direcciÓn de gestiÓn documental y archivo€¦ · norma tecnica del sistema institucional de...

DIRECCIÓN DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Si quieres ser sabio, aprende a interrogar

razonablemente, a escuchar con atención, a responder

serenamente y a callar cuando no tengas nada que

decir.

“Johann Caspar Lavater”

SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ARCHIVO DE LA AGENCIA ECUATORIANA DE

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO

“AGROCALIDAD”

NORMA TECNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL

DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Qué hacer?

MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Cómo hacer?

NORMA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

POLÍTICA INSTITUCIONAL EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO.

a) Emitir el Manual que será aprobada por la máxima autoridad institucional y deberá estar

alineada con las disposiciones de la Norma Técnica y la Metodología emitida por la SNAP.

b) Compromiso de organizar, gestionar, conservar y resguardar los documentos de archivo

que se generen o reciban, aplicando lo establecido en el Manual.

c) Todos los servidores velarán por la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, integridad y

adecuada conservación de los documentos de archivo que genere o reciba la Institución en

cualquier soporte y época.

d) El Archivo de Gestión, deberá ser condensado en las Coordinaciones Generales, Direcciones

Generales y Archivo Gestión Periférico en el caso de las Direcciones Distritales y Jefaturas por

los servidores responsables designados.

e) Se prohíbe expresamente la constitución paralela de expedientes para uso personal

(Archivos personales).

OBJETIVO GENERAL

Establecer, difundir normas y procedimientos que reglamenten la

administración del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo en la

Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro –

AGROCALIDAD.

Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo

Establece un ciclo vital del documento, que corresponde a las etapas por la que sucesivamente pasan los documentos desde su producción o recepción en una

Dependencia, hasta la determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación permanente en el Archivo Nacional o en el Archivo

Histórico. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico.

Comisión de Gestión Documental y

Archivo

Dirección de Gestión Documental y

Archivo / Centro de Información

Documental –Archivo Central

Archivos de Gestión Planta Central

Los Archivos de Gestión Periféricos a

Nivel Nacional

Archivo de Gestión y Periférico:

Planta Central, Distritales y de Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria.

Una vez concluido el tiempo de conservación establecido en la Tabla de Plazos de conservación

de los Documentos deberá transferirse la información física, digital al archivo central y al archivo

periférico en caso de distritales.ARCHIVO DE

GESTIÓN PLANTA CENTRAL

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO DE GESTIÓN

DISTRITALES Y OFICINAS TÉCNICAS

ARCHIVO GESTIÓN

PERIFERCO

Las distritales no deberán transferir su información al Archivo Central (Quito), cada uno es

custodio del acervo documental de su Distrito, pero si deben receptar la transferencia de

información de las oficinas técnicas provinciales que están bajo su jurisdicción, una vez

concluido el plazo de conservación establecido en la Tabla

INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Para operar los procesos del Sistema Institucional, cada Coordinación General,

Dirección General, Dirección Distrital, y Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria:

a) El Cuadro General de Clasificación Documental

b) La Tabla de Plazos de Conservación Documental

c) Los inventarios documentales; los mismos se subdividen en:

Descripción documental (Listado descriptivo)

General por expedientes

De transferencia

De baja documental

a) Guía de Archivos.

Actividades de los responsables designados para manejo del

Archivo de Gestión y Periféricos

a. Verificar que la Integración de los expedientes de archivo esté conforme a la metodología establecida en el

Manual;

b. Elaborar y actualizar el inventario general por expediente;

c. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su ágil localización;

d. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos;

e. Otorgar el préstamo de los expedientes;

f. Solicitar al Archivo Central el préstamo de expedientes;

g. Elaborar el inventario de transferencia al Archivo Central y Archivo Periférico en Distritales;

h. Asesorar en materia de gestión documental y archivos, así como colaborar con ésta para la correcta

organización y tratamiento homogéneo de la documentación de los Archivos de Gestión;

i. Detectar las necesidades en materia de servicios de gestión documental y archivo e informar;

j. Elaborar los informes respecto a los avances y cumplimiento en materia de gestión documental y archivo; y

k. Cumplir con las normas y directrices establecidas por la Dirección de Gestión Documental y Archivo.

Del registro de entrada y salida de

correspondenciaSerá el canal para la recepción y el despacho de los documentos oficiales

que se dirijan a AGROCALIDAD o se envíen hacia el exterior, cualquiera

que sea su destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envío.

De control de la gestión documental y archivo.

• La Dirección de Gestión Documental llevará a cabo el seguimiento y control de la gestión documental y

archivo de cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital y Jefatura de Servicios

Agropecuarios a nivel Nacional, con la finalidad de verificar que las unidades de gestión cumplan con las

disposiciones emitidas en el Manual.

• En caso de que alguna unidad de gestión desaparezca, se extinga o cambie, los archivos correspondientes

se transferirán íntegros mediante memorando e inventario a la Dirección de Gestión Documental unidad de

Archivo Central de AGROCALIDAD.

• Los servidores están obligados a elaborar acta de entrega – recepción al separarse de su empleo, cargo o

comisión, deberán entregar a quienes los sustituyan los archivos que se encuentren bajo su resguardo,

debidamente inventariados.

• Como parte del procedimiento de desvinculación de los servidores, la Dirección de Administración de

Recursos Humanos de AGROCALIDAD, deberá solicitar a la Dirección de Gestión Documental el

Certificado de NO Adeudo de expedientes, tanto físico como digital siendo este certificado una

condicionante para finiquitar la desvinculación.

Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo.

AGROCALIDAD deberá contar con el Sistema Informático Integral de

Gestión Documental y Archivo que desarrolle la SNAP para administrar

de manera integral los procesos de creación, clasificación, gestión,

conservación, consulta y disposición final de los documentos de

archivo que conforman el Sistema Institucional.

Agrocalidad esta dentro del Proyecto Piloto para la implementación de

este sistema, que será ejecutado el próximo año.

MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

CAPÍTULO UNO

CAPÍTULO DOS

CAPÍTULO TRES

CAPITULO CUATRO

CAPÍTULO CINCO

MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

CAPÍTULO UNO

DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1.- REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

2.- IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

3.- DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES

4.- CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA POR PROCESO

5.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 9)

6.- GUÍA DE ARCHIVOS (Anexo: 11)

7.-INVENTARIOS DOCUMENTALES (Anexo: 12)

8.- VALORACIÓN DOCUMENTAL

9.- TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

10.- PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1. REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE

CORRESPONDENCIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL.

1.1 Recepción, despacho de correspondencia y documentos oficiales.

1.4 Control de la gestión

• Con firma electrónica = No se imprimen

• Sin Firma electrónica = Se imprime

• Remitir al destinatario original, máximo con una copia.

1.5 Elaboración de documentos vía Quipux

(Anexos: 1, 3, 4, 5)

Recepción y

Despacho de

Documentación

Oficial (Interna o

Externa).

(Anexos: 6, 21)

Despacho de

Correspondencia a

Nivel Nacional).

2. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

DE ARCHIVO

3. DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE

EXPEDIENTES

3.2 Integración y Ordenación.

3.3 Cierre, expurgo y foliación del Expediente. Estandarización

Procedimiento General.

4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR

PROCESOS.

El Cuadro se usará para clasificar todos los expedientes

producidos en el ejercicio de las funciones y actividades

institucionales

a) Identificar la serie documental.

b) Asignar el código de clasificación determinado por:

Fondo Documental, Sección Documental, Serie

Documental y número de expediente.

c) Existirá un solo Cuadro por dependencia y no se

repetirán secciones ni series

4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR

PROCESOS.

Anexo: 7

5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 9)

Formato Descripción

Documental ANEXO: 9

Formatos Carpetas y Cajas

ANEXO: 10 – 10.1 – 10.2 -10.3

6. GUÍA DE ARCHIVOS.

ANEXO: 11

La elaboración de esta guía, es una herramienta de trabajo

informativo dirigido al personal técnico, de apoyo, o personal

nuevo que ingresa a AGROCALIDAD.

7. INVENTARIOS DOCUMENTALES.

Consiste en detallar cada expediente de cada serie. Se

actualiza el Inventario cada vez que se incrementa la

información; el mismo sirve para: Inventario General,

Tranferencia Documental y Baja Documental.ANEXO: 12

8. VALORACIÓN DOCUMENTAL

• Es una actividad intelectual que se basa en los procesos de la Institución.

• La valoración documental se llevará a cabo durante el proceso de elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación.

• “Las copias se conservan únicamente cuando no existe el original”.

Criterios para la identificación de valor secundario, permanente o histórico:

• Tabla de Plazos es herramienta técnica para la gestión, conservación, transferencias primaria, secundaria y disposición final de los expedientes.

Elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental. (Anexo:13).

Anexo: 13

9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

• Archivo de Gestión - Archivo Central y Archivo de Gestión Periférico (Distritales).

Transferencia Primaria.

• Eliminación de Documentación que han perdido su valor

Baja Documental

Consulta de Documentos (Anexo: 15)

Préstamo para egresos de documentos de los Archivos de Gestión

Proceso - Baja Documental

ANEXO: 14.

Consulta de Documentos

ANEXO: 15

Préstamo de Documentos

ANEXO:16

10. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

• La infraestructura deberá responder a las condiciones del terreno y a la carga del edificio, por lo que se deberá cumplir con las normas vigentes de construcción.

• Paredes – pisos – techos debe ser hechos con una alta capacidad térmica

Infraestructura Física

• Control de temperatura entre 18° y 20° Centígrados. Humedad entre 45% y 60%.

• Identificar factores de riesgo que amenacen la seguridad de los archivos.

Medidas de Conservación Preventiva

• Sistema de alarma contra incendios.

• Extintores contra incendio a base de gas en lugares visibles.

• Señalizaciones y rutas de evacuación para caso de siniestros.

Medidas de seguridad

• Digitalización es la transformación de documentos físicos a imágenes

• Digitalización y Conservación

• Digitalización y Eliminación

• Des-materialización Electrónica de Documentos

10.6 Digitalización y Desmaterialización de documentos

Proceso – Digitalización de

Documentos - ANEXO: 18

CAPÍTULO DOS

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

• 11.1 Inventario de documentos audiovisuales o en soporte magnético.

11. MEDIOS AUDIOVISUALES O EN SOPORTE MAGNÉTICO

CAPÍTULO TRES

DE LA EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS

12. CERTIFICACIÓN DE COPIAS

• En el caso de la emisión de certificaciones de documentos oficiales de la institución, cada responsable de la Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria, serán los únicos delegados de certificar la documentación que se encuentra en cada uno de los archivos de gestión pertenecientes a su dependencia.

• La Dirección de Gestión Documental, será responsable de la documentación que al momento se encuentra en los Archivos de Gestión, luego de que esta información sea transferida a la Unidad del Archivo Central. El Director de Gestión Documental será el encargado de emitir la certificación de estos documentos, en razón que los mismos ya son responsabilidad de esta Dirección.

12.5 De la certificación

CAPÍTULO CUATRO

CONTROL DE ANEXOS Y

MATERIAL DE APOYO

Revisar a partir de la pagina 58 del Manual

Institucional de Gestión Documental y Archivo.

ANEXO:1

ANEXO:3

ANEXO:4

ANEXO:21

ANEXO:6

Se deberá abrir un expediente por asunto

Evitar la desmembración y duplicidad de los documentos

Agregar cada documento en su expediente desde su producción o recepción

cronológicamente

Los documentos de archivo se integran al expediente de manera secuencial,

los anexos que son parte del asunto también se consideran parte de

expediente.

Los documentos al concluir el expediente su proceso, deben ser debidamente

foliados.

No se deberán imprimir documentos si se encuentran en medio electrónicos

que son parte del expediente, a excepción que estos sean necesarios como

respaldo en el proceso.

ANEXO: 7

ANEXO: 7

LISTADOS DESCRIPTIVOS ANEXO: 9

Etiquetas de Carpetas ANEXO: 10 – 10.1 – 10.2

Etiquetas de Cajas ANEXO: 10.3

TPCD ANEXO: 13

Proceso Baja Documental - ANEXO: 14

DIRE

CCIÓ

N DE

GES

TIÓN

DOC

UMEN

TAL Y

ARC

HIVO

Proceso para la Baja Documental en Provincias

DIRECCIÓN DE GESTIÓN

DOCUMENTALSNAP

DIRECCIONES DISTRITALES A

– B / JEFATURAS

PROVINCIALES

Inicio

Elaboración de los

Listados Descriptivos

Recepción, Validación y

Envío de Información

Recepta la Información /

Coordina la Visita Técnica

Elaboración del Informe

CUMPLE

Requiere Información de

respaldo para Baja

Documental

Realiza visita de Validación

Realiza el Informe Final

NO

Continuar Proceso Interno

Baja Documental

Si

Fin

Proceso Baja Documental - ANEXO: 14

Proceso Baja Documental - ANEXO: 14

CONSULTA DE DOCUMENTOS ANEXO: 15

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ANEXO: 16

Proceso de Digitalización en los Archivos de Gestión

ANEXO: 17

Dire

cció

n d

e G

estió

n D

ocu

me

nta

l

Proceso de Digitalización para los Archivos de Gestión

Dirección de Gestión Documental

(Digitalización)Archivo de Gestíon

Coordinación - Dirección o Distrital

(Área Generadora de Documentos)

Inicio

Fin

Generación de

Documentación

(Proceso de cada área)

Validación, Clasificación y

Registro de Documentos

Validación y Digitalización de

documentos

Validación y Clasificación de

documentos

Archivo Físico de la

Documentación

Proceso de Digitalización Documentación Pasiva

ANEXO: 18D

ire

cció

n G

en

era

l de

Ge

stió

n D

ocu

me

nta

l y A

rch

ivo

Diagrama de Flujo: Proceso de Digitalización de Documentación Pasiva

Dirección de Gestión Documental

(Digitalización)Coordinación / Dirección / Archivo de Gestión

Inicio

Revisión y Validación con

listados descriptivos.

Digitalizado

Identificación y Rotulación

Actualización de listado

descriptivos

Archivo Físico de

Expedientes

Fin

Recepción y Validación de

la Documentación

Digitalización

Signar expediente con

firmas y números de folios

Colocar señalativo de

digitalización

SI

NO