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Elected Officials Guide toGovernment Finance

Presenter, Mike BaileyFinance Director 

City of Redmond, WA

In Partnership with the Government Finance Officers Association 

of the United States and Canada

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www.gfoa.org

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Goals for the Session• Review “Planning and Budgeting” section of the Elected Officials Guide

• Strategic planning / Long‐term financial planning• Financial sustainability• Budget as a key policy tool

• Public involvement / transparent decision making• Revenues – policy and implications• Monitoring / financial reporting• Fund balances

• Performance Reporting

Strategic Plans• Take many forms

• Land use plans • “Comprehensive Plan” in Washington• “General Plan” in California

• Mission, Vision and Values• Broad Goals• Areas of Emphasis• Results or Outcomes based• And – Strategic Plans

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Value of Strategic Plan in Budget• Washington’s “Growth Management Act”

• Land use must be supported by needed services• Infrastructure plans should be in place

• To provide services at established service levels• Therefore, as you designate permissible land uses:

• Establish service level goals and thresholds• Use in capital budget planning

• Understand existing inventory and service levels• Be intentional about connecting investments to your plans

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Value of the Plan• Create a purpose and targets for the county• Align finances with purpose and targets• Have policy discussions and then provide policy guidance on priorities

• A standard to measure against• Are we spending our money on our priorities?• Can we tell? (do we know what our priorities are,can we see how spending aligns – or doesn’t)

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Value of the Plan• Can you see a connection betweenwhat you spend and your goals?

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Approaches to Create a Plan• Should represent the organization as a whole

• If not, should be clear about scope and authority

• Should be policy level • The “what”, not the “how”

• Not your normal, day‐to‐day business• Unique setting, facilitator, pre‐work, inclusive

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Examples

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County of Bath, VA

Examples

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Chester County, PA

Examples

12Clearview Township, ON

Examples

13

Jackson County, Michigan

Examples

14

Polk County Florida

Examples

15

Chester County, PA

Examples

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Arapahoe County, Colorado

Examples

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Kent County, Michigan

Examples

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Sauk County, Wisconsin

Long‐term Financial Planning• Financial Policy basis

• On‐going resources pay for on‐going costs• Investments in capital plant / long‐term liabilities• Fund balance targets• Uses of fund balance

• Trend / forecast analysis• Can be effective at high level

• Greatest risk to success is too much detail

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Financial Sustainability• Difficult in most environments

• If you’re healthy now, just wait (economic cycles)

• Budget process forces decisions to balance• Resets for future sustainability• Decisions should be based on priorities

• Long‐term impact of current decisions• Model for it• Operating impacts of capital investments

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Examples

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www.redmond.gov/budget

Jackson County, Michigan

Budget as a Policy Document• Roles of your budget:

• Legal compliance• Policy (financial policies, goals, revenues)• Operations (staffing levels, departments, activities)• Financial (revenues, expenditures, fund balance)• Communications (told in a story – to you)

• Summarized in a budget message• The above topics make a great message outline

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GFOA Effective Budget Presentation

Encourage Citizen Participation• Required public hearings• Other opportunities:

• Surveys (formal / structure, surveymonkey)• Community meetings• Existing venues / forums• On‐line / social media approaches

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Examples