digitaalne menetlus harku vallaskov.riik.ee/wp-content/uploads/2013/04/kovmen_einar...kovmen –...

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Kas paberivaba asjaajamine kohalikus omavalitsuses on võimalik?

Digitaalne menetlus

Harku vallas Et liiguksid andmed, mitte inimesed...

HARKU VALLAVALITSUS

Einar Kivisalu Harku valla kohalike omavalitsuste menetluste

portaali - KOVMEN administraator.

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

KOVMEN – Kohaliku omavalitsuse menetluskeskkond

• Milleks me seda tahtsime?

• Kuidas kõik alguse sai?

• Mis edasi juhtus?

• Mis lõpuks välja tuli?

• Õppetunnid ehk saadud kogemus

• Mis saab edasi?

HARKU VALLAVALITSUS

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Milleks meile Harku valda digimenetlus?

HARKU VALLAVALITSUS

• Elanike arv kasvab ca 5% aastas – 10 aastaga on rahvaarv kahekordistunud

• Pindala 160 km² • Alevikud Tabasalu

(3394 el) ja Harku (676 el.)

• 21 küla • 7+1 lasteaeda • 3 kooli

Valglinnastumine on toonud meile kaasa täiesti uutlaadsed probleemid – vanad füüsilised ja sotsiaalsed infrastruktuuri osad ei ole suutelised kasvanud koormusega toime tulema.

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Kuidas kõik alguse sai... Meie jaoks projekti algus - Jaanuar 2011

Mis meil oli olemas?

• Dokumendiregister Postipoiss

• Õigusaktide andmebaas (oigusaktid.harku.ee)

Mida me tahtsime

• Lihtsustada asjaajamist

o Taotleja jaoks

o Ametniku jaoks

HARKU VALLAVALITSUS

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Ettekujutus süsteemist

HARKU VALLAVALITSUS

ALGATATUD

Tühistatud

Osapool algatab menetluse

TÜHISTATUD

OOTEL

MENETLU

SES

LÕPETATUD

Ametnik kinnitab

menetluse

Ametnik ei kinnita

menetlust

Menetletud

Vaja

täiendavat

kohustuslik

ku sisendit

On veel täitmata menetlussamme

Kõik

menetlus

sammud

on läbitud

TÄHTAJA

ÜLETANUDTähtajad on fikseeritud

määruses ja seadustes.

Tähtaeg on fikseeritud

menetlussammule.

Menetluse kui terviku

kestvus ei ole sammude

kestvuse summa

Osaleja annab

täiendava sisendi

Ooteaeg pikem

kui määratud

Menetlus on tühistatud

Vallavalitsuse nägemus – keskkond peab olema lihtne ja mugavalt kasutatav – täpselt nagu näiteks internetipank, millega saab hakkama ka „tädi Maali“

Arendaja nägemus – keskkond peab võimaldama lihtsalt protsesse modelleerida ja rakendada

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Kodaniku jaoks • Võimalus taotleda teenuseid iseteeninduse põhimõttel

• Saab mugavalt täita eeltäidetud taotluseblankette

• Võimalus jälgida menetlemise kulgu.

• Ei nõuta põhjendamatuid andmeid

Ametniku jaoks • Toimub andmete kontroll liidestatud andmekogudest

• Suhtluskanal omavalitsuse ja kodaniku vahel

• Võimaldab tööülesandeid jagada ametnike vahel

• Võimaldab teenuste sidumist õigusaktidega

HARKU VALLAVALITSUS

Ettekujutus süsteemist

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Mis edasi hakkas toimuma?

• Arendaja hakkas analüüsima KOV-i erinevaid tööprotsesse

• Vallavalitsuse ametnikega viidi läbi mitukümmend vestlusvooru, mille käigus püüdsid analüütikud selgusele jõuda menetluste olemuses

• Esmalt selgus, et ametnikud ja analüütikud räägivad täiesti „erinevat keelt“. Vaja oli inimest, kes „tõlgiks“ vestluse.

• Arendusfirma erinevad probleemid

• Arendusmeeskonna mitmekordne vahetumine

• Prototüübi valmimine

• Lootsime keskkonna käivitumist 2011. augustis

HARKU VALLAVALITSUS

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Käegakatsutav tulemus?

HARKU VALLAVALITSUS

• Märtsis 2012.a. algas juurutamine • Ametnike tutvumine teenuste loogikaga • Muudatusettepanekute tegemine • Täiendusettepanekute tegemine • Põhimõtteliselt oleks pidanud keskkond

mai alguses kasutuskõlblik olema

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Mis lõpuks välja tuli?

HARKU VALLAVALITSUS

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Erinevad teenused • Elamumaa maamaksu

vabastuse taotlemine

• Huvikoolide toetuse määramine

• Kaeveloa taotlemine

• Lasteaiakoha taotlus

• Koolilõuna taotlus

• Jäätmeveoga liitumisest vabastamise taotlemine

• Lapsehoiu toetuse taotlemine

• Lasteaia toidupäeva toetuse taotlemine

• Koolilõuna toetuse taotlemine

• Matusetoetuse taotlemine

• Projekteerimistingimuste taotlemine

• Puurkaevu asukoha kooskõlastamine

• Sünnitoetuse taotlemine

• Jne.

HARKU VALLAVALITSUS

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Esimesed kogemused

HARKU VALLAVALITSUS

• Huvikooli toetuse taotlemine

• 41 spordi/huvikooli

• Ligi 400 lapsevanemat

Sisuliselt on süsteem olnud reaalselt kasutuses novembris 2012

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Õppetunnid

HARKU VALLAVALITSUS

• Keskkond on tervikuna kasutatav

• Kuid - esineb mõningaid probleeme kasutusmugavuse ja funktsionaalsusega

• Lihtsam administreerimine on KOV-ile jõukohane

• Keerulisem administreerimine käib keskmisele omavalitsusele kindlasti üle jõu

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Mis saab edasi?

Hea küsimus!

Võtame järgmise!

HARKU VALLAVALITSUS

e-post: harku@harku.ee; internet: www.harku.ee

Kokkuvõte

Tahtsime teha hästi

Välja tuli nagu alati

Oleks võinud minna hoopis hullemini!

HARKU VALLAVALITSUS

Einar Kivisalu einar.kivisalu@harku.ee, 56607451

Skype: einar.kivisalu