan perubahan posisi karyawan. 2nd Line Manager adalah
atasan langsung dari Line Manager yang mengajukan permintaan transaksi.
Transaksi yang tidak berkaitan dengan perpindahan karyawan seperti pengajuan
cuti karyawan, karyawan mangkir, pelanggaran kerja tidak membutuhkan proses
approval dari sending manager. 2nd Line Manager akan melakukan review terkait
dengan permintaan yang diajukan. Review dilakukan untuk mengetahui apakah
permintaan sesuai dengan persyaratan dan prosedur yang ada di perusahaan.
Permintaan yang sudah disetujui oleh 2nd Line Manager akan dikirimkan ke
Bussiness Partner (BP). BP adalah bagian dari HRD yang ada di masing-masing
departemen. BP bertugas untuk melihat dan memberikan pertimbangan kepada
1
Membutuhkan proses
offline?
Specialist offline melakukan
proses offline yang dibutuhkan
Melakukan audit terkait
perubahan pada database
global dan lokal
Mengirim notifikasi pada
karyawan dan manager terkait
transaksi yang dilakukan
Akhir
Ya Tidak
23 Universitas Kristen Petra
manager apakah permintaan yang diajukan sudah memenuhi persyaratan yang ada
di perusahaan. Permintaan yang disetujui oleh BP kemudian dikirimkan ke HR SSC
dan ticket akan terbentuk melalui aplikasi iTicket. HR SSC memasukkan data ke
dalam database global dan kemudian mengirimkan ticket kepada Specialist.
Specialist menerima ticket dari HR SSC melalui aplikasi iTicket. Specialist
kemudian melakukan update awal di Microsoft Access untuk membuat checklist
langkah-langkah yang harus dilakukan. Specialist kemudian melakukan verifikasi
data pada database global. Specialist akan menutup ticket jika data sudah sesuai,
sebaliknya ticket revisi akan dibuat dan dikirimkan kembali ke HR SSC apabila
terdapat data yang tidak sesuai. Langkah berikutnya, Specialist melakukan
verifikasi data pada database lokal. Specialist akan menghubungi tim HR
Information Management apabila terdapat data yang tidak sesuai karena proses
interface yang error. Specialist melakukan pemeriksaan secara keseluruhan
menggunakan audit tools satu hari setelahnya. Audit yang dilakukan adalah
melakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan lagi bagian-bagian yang sudah
diperiksa pada database lokal dan global sudah benar. Specialist kemudian
mengirimkan notifikasi kepada manager atau karyawan yang terkait dalam
transaksi. Transaksi yang membutuhkan proses offline, berikutnya akan dikerjakan
oleh Specialist offline. Jenis permintaan yang dikerjakan oleh tim Specialist
berkaitan dengan Personnel Action dapat dilihat pada Tabel 4.2.
24 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.2 Transaksi Kategori Personnel Action
No. Action_ID Nama Transaksi Keterangan
1 PA-ABSENCE Termination – Absence Karyawan mangkir
2 PA-BREACH_OF_WORK Termination - Breach of Standard
Working Procedure Pelanggaran kerja yang dilakukan karyawan
3 PA-CHANGE_WD Change Working Days Pergantian hari kerja dari 6 hari menjadi 5 hari, dan
sebaliknya
4 PA-COMPLIANCE Termination Compliance & Integrity Pelanggaran kerja (golongan berat) yang dilakukan karyawan
5 PA-CONT_PERMANENT Contract to Permanent Karyawan kontrak menjadi karyawan permanen
6 PA-CONTR-EXTENSION Contract Extension Perpanjangan kontrak karyawan
7 PA-CRIME Termination – Crime Karyawan dipecat karena melakukan tindak kriminal
8 PA-DAILY_TO_MONTHLY Daily to Monthly Karyawan harian menjadi karyawan bulanan
9 PA-DEATH Termination – Death Kematian karyawan
10 PA-DEMOTE Demotion Karyawan diajukan turun jabatan
11 PA-DEMOTION_RNC Demotion, Relocation no
Compensation
Karyawan diajukan turun jabatan dan berpindah wilayah
tetapi tidak mendapat kompensasi
12 PA-DEMOTION_RWC Demotion, Relocation with
Compensation
Karyawan diajukan turun jabatan dan berpindah wilayah
tetapi tidak mendapat kompensasi
13 PA-DISCIPLINARY_ACT Disciplinary Action Karyawan mendapat teguran dari perusahaan
14 PA-END_OF_CONTRACT End of Contract Karyawan mengakhiri masa kontrak
15 PA-END_OF_PROBATION End of Probation Karyawan selesai masa percobaan selama 3 bulan
16 PA-END_OF_TA End Of Temporary Assignment Karyawan yang telah menyelesaikan penugasan sementara di
suatu lokasi
25 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.2 Transaksi Kategori Personnel Action (sambungan)
No. Action_ID Nama Transaksi Keterangan
17 PA-EXT_MAT-PAT_LEAV Extended Maternity/Paternity Leave Pengajuan cuti karyawan karena karyawan atau istrinya
melahirkan
18 PA-FAILED_IN_PROB Termination - Failed in Probation Karyawan gagal masa percobaan dan dikeluarkan dari
perusahaan
19 PA-LATERAL Lateral Movement Karyawan pindah posisi kerja / departemen
20 PA-LATERAL RNC Lateral Movement, Relocation no
Compensation
Karyawan pindah posisi kerja / departemen dan tidak
mendapat kompensasi
21 PA-LATERAL_RWC Lateral Movement, Relocation with
Compensation
Karyawan pindah posisi kerja / departemen dan mendapat
kompensasi
22 PA-LTA OUT LTA Out Karyawan lokal yang ditugaskan di luar Indonesia dalam
jangka waktu yang panjang
23 PA-MUTUAL Termination - Mutual Consent Karyawan keluar dari perusahaan karena keputusan bersama
antara karyawan dan perusahaan
24 PA-NEW_HIRE New Hire Karyawan baru direkrut perusahaan
25 PA-PERFORMANCE Termination – Performance Terminasi karyawan karena performa kerjanya
26 PA-PROLONG_SICKNESS Prolong Sickness Karyawan cuti karena sakit berkepanjangan
27 PA-PROMOTION Promotion Karyawan diajukan naik jabatan
28 PA-PROMOTION_RNC Promotion, Relocation no
Compensation
Karyawan diajukan naik jabatan dan berpindah wilayah tetapi
tidak mendapat kompensasi
29 PA-PROMOTION_RWC Promotion, Relocation with
Compensation
Karyawan diajukan naik jabatan dengan mendapatkan
kompensasi
30 PA-RELIGIOUS_ACT Unpaid Religious Act Karyawan yang melakukan perjalanan rohani
26 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.2 Transaksi Kategori Personnel Action (sambungan)
No. Action_ID Nama Transaksi Keterangan
31 PA-REPATRIATION Repatriation Karyawan kembali setelah STA out atau LTA out
32 PA-RESIGN Termination – Resignation Karyawan keluar dari perusahaan karena mengundurkan diri
33 PA-RETIREMENT Retirement Karyawan pensiun
34 PA-RNC Relocation no compensation Karyawan direlokasi tanpa mendapat kompensasi
35 PA-RWC Relocation with compensation Karyawan direlokasi dengan mendapat kompensasi
36 PA-SALARY
ADJUSTMENT Salary Adjustment Penyesuaian gaji karyawan
37 PA-STA_EXTEND in STA Extension Karyawan yang diperpanjang masa STA nya
38 PA-STA_OUT STA Out Karyawan yang ditugaskan di luar Indonesia dalam jangka waktu
pendek
39 PA-TA Temporary Assignment Karyawan yang ditugaskan sementara di lokasi lain
40 PA-TA-EXTEND Temporary Assignment –
Extended Karyawan yang diperpanjang masa TA
41 PA-TERMINATE_EOC Termination - End of Contract Karyawan yang masa kontraknya selesai
42 PA-UPGRADE Upgrade Karyawan yang mendapatkan kenaikan grade
27 Universitas Kristen Petra
4.1.3 Organization Management (OM)
Organization Management adalah kategori transaksi yang berkaitan
dengan perubahan organisasi misalnya penambahan posisi baru, perpindahan lokasi
suatu posisi, dan lain-lain. Kondisi ideal alur proses transaksi Organization
Management dapat dilihat pada Gambar 4.6.
Gambar 4.6 Alur Transaksi Organization Management secara Umum
Line Manager
mengajukan permintaan
ke 2nd Line Manager
2nd Line Manager
menyetujui permintaan
yang diajukan
Line Manager
mengajukan permintaan
melalui Your HR Portal
HR SSC membuat ticket
HR SSC memasukkan
data ke dalam database
global
HR SSC mengirim ticket
ke tim Specialist di HR
Services
Tim Specialist menerima
ticket dari HR SSC
melalui aplikasi Iticket
Data sesuai?
Membuat ticket revisi dan
mengirimkan kembali ke
HR SSC
Tidak
Ya
Mulai
Verifikasi data pada
database global (SAP)
Team specialist menutup
ticket
Verifikasi data pada
database lokal / check job
data
Data sesuai?
Menghubungi HR
Information Management
untuk dilakukan perbaikan
Melakukan audit secara
menyeluruh menggunakan
audit tools
Membutuhkan
pengiriman e-letter?
Tim Specialist melakukan
pengiriman e-letter pada
karyawan atau Line
Manager
Melakukan audit secara
menyeluruh menggunakan
audit tools
Akhir
A
A
Ya
Tidak
Ya
Tidak
28 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.6 Alur Transaksi Organization Management secara Umum
(sambungan)
Alur kerja ideal untuk transaksi Organization Management dapat dilihat
pada Gambar 4.6. Line manager akan mengajukan permintaan transaksi kepada
sending manager apabila karyawan yang diajukan berasal dari tim yang berbeda.
Line Manager langsung mengajukan permintaan kepada 2nd Line Manager, jika
karyawan berasal dari satu tim yang sama. 2nd Line Manager akan melakukan
review terkait dengan permintaan yang diajukan. Review dilakukan untuk
mengetahui apakah permintaan sesuai dengan persyaratan dan prosedur yang ada
di perusahaan. Line Manager akan mengajukan permintaan melalui aplikasi HR
Portal apabila permintaan sudah mendapat persetujuan dari 2nd Line Manager.
Ticket secara otomatis akan terbentuk di aplikasi iTicket dan kemudian HR SSC
memasukkan data ke dalam database global. HR SSC kemudian akan membuat
ticket berkaitan dengan transaksi yang diajukan dan memasukkan data ke dalam
1
Interface data
berhasil?
Tim Specialist
melakukan pemeriksaan
data pada database lokal
Data sesuai?
Mengajukan penutupan
ticket dan mengirimkan
kembali ke HR SSC
Melakukan audit secara
menyeluruh
menggunakan audit tools
Akhir
Membutuhkan
pengiriman e-letter?
Tim Specialist
melakukan pengiriman
e-letter
2Tidak
Ya
2Tidak
Ya
TidakYa
29 Universitas Kristen Petra
database global. Ticket selanjutnya dikirimkan kepada Specialist melalui aplikasi
iTicket. Specialist selanjutnya melakukan update awal di Microsoft Access untuk
membuat checklist langkah-langkah yang harus dilakukan. Specialist kemudian
melakukan verifikasi data pada database global. Specialist akan menutup ticket jika
data sudah sesuai, sebaliknya ticket revisi akan dibuat dan dikirimkan kembali ke
HR SSC apabila terdapat data yang tidak sesuai. Langkah berikutnya, Specialist
melakukan verifikasi data pada database lokal. Specialist akan menghubungi tim
HR Information Management apabila terdapat data yang tidak sesuai karena proses
interface yang error. Transaksi tertentu membutuhkan pengiriman surat
menggunakan e-letter yaitu pengiriman surat secara otomatis dengan format yang
sudah distandarkan. Pengiriman e-letter bertujuan untuk konfirmasi kepada
karyawan atau line manager bahwa permintaan yang diajukan telah dijalankan.
Specialist melakukan pemeriksaan secara keseluruhan untuk memastikan lagi
bagian-bagian yang sudah diperiksa pada database lokal dan global sudah benar
menggunakan audit tools satu hari setelahnya. Specialist kemudian mengirimkan
notifikasi kepada manager atau karyawan yang terlibat dalam transaksi. Transaksi
Organization Management tidak membutuhkan proses offline. Transaksi dalam
kategori Organization Management dapat dilihat pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3 Transaksi Kategori Organization Management
No. Action_ID Jenis Transaksi Keterangan
1 OM-
CANCEL_POSITION Cancel Position
Karyawan yang batal
dipindahkan posisi
2 OM-CHANGE_CC Change Cost
Center
Karyawan berubah cost
center (kode
penanggungan biaya)
3 OM-
CHANGE_REPORTS
Change Reports
To Karyawan pindah atasan
4 OM-
CREATE_POSITION Create Position
Terdapat posisi kerja yang
baru dibuat
5 OM-JD_JE TO
POSITION
Job
Description/Eva
luation
Evaluasi Job Description
karyawan
6 OM-
JOB_EVALUATION
Request Job
Evaluation
Menentukan besar
tanggung jawab dari suatu
posisi
30 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.3 Transaksi Kategori Organization Management (sambungan)
No. Action_ID Jenis Transaksi Keterangan
7 OM-
MASS_CHANGES
Mass Changes
(with Position
Changes)
Tindak kepersonaliaan
karyawan secara massal
4.1.4 Others (OTH)
Others adalah kategori transaksi selain Personnel Action, Organization
Management, atau Profile. Perubahan yang dilakukan pada kategori transaksi OTH
hanya akan mempengaruhi perubahan database saja. Alur kerja transaksi OTH
berbeda-beda untuk masing-masing transaksi. Alur kerja transaksi OTH-ABCD
AWRD pada kondisi ideal dapat dilihat pada Gambar 4.7 berikut ini.
31 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.7 Alur Kerja Transaksi OTH-ABCD AWARDS
Alur kerja transaksi OTH-ABCD AWARDS dapat dilihat pada Gambar
4.7. Langkah pertama yang dilakukan adalah Line Manager mengajukan pemberian
penghargaan untuk karyawan kepada 2nd Line Manager. 2nd Line Manager
menyetujui pemberian penghargaan kepada karyawan dan kemudian Line Manager
akan mengajukan permintaan kepada Specialist. Specialist selanjutnya melakukan
Mulai
Line Manager mengajukan
pemberian penghargaan
untuk karyawan pada 2nd
Line Manager
2nd Line Manager
menyetujui pemberian
penghargaan
Line Manager mengajukan
request kepada tim
Specialist
Tim Specialist melakukan
pemeriksaan dokumen
pendukung
Tim Specialist membuat
ticket dan dikirimkan ke
HR SSC
Tim Specialist menutup
ticket
Melakukan audit secara
menyeluruh menggunakan
audit tools
Verifikasi rencana
pembayaran pada database
lokal
Akhir
A
Verifikasi data pada
database global
Data sesuai?
Membuat ticket revisi dan
dikirimkan kembali ke HR
SSC
HR SSC memasukkan data
ke dalam database global
HR SSC mengirimkan
ticket kembali ke tim
Specialist
A
Tidak
Ya
Tim Specialist melakukan
update awal di Microsoft
Access
32 Universitas Kristen Petra
update awal di Microsoft Access untuk membuat checklist langkah-langkah yang
harus dilakukan. Specialist selanjutnya melakukan input data berkaitan dengan
pemberian award untuk karyawan dan melakukan verifikasi dokumen pendukung.
Specialist membuat ticket pengajuan award dan dikirimkan ke HR SSC. HR SSC
memasukkan data ke dalam database global dan mengirimkan ticket kembali ke
Specialist. Langkah selanjutnya Specialist melakukan verifikasi data pada database
global. Ticket revisi akan dibuat oleh Specialist dan dikirimkan kembali ke HR SSC
jika terdapat data yang tidak sesuai dengan database global. Verifikasi data pada
database lokal merupakan langkah berikutnya yang dilakukan oleh Specialist. Data
yang diverifikasi pada database lokal adalah rencana pembayaran untuk karyawan.
Specialist akan melakukan audit secara keseluruhan menggunakan audit tools.
Transaksi OTH-CHANGE HOMETOWN adalah transaksi yang
dilakukan pada karyawan yang semula bekerja di suatu lokasi dan kemudian
dipindahkan ke lokasi di kota lain selama jangka waktu tertentu. Hometown
merupakan lokasi atau kota awal dimana karyawan bekerja. Langkah yang
dilakukan tim Specialist untuk transaksi ini adalah melakukan pemeriksaan dan
perubahan lokasi kerja pada database global. Alur kerja transaksi OTH-
HOUSING_ALW dapat dilihat pada Gambar 4.8 berikut ini.
Gambar 4.8 Alur Kerja Transaksi OTH-HOUSING ALW
Mulai
Tim Specialist mengirim email ke
Line Manager atau Bussiness
Partner
Line Manager mengirimkan daftar
karyawan ke tim Specialist
Tim Specialist memasukkan
pembayaran housing allowance ke
database lokal
Tim Specialist mengirimkan surat
pernyataan pembayaran housing
allowance kedua atau ketiga pada
karyawan
Karyawan mengirimkan surat
konfirmasi kepada tim Specialist
Specialist offline melakukan
penyimpanan dokumen
A
A
Akhir
Tim Specialist melakukan update
awal di Microsoft Access
33 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.8 menunjukkan alur kerja transaksi OTH-HOUSING ALW.
Alur dimulai dengan Specialist mengirim email ke Line Manager untuk
mendapatkan informasi karyawan yang mendapatkan biaya tunjangan rumah. Line
Manager memberikan konfirmasi apakah karyawan yang bersangkutan bisa
dibayarkan tunjangannya atau tidak karena ada rencana relokasi lain. Specialist
kemudian mengirimkan surat pernyataan pembayaran housing allowance kedua
atau ketiga pada karyawan. Karyawan mengirimkan kembali surat konfirmasi
kepada Specialist dan kemudian Specialist akan memasukkan pembayaran housing
allowance ke database lokal. Langkah terakhir yang dilakukan adalah Specialist
Offline menyimpan dokumen.
Transaksi OTH-MOBILE_PHONE_ALW dan OTH-WINTER_ALW,
dan OTH-PER_DIEM_ALW mempunyai langkah-langkah yang hampir sama.
Karyawan akan mengajukan hak allowance mobile phone ataupun perlengkapan
musim dingin sesuai dengan prosedur dari perusahaan. Permintaan diajukan
melalui HR Portal atau mengirimkan email kepada Specialist disertai dengan
dokumen pendukung yang dibutuhkan. Dokumen yang diterima oleh Specialist
kemudian diverifikasi. Specialist akan menghubungi karyawan dan meminta
kelengkapan dokumen yang dibutuhkan jika terdapat dokumen yang masih belum
lengkap. Langkah selanjutnya, Specialist memasukkan biaya tunjangan properti
perusahaan dan memasukkan periode pembayaran untuk karyawan pada database
lokal. Specialist kemudian menutup ticket jika semua langkah sudah dilakukan.
Langkah berikutnya adalah mengirimkan email permintaan allowance yang
diajukan kepada tim yang menyediakan dan mengirim email notifikasi pada
karyawan jika transaksi sudah dilakukan. Specialist Offline selanjutnya menyimpan
dokumen-dokumen pendukung sebagai arsip perusahaan.
Transaksi OTH-MEDICAL_DEDUCT adalah transaksi yang dilakukan
karyawan untuk kondisi jika terdapat kelebihan biaya rawat inap yang perlu
ditanggung karyawan. Claim yang diajukan akan dipotongkan dari gaji yang
diterima karyawan. Proses ini dimulai dengan PIC medical mengajukan dokumen
surat kuasa pemotongan gaji karyawan pada Specialist. Langkah berikutnya,
Specialist akan memasukkan rencana pembayaran ke dalam database lokal.
Rencana pembayaran yang dilakukan dibedakan menjadi dua yaitu, OTPI dan
34 Universitas Kristen Petra
recurring. OTPI adalah singkatan dari One Time Positif Input yaitu jenis
pembayaran yang hanya dijadwalkan sekali, sedangkan recurring adalah jenis
pembayaran secara berkala.
Transaksi OTH-MEDICAL_ELIGIBLE dilakukan oleh Specialist Profile.
Transaksi ini adalah transaksi yang diajukan karyawan apabila menambahkan
anggota keluarga sebagai tanggungan perusahaan. Perusahaan akan menanggung
anak dari karyawan sampai dengan usia 21 tahun, dan apabila anak masih
bersekolah, belum menikah, dan belum bekerja. Tanggungan yang diterima oleh
perusahaan berkaitan dengan tunjangan biaya kesehatan ataupun claim medical dari
anggota keluarga karyawan. Langkah yang dilakukan untuk jenis transaksi ini yaitu
karyawan mengajukan permintaan transaksi melalui HR Portal. Specialist Profile
akan menerima ticket dan dokumen pendukung dari karyawan yang mengajukan
serta melakukan verifikasi dokumen. Verifikasi yang dilakukan berkaitan dengan
memastikan anggota keluarga yang akan ditanggungkan memenuhi syarat dan
prosedur dari perusahaan. Specialist akan memasukkan penambahan hak
tanggungan medical pada database lokal jika dokumen sudah sesuai dan kemudian
mengirimkan email notifikasi pada karyawan. Specialist Offline berikutnya
melakukan penyimpanan dokumen pendukung sebagai arsip perusahaan.
Jenis transaksi OTH-ERP adalah transaksi untuk pemberian reward
kepada karyawan yang mereferensikan seseorang menjadi karyawan PT. X.
Langkah yang dilakukan yaitu tim Specialist menerima laporan per bulan dari PIC
ERP terkait siapa saja karyawan yang mendapatkan reward. Langkah berikutnya,
Specialist akan mengajukan ticket ke HR SSC terkait pemberian reward untuk
karyawan. Specialist juga melakukan pemeriksaan tambahan pembayaran pada
database global dan kemudian menutup ticket jika data sudah sesuai. Langkah
setelah ticket ditutup adalah tim Specialist melakukan audit secara keseluruhan
menggunakan audit tools dan melakukan pemeriksaan rencana pembayaran bonus
pada database lokal.
OTH-MATERNITY_UNIFRM adalah transaksi yang dilakukan
karyawan untuk pengajuan seragam hamil. Langkah yang dilakukan yaitu
karyawan mengajukan permintaan melalui HR Portal. Specialist akan menerima
ticket dan memasukkan tunjangan seragam hamil pada database lokal. Ticket
35 Universitas Kristen Petra
ditutup oleh Specialist apabila langkah-langkah tersebut sudah selesai dilakukan
dan selanjutnya mengirimkan email notifikasi pada karyawan yang bersangkutan.
OTH-FUNERAL_ALW adalah transaksi tunjangan pemakaman keluarga
karyawan yang meninggal. Langkah-langkah yang dilakukan hanya langkah Offline
saja karena berkaitan dengan pengurusan dokumen-dokumen kematian. Specialist
Offline akan menerima dokumen-dokumen kematian karyawan dan formulir
pembayaran allowance, melakukan verifikasi, dan mengirimkan dokumen ke
bagian accounting. Transaksi dalam kategori Others dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Transaksi Kategori Others
No. Action_ID Jenis
Transaksi Keterangan
1 OTH-ABCD_AWARD ABCD Award Pemberian award untuk
karyawan terpilih
2 OTH-
CHANGE_HOMETOWN
Change
Hometown
Pemindahan lokasi kerja
karyawan pada waktu
tertentu
3 OTH-
COMPLETION_BNS
STA
Completion
Bonus
Pemberian bonus kepada
karyawan yang sudah
menyelesaikan penugasan
internasional
4 OTH-ERP
Employee
Referral
Program
Pemberian reward kepada
karyawan yang
mereferensikan seseorang
menjadi karyawan
5 OTH-FUNERAL_ALW Funeral
Allowance
Tunjangan pemakaman
keluarga karyawan yang
meninggal
6 OTH-HOUSING_ALW
2nd/3rd
Housing
Allowance
Karyawan mendapatkan
biaya tunjangan rumah
7 OTH-
MATERNITY_UNIFRM
Maternity
Uniform Pengajuan seragam hamil
8 OTH-
MEDICAL_DEDUCT
Medical
Deduction
Tambahan biaya rawat
inap yang perlu
ditanggung karyawan
9 OTH-
MEDICAL_ELIGIBLE
Medical
Eligibility
Karyawan menambahkan
anggota keluarga sebagai
tanggungan perusahaan
10 OTH-
MOBILE_PHONE_ALW
Mobile
Phone
Allowance
Pengajuan hak allowance
mobile phone
36 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.4 Transaksi Kategori Others (sambungan)
No. Action_ID Jenis
Transaksi Keterangan
11 OTH-PER_DIEM_ALW Per Diem
Allowance
Tunjangan harian yang
diberikan untuk karyawan
yang sedang menjalani
relokasi
12 OTH-SIGN ON BONUS
Sign on /
Appreciation
Bonus
Tambahan bonus yang
diberikan kepada
karyawan yang baru
direkrut sesuai
kesepakatan awal
13 OTH-WINTER_ALW
Winter
Clothes
Allowance
Pengajuan hak
perlengkapan musim
dingin
4.2 Evaluasi Transaksi Kepersonaliaan
Evaluasi transaksi kepersonaliaan pada tiap kategori dilakukan dengan
cara menganalisa langkah mana yang value added, non value added, supportive,
dan outside the job. Value added berarti langkah yang dilakukan memberi nilai
tambah dan harus dilakukan. Non value added adalah langkah yang tidak memberi
nilai tambah dan tidak diperlukan. Langkah non value added dibedakan lagi
menjadi dua yaitu necessary dan non necessary. Langkah non value added
necessary tetap perlu dilakukan untuk mengetahui berapa persen transaksi yang
sudah diselesaikan. Jenis langkah ini harus sedapat mungkin diminimalisir.
Langkah non value added non necessary merupakan jenis langkah yang tidak
menghasilkan nilai tambah. Langkah supportive adalah langkah sampingan yang
mendukung langkah utama yang dilakukan. Outside the job adalah jenis langkah
yang tidak termasuk dalam job description dan memungkinkan terjadinya
redundant karena telah dilakukan oleh Departemen lain. Penentuan langkah value
added, non value added, supportive, dan outside the job dilakukan melalui diskusi
dengan Specialist dan manager. Penentuan langkah-langkah untuk tiap transaksi
dapat dilihat pada Lampiran 1.
Contoh penentuan langkah yang dibahas adalah transaksi PA-
RETIREMENT pada kategori Personnel Action. Specialist harus melakukan
langkah awal update data di Microsoft Access. Langkah awal ini terdiri dari
memasukkan processor ID Specialist yang mengerjakan, membuat checklist
37 Universitas Kristen Petra
guideline untuk masing-masing transaksi, dan memasukkan nomor ID, nama, posisi
karyawan yang terlibat dalam transaksi. Langkah awal juga termasuk update done
setiap langkah yang sudah selesai dilakukan. Semua langkah awal dilakukan secara
manual sehingga menambah waktu pengerjaan. Langkah awal ini termasuk langkah
non value added necessary. Langkah ini tidak memberi nilai tambah karena tujuan
dari update ini tidak berpengaruh terhadap output yang dihasilkan, akan tetapi
langkah ini perlu dilakukan agar specialist mengetahui transaksi mana yang belum
dan sudah selesai. Langkah PSFT-Check Job Data termasuk langkah outside the
job karena tim HR Information Management sudah melakukan proactive checking
untuk memastikan data ter-interface ke dalam database lokal. Langkah ini tidak
perlu dilakukan oleh tim Specialist karena akan terjadi double checking yang
sifatnya redundant. Langkah email - Check MBA Excess (3 days before) termasuk
langkah non value added non necessary karena langkah ini sudah dilakukan 3 bulan
sebelumnya sehingga pengecekan 3 hari sebelumnya tidak diperlukan lagi. Detail
penentuan langkah yang dibahas pada transaksi PA-RETIREMENT dapat dilihat
pada Tabel 4.5 berikut ini.
38 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT
Action_
ID
Order
_ID
Jenis
Langkah Langkah Deskripsi
Primary
Supportive Outside
the Job Alasan
V. Added
NV. Added
Necessary Non
Necessary
PA-
RETIRE
MENT
Online AWAL √
Tidak
berpengaruh
terhadap
output yang
dihasilkan,
hanya untuk
mengetahui
transaksi
mana yang
belum dan
sudah selesai
PA-
RETIRE
MENT
1 Offline
Document
-
Reference
Letter
Membuat
surat
referensi
√
39 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_
ID
Order
_ID
Jenis
Langkah Langkah Deskripsi
Primary
Supportive Outside
the Job Alasan
V. Added
NV. Added
Necessary Non
Necessary
PA-
RETIRE
MENT
2 Offline
Document
-
Pemberita
huan
Pensiun
Normal
Menerima
dokumen
pemberitahua
n pensiun
normal
√
PA-
RETIRE
MENT
3 Offline
Document
- Tanda
Terima
surat
pensiun
Menerima
dokumen
tanda terima
surat pensiun
√
PA-
RETIRE
MENT
4 Offline
Document
- Receive
Tanda
Terima
surat
pensiun
Menerima
dokumen
receive tanda
terima surat
pensiun
√
PA-
RETIRE
MENT
5 Offline
email -
Send
notificatio
n to
employee
Mengirimkan
notifikasi
pada
karyawan
√
40 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_
ID
Order
_ID
Jenis
Langkah Langkah Deskripsi
Primary
Supportive Outside
the Job Alasan
V. Added
NV. Added
Necessary Non
Necessary
PA-
RETIRE
MENT
6 Online
iTicket -
Raise
ticket to
Manila
Mengajukan
ticket pada
HR SSC Asia
√
PA-
RETIRE
MENT
7 Online
PSFT -
HR
Allowance
Package
Mendaftarka
n paket
tunjangan
untuk
karyawan
pada database
lokal
√
PA-
RETIRE
MENT
8 Online email -
Dana AIA
Menanyakan
dana asuransi
karyawan
pada team
yang
mengerjakan
√
PA-
RETIRE
MENT
9 Online
email -
Send
notificatio
n to
manager
Mengirimkan
notifikasi
pada line
manager
√
41 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_
ID
Order
_ID
Jenis
Langkah Langkah Deskripsi
Primary
Supportive Outside
the Job Alasan
V.Added
NV.Added
Necessary Non
Necessary
PA-
RETIRE
MENT
10 Online
email -
Check
MBA
Excess (3
weeks
before)
Melakukan
pemeriksaan
apakah
karyawan
memiliki
klaim
medical pada
perusahaan
(tiga minggu
sebelumnya
keluar dari
perusahaan)
√
PA-
RETIRE
MENT
11 Online
email -
Car
Benefit
Mengirimkan
konfirmasi
pada team
yang
menyediakan
fasilitas
mobil untuk
karyawan
√
42 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_
ID
Order
_ID
Jenis
Langkah Langkah Deskripsi
Primary
Supportive Outside
the Job Alasan
V.Added
NV.Added
Necessary Non
Necessary
PA-
RETIRE
MENT
12 Online
HR2U -
PA20 -
Check
IT0000
Actions
Melakukan
pemeriksaan
tindakan
yang akan
dilakukan
pada database
global
√
PA-
RETIRE
MENT
13 Online
HR2U -
PA20 -
Check
IT0001
Organizati
onal
Assignme
nt
Melakukan
pemeriksaan
penempatan
organisasi
pada database
global
√
43 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_
ID
Order
_ID
Jenis
Langkah Langkah Deskripsi
Primary
Supportive Outside
the Job Alasan
V.Added
NV.Added
Necessary Non
Necessary
PA-
RETIRE
MENT
14 Online
HR2U -
PA20 -
Check
IT0041
Date
Specificati
ons
Melakukan
pemeriksaan
tanggal
efektif
permintaan
yang
diajukan pada
database
global
√
PA-
RETIRE
MENT
15 Online iTicket -
Close
Team
specialist
menutup
ticket
√
PA-
RETIRE
MENT
16 Online
HR2U -
/PEC/AU
DIT_PY_
WB -
Audit
Melakukan
audit pada
database
global
√
44 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_
ID
Order
_ID
Jenis
Langkah Langkah Deskripsi
Primary
Supportive Outside
the Job Alasan
V.Added
NV.Added
Necessary Non
Necessary
PA-
RETIRE
MENT
17 Online
PSFT -
Check Job
Data
Melakukan
pemeriksaan
histori
karyawan di
perusahaan
pada database
lokal
√
HR
Information
Management
telah
melakukan
proactive
checking
PA-
RETIRE
MENT
18 Online
PSFT -
Check
OTPI
Melakukan
pemeriksaan
rencana
pembayaran
untuk
karyawan
pada database
lokal
√
PA-
RETIRE
MENT
19 Online
PSFT -
Input
OTPI
(Full
Salary)
Melakukan
input rencana
pembayaran
karyawan
(full salary)
pada databse
lokal
√
45 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.5 Contoh Penentuan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_
ID
Order
_ID
Jenis
Langkah Langkah Deskripsi
Primary
Supportive Outside
the Job Alasan
V.Added
NV.Added
Necessary Non
Necessary
PA-
RETIRE
MENT
20 Online
email -
Check
MBA
Excess (3
days
before)
Melakukan
pemeriksaan
apakah
karyawan
memiliki
klaim
medical pada
perusahaan
(tiga hari
sebelumnya)
√
Pengecekan
MBA excess
sudah
dilakukan 3
minggu
sebelumnya
PA-
RETIRE
MENT
21 Offline
Document
- Exit
checklist
Menerima
dokumen exit
checklist
√
PA-
RETIRE
MENT
22 Offline Document
- Archieve
Melakukan
penyimpanan
dokumen
√
46 Universitas Kristen Petra
Secara keseluruhan terdapat 67 transaksi dengan total 847 langkah. 709
langkah merupakan langkah value added, 68 langkah merupakan langkah non value
added necessary, 31 langkah merupakan langkah non value added non necessary,
dan 39 langkah termasuk langkah redundant yang digolongkan sebagai outside the
job. Total langkah value added, non value added, supportive, dan outside the job di
masing-masing kategori dapat dilihat pada Tabel 4.6 berikut ini.
Tabel 4.6 Evaluasi Transaksi Kepersonaliaan Keseluruhan
Kategori
Transaksi
Jenis
Transak
si
Langkah Total
Langkah
Tiap
Kategori
V. Added
NV. Added Outside
the Job Nec Non Nec
Profile 5 33 5 4 5 47
Personnel
Action 42 587 43 15 31 676
Organization
Management 7 25 7 3 3 38
Others 13 64 13 9 0 86
Total 67
jenis
709
langkah
68
langkah
31
langkah
39
langkah
847
langkah
4.3 Perhitungan Waktu dan Data Quantity Tiap Langkah Transaksi
Data waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi dibedakan
menjadi data waktu update awal di Microsoft Access dan data waktu pengerjaan
tiap langkah. Data waktu update awal di Microsoft Access terdiri dari waktu yang
dibutuhkan untuk memasukkan processor ID Specialist yang mengerjakan,
membuat checklist guideline untuk masing-masing transaksi, dan memasukkan
nomor ID, nama, posisi karyawan yang terlibat dalam transaksi. Specialist juga
harus memberi tanda done untuk setiap langkah yang sudah selesai dilakukan.
Pembuatan checklist langkah-langkah yang dilakukan saat update awal di Microsoft
Access dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu rata-rata 32.32
47 Universitas Kristen Petra
detik. Waktu untuk memberi tanda done di satu langkah yang sudah selesai
dilakukan membutuhkan waktu 2.72 detik.
Rata-rata waktu pengerjaan setiap langkah online yang terdapat pada
empat kategori transaksi didapatkan dengan cara simulasi. Simulasi dilakukan
karena untuk mendapatkan data sebenarnya diperlukan waktu yang cukup lama.
Hal ini dikarenakan masing-masing transaksi membutuhkan waktu lebih dari satu
hari untuk diselesaikan. Waktu tunggu diperlukan untuk beberapa hal. Tim
Specialist harus menunggu ticket yang dikirimkan kembali ke tim Specialist setelah
HR SSC di Manila, Filipina memasukkan data ke dalam database global, dimana
terdapat perbedaan waktu kerja yang harus diperhitungkan. Waktu tunggu satu hari
diperlukan untuk proses interface, yaitu proses masuknya data dari database global
ke database lokal. Kategori transaksi Profile membutuhkan waktu tunggu apabila
dokumen pendukung yang dibutuhkan dari karyawan belum lengkap. Batas waktu
untuk melengkapi dokumen adalah tiga hari. Jenis transaksi yang membutuhkan
langkah offline membutuhkan waktu tunggu untuk mendapatkan tanda tangan dari
manager dan kelengkapan dokumen karyawan sama halnya dengan transaksi
Profile. Idealnya, untuk langkah offline manager harus tanda tangan dokumen di
hari dokumen tersebut diberikan. Kenyataannya, terdapat uncontrollable factor
yang menyebabkan manager terkadang tidak bisa memberi tanda tangan untuk
dokumen yang diberikan pada hari tersebut. Uncontrollable factor tersebut
misalnya jika manager sedang meeting, training, atau sedang melakukan tugas di
luar kantor. Rata-rata secara kasar diperlukan waktu empat hari untuk
menyelesaikan satu transaksi yang terdiri dari langkah online dan offline. Waktu
tunggu ini menyebabkan adanya kesulitan dalam pengambilan data mengikuti
kenyataan sebenarnya. Hambatan lainnya dalam pengambilan data sesuai
kenyataan sebenarnya adalah pengamatan tidak dapat dilakukan secara bersamaan
untuk semua Specialist karena mereka mengerjakan transaksi yang berbeda-beda.
Kesulitan lainnya disebabkan karena 67 jenis transaksi yang terdapat di departemen
HRD tidak semuanya dilakukan setiap hari, misalnya untuk transaksi PA-
DEMOTE atau PA-CRIME. Hal ini menyebabkan diperlukan waktu yang lama
untuk menunggu sampai ada permintaan transaksi semacam ini.
48 Universitas Kristen Petra
Simulasi dilakukan pada tiga orang Specialist yaitu satu orang Specialist
online, satu orang Specialist offline, dan satu orang Specialist profile. Langkah
online dilakukan pada satu orang Specialist yang stabil dalam melakukan
pekerjaannya, waktu dari satu orang Specialist ini dijadikan acuan pengerjaan
langkah online. Stabil berarti Specialist dapat bekerja dengan kecepatan konstan
dalam kondisi normal (tidak terlalu cepat atau terlalu lambat). Penilaian stabil atau
tidak didasarkan pada penilaian manager, sehingga sebelum melakukan
pengambilan waktu terlebih dahulu menanyakan pada manager, Specialist mana
yang bekerja dengan stabil. Pengambilan data waktu juga dilakukan pada Specialist
Profile yang mengerjakan kategori transaksi Profile dan Specialist Offline yang
menangani langkah offline.
Pengambilan waktu untuk langkah yang sama dalam transaksi yang
berbeda hanya diwakili oleh satu transaksi saja tetapi diulang sebanyak tiga kali dan
kemudian dihitung rata-rata. Langkah HR2U - PA20 - Check IT0000 Action pada
transaksi PA-ABSENCE, PA-BREACH_OF_WORK, PA-CONT_PERMANENT
hanya diwakilkan oleh transaksi PA-ABSENCE tetapi diulang sebanyak tiga kali.
Total pengambilan data untuk langkah online adalah 252 data. Proses pengambilan
data langkah-langkah dalam kategori transaksi Profile masing-masing dilakukan
sebanyak tiga kali, sehingga total pengambilan data sebanyak 138 data.
Pengambilan data waktu pengerjaan langkah offline tidak dilakukan
dengan simulasi tetapi mengikuti proses kerja sebenarnya dari Specialist offline.
Pengambilan data kenyataan dilakukan karena data yang didapatkan dari hasil
simulasi dan kenyataan berbeda jauh. Secara umum, langkah offline dapat
digolongkan menjadi menerima dokumen, verifikasi dokumen, membuat surat,
memberikan dokumen kepada PIC, dan melakukan penyimpanan dokumen.
Pengambilan data dilakukan untuk proses-proses ini dengan pengulangan sebanyak
tujuh kali dan kemudian rata-rata digunakan untuk langkah offline yang ada di
transaksi lainnya. Data waktu untuk langkah offline dipastikan lagi dengan
melakukan wawancara kepada Specialist offline. Pengambilan data juga dilakukan
untuk transaksi PA-NEW_HIRE karena transaksi ini memiliki langkah tambahan
yaitu menyiapkan paket new hire yang akan dikirimkan kepada karyawan baru.
Data waktu yang sudah terkumpul kemudian didiskusikan dengan specialist, team
49 Universitas Kristen Petra
leader, dan manager untuk memastikan data waktu yang diambil sudah sesuai
dengan kenyataan sesungguhnya. Data waktu yang kurang menggambarkan kondisi
nyata kemudian diubah sesuai dengan estimasi dari Specialist, team leader, dan
manager dimana mereka sudah pernah melakukan pekerjaan tersebut. Rata-rata
data waktu pengerjaan yang diubah adalah:
Tabel 4.7 Verifikasi Data Waktu
Langkah Rata-
Rata
Waktu
Awal
(Detik)
Waktu
Revisi
(Detik)
Penam
bahan
Waktu
(Detik)
Alasan Perubahan
Pengecekan
Item Name di
database
global (IT000,
IT0001,
IT0041, dll)
18.73 323 304.27 Pengecekan kondisi nyata
dilakukan lebih detail
daripada saat simulasi
dilakukan.
Simulasi yang dilakukan
belum memperhitungkan
waktu distraction.
Check OTPI 19.67 139.67 120 Pengecekan kondisi nyata
lebih detail daripada saat
simulasi dilakukan.
Waktu simulasi belum
memperhitungkan waktu
distraction.
Input OTPI 42 282.67 240.67 Terdapat pengecekan
kalender untuk OTPI yang
tidak dilakukan saat simulasi
Waktu simulasi belum
memperhitungkan waktu
distraction.
Input
Company
Property
33.67 282.67 249 Tambahan waktu untuk
pengecekan apakah terdapat
rekaman data yang
menyebabkan karyawan
tidak berhak menerima
mobile phone dan
perlengkapan musim dingin.
Waktu simulasi belum
memperhitungkan waktu
distraction
50 Universitas Kristen Petra
Penambahan waktu untuk pengecekan Item Name (IT000, IT0001,
IT0041, IT0007, IT0008, IT0016, IT0019, IT0009, IT0014, IT0710) dan Check
OTPI karena pengecekan kondisi nyata lebih detail daripada saat simulasi.
Penambahan waktu untuk langkah input OTPI karena untuk input OTPI terdapat
pengecekan kalender untuk OTPI yang tidak dilakukan saat simulasi. Penambahan
waktu untuk input company property karena dibutuhkan waktu untuk pengecekan
apakah terdapat rekaman data yang menyebabkan karyawan tidak berhak menerima
mobile phone atau perlengkapan musim dingin. Penambahan waktu juga
dikarenakan oleh adanya distraction yang tidak terhitung saat simulasi dilakukan.
Simulasi dilakukan tanpa hambatan, sedangkan pada kondisi nyata terdapat
distraction seperti Specialist menerima telepon, error pada jaringan, dan proses
loading data. Rata-rata data waktu yang sudah diverifikasi kemudian diolah untuk
mendapatkan total waktu pengerjaan tiap langkah. Total waktu yang ada di tiap
langkah didapatkan dari penjumlahan rata-rata pengambilan waktu tiga kali
simulasi dan waktu follow up. Waktu follow up didapatkan dari data perusahaan
dimana waktunya berbeda-beda untuk tiap langkah yang dikerjakan. Data total
waktu tiap transaksi masing-masing kategori dapat dilihat pada Lampiran 2. Contoh
pengambilan data waktu transaksi PA-RETIREMENT dapat dilihat pada Tabel 4.8.
Tabel 4.8 Contoh Pengambilan Data Waktu Transaksi PA-RETIREMENT
Action_Id Order_
Id
Jenis
Langkah Langkah
Total
Waktu
(Detik)
PA-
RETIREMENT Online Awal 92.16
PA-
RETIREMENT 1 Offline
Document - Reference
Letter 925.70
PA-
RETIREMENT 2 Offline
Document -
Pemberitahuan Pensiun
Normal 925.70
PA-
RETIREMENT 3 Offline
Document - Tanda
Terima surat pensiun 0.00
PA-
RETIREMENT 4 Offline
Document - Receive
Tanda Terima surat
pensiun 3.00
PA-
RETIREMENT 5 Offline
email - Send notification
to employee 70.60
51 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.8 Contoh Pengambilan Data Waktu Transaksi PA-RETIREMENT
(sambungan)
Action_Id Order_
Id
Jenis
Langkah Langkah
Total
Waktu
(Detik)
PA-
RETIREMENT 6 Online
iTicket - Raise ticket to
Manila 264.67
PA-
RETIREMENT 7 Online
PSFT - HR Allowance
Package 310.00
PA-
RETIREMENT 8 Online email - Dana AIA
60.33
PA-
RETIREMENT 9 Online
email - Send notification
to manager 75.67
PA-
RETIREMENT 10 Online
email - Check MBA
Excess (3 weeks before) 69.33
PA-
RETIREMENT 11 Online email - Car Benefit
84.67
PA-
RETIREMENT 12 Online
HR2U - PA20 - Check
IT0000 Actions 323.00
PA-
RETIREMENT 13 Online
HR2U - PA20 - Check
IT0001 Organizational
Assignment 323.00
PA-
RETIREMENT 14 Online
HR2U - PA20 - Check
IT0041 Date
Specifications 323.00
PA-
RETIREMENT 15 Online iTicket - Close
34.00
PA-
RETIREMENT 16 Online
HR2U -
/PEC/AUDIT_PY_WB -
Audit 969.00
PA-
RETIREMENT 17 Online PSFT - Check Job Data
11.67
PA-
RETIREMENT 18 Online PSFT - Check OTPI
139.66
PA-
RETIREMENT 19 Online
PSFT - Input OTPI (Full
Salary) 282.67
PA-
RETIREMENT 20 Online
email - Check MBA
Excess (3 days before) 69.33
PA-
RETIREMENT 21 Offline
Document - Exit
checklist 3.00
PA-
RETIREMENT 22 Offline Document - Archieve
559.50
52 Universitas Kristen Petra
Rata-rata waktu pengerjaan transaksi tiap kategori transaksi dapat dilihat
pada Tabel 4.9 berikut ini. Kategori transaksi Personnel action memiliki jenis
transaksi dan total langkah yang paling banyak daripada lainnya. Rata-rata waktu
pengerjaan per kategori transaksi yang paling lama adalah pada kategori Personnel
Action. Rata-rata waktu pengerjaan dari seluruh transaksi di seluruh kategori adalah
4716.31 detik.
Tabel 4.9 Rata-Rata Waktu Pengerjaan Tiap Kategori Transaksi
Kategori Transaksi Transaksi Total
Langkah
Rata-Rata Waktu
Pengerjaan (Detik)
Profile 5 47 3010.31
Personnel Action 42 676 5647.99
Organization
Management 7 38 3197.28
Others 13 86 3180.32
Rata-rata waktu keseluruhan 4716.31
Data quantity didapatkan dari data perusahaan bulan Juni, Juli, dan
Agustus. Alasan pengambilan data pada tiga bulan tersebut adalah karena
pembagian peran tim Specialist Surabaya sudah berjalan dengan stabil mulai bulan
Juni. Data quantity berbeda-beda untuk masing-masing Specialist sesuai dengan
jenis transaksi yang diterima tiap Specialist bulan Juni sampai Agustus 2015. Data
quantity tiga bulan kemudian diambil nilai rata-rata sebagai quantity permintaan
transaksi tiap bulan. Contoh data quantity untuk Specialist Profile ED dapat dilihat
pada Tabel 4.10 berikut ini.
Tabel 4.10 Data Quantity Transaksi Specialist Online ED
Action_ID Quantity
Juni
Quantity
Juli
Quantity
Agustus
Rata-Rata
Quantity per
Bulan
OM-
CANCEL_POSITION 0 10 73 27.67
OM-
CHANGE_REPORTS 8 0 0 2.67
53 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.10 Data Quantity Transaksi Specialist Online ED (sambungan)
Action_ID Quantity
Juni
Quantity
Juli
Quantity
Agustus
Rata-Rata
Quantity per
Bulan
OM-CREATE_POSITION 5 0 0 1.67
OM-JOB_EVALUATION 2 0 0 0.67
OM-MASS_CHANGES 3 0 0 1.00
OTH-
CHANGE_HOMETOWN 0 19 0 6.33
OTH-ERP 2 0 0 0.67
OTH-HOUSING_ALW 7 0 0 2.33
OTH-INQUIRY 3 0 0 1.00
OTH-
MEDICAL_DEDUCT 0 10 0 3.33
OTH-
MOBILE_PHONE_ALW 2 0 0 0.67
OTH-PER_DIEM_ALW 5 0 0 1.67
PA-ABSENCE 0 0 0 0.00
PA-CHANGE_WD 0 0 0 0.00
PA-CONT_PERMANENT 0 0 0 0.00
PA-
DAILY_TO_MONTHLY 0 0 0 0.00
PA-DEATH 0 0 0 0.00
PA-DISCIPLINARY_ACT 7 0 0 2.33
PA-
END_OF_PROBATION 10 0 0 3.33
PA-END_OF_TA 3 0 0 1.00
PA-LATERAL 2 10 0 4.00
PA-LATERAL RNC 2 0 0 0.67
PA-LATERAL_RWC 0 0 0 0.00
54 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.10 Data Quantity Transaksi Specialist Online ED (sambungan)
Action_ID Quantity
Juni
Quantity
Juli
Quantity
Agustus
Rata-Rata
Quantity per
Bulan
PA-
PROLONG_SICKNESS 0 0 0 0.00
PA-PROMOTION 3 0 0 1.00
PA-PROMOTION_RWC 0 0 0 0.00
PA-RESIGN 0 0 0 0.00
PA-RETIREMENT 0 0 0 0.00
PA-SALARY
ADJUSTMENT 0 0 0 0.00
PA-TA 8 0 0 2.67
PA-UPGRADE 3 0 0 1.00
PRF-FAMILY_MEMBER 0 0 0 0.00
Total 75 49 73 65.67
4.4 Perhitungan Beban Kerja Awal
Tahap awal yang harus dilakukan sebelum menghitung beban kerja adalah
pengukuran waktu tiap langkah transaksi kepersonaliaan dan data quantity tiap
transaksi yang sudah dijelaskan pada Bab sebelumnya. Perhitungan beban kerja
dilakukan untuk mengetahui persentase beban kerja empat Specialist Online, satu
Specialist Offline, dan satu Specialist Profile saat ini. Beban kerja dibedakan
menjadi beban kerja periodical job dan incidental job yang dilakukan tim
Specialist. Beban kerja periodical job terdiri dari pekerjaan value added, non value
added (necessary dan non necessary), supportive, dan outside the job. Perhitungan
beban kerja menggunakan rumus 2.1 yang ada di dasar teori.
4.4.1 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online
Specialist online Surabaya terdiri dari empat orang, dan masing-masing
menangani ticket berdasarkan departemen yang berbeda. Specialist ED melayani
permintaan transaksi dari Departemen Sales. Specialist EL melayani permintaan
55 Universitas Kristen Petra
transaksi dari Departemen Operation (non manufacture). Specialist MA melayani
permintaan transaksi Departemen Marketing dan G&A. Specialist SO melayani
permintaan transaksi Departemen Operation (manufacture). Beban kerja dihitung
per kuartal yaitu setiap tiga bulan sekali.
4.4.1.1 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online ED
Perhitungan beban kerja Specialist Online ED terdiri dari beban kerja
periodical job dan incidental job. Perhitungan beban kerja periodical job Specialist
Online ED dapat dilihat pada pada Lampiran 3. Total beban kerja periodical job
value added sebesar 153.25 manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job non
value added necessary sebesar 6.99 manhours/kuartal, non value added non
necessary sebesar 3.73 manhours/kuartal. Pekerjaan supportive sebesar 0
manhours/kuartal, dan pekerjaan outside the job sebesar 0.13 manhours/kuartal.
Proporsi beban kerja periodical job Specialist Online ED dapat dilihat pada Gambar
4.9 berikut ini.
Gambar 4.9 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Online ED
Proporsi pekerjaan yang dilakukan paling besar pada pekerjaan value
added yaitu 93.39%, sedangkan proporsi pekerjaan sisanya sebesar 4.26% untuk
pekerjaan non value added necessary, 2.27% untuk pekerjaan non value added non
94%
4%2%0%
Proporsi Periodical Job Specialist Online ED
Value Added Non Value Added Necessary
Non Value Added Non Necessary Outside the job
56 Universitas Kristen Petra
necessary, dan 0.08% untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added
necessary disebabkan karena adanya langkah update di Microsoft Access.
Pekerjaan non value added non necessary terdapat pada:
Langkah PSFT - Send e-Letter (Transfer) pada transaksi OM-
CHANGE_REPORTS. Langkah ini diusulkan untuk dihilangkan karena hanya
merupakan perubahan data saja, bukan transfer data sehingga tidak
membutuhkan e-letter.
Langkah JETID & JE Result pada transaksi OM-JOB_EVALUATION.
Langkah ini termasuk non value added non necessary karena record untuk
JETID & JE result sudah diarsipkan di iTicket.
Langkah PSFT - eLetter (Transfer) pada transaksi OM-MASS_CHANGES.
Langkah ini tidak diperlukan karena yang dilakukan hanya perubahan data saja
bukan transfer data sehingga tidak membutuhkan e-letter.
PSFT - Reminder Tools – Input & PSFT - Reminder Tools – Close pada
transaksi OTH-ERP. Reminder tools sudah tidak dibutuhkan karena saat ini tiap
bulan sudah terdapat PIC yg akan menarik data dan mengingatkan masing-
masing Specialist untuk proses reward.
HR ACTS – Continue to Failed in Probation pada transaksi PA-
END_OF_PROBATION. Langkah ini tidak diperlukan karena hanya berupa
pemberitahuan saja jika hasilnya gagal probation (masa percobaan) maka lanjut
ke transaksi PA- FAILED_IN_PROBATION.
0.08% pekerjaan outside the job terdapat pada langkah check job data yang terdapat
pada transaksi OM-CHANGE_REPORTS, OM-MASS_CHANGES, PA-
LATERAL, PA-LATERAL RNC, PA-PROMOTION, PA-TA, PA-UPGRADE.
Check job data dapat dihilangkan karena HR Informstion Management telah
melakukan proactive checking dan apabila ada gagal interface akan memberikan
informasi kepada Specialist.
Perhitungan beban kerja incidental job yang dilakukan oleh Specialist
online ED dapat dilihat pada Lampiran 4. Incidental job yang dilakukan semuanya
tergolong dalam pekerjaan utama, antara lain membuat laporan BOD BOC, e-
Leave, PTKP, membuat laporan bulanan dan kuartal, perhitungan IC bonus, bonus
tahunan dan kuartalan, meeting. Incidental job lainnya yaitu local process, request
57 Universitas Kristen Petra
handling, others, dan others project. Laporan BOD BOC adalah laporan yang
diberikan tiap kuartal kepada tim FPMR untuk dilaporkan ke Badan Penanaman
Modal Nasional karena PT. X merupakan perusahaan terbuka. E-Leave merupakan
tindakan untuk melakukan approve terhadap pengajuan cuti karyawan yang
berkaitan dengan gaji seperti transaksi prolong sickness dan cuti melahirkan. PTKP
merupakan pencatatan perubahan status pernikahan untuk kepentingan pajak. IC
bonus merupakan tindakan untuk melakukan sensus populasi karyawan yang
berhak menerima IC atau stock bonus. Incidental job local process berkaitan
dengan Portal form, dokumentasi harian e-PAF, dan proses lokal lainnya yang
disesuaikan dengan regulasi yang ada di Indonesia. Specialist ED juga menerima
permintaan-permintaan yang bersifat ad hoc baik dari internal maupun dari klien
di luar Departemen HRD, misalnya permintaan menyiapkan data, presentasi, dan
membantu untuk follow up kasus-kasus tertentu. Permintaan juga dapat berasal dari
Bussiness Partner, tim generalist, MOD, tim talent acquisition, ataupun dari pihak
internal medical. Incidental job others yang dikerjakan oleh Specialist ED antara
lain projek HR Pro dan talent review. Talent review merupakan pekerjaan untuk
melakukan review karyawan mana yang memiliki potensi untuk menggantikan
atasannya. Specialist ED juga mendapatkan incidental job berkaitan dengan
perhitungan bonus tahunan dan kuartalan yang diterima oleh karyawan. Durasi
untuk mengerjakan incidental job didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi
yang berbeda-beda. Incidental job untuk meeting didapatkan dari kalender meeting
masing-masing Specialist selama bulan Juni sampai Agustus. Perhitungan beban
kerja keseluruhan Specialist Online ED dapat dilihat pada Tabel 4.11 berikut ini.
Tabel 4.11 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online ED
Keterangan Perhitungan Persentase
Total beban kerja periodical job 164.10 manhours/kuartal 37%
Total beban kerja incidental job 277.70 manhours/kuartal 63%
Total beban kerja keseluruhan 441.80 manhours/kuartal 92%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Kebutuhan SDM 0.92
Pembulatan kebutuhan SDM 1 orang
58 Universitas Kristen Petra
Perhitungan beban kerja keseluruhan Specialist Online ED dapat dilihat
pada Tabel 4.10. Total beban kerja periodical job keseluruhan adalah 164.10
manhours/kuartal. Total beban kerja incidental job keseluruhan adalah 277.70
manhours/kuartal. Persentase beban kerja periodical job sebesar 37%. Persentase
beban kerja incidental job sebesar 63%. Beban kerja Specialist Online ED lebih
banyak dikarenakan oleh incidental job.
Total beban kerja keseluruhan Specialist Online ED adalah 441.80
manhours/kuartal. Hari kerja efektif satu bulan adalah 20 hari dengan masing-
masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kurtal adalah 480 jam.
Persentase beban kerja keseluruhan Specialist Online ED adalah 92%. Kebutuhan
SDM untuk melakukan pekerjaan Specialist Online ED melayani Departemen Sales
adalah 0.92 dan dibulatkan menjadi 1 orang, sehingga tidak membutuhkan
tambahan SDM lagi.
4.4.1.2 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online EL
Data quantity transaksi yang diterima Specialist Online EL dapat dilihat
pada Lampiran 5. Perhitungan beban kerja Specialist Online EL terdiri dari beban
kerja periodical job dan incidental job. Perhitungan beban kerja periodical job
Specialist Online EL dapat dilihat pada Lampiran 6. Total beban kerja periodical
job value added sebesar 172.23 manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job
non value added necessary sebesar 10.29 manhours/kuartal, non value added non
necessary sebesar 8.81 manhours/kuartal. Pekerjaan supportive sebesar 0
manhours/kuartal, dan pekerjaan outside the job sebesar 8.51 manhours/kuartal.
Proporsi beban kerja periodical job Specialist Online EL dapat dilihat pada Gambar
4.10 berikut ini.
59 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.10 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Online EL
Proporsi pekerjaan yang dilakukan paling besar pada pekerjaan value
added yaitu 86.18%. Proporsi pekerjaan sisanya sebesar 5.15% untuk pekerjaan non
value added necessary, 5% untuk pekerjaan non value added non necessary, dan
4.26% untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added necessary
disebabkan karena adanya langkah update di Microsoft Access. Pekerjaan non
value added non necessary terdapat pada:
Langkah PSFT - Send e-Letter (Transfer) pada transaksi OM-
CHANGE_REPORTS. Langkah ini diusulkan untuk dihilangkan karena hanya
merupakan perubahan data saja, bukan transfer data sehingga tidak
membutuhkan e-letter.
Langkah JETID & JE Result pada transaksi OM-JOB_EVALUATION.
Langkah ini termasuk non value added non necessary karena record untuk JETID
& JE result sudah diarsipkan di iTicket.
Langkah PSFT - eLetter (Transfer) pada transaksi OM-MASS_CHANGES.
Langkah ini tidak diperlukan karena yang dilakukan hanya perubahan data saja
bukan transfer data sehingga tidak membutuhkan e-letter.
PSFT - Reminder Tools – Input & PSFT - Reminder Tools – Close pada
transaksi OTH-ERP. Reminder tools sudah tidak dibutuhkan karena saat ini tiap
86%
5%
5%4%
Proporsi Periodical Job Specialist Online EL
Value Added
Non Value Added Necessary
Non Value Added Non Necessary
Outside the Job
60 Universitas Kristen Petra
bulan sudah terdapat PIC yang akan menarik data dan mengingatkan masing-
masing Specialist untuk proses reward.
PSFT - Check OTPI Severance pada transaksi PA-DEATH. Langkah ini dapat
dihilangkan karena OTPI Severance sudah dilakukan saat melakukan input HR
Allowance Package dan sudah terdapat verificator.
HR ACTS - Continue to Failed in Probation pada transaksi PA-
END_OF_PROBATION. Langkah ini dapat dihilangkan karena hanya berupa
pemberitahuan saja jika hasilnya gagal masa percobaan maka lanjut ke transaksi
PA-END_OF_PROBATION. Langkah dihilangkan dan diganti dengan
tambahan penjelasan guideline pada langkah sebelumnya.
PSFT - Unpaid Leave & Prolong Sickness pada transaksi PA-
PROLONG_SICKNESS. Langkah ini tidak diperlukan karena langkah ini hanya
untuk memastikan apakah unpaid leave sudah ter-update dan ter-interface di
database lokal.
Email - Check MBA Excess (3 days before) pda transaksi PA-RESIGN dan PA-
RETIREMENT. Langkah ini dapat dihilangkan karena pengecekan MBA excess
sudah dilakukan 3 minggu sebelumnya.
4.26% pekerjaan outside the job terdapat pada langkah check job data. Check job
data dapat dihilangkan karena HR Info telah melakukan proactive checking dan
apabila ada gagal interface akan memberikan informasi kepada Specialist. Langkah
check job data terdapat pada transaksi:
OM-CHANGE_CC
OM-CHANGE_REPORT
OM-MASS_CHANGES
PA-CHANGE_WD
PA-DEATH
PA-LATERAL
PA-LATERAL_RNC
PA-LATERAL_RWC
PA-PROMOTION
PA-PROMOTION_RWC
PA-RESIGN
61 Universitas Kristen Petra
PA-RWC
PA-SALARY ADJUSTMENT
PA-STA_OUT
PA-TA
PA-UPGRADE
Perhitungan beban kerja incidental job Specialist Online EL dapat dilihat
pada Lampiran 7. Incidental job yang dilakukan oleh Specialist online EL
semuanya tergolong dalam pekerjaan utama, antara lain e-Leave, PTKP, merit
increase, dan meeting. E-Leave merupakan tindakan untuk melakukan approve
terhadap pengajuan cuti karyawan yang berkaitan dengan gaji seperti transaksi
prolong sickness dan cuti melahirkan. PTKP merupakan pencatatan perubahan
status pernikahan untuk kepentingan pajak. Merit increase adalah proses untuk
menghitung kenaikan gaji karyawan tahunan. Incidental job local process berkaitan
dengan Portal form, dokumentasi harian e-PAF, dan proses lokal lainnya yang
disesuaikan dengan regulasi yang ada di Indonesia. Specialist EL juga menerima
permintaan-permintaan yang bersifat ad hoc baik dari internal maupun dari klien di
luar Departemen HRD, misalnya permintaan menyiapkan data, presentasi, dan
membantu untuk follow up kasus-kasus tertentu. Permintaan juga dapat berasal dari
Bussiness Partner, tim generalist, MOD, tim talent acquisition, ataupun dari pihak
internal medical. Incidental job others yang dikerjakan oleh Specialist EL antara
lain perhitungan THR, talent review, dan penyesuaian UMK/SK. Talent review
merupakan pekerjaan untuk melakukan review karyawan mana yang memiliki
potensi untuk menggantikan atasannya. Durasi untuk mengerjakan incidental job
didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi yang berbeda-beda. Incidental job
untuk meeting didapatkan dari kalender meeting Specialist Online EL selama bulan
Juni sampai Agustus. Perhitungan beban kerja keseluruhan Specialist Online EL
dapat dilihat pada Tabel 4.12 berikut ini.
Tabel 4.12 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online EL
Keterangan Perhitungan Persentase
Total beban kerja periodical job 199.42 manhours/kuartal 53%
Total beban kerja incidental job 180.52 manhours/kuartal 47%
62 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.12 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online EL
(sambungan)
Keterangan Perhitungan Persentase
Total beban kerja keseluruhan 379.94 manhours/kuartal 79%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Kebutuhan SDM 0.79
Pembulatan kebutuhan SDM 1 orang
Total beban kerja keseluruhan Specialist Online EL dapat dilihat pada
Tabel 4.11. Total beban kerja periodical job keseluruhan adalah 199.84
manhours/kuartal. Total beban kerja incidental job keseluruhan adalah 180.52
manhours/kuartal. Persentase beban kerja periodical job sebesar 53%. Persentase
beban kerja incidental job sebesar 47%. Beban kerja Specialist Online EL lebih
banyak dikarenakan oleh periodical job.
Total beban kerja keseluruhan Specialist Online EL adalah 379.94
manhours/kuartal. Hari kerja efektif satu bulan adalah 20 hari dengan masing-
masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kurtal adalah 480
manhours/kuartal. Persentase beban kerja keseluruhan Specialist Online EL adalah
79%. Kebutuhan SDM untuk melakukan pekerjaan Specialist EL melayani
permintaan transaksi dari Departemen Operation (non manufacture) adalah 0.79
dan dibulatkan menjadi satu orang, sehingga tidak membutuhkan tambahan SDM
lagi.
4.4.1.3 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online MA
Data quantity transaksi yang diterima Specialist Online MA dapat dilihat
pada Lampiran 8. Perhitungan beban kerja periodical job Specialist Online MA
dapat dilihat pada Lampiran 9. Total beban kerja periodical job value added sebesar
188.87 manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job non value added
necessary sebesar 5.34 manhours/kuartal, non value added non necessary sebesar
4.91 manhours/kuartal. Pekerjaan supportive sebesar 0 manhours/kuartal, dan
pekerjaan outside the job sebesar 6.52 manhours/kuartal. Proporsi beban kerja
periodical job Specialist Online MA dapat dilihat pada Gambar 4.11 berikut ini.
63 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.11 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Online MA
Proporsi pekerjaan yang dilakukan paling besar pada pekerjaan value
added yaitu 92%. Proporsi pekerjaan sisanya sebesar 3% untuk pekerjaan non value
added necessary, 2% untuk pekerjaan non value added non necessary, dan 3%
untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added necessary disebabkan
karena adanya langkah update di Microsoft Access. Pekerjaan non value added non
necessary terdapat pada:
Langkah PSFT - Send e-Letter (Transfer) pada transaksi OM-
CHANGE_REPORTS. Langkah ini diusulkan untuk dihilangkan karena hanya
merupakan perubahan data saja, bukan transfer data sehingga tidak
membutuhkan e-letter.
Langkah JETID & JE Result pada transaksi OM-JOB_EVALUATION.
Langkah ini termasuk non value added non necessary karena record untuk
JETID & JE result sudah diarsipkan di iTicket.
Langkah PSFT - eLetter (Transfer) pada transaksi OM-MASS_CHANGES.
Langkah ini tidak diperlukan karena yang dilakukan hanya perubahan data saja
bukan transfer data sehingga tidak membutuhkan e-letter.
PSFT - Reminder Tools – Input & PSFT - Reminder Tools – Close pada
transaksi OTH-ERP. Reminder tools sudah tidak dibutuhkan karena saat ini tiap
92%
3%2% 3%
Proporsi Periodical Job Specialist Online MA
Value Added
Non Value Added Necessary
Non Value Added Non Necessary
Outside the Job
64 Universitas Kristen Petra
bulan sudah terdapat PIC yg akan menarik data dan mengingatkan masing-
masing specialist untuk proses reward.
HR ACTS - Continue to Failed in Probation pada transaksi PA-
END_OF_PROBATION. Langkah ini dapat dihilangkan karena hanya berupa
pemberitahuan saja jika hasilnya gagal masa percobaan maka lanjut ke transaksi
PA-END_OF_PROBATION. Langkah dihilangkan dan diganti dengan
tambahan penjelasan guideline pada langkah sebelumnya.
PSFT - Unpaid Leave & Prolong Sickness pada transaksi PA-
PROLONG_SICKNESS. Langkah ini tidak diperlukan karena langkah ini hanya
untuk memastikan apakah unpaid leave sudah ter-update dan ter-interface di
database lokal.
Email - Check MBA Excess (3 days before) pda transaksi PA-RESIGN. Langkah
ini dapat dihilangkan karena pengecekan sudah dilakukan 3 minggu sebelumnya.
3% pekerjaan outside the job terdapat pada langkah check job data. Check job data
dapat dihilangkan karena HR Info telah melakukan proactive checking dan apabila
ada gagal interface akan memberikan informasi kepada Specialist. Langkah check
job data terdapat pada transaksi:
OM-CHANGE_CC
OM-CHANGE_REPORT
OM-MASS_CHANGES
PA-CHANGE_WD
PA-LATERAL
PA-LATERAL_RNC
PA-LATERAL_RWC
PA-MUTUAL
PA-PROMOTION
PA-PROMOTION_RWC
PA-RESIGN
PA-RNC.
PA-SALARY ADJUSTMENT
PA-STA_EXTEND
PA-TA
65 Universitas Kristen Petra
PA-UPGRADE
Perhitungan beban kerja incidental job Specialist MA dapat dilihat pada
Lampiran 10. Incidental job yang dilakukan oleh Specialist MA semuanya
tergolong dalam pekerjaan utama, yaitu membuat laporan, melakukan audit, e-PAF
non tobacco, bonus process, dan meeting. Jenis laporan yang dibuat antara lain
laporan FPMR dan laporan transaksi yang perlu ditindaklanjuti. Audit yang
dilakukan antara lain audit IC dan PWC, audit legal, corporate audit. Laporan
FPMR adalah laporan yang dibutuhkan oleh tim FPMR untuk mengetahui
perpindahan karyawan terkait relokasi. Audit yang dilakukan bertujuan untuk
memastikan apakah prosedur sudah dijalankan dengan benar. Audit dapat
dilakukan oleh bagian IC, PWC, atau audit yang dilakukan oleh perusahaan atau
corporate. E-PAF non tobacco adalah transaksi yang dilakukan untuk perpindahan
karyawan non tobacco yaitu karyawan yang bekerja di anak perusahaan PT. X
lainnya. Incidental job local process berkaitan dengan Portal form, dokumentasi
harian e-PAF, dan proses lokal lainnya yang disesuaikan dengan regulasi yang ada
di Indonesia. Specialist MA juga menerima permintaan-permintaan yang bersifat
ad hoc baik dari internal maupun dari klien di luar Departemen HRD, misalnya
permintaan menyiapkan data, presentasi, dan membantu untuk follow up kasus-
kasus tertentu. Permintaan juga dapat berasal dari Bussiness Partner, tim generalist,
MOD, tim talent acquisition, ataupun dari pihak internal medical. Durasi untuk
mengerjakan incidental job didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi yang
berbeda-beda. Incidental job untuk meeting didapatkan dari kalender meeting
Specialist Online MA selama bulan Juni sampai Agustus. Perhitungan beban kerja
keseluruhan Specialist Online MA dapat dilihat pada Tabel 4.13 berikut ini.
Tabel 4.13 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online MA
Keterangan Perhitungan Persentase
Total beban kerja periodical job 205.65 manhours/kuartal 49.42%
Total beban kerja incidental job 210.5 manhours/kuartal 50.58%
Total beban kerja keseluruhan 416.15 manhours/kuartal 87%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Kebutuhan SDM 0.87
Pembulatan kebutuhan SDM 1 orang
66 Universitas Kristen Petra
Total beban kerja periodical job keseluruhan adalah 205.65
manhours/kuartal. Total beban kerja incidental job keseluruhan adalah 210.5
manhours/kuartal. Persentase beban kerja periodical job sebesar 49.42%.
Persentase beban kerja incidental job sebesar 50.58%. Beban kerja Specialist
Online MA lebih banyak dikarenakan oleh incidental job.
Total beban kerja keseluruhan Specialist Online MA adalah 416.15
manhours/kuartal. Hari kerja efektif satu bulan adalah 20 hari dengan masing-
masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kuartal adalah 480 manhours.
Persentase beban kerja keseluruhan Specialist MA adalah 87%. Kebutuhan SDM
untuk melakukan pekerjaan Specialist MA melayani permintaan transaksi
Departemen Marketing dan G&A adalah 0.87 dan dibulatkan menjadi satu orang,
sehingga tidak membutuhkan tambahan SDM lagi.
4.4.1.4 Perhitungan Beban Kerja Specialist Online SO
Data quantity transaksi yang diterima Specialist Online SO dapat dilihat
pada Lampiran 11. Perhitungan beban kerja Specialist online SO terdiri dari beban
kerja periodical job dan incidental job. Periodical job merupakan pekerjaan rutin
yang dilakukan Specialist. Incidental job merupakan pekerjaan tambahan dan tidak
rutin dilakukan. Perhitungan beban kerja periodical job Specialist SO dapat dilihat
pada Lampiran 12. Total beban kerja periodical job value added sebesar 210.08
manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job non value added necessary
sebesar 2.62 manhours/kuartal, non value added non necessary sebesar 1.98
manhours/kuartal. Pekerjaan supportive sebesar 0 manhours/kuartal, dan pekerjaan
outside the job sebesar 10.16 manhours/kuartal. Proporsi beban kerja periodical job
Specialist Online SO dapat dilihat pada Gambar 4.12 berikut ini.
67 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.12 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Online SO
Proporsi pekerjaan yang dilakukan paling besar pada pekerjaan value
added yaitu 93.4%, sedangkan proporsi pekerjaan sisanya sebesar 1.2% untuk
pekerjaan non value added necessary, 0.9% untuk pekerjaan non value added non
necessary, dan 4.5% untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added
necessary disebabkan karena adanya langkah update di Microsoft Access.
Pekerjaan non value added non necessary terdapat pada:
Langkah PSFT - Send e-Letter (Transfer) pada transaksi OM-
CHANGE_REPORTS. Langkah ini diusulkan untuk dihilangkan karena hanya
merupakan perubahan data saja, bukan transfer data sehingga tidak
membutuhkan e-letter.
HR ACTS - Continue to Failed in Probation pada transaksi PA-
END_OF_PROBATION. Langkah ini dapat dihilangkan karena hanya berupa
pemberitahuan saja jika hasilnya gagal masa percobaan maka lanjut ke transaksi
PA-END_OF_PROBATION. Langkah dihilangkan dan diganti dengan
tambahan penjelasan guideline pada langkah sebelumnya.
Email - Check MBA Excess (3 days before) pda transaksi PA-RESIGN dan PA-
RETIREMENT. Langkah ini dapat dihilangkan karena pengecekan MBA excess
sudah dilakukan 3 minggu sebelumnya.
93%
1%1%5%
Proporsi Periodical Job Specialist Online SO
Value Added
Non Value Added Necessary
Non Value Added Non Necessary
Outside the Job
68 Universitas Kristen Petra
4.5% pekerjaan outside the job terdapat pada langkah check job data. Check job
data dapat dihilangkan karena HR Information Management telah melakukan
proactive checking dan apabila ada gagal interface akan memberikan informasi
kepada Specialist. Langkah check job data terdapat pada transaksi:
OM-CHANGE_CC
OM-CHANGE_REPORT
PA-CHANGE_WD
PA-CONT_PERMANENT
PA-CONT_EXTENSION
PA-LATERAL
PA-LATERAL_RNC
PA-PROMOTION
PA-PROMOTION_RWC
PA-RESIGN
PA-RETIREMENT
PA-RNC
PA-UPGRADE
Perhitungan beban kerja incidental job Specialist SO dapat dilihat pada
Lampiran 13. Incidental job yang dilakukan oleh Specialist SO semuanya tergolong
dalam pekerjaan utama, yaitu e-Leave, PTKP, penghitungan quarterly bonus dan
meeting. Incidental job lainnya yaitu local process, request handling, others, dan
others project. E-Leave merupakan tindakan untuk melakukan approve terhadap
pengajuan cuti karyawan yang berkaitan dengan gaji seperti transaksi prolong
sickness dan cuti melahirkan. PTKP merupakan pencatatan perubahan status
pernikahan untuk kepentingan pajak. Specialist SO juga mendapatkan incidental
job berkaitan dengan penghitungan bonus kuartalan yang diterima oleh karyawan.
Specialist SO juga menerima permintaan-permintaan yang bersifat ad hoc baik dari
internal maupun dari klien di luar Departemen HRD, misalnya permintaan
menyiapkan data, presentasi, dan membantu untuk follow up kasus-kasus tertentu.
Permintaan juga dapat berasal dari Bussiness Partner, tim generalist, MOD, tim
talent acquisition, ataupun dari pihak internal medical. Incidental job others yang
dikerjakan oleh Specialist SO antara lain perhitungan tunjangan puasa khusus
69 Universitas Kristen Petra
karyawan muslim. Durasi untuk mengerjakan incidental job didapatkan dari data
perusahaan dalam dimensi yang berbeda-beda. Incidental job untuk meeting
didapatkan dari kalender meeting Specialist Online SO selama bulan Juni sampai
Agustus. Perhitungan beban kerja keseluruhan Specialist Online SO dapat dilihat
pada Tabel 4.14 berikut ini.
Tabel 4.14 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Online SO
Keterangan Perhitungan Persentase
Total beban kerja periodical job 224.86 manhours/kuartal 54.44%
Total beban kerja incidental job 188.22 manhours/kuartal 45.57%
Total beban kerja keseluruhan 413.07 manhours/kuartal 86%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Kebutuhan SDM 0.86
Pembulatan kebutuhan SDM 1 orang
Total beban kerja periodical job keseluruhan adalah 224.86
manhours/kuartal. Total beban kerja incidental job keseluruhan adalah 188.22
manhours/kuartal. Persentase beban kerja periodical job sebesar 54.44%.
Persentase beban kerja incidental job sebesar 45.57%. Beban kerja Specialist
Online SO lebih banyak dikarenakan oleh periodical job.
Total beban kerja keseluruhan Specialist SO adalah 413.07
manhours/kuartal. Hari kerja efektif satu bulan adalah 20 hari dengan masing-
masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kurtal adalah 480 manhours.
Persentase beban kerja keseluruhan Specialist Online SO adalah 86%. Kebutuhan
SDM untuk melakukan pekerjaan Specialist Online SO melayani permintaan
transaksi Departemen Operation (Manufacture) adalah 0.86 dan dibulatkan
menjadi satu orang, sehingga tidak membutuhkan tambahan SDM lagi.
4.4.2 Perhitungan Beban Kerja Specialist Profile
Data quantity transaksi yang diterima Specialist Profile AN dapat dilihat
pada Lampiran 14. Specialist Profile hanya terdiri dari satu orang Specialist saja
yaitu Specialist AN. Pekerjaan dari Specialist Profile adalah melayani jenis
transaksi yang berkaitan dengan perubahan data pribadi karyawan seperti
penambahan jumlah anggota keluarga, perubahan alamat, perubahan akun bank,
70 Universitas Kristen Petra
data pribadi, dan pendidikan karyawan. Perhitungan beban kerja Specialist Profile
AN terdiri dari beban kerja periodical job dan incidental job. Perhitungan beban
kerja periodical job Specialist Profile AN dapat dilihat pada Lampiran 15.
Total beban kerja periodical job value added sebesar 464.63
manhours/kuartal. Total beban kerja periodical job non value added necessary
sebesar 9.01 manhours/kuartal, non value added non necessary sebesar 36.83
manhours/kuartal. Pekerjaan pendukung sebesar 0 manhours/kuartal, dan pekerjaan
outside the job sebesar 40.83 manhours/kuartal. Proporsi beban kerja periodical job
Specialist Profile AN dapat dilihat pada Gambar 4.13 berikut ini.
Gambar 4.13 Proporsi Beban Kerja Periodical Job Specialist Profile AN
Proporsi pekerjaan yang dilakukan paling besar pada pekerjaan value
added yaitu 84%,. Proporsi pekerjaan sisanya sebesar 2% untuk pekerjaan non
value added necessary, 7% untuk pekerjaan non value added non necessary, dan
7% untuk pekerjaan outside the job. Pekerjaan non value added necessary
disebabkan karena adanya langkah update di Microsoft Access. Pekerjaan non
value added non necessary terdapat pada:
84%
2%
7%
7%
Proporsi Periodical Job Specialist Profile AN
Value Added
Non Value Added Necessary
Non Value Added Non Necessary
Outside the Job
71 Universitas Kristen Petra
iTicket – Close pada transaksi OTH-MEDICAL_ELIGIBLE. Langkah ini dapat
dihilangkan karena proses penutupan ticket sudah dilakukan oleh bagian
generalist.
iTicket – Send to HR SSC for Cancellation pada transaksi PRF-
ADDRESS_CELL dan PRF-BANK_DETAIL, PRF-FAMILY_MEMBER,
PRF-PERSONAL_DATA. Langkah ini dapat dihilangkan karena saat ini
Specialist profile sudah dapat melakukan pembatalan ticket tanpa meminta ke
HR SSC untuk membatalkan ticket.
7% pekerjaan outside the job dapat dihilangkan karena pekerjaan tersebut
merupakan bagian dari pekerjaan HR Information Management. Pekerjaan outside
the job terdapat pada langkah:
PSFT - Personal Information pada transaksi PRF-ADDRESS-CELL
PSFT - Bank Accounts pada transaksi PRF-BANK_DETAIL
PSFT - Education pada transaksi PRF-EDUCATION
PSFT - Dependent Information pada transaksi PRF-FAMILY_MEMBER
PSFT - Personal Information pada transaksi PRF-PERSONAL_DATA
Incidental job yang dilakukan oleh Specialist Profile AN semuanya
tergolong dalam pekerjaan utama. HKN HKS adalah perhitungan THR karyawan
harian dan borongan. Tabel upah dan kenaikan upah adalah projek untuk mengatur
kenaikan upah di sistem. E-Leave merupakan tindakan untuk melakukan approve
terhadap pengajuan cuti karyawan yang berkaitan dengan gaji seperti transaksi
prolong sickness dan cuti melahirkan. PTKP merupakan pencatatan perubahan
status pernikahan untuk kepentingan pajak. Incidental job Specialist AN lainnya
dapat dilihat pada Lampiran 16. Durasi untuk mengerjakan incidental job
didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi yang berbeda-beda. Incidental job
untuk meeting didapatkan dari kalender meeting Specialist AN selama bulan Juni
sampai Agustus. Perhitungan beban kerja keseluruhan Specialist Profile AN dapat
dilihat pada Tabel 4.15 berikut ini.
72 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.15 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Profile AN
Keterangan Perhitungan Persentase
Total beban kerja periodical job 551.30 manhours/kuartal 73.65%
Total beban kerja incidental job 197.23 manhours/kuartal 26.34%
Total beban kerja keseluruhan 748.53 manhours/kuartal 155%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Kebutuhan SDM 1.55
Pembulatan kebutuhan SDM 2 orang
Total beban kerja periodical job keseluruhan adalah 551.30
manhours/kuartal. Total beban kerja incidental job keseluruhan adalah 197.23
manhours/kuartal. Persentase beban kerja periodical job sebesar 73.65%.
Persentase beban kerja incidental job sebesar 26.34%. Beban kerja Specialist AN
lebih banyak dikarenakan oleh periodical job.
Total beban kerja keseluruhan Specialist AN adalah 748.53
manhours/kuartal. Hari kerja efektif satu bulan adalah 20 hari dengan masing-
masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kurtal adalah 480 manhours.
Persentase beban kerja keseluruhan Specialist AN adalah 155%. Kebutuhan SDM
untuk melakukan pekerjaan Specialist AN melayani permintaan transaksi Profile
adalah 1.55 dan dibulatkan menjadi 2 orang, sehingga seharusnya membutuhkan
tambahan SDM lagi. Kebutuhan SDM diatur dengan cara mengalokasikan
Specialist offline untuk membantu pekerjaan Profile.
4.4.3 Perhitungan Beban Kerja Specialist Offline
Specialist Offline hanya terdiri dari satu orang Specialist saja. Pekerjaan
dari Specialist Offline lebih ditujukan untuk mengurus dokumen-dokumen hard
copy seperti membuat surat, mencetak dokumen, meminta tanda tangan manager
HR. Proses akhir yang dilakukan oleh Specialist Offline adalah archieve atau
penyimpanan dokumen. Perhitungan beban kerja Specialist Offline didapatkan dari
total transaksi yang membutuhkan langkah Offline dari seluruh Specialist.
Perhitungan beban kerja Specialist AD terdiri dari beban kerja periodical job dan
incidental job. Perhitungan beban kerja periodical job Specialist AD dapat dilihat
pada Lampiran 17.
73 Universitas Kristen Petra
Total beban kerja periodical job value added sebesar 100.89
manhours/kuartal, beban kerja non value added non necessary sebesar 0.054
manhours/kuartal.Perhitungan beban kerja incidental job Specialist Offline AD
dapat dilihat pada Lampiran 18. Incidental job yang dilakukan oleh Specialist
Offline AD semuanya tergolong dalam pekerjaan utama, yaitu e-Leave, PTKP,
employee photo, wajib lapor, penghitungan bonus kuartalan. Incidental job lainnya
yaitu request handling dan others. E-Leave merupakan tindakan untuk melakukan
approve terhadap pengajuan cuti karyawan yang berkaitan dengan gaji seperti
transaksi prolong sickness dan cuti melahirkan. PTKP merupakan pencatatan
perubahan status pernikahan untuk kepentingan pajak. Specialist AD juga
mendapatkan incidental job berkaitan dengan penghitungan bonus kuartalan yang
diterima oleh karyawan. Pekerjaan incidental lainnya adalah upload foto karyawan
di sistem dan wajib lapor yaitu tiap tahun kantor area wajib melaporkan jumlah
karyawan dan rata-rata gaji karyawan pada kantor tersebut. Specialist offline AD
juga menerima permintaan-permintaan yang bersifat ad hoc baik dari internal
maupun dari klien di luar Departemen HRD, misalnya permintaan menyiapkan
data, presentasi, dan membantu untuk follow up kasus-kasus tertentu. Permintaan
juga dapat berasal dari Bussiness Partner, tim generalist, MOD, tim talent
acquisition, ataupun dari pihak internal medical. Incidental job others yang
dikerjakan oleh Specialist offline AD antara lain talent review-emerging talent.
Talent review merupakan pekerjaan untuk melakukan review karyawan mana yang
memiliki potensi untuk menggantikan posisi atasannya. Durasi untuk mengerjakan
incidental job didapatkan dari data perusahaan dalam dimensi yang berbeda-beda.
Incidental job untuk meeting didapatkan dari kalender meeting Specialist Offline
AD selama bulan Juni sampai Agustus. Perhitungan beban kerja keseluruhan
Specialist Offline AD dapat dilihat pada Tabel 4.16 berikut ini.
74 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.16 Perhitungan Beban Kerja Keseluruhan Specialist Offline AD
Keterangan Perhitungan Persentase
Total beban kerja periodical job 100.94 manhours/kuartal 32.27%
Total beban kerja incidental job 211.90 manhours/kuartal 67.73%
Total beban kerja keseluruhan 312.85 manhours/kuartal 65.18%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Kebutuhan SDM 0.65
Pembulatan kebutuhan SDM 1 orang
Total beban kerja periodical job keseluruhan adalah 100.94
manhours/kuartal. Total beban kerja incidental job keseluruhan adalah 211.90
manhours/kuartal. Persentase beban kerja periodical job sebesar 32.27%.
Persentase beban kerja incidental job sebesar 67.73%. Beban kerja Specialist AD
lebih banyak dikarenakan oleh incidental job.
Total beban kerja keseluruhan Specialist Offline AD adalah 312.85
manhours/kuartal. Hari kerja efektif satu bulan adalah 20 hari dengan masing-
masing 8 jam sehari, sehingga jam kerja efektif per kurtal adalah 480 manhours.
Persentase beban kerja keseluruhan Specialist Offline AD adalah 65.18%.
Kebutuhan SDM untuk melakukan pekerjaan Specialist Offline AD melayani
permintaan transaksi Offline adalah 0.65 dan dibulatkan menjadi 1 orang. Pekerjaan
Offline tidak dapat dihilangkan meskipun beban kerjanya lebih kecil daripada
Specialist lainnya, karena terdapat jenis transaksi yang membutuhkan langkah
Offline. Solusi yang saat ini dilakukan oleh perusahaan adalah saat beban kerja
Specialist Offline kecil maka Specialist Offline dialokasikan untuk membantu
Specialist Profile.
Keenam Specialist memiliki beban kerja yang berbeda-beda tergantung
dari transaksi yang dikerjakan. Beban kerja kelima Specialist lebih dari 85%,
kecuali untuk Specialist offline dimana beban kerjanya hanya 64%. Hal ini
membuktikan bahwa Specialist memiliki beban kerja yang cukup berat. Beban
Kerja awal tiap Specialist dapat dilihat pada Tabel 4.17 berikut ini.
75 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.17 Beban Kerja Awal Tiap Specialist
Specialist Beban kerja
Online ED 92%
Online EL 79%
Online MA 87%
Online SO 86%
Profile AN 155%
Offline AD 65%
Tabel 4.17 menunjukkan beban kerja awal tiap Specialist. Specialist
dengan beban kerja paling tinggi adalah Specialist Profile AN. Beban kerja
Specialist Profile paling tinggi karena banyaknya quantity ticket yang diterima dan
hanya dikerjakan oleh satu orang Specialist. Specialist Online juga memiliki beban
kerja yang lebih rendah dibandingkan Specialist Profile karena langkah Online
dikerjakan oleh empat Specialist. Pertimbangan perusahaan untuk membagi
Specialist Online menjadi empat orang adalah karena langkah Online
membutuhkan waktu follow up lebih banyak daripada Profile. Follow up yang
dilakukan misalnya menanyakan informasi ke Manager, menerima pertanyaan dari
Manager, dan follow up ke tim lain berkaitan dengan transaksi yang belum selesai.
Specialist Offline memiliki beban kerja yang paling rendah karena sifat dari langkah
Offline hanya sebagai pendukung dari langkah Online yang sudah dilakukan oleh
Specialist Online dan Profile. Pekerjaan Specialist offline tidak dapat dihilangkan
karena terdapat transaksi yang membutuhkan langkah Offline. Beban kerja
Specialist yang cukup tinggi, selain dikarenakan oleh incidental job juga
disebabkan oleh masih adanya langkah-langkah non value added dan outside the
job pada periodical job yang dilakukan oleh Specialist.
Perbaikan proses transaksi kepersonaliaan yang dilakukan oleh tim
Specialist harus dilakukan untuk meminimalkan langkah-langkah yang non value
added. Perusahaan juga memiliki ide untuk mengganti tool database Microsoft
Access dengan database Oracle untuk mengurangi waktu pengerjaan dari tim
Specialist. Tujuan akhir dari perbaikan yang dilakukan adalah penurunan waktu
76 Universitas Kristen Petra
total masing-masing kategori transaksi minimal sebesar 10% dan penurunan beban
kerja Specialist
4.5 Usulan Perbaikan
Usulan perbaikan yang dilakukan bertujuan untuk menyelesaikan
permasalahan proses transaksi panjang yang berdampak pada tingginya waktu
pengerjaan dan beban kerja tim Specialist. Perbaikan yang diusulkan adalah
meminimalkan langkah non value added necessary maupun non necessary dan
menghilangkan langkah-langkah outside the job. Penyederhanaan langkah-langkah
di usulan perbaikan ini diharapkan dapat mengurangi waktu pengerjaan untuk
setiap kategori transaksi minimal sebesar 10% dan mengurangi beban kerja
periodical job tim Specialist.
Penyederhanaan dan modifikasi dilakukan untuk mempersingkat langkah-
langkah yang saat ini dilakukan. Langkah-langkah digabungkan apabila terjadi
redundant atau merupakan suatu pilihan, sedangkan langkah yang dihilangkan
adalah non value added ataupun outside the job. Contoh penyederhanaan langkah
transaksi PA-RETIREMENT dapat dilihat pada Tabel 4.18 berikut ini.
77 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.18 Contoh Penyederhanaan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT
Action_Id Order
_Id
Jenis
Langkah Langkah
Primary
Supportive Outside
the Job Action Value
Added
Non Value Added
Necessary Non
necessary
PA-
RETIREMENT Online AWAL √
PA-
RETIREMENT 1 Offline
Document -
Reference Letter √
Digabung
karena
Specialist
Offline
membuat &
mengirim
dokumen
dalam 1
bendel
PA-
RETIREMENT 2 Offline
Document -
Pemberitahuan
Pensiun Normal
√
PA-
RETIREMENT 3 Offline
Document -
Tanda Terima
surat pensiun
√
78 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.18 Contoh Penyederhanaan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_Id Order
_Id
Jenis
Langkah Langkah
Primary
Supportive Outside
the Job ACTION
Value
Added
Non Value Added
Necessary Non
necessary
PA-
RETIREMENT 4 Offline
Document -
Receive Tanda
Terima surat
pensiun
√
PA-
RETIREMENT 5 Offline
email - Send
notification to
employee
√
PA-
RETIREMENT 6 Online
iTicket - Raise
ticket to Manila √
Diletakkan
setelah
langkah 1
79 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.18 Contoh Penyederhanaan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_Id Order
_Id
Jenis
Langkah Langkah
Primary
Supportive Outside
the Job ACTION
Value
Added
Non Value Added
Necessary Non
necessary
PA-
RETIREMENT 7 Online
PSFT - HR
Allowance
Package
√
PA-
RETIREMENT 8 Online email - Dana AIA √
PA-
RETIREMENT 9 Online
email - Send
notification to
manager
√
80 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.18 Contoh Penyederhanaan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_Id Order
_Id
Jenis
Langkah Langkah
Primary
Supportive Outside
the Job ACTION
Value
Added
Non Value Added
Necessary Non
necessary
PA-
RETIREMENT 10 Online
email - Check
MBA Excess (3
weeks before)
√
Digabungkan
karena
pengiriman
email dapat
dilakukan
langsung
untuk PIC
Medical dan
PIC Car
PA-
RETIREMENT 11 Online
email - Car
Benefit √
81 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.18 Contoh Penyederhanaan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_Id Order
_Id
Jenis
Langkah Langkah
Primary
Supportive Outside
the Job ACTION Value
Added
Non Value Added
Necessary Non
necessary
PA-
RETIREMENT 12 Online
HR2U - PA20 -
Check IT0000
Actions
√
PA-
RETIREMENT 13 Online
HR2U - PA20 -
Check IT0001
Organizational
Assignment
√
PA-
RETIREMENT 14 Online
HR2U - PA20 -
Check IT0041
Date
Specifications
√
PA-
RETIREMENT 15 Online iTicket - Close √
82 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.18 Contoh Penyederhanaan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_Id Order
_Id
Jenis
Langkah Langkah
Primary
Supportive Outside
the Job ACTION Value
Added
Non Value Added
Necessary Non
necessary
PA-
RETIREMENT 16 Online
HR2U -
/PEC/AUDIT_PY
_WB - Audit
√
PA-
RETIREMENT 17 Online
PSFT - Check Job
Data √
Dihapus
karena HR
Information
Management
telah
melakukan
proactive
checking
PA-
RETIREMENT 18 Online
PSFT - Check
OTPI √
83 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.18 Contoh Penyederhanaan Langkah-Langkah Transaksi PA-RETIREMENT (sambungan)
Action_Id
Order
_Id Jenis
Langkah Langkah
Primary
Supportive Outside
the Job ACTION Value
Added
Non Value Added
Necessary Non
necessary
PA-
RETIREMENT 19 Online
PSFT - Input OTPI
(Full Salary) √
PA-
RETIREMENT 20 Online
email - Check
MBA Excess (3
days before)
√
Dihapus karena
pengecekan
MBA excess
sudah dilakukan
3 minggu
sebelumnya
PA-
RETIREMENT 21 Offline
Document - Exit
checklist √
PA-
RETIREMENT 22 Offline
Document -
Archieve √
84 Universitas Kristen Petra
Contoh penyederhanaan transaksi PA-RETIREMENT dapat dilihat pada
Tabel 4.18. Langkah Offline-Document-Reference Letter, Document-
Pemberitahuan Pensiun Normal, Document-Tanda Terima surat pensiun
digabungkan karena Specialist offline membuat dokumen dan dikirimkan ke
karyawan sekaligus dalam satu bendel. Langkah Online-PSFT-Check Job Data
dihapus karena tim HR Information Management telah melakukan proactive
checking dan apabila terjadi gagal interface akan diberitahukan ke Specialist.
langkah online-email-Check MBA Excess (3 days before) juga dihapus karena
langkah ini sudah dilakukan tiga bulan sebelumnya. Langkah Online-Send Email
Communication to Line Manager (1 month before effective date) ditambahkan
karena manager harus mengetahui karyawan yang akan pensiun. Perbandingan
transaksi PA-RETIREMENT sebelum dan setelah penyederhanaan dapat dilihat
pada Tabel 4.19 berikut ini. Langkah yang diberi warna kuning adalah langkah
tambahan.
Tabel 4.19 Perbandingan Transaksi PA-RETIREMENT Awal dan Usulan
(sambungan)
Langkah PA-RETIREMENT Awal PA-RETIREMENT Usulan
AWAL AWAL
1 Offline-Document - Reference
Letter
Send email communication to
line manager (1 month before
effective date)
2 Offline-Document -
Pemberitahuan Pensiun Normal iTicket - Raise ticket to Manila
3 Offline-Document - Tanda
Terima surat pensiun
Offline-Document - Reference
Letter, - Pemberitahuan Pensiun
Normal, Tanda Terima surat
pensiun
4 Offline-Document - Receive
Tanda Terima surat pensiun
Offline-Document - Receive
Tanda Terima surat pensiun
5 Online-email - Send notification
to employee
Online-email - Send notification
to employee
6 Online-iTicket - Raise ticket to
Manila
Online-PSFT - HR Allowance
Package
7 Online-PSFT - HR Allowance
Package
Online-email - Send notification
to manager
8 Online-email - Dana AIA
Online-email - Check MBA
Excess (3 weeks before) & Car
Benefit
85 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.19 Perbandingan Transaksi PA-RETIREMENT Awal dan Usulan
(sambungan)
Langkah PA-RETIREMENT Awal PA-RETIREMENT Usulan
9 Online-email - Send notification
to manager
Online-HR2U - PA20 - Check
IT0000 Actions
10 Online-email - Check MBA
Excess (3 weeks before)
Online-HR2U - PA20 - Check
IT0001 Organizational
Assignment
11 Online-email - Car Benefit Online-HR2U - PA20 - Check
IT0041 Date Specifications
12 Online-HR2U - PA20 - Check
IT0000 Actions Online-iTicket - Close
13
Online-HR2U - PA20 - Check
IT0001 Organizational
Assignment
Online-HR2U -
/PEC/AUDIT_PY_WB - Audit
14 HR2U - PA20 - Check IT0041
Date Specifications Online-PSFT - Check OTPI
15 Online-iTicket - Close Online-Document - Exit
checklist
16 Online-HR2U -
/PEC/AUDIT_PY_WB - Audit Online-Document - Archieve
17 Online-PSFT - Check Job Data Online-PSFT - Input OTPI (Full
Salary)
18 Online-PSFT - Check OTPI Online-email - Dana AIA
19 Online-PSFT - Input OTPI (Full
Salary)
20 Online-email - Check MBA
Excess (3 days before)
21 Online-Document - Exit
checklist
22 Online-Document - Archieve
Contoh perbandingan Transaksi PA-RETIREMENT sebelum dan setelah
Penyederhanaan dapat dilihat pada Tabel 4.17. Jumlah langkah awal transaksi PA-
RETIREMENT adalah 23 langkah, setelah disedehanakan menjadi 15 langkah.
Terdapat empat langkah yang ditambahkan karena langkah-langkah ini diperlukan
dan sudah dilakukan oleh tim Specialist tetapi tidak tertulis di dalam guideline
sehingga total langkah usulan sebanyak 19 langkah.
Detail penyederhanaan langkah-langkah untuk tiap transaksi berbeda-
beda. Detail penyederhanaan transaksi kategori Profile dapat dilihat pada Lampiran
19. Ringkasan penyederhanaan langkah-langkah pada kategori transaksi Profile
dapat dilihat pada Tabel 4.20.
86 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.20 Ringkasan Penyederhanaan Langkah-Langkah Kategori Transaksi
Profile
Action_ID Nama Transaksi Jumlah Langkah
Awal
Jumlah
Langkah
Usulan
PRF-ADDRESS-
CELL
Address
Details/Cell
Number
9 7
PRF-BANK_DETAIL Bank Details 9 7
PRF-EDUCATION Education 8 7
PRF-
FAMILY_MEMBER Family Members 11 9
PRF-
PERSONAL_DATA Personal Data 10 8
Total 47 38
Jumlah langkah awal pada kategori transaksi Profile adalah 47 langkah.
Jumlah langkah usulan adalah 38 langkah. Langkah send to HR SSC for
cancellation sudah tidak dilakukan karena saat ini Specialist profile sudah dapat
melakukan pembatalan ticket sendiri tanpa harus mengajukan permintaan
pembatalan ke HR SSC. Langkah lainnya yang dihapus merupakan langkah outside
the job karena tim HR Info yang melakukan pengecekan dan memberitahu
Specialist apabila terdapat error interface. Detail penyederhanaan langkah-langkah
kategori transaksi Personnel Action dapat dilihat pada Lampiran 20. Ringkasan
penyederhanaan langkah-langkah kategori transaksi Personal Action dapat dilihat
pada Tabel 4.21 berikut ini.
87 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.21 Ringkasan Penyederhanaan Langkah-Langkah Kategori Transaksi
Personnel Action (sambungan)
Action_ID Nama Transaksi Jumlah
Langkah
Awal
Jumlah
Langkah
Usulan
PA-ABSENCE Termination - Absence 22 14
PA-BREACH OF WORK Termination - Breach of
Standard Working Pro 27 16
PA-CHANGE WD Change working days 6 5
PA-COMPLIANCE Termination Compliance
& Integrity 26 16
PA-CONTR-PERMANENT Contract to Permanent 14 12
PA-CONTR-EXTENSION Contract Extension 18 13
PA-CRIME Termination - Crime 28 17
PA-DAILY_TO_MONTHLY Daily to Monthly 6 5
PA-DEATH Termination - Death 27 19
PA-DEMOTE Demotion 16 14
PA-DEMOTION_RNC Demotion, Relocation
no Compensation 20 18
PA-DEMOTION_RWC Demotion, Relocation
with Compensation 22 19
PA-DISCIPLINARY_ACT Disciplinary Action 4 4
PA-DOWNGRADE Downgrade 0 6
PA-END_OF_CONTRACT End of Contract 5 0
PA-END_OF_PROBATION End of Probation 8 7
PA-END_OF_TA End Of Temporary
Assignment 5 5
PA-EXT_MAT-PAT_LEAV
Extended
Maternity/Paternity
Leave
11 10
88 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.21 Ringkasan Penyederhanaan Langkah-Langkah Kategori Transaksi
Personnel Action (sambungan)
Action_ID Nama Transaksi Jumlah
Langkah
Awal
Jumlah
Langkah
Usulan
PA-FAILED_IN_PROB Termination - Failed in
Probation 20 15
PA-LATERAL Lateral Movement 14 12
PA-LATERAL RNC
Lateral Movement,
Relocation no
Compensation
20 17
PA-LATERAL_RWC
Lateral Movement,
Relocation with
Compensation
22 18
PA-LTA IN LTA In 0 3
PA-LTA OUT LTA Out 11 9
PA-MUTUAL Termination - Mutual
Consent 28 22
PA-NEW_HIRE New Hire 20 21
PA-PERFORMANCE Termination -
Performance 27 20
PA-PROLONG_SICKNESS Prolong Sickness 11 9
PA-PROMOTION Promotion 17 14
PA-PROMOTION_RNC Promotion, Relocation
no Compensation 21 17
PA-PROMOTION_RWC Promotion, Relocation
with Compensation 23 20
PA-RELIGIOUS_ACT Unpaid Religious
Action 7 5
PA-REPATRIATION Repatriation 9 8
PA-RESIGN Termination -
Resignation 25 18
PA-RETIREMENT Retirement 23 19
89 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.21 Ringkasan Penyederhanaan Langkah-Langkah Kategori Transaksi
Personnel Action (sambungan)
Action_ID Nama Transaksi Jumlah
Langkah
Awal
Jumlah
Langkah
Usulan
PA-RETURN_PROL_SICK Return from Prolong
Sickness 0 8
PA-RNC Relocation no
compensation 17 15
PA-RWC Relocation with
compensation 19 16
PA-SALARY
ADJUSTMENT Salary Adjustment 7 6
PA-STA_EXTEND in STA Extension 5 4
PA-STA_EXTEND out STA Extension 0 3
PA-STA_OUT STA Out 11 9
PA-TA Temporary Assignment 14 14
PA-TA-EXTEND Temporary Assignment
- Extended 9 9
PA-TERMINATE_EOC Termination - End of
Contract 17 15
PA-UPGRADE Upgrade 11 10
Total 676 551
Jumlah langkah awal pada jenis transaksi Personnel Action adalah 676
langkah. Jumlah langkah usulan adalah 551 langkah. Dua transaksi yang
dihilangkan karena sudah tidak digunakan adalah PA-END_OF_CONTRACT dan
PA-MASS_UPLOAD. Empat transaksi baru yang ditambahkan adalah PA-
DOWNGRADE, PA-LTA IN, PA-RETURN_PROL_SICK, dan PA-
90 Universitas Kristen Petra
STA_EXTEND out. Penambahan transaksi dilakukan untuk transaksi yang
dikerjakan oleh Specialist tetapi tidak tertulis di guideline. Detail penyederhanaan
langkah-langkah kategori transaksi Organization Management dapat dilihat pada
Lampiran 21. Ringkasan penyederhanaan langkah-langkah kategori transaksi
Organization Management dapat dilihat pada Tabel 4.22 berikut ini.
Tabel 4.22 Ringkasan Penyederhanaan Langkah-Langkah Jenis Transaksi
Organization Management
Action_ID Nama Transaksi Jumlah
Langkah
Awal
Jumlah
Langkah
Usulan
OM-
CANCEL_POSITION Cancel Position 4 4
OM-CHANGE_CC Change Cost Center 5 4
OM-
CHANGE_REPORTS Change Reports To 6 4
OM-
CREATE_POSITION Create Position 6 6
OM-JD_JE TO
POSITION Job Description/Evaluation 6 6
OM-
JOB_EVALUATION Request Job Evaluation 4 3
OM-
MASS_CHANGES
Mass Changes (With
Position Changes) 7 6
Total 38 33
Jumlah langkah awal pada jenis transaksi Organization Management
adalah 38 langkah. Jumlah langkah usulan adalah 33 langkah. Penambahan satu
langkah yaitu verify mass changes data terdapat pada transaksi OM-
MASS_CHANGES. Tim Specialist harus melakukan pengecekan validitas data
dari user. Detail penyederhanaan langkah-langkah kategori transaksi Others dapat
91 Universitas Kristen Petra
dilihat pada Lampiran 22. Ringkasan penyederhanaan langkah-langkah kategori
transaksi Others dapat dilihat pada Tabel 4.23 berikut ini.
Tabel 4.23 Ringkasan Penyederhanaan Langkah-Langkah Kategori Transaksi
Others
Action_ID Jenis Transaksi
Jumlah
Langkah
Awal
Jumlah
Langkah
Usulan
OTH-ABCD_AWARD ABCD Award 8 8
OTH-
CHANGE_HOMETOWN Change Hometown 2 2
OTH-
COMPLETION_BNS
STA Completion Bonus
LTA Repatriaton
Allowance
9 4
OTH-ERP Employee Referral
Program 9 8
OTH-FUNERAL_ALW Funeral Allowance 7 5
OTH-HOUSING_ALW 2nd/3rd Housing
Allowance 7 7
OTH-
MATERNITY_UNIFRM Maternity Uniform 5 3
OTH-
MEDICAL_DEDUCT Medical Deduction 5 4
OTH-
MEDICAL_ELIGIBLE Medical Eligibility 6 5
OTH-
MOBILE_PHONE_ALW
Mobile Phone
Allowance 9 7
OTH-PER_DIEM_ALW Per Diem Allowance 5 5
OTH-SIGN ON BONUS Sign on / Appreciation
Bonus 9 8
OTH-WINTER_ALW Winter Clothes
Allowance 5 6
TOTAL 86 72
92 Universitas Kristen Petra
Jumlah langkah awal pada jenis transaksi Organization Management
adalah 86 langkah. Jumlah langkah usulan adalah 72 langkah dengan menghapus.
Transaksi OTH-INQUIRY dihapus karena saat ini sudah tidak digunakan lagi.
Transaksi yang tidak mengalami perubahan adalah OTH-ABCD_AWARD, OTH-
CHANGE_HOMETOWN, OTH-WINTER_ALW.
Perbaikan juga dilakukan dari segi tool yang digunakan oleh tim
Specialist. Perusahaan melakukan perubahan pada tool database Microsoft Access
menjadi tool database Oracle. Perubahan tool ini telah mencakup penyederhanaan
langkah-langkah yang sudah dilakukan. Perubahan terjadi pada langkah awal yang
dilakukan tim Specialist saat melakukan update transaksi yang sudah selesai
dilakukan.
4.6 Analisa Hasil Implementasi Usulan Perbaikan
Hasil usulan perbaikan dianalisa dengan membandingkan kondisi awal
dan kondisi usulan. Penurunan jumlah langkah transaksi dan rata-rata waktu
pengerjaan keseluruhan dihitung untuk mengetahui apakah target perusahaan
tercapai. Penurunan jumlah langkah dan rata-rata waktu berdampak juga pada
penurunan beban kerja periodical job tiap Specialist.
4.6.1 Perbandingan Jumlah Langkah Awal dan Usulan Tiap Kategori
Transaksi dan Rata-Rata Waktu Awal dan Usulan
Penyederhaan langkah-langkah pada masing-masing kategori transaksi
menyebabkan langkah yang ada lebih singkat. Langkah yang ada tidak hanya
dihilangkan atau digabungkan tetapi juga menambahkan beberapa langkah yang
diperlukan dan belum ada sebelumnya. Diagram batang perbandingan jumlah
langkah awal dan usulan pada masing-masing jenis transaksi dapat dilihat pada
Gambar 4.14 berikut ini.
93 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.14 Diagram Batang Perbandingan Jumlah Langkah Awal dan Usulan
Tiap Kategori Transaksi
Diagram batang perbandingan jumlah langkah awal dan usulan pada
masing-masing kategori transaksi kepersonaliaan dapat dilihat pada Gambar 4.14.
Penurunan jumlah langkah kategori transaksi Profile sebesar 19.15%, Personnel
Action sebesar 18.49%, Organization Management sebesar 13.16%, dan Others
sebesar 16.28%. Jumlah langkah awal keseluruhan sebanyak 847 turun menjadi 694
langkah atau sebanyak 18.06%. Kategori transaksi yang paling banyak mengalami
penurunan jumlah langkah adalah Profile. Kategori transaksi yang mengalami
penurunan jumlah langkah paling sedikit adalah Organization Management.
Implementasi yang dilakukan mencakup langkah-langkah yang sudah
diserhanakan dan penggunaan tool Oracle sebagai pengganti Microsoft Access
yang menyebabkan penurunan waktu pengerjaan di masing-masing transaksi.
Implementasi usulan dilakukan dengan simulasi menggunakan server testing
Oracle. Hal ini dikarenakan adanya halangan yang menyebabkan implementasi
yang seharusnya dilakukan tanggal 1 November 2015 baru dilakukan mulai 1
Desember 2015. Pengambilan waktu pengerjaan usulan dengan menggunakan
13.16%
18.49%
94 Universitas Kristen Petra
server testing Oracle dilakukan satu minggu setelah Specialist beradaptasi. Data
pengambilan waktu pengerjaan usulan dapat dilihat pada Lampiran 24.
Perbandingan total waktu awal dan total waktu usulan tiap kategori transaksi dapat
dilihat pada Tabel 4.24.
Tabel 4.24 Perbandingan Waktu Awal dan Usulan Tiap Kategori Transaksi
Kategori Transaksi
Rata-Rata
Waktu Awal
(Detik)
Rata-Rata
Waktu Usulan
(Detik)
Persentase
Penurunan
Waktu (%)
Profile 3010.31 2694.5 10.5%
Personnel Action 5647.99 4324.69 23.43%
Organization Management 3197.28 2555.58 20%
Others 3180.32 2572.64 19.11%
Rata-Rata Penurunan
Waktu Seluruh
Transaksi
4716.31 3735.63 20.79%
Diagram batang perbandingan rata-rata waktu awal dan usulan pada
masing-masing kategori transaksi kepersonaliaan dapat dilihat pada Gambar 4.15.
Kategori transaksi yang paling banyak mengalami penurunan rata-rata waktu
adalah kategori Personnel Action. Kategori transaksi yang mengalami penurunan
rata-rata waktu paling sedikit adalah Profile. Rata-rata penurunan waktu
keseluruhan transaksi memenuhi target perusahaan yaitu sebesar 20.79% dengan
variasi penurunan waktu dari 10% hingga 23%.
95 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.15 Diagram Batang Perbandingan Rata-Rata Waktu Awal dan Usulan
Tiap Kategori Transaksi
4.6.2 Analisa Beban Kerja Specialist Online Usulan
Analisa hasil implementasi juga dilakukan dengan menghitung beban
kerja masing-masing Specialist setelah dilakukan penyederhanaan langkah-langkah
dan perubahan tool. Penyederhanaan langkah-langkah menyebabkan seluruh
langkah merupakan langkah value added dan non value added necessary. Langkah
non value added necessary disebabkan karena adanya proses awal sebelum
melakukan update di Oracle. Proses awal ini membutuhkan waktu yang lebih cepat
karena sebagian besar sudah otomatis sehingga hanya membutuhkan waktu rata-
rata 16.82 detik. Incidental job masing-masing Specialist sama seperti kondisi awal
dan tidak mengalami perubahan.
4.6.2.1 Analisa Beban Kerja Specialist Online ED Usulan
Perhitungan beban kerja periodical job Specialist online ED usulan dapat
dilihat pada pada Lampiran 25. Total beban kerja periodical job value added
sebesar 143.12 manhours/kuartal dan non value added necessary sebesar 0.91
manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist online ED value added sebesar
96 Universitas Kristen Petra
99% dan non value added necessary sebesar 1%. Perbandingan beban kerja
keseluruhan Specialist Online ED dapat dilihat pada Tabel 4.25 berikut ini.
Tabel 4.25 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Online ED
Keterangan Awal Usulan Persentase Penurunan
Total beban kerja periodical
job (manhours/kuartal)
164.10 144.03 12%
Total beban kerja
keseluruhan
(manhours/kuartal)
441.80 421.72 4.5%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Persentase beban kerja
keseluruhan
92% 88% 4%
4.6.2.2 Analisa Beban Kerja Specialist Online EL Usulan
Perhitungan beban kerja periodical job Specialist online EL usulan dapat
dilihat pada pada Lampiran 26. Total beban kerja periodical job value added
sebesar 164.88 manhours/kuartal dan non value added necessary sebesar 0.94
manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist online EL value added sebesar
99% dan non value added necessary sebesar 1%. Perhitungan beban kerja
keseluruhan Specialist Online EL usulan dapat dilihat pada Tabel 4.26 berikut ini.
Tabel 4.26 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Online EL
Keterangan Awal Usulan Persentase Penurunan
Total beban kerja periodical
job (manhours/kuartal)
199.42 165.79 16.86%
Total beban kerja
keseluruhan
(manhours/kuartal)
379.94 346.32 8.85%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Persentase beban kerja
keseluruhan
79.15% 72.15% 7%
4.6.2.3 Analisa Beban Kerja Specialist Online MA Usulan
Perhitungan beban kerja periodical job Specialist online MA usulan dapat
dilihat pada pada Lampiran 27. Total beban kerja periodical job value added
sebesar 170.24 manhours/kuartal dan non value added necessary sebesar 0.85
manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist online MA value added
97 Universitas Kristen Petra
sebesar 99.5% dan non value added necessary sebesar 0.5%. Perhitungan beban
kerja keseluruhan Specialist Online MA usulan dapat dilihat pada Tabel 4.27
berikut ini.
Tabel 4.27 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Online MA
Keterangan Awal Usulan Persentase Penurunan
Total beban kerja periodical
job (manhours/kuartal)
205.65 171.08 63.5%
Total beban kerja
keseluruhan
(manhours/kuartal)
416.15 381.58 31.38%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Persentase beban kerja
keseluruhan
87% 79% 8%
4.6.2.4 Analisa Beban Kerja Specialist Online SO Usulan
Perhitungan beban kerja periodical job Specialist online SO usulan dapat
dilihat pada pada Lampiran 28. Total beban kerja periodical job value added
sebesar 187.95 manhours/kuartal dan non value added necessary sebesar 0.95
manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist online SO value added sebesar
99% dan non value added necessary sebesar 1%. Perhitungan beban kerja
keseluruhan Specialist Online SO usulan dapat dilihat pada Tabel 4.28 berikut ini.
Tabel 4.28 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Online SO
Keterangan Awal Usulan Persentase Penurunan
Total beban kerja periodical
job (manhours/kuartal)
224.86 188.84 16%
Total beban kerja
keseluruhan
(manhours/kuartal)
413.07 377.06 8.7%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Persentase beban kerja
keseluruhan
86% 78.6% 7.4%
4.6.3 Analisa Beban Kerja Specialist Profile AN Usulan
Perhitungan beban kerja periodical job Specialist profile AN usulan dapat
dilihat pada pada Lampiran 29. Total beban kerja periodical job value added
sebesar 464.24 manhours/kuartal dan non value added necessary sebesar 2.64
98 Universitas Kristen Petra
manhours/kuartal. Proporsi periodical job Specialist profile AN value added
sebesar 99% dan non value added necessary sebesar 1%. Perhitungan beban kerja
keseluruhan Specialist profile AN usulan dapat dilihat pada Tabel 4.29 berikut ini.
Tabel 4.29 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Profile AN
Keterangan Awal Usulan Persentase Penurunan
Total beban kerja periodical
job (manhours/kuartal)
551.30 466.87 15.31%
Total beban kerja
keseluruhan
(manhours/kuartal)
748.53 664.11 11.28%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Persentase beban kerja
keseluruhan
155% 138% 17%
4.6.4 Analisa Beban Kerja Specialist Offline AD
Perhitungan beban kerja periodical job Specialist offline AD usulan dapat
dilihat pada pada Lampiran 30. Seluruh proses offline merupakan proses value
added dengan total beban kerja periodical job value added sebesar 98.06
manhours/kuartal. Penurunan beban kerja Specialist offline AD hanya sedikit
karena langkah offline hampir tidak mengalami perubahan dan sebagian besar
langkah offline yang ada hanya digabungkan saja. Perhitungan beban kerja
keseluruhan Specialist offline AD usulan dapat dilihat pada Tabel 4.30.
Tabel 4.30 Perbandingan Beban Kerja Awal dan Usulan Specialist Offline AD
Keterangan Awal Usulan Persentase Penurunan
Total beban kerja periodical
job (manhours/kuartal)
100.94 98.06 2.8%
Total beban kerja
keseluruhan
(manhours/kuartal)
312.85 309.96 0.92%
Jam kerja efektif 480 manhours/kuartal
Persentase beban kerja
keseluruhan
65.18% 64.58% 0.6%
Berdasarkan analisa beban kerja tiap Specialist, terdapat pengurangan
jumlah kebutuhan SDM keseluruhan dari 6 orang menjadi 5 orang. Pengurangan
SDM dapat dilakukan kepada Specialist offline karena memiliki beban kerja yang
99 Universitas Kristen Petra
lebih kecil dibandingkan Specialist lainnya. Perbandingan kebutuhan SDM tiap
Specialist dapat dilihat pada Tabel 4.31 berikut ini.
Tabel 4.31 Perbandingan Kebutuhan SDM Awal dan Usulan
Specialist Beban Kerja
Awal
Kebutuhan
SDM Awal
(orang)
Beban
Kerja
Usulan
Kebutuhan
SDM Usulan
(orang)
Online ED 92% 0.92 ≈ 1 88% 0.88 ≈ 1
Online EL 79% 0.79 ≈ 1 72% 0.72 ≈ 1
Online MA 87% 0.87 ≈ 1 79% 0.79 ≈ 1
Online SO 86% 0.86 ≈ 1 79% 0.79 ≈ 1
Profile AN 155% 1.55 ≈ 2 138% 1.38 ≈ 2
Offline AD 65.18% 0.6518 ≈ 1 64.58% 0.6458 ≈ 1
Total 5.64 ≈ 6 5.2 ≈ 5
top related